KÄSIKIJA TIEDOTUKSEEN Lyhyt oppimäärä Sara Miesmaa Tiedotusvastaava 2012
Tämä vihkonen on tarkoitettu erityisesti Sinulle, joka järjestät jotain lippukunnan tapahtumaa, mutta myös jokaiselle ryhmänjohtajalle. etkilappu ja toimiva tiedotus on keinosi myydä tapahtuma osallistujille ja lähes ainut viesti hyvästä partiotoiminnasta partiolaisen vanhemmille. Panosta siis siihen. Suuressa lippukunnassa tiedottamisen kenttä on laaja, mutta tehtävä ei ole mahdoton kellekään. Kysyä saa aina. Tsemppiä tiedotukseen, TiVa Tapahtuman järjestäjä, ETENE TIEDOTUKSESSASI NÄIN: (Mikäli järjestät joukkue- tai vartionretkeä, tsekkaa vain merkityt kohdat) KIJOITA TAPAHTUMASTA KIJE -merkillä Hyvä reissulappu on innostava, mutta informatiivinen. Tämän vihkon takakannesta löytyy Check List, jonka avulla voit tarkistaa, että muistit varmasti mainita kaiken oleellisen. (Vanhojen reissulappujen kopioiminen on myös aivan hyväksyttävää!) Kiinnitä huomiota lapun ulkonäköön - huolella tehty lappu vakuuttaa osallistujat hyvästä reissusta. Partion viralliset fontit ovat Gill Sans MT ja Garamond, mutta kaikki nätit ja selkeät ovat yhtä lailla käyttämisen arvoisia. Mikäli käytät kuvia, huolehdi, että sinulla on oikeus kuvan julkaisuun. Hyvä piirtäjä piirtää itse kuvat reissulappuun. Koita saada kaikki tieto kerralla lappuun (esim. varustelista ja ajo-ohjeet). Kakkosleirikirjeen väsääminen on aina tuplaverran hommaa.
TAKISTUTA KIJE Osaston tapahtuman lappu tulee tarkistuttaa ennen jakoa johtajaneuvostossa, lippukunnanjohtajalla tai tiedotusvastaavalla. Oman ryhmän reissulapunkin saa tarkistuttaa, jos haluaa! KOPIOI LAPPU PV maksaa jokaisesta mustavalkokopiosta 0,06 euroa. Ole siis säästäväinen. Ohjeeksi: lippukunnassamme on noin 50 sudenpentua, 70 seikkailijaa, 40 tarpojaa. Suunnittele lappu mielellään siten, että se mahtuu yhdelle paperille. Ota kaksipuoleisia kopioita paperin säästämiseksi ja jakamisen helpottamiseksi. Jos olet pro ja asiaa on vähän, pienennä lappu A5-kokoiseksi. Varo kuitenkin, ettei fontti mene liian pieneksi turhaan ei kannata hifistellä. Kaksipuoleisia lappuja tehdessä suunnittele lappu siten, että ilmoittautumislapun irtileikkaamisen ja palauttamisen yhteydessä mitään tärkeää tietoa (kuten puolet varustelistasta) ei katoa ilmolapun mukana. Paperin väri kannattaa valita siten, että lappu erottuu muista sillä hetkellä jaossa olevista. Pitkälti voi noudattaa osastojen värejä (SPO keltainen, SKO oranssi, TAO violetti ja niin edelleen). HOIDA LAPPU JAKOON YNNILLE Huolehdi lappu jakoon Ynnille aikataulun mukaisesti. Toimintasuunnitelmasta näet, milloin reissulappusi pitäisi olla jaossa (toimintasuunnitelma löytyy mm. PV-netin jäsenille-osiosta, katso toinen sarake.) Tarkistus pitää tapahtua tätä ennen. Huomaa, että ensimmäiset kokoukset ovat maanantaina jo viideltä, joten lapun tulee olla valmis jo tuolloin. Huolehdi lappu jakoon kohderyhmän lokerikkoihin. Sudenpentujen laput viedään Kiipeliin ja seikkailijoiden laput sekä Kiipeliin, että Itäkoloon.
