TIPTOP-projektin ohjausryhmän kokous Muistio 5 1/2013 Pvm: 5.2.2013 Aika: 13.00 15.00 Paikka: Sessio, CSC Espoo Läsnä Kari Pitkänen, strategiajohtaja, Jyväskylän yliopisto (puheenjohtaja) Anne Anttinen, opintoasioiden johtaja, Oulun seudun ammattikorkeakoulu (etäyhteys) Nea Särkikoski, opiskelija- ja hakupalveluiden päällikkö, Turun yliopisto (etäyhteys) Päivi Karttunen, vararehtori, Tampereen ammattikorkeakoulu Kirsti Kylä-Tuomola, kehittämispäällikkö, opetus- ja kulttuuriministeriö Mikko Markkola, osastopäällikkö, Tampereen yliopisto Tuomas Orama, kehityspäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu (etäyhteys) Marko Wilén, opintoasiainpäällikkö, Laurea-ammattikorkeakoulu Mats Lindstedt, CSC-Tiptop-projektipäällikkö Lauri Stigell, CSC-Tiptop-palvelupäällikkö Poissa Suvi Eriksson, koulutuspoliittinen sihteeri, SYL Mika Rauhala, Lahden ammattikorkeakoulu Klaus Lindberg, johtaja, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Henri Helander, EU-koordinaattori, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja) Paula Lohikoski, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja)
Muistio 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.05. 2. Asialistan hyväksyminen Asialistalle lisättiin kohtaan 10. Muut asiat alakohta 10 b) Lähetekeskustelu: projektissa syntyvät palvelut ja niiden jakelun edellytykset. Muutettu asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohjausryhma/kokoukset) Ohjausryhmä hyväksyi edellisen kokouksen pöytäkirjan. 4. Tiptop-hankkeen tilannekatsaus a. Tilannekatsaus (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohjausryhma/kokoukset/ohrystatus5) Projektin resurssitilanne on parantunut edellisestä tarkastelusta. Turun yliopistosta on aloittanut kaksi kehittäjää, Jyväskylän yliopistossa aloittaa uusi kehittäjä ensi viikolla. Projektissa on ryhdytty käyttämään laatikoiden rajat ylittäviä tiimejä (käyttöliittymätiimi, hops-tiimi, ahot-tiimi), joihin koottu myös eri roolien edustajia (projektipäällikkö suunnittelija kehittäjä). Malli on ollut toimiva ja projektin jälkeen potentiaalinen raportoitava hyvä käytäntö tulevia projekteja ajatellen. b. Riskit (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageid=13017818) Projektipäällikkö kertoi, että projektin riskeihin on tehty pieniä muutoksia. Riskilistaan on lisätty sovellusarkkitehdin puutteesta aiheutuva puute laadunvalvonnan näkökulmasta sekä CSC:n kehitysympäristön tukiprosessin kankeudesta aiheutuneet hidasteet projektille. Näiden lisäksi ulkoiset kytkennät (muut kehitysprojektit, kuten Virta ja Kotve) ja näiden aikataulut aiheuttavat riippuvuuksia ja sitä kautta tuottavat edelleen riskin projektille. Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (Virta) Projektipäällikkö kertoi, että release 0.3:ssa on tavoitteena lukea suoritustiedot Virrasta ROS-toiminnallisuuksiin. Virta-projektin lukurajapinnan kilpailutus on käynnissä ja rajapinnan pitäisi olla valmiina huhtikuussa. 2
