18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 1 Paikka ja aika Keskustan seurakuntatalo, 18.4.2016 klo 18.00 20.05 Jäsenet Suni Hannu Elonsalo Raimo Harinen Ari Haukijärvi Eino Kivistö Jaakko Lemberg Raija Lumijärvi Johanna Miettinen Risto Miettinen Virpi Mäki Anna-Riitta Nurminen Pirkko Piili Noora Riipinen Leena Salminen Seija Salonen Antti Sirkkola Liisa Wicht Rose-Marie Simanainen Saija Aalto Jukka Seppänen Tarja pj vpj poissa poissa poissa poissa varajäsen, paikalla varajäsen, paikalla varajäsen, paikalla Muut läsnäolevat Piippo Leena, sihteeri Allekirjoitukset Hannu Suni Puheenjohtaja Leena Piippo Pöytäkirjanpitäjä Tarkistus 21.4.2016 Eino Haukijärvi Pöytäkirjantarkastaja Raimo Elonsalo Pöytäkirjantarkastaja Todistan, että pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä Paikka ja aika Kirkkoherranvirasto
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 2 Sisällys 19 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 20 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen 3 21 Kokouksen työjärjestys 3 22 Kirkkoherranviraston aukioloajat 4 23 Gideonien avustusanomus 6 24 Vuoden 2016 vuosilomat 7 25 Uusi suunnittelu- ja johtamisjärjestelmä 8 26 Anomus kanttoritiimin esimiehen tehtävistä luopumisesta 9 27 Kanttoritiimin esimiestehtävien järjestely 10 28 Kanttoreiden palkkaukset 11 29 Diakoniatyön rekrytointipyyntö 12 30 Ilmoitusasiat 13 31 Muut esille tulevat asiat 13 32 Kokouksen päättäminen ja valitusosoituksen antaminen 13
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 3 19 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Seurakuntan ohjesäännön (2 ) mukaan kokouskutsu on toimitettava jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on ohjesäännön saman pykälän mukaan liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kirkkolain (KL 7:4) mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 20 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan tarkastaa (seurakuntan ohjesääntö 6 ) kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjan tarkastajaa tai jos kokous niin päättää, seurakunta kokouksessaan. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan 21.4.2016. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä 22.4. 22.5.2016 kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikoina. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Eino Haukijärvi ja Raimo Elonsalo. Pöytäkirja tarkastetaan 21.4.2016. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä 22.4. 22.5.2016 kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikoina. 21 Kokouksen työjärjestys Kokouksen esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kokouksen esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 4 22 Kirkkoherranviraston aukioloajat Liite 22.1. Kirkkoherranviraston toimistonhoitajan selvitys Sn 29.2.2016, 15 Kirkkoherranvirasto on avoinna tällä hetkellä ma pe klo 9.00 15.00, pyhäpäivien aattoina klo 9.00 14.00. Kesällä kesä elokuussa virasto on pidetty auki ma to klo 9.00 11.30 ja 12.30 15.00. Perjantaisin virasto on ollut kesä elokuussa suljettu, jotta virastossa on voitu tehdä viikon aikana mahdollisesti ruuhkautuneita tehtäviä. Nyt virastosta esitetään, että se voitaisiin pitää ympäri vuoden suljettuna perjantaisin, koska Suomen kaikkien seurakuntien valtakunnallisen jäsentietojärjestelmän, Kirjurin, käyttö edellyttää vanhojen digitoitujen materiaalien tarkastamista. Virastossa työskentelee kaksi virkailijaa, jotka voisivat perjantaisin keskittyä digimateriaalin tarkastamiseen. Näin se mahdollisesti saataisiin tehdyksi Kirkkohallituksen edellyttämän ajan sisällä eli vuoden 2017 loppuun mennessä. Kirkkoherranviraston toimistonhoitaja Kirsi Varisen perustelut alla: Perhelehdet on aiemmin arkistosääntöjen mukaan jaettu vuosiin 1962-1984, 1985-1999 ja 2000-2004. Digi -tarkastusten yhteydessä jo neljä vuotta sitten perhelehdet piti yhdistää/aakkostaa sukunimen mukaan yhdeksi kokonaisuudeksi 1962-2004. Kirkkoherranviraston kahden työntekijän aika ei ole tähän riittänyt, koska Kirjurin (Suomen kaikkien seurakuntien valtakunnallinen