Yleisten kirjastojen arviointimalli: Johtaminen ja henkilöstö

Sisältö: 2 1 Yleisten kirjastojen arviointimalli: johtaminen ja henkilöstö... 3 1.1 Johdanto... 3 1.2 Arviointimallin rakenne... 4 1.3 Arviointikehikko... 4 2. Johtajuus arviointialueena... 5 2.1 Kirjastolla on ajanmukainen toiminta-ajatus, visio, arvot ja toimintasuunnitelma... 6 2.2 Johtaja suunnittelee ja valvoo taloudellisia resursseja... 7 2.3 Johtaja ylläpitää ja kehittää kirjaston johtamisjärjestelmää... 8 2.4 Johtaja motivoi ja tukee henkilöstöä... 9 2.5 Johtaja vastaa kirjaston asiakaslähtöisestä toimintakulttuurista ja kumppanuuksista... 10 3. Henkilöstö arviointialueena... 11 3.1 Henkilöstövoimavaroja suunnitellaan, hallitaan ja kehitetään... 11 3.2 Henkilöstön osaaminen tunnistetaan, sitä käytetään ja osaamista kehitetään... 12 3.3 Henkilöstön osallistumista edistetään ja kehitetään avoimuutta kaikilla tasoilla... 13 3.4 Henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan... 14 2 Osaamisalueet... 15 2.1 Johdanto... 15 2.2 Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueet... 15 3 Osaamiskartoitus... 18 Lähteet:... 30

3 1 Yleisten kirjastojen arviointimalli: johtaminen ja henkilöstö 1.1 Johdanto Yleisten kirjastojen kirjasto- ja tietopalvelujen tavoitteena on edistää väestön yhtäläisiä mahdollisuuksia sivistykseen, kirjallisuuden ja taiteen harrastukseen, jatkuvaan tietojen, taitojen ja kansalaisvalmiuksien kehittämiseen, kansainvälistymiseen sekä elinikäiseen oppimiseen. Kirjastotoiminnassa tavoitteena on edistää myös virtuaalisten ja vuorovaikutteisten verkkopalvelujen ja niiden sivistyksellisten sisältöjen kehittymistä. Perustehtävänsä hoitamiseen kirjastot tarvitsevat hyvää ja ammattitaitoista johtamista. Johtamisella varmistetaan, että kirjasto kehittyy ja saavuttaa tavoitteensa. Johdon keskeisiä tehtäviä on rekrytoida kirjaston tehtävien mukaista henkilöstöä ja huolehtia tarkoituksenmukaisesta henkilöstörakenteesta. Oikeanlaisella henkilöstörakenteella pystytään osaltaan vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin. Ammatillisesti pätevä ja osaamistaan ylläpitävä henkilöstö on kirjaston tärkein voimavara. Kirjastolain (1998/904, 5.luku, 6 ) mukaan kunnan tulee arvioida järjestämäänsä kirjasto- ja tietopalvelua. Arvioinnin tarkoituksena on parantaa kirjasto- ja tietopalvelujen saatavuutta ja tukea niiden kehittämistä. Oman toiminnan säännöllisellä arvioinnilla kirjasto luo yhtenäiset periaatteet oman toimintansa kehittämiselle. Arviointi osoittaa, miten asetetut tavoitteet on saavutettu. Alueellisen tason arvioinnilla tuetaan kehittämistä, täydennetään kuntien arviointia ja kehitetään välineitä, joita voidaan hyödyntää laajemminkin. Keski-Suomen yleisten kirjastojen arviointihanke on opetus- ja kulttuuriministeriön tukema projekti, jonka tavoitteena on luoda valtakunnallisesti sovellettava kirjaston johtamisen ja henkilöstön arviointimalli. Osana hanketta laaditaan yleisten kirjastojen henkilöstön osaamisalueet ammattitaidon ylläpitämisen avuksi. Osaamisaluemallin pohjalta voivat erikokoiset kirjastot toteuttaa tarpeidensa mukaisen osaamiskartoituksen Seudullisen yhteistyön tiivistyessä Keski-Suomen kirjastoille on tärkeää jakaa osaamista alueellisesti. Osaamisaluemalli ja sen pohjalta tehdyt osaamiskartoitukset antavat pohjaa yhteiselle alueelliselle koulutukselle ja osaamisen jakamiselle. Niiden avulla pystytään myös perustelemaan kuntapäättäjille kirjastoille välttämätöntä osaamista ja resurssitarpeita. Hankkeen ohjausryhmään kuuluivat: Raila Junnila, kirjastotoimen apulaisjohtaja, Jyväskylän kaupunginkirjasto Keski-Suomen maakuntakirjasto. Merja Mäkinen, kirjastotoimenjohtaja, Jämsän kaupunginkirjasto Sari Kanniainen, kirjastonjohtaja, Hankasalmen kunnankirjaston Eija Koskela, kirjastotoimenjohtaja, Karstulan kunnankirjasto Minna Puntala, kirjastovirkailija / vs. kirjastonjohtaja, Uuraisten kunnankirjasto Katja Virolainen, projektityöntekijä