Tarkoituksena on, että OAMK siirtää testidataa Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon ja sitä kautta lukurajapintaa päästään testaamaan Tiptop-palveluiden pohjatietovarantona oppijan tulosten osalta. Ohjausryhmä toisti edellisessä kokouksessa esittämänsä projektin sitoumuksen nojautua pääpalveluiden näkökulmasta tarkoituksenmukaisuuden vuoksi Tiptop-projektissa Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon oppijan tulosten pohjatietovarantona. Oppijan käyttäjänhallinta Tiptop-projektin julkituotuna periaatteena on pyrkiä hyödyntämään mahdollisimman paljon muualla tehtyä työtä. Käynnissä on parhaillaan arviointi, voidaanko Oppijan käyttäjänhallintaa hyödyntää Tiptopissa. Koodin katselmointia varten on juuri saatu mahdollisuus tutustua käyttäjähallintaan, minkä jälkeen voidaan tehdä päätös, voidaanko Oppijan käyttäjähallintaa hyödyntää Tiptopissa. Koulutustiedon verkkopalvelu (Kotve) Osana oppijan verkkopalveluita toteutettavan Kotve-tietovarannon on tarkoitus sisältää Tiptop-palveluiden näkökulmasta erityisesti hopsin osalta keskeisiä tietosisältöjä. Tiptop-projektin aikataulun näkökulmasta Kotve ei ehtine kuitenkaan käyttövalmiiksi siinä tarkoituksessa, että tietovarantoa voisi hyödyntää Tiptop-projektissa. Sen sijaan tulevaisuudessa tämä on edellisessä kokouksessa keskustellun mukaisesti tavoitetilana. Projektipäällikkö kertoi, että projektiryhmässä on tehty päätös, että Kotven asemesta tietovarantoa simuloidaan yhtenä Tiptop-projektin projektin aikaisena perustietovarantona. Simuloinnilla tarkoitetaan palvelujen tarvitsemien tietojen tallentamista ja käyttämistä TipTopin kehitystietokannasta käsin, koska varsinainen kansallinen tietovaranto ei vielä ole käytettävissä. Tavoitteena on, että useammat palvelut voisivat käyttää samoja tietoja palvelujen toiminnan pohjana. Lisäksi pitää minimoida muutokset palveluihin ja lisätyöt, kun myöhemmässä vaiheessa siirrytään käyttämään kansallista tietovarantoa. (Ks. tarkemmin: https://docs.google.com/document/d/1zgixbzhxpeiqa7dmbhpsrx_zwa72gd CWDNvBX5E2iOM/edit#) Simulointia varten OAMK tuottaa tarvittavan tietosisällön Tiptopin kehitysympäristöön. Ohjausryhmä korosti keskustelussaan, että tietovarantojen käytössä on huomioitava tarkoituksenmukaisuus ja projektissa tulee olla valmius toimintatapamuutoksiin, jos suunniteltujen tavoitteiden mukaan ei ole lopulta järkevää edetä. Keskeisintä on toteuttaa 3
kansallisten kehitystavoitteiden mukaisesti yhteinen tietomalli ja mahdollistaa järjestelmien välinen tiedonsiirto. Tällä toimintatavalla on mahdollista hakea tarvittaessa palveluiden edellyttämät pohjatiedot projektin jälkeen kotve-tietosisältöjen osalta myös korkeakoulujen taustajärjestelmistä. Ohjausryhmä merkitsi riskit ja käydyn keskustelun tiedoksi. c. Viestintä (https://confluence.csc.fi/display/tt/viestinta) Projektipäällikkö kertoi, että edellisessä kokouksessa tehty päätös Tiptopkorkeakoulukierroksesta (https://confluence.csc.fi/display/tt/tiptop-korkeakoulukierros) on valmisteilla, samoin keväällä on sovitusti useita keskeisten sidosryhmien tapaamisia. Ohjausryhmä totesi keskustelussaan, että tärkeätä on saada riittävästi opiskelijoita paikalle esittelytilaisuuksiin. Palvelupäällikkö kertoi, että paikallisesti on vastuu kutsua osallistujat tilaisuuksiin, mutta tämän lisäksi CSC on ollut yhteydessä opiskelijakeskusjärjestöihin ja on yhteydessä myös paikallisiin opiskelijajärjestöihin ja tukee sitä kautta opiskelijoiden saapumista tilaisuuksiin. Ohjausryhmä merkitsi viestinnän ja käydyn keskustelun tiedoksi. 