1. Mitä tukea saavalta järjestöltä ja sen kumppanilta edellytetään?

1 23.6.2011 LUONNOS HANKETUEN PERIAATTEET JA MENETTELYTAVAT 1. Mitä tukea saavalta järjestöltä ja sen kumppanilta edellytetään? 1.1 Järjestön rekisteröityminen ja lailliset perusteet Tukea hakevan suomalaisen kansalaisjärjestön on oltava Suomessa rekisteröity ja oikeustoimikelpoinen, voittoa tavoittelematon yhdistys tai säätiö. Kun tekstissä tästä eteenpäin mainitaan järjestö tai järjestöt, tällä tarkoitetaan sekä järjestöjä että säätiöitä. Valtionavustusten myöntämistä ohjaa valtionavustuslaki ja sen periaatteet. Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyötä ohjaavat lisäksi mm. kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus, laki julkisista hankinnoista, yhdistyslaki, säätiölaki sekä hallintolaki. Järjestön tulee tuntea myös muu niiden toimintaan vaikuttava lainsäädäntö. Tukea hakevan järjestön tulee olla ollut hakuhetkellä rekisteröityneenä yhdistys- tai säätiörekisterissä vähintään kaksi vuotta. Järjestön on liitettävä hakemukseensa jäljennös yhdistyksen tai säätiön ajankohtaisesta rekisteriotteesta sekä säännöistä. Järjestöllä tulee olla riittävä kapasiteetti ja resurssit kehitysyhteistyöhankkeiden hoitamiseen. Järjestöllä tulee olla vähintään 30 jäsentä tai järjestöllä on oltava muulla tavoin osoitettu kyky hoitaa kehitysyhteistyöhanketta. 1.2 Järjestön toiminta, talous ja asiantuntemus Tukea saavalla järjestöllä on oltava riittävästi asiantuntemusta hankkeen toteuttamiseen ja hallinnointiin. Hankkeen tavoitteiden ja toiminnan laajuuden tulee olla suhteutettuna järjestön omiin voimavaroihin, kehitysyhteistyökokemukseen sekä kykyyn hankkia omarahoitusta. Tukea myönnettäessä kiinnitetään huomiota myös järjestön kykyyn suunnitella sekä tukea ja seurata hankkeen toteutumista. Arvioinnissa tarkastellaan erityisesti järjestön kykyä: 1) Analysoida kehitysongelmia ja etsiä niihin yhteistyökumppanin kanssa realistisia ratkaisuja. Tätä arvioidaan ennen kaikkea sen perusteella, miten kattavia ja realistisia ovat hankesuunnitelman taustaanalyysit. 2) Suunnitella hanke ja muotoilla sen päämäärä. Tämän vuoksi järjestöllä on oltava riittävä alan tuntemus tietoa hankkeen toimintaympäristöstä sekä sen taustalla olevista ongelmista, sidosryhmistä ja niiden rooleista, yhteistyökumppanin tavoitteista, paikallisista voimavaroista ja avun tarpeesta valmiutta yhteistyömaan kansalaisyhteiskunnan kehittämiseen ja avoimuutta kumppanuuteen paikallisten toimijoiden kanssa hankesuunnitelma, jossa on realistiset tavoitteet, työsuunnitelma ja talousarvio tieto hankkeeseen vaikuttavista yhteistyömaan kehityssuunnitelmista ja hankkeen suhteesta niihin 3) Tehdä yhteistyötä ja ylläpitää yhteyksiä yhteistyökumppaniin 4) Vahvistaa paikallisen yhteistyökumppanin hallinnollis-taloudellista ja kehitysyhteistyön sisällöllistä osaamista, ml. edellytykset toimia Suomen kehitysyhteistyötä koskevien linjausten ja ohjeiden sekä valtionavustuslain mukaisesti. 5) Vastata hankkeen edellyttämistä toimenpiteistä, kuten hankkia hankkeen edellyttämää ammattitaitoista henkilökuntaa hoitaa hankkeen edellyttämää henkilöstöhallintoa ja henkilöstön koulutusta hoitaa tarvittavat hankinnat asianmukaisesti

2 seurata ja arvioida hankkeen toteutumista sekä raportoida hankkeen edistymistä tarvittaessa muuttaa yhteistyössä kumppanin kanssa hankkeen suuntausta, laajuutta ja työtapoja 6) Oppia kokemuksista ja soveltaa niitä jatkotyössä, sekä jakaa kokemuksia jäsenistön ja muiden kiinnostuneiden kanssa (muut järjestöt, vastaanottajamaan viranomaiset, yms.). Järjestön vakaa talous sekä vakiintunut, aktiivinen ja ulospäin suuntautunut toiminta samoin kuin aiempi kehitysyhteistyökokemus ovat eduksi hakemusta arvioitaessa. Kehitysyhteistyön Palvelukeskus (KEPA) järjestää koulutusta kehitysyhteistyön parissa työskenteleville järjestöille. Ulkoasiainministeriö edellyttää uusien toimijoiden osallistumista Kehitysyhteistyön Palvelukeskus KEPA:n koulutukseen, ks. http://www.kepa.fi/tapahtumakalenteri/kepan-koulutus 1.3 Järjestön tilintarkastus ja taloushallinto Järjestöllä on oltava kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämä ammattitaitoinen kirjanpito- ja tilinpäätöskäytäntö sekä tilintarkastus- ja yhdistyslain mukainen tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskäytäntö. Jos valtionavun määrä on yli 10 000 euroa, suositellaan, että järjestöllä olisi auktorisoitu tilintarkastaja silloinkin kun laki ei sitä edellytä. Järjestöllä tulee olla myös valmiudet hanketuen edellyttämän seurannan ja raportoinnin toteuttamiseen. Hankkeiden toteuttaminen on aina suomalaisen järjestön vastuulla, jolle tuki on myönnetty. Järjestön on vastattava saamansa tuen käytöstä ulkoasiainministeriölle sen antamien ohjeiden ja valtionavun käyttöä koskevien yleisten määräysten mukaisesti (Valtionavustuslaki 688/2001), ks. liite xx. 1. 4 Järjestön tiedotustoiminta Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöllä on myös tiedotuksellisia ja kasvatuksellisia tavoitteita. Järjestöjä kannustetaan suunnittelemaan osaksi hanketta Suomessa tapahtuvaa tiedotusta, jonka tarkoituksena on kertoa hankkeesta ja sen kohdemaasta. Hanketuella voidaan tukea vain suoraan hankkeisiin liittyvää tiedotusta. Yleisempään, laajemmin kehitysmaita ja kehityskysymyksiä koskevaan tiedotukseen ja kehityskasvatukseen järjestöt voivat hakea erillistä viestintä- ja kehityskasvatustukea, ks. www.formin.fi/järjestöt/vkk-tuki 1.5 Suomalaisen järjestön omarahoitus Valtion myöntämän hanketuen lisäksi hankkeessa tarvitaan järjestön itsensä hankkimia voimavaroja. Kyky kerätä omarahoitusta mittaa järjestön tahtoa ja uskoa hankeideaansa sekä sitoutumista hankkeen toteuttamiseen. Omarahoituksen hankkiminen myös mahdollistaa jäsenistön osallistumista toimintaan Suomessa ja edistää kansainvälistymiskasvatusta. Omarahoituksen rahallinen osuus Järjestön omarahoitusosuuden on oltava kunakin hankkeen toteutusvuonna vähintään 15 % hankkeen kokonaiskuluista (=suomalaisen järjestön panoksen ja hanketuen yhteissumma). Vähintään 7,5 % kokonaiskuluista on aina oltava järjestön rahallista omarahoitusosuutta. Jos hankkeen päätavoitteena on parantaa kehitysmaiden vammaisten ihmisten asemaa, riittää omarahoitusosuudeksi 7,5 % hankkeen kokonaiskuluista. Panoksen on oltava tällöin kokonaan rahallista. Rahoituksen on oltava todellista, hankkeen kulujen kattamiseen kohdistuvaa omarahoitusta. Raha voi olla peräisin mm. keräyksistä, myyntitoiminnasta tai lahjoituksista. Järjestön omarahoitusosuuden on tultava suomalaisista tai ETA-alueen maissa sijaitsevista lähteistä. Mikäli järjestöllä on vaikeuksia omarahoitusosuuden kokoamisessa, voi ministeriö harkinnanvaraisesti, hyväksyä myös ETA-alueen ulkopuolisista maista kerättyjä varoja omarahoitusosuuteen. Järjestön

