SUOMEN _ SOSIALIDEMOKRAATTISEN OEISKE LI JANUORISON KESKUSLIITTO RY SONK LUONNOS 1974-08-19/AP TALOUDENHOIDON OHJESÄÄNTÖ I LUKU Yleista 1 2 Suomen Sosialidemokraattisen Opiskelijanuorison Keskusliitto ry:n, mainittu jälkeenpäin nimellä liitt, varojen hoidossa 0 a tilinpidossa on noudatettava yhdistyslain, Opetusministeriön ohjeiden, liiton sääntöjen, liittokokousten päätösten Ja ohjeiden lisäksi tämän ohjesäännön määräyksiä. Liiton sääntöjen mukaan liiton päättävänä elimenä on liittokokous. Liiton toimeenpanevana elimenä ja lainmukaisena hallituksena toimii liittotoimikunta, Liittotoimikunta vastaa liiton omaisuudesta ja liiton taloudenhoidon johtamisesta seka valvoo liiton taloudenhoidosta huolehtivien henkilöiden toimintaa. Liittotoimikunnan työvaliokunta voi kiireellisissä tapauksis sa_taloudenhoitajan esityksestä ratkaista taloudenhoitoon liittyviä asioita, jotka tämän ohjesäännön mukaan kuuluvat liittotoimikunnan ratkaistaviksi. Tällaisesta ratla isusta on tehtävä perusteltu ilmoitus lähinnä seuraavalle liittotoimikunnan kokoukselle. 3 Liittotoimikunnan on ilmoitettava yhdistysrekisteriin sääntömuutokset, liiton nimenkirjoittajat sekä muut asiaankuuluvat seikat. 4* liiton puolesta kantaa ja vastaa liittotoimikunta. Liiton saannoissa mainitut nimenkirjoittajat allekirjoittavat liittoa koskevat sopimukset ja muut asiakirjat. puolesta annettavan allekirjoituksen tulee, jotta se olisi liittoa sitova, sisältää Suomen Sosialidemokraattisen öpiskelijanuorison Keskusliitto ry:n täydellisen nimen ja allekirjoittajan omakätieen nimikirjoituksen. 5 Liiton jäsenyhteisöistä pitää liittotoimikunnan määräämä henkilö joko sidottuna kirjana tai irtokortistona olevaa luetteloa. Kullekin jäsenyhteisölle on annettava oma juokseva numeronsa siinä järjestyksessä, missä ne on hyväksytty liiton jäseniksi. 6 Liiton toiminta rahoitetaan liittomaksuilla, toiminnan tuotoilla sekä saatavilla avustuksilla ja lahjoituksilla. Liitolla on oikeus vastaanottaa jälkisäädöksiä ja-lahjoituksia, omistaa ja hallita irtainta ja kiinteää omaisuutta ja kerätä asianmukaisella luvalla varoja tarkoituksensa toteuttamiseksi. 7 Liiton sääntöjen mukaan piirijärjestöt suorittavat alaistensa jäsenjärjestöjen yhteenlasketun henkilöjäsenmäärän perusteella varsinaista ja ylimääräistä liittomaksua. Liittomaksun suuruuden sekä tilitystavan ja ajan päättää varsinainen liittokokous.
