SIPOON SUOMALAINEN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA SEURAKUNTANEUVOSTO 3/2014 Kokousaika klo 18.00-21.04 Kokouspaikka seurakuntatalo, Iso Kylätie 1, 04130 Sipoo Läsnä: Georg Bergström Raila Degerholm Harry Hänninen Juha Ilonen, puheenjohtaja Kaarlo Kuntsi Mervi Lehikoinen poistui klo 20.35 :n 45,1 aikana Riitta Nissinen poistui klo 21.01 :n 45,2 aikana Anna-Leena Saari Sirkka Sevanto Ulla Siirto Poissa: Tuomas Alaterä Heidi Heikkilä Maija Kuntsi Anne Pircklén Asiat 32-48 Allekirjoitukset Juha Ilonen, puheenjohtaja Minna Pietikäinen, pöytäkirjanpitäjä Paikka ja aika: Sipoossa 15.4.2014 Anna-Leena Saari Sirkka Sevanto
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 1 32 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. 33 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus n ohjesäännön (2 ) mukaan kutsu kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on ohjesäännön saman pykälän mukaan liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kirkkolain (KL 7:4) mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla oli 10/13 seurakuntaneuvoston jäsentä. 34 Pöytäkirjan tarkastajat Pöytäkirjan tarkastaa seurakuntaneuvoston ohjesäännön mukaan (6 ) kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, seurakuntaneuvosto kokouksessaan. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Anna-Leena Saari ja Sirkka Sevanto. 35 Pöytäkirjan nähtävänä olo Pöytäkirja on tarkastamisen jälkeen pidettävä yleisesti nähtävänä Kirkkolain mukaan (KL 25:3) siten, kuin siitä on seurakunnan ilmoitustaululla ennakolta ilmoitettu. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä 16.4.2014 29.4.2014 välisenä aikana kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikoina. 36 Esityslistan ja lisäesityslistan hyväksyminen Esityslista on toimitettu kokouskutsun mukana. Kokouksen esitys- ja lisäesityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi.
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 2 37 Vaalilautakunnan valitseminen Seurakuntavaalit toimitetaan seurakunnissa joka neljäs vuosi, ja tänä vuonna vaalipäiväksi on määrätty 9.11.2014 Kirkon vaalijärjestyksen 2 luvun 30 mukaisesti. Kirkolliskokous on hyväksynyt ehdotuksen yksipäiväisistä vaaleista. Lisäksi ennakkoäänestys on seurakunnan kirkkoherranvirastossa maanantaista perjantaihin 27.10.-31.10.2014 joka päivä klo 9-18, sekä, jos vaalilautakunta niin määrää, myös muissa paikoissa vaalilautakunnan määrääminä aikoina (KVJ 2:43 ). Kirkkolain 8 luvun 6 mukaan Vaaleja varten on kirkkovaltuuston tai seurakuntaneuvoston asettama vaalilautakunta, johon kuuluu kirkkoherra ja vähintään neljä muuta jäsentä sekä yhtä monta varajäsentä. Vaalilautakunta jakautuu jaostoihin, jos seurakunta on jaettu vaaleja varten äänestysalueisiin. Kirkon vaalijärjestyksen 2 luvun 1 mukaan vaalit toimittaa vaalilautakunta, jonka kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto valitsee viimeistään toukokuussa sinä vuonna, jona seurakuntavaalit toimitetaan. Kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajan. Vaalilautakunta valitsee ensimmäisessä kokouksessa itselleen varapuheenjohtajan. Vuoden 2014 seurakuntavaaleja varten Kirkkohallitus on toimittanut Yleiskirjeen nro 3/2014 (Liite 1), jossa kerrotaan kirkolliskokouksen hyväksyneen marraskuussa 2013 kirkkolakiin ja kirkkojärjestykseen ehdotetut vaalisäännöksiä koskevat säännösmuutokset sekä kirkon uuden vaalijärjestyksen. Koska vaalisäännösten muutokset vaativat vielä eduskunnan hyväksynnän, ei yleiskirjeen liitteenä ole seurakuntavaalien aikataulua. Tavoitteena on, että syksyn seurakuntavaaleissa