3 tulee esittää perustellut syyt ETA-alueiden ulkopuolisista maista tulevan omarahoitusosuuden hyväksymiseksi. Hankkeen rahoituslaskelmassa on tuotava esille rahoituksen lähdemaa ja toimija. Järjestön saamaa muuta julkista avustusta ei saa käyttää kehitysyhteistyöhankkeiden omarahoitusosuuden kattamiseen, ei myöskään Suomen ulkopuolelta saatuja julkisia avustuksia. Järjestön itsensä yhteistyömaassa tai paikallisen yhteistyökumppanin keräämää rahoitusta ei voida lukea omarahoitusosuuteen. Hankkeen taloudellisen kestävyyden ja hyödynsaajien sitoutumisen turvaamiseksi paikallinen varainhankinta on kuitenkin suotavaa. Vapaaehtoistyö omarahoituksena Enintään 7,5 % rahoituksesta voi olla hankkeen hyväksi tehtyä vapaaehtoistyötä tai tavaralahjoituksia. Vain suomalaisten tekemä vapaaehtoistyö tai Suomesta hankittu tavara hyväksytään omarahoitukseksi. Vapaaehtoistyön arvon määrittämisen lähtökohta on kohtuullinen bruttopalkka, jota maksettaisiin vastaavasta työstä siinä maassa, jossa vapaaehtoistyö tehdään. Työn pitää liittyä hanketuella toteutettavan hankkeen valmisteluun tai toteuttamiseen. Vapaaehtoistyötä järjestön yleisessä hallinnossa ei voida laskea omarahoitusosuudeksi. Hankkeen varainkeruussa tehtävää vapaaehtoistyötä ei voi laskea omarahoitusosuuteen. Vapaaehtoistyön arvon laskentaperusteet täytyy eritellä selkeästi suunnitelman ja raportoinnin yhteydessä. Tavaralahjoitukset omarahoituksena Tavaralahjoitusten arvo lasketaan niiden käyvän arvon mukaan. Käypä arvo on se hinta, joka tavarasta saataisiin myytäessä se normaaliin markkinahintaan. Markkinanhinnan voi arvioida itse. Arviointiperuste tulee dokumentoida ja esittää hankkeen talousraportissa. Jos kyseessä on arvoltaan erityisen suuri lahjoitus tai erikoishyödyke, lahjoituksenarvon arvioinnissa on syytä käyttää asiantuntijaapua. Asiantuntijan arvio tulee esittää kirjallisesti ja liittää hankkeen talousraporttiin. Ongelmat omarahoituksen keräämisessä Omarahoituksen kertymistä on seurattava ja mahdollisista ongelmista raportoitava UM:lle ensi tilassa. Jos järjestö ei kykene keräämään suunniteltua omarahoitusosuutta, on hanketta vastaavasti supistettava, jotta omarahoitusosuus kattaa vähintään 15 % (vammaishankkeissa 7,5 %) hankkeen kokonaiskuluista. 1.6 Paikallinen kumppani Suomalaisella järjestöllä tulee olla yhteistyömaassa kumppani, joka vastaa hankkeen paikallisesta toteuttamisesta. Kumppaniksi tulisi ensisijaisesti valita yhteistyömaan kansalaisjärjestö tai muu selkeästi rajattu yhteisö tai kansalaisryhmä, joka on toiminut tuen hakuhetkellä vähintään vuoden ajan. Perustelluissa tapauksissa kumppani voi olla myös yhteistyömaassa toimiva kansainvälinen järjestö tai paikallisen hallinnon organisaatio. Suomalaisella järjestöllä on oltava hyvät tiedot yhteistyökumppanin taustasta ja toiminnasta. Suomalaisen järjestön ja paikallisen yhteistyökumppanin tulee laatia aina kirjallinen yhteistyösopimus. Sopimus tulee laatia viimeistään silloin, kun hanke on saanut hanketukipäätöksen. Ennen hanketuen hakemista voidaan solmia aiesopimus, joka on hyvä liittää hankesuunnitelman liitteeksi. Varsinainen yhteistyösopimus tulee liittää viimeistään ensimmäiseen vuosiraporttiin. Valitessaan yhteistyökumppaniaan, tulisi suomalaisen järjestön kiinnittää huomiota seuraaviin kysymyksiin: - mikä on yhteistyökumppanin taloudellinen tilanne - onko yhteistyökumppanilla varainhankintaa - yhteistyökumppanin jäsenmäärä - mikä on yhteistyökumppanin hallituksen kokoonpano, keitä on jäseninä ja miten jäsenet nimitetään - yhteistyökumppanin mahdollinen rekisteröityminen

4 - yhteistyökumppanin mahdollinen kehitysyhteistyö myös muiden kuin suomalaisten toimijoiden kanssa - informaatio- ja viestintäteknologian sovellutusten käyttömahdollisuus - mitä paikallisen kumppanin toiminnassa/hallinnossa tulee erityisesti vahvistaa 1.7 Kansainväliset yhteistyökumppanit Silloinkin, kun tuki kanavoidaan kansainvälisen kansalaisjärjestön katto-organisaation tai verkoston kautta on olennaista, että suomalaisen tuen välitön hyödynsaajaryhmä määritetään selkeästi. Toimittaessa yhteistyössä kansainvälisen kattojärjestön tai verkoston kanssa, tulee varmistaa, että hankkeen vastuuhenkilöt on määritelty selkeästi 1.8 Järjestön ja Suomen edustustojen yhteistyö On suositeltavaa, että järjestö on aktiivisesti yhteydessä Suomen edustustoon, jonka alueeseen hankkeen toteutusmaa kuuluu. Suomen edustustot ylläpitävät rekisteriä Suomen kansalaisista, jotta heidät voidaan tavoittaa poikkeuksellisissa olosuhteissa. Järjestöä pyydetään ilmoittamaan pidempiaikaisesti toteutusmaassa oleskelevien henkilöiden yhteystiedot paikalliseen Suomen edustustoon. 2. Mitä tukea saavilta kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeilta edellytetään? 2.1 Kehitysyhteistyön yleiset periaatteet Suomen kehitysyhteistyön tavoitteena on köyhyyden poistaminen ja taloudellisesti, yhteiskunnallisesti ja ympäristöllisesti kestävän kehityksen edistäminen. Tavoitteena on myös tukea rauhan säilymistä sekä demokratia- ja oikeusvaltiokehitystä. Kehitysyhteistyö on oleellinen osa Suomen ulkopolitiikkaa ja yksi tärkeä keino sen tavoitteiden saavuttamisessa. Kansalaisyhteiskunnan toimijat ovat olennainen ja erottamaton osa Suomen kehitysyhteistyötä. Ulkoasiainministeriön tuella rahoitettujen hankkeitten tulee sen vuoksi olla sopusoinnussa voimassa olevien Suomen kehitysyhteistyötä koskevien virallisten linjausten ja tavoitteiden kanssa sekä noudattaa kehitysyhteistyötä sääteleviä periaatteita. Keskeisinä periaatteina kehitysyhteistyössä pyritään: a. Vähentämään laajamittaista köyhyyttä. Taloudellisen kestävyyden edistämisen lisäksi tavoitteena on tukea sellaisten kansainvaltaisten poliittisten järjestelmien kehittämistä, jotka takaavat tulojen tasapuolisen jakautumisen ja edistävät sosiaaliturvajärjestelmän luomista heikoimmassa asemassa oleville yhteiskunnan jäsenille. Tasa-arvon edistäminen on keskeinen osa köyhyyden vähentämistä samoin kuin vammaisten aseman parantaminen. b. Ehkäisemään globaaleja ympäristöongelmia. Ympäristöllisenä tavoitteena on taloudellisen ja sosiaalisen kehityksen sovittaminen ekologisiin reunaehtoihin. Tätä tavoitetta edistetään muun muassa tukemalla kansainvälisten ympäristösopimusten toteuttamista sekä vahvistamalla ympäristönormien huomioimista kaupan mekanismeissa. c. Edistämään ihmisoikeuksien kunnioitusta ja kansanvallan toteutumista. Suomen ihmisoikeuspolitiikan painopisteet ovat vähemmistöjen ja alkuperäiskansojen sekä naisten ja lasten, erityisesti tyttöjen, oikeudet ja tasa-arvo sekä vammaisten mahdollisuuksien yhdenvertaistaminen. d. Lisäämään maailmanlaajuista turvallisuutta. Tavoitteena on auttaa kehitysmaissa meneillään olevan poliittisen ja taloudellisen muutosprosessin hallintaa ja luoda edellytyksiä rauhanomaiselle kestävälle kehitykselle ja hyvinvoinnille. Turvallisuuskäsite kattaa sekä rauhan rakentamisen että inhimillisen ja ekologisen turvallisuuden kehittämisen.