jäsentietojärjestelmä) käyttöönotto kuormittaa edelleen lakisääteisten töiden tekoa ja on lisännyt työn vaativuutta. Kirkkohallitus on määrittänyt, että vuoden 2017 loppuun mennessä digitoidun materiaalin tarkastukset tulee olla tehty kaikissa seurakunnissa. Virastojen aukioloajat ovat tällä hetkellä ma - pe klo 9-15, pyhäpäivien aattoina klo 9-14, kesä-elokuussa ma - to klo 9-11:30 ja 12.30-15 ja pe suljettu. Kirkkoherranvirasto esittää seurakuntaa hyväksymään kirkkoherran suosituksella, että virasto voitaisiin pitää suljettuna ympäri vuoden perjantaisin. Tämä mahdollistaisi kokeilun, jolloin viraston työntekijät tekisivät perjantaisin digi-tarkastuksia. Tämä myös saattaisi mahdollistaa sen, että vältyttäisiin lisäresurssien palkkaamiselta. Käsittely Seurakunta päättää, että Kirkkonummen suomalaisen seurakunnan kirkkoherranvirasto pidetään asiakaspalvelun osalta suljettuna ympäri vuoden perjantaisin. Muutoin aukioloajat ovat ma to klo 9.00 15.00 sekä kesäaikana kesä elokuussa ma to klo 9.00 11.30 ja 12.30 15.00. Noora Piili teki muutosesityksen, jota Rose-Marie Wicht kannatti: Kirkkoherranvirasto pidetään auki maanantaisin klo 12 17 ja tiistaista perjantaihin klo 9 15. Keskustelun edetessä Noora Piili muutti esitystään siten, että kirkkoherranvirasto on jonain päivänä auki klo 12 17. Antti Salonen teki palautusesityksen: Asia palautetaan valmisteluun. Asiasta äänestettiin, jolloin kaikki kannattivat palautusta. Sn 18.4.2016 Asia päätettiin palauttaa valmisteluun ja kirkkoherranvirastosta pyydetään esitys, jossa virasto on avoinna joka päivä ja yhtenä päivänä klo 17 saakka. Kirkkoherranvirastosta on saatu uusi esitys viraston aukioloajoista. Tämän pykälän liitteenä on toimistonhoitajan laatima selvitys aiheesta. Virastosta
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 5 esitetään uudelleen, että Kirkkonummen suomalaisen seurakunnan kirkkoherranvirasto voisi olla ympäri vuoden suljettuna perjantaisin. Kyseinen järjestely mahdollistaisi virkailijoiden pystyvän perjantaisin tekemään digitarkastuksia, jotka ovat tarpeen uuden valtakunnallisen Kirjuri järjestelmän toimivuuden kannalta. Tämän järjestelyn ansiosta virastoon ei myöskään tarvitsisi palkata lisäresursseja. Ruotsalaisen seurakunnan seurakuntassa on 9.2.2016, 16, päätetty, että ruotsalainen kirkkoherranvirasto on suljettuna perjantaisin ympäri vuoden. Seurakuntien yhtenäinen käytäntö on perusteltua, koska virastot toimivat samassa tilassa. Nykyisen käytännön aikanakin viraston työntekijät joustavat, mikäli asiakas ei pysty tulemaan aukioloaikoina paikalle. Seurakunta päättää, että Kirkkonummen suomalaisen seurakunnan kirkkoherranvirasto pidetään asiakaspalvelun osalta suljettuna ympäri vuoden perjantaisin. Keskustelun kuluessa esittelijä täydensi esitystä: Seurakunta päättää, että Kirkkonummen suomalaisen seurakunnan kirkkoherranvirasto pidetään asiakaspalvelun osalta suljettuna ympäri vuoden perjantaisin siihen saakka, kunnes digitarkastus valmistuu. Hauta-asioiden järjestely perjantaisin varmistetaan puhelujen siirroin ja tiedotetaan. Toiminnan tilastointia jatketaan. Päätettiin yksimielisesti esityksen mukaisesti.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 6 23 Gideonien avustusanomus Suomen Gideonit ry:n Espoon Veljespiiri jakaa koululaistestamentteja vuosittain Kirkkonummen alueella. Vuonna 2015 jaettiin n. 500 koululaistestamenttia (á hinta 0,94 ) ja n. 1500 sotilastestamenttia (á hinta 0,96 ), joista n. 200 kpl kirkkonummelaisille alokkaille. Turvapaikanhakijoille jaettiin n. 70 arabiankielistä Uutta Testamenttia (á hinta 1,90 ). Kokonaiskustannukset siis n. 800. Veljespiiri, johon kuuluvat myös asuvat Gideon-veljet ja sisaret, jakaa koululaistestamentteja Kirkkonummen suomalaisten koulujen ala-asteilla kolmasluokkalaisille oppilaille sekä sotilastestamentteja varusmiespalveluksensa aloittaville alokkaille. Veljespiiri rahoittaa testamenttijakeluja vapaaehtoisin avustuksin sekä mm. seurakunnilta saaduilla kolehtivaroilla, mutta ne eivät riitä peittämään syntyneitä kustannuksia. Tästä syystä Espoon Gideonien Veljespiiri anoo Kirkkonummen suomalaiselta seurakunnalta 500 euroa vuoden 2016 testamenttijakeluihin. Seurakunta päättää myöntää Espoon Gideonien Veljespiirille 500 euroa vuoden 2016 testamenttijakeluihin Kirkkonummen alueella. Summa maksetaan seurakuntan muut avustukset tililtä. Päätettiin yksimielisesti esityksen mukaisesti.