1.2 Arviointimallin rakenne 4 Arviointimalli pohjautuu CAF-arviointimenetelmään, joka on julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettu laadunarviointityökalu. Menetelmän keskeisiä tavoitteita ovat itsearviointi, organisaatioiden kehittämisalueiden löytäminen ja organisaatioiden vertailukelpoisuuden edistäminen. CAF-mallia käyttämällä turvataan arvioinnin yleinen yhteensopivuus ja ymmärrettävyys. CAF malli sisältää yhdeksän arviointialuetta. CAF-mallin arviointialueista on kerätty tämän projektin tavoitteen mukaiset arviointikriteerit. Ne on ryhmitelty johtamisen ja henkilöstön osa-alueisiin. Arviointi suoritetaan yhdessä henkilöstön kanssa. Kukin kirjasto voi itse määritellä toteutuksen laajuuden ja toimintatavan. Itsearviointi suoritetaan joko ryhmässä tai työntekijäkohtaisesti. Kirjasto saa arvioinnin avulla tietoa johtajuuden ja henkilöstöalueen vahvuuksista ja toisaalta kehittämistarpeista, jotka konkretisoituvat toimintasuunnitelmaan kehittämiskohteina. 1.3 Arviointikehikko Arvioinnin helpottamiseksi on luotu kehikko, jonka avulla selvitetään, kuinka tärkeä kukin arviointikriteeri on ja millä tasolla se toteutuu. Kehikon luomisessa on käytetty pohjana Juha Heinon ja Kari Tuomisen teosta Johdatko terveydenhuolto-organisaatiota laadukkaasti: itsearvioinnin työkirja. Arviointikriteereiden määrittelyyn on käytetty mm. Yleisten kirjastojen laatusuositusta ja Museoiden arviointimallia. Kehikossa arvioidaan aluksi kriteerien tärkeys. Kriteerit pisteytetään tärkeyskertoimella kirjaston oman toiminnan näkökulmasta. Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle

Seuraavaksi arvioidaan kriteerien nykyhetkellä toteutuva toiminnan suoritustaso. Asteikon tasot ovat 1-5. 5 Asteikon rakenne: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty) Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 2. Johtajuus arviointialueena Kirjastotoimen johto määrittelee ja arvioi yhdessä henkilöstön kanssa kirjaston vision, arvot ja strategian. Kirjaston toiminta-ajatus lähtee kirjastolain määrittämästä perustehtävästä. Johtamisen avulla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen.

6 2.1 Kirjastolla on ajanmukainen toiminta-ajatus, visio, arvot ja toimintasuunnitelma Kirjasto määrittelee vision ottaen huomioon lainsäädännön ja ohjeistukset Kirjasto määrittelee toimintansa arvopohjan Toimintasuunnitelma muodostetaan vision, arvojen, kuntaorganisaation linjausten ja kirjastolain antaman tehtävän pohjalta Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Viestinnällä varmistetaan henkilöstön tietoisuus visiosta, arvoista ja toimintasuunnitelmasta Sidosryhmät tuntevat kirjaston vision, arvot ja toimintasuunnitelman Kirjasto huolehtii ekologisesti kestävän kehityksen toteutumisesta kaikissa toiminnoissaan Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