e. Lisäämään taloudellista vuorovaikutusta. Kehitysyhteistyöllä pyritään tukemaan erityisesti vähiten kehittyneitä kehitysmaita sopeutumaan maailmantalouteen niiden omista lähtökohdista lähtien, voimistamalla yksityiseen yritteliäisyyteen ja omaehtoiseen kehitykseen perustuvaa kehitystä. Lisäksi Suomen kehitysyhteistyössä painotetaan seuraavia läpileikkaavia teemoja, jotka tulee ottaa huomioon kaikessa toiminnassa: naisten ja tyttöjen oikeudet ja aseman parantaminen; sukupuolten välisen ja yhteiskunnallisen tasa-arvon vahvistaminen. Katso myös sukupuolten tasa-arvon edistämisen koulutuspaketti helposti syrjäytyvien ryhmien, erityisesti lasten, vammaisten ihmisten, alkuperäiskansojen ja etnisten vähemmistöjen oikeuksien ja tasavertaisten osallistumismahdollisuuksien parantaminen hiv/aidsin vastainen taistelu; hiv/aids terveydellisenä ja yhteiskunnallisena ongelmana Lisäksi ympäristönäkökohdat, mukaan lukien ilmastonmuutoksen hillintä ja siihen sopeutuminen sekä luonnon monimuotoisuuden säilyttäminen tulee aina ottaa kehitysyhteistyössä huomioon. Kehitysyhteistyön suuntaviivoista, toimintaohjeista ja hyvistä käytännöistä etenkin Suomen pääkumppanimaissa on saatavilla monipuolista tietoa UM:n kehityspoliittisen osaston www.formin.fi - verkkosivuilla kohdassa Kehityspolitiikka. Kansalaisjärjestöille suunnattua tietoa löytyy kohdassa Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyö. Nämä sivut on laadittu auttamaan kaikkia kehitysyhteistyön piirissä toimivia suuntaamaan ja suunnittelemaan toimintaansa siten, että se osaltaan edistäisi johdonmukaisesti YK:n vuonna 2000 sopimien vuosituhattavoitteiden saavuttamista, joihin myös Suomi on sitoutunut. Kansalaisjärjestöjen hanketuella rahoitettavien hankkeiden tulee omalta osaltaan tukea näitä tavoitteita. Yhteistyön tulosten tulee olla pysyviä ja luoda pohjaa terveelle kehitykselle myös tulevaisuudessa. 2.2 Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyön tavoitteet ja periaatteet Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeiden yleisinä tavoitteina on: a. Vahvistaa demokratian perusrakenteita tukemalla kehitysmaiden omaa, vapaaseen kansalaistoimintaan perustuvaa omaehtoista kansalaisjärjestötoimintaa. Hanketuella rahoitetaan sellaisia hankkeita, jotka perustuvat kehitysmaiden asukkaiden omiin aloitteisiin ja joilla pyritään lisäämään heikossa asemassa olevien kansalaisten/väestöryhmien/kansanosien vaikutusmahdollisuuksia ja omatoimisuutta. b. Laajentaa kehitysmaasuhteita kansalaisyhteiskunnan tasolla ohi virallisten kanavien. c. Tukea ja rohkaista erityisesti köyhimpiä väestöryhmiä ratkaisemaan ongelmiaan ruohonjuuritason yhteistyön ja pienimuotoisten, paikalliseen osaamiseen ja yhteisöjen kulttuuriin perustuvien hankkeiden avulla. d. Rohkaista ja opastaa kehitysmaiden pienyhteisöjen ja järjestöjen omaehtoista tuotantotoimintaa ja edistää niiden taloudellista riippumattomuutta. e. Tarjota laajoille kansalaispiireille mahdollisuus omakohtaiseen kokemukseen kehitysyhteistyöstä sekä tukea kehitysmaita ja kehitysyhteistyötä koskevan tiedon levittämistä. f. Täydentää ja tukea Suomen kehitysyhteistyötä myös sellaisissa maissa, joiden kanssa Suomi ei harjoita virallista kehitysyhteistyötä. 5

6 2.3 Yhteistyö, kumppanuus ja kansalaisyhteiskunnan tukeminen Keskeisintä kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyössä on kehitysmaiden omien kansalaisyhteiskuntien toiminnan ja niiden yhteistyön kehittäminen. Suomen tukemilla hankkeilla pitäisi parantaa hyödynsaajien mahdollisuuksia vaikuttaa itse omaan kehitykseensä. Lähtökohtana on, että kehitysmaan kansalaiset ja organisaatiot itse vastaavat kehityksestään. Suomalainen järjestön rooli on tukea kumppaneitaan näissä pyrkimyksissä. Aloitteen yhteistyölle pitäisi tulla yhteistyömaasta ja omistajuuden pysyä siellä. Hyvä hanke perustuu todelliselle yhteistyölle. Suomalaisen ja paikallisten osapuolten ja sidosryhmien roolit ja vastuut on määriteltävä selkeästi alusta asti. Paikallisen yhteistyökumppanin on mahdollisimman pitkälle vastattava hankkeen suunnittelusta ja käytännön toteutuksesta. Suomalaisen järjestön roolin tulee olla neuvova ja tukeva sekä paikallisen kumppanin osaamista ja resursseja kehittävä. Suomalaisen järjestön ja paikallisen yhteistyökumppanin kirjallisessa yhteistyösopimuksessa sovitaan mm. yhteistyön tarkoitus ja tavoitteet, velvoitteiden jako ja oikeudet, toimivaltaiset edustajat sekä sopimuksen kesto ja irtisanominen. Lisäksi on tärkeä määritellä, missä vaiheessa hankkeen toteutus siirtyy kokonaan kumppanin vastuulle. Suomalaisia järjestöjä kannustetaan yhteistyöhön hankkeen toteutuksessa myös muiden suomalaisten järjestöjen tai toimijoiden, ml yritykset, kanssa. Yhteistyön muodoista ja kumppaneista riippumatta vastuu valtionavun käytöstä on aina viimekädessä sillä suomalaisella kansalaisjärjestöllä, jolle tuki on myönnetty. Myös yhteistyö kohdemaan viranomaisten kanssa niin paikallis- kuin keskushallinnonkin tasolla on tärkeää hankkeen sujuvan etenemisen ja pitkän aikavälin kestävyyden kannalta. 