8 Liittotoimikunta valitsee taloudenhoitjän, kirjanpitäjän, kassanhoitajan sekä muuta taloudenhoitoon tarvittavat toimihenkilöt, Edellämainittujen henkilöiden tehtävänä on: 1. hoitaa huolellisesti liiton taloutta ja panna täytäntöön liittotoimikunnan ja työvaliokunnan taloudenhoitoa koskevat päätökset, 2. valmistaa liittotoimikunnalle ehdotus liiton 3-vuotistaloussuunnitelmaksi, 3'. samoin liiton talousarvioksi, 4-, tehdä ehdotus liiton tilinpäätökseksi, 5. huolehtia liiton omistamista arvopapereista, 6. antaa maksumääräykset kaikista liiton menoista, sekä hyväksyä tulo- ja menotositteet, 7. huolehtia liiton kirjanpidosta, 8. laatia ja esittää liittotoimikunnalle neljännesvuositaseet ja muut liittotoimikunnan pyytämät liiton taloutta koskevat selonteot, 9. tarkastettava, että liittotoimikunnan ja työvaliokunnan pöytäkirjoissa on liiton muuta toimintaa koskevien päätösten lisäksi todettu talouteen liittyvät tapahtumat kuten palkkausta koskevat asiat, avustukset, lahjoitukset, keräyksien yms. tulokset, lainanotot, rahannostovaltuudet, talousarvion toteutuminen sekä muut huomattavat talouteen liittyvät tapahtumat, 10. tehdä aloitteita taloudenhoidon kehittämiseksi ja 11. toimia muullakin tavoin liiton taloudellisen tilanlhyväksi, 9 Liiton työntekijöiden sisäisestä työnjaosta, työajoista ja muista työsuhteeseen liittyvistä asioista säädetään erikseen liittotoimikunnan vahvistamassa toimisto-ohjesäännössä. II LUKU Talousarvio 10 Liittotoimikunnan on laadittava ja esitettävä liittokokoukset le vuosittain tarkistettu 3-vuotistaloussuunnitelma seuraaval le kolmivuotiskaudelle. 3-vuotissuunnitelmasta tulee riittävän yksityiskohtaisesti selvitä liiton varsinaisen toiminnan toimintasektoreista koulutus, julkaisu- ja kv-toiminnan meno- ja tuloennusteet. Lisäksi siitä tulee selvitä palkallisten toimihenkilöiden määrällinen ja palkkatason ennuste samoinkuin liiton toiminnan vaatimien pitkävaikutteisten menojen ennuste. Varainhankinnan ym. tulojen kehitysennuste tulee perustua varovaiseen arvostukseen, huomioiden lisäksi, että liiton taloutta tulee kehittää vakavaraiseen suuntaan. 11 Työvaliokunnan tulee vuosittain marraskuun loppuun mennessä ' valmistella ja esittää liittotoimikunnalle seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan perustuva ehdotus liiton talousarvioksi seuraavaa varainhoitovuotta varten. Talousarviossa on menot ja tulot esitettävä erikseen varsinai sen toiminnan ja varainhankinnan osalta. Varsinaisen toiminnan tulot ja menot on lisäksi esitettävä toiminnanaloittain kuten esim. koulutus-, julkaistu ja kansainvälinen toiminta. Talousarvio on laadittava kassa- ja bruttoperiaatetta noudattaen riittävän yksityiskohtaiseksi ja havainnolliseksi. Talousarviosta tulee selvitä mm. odotettavissa olevat avustukset, liittomaksut, lainojen nostot ja takaisinmaksut sekä keräyksillä yms. koottavat varat, samoin kuin se, miten ne käytetään.