7 2.2 Johtaja suunnittelee ja valvoo taloudellisia resursseja Toimintaan käytettävät resurssit on kohdennettu kirjaston strategisten tavoitteiden mukaisesti Kirjaston palveluja kustannusrakennetta, tuloksellisuutta, tuottavuutta ja laatua seurataan Tilojen, teknologian ja materiaalien käyttöä suunnitellaan ja seurataan Kirjastossa edistetään talousseurannan avoimuutta koko työyhteisössä Kirjasto hakee ja hyödyntää aktiivisesti ulkopuolisia rahoituslähteitä Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

2.3 Johtaja ylläpitää ja kehittää kirjaston johtamisjärjestelmää 8 Johtaja kehittää organisaatiorakennetta ja vastuujakoa luodakseen parhaat edellytykset tekemiselle, oppimiselle ja kehittämiselle Johtaja varmistaa, että johtamisvastuut on selkeästi määritelty Kirjaston prosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Kirjastolla on määritelty arviointijärjestelmä Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

9 2.4 Johtaja motivoi ja tukee henkilöstöä Johto varmistaa, että kirjasto keskittyy perustehtävänsä mukaiseen toimintaan Johto edistää omalla toiminnallaan tavoitteiden saavuttamista tukevaa työympäristöä ja ilmapiiriä Johto vahvistaa ja tukee aloitteellisuutta ja innovaatioita edistävää kulttuuria kirjastossa Johto tukee avoimuutta kaikessa viestinnässä Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

2.5 Johtaja vastaa kirjaston asiakaslähtöisestä toimintakulttuurista ja kumppanuuksista 10 Kirjasto on aktiivinen yhteistyökumppani kirjastoverkossa Kirjasto on aloitteellinen yhteistyökumppani ja pitää aktiivisesti yhteyttä ulkopuolisiin sidosryhmiin Kirjastolla on toimiva asiakaspalautejärjestelmä Kirjasto hankkii monipuolisesti asiakaskuntaansa koskevaa tietoutta ja hyödyntää sitä palvelujen ja toiminnan kehittämisessä Kirjaston henkilöstöllä on aktiivinen asiakaspalveluote Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

11 3. Henkilöstö arviointialueena Tällä arviointialueella tarkastellaan, miten hallitaan, kehitetään ja hyödynnetään kirjaston henkilökunnan kaikkia voimavaroja niin yksilö-, ryhmä- kuin organisaatiotasolla. Henkilöstö muodostaa organisaation ja on sen tärkein voimavara. 3.1 Henkilöstövoimavaroja suunnitellaan, hallitaan ja kehitetään Kirjastolla on henkilöstösuunnitelma Suunnitelmat on laadittu yhteistyössä henkilöstön kanssa Henkilökunta tuntee suunnitelmat Kirjasto analysoi jatkuvasti henkilöstötarpeita ja osaamista ottaen huomioon ympäristön ja tulevaisuuden haasteet Kirjastolla on perehdyttämissuunnitelma Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

12 3.2 Henkilöstön osaaminen tunnistetaan, sitä käytetään ja osaamista kehitetään Kirjastolla on suunnitelmat henkilöstön koulutukseen, työhyvinvointiin ja tasaarvoiseen kohteluun Kirjasto tunnistaa osaamisalueensa Osaamiskartoituksen perusteella laaditaan koulutussuunnitelma Kirjasto tarjoaa mahdollisuuksia seurata oman alansa kehitystä Kirjastohenkilöstöllä on kirjastoasetuksen määrittelemä koulutustaso Henkilöstöllä on ajantasaiset tehtäväluettelot Kehityskeskustelut käydään vähintään kerran vuodessa Henkilöstöä koskevaa palautetta ja tilastotietoa kerätään säännöllisesti Henkilöstöllä on mahdollisuus kehittää osaamistaan osallistumalla säännöllisesti täydennyskoulutukseen Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5

Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle 13 Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty) 3.3 Henkilöstön osallistumista edistetään ja kehitetään avoimuutta kaikilla tasoilla Työkokonaisuudet on suunniteltu niin, että itsenäinen päätöksenteko on mahdollista Työntekijöiden/tiimien toimintavastuu on määritelty Avoimuutta ja keskustelua suositaan Virheiden tekeminen ja niistä oppiminen on sallittua Huolehditaan, että palautteen antaminen on mahdollista Asioista kerrotaan tuoreeltaan henkilökunnalle Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