sovelletaan uusia säännöksiä. Yleiskirjeessä kerrotaan myös vaalilautakunnan jäsenen esteellisyydestä. Yleiskirjeen mukaan Vaalilautakunnan jäsen on esteellinen ottamaan osaa sellaisen päätöksen tekemiseen vaalilautakunnassa, joka koskee häntä itseään tai hänen läheistään tai muutoin muodostaa hallintolain 28 :ssä säädetyn esteellisyyden. Jos vaalilautakunnan jäsen tai hänen läheisensä on ehdokkaana vaaleissa, hän ei voi osallistua äänestyslippujen hylkäämistä koskevaan päätöksentekoon, vaalin tuloksen määräämiseen eikä vaalin tuloksen vahvistamiseen. Vaalilautakunnan päätösvaltaisuuden varmistamiseksi on suositeltavaa, että vaalilautakunnan jäsenistä enemmän kuin puolet on muita kuin ehdokkaita tai heidän läheisiään. Vaalilautakunnan jäsenten lukumäärässä tulee ottaa huomioon kokemukset aikaisemmista vaaleista. Lukumäärässä on huomioitava myös mahdollisten ennakkoäänestyspaikkojen valitseminen kirkkoherranviraston lisäksi sekä kotiäänestys, joka edellyttää vaalilautakunnan jäsenen tai varajäsenen toimimista vaalitoimitsijana. Myös esteellisyyteen liittyvät kysymykset tulee huomioida jäsenten lukumäärää valittaessa.
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 3 valitsee vaalilautakuntaan kirkkoherran lisäksi neljä jäsentä ja neljä varajäsentä. päätti siirtää vaalilautakunnan nimeämisen seuraavaan kokoukseen. Vaalilautakunnan jäsenmääräksi kirkkoherran lisäksi päätettiin neljä jäsentä sekä neljä varajäsentä, joista varsinaisista jäsenistä korkeintaan kaksi voisi olla ehdokkaita seurakuntavaaleissa tai näiden ehdokkaiden läheisiä. Puheenjohtajaksi päätettiin valita varsinaisista jäsenistä maallikkopuheenjohtaja. Lisäksi päätettiin, ettei seurakunnan aluetta jaeta äänestysalueisiin. Lisäksi Ulla Siirto jätti asiaratkaisun yhteydessä ponnen, jonka mukaan seurakuntavaalin varsinaisena äänestyspäivänä 9.11.2014 tulisi äänestys toimittaa Sipoon kirkonkylän äänestyspaikan lisäksi myös Söderkullassa. 38 Vaaliluettelon tarkistajien valinta Seurakuntavaalia varten on kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston toimesta laadittava vaaliluettelo syyskuun 1 päivään mennessä (KVJ 2:15 ). Kirkon vaalijärjestyksen 2 luvun 17 mukaisesti vaaliluettelon tarkistaa vähintään kaksi kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston keskuudestaan valitsemaa jäsentä. Seurakuntavaalin vaaliluettelo on tarkistettava viimeistään syyskuun 1 päivänä. valitsee keskuudestaan kaksi vaaliluettelon tarkistajaa. valitsi keskuudestaan vaaliluettelon tarkistajiksi Georg Bergströmin ja Riitta Nissisen. 39 Diakonian ystäväpalveluryhmän nimeäminen toiminnallisesti suuntautuneeksi työryhmäksi Diakoniatyön tiimivetäjä diakoniatyöntekijä Merja Rantakangas esittää diakoniatiimin puolesta, että diakonian työryhmäksi nimettäisiin diakonian ystäväpalvelusta koostuva ryhmä (Liite 2). Diakoniatyöllä ei ole ollut uudessa tiimiorganisaatiomallissa omaa toiminnallisesti suuntautunutta työryhmää. Diakoniatiimi esittää, että diakonian ystäväpalvelutoiminnassa mukana olleista nimetään tiimiorganisaatiomallin mukainen toiminnallinen työryhmä. Työryhmä järjestyisi työryhmän toimintasäännön mukaisesti (Liite 3). nimeää diakonian työryhmäksi ystäväpalvelussa koostuvan ryhmän diakoniatiimin esityksen mukaisesti (Liite 2). Toiminnallisesti suuntautuneen ryhmän nimeksi vahvistetaan ystäväpalvelutyöryhmä. Tämän työryhmän jäseninä toimivat liitteen 2 mukaisesti ystäväpalvelussa mukana olevat henkilöt. Tiimivetäjä Merja Rantakangas toimii työryhmän koolle kutsujana ja sihteerinä, ja työryhmän tulee kokouksessaan toimintasäännön mukaisesti nimetä puheenjohtaja, joka voi olla