Laita lappusi esille käytävän ilmoitustaululle oikean osaston / oikeiden osastojen kohdalle tai tarpojia vanhemmille ikäkausille välituvan ilmoitustaululle. Ei siis lappunivaskaa tähän, vaan mallikappale. Jätä siisti valkoinen kopiointiversio käytävän itse lapun taakse, jotta johtajat voivat kopioida lappua lisää, mikäli se loppuu. Postitus on kallista, joten pidä huoli, että lappu on jaossa ajallaan! MAINOSTA Mikäli haluat markkinoida retkesi partiovuoden siisteimpänä ja saada osallistujat todella innostumaan siitä, kukaan ei estä sinua tekemästä esimerkiksi mainosjulistetta Ynnin seinälle. Tämä uppoaa ainakin tarpojiin. Kerro tapahtumasta muille johtajille ja pyydä heitä mainostamaan tapahtumaa. MAINOSTA MYÖS NETISSÄ Tapahtuman johtaja on oikeutettu, jopa velvoitettu, ilmoittamaan tapahtumasta PV:n nettisivuilla. Mikäli tapahtumasta on lappu jaossa, kannattaa myös se liittää uutiseen. Se ei ole kovin vaikeaa. Tallenna lappu pdf-muotoon. ( Tallenna nimellä ja valitse tiedostomuodoksi pdf.) Tämä siksi, että pdf-tiedosto aukeaa tyylikkäästi, eikä lukijan tarvitse ladata sitä. Kirjaudu sisään nettisivujen Jäsenille-kohdasta. Tiedostot-otsakkeen alta pääset Tiedostopankkiin, jossa on selkeät ohjeet tiedoston lisäämisestä: laatikossa lukee Lähetä tiedostoja vetämällä ne tähän. Poimi tiedosto esimerkiksi työpöydältäsi ja vie se laatikkoon. Tsädäm, se on PV:n tiedostopankissa.
Ylälaidan Etusivu-painikkeella pääset Ajankohtaista-sivulle. Ajankohtaistaotsikon vieressä on harmaa plus-merkki, jota painamalla saat lisättyä jutun. Kirjoita lyhyt mainosteksti: otsikko ja tärkeimmät faktat (mitä, missä, milloin, kelle). Lisää juttuun lappu alavalikosta - valitse tiedosto -. Ja kun teet näin, olet pro: Kun valitset tiedoston nimen, ohjelma lisää juttuun linkin, joka avaa tiedostosi lukijalle. Se näyttää esimerkiksi tältä: [PuolVS_TAO.pdf](files/uploaded/PuolVS_TAO.pdf). Hakasulkujen eli [ ] sisällä on tiedoston nimi ja niiden hakasulkujen sisään voit nyt kirjoittaa mitä tahansa, esimerkiksi suosittu täältä - hakasulkujen sisällä oleva teksti muodostaa sen punaisella näkyvän linkin. Esimerkki: Tarpojien puolivuotissuunnitelman löydät [täältä.](files/uploaded/puolvs_tao.pdf) ILMOITA SÄHKÖPOSTILISTALLA Joistain tapahtumista kannataa laittaa postia pv-vanhemmat -listalle. Tällöin älä laita sähköpostiisi lappua liitteenä! Liite ruuhkauttaa sähköpostilistoja turhaan. Kun lappusi on nettisivuilla, voit yksinkertaisesti kopioida sivun osoitteen (avaa pdf ja kopioi osoiterivi) ja liitä se sähköpostiisi. Esimerkki: Tarpojien puolivuotissuunnitelman löydät myös täältä: http:// pv.onmky.fi/files/uploaded/puolvs_tao_syksy12.pdf Tai sitten vain yksinkertaisesti kerrot, että tapahtuma on tulossa ja lappu löytyy PV-netistä. Myös omalle osastolle kannattaa laittaa sähköpostia tai Facebook-viestiä aiheesta.
