LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(9) HALLITUKSEN KOKOUS 2 / 2014 Aika Keskiviikkona 12.2.2014 klo 17.30 Paikka: Turun partiotoimisto ja WebEx-verkkoneuvottelujärjestelmä PÖYTÄKIRJA 05.02.2014 Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä (WebEx) Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä (Läsnä 14-20 ja 6, 9 ja 10 aikana) Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.40 toivottamalla hallituksen ja Piiru 14:a johtajat tervetulleeksi. 2. Piiru 14:a kuulumiset Kuultiin leirinjohtaja Teppo Uusi-Uolan ja varajohtaja Tuija Kankkion tuomat Piiru 14:a tämän hetkiset kuulumiset. Keskeisinä kuulumisina nostettiin esiin muun muassa tekijärekrytoinnin tarve ja sähköhuolet. 3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 12.1.2014 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on toimitettu hallituksen jäsenille sähköpostitse ja julkaistu piirin www-sivuilla. Liite nro 1 5. Työjärjestys Hyväksyttiin PH:n kokouksen 1/14 pöytäkirja Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Hyväksyttiin esityslista puheenjohtajan esittämin lisäyksin kokouksen työjärjestykseksi. 6. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Liite nro 2 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Tämän lisäksi päätettiin, että Jussi Elo osallistuu piirin edustajana Euran Peurojen 60-vuotisjuhlaan 8.3.2014
2(9) 7. SP:n kuulumiset 1 2 Laajennettujen 22.2.2014 valiokuntien pidettävän kokouksen asiat. Käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät mahdollisen päätösesityksen. Ryhmien puheenjohtajat esittelevät asiat Kuultiin ryhmien puheenjohtajien esittelemänä Laajennetut valiokunnat 1/2014 -tilaisuudessa käsittelyssä olevat päätös-, lähetyskeskustelu- ja tiedoksi-asiat. Sovittiin, että laajennetussa viestintävaliokunnassa piiriä edustaa piirin varajohtaja Mika Kuusisto. Todettiin lisäksi, että jokainen ministeri tutustuu tarkasti OPUS-materiaaleihin ja että strategialuonnosta käsitellään ja kommentoidaan vielä sähköisesti ennen laajennettuja. Mahdollisuuksien mukaan myös ohjelmapainostusta vuodelle 2015 kommentoidaan Inkalle ennen viikonloppua. Piirinjohtajien tapaaminen 23.2.2014. Keskustellaan tapaamisen aiheista. Kuultiin piirinjohtajan esittämänä katsaus piirinjohtajien tapaamisessa esillä olevista asioista. Tilaisuudessa tullaan keskustelemaan mm. Partioliikkeen strategiasta 2015 18, Finnjamboree 2016 tavoitteista ja seuraavan kaksivuotiskauden toiminnansuunnittelusta ja linjauksista. Tapahtumassa piiriä edustavat sekä piirinjohtaja että varajohtaja. 8. Ansiomerkkitoimikunnan päätökset Vahvistetaan ansiomerkkitoimikunnan tekemät ansiomerkkipäätökset, Liite 3 Vahvistettiin ansiomerkkitoimikunnan tekemät päätökset. (Liite salainen 4.5.2013 saakka) 9. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Koulutusryhmä Laura Kajala Eva Liuksila Hanna Heino Marikki Pappila Mari Piironen Leena Kujansuu Leena Rantanen Emilia Saarisalo Mikko Sillander Sanna Tamminen Suvi Teeri Eveliina Virtanen koulutusryhmän puheenjohtaja vastaava KO luottisryhmä luottisryhmän pj Viestintäryhmä Jussi Elo viestintäryhmän puheenjohtaja Sanni Löflund toimitusjaoston puheenjohtaja - Ulkoinen viestintä - Viestintäkoulutus Laura Rantanen Repolaisen päätoimittaja Mika Virtanen IT-jaoston puheenjohtaja Juho Vainio Visiaalisen Viestinnan - jaoston puheenjohtaja Maija-liisa Laukkanen Young SpokesPeople (YSP) -vastaava