2.4 Hankkeen rajaus Hanketukea voi hakea selkeän kokonaisuuden muodostaville hankkeille. Hanketukea ei myönnetä järjestön yleiseen toimintaan tai pysyvään yhteistyöhön sisarjärjestön kanssa. Vuosittaisella hakukierroksella voi hakea tukea hankkeelle enintään kolmeksi vuodeksi. Jos järjestö hakee tukea useammalle hankkeelle, tulee jokaiselle hankkeelle laatia oma hankesuunnitelma. Kullakin hankkeella on oltava selkeät, yhteistyökumppanien yhdessä määrittelemät tavoitteet ja hyödynsaajat. Hakuvaiheessa on oltava hankesuunnitelman lisäksi hahmoteltuna vähintään työsuunnitelma ja aikataulu. Hankkeen voimavarat ja niiden pohjalta laskettu budjetti määritellään hankekohtaisesti. Hakuprosessissa erotellaan hankkeet, joille haetaan hanketukea alle 100 000 /hakukierros sekä ne, jotka hakevat hanketukea 100 000 tai enemmän /hakukierros. Yli 100 000 euroa hakevat järjestöt toimittavat hakemuksen liitteenä hankeasiakirjan (Project Document), liite XX. 2.5 Hankkeiden toteutusmaat ja toimialat Tukea voidaan myöntää suomalaisten järjestöjen hankkeisiin OECD:n kehitysapukomitean DAC:n viralliseen kehitysmaaluokitukseen kuuluvissa maissa. Luokituksen voi tarkistaa OECD:n verkkosivuilta. Järjestöjä kannustetaan toteuttamaan hankkeita erityisesti köyhimpien keskuudessa ja vähiten kehittyneissä maissa (Least Developed Countries). Järjestöt määrittelevät yhteistyökumppaniensa kanssa itse hankkeittensa sisällön ja toimintatavat. Keskinäisen tuen, yhteensopivuuden ja täydentävyyden vahvistamiseksi julkisen kehityspolitiikan kanssa ulkoasianministeriö toivoo, että suomalaisten järjestöjen hankkeet kohdistuisivat nykyistä enemmän Suomen kehityspolitiikan temaattisiin sekä alueellisiin ja maatason painopisteisiin. Hanketukea ei voi käyttää ideologian levittämiseen eikä uskonnolliseen käännytystyöhön.

7 2.6 Vammaishankkeet Vammaishankkeeksi määritellään hanke, jossa vammaiset ovat joko toteuttajina tai pääasiallisina hyödynsaajina. Ulkoasiainministeriö kannustaa järjestöjä hankkimaan kokemusta vammaisalasta ja suunnittelemaan ja toteuttamaan vammaisten ihmisen asemaa ja toimeentuloa sekä osallistumismahdollisuuksia parantavia hankkeita. Yhteistyö vammaisjärjestöjen kanssa on suositeltavaa. Vammaishankkeiden rahallinen omarahoitusosuus on vähintään 7,5 prosenttia hankkeen kokonaiskuluista. 2.7 Hankkeen yhteensopivuus yhteistyömaan kehityspolitiikan kanssa Hanketta suunniteltaessa tulee tarkastella sen yhteensopivuutta yhteistyömaan kehitysohjelmien- ja linjausten kanssa, mukaan lukien köyhyyden vähentämisohjelmat (Poverty Reduction Strategy Papers). Näin vahvistetaan hankkeen kestävyyttä ja jatkuvuutta tulevaisuudessa. Huonosti koordinoidut hankkeet voivat hyvästä tarkoituksestaan huolimatta jopa haitata kehitystä. Jotta vältyttäisiin päällekkäiseltä ja liian sirpaleiselta tai ristiriitaiselta toiminnalta, on jo hankkeen suunnitteluvaiheessa syytä selvittää, mitä muita hankkeita alueella on meneillään tai vireillä ja mitä toimintatapoja alueella käytetään. Jos hankkeessa kehitetään toimintoja, jotka jäävät paikallisten viranomaisten vastuulle (esim. terveysasemat tai koulut), on varmistuttava siitä, että he hyväksyvät hankkeen ja ovat sitoutuneita ylläpitämään kehitettäviä toimintoja hankevaiheen jälkeen. 2.8 Hankkeen kestävyys ja määräaikaisuus Hankkeiden tavoitteena ovat kestävät muutokset, mikä edellyttää taloudellisen, institutionaalisen ja teknisen perustan luomista hankkeen jälkeiseen tilanteeseen. Hankkeen toimintatapojen pitää perustua paikallisen ympäristön ja kulttuurin luomiin lähtökohtiin. Ilmastokestävyys tulee myös ottaa huomioon: hankkeen tulokset eivät saa vaarantua ilmastonmuutoksen negatiivisten vaikutusten vuoksi eikä hanke itsessään saa vaikuttaa ilmastonmuutosta lisäävästi tai haitata ilmastonmuutokseen sopeutumista. Hanketuki ei ole pysyvää rahoitusta, vaan määräaikainen lisäpanos, jonka avulla yhteistyökumppanin voimavaroja kehitetään. Tuki ei missään tapauksessa saa aiheuttaa riippuvuutta suomalaisesta rahoittajasta. Mitä suurempi on yhteistyökumppanin keräämä paikallisen rahoituksen osuus, sitä paremmat ovat mahdollisuudet luoda kestävä pohja hankkeen jälkeiselle toiminnalle. Sen vuoksi on tärkeää, että hankkeen toteutus ei riipu yksin suomalaisesta rahoituksesta. Jotta hankkeen tulokset olisivat kestävällä pohjalla, on yhteistyökumppanien ja hyödynsaajien pystyttävä viimeistään hanketta päätettäessä vastaamaan kehitetyn toiminnan aiheuttamista kuluista. Jotta tämä olisi mahdollista, on paikallista henkilökuntaa usein koulutettava kehitettyjen järjestelmien käyttöön, kunnossapitoon ja hallintaan. Taloudellisen kestävyyden turvaamiseksi hankkeessa on usein syytä kehittää myös yhteistyökumppanin taloushallintoa ja varainhankintaa. Rahoituksen määräaikaisuus on otettava huomioon jo suunnitteluvaiheessa ja hankesuunnitelman tulee sisältää vetäytymissuunnitelma. 2.9 Pienrahoitus kansalaisjärjestöhankkeissa Pienrahoitus tarkoittaa rahoituspalvelujen turvaamista ihmisille, jotka eivät saa rahoituspalveluja tavanomaisista rahoituslaitoksista, kuten pankeista. Näitä ihmisiä ovat esimerkiksi köyhät, yksinhuoltajanaiset, eläkeläiset, pakolaiset, työttömät, pienviljelijät ja mikroyrittäjät. Tyypillisiä pienrahoituspalveluja ovat lainat ja talletukset, mutta myös vakuutus-, rahansiirto- ja eläkesäästämispalveluja tarjotaan. Pienrahoitus toimialana on kasvanut huomattavasti ja muuttuu yhä useammin kaupalliseksi toiminnaksi. Köyhien hyväksikäytön estämiseksi rahoittajien ja palveluntarjoajien tulisi panostaa läpinäkyvyyteen. Läpinäkyvyys tarkoittaa rehellistä ja avointa tiedonvaihtoa rahoituksen hoitomaksuista, lainojen takaisinmaksusuorituksista ja lainan sosiaalisista ja taloudellisista vaikutuksista sekä eri ryhmien sisällyttäminen lainansaajien joukkoon.