12 Liittotimikunnan on hyvissä a öin laadittava tuloista ja menoista perusteltu talousarvio ja esitettävä se sääntöjen mukaisesti liittokokouksen vahvistettavaksi, 13 Taloutta on hoidettava säästäväisesti hyväksytyn talousarvion mukaisesti. Lisämäärärahan myöntämisestä päättää liittotoimikunta työvaliokunnan esityksestä, jossa on osoitettava tarkoitukseen tarvittavat varat. Kiireellisissä tapauksissa, jolloin lisämäärärahaesitystä ei ehditä liittotoimikunnalle esittää, voi työvaliokunta suorittaa määrärahan ylittävän maksun, mikäli työvaliokunta samalla voi esittää vastaavat tulot. Tällaisesti ylityksestä on tehtävä perusteltu ilmoitus lähinnä seuraavalle liit - totoimikunnan kokoukselle. Liittokokous voi antaa liittotoimikunnalle valtuudet tehdä tilivuoden aikana myös kokonaismäärärahan jakoon tarpeellisia muutoksia. III LUKU Menot, tulot ja varojen hoito 14 Liiton^laskut ja muut velvoitteet hyväksyy henkilökohtaisesti ti nimikirjoituksellaan tai -merkillään taloudenhoitaja tai hänen estyneenä ollessaan työvaliokunnan tähän tehtävään valitsema henkilö. Edustuslaskut hyväksyy puheenjohtaja. Puheenjohtajan ja taloudenhoitajan laskut hyväksyy työvaliokunta tai sen tehtävään valtuuttama henkilö. Laskujen hyväksyt jän on tarkistettava, että se on liiton toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. 15 Maksumääräyksen antaa taloudenhoitaja. Maksumääräyksen antajan on tarkastettava ja tutkittava - että velkomus perustuu tehtyihin päätöksiin, tilauksiin tai sopimuksiin - että tositteesta käy riittävän yksityiskohtaisesti selville tavaroiden tai työsuoritusten laatu, paljous, yksikköhinnat sekä mahdolliset alennukset ja että nämä kaikki ovat oikeat sekä - varustettava tosite tilimerkinnällä. 16 Liiton rahaliikeetä hoitaa liittotoimikunnan tehtävään määräämä henkilö. Rahaliikkeen hoitamistehtävää ei saa yhdistää taloudenhoitajan tai kirjanpitäjän tehtäviin. Ennen maksun suorittamista on tarkastettava, että laskutoimitukset osat oikeat, että menotosite on päivätty, että meno on hyväksytty ja maksumääräys annettu. Suorituksesta on vaadittava kuittaus päiväysmerkintöineen. Liiton omaisuutta ja vakuuksia saa luovuttaa vain asianomaisella luvalla ja kuittausta vastaan. 17 Maksut on yleensä suoritettava pankki- tai postisiirron v ^'!4 tylcsel'l'ä liiton tilejä käyttäen. Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai muuhun asiakirjaan. 18 Otot ja siirrot liiton pankki- ja postisiirtotileiltä on työvaliokunnan valtuuttamain kahden henkilön allekirjoitettava. Siirettäessä rahoja kassasta pankkiin tai muuhun rahalaitoksi^11 liiton tilille taikka niitä tililtä nostettaessa tai siirrettäessä tililtä toiselle on tositteena käytettävä ra*1 halaitoksen antamaa kuittia tai tiliotetta.
Rahalaitoksilta saapuneet tiliotteet on viipymättä tarkastettava ja verrattava kirjanpitoon. Pankki- ja postisiirtotiliotteet on vuosittain koottava aikaja numerojärjestykseen erilliseen kansioon ja säilytettävä kuten tosite. 19 Maksun suorittajalle on annettava juoksevalla tarkastusnumero-j-la.varustettu, maksun saajan allekirjoittama, päivätty kuitti, jossa maksun peruste, määrä ja maksaja on selvästi ilmoitettu ja johon otetaan maksajan nimikirjoitus. Ellei maksajan nimikirjoitusta ole mahdollista saada, on kuittiin otettava jonkun toisen läsnäolevan henkilön varmennus. Milloin tarkoituksenmukaisuussyyt niin vaativat, työvaliokunta voi kuitenkin määrätä maksujen vastaanottamisessa noudatettavaksi muunkinlaista menettelyä. 20 Tilausmaksut ym. tulot on pyrittävä perimään tarkoitusta varten laadittuja, valmiiksitäytpttyjä pankki- tai postisiirtolomakkeita tahi pcstiennakkolähetyksiä käyttäen. 21 Rahankeräyksiä tms. järjestettäessä on noudatettava niistä annettuja säädöksiä ja ohjeita, sekä aina laadittava riittävästi eritelty tilitys tuloista ja menoista sekä tuloksesta. 