3(9) Alueryhmä Maarit Heikkinen Elina Lähteenmäki Outi Lindgren Miikka Lammela Eveliina Virtanen Inka Lähteenmäki/ Piivi Junni Alueryhmän ja aluejaoston pj Lippukuntajaoston pj Vastaava alueohjaaja Alueohjaaja Koulutusryhmän edustaja Ohjelmaryhmän edustaja Ohjelmaryhmä Inka Lähteenmäki Ohjelmaryhmän puheenjohtaja Päivi Junni Vastaava ohjelmaohjaaja Sirja Valtanen Ohjelmaohjaaja, sudenpennut Päivi Junni Ohjelmaohjaaja, seikkailijat Jaakko Vainio Ohjelmaohjaaja, tarpojat - Ohjelmaohjaaja, samoajat Marika Hirvonen Ohjelmaohjaaja, vaeltajat Jaana Eronen Ohjalmaohjaaja, kilpailu IIna Lepistö Ohjelmaohjaaja, retkeily Anne Toukonen Ohjelmaohjaaja, KV- ja aate - Ohjelmaohjaaja, meri, huolto, sisu, turvallisuus Enni Heikintalo Sudenpentujaoston puheenjohtaja Heidi Hietanen Seikkailijajaoston puheenjohtaja Jasmin Salonen Tarpojajaoston puheenjohtaja Pia Aalto Samoajajaoston puheenjohtaja Maiju Mutanen Vaeltajajaoston puheenjohtaja Maija Viitamäki Retkeilyjaoston puheenjohtaja Valtteri Virta Retkeilyjaoston puheenjohtaja - Kv- ja aatejaoston puheenjohtaja Ville Sahlström Meripartiojaoston puheenjohtaja Tiina Tähtikari Huoltojaoston puheenjohtaja Kari Vuola Turvallisuusjaoston puheenjohtaja Sarita Murtojärvi Kilpailujaoston puheenjohtaja Talousryhmä Anna Nyrhinen Anniina Palola Heli Sirkessalo Milka Vahtoranta Tommi Tähtinen Mika Koutu Olli Jääsaari Jyri-Petteri Paloposki Maaria Ajanko Jenni Jalava Talousryhmän puheenjohtaja Talousryhmän varapuheenjohtaja Ansiomerkkitoimikunta Timo Sirén Toimikunnan puheenjohtaja Mari Kousa Jyrki Tuominen Hanna-Leena Puosi Pasi Mikkonen Enni Lähteemäki
4(9) Yhteiskuntasuhdetoimikunta Jyrki Tuominen Toimikunnan puheenjohtaja Mari Kousa Heidi Jokinen Aino Öhman Viljo Mannerjoki Paraatitoimikunta Tuominen Jyrki Näsänen Jouko Pinomäki Joni Mikkonen Pasi Rantanen Leena Lepistö Iina Mikola Anna Vuola Kari piirihallituksen jäsenenä Inka Lähteenmäki järjestelysihteerinä Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat em. esityksen mukaan. 10. Piirin toiminnanalojen kuulumiset Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Liite nro 4 kokoukseen Alue: Sisujaosto muuttuu sisualueeksi, työntekijätuki jatkossa Tarja Nummelta (sisutoiminta asiana myös valiokunnassa) SP:n aluevierailu 30.1.2014 lippukuntien perustamisen tukemisesta, materiaali oli hyvää mutta osallistujia harmittavan vähän. Alueryhmässä puhuttu lpk-jaoston roolista mahdollisten täysin uusien lippukuntien perustamisesta (nousi esiin pestikeskustelussa) Lippukuntajaoston panostukset enemmän hiipuvien tukemiseen, mutta tilaa olisi myös erilliselle porukalle, joka keskittyisi uusien lippukuntien perustamiseen (tukiprosessi asiana myös valiokunnassa) Yhteisen asialistan dl muille toiminnanaloille on 3.3.2014 Tapahtumatarjotin: Koulutus ja ohjelma päivittävät tarjontansa 2/2014 aikana, päivitetyt ohjeet ym. lippukuntiin keväällä ohjelmakummi voi käydä alueen kanssa keskustelua aiheesta kevään vierailulla Koulutus: Viime vuonna jaettu 16 nappulat, ylitetty tavoite! Vuoden 2014 Ko-Gi -kursseille ilmoittautunut 8 henkilöä L-SP:stä Ensimmäinen pj-kurssiosio uusin sisällöin käyty Piiruun liittyen perustettu task force, joiden vastuulla Johtajaseminaari, Ko-Gi -tapaaminen, Ko- Gi -markkinointi. Helmikuun kokouksessamme pohditaan KR:n tarjontaa Helatorstain seminaariin. Seuraava kokous 25.2. kello 18, Maalisessa 15.-16.3. tarkoitus pohtia ryhmän tavoitteita ja pestejä Ohjaajatapaaminen 29.3.