14 3.4 Henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan Henkilöstöä palkitaan ja palkitsemisen periaatteet on kaikilla tiedossa Henkilöstölle on tarjolla virkistystoimintaa Kirjastossa kartoitetaan työtyytyväisyyttä (esim. riskien kartoitus, työtyytyväisyyskysely) Henkilöstön työssä jaksamista tuetaan Kirjastolla on työsuojelusuunnitelma Tärkeys Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)

15 2 Osaamisalueet 2.1 Johdanto Osaamisella tarkoitetaan työn vaatimien tietojen ja taitojen hallintaa ja niiden soveltamista käytännön työtehtäviin. Osaamista voidaan määritellä erilaisiin osaamisalueisiin. Kirjastoalan osaamisalueiden painopisteet, ja se miten niitä on jäsennelty suhteessa toisiinsa, vaihtelevat jonkin verran sen mukaan, onko kyseessä yleinen tai tieteellinen kirjasto. Osaamisalueisiin kuvataan organisaatiossa tämänhetkinen ja tulevaisuudessa tarvittava osaaminen. Olennaista on erityisesti tulevaisuudessa tarvittava osaaminen. Osaamistarpeiden ennakointi lähtee organisaation visiosta ja strategioista, jotka antavat suunnan tarvittavalle osaamiselle. Kerran laaditut osaamisalueet eivät ole koskaan lopullisia, joten niitä tulisi tarkastella säännöllisin väliajoin. Osaamisalueet auttavat sekä esimiehiä että työntekijöitä tunnistamaan työssään tarvittavat osaamiset. Osaamisalueiden oleellisin merkitys on toimia osaamisen kehittämisen työvälineenä. Kun osaamisalueet on tunnistettu ja tuotu esiin, voidaan henkilöstön kehittämistoiminnot keskittää niiden mukaisten taitojen hankkimiseen ja kehittämiseen. Osaamisalueita voidaan käyttää myös uuden työntekijän perehdyttämiseen, koska ne auttavat hahmottamaan työssä vaadittavien taitojen kokonaisuuden visuaalisesti. Lisäksi osaamisalueita voidaan käyttää suunnittelupohjana perehdytyslomakkeiden tai toimenkuvien laatimiseen. Osaamisalueiden pohjalta voidaan tehdä osaamiskartoitus. Sen avulla selvitetään, millaista osaamista yksikössä on ja millä alueilla sitä tulisi kehittää. Osaamiskartoitus on väline, jonka avulla voi kartoittaa osaamistarpeita ja puutteita, kehittää osaamista ja selvittää erikoisosaamista. Osaamiskartoitus antaa työntekijälle mahdollisuuden oman osaamisensa itsearviointiin. Osaamiskartoitusta voi käyttää apuna eri osaamisalueisiin perehtymisessä, koska se avaa tehtävään kuuluvia osa-alueita selkeästi. Lisäksi osaamiskartoitus helpottaa rekrytointia ja koulutussuunnittelua. Osaamisia voidaan arvioida joko sovitun arviointiasteikon pohjalta tai kirjoitettujen osaamistasojen määritysten pohjalta. Osaamisen arviointiasteikon suositellaan olevan suhteellisen laaja, esimerkiksi 1-5 tai 1-7, jolloin samaa osaamisaluetta voidaan arvioida sekä perusosaamisen että huippuosaamisen näkökulmasta. Osaamisen alin taso on jo myönteistä osaamista, ja monissa tapauksissa tämän tason osaaminen riittää. Osaamistasoihin kuuluu myös 0-taso. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilöllä ei vielä ole kyseessä olevaa osaamista. Hän saattaa olla esimerkiksi uusi työntekijä. Osaamiskartoituksessa voidaan kysyä myös jokaisen osaamisen tai taidon tärkeys vastaajan työn kannalta/koulutustarve vastaajan työssä. Tarkoituksena ei ole, että kaikki työntekijät hallitsevat kaikki osaamisalueet, vaan ratkaisevaa on tiimin yhteinen osaaminen. Kirjasto- ja tietopalvelualan työntekijän toimenkuva voi olla sekä laaja-alainen että kapeaan alaan erikoistunut. Pienen kirjaston työntekijältä vaaditaan monipuolista alan työtehtävien tuntemusta. Ison kirjaston työntekijät ovat usein erikoistuneet johonkin työtehtävään tai osaalueeseen. 2.2 Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueet Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueiden ja osaamiskartoituksen pohjana on käytetty Jyväskylän kaupunginkirjaston Keski-Suomen maakuntakirjaston vuonna 2006 tekemiä osaamisalueita, Porin kaupunginkirjaston Satakunnan maakuntakirjaston osaamisalueita ja osaamiskartoitusta sekä Kallion kirjaston osaamiskartoitusta. Tulevaisuudessa tarvittavan osaamisen suuntia on haettu mm. Yleisten kirjastojen neuvoston strategiasta ja toimintasuunnitelmasta.

Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueet ovat asiakasosaaminen, toimintaympäristön tuntemus, kokoelma- ja sisältöosaaminen, tietotekniikka ja tietojärjestelmäosaaminen, tiedonhallintataidot, pedagoginen osaaminen, yhteistyö- ja viestintätaidot sekä johtaminen ja hallinto. Alla on esitetty osaamisalueiden sisältö. 1. Asiakasosaaminen - asiakkaan kohtaaminen - tehtäväkuvan hallinta: ammattiosaamisen välittyminen asiakkaalle - asiakaskunnan tuntemus 2. Toimintaympäristön tuntemus - kirjasto- ja tietopalvelualan tuntemus - kunta toimintaympäristönä - kunnan ja kirjaston hallinnon ja organisaation tuntemus - julkaisu- ja kustannustoiminnan tuntemus - sidosryhmien tuntemus - verkkopalvelujen tuntemus 3. Kokoelma- ja sisältöosaaminen - kokoelmatyö: valinta, hankinta, poisto ja varastointi - aineiston lainauskuntoon saattaminen - korjaus - hyllytys - kokoelmien seuranta ja kehittäminen - oman tietokannan tuottaminen ja hallinta: luettelointi, luokitus ja indeksointi - aineistoesittelyt: esim. näyttelyt, lainavinkit - aineistomuotojen tuntemus - sisältöosaaminen 4. Tietotekniikka ja tietojärjestelmäosaaminen - kirjastojärjestelmän hallinta - työasemien ja oheislaitteiden hallinta - graafinen osaaminen - kotisivujen suunnittelu ja ylläpito - verkkopalvelujen kehittäminen - tietosuojan ja tietoturvan tuntemus - esitysmateriaalin tuottaminen - etäkokoustekniikan tuntemus 5. Tiedonhallintataidot - tiedonlähteiden, tietokantojen ja hakutekniikoiden tuntemus - verkkotiedonhaku - tekijänoikeuksien tuntemus - oman kokoelman tuntemus - hiljainen tieto 6. Pedagoginen osaaminen - kirjastonkäytön opetus - tiedonhallintataitojen opetus 16

- opetusmateriaalin suunnitteleminen ja tuottaminen - kirjavinkkaus - satutunnit - verkkopedagogiikka - mediakasvatus - perehdyttäminen - koulutussuunnittelu 17 7. Yhteistyö- ja viestintätaidot - vuorovaikutus- ja neuvottelutaidot - alaistaidot - verkostomaisen työskentelyn tunteminen: kirjastojen ym. laitosten välinen yhteistyö - tiimiosaaminen - tapahtumien suunnittelu ja järjestäminen - suullinen viestintä ja esiintymistaito - kirjallinen viestintä ja verkkoviestintä - sosiaalisen median käyttäminen - kielitaito 8. Johtaminen ja hallinto - esimiestyö - kehittäminen, suunnittelu ja seuranta - taloushallinto ja taloussuunnittelu - lait ja sopimukset - arkistointi - irtaimen omaisuuden hoito - markkinointi - tiedottaminen - ympäristöosaaminen - projektityöskentely