22 Työvaliokunta määrää, paljonko varoja saa enintään olla liiton kassassa. Muut varat on välittömästi talletettava liiton pankki- tai postisiirtotilille tai tilitettävä taloudenhoitajan määräämällä tavalla. Postiosoituksena, postiennakkona tai tililtäottokorttina saapuvista^rahavaroista on liiton sovittava postin kanssa siitä, että tämä jatkuvasti siirtää saapuneet varat liiton postisiirtotilille. Kaikki^maksuna_saapuvat sekit on viivattava ja talletettava välittömästi liiton pankkitilille käyttämättä niitä maksusuorituksiin. Liiton rahavarat_ja^arvopaperit on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään muista varoista. 23 Työvaliokunta päättää pankkitilien ja postisiirtotilien avaamisesta ja lopettamisesta. Työvaliokunnan on annettava valtakirja henkilöille, joilla on oikeus kuitata saapunut arvoposti. Valtuutuksesta on tehtävä merkintä työvaliokunnan pöytäkirjaan. IV LUKU Kirjanpito 24 Liiton on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa kirjanpitolaissa ja -asetuksessa säädettyjä periaatteita noudattaen ottaen lisäksi huomioon tämän ohjesäännön erityismääräykset. 25 Liittotoimikunta määrää taloudenhoitajan esityksestä, mitä tilikirjoja käytetään liiton toiminnan laatu ja laajuus huomiionottaen. Liiton kirjanpitoa hoitaa riittotoimikunnan valitsema kirjanpitäjä. 26 Liiton toiminta jaetaan varsinaiseen toimintaan ja varainhankintaan. Varsinainen toiminta on jaettava toiminnanaloittain huomioonottaen toiminnanalan merkitys ja laajuus suhteessa koko varsinaiseen toimintaan. ' Toiminnanaloiksi on erotettava ainakin koulutus-, julkaisuja kansainvälinen toiminta.
27 Kassakirjaan on päivittäin kirjattava lopullisesti tulot ja menot. Kassanhoit a#n on päivittäin tarkastettava onko kassassa jäljellä kassakirjan säästöä osoittava rahamäärä ja viipymättä ilmoitettava taloudenhoitajalle havaituista ylinmääräisistä varoista ja vajauksista. Rahalaitost.ilit on täsmättävä kassakirjann aina saldoilmoituksen saapumispäivänä kuitenkin vähintään kerrran kuussa. 28 Kirjanpito on hoidettava huolellisesti ja hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilitapahtumat on kirjattava säännöllisesti aikajärjestyksessä!, Tilijärjestelmän tulee olla selkeä ja kirjanpidosta saatavien tietojen vertailukepoisia talousarvioon. Tilien sisältö tulisi jatkuvasti pitää samana. Kirjaukset suoritetaan maksuun perustuen. 29 Kalustosta tai muusta irtaimesta käyttöomaisuudesta on pidettävä luetteloa tai kortistoa, jossa esineiden nimet, tuntomerkit, kuten koneiden numerot sekä määrät, hankintahinnat ja säilytyspaikat on käytävä ilmi. Luetteloon on välittömästi merkittävä vuoden aikana tapahtuvat muutokset. Työvaliokunta päättää käyttöomaisuudesta suoritettavista arvonvähennyksistä (poistoista), jotka on esitettävä tilinpäätöksessä. Samoin tj^övaliokunta päättää poistettavasta käyttöomaisuudesta sille laaditun luettelon perusteella. V LUKU Tilinpäätös 30 Liiton tilit päätetään kalenterivuosittain. Taloudenhoitajan ja kirjanpitäjän on riittävän ajoissa annettava liittotoimikunnalle tarpeellisiin tase-erittelyihin perustuva ehdotuksensa liiton tilinpäätökseksi. 31 Liittotoimikunnan hyväksyttyä tilinpäätösehdotuksen, kirjoitetaan tasekirjaan tuloslaskelma ja tase, jonka liittotoimikunnan jäsenet vahvistavat päiväyksin ja allekirjoituksin. Liittotoimikunnan on liiton sääntöjen 19 :n mukaan vähintään viikkoa ennen liittokokousta jätettävä tilit liitteinean tilintarkastajien tarkastettavaksi. Liittotoimikunnan on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto liittokokoukselle hyväksymistä ja vahvistamista sekä vastuuvapauden myöntämisestä päättämistä varten. VI LUKU Tilintarkastus 32 Liiton sääntöjen 13 :n mukaan valitsee varsinainen liittokokous kaksi esteetöntä ja pätevää henkilöä tilintarkastajiksi ja heille henkilökohtaiset varamiehet tarkastamaan kuluvan tilivuoden tilejä ja hallintoa. Liittotoimikunta nimeää liitolle valvontatilintarkastajaksi tilintarkastajien valitseman henkilön, joka toimii kunnes uusi valvontatilintarkastaja on valittu. Valvontatilintarkastajän tehtävänä on liiton tiliten ja kirjanpidon jatkuva valvonta. Suorittamastaan valvonnasta hänen tulee vähintään neljä kertaa vuodessa jättää kertomus liittotoimikunnalle ja tilintarkastajille.