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 4 myös maallikkopuheenjohtaja. Toimintasääntö ohjaa muilta osin työryhmän kokoontumisia ja tehtävää. 40 Vuosilomat Asia palautetaan lisävalmisteluun sillä perusteella, ettei Ystäväpalveluryhmää voi nimetä ryhmän luonteensa mukaisesti toiminnallisesti suuntautuvaksi työryhmäksi. edellyttää, että työryhmään kootaan laajemmin eri diakonian alaa tuntevia ja niistä kiinnostuneita henkilöitä. Työryhmän nimen tulee olla Diakonian työryhmä. Työntekijöiden lomaoikeus ja vuosilomasuunnitelma on esitetty erillisenä liitteenä (Liite 4, jaettiin kokouksessa) sekä toteuma edellisen lomanmääräytymisvuoden vuosilomista (Liite 5, jaettiin kokouksessa). hyväksyy vuosilomasuunnitelman liitteen mukaisesti. Lisäksi se merkitsee tiedoksi edellisen lomanmääräytymisvuoden vuosilomat. 41 Katastrofirahaston purkaminen Sipoon suomalaisella seurakunnalla on taseessa Katastrofirahasto, jota kartutetaan vuosittain tilikauden mahdollisesta ylijäämästä ja josta myönnetään seurakuntaneuvoston päätöksellä avustuksia joko kotimaan tai ulkomaan kriisitilanteen auttamiseksi. Seurakuntayhtymän tilintarkastajat ovat vuoden 2012 vuosimuistiossaan todenneet, että diakonia- ja katastrofirahastot ovat kirjanpitoasioiden neuvottelukunnan päätöksen (5.5.2010 3 ) vastaiset ja että ne tulee purkaa. Seurakunta ei voi koskaan varautua tuleviin toimintamenoihin perustamalla rahastoja, koska se ei ole hyvän kirjanpitotavan mukaista eikä rahaston perustamisella ole mitään merkitystä seurakuntayhtymän taloudelliseen asemaan pidemmällä aikavälillä... Mikäli seurakunnalle tulee äkillinen tarve myöntää avustusta esimerkiksi diakonisiin tai kansainvälisiin tarkoituksiin ja hyväksytyssä talousarviossa ei ole varauduttu tällaiseen menoerään, kirkkovaltuustolla on mahdollisuus päättää talousarvion muutoksesta kesken vuotta. (Liite 6; Sipoon suomalaisen seurakunnan katastrofirahaston säännöt, Liite 7; Lausunto katastrofirahaston perustamismahdollisuudesta). päättää lakkauttaa suomalaisen seurakunnan katastrofirahaston ja esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että rahaston varat, 30 228,19 per 31.12.2013, siirretään suomalaisen seurakunnan edellisten vuosien ylijäämätilille.
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 5 Lisäksi toiminta- ja talousarviosuunnitelmia tehdessä huomioidaan jatkossa, että seurakuntaneuvoston talousarvioon varataan nykyistä katastrofirahastoa vastaava määräraha. 42 Kirkkoherran päätösluettelo Ote kirkkoherran päätösluettelosta (Liite 8) on toimitettu seurakuntaneuvostolle tiedoksi. merkitsee päätösluettelo-otteen tiedoksi. 43 Muistioita 1. Tiedotustyöryhmän kokousmuistio 18.3.2014 (Liite 9) 2. Ystäväpalveluryhmän kokousmuistio 25.11.2013 (Liite 10) 3. Ystäväpalveluryhmän kokousmuistio 17.2.2014 (Liite 11) 4. Nuorisotyön kellarikokouksen kokousmuistio 6.3.2014 (Liite 12) 5. Sipoon kunnan kotouttamistyön ohjausryhmän kokous 14.3.2014 (Liite 13) 6. Keski-Uudenmaan seurakuntarakenteiden selvitystyön organisointia valmistelevan kokouksen kokousmuistio 14.1.2014 (Liite 14) 7. Sipoon kunnan kotouttamistyön ohjausryhmän kokous 31.3.2014 (Liite 14.1) 8. Keski-Uudenmaan seurakuntarakenteiden selvitystyön 2014 väliraportti 1 talous, henkilöstö ja kiinteistöt (Liite 14.2) merkitsee tiedoksi edellä mainitut muistiot. 44 Tiedoksi 1. Verotulot I-III/2014 (Liite 15) 2. Seurakuntavaali 2014 materiaalia evl.fi sivustolta (Liite 16) 3. Lastenohjaajan sijaisena toimineen Tuula Lallon irtisanomisilmoitus 9.3.2014 (Liite 17) merkitsee tiedoksi edellä jätetyt asiat.