18 3 Osaamiskartoitus Osaamisalueiden pohjalta on tehty esimerkki osaamiskartoituksesta. Erikokoiset kirjastot voivat toteuttaa tarpeidensa mukaisen osaamiskartoituksen joko poimimalla kartasta itselleen olennaiset osaamiset tai tarpeen mukaan täydentämällä karttaa omassa kirjastossa tarvittavilla osaamisilla. Kyselyn voi tehdä manuaalisesti tai voi käyttää apuna jotain datan analysointiohjelmaa, esim Webrobol Arvioi ensin osaamisen tärkeys työsi kannalta. Osaamisen tärkeys pisteytetään tärkeyskertoimella. Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta Arvioi sen jälkeen osaamistasosi asteikolla 0-5. Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.) Käytä arvioinnissa myös osaamistasoja 2 ja 4, vaikka niistä ei ole erillisiä osaamiskuvauksia. Jos valitset osaamisen tärkeyskertoimeksi numeron 1, sinun ei tarvitse arvioida osaamistasoasi kyseisessä osaamisessa. Esimerkiksi henkilö, joka ei työskentele ollenkaan asiakaspalvelussa, voi merkitä kohtaan 1.1 Hallitsen asiakaspalvelutaidot osaamisen tärkeyskertoimeksi numeron 1, jolloin hänen ei tarvitse arvioida ollenkaan osaamistasoaan kyseisessä osaamisessa.

1 Asiakasosaaminen 1.1 Hallitsen asiakaspalvelutaidot 1.2 Osaan toimia vaikeissa asiakaspalvelutilanteissa 1.3 Tunnistan asiakkaan tiedontarpeet ja osaan sopeuttaa palvelun asiakkaan tiedontarpeiden mukaiseksi 1.4 Osaan opastaa asiakasta tiedonlähteiden arvioinnissa 1.5 Olen tietoinen kirjaston lähialueen asiakaskunnasta ja tunnistan sen tiedontarpeet Tärkeys Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 19 Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.)

Tärkeys 2 Toimintaympäristön tuntemus 2.1 Tunnen kirjasto- ja tietopalvelualan ja seuraan alan kehitystä 2.2 Tunnen paikallisen ja kansallisen kirjastoverkon 2.3 Tunnen oman kirjaston toimintatavat ja osastot 2.4 Tunnen kunnan toimintaympäristön 2.5 Tunnen kunnan hallinnon ja organisaation 2.6. Tunnen kirjaston hallinnon ja organisaation 2.7 Tunnen julkaisu- ja kustannustoiminnan 2.8 Tunnen ja tunnistan kirjaston sidosryhmät 2.9 Tunnen Intran (rakenteen, sisällön pääpiirteissään) ja löydän sieltä tarvitsemani tiedon 2.10 Tunnen Extranetin (rakenteen, sisällön pääpiirteissään) ja löydän sieltä tarvitsemani tiedon 2.11 Tunnen Facebookin käyttötarkoituksen ja sen tuomat mahdollisuudet 2.12 Tunnen Twitterin käyttötarkoituksen ja sen tuomat mahdollisuudet Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 20 Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.)

Tärkeys 3 Kokoelma ja sisältöosaaminen 3.1 Osaan valita aineistoa 3.2 Osaan hankkia aineistoa 3.3 Osaan poistaa aineistoa 3.4 Osaan varastoida aineistoa 3.5 Osaan laittaa aineiston lainauskuntoon (muovitus, tarroitus) 3.6 Osaan korjata aineistoa 3.7 Osaan hyllyttää 3.8 Osaan seurata ja kehittää kokoelmia 3.9 Osaan luetteloida 3.10 Osaan luokitella 3.11 Osaan indeksoida 3.12 Osaan tehdä näyttelyjä 3.13 Osaan kirjoittaa lainavinkkejä 3.14 Kaunokirjallisuuden tuntemus 3.14.1 Kotimainen 3.14.2 Ulkomainen 3.14.3 Runot 3.15 Tietokirjallisuuden tuntemus 3.16 Lasten ja nuorten aineiston tuntemus 3.17 Musiikkiaineiston tuntemus 3.18 Lehtikokoelman tuntemus 3.19 Elokuvien tuntemus 3.20 E-aineiston tuntemus Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 21

Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta 22 Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.)

