1(6) ROVERWAY 2012 Talousohje Talouden toimintatavat Korvauskäytäntö Tämä ohje koskee kaikkia projektissa mukana työskenteleviä ja sitä tulee jokaisen noudattaa läpi projektin. Heimonjohtajille on laadittu oma ohjeistus, joka löytyy seuraavan linkin kautta: http://www.roverway.fi/file-database/paths/tribe-leader/ohjeet/tribe-leadersmanual/heimonjohtajan-talousohje/at_download/file. Ohjeita tullaan päivittämään tietyin väliajoin. Ohje pohjautuu SP:n taloussääntöön. Projektin taloudesta talousarvion ja toimintasuunnitelman puitteissa vastaa projektin johtoryhmä ja viimekädessä projektipäällikkö. Talouden osa-alueen vastuulla on tuottaa toimivat talouden seurannan ja hallinnan välineet johtoryhmän päätösten tueksi. Projektille välttämättömät kulut tullaan kattamaan osanottajamaksuilla. Projektin talouden raamit on esitetty projektille laaditussa budjetissa, jonka puitteissa tulee jokaisen toimia koko projektin ajan. Budjetti tullaan laatimaan jokaiselle vuodelle erikseen. Raportointi tapahtuu kuukauden välein ja siitä vastaa talousjohtaja yhdessä projektin controllerin kanssa. Jokaisen osa-alueen johtajalla on vastuu oman osa-alueensa kuluista ja näin ollen myös budjetista. Budjetin seurannan toteuttamisesta vastaa projektin controller sekä talousjohtaja, mutta jokaisella osa-aluejohtajalla on oman osa-alueensa budjetin seurantavastuu. Jokaisen tulee käyttää omaa harkintakykyä projektiin liittyvissä kuluissa. Kuluja tulee miettiä järkevästi ja niiden tulee olla perusteltuja. Koko projektin ajan tulee jokaisen noudattaa toiminnassaan taloudellisuutta sekä talousarviota. Kirjanpito tulee tehdä tarkasti ja jokainen kuitti ja syntyviin kuluihin liittyvät lisäselvitykset tulee säilyttää huolella. Kaikista budjetoimattomista hankinnoista tulee olla ensin yhteydessä oman osa-alueensa johtajaan tai projektipäällikköön. Tämän ohjeen mukaisiin korvauksiin ovat oikeutettuja alla mainituin ehdoin oman osaaluejohtajan harkinnan mukaisesti ja voimassaolevan hyväksytyn budjetin sisällä Roverway 2012 projektissa työskentelevät. Korvauksien maksamisen edellytys on, että kuluvan vuoden jäsenmaksu tulee olla maksettuna.
2(6) Laskujen tarkastus- ja hyväksymiskäytäntö Tilitykset Laskut Osa-alueen johtaja tarkastaa ja hyväksyy oman osa-alueensa kululaskut (poikkeuksena Polkuosa-alue, josta erillinen ohjeistus) sähköisesti projektin intrassa. Hyväksytyt laskut välittyvät projektipäällikölle, joka lopullisesti hyväksyy ja tarkastaa laskut sekä siirtää ne eteenpäin maksuun. Projektipäällikkö tarkastaa ja hyväksyy johtoryhmän jäsenten ml. projektin johdon kululaskut. Kulukorvauslomake löytyy projektin intrasta (File Database Finance Expence Statements Expense report). Lomake täytetään sähköisesti, jonka jälkeen se välittyy automaattisesti oman osa-aluejohtajan tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Ohjeet lomakkeen täyttöön löytyy intrasta Expence Statements kansiosta (File Database Finance Expence Statements). Lomake tulee täyttää ja tulostaa ohjeen mukaisesti ja toimittaa vaadittavine liitteineen projektitoimistoon niin pian kuin mahdollista ja viimeistään 2 viikon kuluessa osoitteella: Suomen Partiolaiset/Roverway 2012 Töölönkatu 55 00250 Helsinki Lomakkeeseen tulee liittää alkuperäiset matkaliput sekä muut tositteet kustannuksista ja vaadittavat liitteet, kuten kokouksen asialista. Jokainen matka laskutetaan omalla laskulomakkeellaan, paitsi kun samaan asiaan liittyviä matkoja on useita lähekkäin. Korvaukset maksetaan noin kahden viikon kuluessa. Huomioitavaa on, että korvaus voidaan siirtää maksuun vasta, kun lomake on saapunut projektipäällikölle! Kaikissa projektiin liittyvissä laskuissa on otettava yhteyttä projektipäällikköön. Mikäli laskutuksesta ei ole sovittu erikseen projektipäällikön kanssa, voi laskun tilaaja joutua henkilökohtaiseen korvausvastuuseen. Kun yritys laskuttaa suoraan SP:tä, käytetään laskutusosoitteena: Suomen Partiolaiset / Roverway Töölönkatu 55 00250 Helsinki