5(9) Ohjelma: Tapahtumatarjotin: helmikuussa keräämme tarjottavat setit, vähintään yksi per jaosto Aluekäynnit: toteutetaan huhti-toukokuussa Ohjelmakehityksen portaat: L-SP:n oma suunnittelupäivä Yhteiskuntatarpon aktiviteettivinkeistä 15.3. Suurin osa jaostoista ollut yhteydessä Piirun mestareihin. Laajennettu ohjelmaryhmä 4.3. Ohjaajatapaaminen 29.3. Rauman partiotalo. SP:stä Pekka Kantola tulossa avaamaan tietotuotteita. Talvikisojen palkintojenjako järjestetään kevätkokouksen alussa Talous: Uusi ryhmä startannut Kolme tiimiä: Kiinteistö-, projekti- ja varainhankintatiimit. Pestikeskustelut tiimeittäin Lopettaneita 2, uusia jäseniä yksi. Pohdinnassa, tarvitaanko lisää jäseniä. Adventtikalenterikampanjan palkitsemistilaisuus 8.3.2014 Viestintä: Re-posti sähköinen uutiskirje perustettu. Kaikkien toiminnanalojenne sivut nettisivuilla kuntoon. Ahdistelumeili lähetetty. Avoimet pestit sivuista tehty uusi ehdotus Viestintäministeri suunnitellut uutta visuaalista ilmettä nettisivuista. STT:n mediaseuranta piirissä testissä alkuvuoden. Ollut hyvä (näkyy mm. näköislehtiä). Jakelua voidaan tarkentaa, kun saadaan SP:stä ohjeita. l-sp.fi/arkisto-sivut lakkautettu, ministeri kertoi, että tallenne on olemassa. Nettisivukoulutus lippukunnille siirtyy toukokuulle. Ilmo-työryhmässä keskustelua kahden Ilmon mallista, esitys tulossa seuraavaan kokoukseen. Todettiin liitteet ja päätettiin merkitä liitteiden mukaan tiedoksi. Päätettiin edelleen, että ryhmien muistiot liitetään jatkossa myös työvaliokunnan asialistan liitteeksi. 11. Piirin projektit 1 Kuullaan projektien valmistelutilanteista. Projektitoiminnasta vastaava Sakari Warro esittelee. Kasvu-projekti Kokous oli 22.1. seuraava 24.2. Miten Kasvu voi auttaa/osallistua Piiruun syksyllä kirjeet piirulla olleille evp:ille haastekamppis yhteyshenkilöille Sytytyspalat Loppujen lpk:n läpikäynti sekä jo pidettyjen jatkokontaktointi Eskarikampanjan toteutus Kevään muu ohjelma HuHu 2015 o rekryä jatkettu 15.3. asti o 1 uusi hakemus tullut Päätettiin merkitä kuulumiset tiedoksi.