Kansalaisjärjestöjen tulisi tarkkaan analysoida pienrahoitustoiminnan vaikutuksia hankekokonaisuuteen hyödynsaajien ja toteuttajien näkökulmasta. Yleisesti ottaen järjestö ei ole pankki vaan pienrahoitustoiminnan fasilitoija, neuvonantaja ja kouluttaja. Tämä edellyttää hankkeen toimijoiden roolien ja vastuiden selkeätä jaottelua. Lähtökohtaisesti ensisijainen vaihtoehto on ulkoistaa pienrahoitustoiminta ammattimaiselle paikalliselle pienrahoituslaitokselle. Pienrahoituksessa on myös tavoitteena tuoda rahoituspalvelut monipuolisesti köyhien ihmisten ulottuville. Kansalaisjärjestö voi myös tehdä kuluttajavalistustyötä, esimerkiksi perheen oman talouden hallinnassa ylivelkaantumisen ehkäisemiseksi. Hankkeen kestävyys, mukaan lukien pienrahoitukseen liittyvät toiminnot, ja vetäytymissuunnitelma on syytä suunnitella huolellisesti; kuinka varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja mitä tapahtuu varoille hankkeen päätyttyä. 2.10 Rakennusten käyttöaika ja -tarkoitus Valtionavulla hankittua, rakennettua tai perusparannettua omaisuutta ei saa käyttää pysyvästi muuhun kuin valtionavustuspäätöksessä määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Omaisuuden omistus- tai hallintaoikeutta ei saa luovuttaa valtionavustuspäätöksessä määrättynä käyttöaikana. Omaisuuden käyttöaika ilmaistaan valtionavustuspäätöksessä. Niin kiinteän kuin irtaimenkin omaisuuden käyttöaika tulee mitoittaa kohteen käyttötarkoitukseen ja hankittavaan tai perusparannettavaan omaisuuteen sopivaksi. Hankkeen päätyttyä omaisuudesta tulee huolehtia asianmukaisesti ja huolellisesti sen tarkoituksen mukaan mihin se on valtionavustuksella hankittu. Kun hankkeen päättyessä omaisuutta luovutetaan yhteistyökumppanille tai muulle taholle, tulee asiasta sopia kirjallisesti käyttötarkoituksen pysyvyyden varmistamiseksi. 2.11 Immateriaalioikeudet On kaikkien etujen mukaista, että kehitysyhteistyövaroilla tuotetut materiaalit ovat kaikkien toimijoiden käytettävissä. Ne ovat yksi työkalu yhteisten tavoitteiden, kuten köyhyyden vähentäminen, saavuttamisessa. Immateriaalioikeudet kuuluvat yhdessä Ulkoasiainministeriölle ja asianomaisille toimijoille. Immateriaalioikeuksien suojaaminen esim. patentilla edellyttää sekä Ulkoasiainministeriön että asianomaisten toimijoiden kirjallista suostumusta. Hankkeessa syntyvän kaiken aineiston ja hankkeen lopputulosten tulee olla kaikkien käytettävissä ilman erillistä lupaa Ulkoasiainministeriöltä tai asianomaisilta toimijoilta. 3. Hanketuen haku- ja myöntöprosessi 3.1 Järjestöjen hanketuen hakuajat, lomakkeet ja oppaat Ulkoasiainministeriö ilmoittaa vuosittain kansalaisjärjestöjen hanketuen hakukierroksesta suurimmissa päivälehdissä ja kehityspoliittisen osaston verkkosivuilla http://formin.finland.fi > Kehityspolitiikka > Tuet ja muu rahoitus > Järjestöille. Hanketuen Käsikirja ja hakemuslomakkeet ovat ladattavissa kehityspoliittisen osaston verkkosivuilta. Kaikki haettavan tuen ja suunnitellun hankkeen kannalta oleellinen tieto tulee sisällyttää tukihakemukseen ja hankesuunnitelmaan. Lomakkeiden jokaisen kohdan tulee olla selkeästi täytetty. Hankesuunnitelman on oltava täsmällinen ja kattava. Hankkeen tukemisesta päätetään suunnitelmassa esitettyjen tietojen pohjalta. Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitä yksityiskohtaisemmin suunnitelma pitäisi esittää. Hakemukseen tulee liittää alla luetellut pakolliset liitteet sekä mahdollisesti muita tarpeellisiksi katsottavia liitteitä. Pelkissä liitteissä oleva tieto ei kuitenkaan riitä, vaan kaikki oleelliset tiedot on siirrettävä hakulomakkeille. Pakolliset liitteet: 8

9 järjestön säännöt (mikäli uusi hakija tai säännöt muuttuneet) Kopio yhdistys- tai säätiörekisteriotteesta Järjestön viimeisin toimintakertomus ja tilinpäätös Kuluvan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio Viimeisin tilintarkastuskertomus vuositilinpäätöksestä Hakemukset liitteineen toimitetaan sähköisen järjestelmän kautta tai paperisina ulkoasiainministeriöön kunakin vuonna 31. toukokuuta klo 16.15 mennessä ellei ilmoituksessa muuta todeta. Määräajan jälkeen saapuneita hakemuksia ei käsitellä. 3.2 Hanketukihakemusten käsittely, päätös ja järjestön sitoumus Hakemusten käsittely ministeriössä kestää noin puoli vuotta. Kun kansalaisjärjestöjen hanketuen määrärahat on jaettu, ministeriö lähettää tukea saaneille järjestöille ilmoituksen tuen myöntämisestä. Lisätietoja hanketukihakemusten käsittelystä verkkosivuilla. Kun tukea on myönnetty, ministeriö lähettää asiointitilille tai paperisena päätöksen mukana tuen käyttöä koskevat ehdot (ks. liite 1) ja sitoumuslomakkeen, joka järjestön tulee allekirjoituksellaan hyväksyä. Sitoumuslomakkeen allekirjoittaminen toimii samalla järjestön ja ministeriön välisenä sitovana sopimuksena. Allekirjoitettu sitoumuslomake tulee palauttaa kuukauden sisällä tukipäätöksestä ministeriölle. Järjestön tulee samalla lähettää ministeriölle yhdistysrekisteriote tai ote vuosikokouksen pöytäkirjasta, josta ilmenee, keillä järjestön toimihenkilöillä on sillä hetkellä järjestön nimenkirjoitusoikeus. 