3(6) Projektista aiheutuvat kustannukset Matkakulut Matkakulut korvataan Management-viikonloppuihin sekä syksyn 2011 aikana yhteen kokoukseen, mikäli siihen on todella tarvetta. Matkakulut korvataan kuitenkin aina osaaluejohtajan harkinnan mukaan ja voimassaolevan budjetin sisällä. Kevään 2012 aikana korvataan kahden kokouksen matkakulut, mikäli kokoukset ovat tarpeellisia. Kokouksissa tulee olla läsnä vähintään 3-4 henkilöä, jotta matkakorvauksiin on oikeutettu. Matkakorvauslomakkeeseen tulee liittää kokouksen asialista. Mikäli on välttämätöntä järjestää kokouksia enemmän tai siten, että mainitut ehdot eivät täyty ja saada niistä matkakorvauksia, tulee asiasta olla yhteydessä projektin johtoon, projektipäällikköön tai talousjohtajaan. Johtoryhmän jäsenille korvataan matkakulut kaikkiin johtoryhmän (pois lukien Skypekokoukset) kokouksiin, koska osallistuminen niihin on aina vähintäänkin toivottavaa. Matkustaminen tulee pääsääntöisesti tapahtua halvinta mahdollista tapaa käyttäen. Matkakustannukset korvataan halvimman mahdollisen luokan mukaan matkalaskua ja kuitteja vastaan. Lentokonetta voi käyttää matkustamiseen, kun lentokone on edullisin matkustusmuoto. arki-illan kokouksen matka-aika yhteen suuntaan ylittää viisi tuntia (suunnilleen Kokkola - Kuopio - Joensuu -linjalta ja sitä kauempaa, kun kokous on Helsingissä). Menon kokoukseen ja paluun kokouksesta ei tarvitse tapahtua saman vuorokauden aikana, mutta lento muuna päivänä ei saa aiheuttaa järjestölle lisäkuluja. viikonlopputapahtumaan osallistuminen muuten vaikeutuu oleellisesti (esimerkiksi jos tilaisuus alkaa perjantaina ja halvin matkustustapa edellyttää poissaoloa töistä). Lentokonetta voi käyttää matkustamiseen tietyssä tilanteessa myös silloin, kun lentolipun hinta on muuta matkustusmuotoa kalliimpi. Tällöin verrataan aikaa, joka matkaan kuluu asemalta asemalle ja lentolipun ja muun matkustusmuodon hintaa. Lentäminen on sallittua, mikäli ajan säästö täysinä tunteina kerrottuna viidellä eurolla on suurempi kuin lentämisen ja muun matkustusmuodon hintaero. Esimerkki: Matka Oulusta Helsinkiin kestää junalla noin 7 tuntia ja lentokoneella noin 1 tunti. Junalipun hinta on noin 75,00 euroa ja lentolipun noin 95,00 euroa. Lentokonetta voi käyttää, koska kuuden tunnin matka-ajan säästön perusteella lentolippu saisi olla 30,00 euroa junalipun hintaa enemmän eli 105,00 euroa.
4(6) Kokouskulut Postikulut Taksin käyttämistä tulee välttää. Matkapuhelimella tehdyistä puheluista korvataan vain projektille välttämättömät puhelut. Erittelyt puheluista on saatavilla matkapuhelinoperaattorilta erikseen pyydettäessä ja ne vaaditaan, jotta niihin voi saada korvauksia. Omaa autoa voi käyttää, kun julkisen kulkuneuvon käyttö on kalliimpaa tai huomattavan hankalaa. Oman auton käytöstä maksetaan seuraavasti: 1 henkilö 18 senttiä / km 2 henkilöä 21 senttiä / km 3 henkilöä 24 senttiä / km 4 tai useampi henkilö 30 senttiä / km peräkärry 09 senttiä / km moottoripyörä 11 senttiä / km Projektin aikana tulee suosia kimppakyytejä! Laskuun tulee aina liittää matkustajaluettelo. Veroilmoitukseen liitettävä verovapaiden korvausten erittely on saatavilla vuodenvaihteen jälkeen tarvittaessa ja osalta voi kääntyä oman osa-alueen johtajan puoleen. Projektin johdolla on oikeus valita tarkoituksenmukaisin matkustuspa, mikäli luottamustoimen hoitaminen sitä vaatii. Voimassaolevan budjetin mukaisesti jokaiselle osa-alueelle on budjetoitu tietty määrä kokouskuluja varten ja osa-aluejohtaja oman harkintansa mukaan hyväksyy osa-alueensa kokouskulut budjetin mukaisesti. Majoituskuluja ei korvata. Mikäli kokous on välttämätöntä järjestää muutoin kuin esimerkiksi Skypen välityksellä, tulee se järjestää mielellään projektin edellyttämien suurten kokousten yhteydessä tai sellaisissa paikoissa, joista ei peritä vuokraa. Kuittiin tulee aina liittää selite ja kokouksissa läsnä olleiden nimet sekä kokouksen asialista. Kokouskuluista kuten kaikista muista projektiin liittyvistä kuluista tulee täyttää projektin intrasta löytyvä sähköinen lomake paperisen lomakkeen lisäksi (ks. kohta tilitykset). Voidaan korvata kuittien tai muun luotettavan kirjanpidon mukaan.
