HALLINNON TUTKIMUKSEN SEURA RY Johtokunnan kokous 2/2008 PÖYTÄKIRJA Aika: 19.5.2008 klo 12.00 Paikka: Helsingin yliopisto, yleisen valtio opin laitos Läsnä: Turo Virtanen Pertti Ahonen Jaana Haatainen Jan Erik Johanson Kirsi Lähdesmäki (klo 14 asti, puhelimitse) Juhani Nikkilä (klo 13 alkaen) Markku Temmes (klo 13.45 asti) Sirpa Virta Minna Tiili (sihteeri taloudenhoitaja) 1. Kokouksen avaus Turo Virtanen avasi kokouksen 12.05 ja toivotti läsnäolijat tervetulleeksi. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Johtokunnan edellisen kokouksen (1/2008) pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttiin pöytäkirja (liite 1). 4. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Todettiin, että 23.4. lähetettyä esityslistaa täydennettiin 13.5. kohtien 8. 10. osalta. Todettiin, että esityslistan muutokset ja kohtaan 9 liittyvä muistio oli saatettu johtokunnan tietoon riittävän hyvissä ajoin ennen kokousta. Esityslistan kohdat 9. ja 10. käsiteltiin ennen kohtaa 7. Juhani Nikkilän saapuessa kokoukseen myöhemmin. 5. Ilmoitusasiat Sihteeri taloudenhoitaja kertoi Tieteellisten Seurain Valtuuskunnan myöntäneen julkaisutukea Hallinnon Tutkimus lehteä varten vuodelle 2008 9600 euroa, kansainvälisen toiminnan tukea 1000 euroa ja Hallinnon Tutkimuksen Päiviä varten 1000 euroa. Tukea haettiin lokakuussa 2007 Joensuun päiviä (22. 23.11.2007) varten, mutta rahat on kuitenkin käytettävä vuoden 2008 päiviin, kun avustus on myönnetty vuodelle 2008. Tämä tarkoittaa myös sitä, että seuran on aikaistettava päivien valmistelua siten, että lokakuussa haetaan avustusta seuraavan vuoden marrasjoulukuun päiviä varten. Avustuksen saamisen edellytyksenä on päivien pääpuhujan varmistuminen. Tätä tietoa voidaan täydentää hakemukseen vielä tammikuussa. Sihteeri taloudenhoitaja kertoi tämän vuoden jäsenmaksutilanteesta. Jäsenmaksun oli maksanut 436 varsinaista jäsentä, 146 opiskelijajäsentä ja 4 yhteisöjäsentä. Olettaen, että vuoden aikana liittyy vielä vähintään 50 uutta jäsentä, loppuvuoden jäsenmäärä on suunnilleen sama kuin edellisenä vuonna, noin 630.