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 6 45 Muut asiat 1. Lapsi- ja perhetyöntekijän irtisanoutuminen ja viran auki julistaminen Sirkkuliina Laxén on irtisanoutunut lapsi- ja perhetyöntekijän virasta 1.6.2014 alkaen (Liite 18). Sipoon seurakuntayhtymän perussäännön (voimaan 1.1.2005) 5 mukaan seurakuntien virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta päättävät seurakunnat itse. on perustanut kokouksessaan 24.3.2011 (4/2011 55) lapsi- ja perhetyöntekijän viran, ja jättänyt täyttämättä lapsityönohjaajan viran. perusteli lapsityönohjaajan viran täyttämättä jättämistä kelpoisuusehdot täyttävien hakijoiden puuttumisella. Kummassakin virassa virkoihin liittyvät tehtävät olivat samat mm. perhekerhojen pitäminen, pyhäkoulutyön koordinointi, päiväkotiyhteydet ja muu seurakunnan lapsi- ja perhetyö yhdessä muiden työntekijöiden kanssa. Poiketen monista muista seurakunnista lapsityönohjaaja ei toimi seurakunnassamme päiväkerhotyössä eikä hän toimi myöskään lastenohjaajien esimiehenä. Kirkkoherra on keskustellut viran auki julistamisesta vastaavan lastenohjaajan kanssa, ja päätynyt hänen kanssaan esittämään, että seurakuntaneuvosta julistaa auki ensisijaisesti lapsityönohjaajan viran ja jättää täyttämättä lapsi- ja perhetyöntekijän viran. Hakijalta edellytetään lapsityönohjaajan tutkintoa ja seurakuntatyön tuntemusta. Perusteluna esitykselle on, että lapsityönohjaajan virka olisi lähitulevaisuudessa monipuolisempi, kun vastaava lastenohjaaja tulee jäämään eläkkeelle ja lapsityönohjaajan tulee mahdollisesti toimia lastenohjaajien työn vastaavana tai heidän esimiehenään. Alussa tätä velvoitetta ei ole, mutta nämä virkaan mahdollisesti liitettävät tehtävät on otettava arvioitavaksi vastaavan lastenohjaajan jäädessä pois. Mikäli lapsityönohjaajan viran täyttö ei onnistu kelpoisuusehdot täyttävien hakijoiden puuttuessa, tulee harkita lapsi- ja perhetyöntekijän viran täyttämistä, jolloin koulutusvaatimukseksi riittää teologian kandidaatin tutkinto, sosionomi (AMK) tutkinto tai lastentarhanopettajan tutkinto. Tässä tapauksessa on eduksi, että hakijalla on kristillisen kasvatuksen erityisopintoja, viran hyvään hoitamiseen vaadittavia didaktisia opintoja ja seurakuntatyön tuntemista. julistaa auki lapsityönohjaajan viran. Hakijalta edellytetään lapsityönohjaajan tutkintoa ja seurakuntatyön tuntemusta. nimeää haastattelutyöryhmän, johon kuuluu kirkkoherra (kokoonkutsuja ja puheenjohtaja), lapsityön pastori Elisa Varkemaa, vastaava lastenohjaaja Mirja Niemi ja 1-2 luottamushenkilöä. Haastattelutyöryhmän tehtävänä on valmistaa hakuilmoitus, sopia hakuilmoituksen julkaisemisesta, haastatella hakijat ja tehdä esitys seurakuntaneuvostolle seuraavaan kokoukseen virkaan valittavasta ja varalle valittavasta siinä tapauksessa, jos virkaan valittu ei ota virkaa vastaan. Mikäli kelpoisuusehtoja täyttäviä ja muuten tehtävään sopivia hakijoita ei ole, on haastattelutyöryhmä vapaa tekemään esityksen seurakuntaneuvostolle hakijasta, joka täyttäisi lapsi- ja perhetyöntekijän viran koulutusvaatimukset joko teologian kandidaatin tutkinto, sosionomi (AMK) tutkinto tai lastentarhanopettajan tutkinto. Vaativuusryhmä kummassakin virassa 502, ja koeaika virkaan valitulta on 6