6(9) 2 Kuullaan Piiru14 leirin valmisteluista Staabi + Ohry kokous 15.1. oli todella antoisa Tekijätapaaminen 1.2. oli kuuleman mukaan hyvä tapahtuma ja toi osa-alueiden ihmiset yhteen tekemään yhteistä Piirua. Merkittiin tiedoksi ja vahvistettiin turvapäällikön pestiin Kari Kankaanpää Teljän Partiosta. 12. Toimintakertomus 2013 Keskustellaan toimintakertomuksesta vuodelta 2013. Varajohtaja Mika Kuusisto ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelevät. Päätettiin merkitä tiedoksi ja jatketaan valmistelua varajohtajan ja toiminnanjohtajan johdolla. 13. Piirin tilinpäätös 2013 Kuullaan ja keskustellaan piirin alustavasta tilinpäätöksestä vuodelta 2013. Talousministeri Anna Nyrhinen esittelee. Päätettiin merkitä tiedoksi tilintarkastusajaksi viikko 11 ja jatketaan tilinpäätöksen valmistelua. 14. Piirin kevätkokouksen asiat 1 Piirin kevätkokous pidetään sunnuntaina 30.3. klo 14.00 alkaen Pori yliopistokeskuksessa. Päätetään kokouksen esityslistan asiat ja sovitaan esittelyt. Liite nro 6 Hyväksyttiin kevätkokouksen esityslista liitteen nro 6 mukaisesti. 2 Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä (v.2010-2012 13,50 ja 2013 15, 2014 18 ). 3 4 siirretään seuraavaan kokoukseen Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä vaalitoimikuntaa koskevasta esityksestä. Päätettiin esittää kevät kokoukselle vaalitoimikunnan nimeämistä, joka etsii ehdokkaita erovuoroisten piirihallitusten jäsenten (Mari Kousa, Mika Kuusisto ja Jussi Elo) tilalle sekä kolme partioneuvosta. Päätetään partioneuvoston jäsenten valinnasta kevätkokouksessa. Täydennetään kevätkokouksessa neuvostonjäseniä niin, että nykyisistä ensimmäisestä ja toisesta varaneuvoksesta tulee varsinaisia neuvoksia vuoden loppuun asti. Syyskokoukseen mennessä avataan julkinen ehdokkuus paikkoihin.
7(9) 15. Lippukuntafoorumi Vuoden 2014 lippukuntafoorumi pidetään Porin yliopistokeskuksessa 30. maaliskuuta. Kuullaan ja keskustellaan valmistelun tilanteesta. Viestintäministeri Jussi Elo ja piirin varajohtaja Mika Kuusisto esittelevät. Päätettiin merkitä esittely tiedoksi, varajohtaja ja viestintäministeri jatkavat valmistelua. 16. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite 7 kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat liitteen mukaisesti. 17. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Partiotoimiston kevään kokouspäivät ovat; - 11.2. Turku - 18.3. Pori - 2.4. Turku - 16.5. Turku - 18.6. Kesäretki, Pori - 11.-13.6. Partiotoimihenkilöpäivät 2. Partiotoimiston henkilökunta talvilomilla: Riitta Suomi (vko 16 ja 17) Riikka Hosiosto (vko 8) Kalle-Pekka Mannila (vko 8) Tarja Nummi (vko 16) Leena Hongell (vko:t 15 ja 16) Satu-Maija (vko11) 3. Piiri on allekirjoittanut SP:n kanssa lippukuntapostin postitussopimuksen. Liite 8 4. Tapahtuneet luettelo, liitteellä 9 v.2013 ja liitteellä 10 v.2014 5. Pekka Kaija on palannut Partiomyllyn isännäksi asepalvelun päätyttyä 1.1.2014 alkaen 6. Leijan-kämpän vuokrasopimuksen uusiminen Leijankorven Yhteismetsän kanssa, liitteellä 11 sopimusehdotus. 7. Jäsenmäärämme 31.1.2014 oli 9524 jäsentä 8. Partiomestariin haku L-SP:ssä loppuu 21.3., Liite 12 9. Sähköinen laskutus L-SP:ssä otetaan käyttöön taloussihteerin palattua vanhempainvapaalta. 