3.3 Hanketuen myöntö ja maksatus Tuki myönnetään vuodeksi kerrallaan. Ministeriö voi tehdä budjettivaraukset hankkeen ensimmäisen toimintavuoden lisäksi myös kahdeksi seuraavaksi vuodeksi. Varaukset ovat käytettävissä ilman erillistä päätöstä sen jälkeen, kun eduskunta on hyväksynyt ao. vuotta koskevan tulo- ja menoarvion. Järjestö toimittaa vuosittain ministeriöön maksatuspyynnön, jonka perusteella myönnettyä tukea maksetaan järjestön tilille. Maksatuspyyntöjen tulee perustua hankkeen realistiseen toteutusaikatauluun. Jos maksatuspyyntö toimitetaan ennen edellisen vuoden vuosiraporttia, tulee maksatuspyyntöön liittää lyhyt määrämuotoinen selvitys hankkeen tilasta. Selvityksen toimittaminen koske hankkeen ensimmäistä toteutusvuotta. Myönnetty tuki tulee pääsääntöisesti käyttää myöntövuonna ja se on nostettava viimeistään lokakuun loppuun mennessä. Mikäli järjestö ei ole nostanut myönnettyjä varoja määräpäivään mennessä, ulkoasiainministeriö voi purkaa nostamattomia varoja koskevat myöntöpäätöksensä ja kohdentaa näin vapautuneet varat uudelleen. Mikäli järjestö kuitenkin ennen lokakuun loppua esittää ministeriölle tyydyttävästi perustellun pyynnön nostamatta jääneiden varojen siirtämisestä seuraavalle vuodelle, tästä voidaan erikseen sopia. Järjestön nostamien, mutta vuoden lopussa käyttämättä olevien rahojen käyttö on eriteltävä lomakkeella Selvitys hankkeen tilasta ennen seuraavan vuoden ensimmäistä maksatusta. Valtiontuen siirtymistä vuodelta toiselle järjestön taseessa tulee minimoida. 3.4 Käyttötarkoituksen muutokset Mikäli hankkeen suunnitelma tai budjetti muuttuu siten, että tukea halutaan käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mihin sitä on myönnetty, tulee järjestön hakea ministeriöltä lupaa käyttötarkoituksen muutokseen. Käyttötarkoituksen muutoshakemus tulee tehdä ennen muutoksenalaisen toiminnan aloittamista ja se tulee tehdä kirjallisesti. Sähköposti katsotaan kirjalliseksi menettelyksi. Järjestön tulee säilyttää kirjeenvaihto ja liittää se vuosiraporttiin. Lupaa edellyttäväksi käyttötarkoituksenmuutokseksi luetaan kaikki sellaiset muutokset, joissa hankkeen keskeiset tavoitteet, toiminnot tai henkilöstön määrä muuttuvat tai jotka aiheuttavat vähintään 15 prosentin muutoksen budjettiriveihin. Hankkeen toteuttajan tulee vuosiraportissa

10 verrata toteutuneita muutoksia alkuperäisen budjettiin ja viitata ministeriön kanssa käytyyn keskusteluun. Järjestön tulee ilmoittaa viipymättä ministeriölle hankkeen toteutusaikatauluun tai muusta tuen käyttöön olennaisesti vaikuttavasta muutoksesta. 4. Mihin kuluihin ja millaisin ehdoin hanketukea myönnetään? 4.1 Kehitysyhteistyötuen yleisehdot Tuen käytössä noudatetaan ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehitysyhteistyötuen yleisehtoja (liite 1). Kaikissa hankkeeseen liittyvissä hankinnoissa ja muissa toimissa järjestön tulee noudattaa hyvään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liittyviä periaatteita. Tavaroita tai palveluja hankittaessa tulee sekä tarjouspyyntöihin että hankintasopimuksiin sisällyttää lauseke, jonka mukaan tarjous voidaan hylätä ja sopimus purkaa, mikäli sopimuksen tekemiseen tai toimeenpanoon on liittynyt korruptiota (ks. Korruption vastaisen toiminnan käsikirja). Kehitysyhteistyötukea voidaan käyttää vain ulkoasiainministeriön hyväksymän kehitysyhteistyöhankkeen toteuttamiseen. Muuhun tarkoitukseen tukea ei saa käyttää. Tuella voidaan rahoittaa vain hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiä ja kohtuullisia kuluja. Suomalainen järjestö on aina vastuussa varojen asianmukaisesta käytöstä. Tukea saava järjestö on kirjanpitovelvollinen kehitysyhteistyötoiminnastaan. Järjestön on noudatettava kirjanpitolakia ja -asetusta sekä hyvää kirjanpitotapaa ja sen tilintarkastuksen on oltava asianmukaisesti järjestetty. Hankinnoissa tulee noudattaa hankintalakia. Suomalainen järjestö vastaa myös siitä, että yhteistyökumppani yhteistyömaassa noudattaa paikallista lainsäädäntöä ja hyvää kirjanpitotapaa. Ulkoasiainministeriöllä on oikeus halutessaan tarkastaa järjestön kirjanpito niin Suomessa kuin yhteistyömaassa. Kirjanpito on järjestettävä siten, että varojen käyttöä koskevat tiedot voidaan vaikeuksitta selvittää ja tarkastaa kirjanpidosta. Suomessa tositteita on säilytettävä kuusi vuotta, yhteistyömaassa sen lakien mukainen määräaika, kuitenkin vähintään kuusi vuotta. Suomalaisen järjestön on selvitettävä tukea hakiessaan miten hankkeen paikallismenojen kirjanpito ja hankkeen tarkastukset aiotaan järjestää. Mikäli paikallismenojen kirjanpito tapahtuu yhteistyömaassa osana yhteistyökumppanin kirjanpitoa, tulee näiden menojen tarkastus suorittaa paikan päällä. Tällöin on varmistuttava siitä, että käytettävä tilintarkastaja vastaa maan viranomaisten edellyttämiä vaatimuksia. Hankkeen tarkastuksessa tulisi käyttää yhteistyömaassa auktorisoitua tilintarkastajaa tai johonkin tunnustettuun kansainväliseen tilintarkastajien ketjuun kuuluvia tarkastajia. 4.2 Hankkeen henkilöstökulut ja ostetut asiantuntijapalvelut Hanketuella voidaan kustantaa hankkeen toteutuksen kannalta välttämättömät palkkakulut sekä lakisääteiset palkan perusteella määräytyvät sivukulut, koulutus-, matka-, ja vastaavat välttämättömät henkilöstö kulut, ks. hankesuunnitelman budjettiliitteen x täyttöohje. Matka- ja majoituskulut katetaan edullisimpien vaihtoehtojen mukaan ja valtion matkustussäännön mukaisesti. Järjestö voi käyttää tukea myös hankkeen kannalta välttämättömiin asiantuntijakuluihin. Kohdemaan ulkopuolelta tulevia asiantuntijoita ei pidä käyttää toimintoihin, joihin löytyvät riittävät resurssit yhteistyömaasta. Yhteistyömaan asiantuntijoiden hyväksyttävät kulut vaihtelevat maittain, ja ne voivat olla enintään maan yleisen kustannustason mukaisia. Jos hankkeen toteutuksessa tarvitaan asiantuntijoita kohdemaan tai Suomen ulkopuolelta, heidän palkkauksestaan tulee neuvotella ministeriön kanssa erikseen. Suosituksena on, että käytetään aina paikallista henkilöstöä, kun ei ole erityistä ulkopuolisen asiantuntemuksen tarvetta.