6. Vuoden 2008 tilinpäätöksen esittely Sihteeri totesi toimintakertomusta käsitellyn edellisessä kokouksessa. Todettiin, että toimintakertomukseen on lisättävä kohtaan julkaisutoiminta seuraava maininta: Vuonna 2007 Hallinnon Tutkimus lehden yhteistyö Suomen Arviointiyhdistyksen kanssa jatkui siten, että Hallinnon Tutkimus lehden 4/2007 osana oli arvioinnin teemanumero. Taloudenhoitaja esitteli tilinpäätöksen seikkaperäisesti, sillä tuloslaskelmaa oli vuoden 2007 osalta muokattu vastaamaan paremmin tuottojen ja kulujen todellista kohdetta, jolloin saattoi näyttää siltä, että joissakin luvuissa oli tapahtunut suuria muutoksia. Tilikausi oli ylijäämäinen. Hyväksyttiin tilinpäätös esiteltäväksi kevätkokoukselle (liite 2). Tilintarkastuskertomuksen käsittelyn yhteydessä päätettiin lisäksi tarkentaa johtokunnan 2/2007 päätöksen Päätettiin, että seuran toimihenkilöt voivat tehdä alle 500 euron hankintoja ilman johtokunnan päätöstä. muotoilua. Uutena muotoiluna päätettiin: Seuran toimihenkilöt voivat tehdä seuran tavanomaisen toiminnan kannalta tarpeellisia alle 500 euron hankintoja ilman johtokunnan päätöstä. 7. Hallinnon Tutkimuksen Päivät vuonna 2008 Juhani Nikkilä esitteli päivien järjestävän tahon suunnitelmia. Päivät pidetään Oulun yliopistossa 10. 11.12. Päivien teemaksi hyväksyttiin Oulun ehdottama ja keskustelussa muotoutunut Työelämän uudistuvat organisaatiot. Päivien ohjelmassa on totuttuun tapaan ulkomainen pääpuhuja, kotimaisia alustajia ja työryhmätyöskentelyä. Ohjelmassa on myös vuotuinen seuran gradupalkinnon jakaminen. 9.12. järjestetään lisäksi jo totuttuun tapaan jatko opiskelijoiden tapaaminen. Sen aiheena on mahdollisesti teorianmuodostus tai käsiteanalyysi. Mahdollisuuksien mukaan päivien pääpuhuja olisi mukana myös jatkoopiskelijatapaamisen ohjelmassa. Juhani Nikkilän johdolla Oulussa kootaan ehdotuksia työryhmiksi ja niiden vetäjiksi ja pyritään siihen, että 15.6. voidaan laittaa eteenpäin call for papers. 8. Hallinnon Tutkimuksen Päivät vuonna 2009 Kirsi Lähdesmäki kertoi keskustelleensa Ari Salmisen, Esa Hyyryläisen ja Pirkko Vartiaisen kanssa Vaasassa. Vaasa esitti valmiutensa järjestää Hallinnon Tutkimuksen päivät vuonna 2009. Johtokunta suhtautui ehdotukseen myönteisesti. Ari Salmisen johtaman Kansalaiset ensin hankkeen puitteissa on suunniteltu pidettäväksi kansallinen seminaari vuonna 2008 ja vuonna 2010 kansainvälinen seminaari. Synergiaetujen saavuttamiseksi on kuitenkin mahdollista, että kv. seminaari järjestettäisiin jo vuonna 2009. 9. Toimihenkilöiden toimenkuvamuutokset ja palkkioiden tarkistus (liite 3) Toimenkuvista ja palkkioista käytiin keskustelua sihteeri taloudenhoitajan laatiman esityksen pohjalta. Tehtiin seuraavat päätökset: IA. Perustetaan jäsensihteerin toimenkuva ja valitaan tehtävään Johanna Kaprio.
IB. Vahvistetaan tämän pöytäkirjan liitteen mukainen toimihenkilöiden tehtävien jako. Pöytäkirjan liite on laadittu kokouksessa esillä olleen liitteen 3 pohjalta. IC. Päätettiin maksaa arkistonhoitoon liittyvästä työstä korvausta työmäärän mukaan. ID. Toimenkuvien jakoon liittyvänä huomautuksena päätetään lisäksi, että toimenkuvien määrittely ei sulje pois sitä, että kaikkia tai useampia tehtäviä voi hoitaa sama henkilö tilanteen niin salliessa. IIA. Päätettiin toimihenkilöiden palkkioista seuraavasti: Toimihenkilöiden palkkiot/vuosi ovat 1.7.2008 alkaen seuraavat: Sihteeri 1800 Taloudenhoitaja 1500 Jäsensihteeri 1500 www sivujen päivityspalkkio 600 Kirjanpito ja tilinpäätöspalkkio 500 Toimihenkilöiden palkkiot maksetaan kaksi kertaa tai kerran vuodessa. Kirjanpitopalkkio maksetaan aikaisintaan silloin, kun tilintarkastajien tilintarkastuskertomus on valmistunut, viimeistään taloudenhoitajan muun palkkionmaksun yhteydessä. IIB. Päätettiin perustaa Hallinnon Tutkimuksen Päivien sihteerin toimenkuva siten, että sihteerin valitsee päivät järjestävä laitos ja seuran osuus sihteerin palkkiosta on puolet, kuitenkin enintään 1000 euroa. IIC. Päätettiin muuttaa lehden toimituksen palkkioperusteita ja tarkistaa palkkioita seuraavasti: Hallinnon Tutkimus lehden päätoimittajan ja toimitussihteerin palkkiot ovat 1.7.2008 alkaen seuraavat: Päätoimittaja 500 /numero Toimitussihteeri 600 /numero Mahdollisista ylimääräisistä teemanumeroista maksetaan toimitussihteerille 600 /numero ja päätoimittajalle 500 /numero, ei kuitenkaan vieraileville päätoimittajille. Lehden palkkiot maksetaan kaksi kertaa tai kerran vuodessa. III. Huomautus koskien vuoden 2008 palkkioiden maksua: Vuonna 2008 palkkiot maksetaan kaksi kertaa, siten, että kesäkuussa maksetaan johtokunnan 4/2007 päätöksen mukaiset palkkiot jaettuna kahdella eli sihteeri 1000, www sivujen päivittäjä 400, päätoimittaja 850, toimitussihteeri 1000 ja joulukuussa maksetaan johtokunnan 2/2008 päätöksen mukaiset palkkiot jaettuna kahdella eli sihteeri 900, www sivujen päivittäjä 300, päätoimittaja 1000, toimitussihteeri 1200, kuitenkin niin, että toimitussihteerille voidaan maksaa lisäksi ylimääräinen 600 mikäli ylimääräinen teemanumero kootaan vuoden 2008 aikana. Taloudenhoitajan osalta tätä menettelyä noudatettaessa taloudenhoitajan palkkio vuodelle 2008 olisi 2000/2 + 1500/2=1750 eli 250 vähemmän kuin johtokunnan 4/2007 palkkiopäätöksessä. Jos taas maksettaisiin 2000/2+1500/2+500 euron kirjanpito ja tilinpäätöspalkkio vuoden 2007 kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä, palkkio olisi 250 suurempi kuin johtokunnan 4/2007 palkkiopäätöksessä. Näin ollen taloudenhoitajan palkkio vuonna 2008 katsotaan olevan aiemman päätöksen mukainen 2000 ilman erillistä kirjanpitopalkkiota ja ensimmäisen kerran kirjanpitoja tilinpäätöspalkkio maksetaan vuoden 2008 kirjanpidosta vuonna 2009, jolloin
noudatetaan taloudenhoitajan palkkionmaksussa tulevaa johtokunnan 4/2008 palkkiopäätöstä. 10. Seuran www sivujen uudistaminen Seuran sihteeri ja www sivujen päivittäjä kertoivat tarpeesta uudistaa seuran kotisivut. Sivujen päivittäminen on teknisesti haastavaa ja ulkoasukin kaipaa modernimpaa ilmettä. Päätettiin, että seuran sihteeri valmistelee sivujen uudistamista ja pyytää tarjouksia. 11. Muut asiat Pertti Ahonen kertoi, että seuran toimialalla on vireillä tutkijakouluhanke HOHTO.
12. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava kokous pidetään 15.9. klo 13 yleisen valtio opin laitoksella. 13. Kokouksen päättäminen Turo Virtanen päätti kokouksen 15.40. Esityslistan kohdan 8. käsittely keskeytyi vuosikokouksen ajaksi klo 14.05 14.40. Johtokunnan kokousta jatkettiin uudestaan noin. klo 14.50. Helsingissä 22.5.2008 Hallinnon Tutkimuksen Seura ry Turo Virtanen puheenjohtaja Minna Tiili sihteeri