Kenkäviikko n:o 26 pidetään Holiday Club Saimaa hotellissa (HCS) 26.-29.8.2015 (ke-la) Yhteystiedot: Holiday Club Saimaa Rauhanrinne 1, 55320 Rauha, Lappeenranta puh. 030 686 1000, hotelsales.saimaa@holidayclub.fi, Sanna Parkkola, Assi Ampuja Kestoaika Kenkäviikon rakentaminen, kestoaika ja purkaminen Euran Raiku Näyttely aukeaa keskiviikkona 26.8. klo 9:00 Rakentaminen alkaa tiistaina klo 15. Näyttely loppuu lauantaina 29.8. klo 18:00 Osastojen purkamisen voi aloittaa lauantaina klo 18 jälkeen. Joillakin osastoilla saattavat työt jatkua näyttelyn sulkemisajan jälkeen, joten pyritään purkamaan osastot ilman ylimääräistä melua. Euran Raiku aloittaa rakenteiden purkamisen vasta sunnuntaina. Ostopäivien aukioloaikana osaston rakentaminen ei enää ole sallittua eli osastot oltava valmiina, kun näyttely avataan. Näyttelyn aikana tavaroiden kuljettaminen, tupakalla käyminen tai muu läpikulku lastausovista on ehdottomasti kiellettyä. Osastojen huoltotoimet suoritetaan normaaleja kulkureittejä pitkin, esim. hotellin vastaanoton kautta kulkien. Jos osastoilla pitää näyttelyn aikana tehdä jotain rakenteellisia muutoksia tms., sen täytyy tapahtua niin, ettei siitä koidu meteliä ja häiriötä muille osastoille. Euran Raiku on yhä yhteistyökumppanimme ja siellä tämänhetkisen tiedon mukaan yhteyshenkilönä on Simo Niemelä Simo Niemelä, simo.niemela@dnainternet.net, puhelin 050 552 0022. Euran Raiku tekee osastot ennalta suunnitellun ohjeen mukaan. Heidän kauttaan voi vuokrata sähköpistokkeita, valaisimia, esittelypöytiä ja pöytäliinoja ja jos tarvitsee mahdollista omien kalusteiden rakennusapua, niin siihenkin voi pyytää apua korvausta vastaan. Ottakaa yhteys Simo Niemelään joka tapauksessa, vaikka teillä ei olisi mitään lisätoiveita. Kannattaa kerrata, mitä haluaa ja mitä ei. Koska lisävaloja Arenalle ei tälläkään kerralla asenneta Kenkäviikon puolesta, osastokohtaiset valot/sähköistykset kannattaa hoitaa Euran Raikun kautta. Huoneiden varaaminen puh. 030 686 1000, hotelsales.saimaa@holidayclub.fi, Sanna Parkkola, Assi Ampuja Varaukset on syytä tehdä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta saa haluamansa huonetyypin. HSC:lla on eri tyyppisiä majoitusvaihtoehtoja: Club Saimaa-hotellissa on 137 huonetta, reilusti tilaa mm. perhekäyttöön, Castle-hotellissa 63 yksilöllistä huoneetta rauhaa arvostaville (lapset eivät voi majoittua Castle-hotelliin) ja Gant hotellissa 21 huonetta tilaa ja tyyliä arvostaville. Sivu 1 / 5
Majoitushinnat: Club Saimaa- hotelli ja Gant -hotelli 105 eur/yö/huone kahden hengen huone 95 eur/yö/huone yhden hengen huone Castle-hotelli 105 eur/yö/huone kahden hengen huone 100 eur/yö/huone yhden hengen huone Hotellihuone hinnat sisältävät aamiaiset, kuntosalin ja kylpylän käytön. Buffet-ruokailu (lounas tai päivällinen) Easy Kitchenissä 19 /hlö. Villas-huoneistot (vain näytteilleasettajille) 1 makuuhuone 44,5 m2 2hh + sauna 130 eur/yö/huoneisto (1mh) 2 makuuhuonetta 64,5 m2 4hh + sauna 150 eur/yö/huoneisto (2mh) 