11 Palkkiota ja päivärahaa ei voida maksaa samanaikaisesti. 4.3. Toimintokulut Toimintokuluja ovat hankkeen ydintoiminnoista syntyvät kulut. Jos hankkeen toimintoihin kuuluu rakennusten hankkiminen tai laitteisiin investoiminen, nämä kulut kuuluvat liitteelle 3 materiaalit, investoinnin, hankinnat. Hankkeen toimintaa toteuttaa henkilöstö, mutta nämä kulut kuuluvat henkilöstökuluihin. Lisäksi hankkeissa on usein juoksevia kuluja, kuten vesi, sähkö tms. Nämä kulut kuuluvat käyttö- ja kunnossapitokuluihin. Esimerkiksi koulutuskulut ovat tyypillisiä toimintokuluja. Koulutus on järjestettävä pääasiassa yhteistyömaassa tai saman kielialueen maissa. Vain erityistapauksissa voidaan tukea myös Suomessa tai muissa teollisuusmaissa annettavaa koulutusta. Koulutus pitää pystyä tällöin järjestämään ilman edeltävää kielikoulutusta. Koulutustukea ei yleensä myönnetä yksittäisten henkilöiden yleisluontoiseen peruskoulutukseen eikä akateemisen tutkinnon suorittamista varten. 4.4 Hankinnat ja Investoinnit Tarpeellisia toteutuksessa tarvittavia palveluja ja hyödykkeitä voidaan kustantaa hanketuella. Investointeja, kuten rakentamista, peruskorjausta ja laitehankintoja, voidaan tukea vain, jos ne ovat olennainen osa hankkeen toteutusta. Ensisijaisesti suositellaan olemassa olevien tilojen peruskorjausta ja vasta, jos se ei ole mahdollista, uuden rakentamista. Tukea ei voida käyttää maan hankintaan. Jos on perusteltua lähettää tarvikkeita Suomesta tai muualta yhteistyömaan ulkopuolelta, tukea voidaan käyttää rahtikuluihin. Pelkkää rahtiavustusta ei pääsääntöisesti kuitenkaan myönnetä. Kun hankintoihin käytetään valtionapua, tulee ottaa huomioon hankintalain julkisia hankintoja koskevat säädökset. Järjestön tulee huolehtia siitä, että sen paikallinen kumppani pitää ajantasaista luetteloa kehitysyhteistyötuella ja omarahoitusosuudella hankitusta käyttöomaisuudesta ja sen arvon mahdollisesta alenemisesta. 4.5 Käyttö ja kunnossapito Käyttökuluja ovat esimerkiksi paikallisten toimitilojen kulut, kuten vuokra, sähkö, vesi ja muut juoksevat kiinteistökulut. Käyttökuluja ovat myös esimerkiksi koneiden ja laitteiden polttoainekulut ja vastaavat. Toimistokuluina voidaan kirjata paikalliset puhelin-, internet-, posti-, ja muut sellaiset kulut. Suomessa syntyvät vastaavat kulut lasketaan hallintokuluihin. Kunnossapitokuluja ovat hankkeen toteutuksessa käytettävien tilojen ja laitteiden huollosta ja kunnossapidosta aiheutuvat kulut. 4.6 Seuranta, arviointi ja valvonta Hanketta on seurattava ja arvioitava koko sen keston ajan. Hankesuunnitelmaan tuleekin liittää seurantasuunnitelma mittareineen ja varata seurannassa tarvittava määräraha hankebudjettiin. Mahdollisilla seurantamatkoilla on käytettävä edullisia liikenneyhteyksiä ja majoitusta. Järjestöä kannustetaan tekemään ja teettämään arviointeja (ks. termit). Hankkeen ulkopuolisella asiantuntijalla teetetyn arvioinnin kulut voidaan liittää hankkeen kokonaiskuluihin. Ensisijaisesti suositellaan käytettävän kohdemaan asiantuntijoita. Myös ulkoasiainministeriö voi tehdä tai teettää hankkeiden ennakko-, väli- tai loppuarviointeja.

12 Hankkeen tarkastuskulut merkitään seuranta- ja arviointikuluihin. Järjestön lakisääteiset tilintarkastuskulut Suomessa kuuluvat hallintokuluihin. 4.7 Hallintokulut Hallintokulut voivat olla enintään 10 % hankkeen kokonaiskuluista (= toteutus- ja hallintokulujen yhteissumma). Hanketuen saaminen edellyttää aina hallintokulujen selkeää erittelyä. Hallintokuluiksi hyväksytään hankkeesta järjestölle suoraan aiheutuvat ja erikseen eritellyt, Suomessa syntyneet hallintokulut. Näihin voi kuulua erilaisia hankkeeseen välittömästi liittyviä kuluja kuten osuus hallintohenkilöstön työpanoksesta, posti-, puhelin- ja kopiokuluja sekä muita toimistokuluja. Myös hankkeen varainhankinnan kulut sekä hanketta vastaava osuus järjestön tilintarkastuksesta aiheutuvat kulut ovat hyväksyttäviä hallintokuluja. Edustuskuluja tai lahjojen hankintaa ei hyväksytä korvattaviin kuluihin. Hallintokulujen laskentaperusteet, ks. hankesuunnitelman budjettiliitteen x täyttöohje. 4.8 Tiedotus Kehityskysymyksistä tiedottaminen on tärkeä osa hankkeita. Hankkeeseen voidaan budjetoida Suomessa tapahtuvaan tiedottamiseen enimmillään 5 % kokonaiskustannuksista. Hanketuella voidaan tiedottaa hankkeesta ja hankkeen toteutusmaasta. Hanketuella tuotettavassa tiedotusaineistossa ja tapahtumissa tulee mainita ulkoasianministeriö toiminnan rahoittajana. 5. Raportointi 5.1 Vuosiraportti Valtion tukea saavan kansalaisjärjestön on raportoitava vuosittain hankkeensa toteutumisesta ja varainkäytöstä. Vuosiraportin täyttöohjeet löytyvät tästä käsikirjasta kohdasta xxx. Jokaisesta erillisestä hankkeesta ja hankkeen toimintavuodesta laaditaan oma vuosiraportti. Raportti lähetetään ulkoasiainministeriölle raportointivuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Raportoinnin viivästyminen tai laiminlyöminen johtaa maksatusten keskeyttämiseen ja mahdollisen lisätuen epäämiseen. Raportti toimitetaan ministeriölle aina, hankkeen edistymisestä riippumatta. Jos hankkeen käynnistäminen on viivästynyt, kerrotaan viivästymisen syyt raportissa. Raportin on perustuttava hakemuksen yhteydessä esitettyyn hankesuunnitelmaan. Raportissa selvitetään hankkeen edistyminen ja siihen liitetään aina talousraportti. 5.2 Vuosiraportin taloudellinen osuus ja hankkeen kulujen tarkastus Vuosiraportissa eritellään raportointivuoden kulut sekä toteutunut omarahoitusosuus. Raporttiin ei liitetä kulutositteita eikä niiden kopioita. Tositteet ja muut tuen käyttöä koskevat asiakirjat on kuitenkin säilytettävä Suomen kirjanpitolain tai yhteistyömaan lakien edellyttämällä tavalla. Mikäli paikalliskulujen kirjanpito tapahtuu yhteistyömaassa osana yhteistyökumppanin kirjanpitoa, ja järjestö on hankehakemuksessaan näin esittänyt, tulee näiden kulujen tarkastus suorittaa paikanpäällä. Hankkeen yhteistyömaan tilintarkastajan on annettava tarkastuskertomus yhteistyömaassa kirjatuista kuluista ja yhteistyömaan järjestön laatimasta tilityksestä. Se ja mahdolliset muut tarkastusta koskevat raportit liitetään suomalaisen järjestön UM:lle toimittamaan vuosiraporttiin. Silloin kun hankkeen tarkastus suoritetaan Suomessa, säilytetään myös kaikki tositteet täällä. Jos tositteet ovat harvinaisilla kielillä, on niihin liitettävä esimerkiksi englanninkieliset selvennykset.