Tärkeys 4 Tietotekniikka ja tietojärjestelmäosaaminen 4.1 Osaan lainata aineistoa 4.2 Osaan palauttaa aineistoa 4.3 Osaan uusia lainat 4.4 Osaan tehdä varauksen 4.5 Hallitsen henkilötietojen käsittelyn (uuden asiakkaan lisääminen, huoltajan lisääminen, asiakkaan tietojen muutos) 4.6 Hallitsen maksujen käsittelyn 4.7 Hallitsen laskutuksen 4.8 Hallitsen niteiden käsittelyn (lisääminen, poistaminen, siilojen käyttäminen) 4.9 Osaan ottaa tilastoja kirjastojärjestelmästä 4.10 Osaan käyttää Wordia 4.11 Osaan käyttää Exceliä 4.12 Osaan käyttää PowerPointia 4.13 Osaan käyttää sähköpostiohjelmaa 4.14 Osaan käyttää tulostinta 4.15 Osaan käyttää kopiokonetta 4.16 Osaan käyttää skanneria 4.17 Osaan käyttää kuvankäsittelyohjelmia 4.18 Osaan suunnitella ja ylläpitää kotisivuja 4.19 Osaan kehittää verkkopalveluja 4.20 Tunnen tietosuojan ja tietoturvan perusteet 4.21 Tunnen etäkokoustekniikan Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 23

5 Tiedonhallintataidot Tärkeys 5.1 Osaan hakea omasta järjestelmästä 5.1.1 Yksinkertainen tiedonhaku (esim. haku tekijällä tai nimekkeellä) 5.1.2 Vaativampi tiedonhaku (useampi hakuehto) 5.2 Osaan käyttää YSAa 5.3 Osaan hakea verkkokirjastosta 5.4 Osaan hakea Frankista 5.5 Osaan hakea Nellistä 5.6 Osaan hakea Lindasta 5.7 Osaan hakea Fennicasta 5.8 Osaan hakea Vaarista 5.9 Osaan hakea Aleksista 5.10 Osaan hakea Artosta 5.11 Osaan hakea Fonosta 5.12 Osaan hakea Violasta 5.13 Osaan käyttää Naxosmusiikkipalvelua 5.14 Osaan hakea Finlexistä 5.15 Osaan hakea Googlesta 5.16 Tunnen tekijänoikeuksien perusteet Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 25 Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.)

6 Pedagoginen osaaminen Tärkeys 6.1 Osaan antaa kirjastonkäytön opetusta 6.1.1 Yksittäisille asiakkaille 6.1.2 Lapsiryhmille 6.1.3 Aikuisryhmille 6.2 Osaan antaa tiedonhallintataitojen opetusta 6.2.1 Yksittäisille asiakkaille 6.2.2 Lapsiryhmille 6.2.3 Aikuisryhmille 6.3 Osaan suunnitella ja tuottaa opetusmateriaalia 6.3.1 Suomeksi 6.3.2 Englanniksi 6.4 Osaan suunnitella kirjastonkäytön ja tiedonhallintataitojen opetusta 6.5 Osaan antaa kirjavinkkausta 6.5.1 Lapsille 6.5.2 Aikuisille 6.6 Osaan pitää satutunteja 6.7 Osaan pitää verkkokurssin 6.8 Mediakasvatus 6.8.1 Tunnen medialukutaidon termin sisällön 6.8.2 Osaan opettaa sisällöntuottamista medioihin 6.9 Osaan perehdyttää Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 26

Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta 27 Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.) Tärkeys 7 Yhteistyö- ja viestintätaidot 7.1 Hallitsen vuorovaikutus- ja neuvottelutaidot 7.2 Hallitsen yhteistyötaidot 7.3 Hallitsen alaistaidot 7.4 Hallitsen verkostoitumistaidot 7.5 Osaan työskennellä tiimin jäsenenä 7.6 Osaan suunnitella ja järjestää tapahtumia 7.7 Osaan esiintyä 7.8 Hallitsen suulliset viestintätaidot 7.9 Hallitsen kirjalliset viestintätaidot 7.10 Hallitsen verkkoviestintätaidot 7.11 Osaan käyttää Facebookia 7.12 Osaan käyttää Twitteriä 7.13 Osaan englannin kieltä 7.13.1 Kirjallisesti 7.13.2 Suullisesti 7.14 Osaan ruotsin kieltä 7.14.1 Kirjallisesti 7.14.2 Suullisesti Osaamistasot 0 1 2 3 4 5