2 makuuhuonetta 78,5 m2 4hh + sauna 150 eur/yö/huoneisto (2mh) Villas-huoneistohinnat sisältävät aamiaisen ja kuntosalin käytön. Kylpylä- ja saunamaailma lisämaksusta 10 /hlö/vrk. Huomioitava, että hotellihuoneiden sisään kirjautuminen alkaa tulopäivänä klo 16 ja huoneet luovutetaan lähtöpäivänä klo 12 mennessä. Villas-huoneistojen sisään kirjautumien alkaa tulopäivänä klo 17 ja huoneistot luovutetaan lähtöpäivänä klo 11 mennessä. Näytteilleasettajat: maksavat majoituksen sekä ruokailut itse Buffet-lounas Easy Kitchen (normaali hinta) 18 Buffet-päivällinen Easy Kitchen (norm. 26 ) 19 Näytteilleasettajat ovat oikeutettuja sopimushintaiseen päivällisruokailuun Easy Kitchenissä esittämällä henkilökohtaisen näytteilleasettajakortin ravintolassa. Aikavaraukset ja asiakkaat Jokainen näytteilleasettaja = myyjä yrittää varata etukäteen asiakkaalta ajan, milloin tämä tulee osastolle ostoille. Holiday Club Saimaasta tulee ilmoittautumisajan alkamisen jälkeen sähköpostilla tiedote mukaan ilmoittautuneista asiakkaista yhteystietoineen. Jokaisen myyjän olisi hyvä mainostaa tapahtumaa aktiivisesti etukäteen omille asiakkailleen. Kenkäviikon pelisäännöt asiakkaiden näkökulmasta ja ilmoittautuminen Ilmoittautumisaika on 1.6. 19.8.2015. Tämän jälkeen voi ilmoittautua ainoastaan päiväkävijäksi. Ilmoittautumisen voi tehdä Kenkaviikko.fi sivustolla. Ilmoittautuja saa viestin HCS:sta, kun ilmoittautuminen on hyväksytty. Suomen Kenkäviikot ry tarjoaa yhden (1) veloituksettoman yön/kauppa/kauppias sisältäen lounaan tai päivällisen, kylpylän (1 kerta/päivä) ja kuntosalin käytön. Sivu 2 / 5
Seuraavien lisävuorokausien majoitus- ja ruokailukustannuksista vastaa osallistuja itse. Iltapäiväkahvin suolaisen tai makean kera tarjoaa Kenkäviikko ry. Paikalle saavuttaessa kirjautuminen Kenkäviikko -tapahtumaan tehdään Holiday Club Saimaa hotellin vastaanotossa. Jokainen osallistuja saa osallistujapaketin, jossa on kahvi-, kylpylä- ja kuntosalikupongit varatuille päiville sekä vierailijakortin, joka on täytettävä ja pidettävä näkyvillä Kenkäviikon tilaisuuksissa. Ilmoittautuminen koskee myös päiväkävijöitä, koska vain ilmoittautumalla pääsee Arenalle sisälle ja saa vierailijakortin ja kahvikupongin. Osastoihin voi tutustua omatoimisesti aamuisin keskiviikosta alkaen klo 8 9 ja iltaisin alkaen 18 21 välisenä aikana. Muuten osastot ovat auki klo 9 18 ja asiakkaat palvellaan etukäteen varattujen aikojen mukaisessa järjestyksessä. Sovittujen aikataulujen noudattaminen saa asiat sujumaan joustavasti ilman viiveitä. Roskat, kulkutiet ja alkoholitarjoilu Sekä pystyttäessään että purkaessaan näytteilleasettajat laittavat roskansa hotellin osoittamiin keruupaikkoihin Näyttelytilojen pystyttäjien tulee huomioida, että yleisiin tiloihin on vapaa kulkutie, samoin on huomioitava varauloskäynnit ja niiden käytön esteettömyys. Näytteilleasettajien tulee huomioida, että kaikki esittelytilamme ovat ANNISKELUTILOJA, joten niihin ei saa tuoda omia alkoholijuomia vaan ne