ILMOITTAUTUMISLAPPUJEN PALAUTUS Partiolainen jättää ilmoittautumislappunsa käytävän metalliseen postilaatikkoon. Käy hakemassa sieltä omat ilmolappusi talteen. Seassa saattaa olla muidenkin tapahtuminen ilmolappuja, mutta lappujen eri väri ja malli varmistavat, että löydät varmasti omasi. Huomioi, että lapsi saattaa palauttaa myös joukkue- tai vartionretki-ilmoittautumisensa postilaatikkoon. Tarkista se siis myös pienemmän tapahtuman kohdalla. Postilaatikon avain löytyy Vaarinkolosta, eli se on jokaisen F-avaimen omistavan johtajan saatavilla. Avaimessa on avaimenperänäkeltainen Hengenvaara-kyltti. Avain palautetaan aina heti takaisin paikalleen HUOLEHDI MAHDOLLISESTA LISÄINFOSTA Mikäli reissuun tulee pieniä muutoksia ( Unohdimme varustelistasta puukon, mutta otathan sen mukaasi ), käy lisäämässä ne nettiin. etkelle lähtijän tulisi tarkistaa nettisivut ennen tapahtumaa. Jos pyydät vanhempia kyyditsemään, muista ilmoittaa heille kyytitarpeesta. Ilmoittautumislapussa vanhemmat tarjoutuvat viemään tai hakemaan, mutta he kaipaavat myös vahvistusta kyytitarpeesta. Kun ilmoittautumislaput on kerätty, laita vaikka tekstarilla tai varustelistan mukana paperilla suunnitelmasi siitä, kuka vie ja kuka hakee. Ellet vahvista kyytitarvetta, voi käydä, että perjantai-iltana Ynnillä on kymmenen autoa valmiina Pilpajärvelle, tai vaihtoehtoisesti ei ketään, sillä he päättelivät teidän pärjäävän. Mikäli aiot toimittaa ilmoittautuneille toisen leirikirjeen (esim. varustelistan ja ajo-ohjeet), pidä huolta, että ilmoittautunut sen myös saa. Tämä tarkoittaa, että lapun tulee olla jaossa hyvän aikaa ennen retkeä. Helpoimmalla pääset, kun kaikki informaatio on lapussa kerralla.
LAUMAN-, JOUKKUEEN- JA VATIONJOHTAJA: Muutama sana ilmoitustauluista ja postilaatikosta eli sun viikottaisesta tiedotusvastuustasi Vilkaisethan matkalla Välituvasta kokoukseesi ilmoitustaulun oman osastosi kohdalta. Ovatko kaikki jaossa olevat laput tavoittaneet sinun ryhmäsi? Ovatko kaikki pikkupartiolaiset saaneet lapun? Käytävän ilmotaulun taas pitäis yhdellä vilkaisulla kertoa sulle, mitä lappuja on jaossa ja oletko ajan tasalla ryhmäsi tiedotuksesta. Käytävän ilmotaulun alla on uusi metallinen postilaatikko. Kaikki palautettavat laput laitetaan tästä lähin sinne. Opettakaa lapsille, että kaikki laput saa tulevaisuudessa palauttaa sinne. Johtaja ei enää koske yhteenkään ilmolappuun! Mikäli penska sitä sinulle tarjoaa, ohjaa tämä viemään se omin käsin postilaatikkoon. Lapset oppivat nopeasti uuden käytännön, kun vain johtajat sen oppivat. Postilaatikko mahdollistaa lapun palauttamisen myös oman kokousajan ulkopuolella ja siirtää vastuun ilmolapun hukkaamisesta johtajalta lapselle. Samoajien, vaeltajien, PaTujen ja johtajien tiedotus keskitetään Välituvan ilmotaululle. Sieltä löytyy paljon hyödyllistä tietoa mm. Pilpajärvestä ja okuasta, talouseurantalomakkeita, ja retki-ilmoituslomakkeita. Tuolla taululla tapahtuu myös johtajien välinen postitus, eli ne laput ja kirjekuoret, joiden päällä on jonkun nimi. Ei niitä käytävään.
C H E C K L I S T Muistithan mainita kaiken tämän reissulapussasi? Tapahtuman nimi Päivämäärät Tarkista ne päivämäärät vielä! Lyhyt luonnehdinta tapahtumasta Kenelle tapahtuma on tarkoitettu? Tapahtuman alkamisaika ja -paikka, loppumisaika ja paikka Kyytipolitiikka: kuka hakee, mistä, mihin paluu retken jälkeen? uokapolitiikka: Tarjotaanko ruokaa? Tarvitaanko omat eväät? uokailuvälineet? Yöpymispolitiikka: missä nukutaan ja miten kannattaa varautua? Hinta ja kuinka se peritään Ilmoittautumisohjeet ( Palauta ilmoittautumislappu käytävän postilaatikkoon ) ja viimeinen ilmoittautusmispäivä Perumissäännöt Muistutus SP:n jäsenmaksun maksamisesta Muistutus nettisivuista, jotka olisi hyvä tarkistaa ennen tapahtumaa mahdollisten pienten muutosten takia. Ilmoittautumislappu, jossa o Osallistujan nimi ja syntymävuosi o Osallistujan ryhmä o Allergiat, erityisruokavaliot, lääkitys, josta johtajan tulisi tietää ja muuta huomioitavaa o Huoltajan allekirjoitus, nimenselvennös ja puhelinnumero retken aikana Varustelista & miten pakataan Kännykkä- ja karkkipolitiikka Maininta partiovakuutuksesta ja tavaroiden nimikoinnista Yhteyshenkilön / retken johtajan yhteystiedot