8 Johtaminen ja hallinto 8.1 Osaan organisoida töitä 8.2 Osaan tehdä päätöksiä ja laittaa ne toimeen 8.3 Hallitsen ikäjohtamisen 8.4 Hallitsen asiantuntijaorganisaation johtamisen 8.5 Osaan rekrytoida 8.6 Hallitsen KVTESin 8.7 Hallitsen työsuojeluun liittyvät asiat 8.8 Hallitsen työhyvinvointiin liittyvät asiat 8.9 Osaan varmistaa henkilökunnan osaamisen 8.10 Hallitsen ongelmanratkaisutaidot 8.11 Osaan kehittää, suunnitella ja seurata toimintaa 8.12 Hallitsen taloushallintoon ja taloussuunnitteluun liittyvät asiat 8.13 Tunnen kirjastoalan lait ja asetukset 8.14 Tunnen kirjastoalan sopimukset 8.15 Tunnen arkistointisuunnitelman 8.16 Hallitsen irtaimen omaisuuden hoitoon liittyvät asiat 8.17 Osaan markkinoida palveluja 8.18 Osaan tiedottaa palveluista 8.19 Hallitsen ympäristöosaamisen 8.20 Osaan työskennellä projekteissa 8.21 Osaan vetää projekteja Tärkeys Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 29

Lähteet: 30 Auvinen, Krista 2007. Tietopalvelutyöntekijöiden osaamiskartoitus. Viitattu 10.4.2011 http://www.slideshare.net/kiussi/vantaan-kaupunginkirjaston-tietopalveluhenkilstnosaamiskartoitus-9112007 CAF 2006 : yhteinen arviointimalli CAF (Common Assessment Framework) : organisaation kehittäminen itsearvioinnin avulla. Viitattu 24.4.2012 http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/04_hallinnon_kehittaminen/2006 0927CAF200/CAF_julkaisu_netti.pdf Heino, Juha & Tuominen, Kari 2010. Johdatko terveydenhuolto-organisaatiota laadukkaasti? : itsearvioinnin työkirja : 32 hyvää kysymystä ja esimerkkiparia. Turku: Benchmarking. Hätönen, Heljä 2007. Osaamiskartoituksesta kehittämiseen. 5. painos. Helsinki: Educa. Jyväskylän kaupunginkirjaston Keski-Suomen maakuntakirjaston osaamisalueet. Viitattu 10.4.2012 http://www3.jkl.fi/tiedotus/vuosikertomus/pdf/osaamisalueet_liite.pdf Kaartinen, Laura 2011. Osaamista kehittämään! : periaatteita ja menetelmiä osaamisen ylläpitoon ja lisäämiseen. Helsinki: KT Kuntatyönantajat. Karvonen, Minna, Teräs, Ulla, Mattila, Mirva, Kukko, Eeva, Kaukonen, Marianna 2007. Museoiden arviointimalli = Utvärderingsmodell för museer. Helsinki: Museovirasto. Kauppinen, Paula 2.3.2012. Porin kirjaston osaamisalueet. [Henkilökohtainen sähköpostiviesti] Kirjastolaki 4.12.1998/904. Viitattu 24.4.2012 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1998/19980904 Kirjasto- ja tietopalvelu asiantuntijantyö 1999. Helsinki: Tieteentekijöiden liitto. Viitattu 13.4.2012 http://www.tieteentekijoidenliitto.fi/uploads/694iuob35f36bj.pdf Löf, Susanna 2011. Osaamiskartta esimiehen apuna. Puhtaus & Palvelusektori 2, 38-40. Päivälinna, Taru 2009. Kallion kirjaston osaamiskartoitus. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu. Viitattu 11.4.2012 https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/6432/paivalinna_taru.pdf?sequence=1 Yleisten kirjastojen laatusuositus. Viitattu 24.4.2012 http://www.minedu.fi/export/sites/default/opm/julkaisut/2010/liitteet/okm20.pdf?lang=fi Yleisten kirjastojen neuvosto. Viitattu 17.4.2012 http://www.kirjastot.fi/neuvosto