33 Liittotoimikunta on velvollinen antamaan tilintarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, Jonka nämä katsovat tarvitsevansa tarkastuksessa, kuten kirjanpidon tilikirjoineen Ja -kortistoineen, tositeaineiston, pankki-, vakuutus Ja velkakirjat, pöytäkirjat, Jäsenluettelon Ja'toimintakertomukset, säännöt, kirjeenvaihdon, sopimukset, viranomaisten antamat luvat sekä muuta asiakirjat, Joilla on merkitystä arvosteltaessa liiton toimintaa. 34- Tilintarkastajien on todettava, että liiton toiminnassa on noudatettu yhdistys- Ja kirjanpitolakia, liiton sääntöjä Ja myös tämän ohjesäännön määräyksiä. 35 Tilintarkastajien tulee perehtyä liittokokousten pöytäkirjat Ja todeta, onko niiden päätöksiä noudatettu Ja onko pöytäkirjat asianmukaisesti tarkastettu Ja allekirjoitettu. Heisän tulee perehtyä^ myös liittotoimikunnan antamaaan toimintakertomukseen sekä liittotoimikunnan Ja työvaliokunnan pöytäkirj oihin. 36 Tilintarkastajien on todettava, että kaikki liittotoimikunnan Jäsenet ovat allekirjoittaneet tasekirjassa olevat tuloslaskelman Ja taseen. Tuloslaskelma Ja tase on lisäksi varustettava tilintarkastajien allekirjoittamalla todistuksella siitä, onko se laadittu yleisten kirjanpitoperiaatteiden mukaan. 37 Tilintarkastajien on annettava toimittamastaa tarkastuksesta kertomus, Jossa on mainittava tilintarkastajien saama käsitys liiton hallinnosta sekä tileistä Ja tiliasemasta. Kertomuksesta^tulee käydä^selville myös tilintarkastajien kanta tilinppätöksen vahvistamiseen Ja vastuuvapauden myöntämiseen nähden. Kertomuksessa on myös mainittava, onko tilinavaus oikein suoritetty, ovatko kassavarat, pankkitalletukset Ja arvopaperit yhtäpitävät tilien Ja pankkien ilmoituksen kanssa, perustuvatko kirjanpidon viennit asianmukaisesti hyväksyttyihin tositteisiin Ja ovatko ne oikein suoritettuja, onko eri omaisuusosat tarkoituksenmukaisesti arvostettu, ovatko vakuutukset kunnossa, onko taloutta huolellisesti hoidettu Ja onko tilinpäätös oikein laadittu, Jolloin samalla numerollinen vuositulos on mainittava. VII LUKU E^innäisiä määräyksiä 38 Tästä talouaohjesäännöstä on liittokokouksessa valituille tilintarkastajille Ja muille asianomaisille viipymättä Ja todistettavalla tavalla annettava tieto. 39 Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää liittotoimikunta.