5(6) Muut kulut Hankinnat Kotimaan ja ulkomaan päivä- tai ruokarahoja ei makseta. Mahdollisia välillisiä kustannuksia (esim. ansionmenetyksiä) ei korvata. Alkoholia ja tupakkaa ei korvata. Leirien leirimaksuja ei korvata. Muun toiminnan osallistumismaksut luottamushenkilö maksaa itse, jos hän on tapahtumassa osallistujana. Luottamustehtävän hoitamisen kannalta välttämättömiä osallistumismaksuja voidaan korvata, mikäli niihin on varauduttu projektille määritetyssä budjetissa. Projektiorganisaatiossa mukana olevat henkilöt eivät voi toimia yrityksen tai toiminimen nimissä partiotoiminnassa. Kursseja ja tapahtumia järjestettäessä voidaan perustelluista syistä käyttää partion ulkopuolisia asiantuntijoita, mutta kustannusten on oltava partion näkökulmasta kohtuullisia. Maksullisia asiantuntijoita käytettäessä; on asiasta neuvoteltava projektipäällikön kanssa aina etukäteen. Huomioitavaa on, että kaikissa kustannuksissa on suosittava halvinta vaihtoehtoa ja kustannusten tulee olla perusteltuja ja projektin toteuttamiselle välttämättömiä. Projektiin liittyvistä hankinnoista vastaa projektipäällikkö. Kaikkiin hankintoihin liittyen tulee olla ensin yhteydessä joko suoraan projektipäällikköön tai hankintapäällikköön (jaana.eronen@roverway.fi). Projektin oma Hankintaohje löytyy intrasta (http://www.roverway.fi/file-database/guidelines-for-projectvolunteers/hankintaohje/view) ja se pohjautuu SP:n hankintaohjeeseen. Hankintojen osalta tulee aina toimia annettujen ohjeiden mukaisesti. Hankintoja tehtäessä on syytä huomioida vastuullisen kuluttamisen periaatteet tarpeellisuuden, paikallisuuden, ihmisoikeuksien, reilun kaupan periaatteiden ja ympäristön hyvinvoinnin näkökulmasta. Edullisinta vaihtoehtoa tulee aina ensisijaisesti suosia. Tavaran lainaaminen Ulkopuolisten varusteiden käytön tulee perustua ensi sijassa lainaamiseen. Lainaamisesta aiheutuvat välittömät kustannukset (kuljetus tms.) korvataan yleisten periaatteiden mukaan (ks. Matkakulut ). Tavaraa palautettaessa sen on oltava samassa kunnossa kuin se lainattaessa oli. Tavaroiden kunto on syytä tarkistaa yhdessä lainaksi antajan kanssa lainausta tehtäessä. Samoin tarkistus on syytä suorittaa ennen palautusta. Mahdollisen rikkoontumisen aiheuttamasta korjaamisesta tai korvauksesta on ensin neuvoteltava lainaksi antajan kanssa. Suurempien rikkoontumisten yhteydessä on syytä olla yhteydessä projektipäällikköön,
6(6) mahdollisten vakuutuskorvausten hakemiseen liittyen. Sopimukset hoitaa aina projektipäällikkö. Tavaran lainaamisen suhteen pätee Suomen Partiolaisten Järjestöryhmävakuutuksen vakuutusehdot. Ohje vakuutuksista löytyy Roverwayn käsikirjasta ja seuraavan linkin takaa: http://www.roverway.fi/file-database/guidelines-for-project-volunteers/rw-vakuutusohje- 07092011/at_download/file. Huomattavaa on, ettei Suomen Partiolaisten vakuutus korvaa vahinkoja, jotka ovat sattuneet käytössä, lainassa tai muuten vastuulla olevaa maalla, vedessä tai ilmassa omalla konevoimalla kulkevalle ajoneuvolle. Ennakot Pääsääntöisesti kaikki leirin hankinnat pyritään hoitamaan laskulla. Jos tämä ei onnistu, voidaan suurempia hankintoja varten pyytää ennakkoa. Ennakkoa pyydetään aina projektipäälliköltä (ville.salo@roverway.fi tai p. 0988651170). Muistathan tilata ennakot ajoissa, eli viimeistään viikkoa aikaisemmin. Vain silloin voidaan varmistaa, että rahat ovat tililläsi kun niille on tarvetta. Muuta huomioitavaa Muista mahdollisista projektille välttämättömistä kuluista tulee aina ensin keskustella oman osa-alueen johtajan kanssa. Epäselvissä tapauksissa kannattaa aina kysyä etukäteen! Sopimukset ulkopuolisten tahojen kanssa hoitaa aina projektipäällikkö. Taloudellisia sitoumuksia SP:n puolesta on oikeutettu tekemään projektin osalta vain projektipäällikkö. Laatinut: Anu Helle / Huhtikuu 2011 Talousjohtaja/Roverway 2012