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 7 24 Vuoden 2016 vuosilomat Liite 24.1. Seurakuntalle tuodaan suomalaisen seurakunnan työntekijöitten vuosiloma-anomukset. Seurakunta hyväksyy työntekijöitten vuosiloma-anomukset vuodelle 2016. Pappien lomat merkitään tiedoksi. Seurakunta hyväksyi työntekijöitten vuosiloma-anomukset vuodelle 2016. Pappien lomat merkittiin tiedoksi.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 8 25 Uusi suunnittelu- ja johtamisjärjestelmä Liite 25.1. Liitteessä on Kirkkonummen suomalaisen seurakunnan operatiivinen suunnittelu- ja johtamisjärjestelmä. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 9 26 Anomus kanttoritiimin esimiehen tehtävistä luopumisesta Johtava kanttori Tarja Viitanen anoo 5.4.2016 päivätyllä kirjeellään vapautusta esimiehen tehtävistä. Seurakunta päättää myöntää johtava kanttori Tarja Viitaselle vapautuksen musiikkityön esimiehen tehtävistä 1.5.2016 alkaen. Seurakunta päätti yksimielisesti myöntää johtava kanttori Tarja Viitaselle vapautuksen musiikkityön esimiehen tehtävistä 1.5.2016 alkaen.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 10 27 Kanttoritiimin esimiestehtävien järjestely Edellisessä pykälässä käsiteltiin kanttoritiimin esimiehen Tarja Viitasen pyyntö saada vapautus esimiestehtävistä. Johtavan kanttorin esimiehet keskustelevat kanttoritiimin jäsenien kanssa henkilökohtaisesti tiimin tulevaisuuden odotuksista ja toimintakulttuuriin liittyvistä toiveista. Seurakunta antaa vs. kirkkoherra Hannu Sunille valtuudet päättää kanttoritiimin esimiehen tehtävistä ja mahdollisesta sijaisesta 1.5.2016 alkaen. ilmoitetaan välittömästi seurakuntan jäsenille. Päätettiin yksimielisesti esityksen mukaisesti.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 11 28 Kanttoreiden palkkaukset Pykälissä 26 ja 27 käsitellyt asiat vaikuttavat kanttoreiden palkkaukseen. Kaikilla kanttoreilla on vaativuusryhmän 601 mukainen vähimmäispalkka. Johtava kanttori on saanut esimieslisää ja hänen mahdollinen sijaisensa niin ikään korotuksen vähimmäispalkkaan. Seurakunta antaa vs. khra Hannu Sunille valtuudet tehdä viranhaltijapäätökset kanttoreiden palkkauksista entisten käytäntöjen ja säädösten mukaan. Nämä päätökset tehdään edellisessä pykälässä mainittujen haastattelujen jälkeen, kun kanttoritiimin esimies ja mahdollinen sijainen on valittu. Päätettiin yksimielisesti esityksen mukaisesti.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 12 29 Diakoniatyön rekrytointipyyntö Diakoniatyö pyytää lupaa rekrytoida kesätyöntekijän 13.6. - 13.8.2016 väliselle ajalle. Diakoniatyöllä on tähän varattu budjetissa rahat. Palkkaus 1750 eur/kk ja virkapaikkana keskustan diakoniatoimisto. Seurakunta myöntää diakoniatyölle luvan rekrytoida kesätyöntekijä ajalle 13.6. 13.8.2016. Palkka on 1750 /kk. Virkapaikkana on keskustan diakoniatoimisto. Päätettiin yksimielisesti esityksen mukaisesti.
18.4.2016 Kokous 3/2016 Sivu 13 30 Ilmoitusasiat Liite 30.1., kohtaan 2 Liite 22.1., kohtaan 3 1. Seurakuntan syksyn 2016 kokouspäivät: 19.9.; 31.10.; 21.11. ja 12.12.2016 2. Lapsityön selvitys seurakuntan esittämään selvityspyyntöön, sn 29.2.2016, 13. Selvitysteksti liitteenä. 3. Kirkkoherranviraston selvitys seurakuntan esittämään selvityspyyntöön, sn 29.2.2016, 13. Ks. liite 22.1. 4. Keskustan kirkon ehtoollisen jako 1.4.2016 jälkeen. Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi. Ilmoitusasiat merkittiin tiedoksi. 31 Muut esille tulevat asiat Muita asioita ei ollut. 32 Kokouksen päättäminen ja valitusosoituksen antaminen Puheenjohtaja päättää kokouksen ja antaa valitusosoituksen KL:n 24. luvun mukaisesti. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.05 ja antoi valitusosoituksen KL:n 24. luvun mukaisesti.