tulee tilata hotellista Kenkaviikko.fi sivujen tietojen tarkastaminen Jokaisen näytteilleasettajan tulee tarkistaa omat tietonsa. Jan Viljaselta jan@justvisual.fi saa yrityskohtaisen salasanan omien tietojen ylläpitämiseksi. Näytteilleasettajainfosta löytyy lomake, jolla voi pyytää tunnukset ellei ole jo niitä saanut. Jäsenmaksu, liittymismaksu /rekisteröintimaksu ja ennakkomaksulasku Suomen Kenkäviikot ry:n jäsenmaksu on 100 euroa/vuonna 2015. Liittymismaksu 500 peritään näytteilleasettajilta kerran. Tämä kuitenkin edellyttää, että on säännöllisesti (tällä hetkellä kaksi kertaa vuodessa) mukana Suomen Kenkäviikot ry:n tapahtumissa. Ennakkomaksulasku lähetetään tammikuun/kesäkuun aikana. Ennakkolaskun suuruus perustuu näytteilleasettajan käytössä oleviin neliöihin. Tasauslasku tulee tapahtuman jälkeen ja muodostuu todellisista kustannuksista siten, että kokonaiskustannusten toinen puoli jakaantuu tasan näytteilleasettajien lukumäärän mukaan ja toinen puoli käytössä olevien neliöiden mukaan. Euran Raikulta tilatut lisäpalvelut laskutetaan tasauslaskun yhteydessä tehdyn tilauksen mukaan. Sivu 3 / 5
Ennakkolaskun suuruus vaihtelee siis neliöiden mukaan. Suuntaa-antavat ennakkolaskut alv 0% (vahvistamattomat) ovat seuraavat: 30 m2 2200 24 m2 1800 15 m2 1400 8 m2 1000 5 m2 800 Ennakkomaksu kattaa Euran Raikulta mahdollisesti tilattavat osastokohtaiset pöydät, valot ja tuolit. Näiden osuus ennakkomaksusta on keskimäärin 20 40 % riippuen osastokoosta. Laskut on maksettava laskun eräpäivään mennessä. Vasta laskujen maksu vahvistaa, että yritys on mukana Kenkäviikolla. Tutustu www.kenkaviikko.fi ja kerro asiakkaille! Sivustosta löydät paljon samoja asioita kuin on tässäkin tiedotteessa. Löydät nämä tiedot kohdasta INFO: Info Näytteilleasettajat (vain näytteilleasettajien käyttöön) - salasana: näin2013 Suomen Kenkäviikko ry:n työryhmä/hallitus kokoonpano ja tehtäväjako 2014 Puheenjohtaja Jarmo Viljanen ostotapahtuman koordinointi laskujen hyväksyminen Varapuheenjohtaja Kari Heinonen työtehtävät jaetaan puheenjohtajan kanssa tiedotteet Sihteeri Monika Nyström-Peltola muistiot jäsenten ilmoittautumiset/seuranta tiedot laskutukseen ja yhteistyökumppaneille Rahastonhoitaja Airi Koski Tiedotus/markkinointi Mikko Hakanen Matti Noponen Asiakaskontaktit Tilitoimisto Eeva Vesteri Oy/Esa Vesteri laskutus, perintä laskujen maksaminen kirjanpito taloudenhoito ja budjetointi jäsenrekisterin hoito/jäsenlaskut/perintä käyttöoikeus tiliin kutsut www-sivujen päivitystietojen välittäminen tekijälle kontaktit yhteistyökumppaneihin asiakasrekisterin ylläpito Sivu 4 / 5
Antti Toivonen tilastointi Hallituksen varajäsenet Tuukka Saarelainen Ari Huumonen Hallitus kokoontuu valitulla kokoonpanolla varajäsenineen tarvittaessa ja tekee päätökset. Seuraava Suomen Kenkäviikot ry:n yleinen kokous Seuraava virallinen yleinen kokous on vuosikokous, joka pidetään toukokuussa 2016. Kaikki jäsenet ovat tervetulleita. Jäseniä yhdistyksellä on tällä hetkellä 48. Sivu 5 / 5