5. Resurssitilanne a. Tuntiseuranta (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohjausryhma/kokoukset/seuranta1212) Projektipäällikkö kertoi, että Turun yliopisto on toistaiseksi käyttänyt resursseja suhteessa suunniteltuun liian vähän, mutta tammikuussa projektissa aloittaneiden kehittäjien kautta resurssikäyttö saadaan oikaistua oikealle tasolle. Myöskään Fuasin osalta resurssia ei ole käytetty edelleenkään riittävästi, vaikka suunnitteluresursseja on saatu käytettyä hyvin jopa vastuualuejaon yli. Vaikka tilanne on parantumassa, edelleen on riskinä, ettei FUAS käytä koko budjettiaan. Projektipäällikkö kertoi suunnitelmasta palkata CSC:lle kesätyöntekijä Tiptop-projektille. Ohjausryhmä korosti keskustelussaan, että osatoteuttajien tulee varata projektissa työskenteleville riittävästi aikaa ja resursseja, jotta projektin tavoitteet on mahdollista saavuttaa. Mikäli syksyllä tilanne on edelleen se, että jollain tiimillä jää resursseja käyttämättä, niitä tulee valmistautua kohdentamaan toisille tiimeille. Ohjausryhmä merkitsi tuntiseurannan ja käydyn keskustelun tiedoksi. 4
b. Sprinttien tilanne (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohjausryhma/kokoukset/sprintti8) Projektipäällikkö kertoi, että sprinteittäin noin 20 prosenttia tehtävistä jää edelleen tekemättä. Keskeinen syy on kokemattomuus ketterän kehitysmallin vaatimaan jatkuvaan tarkkaan suunnitteluun ja realistiseen arvioon siitä työmäärästä, jonka kukin ehtii käytettävissä olevien resurssien puitteissa käyttää. Riskinä on, että projektin lopussa ei ole saavutettu niitä tavoitteita, joita on asetettu, mikäli työtehtävät jäävät koko ajan jälkeen tavoitteista. Ohjausryhmä totesi, että projektin kuluessa on tärkeintä saada toteutettua palveluittain määritellyt prioriteetin 1 käyttäjätarinat ja mahdollisimman paljon prioriteetin 2 käyttäjätarinoita. Oleellista kuitenkin on, että palvelun tekninen ja tietoarkkitehtuurinen pohja on kunnossa, ts. sanoen yhteinen tietomalli ja tiedon liikkuminen järjestelmien välillä on projektin ydintavoitteita. Ohjausryhmä kannusti projektia yhä realistisempaan tehtävien suunnitteluun ja tehokkuuteen sprinttien aikaisessa työskentelyssä, jotta tehtävien suoritusprosenttia saadaan parannettua ja sitä kautta projektin tavoitteet saavutetaan. c. Käli-tiimi 6. Release 0.2 Projektipäällikkö kertoi, että TaY:lla ei ole enää vuoden vaihteen jälkeen ollut käytettävissä käyttöliittymäsuunnittelijaa. Tämän vuoksi FUAS-liittoumalta on tiedusteltu, löytyisikö sieltä projektille uutta käyttöliittymäsuunnittelijaa; tällä voitaisiin osaltaan edistää FUASliittoumalle kohdennettujen resurssien tehokkaampaa käyttöä. FUAS:lla ei ollut osoittaa projektille kuitenkaan käyttöliittymäsuunnittelijaa. Käyttöliittymätiimin osalta on päädytty ratkaisuun, jossa tiimin ns. ulkorenkaasta yksi henkilö on siirtynyt ns. sisärenkaaseen tukemaan projektissa tarvittavien käyttöliittymien suunnittelussa. Projektipäällikkö kertoi, että release 0.2 tavoitteet on saavutettu käyttäjätarinatasolla, mutta teknisesti end-to-end-mielessä ei päästy tavoiteltuun tulokseen kaikilta osin; kuvatusta tavoitetilasta jäi uupumaan sekä henkilökohtaisen opintosuunnitelman että reaaliaikaisen opintojen seurannan osalta yksittäisiä komponentteja. Keskustelussa todettiin, että seuraavassa releasessa on tavoitteena, että myös teknisessä mielessä ratkaisu saadaan toteutettua kokonaisuudessaan asetettavan teknisen kuvan mukaisesti. Ohjausryhmä kuitenkin totesi, että ketterään kehitysmalliin kuuluu suunnitelmien muuttaminen tarvittaessa ja oleellista on, että tavoitellut palvelut toimivat tarkoituksenmukaisella tavalla. 5
7. Aikataulun päivittäminen a. Aikataulu (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohjausryhma/kokoukset/tiptop_aikatauluv3) Projektipäällikkö kertoi, että projektiryhmä oli päättänyt muutoksista sovittuun aikatauluun. Keskeisiä muutoksia ovat ROS-palveluiden toteuttaminen valmiiksi jo kesän aikana, arviointipalvelun valmistumisen aikaistaminen sekä koulutus- ja opetustarjontapalveluiden valmistuminen niin ikään kevään aikana. Ohjausryhmä hyväksyi muutokset aikatauluun. Aikataulun hyväksymisen yhteydessä ohjausryhmä keskusteli priorisointiperusteista, joita projektissa joudutaan mahdollisesti käyttämään, mikäli kaikkia tavoiteltuja toiminnallisuuksia ei ehditä toteuttaa. Priorisoinnit sovittiin tehtäväksi seuraavien periaatteiden mukaan: Kaikkia palveluita viedään tasaisesti tietylle tasolle siten, että end-to-end toteutetaan jokaisessa palvelussa Tarvittaessa priorisoidaan pääpalveluita Tarvittaessa priorisoidaan oppijaa Palveluiden sisällä priorisointi käyttäjätarinapriorisoinnin mukaisesti. Ohjausryhmä korosti keskustelussaan, että mikäli sille tuodaan priorisointipäätöksiä, ne tulee kuvata ja perustella täsmällisesti. Hankkeen perustavoitteiden tulee ohjata joka tapauksessa tehtäviä priorisointeja. b. Release 0.3 (https://confluence.csc.fi/display/tt/release+0.3) Projektipäällikkö esitteli release 0.3 tavoitetason koosteisen käyttäjätarinan ja teknisen kuvan osalta. Ohjausryhmä totesi, että esitetty koosteinen käyttäjätarina ja tekninen kuvaus on tavoitetaso, johon projektissa pyritään. Ketterän kehitysmallin mukaisesti työlistalle otetaan lisää tehtäviä tai listalta poistetaan niitä, mikäli tehtäviä ei saada tarkoituksenmukaisella tavalla toteutettua suunnitellussa aikataulussa. Ohjausryhmä korosti, että toteutustapa tai yksittäiset käyttäjätarinat voivat tavoitetasosta muuttua, mutta releaseen mennessä tulee toteuttaa työmäärällisesti nyt esitetyn tavoitetason mukainen määrä toiminnallisuuksia. 6
8. Maksatushakemuksen ja lisärahoituksen tilanne a. Maksatushakemus Projektipäällikkö kertoi, että ensimmäiset maksatushakemukset on lähetetty rahoittajan edustajalle ja ne ovat parhaillaan käsittelyssä ELY-keskuksessa. Kolmas maksatushakemus on parhaillaan valmistelussa CSC:llä. b. Lisärahoitus CSC on valmistellut projektin lisärahoitusta ohjausryhmän edellisessä kokouksessaan antaman toimeksiannon mukaisesti (ostopalvelumomentin avaaminen koodaavan sovellusarkkitehdin palkkaamiseen, kustannusvaikutukseltaan yhteensä noin 125 000 euroa, toteuttajakohtainen omavastuu enintään 2800 euroa). Valmistelun yhteydessä jokainen Tiptop-korkeakoulu on sitoutunut olemaan mukana projektin lisärahoituksen hakemisessa ja siitä aiheutuen osallistumaan