13 Mikäli myönnetyn tuen määrä ylittää 10 000 euroa hanketta kohden, on yhden hanketta tarkastavan tilintarkastajan oltava KHT-, HTM- tai JHTT-tilintarkastaja. Hankkeen vastuuhenkilön on hyväksyttävä ja allekirjoitettava hankkeen toimintaa koskeva raporttiosuus kokonaisuudessaan. Raportin liitteenä lähetetään tilintarkastajan laatima ja allekirjoittama järjestön tarkastuskertomus. Raportin mukaan on liitettävä tilintarkastajan erillinen tarkastuskertomus siitä, että talousraportti on laadittu ulkoasiainministeriön hankkeen kehitysyhteistyötuelle asettamien ehtojen ja valtionavustuksia koskevien säännösten mukaisesti (Valtionavustuslaki 688/2001), ks. tilintarkastusohjeet, jotka sisältävät myös lomakkeet määrämuotoista tilintarkastuskertomusten laatimista varten erikseen isoille ja pienille hankkeille. Vuosiraporttiin liitetään seuraavat liitteet: Järjestön allekirjoitettu tilinpäätös (tase, tuloslaskelma, ja liitetiedot sekä mahdollinen rahoituslaskelma) ja toimintakertomus Järjestön tilintarkastuskertomus sekä tarkastusmuistiot (Management Letter) Hankkeen tarkastuskertomus Mikäli paikalliset kulut on tarkastettu kohdemaassa, tulee raporttiin liittää myös paikallisen tilintarkastajan tarkastuskertomus hankkeen kuluista sekä mahdolliset tarkastusmuistiot (Management Letter) Suomalaisen ja yhteistyökumppanin välinen yhteistyösopimus (ellei jo aikaisemmin toimitettu) Raporttiin voi liittää myös muita tarpeellisia lisäselvityksiä. Jos järjestöllä on useita hankkeita, voidaan näistä laatia yhteenveto, johon liitetään tilintarkastajien erillinen vakuutus. Yhteenvedossa esitetään hankkeet, myönnetty valtion tuki ja tuen käyttö. 5.3 Loppuraportti Hankkeen päättymisen yhteydessä laaditaan loppuraportti, jossa tarkastellaan hankkeen tuloksia ja vaikuttavuutta sekä sen aikana saatuja kokemuksia ja niiden sovellettavuutta. Loppuraportissa on syytä tarkastella erityisesti seuraavia kysymyksiä: Hankkeen vaikutukset. Saavutettiinko hankkeelle asetetut tavoitteet? Mitä muita positiivisia ja mahdollisesti myös negatiivisia sivuvaikutuksia hankkeella oli, keihin vaikutukset kohdistuvat? Miten hanke vaikutti naisten ja köyhimpien ja haavoittuvimpien ihmisryhmien asemaan (tilanteen mukaan esim. vammaiset, aids-orvot, maattomat, slummien asukkaat, syrjityt etniset vähemmistöt)? Tulosten kestävyys. Ovatko tulokset kestävällä pohjalla, mitä ovat kestävyyteen liittyvät riskit? Erityisesti on tarkasteltava kehitetyn toiminnan taloudellisen ja organisatorisen pohjan kestävyyttä ja kumppanin toimintakapasiteetin parantumista. Voitaisiinko jotain vielä tehdä kestävyyden turvaamiseksi? Miten hanke vahvistaa yhteistyömaan omia kehitysohjelmia ja - linjauksia? Hankkeen ongelmat. Jäivätkö jotkut tavoitteet saavuttamatta, miksi? Mitä muita ongelmia hankkeen toteutuksessa oli? Mitä on opittu? Tulosten laajempi sovellettavuus. Miten hankkeen tuloksia, siinä kehitettyjä toimintamalleja ja toimiviksi osoittautuneita menetelmiä voitaisiin soveltaa muissa hankkeissa, mistä tietoa saa? Loppuraportista on lisäksi käytävä ilmi hankkeen omaisuuden luovutusta koskevat seikat. Hankkeen viimeisen vuoden vuosiraportti voi toimia myös hankkeen loppuraporttina, kun siinä tarkastellaan em. seikkoja. 6. MUITA TUKIA 6.1 Kehitysyhteistyöhankkeen valmistelukulut

14 Järjestön on pääasiassa itse vastattava uuden hankkeen valmistelukuluista. Ministeriö voi myöntää hankevalmistelumatkaa varten tukea, jolla voidaan kattaa enintään kahden henkilön kahden viikon matkan välttämättömät matkakulut päivärahoineen. Hankevalmistelumatkatuki on tarkoitettu hankesuunnitelman viimeistelyyn ja sen toimeenpanemisen mahdollisuuksien arvioimiseen. Valmistelumatkatukea voi hakea, jos järjestöllä on olemassa selkeä hankeidea, jonka toteuttamiseen järjestö aikoo hakea ministeriön hanketukea. Hankeidean tulee olla, yhteistyömaan paikallisen yhteisön tai kansalaisjärjestön esittämä tai heidän kanssaan alustavasti suunniteltu. Hankkeiden suunnittelussa on tärkeää sidosryhmien osallistaminen, joka vaatii aikaa. Hankevalmistelumatkatuki ei ole tähän prosessiin riittävä instrumentti ja yhteistyö eri sidosryhmien kanssa edellyttää usein myös riittävää paikan päällä oloa. Valmistelumatkatukea voi hakea ympäri vuoden. Jos järjestö on jo jättänyt hanketta koskevan hanketukihakemuksen, valmistelumatkatukea ei enää myönnetä. 6.2 Konferenssimatkatuki Ulkoasiainministeriö myöntää tukea myös konferenssimatkoihin kansainvälisiin konferensseihin osallistuville kehitysmaaedustajille. Lisätietoa verkkosivuilta. 6.3 Kansalaisjärjestöjen viestintä ja kehityskasvatustuki Kansalaisjärjestöjen viestintä- ja kehityskasvatustukea varten on olemassa omat hakuehdot ja lomakkeet 6.4 Kumppanuusjärjestöt Ulkoasiainministeriö on solminut joidenkin suurten ja kokeneiden järjestöjen kanssa kumppanuussopimukset. Kumppanuussopimuksessa sovitaan ministeriön ja järjestön kesken järjestön kehitysyhteistyötoiminnan periaatteista ja suuntaviivoista sekä tuen ohjelmakohtaisesta käyttösuunnitelmasta enintään kolmivuotisen sopimuskauden aikana. Kumppanuusjärjestöjen toimintaa määrittelee erillinen kumppanuusohjeistus. Kriteerit löytyvät kansalaisjärjestöyksikön verkkosivuilta 6.5 EU:n hanketuki kansalaisjärjestöille Myös Euroopan Unioni myöntää määrärahoja kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhön. Kansalaisjärjestöt voivat hakea tukea lukuisilta budjettimomenteilta, jotka ovat joko hyödynsaajien, hankkeen sisällön tai tietyn maantieteellisen sijainnin mukaan määriteltyjä. EU:n rahoittamissa hankkeissa sovelletaan EU:n antamia ohjeita ja määräyksiä Lisätietoja EU:n hanketukeen liittyvissä asioissa saa ulkoasiainministeriön Internetsivuilta ja Kehys ry:stä (http://www.kehys.fi/) Ministeriön yhteystiedot: Hanketukihakemukset, sitoumukset, maksatuspyynnöt ja vuosiraportit toimitetaan ulkoasiainministeriön kehityspoliittisen osaston kirjaamoon: ULKOASIAINMINISTERIÖ/kirjaamo Kehityspoliittinen osasto Kansalaisjärjestöyksikkö PL 403 00023 VALTIONEUVOSTO Kansalaisjärjestöyksikön virkamiehet antavat tarvittaessa lisäohjeita hanketuen hakumenettelystä ja raportoinnista, puh: (09) 1605 6255 tai sähköpostitse etunimi.sukunimi at formin.fi Verkkosivut: Kansalaisjärjestöyksikkö Sähköposti: keo-30@formin.fi