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 7 kuukautta. Lisäksi virkaan valitun tulee esittää rikoslain 6 :n 2 momentin mukainen rikosrekisteriote sekä hyväksyttävä lääkärintodistus. Virka tulisi ottaa vastaan 1.8.2014 tai sopimuksen mukaan. myönsi Sirkkuliina Laxénille eron lapsi- ja perhetyöntekijän virasta 1.6.2014 alkaen. Lisäksi seurakuntaneuvosto julisti auki lapsityönohjaajan viran, jonka hakijalta edellytetään lapsityönohjaajan tutkintoa ja seurakuntatyön tuntemusta. nimesi haastattelutyöryhmän, johon kuuluvat kirkkoherra Juha Ilonen ja lapsityön pastori Elisa Varkemaa, luottamushenkilöt Anna-Leena Saari ja Sirkka Sevanto, ja varalle luottamushenkilö Ulla Siirto. Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä tai muuten tehtävään sopivia hakijoita ei ole, on haastattelutyöryhmä vapaa laittamaan lapsi- ja perhetyöntekijän viran auki. Tällöin lapsi- ja perhetyöntekijän viran koulutusvaatimukseksi edellytetään joko teologian kandidaatin tutkinto, sosionomi (AMK) tutkinto, sosiaalikasvattajan tutkinto tai lastentarhanopettajan tutkinto. Vaativuusryhmä kummassakin virassa 502, ja koeaika virkaan valitulta on 6 kuukautta. Lisäksi virkaan valitun tulee esittää rikoslain 6 :n 2 momentin mukainen rikosrekisteriote sekä hyväksyttävä lääkärintodistus. Virka tulisi ottaa vastaan 1.8.2014 tai sopimuksen mukaan. 2. Lapsi- ja perhetyön virkojen ja toimien järjestäminen Seurakunnan lapsi- ja perhetyötä on hoitanut 5 viran- tai toimenhaltijaa: lapsityön pastori, lapsi- ja perhetyöntekijä / lapsityönohjaaja, vastaava lastenohjaaja (tehtävä siirtynyt päiväkotiyhteyksien ja perhekerhojen hoitamiseen, eikä toimenhaltija ole toiminut pääsääntöisesti päiväkerhossa), kokoaikainen lastenohjaaja (päiväkerhotyössä) ja osa-aikainen lastenohjaajan sijainen (päiväkerhotyössä). Koska vastaavan lastenohjaajan työpanosta on pyritty siirtämään monipuolisen perhetyön mm. perhekerhon ja päiväkotiyhteyksien hoitamiseen samoin kuin lapsi- ja perhetyöntekijän / lapsityönohjaajan viranhaltijan osalta, tulisi seurakuntaneuvoston tehdä osa-aikaisen lastenohjaajan toimen kohdalla pysyvämpi ratkaisu, joka turvaisi sen, että päiväkerhotyössä on kaksi lastenohjaajaa, jotka yhteisvastuullisesti vastaavat seurakunnan päiväkerhojen pitämisestä vastaavan lastenohjaajan tukemana. käy keskustelua päiväkerhotyöstä. Puheenjohtaja esitteli asian lyhyesti, ja asian käsittely siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 46 Seuraavat kokoukset n kevätkauden seuraavat kokoukset ovat: -20.5.2014 klo 18.00-12.6.2014 klo 18.00
Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 3/2014 8 47 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus liitetään pöytäkirjan liitteeksi koskien pykälien 37-45 päätöksiä. 48 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.04.