lisäomarahoitusosuuksiin. Korkeakoulut ovat sitoutuneet myös siihen vaihtoehtoon, että omarahoitusosuuksiksi tarkoitetut varat jäävät projektin budjettia vahvistamaan mikäli ESR-kehittämisohjelmasta ei lisärahoitusta hakemisesta huolimatta saataisi. ELY-keskukselta on saatu 5.2.2013 tieto, että Tiptop voi tehdä lisärahoitushakemuksen kehittämisohjelmasta, ts. kehittämisohjelmasta on jäämässä varoja käyttämättä. CSC on valmistellut jo puitesopimustoimittajiensa suuntaan asiaa, jotta sovellusarkkitehti saadaan hankittua mahdollisimman pian. Ohjausryhmä velvoitti CSC:n hakemaan rahoitusta niiden suuntaviivojen mukaisesti, joilla lisärahoitusta on valmisteltu ja korkeakoulujen kanssa asiasta on sovittu. 9. Ilmoitusasiat a. Ei ilmoitusasioita 10. Muut asiat a. Ladok-yhteistyö (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohjausryhma/kokoukset/ladok3- tilannekatsaus) b. Lähetekeskustelu: projektissa syntyvät palvelut ja niiden jakelun edellytykset Ohjausryhmälle annettiin tiedoksi asiakohdan valmistelumateriaalit ja valmistelun vaihe. Ohjausryhmä päätti palata asiakohdan 10 teemoihin seuraavassa kokouksessaan. 7
11. Seuraavat kokoukset Ohjausryhmän seuraava kokous on 21.5.2013 klo 13.00 15.00 CSC:llä. 12. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.21. Pöytäkirjan vakuudeksi Kari Pitkänen Puheenjohtaja Lauri Stigell Sihteeri 8
Päätösloki Pvm Asia Vastuuhenkilö Status Lisätieto 3.4.2012 Tuomas Orama valittiin varapuheenjohtajaksi Ohryn päätös ok 3.4.2012 Ohryn materiaalit projektin internet-sivuille ja linkki osallistujille jatkossa Ohryn päätös ok 3.4.2012 Riskimatriisi hyväksyttiin korjauksilla Ohryn päätös ok 3.4.2012 Viestintäsuunnitelma hyväksyttiin korjauksilla Ohryn päätös ok 12.6.2012 12.6.2012 Ohjausryhmän jäsenillä ei ole varajäseniä pois lukien opiskelijajärjestöjen edustaja. Ohryn päätös ok Flatraten käyttöä ei seurata rahoittajaa tarkemmalla tasolla. Ohryn päätös ok 12.6.2012 Projektin aikataulu hyväksyttiin. Ohryn päätös ok 12.6.2012 Kansainvälinen yhteistyö mahdollista, jos rahoitus järjestyy ja projektin tavoitteet eivät vaarannu. Ohryn päätös ok 2.10.2012 Projektipäällikkö voi aloittaa toimenpiteet vastuiden tarkentamiseksi ja resurssien uudelleenkohdentamisen valmistelemiseksi mikäli päätetty vastuunjako ei toimi tulosten saavuttamiseksi. Ohryn päätös ok 2.10.2012 2.10.2012 29.11.2012 29.11.2012 Projektin aikataulun tarkennukset ja releasesisällöt hyväksyttiin. Ohryn päätös ok Ohjausryhmä päätti, että pohjoismaiseen yhteistyöhön osallistutaan esitettyjen yhteistyötapaamisten muodossa. Projektin aikatauluun ja budjettiin ei tule muutoksia. Tarvittava työmäärä otetaan projektihallinnan momentista. Ohryn päätös ok Kansallinen malli tarkoittaa, että Tiptopissa käytetään kansallisia tietovarantoja Virta ja Kotve Ohryn päätös ok CSC kiertää osatoteuttajakorkeakoulut keväällä 2013. Ohryn päätös open 9
29.11.2012 29.11.2012 CSC valtuutettiin valmistelemaan projektille lisärahoitusta nykyisestä rahoituslähteestä ja neuvottelemaan osatoteuttajien kanssa rahoituksen hakemisesta. Ohryn päätös open CSC valtuutettiin valmistelemaan projektin jälkeistä jatkoprojektia Ohryn päätös open 5.2.2013 Kehitystyön yleiset priorisointilinjaukset Ohryn päätös ok 10