10. TVK päätti kokouksessaan 4.2., että jatkossa Sisupartiolaisten tulkit/avustajat voivat osallistua partiokursseille ilmaiseksi. Suuremmissa piirin tapahtumissa asia neuvotellaan tapahtumakohtaisesti. 11. TVK päätti kokouksessaan 4.2., että jatkossa muistiot ryhmien kokouksista toimitetaan ryhmän puheenjohtajalle hyväksyttäväksi kolmen työpäivän kuluessa. 12. Euroseminaarit, selvitys liitteellä 13 13. Piirin luottamushenkilöiden matkakorvausten määrät: 1.3.2014 alkaen luottamushenkilöille maksetaan PH:n kokouksessa 8.12.2008 päätetyn mukaisesti 35 % valtion virallisesta km-korvauksesta. Vuonna 2014 viralliset km- korvaukset ovat mm.: auto 43 senttiä/km, moottoripyörä 33 senttiä/km. Näin ollen piirin luottamushenkilöille maksamat km-korvaukset ovat: Oman auton käytöstä: 35 % valtion virallisesta km-korvauksesta (v. 2014 0,15 e/km) + lisämatkustajasta 0,03 e/km/hlö + peräkärrystä (sop. mukaan) 0,02 e/km
8(9) + rahdista väh. 80 kg 0,02 e/km Moottoripyörän käytöstä: 35 % valtion virallisesta km-korvauksesta (v. 2014 0,12 e/km) Päätettiin merkitä asiat tiedoksi. 18. Lounais-Suomen partiopiirin hankintaohjesääntö Vahvistetaan talousryhmän valmistelema hankintaohjesääntö. Talousministeri Anna Nyrhinen esittelee. Liite 14 Vahvistettiin talousryhmän valmistelema hankintaohjesääntö, joka on liitetty osaksi piirin taloussääntöä. 19. Muut mahdolliset asiat 1 Piirihallituksen ja partiotoimiston seuraava tapaaminen 2 3 4 5 Seuraava tapaaminen on 11.9. klo 17.15 Turussa Piirin tapahtumien taltiointi /suora lähetys Päätettiin, että lippukuntafoorumi 2014 taltioidaan, mikäli esiintyjä ei sitä kiellä. Viestintäryhmä valmistelee ehdotuksen mahdollisista piirin tapahtumien taltioinneista piirihallitukselle. Paraati 2014, Kuullaan paraatista paraatinkomentaja Inka Lähteenmäen kertomana. Kuultiin paraatikomentajan tilannekatsaus kevätparaatista: paraatitoimikunta on kokoontunut 4.2. ja juhlapuhujaa on kysytty. Merkittiin asia tiedoksi. Partiomylly Kuultiin toiminnanjohtajan katsaus Partiomyllyyn suunnitelluista korjauksista, merkittiin tiedoksi. Partiotoimiston tuunaus Päätettiin palata tuunauksen suunnitteluun, kun saadaan vahvistus vuoden 2013 tilinpäätöksestä. 6 7 Jäsenrekisteri Polun käyttö srk-vaalien ehdokashaussa. Piirihallitus kävi monipuolista keskustelua siitä, voidaanko Polun jäsnerekisteritietoja hyödyntää partioehdokkaiden etsimisessä. Jäsenrekisterissä olevia yhteystietoja ei voida luovuttaa kolmansille osapuolille, Polun rekisteriselosteen mukaan, näin ollen piirihallitus ei voi luovuttaa jäsenten tietoja, mutta vaikuttamisviestiä seurakuntavaaleissa pyritään tekemään mahdollisimman aktiivisesti ja piirin viestintäkanavia on mahdollista hyödyntää vaikuttamisviestinnässä. Re-posti sähköinen uutiskirje Päätettiin ottaa Re-posti sähköinen uutiskirje osaksi piirin virallista viestintää. Re-posti täydentää piirin viestintäkanavien sykliä ja mahdollistaa tärkeistä asioista viestimistä myös Lippukuntapostin ja Repolaisen välissä. Re-posti on myös paikka, mikä kokoaa piiristä
9(9) satunnaisesti lähtevät tärkeät meilitiedotteet. Re-posti julkaistaan vuonna 2014 seitsemän kertaa. Re-postin aikataulu liitteenä. 20. Seuraavan kokouksen aiheita Piirin kevätkokouksen asiat 21. Kokouksen päättäminen Mari Kousa päätti kokouksen klo 22.15 Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri