Dialog 4220 Lite/Dialog 3210 BusinessPhone-viestintäjärjestelmä Käyttöopas Cover Page Graphic Place the graphic directly on the page, do not care about putting it in the text flow. Select Graphics > Properties and make the following settings: Width: 15,4 cm (Important!) Height: 11,2 cm (May be smaller) Top: 5,3 cm (Important!) Left: -0,3 cm (Important!) This text should then be hidden.
FI/LZTBS 160 1320 R2A Aastra Telecom Sweden AB 2008. Kaikki oikeudet pidätetään. 2
Sisällysluettelo Sisällysluettelo sivu Tervetuloa... 5 Kuvaus... 7 Tulevat puhelut... 15 Lähtevät puhelut... 18 Puheluiden aikana... 28 Puhelunsiirto... 37 Poissaolotiedote... 43 Viestit... 50 Turvallisuus... 63 Ryhmätoiminnot... 66 Muita hyödyllisiä toimintoja... 72 Lisävarusteet... 81 Hyödyllisiä vinkkejä... 84 Asennus... 85 Sanasto... 93 Hakemisto... 97 Pikaopas... 101 3
Sisällysluettelo 4
Tervetuloa Tervetuloa Tervetuloa käyttämään Aastra BusinessPhoneviestintäjärjestelmään kuuluvan Dialog 4220 Lite/Dialog 3210 -puhelimen käyttöopasta. BusinessPhone-viestintäjärjestelmän muodostavat BusinessPhone 50, BusinessPhone 128i ja BusinessPhone 250. Tässä käyttöoppaassa kuvatut ominaisuudet koskevat BusinessPhone-viestintäjärjestelmän versiota 5.1 tai sitä uudempaa. Jotkin ominaisuudet eivät ehkä toimi järjestelmän aiemmissa versioissa, ja/tai ne on suojattu erikseen ostettavalla kopiosuojamoduulilla. Käyttöoppaassa kuvataan BusinessPhone-viestintäjärjestelmän ja Dialog 4220 Lite/Dialog 3210 -puhelimen toiminnot oletusasetuksineen. Puhelimesi voi olla ohjelmoitu hieman eri tavalla. Pyydä tarvittaessa lisätietoja järjestelmän pääkäyttäjältä. Tämän käyttöoppaan viimeisimmän version voi myös ladata osoitteesta http://www.aastra.com Huom. Dialog 4220 Lite / Dialog 3210 on järjestelmäpuhelin, eli sitä voi käyttää vain tämäntyyppistä puhelinta tukevassa Aastra vaihteessa. 5
Tervetuloa Copyright Kaikki oikeudet pidätetään. Mitään tämän julkaisun osaa ei saa jäljentää, tallentaa hakujärjestelmään tai siirtää missään muodossa tai millään tavalla (sähköisesti, mekaanisesti, valokopioimalla, nauhoittamalla tai muulla tavalla) ilman julkaisijan etukäteen antamaa kirjallista lupaa. Jos tämä asiakirja julkaistaan Aastra tiedotusvälineissä, Aastra antaa luvan ladata ja tulostaa kopioita tiedoston sisällöstä yksityiseen käyttöön, muttei jaettavaksi edelleen. Mitään tämän julkaisun osaa ei saa muuttaa, muokata eikä hyödyntää kaupallisesti. Aastra ei vastaa mahdollisista vahingoista, jotka aiheutuvat laittoman muutellun julkaisun käytöstä. Aastra on Aastra Technologies Limited -yhtiön rekisteröity tavaramerkki. Kaikki muut tässä asiakirjassa mainitut tavaramerkit kuuluvat omistajilleen. Takuu AASTRA EI ANNA MITÄÄN TAKUUTA TÄSTÄ MATERIAALISTA EIKÄ TAKAA SEN MARKKINOITAVUUTTA TAI SOPIVUUTTA TIETTYYN TARKOITUKSEEN. Aastra ei vastaa materiaalissa esiintyvistä virheistä eikä sen hankkimiseen, toimittamiseen tai käyttöön liittyvistä satunnaisista tai välillisistä vahingoista. Yhdenmukaisuusilmoitus Täten Aastra Telecom Sweden AB, SE-126 37 Hägersten, vakuuttaa, että tämä puhelin vastaa R&TTE-direktiivin 1999/5/EY olennaisia vaatimuksia ja muita asiaankuuluvia ehtoja. Lisätietoja: http://www.aastra.com/sdoc 6
Kuvaus Kuvaus Dialog 4220 Lite 1 2 3 4 5 6 7 12 13 8 9 10 11 7
Kuvaus 1 Vaihto-näppäin Näppäimellä otetaan käyttöön toissijaiset näppäintoiminnot. 2 Puhelun siirtäminen / soitonsiirto a. Käynnissä olevan puhelun siirtäminen. Katso kohta Puheluiden aikana sivulla 28. b. Soitonsiirron aktivoiminen/poistaminen. Katso kohta Puhelunsiirto sivulla 37. 3 Välipuhelu / neuvottelu a. Välipuhelun soittaminen sisä- tai ulkopuhelun osapuolelle. b. Neuvottelupuhelun muodostaminen. Katso kohta Puheluiden aikana sivulla 28. 4 Linja 2 Linjanäppäin 2 tulevia ja lähteviä puheluita varten. 5 Linja 1 / Tallennus/Toisto a. Linja 1 tulevia ja lähteviä puheluita varten. b. Valitun ulkonumeron tallentaminen tai toistaminen. Katso kohta Lähtevät puhelut sivulla 18. 6 Viesti / tiedote a. Viestien lähettäminen ja vastaanottaminen. Katso kohta Viestit sivulla 50. b. Tiedotteen laatiminen. Katso kohta Poissaolotiedote sivulla 43. 7 Ohjelmoitavat näppäimet Numeroiden tallentaminen ja toimintojen ohjelmoiminen. 8 Mykistys Mikrofonin kytkeminen päälle tai pois päältä. Katso kohdat Puheluiden aikana sivulla 28 ja Äänetön soitto sivulla 16. 9 Kaiutin päällä/pois päältä Kaiuttimen kytkeminen päälle tai pois päältä. Katso kohta Puheluiden aikana sivulla 28. 10 Äänenvoimakkuuden säätö 11 C-näppäin Puhelun päättäminen. 12 Kaiutin 13 Luuri, jossa on kuulokojetoiminto Huomaa: Luurin kuulokkeen kansi voi vetää puoleensa pieniä metalliesineitä, jotka tarttuvat kanteen kiinni. 8
Kuvaus Dialog 3210 Basic 1 11 2 3 4 5 10 6 7 8 9 9
Kuvaus 1 Viesti / neuvottelu a. Viestien lähettäminen ja vastaanottaminen. Katso kohta Viestit sivulla 50. b. Neuvottelupuhelun muodostaminen. Katso kohta Puheluiden aikana sivulla 28. 2 Ohjelmoitava näppäin / kuulokenäppäin a. Numeroiden tallentaminen ja toimintojen ohjelmoiminen. b. Kuuloketoimintoa voidaan käyttää vain lisälaiteyksikön DBY 410 02 kanssa. Järjestelmän pääkäyttäjä ohjelmoi kuulokenäppäimen. Katso kohta Lisävarusteet sivulla 81. 3 Ohjelmoitavat näppäimet Numeroiden tallentaminen ja toimintojen ohjelmoiminen. 4 Välipuhelu Välipuhelun soittaminen sisä- tai ulkopuhelun osapuolelle. Katso kohta Puheluiden aikana sivulla 28. 5 Linja Linjanäppäin tulevia ja lähteviä puheluita varten. 6 Äänenvoimakkuuden säätö 7 Mykistys Mikrofonin kytkeminen päälle tai pois päältä. Katso kohta Puheluiden aikana sivulla 28. 8 Kaiutin päällä/pois päältä Kaiuttimen kytkeminen päälle tai pois päältä. Katso kohta Puheluiden aikana sivulla 28. 9 C-näppäin Puhelun päättäminen. 10 Kaiutin 11 Luuri, jossa on kuulokojetoiminto Huomaa: Luurin kuulokkeen kansi voi vetää puoleensa pieniä metalliesineitä, jotka tarttuvat kanteen kiinni. 10
Kuvaus Puhelimen näppäimet Dialog 4220/ Dialog 3210 Tästä taulukosta näet, miten Dialog 4220 Lite- ja Dialog 3210 Basic -puhelimien näppäimistöt eroavat toisistaan. Tässä käyttöoppaassa on kuvia ainoastaan Dialog 4220 -puhelimen näppäimistöstä. Jos käytössäsi on Dialog 3210 Basic -puhelin, katso alla olevasta taulukosta oikeat näppäimet. Näppäin Dialog 4220 Dialog 3210 C-näppäin í X Headset Ei käytössä Kuuloke h Kaiutinnäppäin  s Mykistysnäppäin É m Ohjelmoitava Ô g toimintonäppäin Äänenv. säätönäpp. ì V 11
Kuvaus Merkkivalot Näppäinten merkkivalot osoittavat käynnissä olevan puhelun tai toiminnon tilan eri signaalein. Ô Sammutettu Toiminto ei ole käytössä. ÕÔ Valo palaa jatkuvasti Toiminto on aktivoitu. ÖÔ Hitaasti vilkkuva valo Linja (tai toiminto) on asetettu pitoon. ÖÔ Nopeasti vilkkuva valo Tuleva puhelu tai viesti odottaa. Valo palaa jatkuvasti ÕÔ Puhelu on käynnissä. lyhyin katkoksin 12
Kuvaus Merkkiäänet Merkkiäänet kuuluvat luurista. Valintaääni (Järjestelmä voi ottaa vastaan merkkejä) Erityinen valintaääni (Järjestelmä voi ottaa vastaan merkkejä, puhelimessa on soitonsiirto) Soittoääni (Soittosignaali soitettaessa) Erityinen soittoääni (Soitto linjalle 2) toisto 4 sekunnin välein toisto 4 sekunnin välein Varattu-ääni (Valittu numero on varattu) Merkkiääni numerolle, jota ei saada (Valittu numero ei ole käytettävissä) Koputusääni Estoääni (Puhelu ei onnistu ruuhkan takia tai siksi, että numero on teljetty) Vahvistusääni (Toiminto vahvistetaan) Rinnankytkennän merkkiääni (Lähetetään kaikille osapuolille rinnankytkennän aikana) 13
Kuvaus Soittosignaalit Soittosignaalit kuuluvat puhelimesta. Sisäpuhelun hälytysääni Ulkopuhelun hälytysääni toisto 4 sekunnin välein toisto 4 sekunnin välein Autom. takaisins. merkkiääni Huom. Tässä oppaassa mainitut merkkiäänet ja soittosignaalit viittaavat vakiojärjestelmään, mutta ne voivat vaihdella maittain. 14
Tulevat puhelut Tulevat puhelut Soittosignaali ja merkkivalon vilkkuminen ilmaisevat tulevan sisä- tai ulkopuhelun. u Puheluihin vastaaminen Nosta luuri. uz Toisesta alaliittymästä Voit vastata toiseen alaliittymään tarkoitettuun puheluun mistä tahansa toimiston puhelimesta. Nosta luuri ja soita soivaan alaliittymään. Kuulet varattu-äänen. 6 Paina. Puhelujen salliminen linjalla 2 Huom. Ainoastaan Dialog 4220 Lite Toinen puhelu sallittu Ô Jos haluat vastaanottaa puheluja myös puhuessasi puhelimessa, ohjelmoi ensin Toinen puhelu sallittu -toiminto johonkin ohjelmoitavaan näppäimeen. Aktivoi Toinen puhelu sallittu -toiminto (esiohjelmoitu) tai poista se käytöstä painamalla tätä. Kun Toinen puhelu sallittu -toiminto on aktiivisena, merkkivalo palaa ja voit vastaanottaa puheluja puhuessasi. 15
Tulevat puhelut Toiseen puheluun vastaaminen Huom. Ainoastaan Dialog 4220 Lite Linja 2 ÖÔ Puhut puhelimessa, kun kuuluu vaimea soittosignaali ja linjanäppäin vilkkuu osoittaen uutta tulevaa puhelua: Paina vilkkuvaa linjanäppäintä. Ensimmäinen puhelu asetetaan pitoon. Linja 1 ÖÔ í Palaaminen ensimmäiseen puheluun: Paina ensimmäistä linjanäppäintä. Toinen puhelu siirtyy pitoon. Sinut yhdistetään ensimmäiseen soittajaan. Lopeta käynnissä oleva puhelu painamalla tätä. í Linja ÖÔ Toinen puhelu odottaa Vaimea soittosignaali kertoo puhelun aikana, että toinen puhelu odottaa puhelimessasi. Voit vastata toiseen puheluun seuraavasti: Lopeta nykyinen puhelu painamalla tätä. Uusi puhelu hälyttää puhelimessasi. Vastaanota uusi puhelu painamalla tätä. Äänetön soitto Huom. Ainoastaan Dialog 4220 Lite É Tämä toiminto on hyödyllinen, jos et halua puhelimen soivan. Vain vilkkuva linjanäppäin ilmoittaa tulevista puheluista. Lepotilassa: Mykistä tulevien puhelujen soittoääni painamalla tätä. 16
Tulevat puhelut Tulevien puhelujen tallentaminen ja toistaminen Kun vastaanotat ulkopuhelun, voit tallentaa numeron ja valita sen uudelleen helposti (numerossa voi olla enintään 24 merkkiä). Aiemmin tallennettu numero poistuu muistista. Dialog 4220 Lite Vaihto Tall./toisto Ô Numeron tallentaminen Ennen kuin lopetat puhelun: Paina tätä. Tallenna valittu numero painamalla tätä. Vaihto Tall./toisto Ô Valinnan toistaminen Paina tätä. Soita tallennettuun numeroon painamalla tätä. Dialog 3210 Tall./toisto g Numeron tallentaminen Ennen kuin lopetat puhelun: Tallenna valittu numero painamalla tätä (esiohjelmoitu). Tall./toisto g Valinnan toistaminen Toista tallennettu numero painamalla tätä (esiohjelmoitu). 17
Lähtevät puhelut Lähtevät puhelut Joskus henkilö, jolle soitit, ei ole tavoitettavissa. Seuraavien toimintojen avulla pystyt paremmin tavoittamaan henkilön, jolle yrität soittaa. u z 0z d tai í Puheluiden soittaminen Seuraavassa kerrotaan, miten soitetaan sisä- ja ulkopuheluja. Nosta luuri ja valitse joko: Alanumero, jos soitat sisäpuhelun. Tai: Ulkolinjan avausnumero ja ulkonumero. Huom. Ulkolinjan avausnumero määräytyy järjestelmän asetusten mukaan. Lopeta puhelu. Huom. Voit nopeuttaa soittamista käyttämällä yhteisiä lyhytnumeroita ja ohjelmoimalla omia lyhytnumeroita. Katso lisätietoja osiosta Lyhytnumerot sivulla 24. 18
Lähtevät puhelut u Viimeisimmän ulkonumeron uudelleenvalinta Soittaessasi ulkopuhelun järjestelmä tallentaa automaattisesti kaikki valitsemasi numerot riippumatta siitä, onnistuiko puhelu vai ei. Katso myös kohta Automaattinen valinnan toisto sivulla 21. Nosta luuri. *** Soita viimeksi valittuun ulkonumeroon painamalla näitä. Ulkonumeron tallentaminen Soittaessasi ulkopuhelun voit tallentaa valitsemasi numeron ja soittaa siihen helposti uudelleen. Aiemmin tallennettu numero poistuu muistista. Dialog 4220 Lite Vaihto Tall./toisto Ô Numeron tallentaminen Ennen kuin lopetat puhelun: Paina tätä. Tallenna valittu numero painamalla tätä. Vaihto Tall./toisto Ô Valinnan toistaminen Paina tätä. Soita tallennettuun numeroon painamalla tätä. 19
Lähtevät puhelut Dialog 3210 Tall./toisto g Numeron tallentaminen Ennen kuin lopetat puhelun: Tallenna valittu numero painamalla tätä (esiohjelmoitu). Tall./toisto g Valinnan toistaminen Toista tallennettu numero painamalla tätä (esiohjelmoitu). Automaattinen takaisinsoitto Soittaessasi alaliittymään kuulet varattu-äänen tai puheluun ei vastata. 5 Paina. Vahvistusääni. d tai í u Huom. Automaattisen takaisinsoiton numero voi vaihdella maittain. Lopeta laskemalla luuri alas tai painamalla tätä. Sinulle soitetaan takaisin, kun alaliittymä lopettaa käynnissä olevan puhelun tai kun alaliittymä seuraavan kerran lopettaa uuden puhelun. Vastaa kahdeksan sekunnin kuluessa, sillä muuten jonotustoiminto peruutetaan. Nosta luuri, kun sinulle soitetaan takaisin. 20
Lähtevät puhelut Automaattinen valinnan toisto Jos soitat ulkonumeroon ja kuulet varattu-äänen tai puheluun ei vastata, voit asettaa järjestelmän soittamaan numeroon uudelleen, kunnes se vapautuu. Huom. Tällä toiminnolla voi olla rajoituksia. Kysy järjestelmän pääkäyttäjältä, onko toiminto käytettävissä. Tämä toiminto aktivoidaan toimintonäppäinten avulla, joten ensin on ohjelmoitava jokin ohjelmoitava näppäin (yksi näppäin numeroa kohti). Automaattisen valinnan toiston voi aktivoida kolmeen ulkonumeroon samanaikaisesti. Automaattivalinta1 Ô d tai í u Aktivointi Puhelun aikana: Aktivoi painamalla tätä (esiohjelmoitu). Automaattisen valinnan toiston merkkivalo vilkkuu nopeasti ja syttyy, kun pyyntö on tallennettu ja aktivoitu. Vahvistusääni. Laske luuri alas tai lopeta painamalla tätä. Sinulle soitetaan takaisin, kun soitettu numero lopettaa käynnissä olevan puhelun tai kun alaliittymä seuraavan kerran lopettaa uuden puhelun. Nosta luuri, kun sinulle soitetaan takaisin. Huomautuksia: Uutta pyyntöä ei voi aktivoida sellaiselle näppäimelle, jolle on jo aktivoitu pyyntö, ennen kuin olemassa oleva pyyntö on peruttu. Kun automaattisen valinnan toiston merkkivalo vilkkuu nopeasti, puhelimesi on varattu etkä voi vastaanottaa tai soittaa uusia puheluja. Järjestelmän pääkäyttäjä ohjelmoi uudelleenyritysten määrän ja sen, miten kauan toiminto on aktiivisena. Jos olet aktivoinut soitonsiirron puhelimessasi, tämä toiminto ei ole käytettävissä. Jos tandem-kokoonpano on aktivoitu, toissijainen puhelin ei pysty käyttämään tätä toimintoa. Katso kohta Tandemkokoonpano sivulla 72. 21
Lähtevät puhelut Automaattivalinta 1 ÕÔ Peruuttaminen Peruuta automaattinen valinnan toisto (esiohjelmoitu) painamalla asianomaista ohjelmoitavaa näppäintä. Huom. Järjestelmän ohjelmoinnin mukaan automaattinen valinnan toisto voidaan peruuttaa automaattisesti. Automaattivalinnan keskeytys Automaattivalinnan keskeytys Ô ÕÔ Tauko Kaikki onnistuneesti aktivoidut pyynnöt voidaan keskeyttää ohjelmoimalla erillinen taukonäppäin. Keskeytä painamalla tätä (esiohjelmoitu). Pyynnöt keskeytyvät, ja automaattisen valinnan toiston näppäinten merkkivalot vilkkuvat hitaasti. Jatka automaattista valinnan toistoa painamalla tätä (esiohjelmoitu). 22
Lähtevät puhelut Varattu alaliittymä Soittaessasi alaliittymään kuulet varattu-äänen. Koputus Voit ilmoittaa varatulle alaliittymälle puhelustasi vaimealla soittosignaalilla. 4 Koputa painamalla tätä. Pidä luuri nostettuna. Kun luuri lasketaan alas alaliittymässä, johon olet soittamassa, siihen soitetaan automaattisesti. Huomautuksia: Jos kuulet varattu-äänen uudelleen, alaliittymä ei salli koputusta. Koputuksen numero voi vaihdella maittain..rinnankytkentä Voit rinnankytkeytyä käynnissä olevaan puheluun varatussa alaliittymässä (jos tämä toiminto on sallittu). 8 Aloita rinnankytkentä painamalla tätä. Kuuluu rinnankytkennän merkkiääni, ja kolmen osapuolen puhelu muodostetaan. Kun luuri lasketaan alas alaliittymässä, johon olet soittanut, mutta pidät luurisi nostettuna, alaliittymään soitetaan automaattisesti uudelleen. Huomautuksia: Jos kuulet vieläkin varattu-äänen, alaliittymälläsi ei ole rinnankytkentävaltuuksia tai haluttu alaliittymä on suojattu rinnankytkennältä. 23
Lähtevät puhelut u z Nosta luuri. *60* Valitse nämä. Rinnankytkennän numero voi vaihdella maittain..alaliittymä, jossa on siirto Puhelunsiirron ohittamistoiminnon avulla voidaan soittaa johonkin tiettyyn alaliittymään, vaikka soitonsiirto olisikin aktivoitu kyseisessä alaliittymässä. Anna alaliittymän numero. # Paina tätä. Yhteys määritettyyn alaliittymään kytkeytyy riippumatta siitä, minkä tyyppinen puhelunsiirto alaliittymässä on aktivoitu. Lyhytnumerot Lyhytnumeroita käyttämällä voit soittaa puheluja painamalla vain muutamaa näppäintä. Usein käytetyt ulkonumerot tallennetaan yhteisiksi lyhytnumeroiksi vaihteeseen. Dialog 4220 Lite -puhelimeen voidaan ohjelmoida jopa 14 yksilöllistä lyhytnumeroa (omat useimmin käyttämäsi ulkonumerot) käyttöä varten (Vaihtoehto 1 + 2). Voit tallentaa Dialog 3210 -puhelimen muistiin korkeintaan 10 lyhytnumeroa (ainoastaan Vaihtoehto 2). Vaihtoehto 1 Ohjelmoitavan näppäimen avulla Ainoastaan Dialog 4220 Lite -puhelimen ohjelmoitaviin näppäimiin voidaan ohjelmoida 4 lyhytnumeroa. Huom. Toiminnot, jotka aktivoidaan tai poistetaan käytöstä valintakoodin avulla (esim. muistutus *32* ja #32#), voidaan tallentaa myös yksilöllisiksi lyhytnumeroiksi. Vaihtoehto 2 Näppäimistön avulla 10 näppäimiin 0 9 voidaan tallentaa yksilöllisiä lyhytnumeroita. 24
Lähtevät puhelut Yhteiset lyhytnumerot u z Ulkonumerot tallennetaan keskitetysti BusinessPhoneviestintäjärjestelmään. Yhteisiin lyhytnumeroihin voi soittaa jokaisesta alaliittymästä, jolla on tarvittavat valtuudet. Nosta luuri. Valitse yhteinen lyhytnumero. Katso puhelinmuistiota. Yksilöllisten lyhytnumeroiden määrittäminen ohjelmoitavan näppäimen avulla Huom. Ainoastaan Dialog 4220 Lite Vaihto Tuomas P Ô Voit ohjelmoida useimmin käyttämäsi ulkonumerot ohjelmoitavan näppäimen toiselle tasolle ja aktivoida niitä sieltä. Tätä menettelyä voit käyttää myös silloin, kun haluat ohjelmoida jonkin toiminnon, joka aktivoidaan tai poistetaan käytöstä valintakoodin avulla. Paina tätä. Paina tätä, jos haluat soittaa tai aktivoida valintakoodin (esiohjelmoitu). 25
Lähtevät puhelut Yksilöllisten lyhytnumeroiden ohjelmoiminen näppäimistön avulla u **z Voit ohjelmoida ja aktivoida useimmin käyttämäsi ulkonumerot näppäimistön avulla. Nosta luuri. Paina näitä ja valitse lyhytnumero. Numero voi olla 0 9. 26
Lähtevät puhelut Nimivalinta u Mikko P. Ô Voit ohjelmoida luettelonumeroita (alaliittymien numeroita ja yhteisiä lyhytnumeroita) ohjelmoitaviin näppäimiin ja aktivoida niitä näistä näppäimistä. Jos olet ohjelmoinut numeron ohjelmoitavaan näppäimeen, voit soittaa haluamallesi henkilölle painamalla vain tätä näppäintä. Nosta luuri. Soita painamalla tätä (esiohjelmoitu). 27
Puheluiden aikana Puheluiden aikana BusinessPhone-viestintäjärjestelmässä puheluja voi käsitellä monella eri tavalla. Voit myötäkuunnella puheluja, mykistää mikrofonit, soittaa välipuhelun, siirtää puhelun, muodostaa neuvottelupuhelun tai asettaa puhelun pitoon muiden tehtävien ajaksi. Ryhmäkuuntelu  Huom. Ainoastaan Dialog 4220 Lite. Puhelu on käynnissä luurin kautta. Kytke kaiutin päälle tai pois päältä painamalla tätä. Kun merkkivalo palaa, puhelu kuuluu kaiuttimesta. 28
Puheluiden aikana Myötäkuuntelu s Huom. Ainoastaan Dialog 3210. Puhelu on käynnissä luurin kautta. Kytke kaiutin päälle painamalla tätä. Kun merkkivalo palaa, puhelu kuuluu kaiuttimesta. Huom. Kun kaiutin on kytketty päälle, luurin mikrofoni kytkeytyy automaattisesti pois päältä. Myötäkuuntelusta luurikäyttöön (s Kytke kaiutin pois päältä painamalla tätä. Jatka puhelua luurin kautta. É Mykistys Puhelu on käynnissä. Kytke mikrofoni päälle tai pois päältä painamalla tätä. Kun merkkivalo syttyy, soittaja ei pysty kuulemaan huoneessasi käytävää keskustelua. 29
Puheluiden aikana Välipuhelu Haluat soittaa puhelun aikana välipuhelun sisä- tai ulkolinjaan. Välipuhelu Ô Dialog 4220 Lite Paina tätä. Tai: Linja 2 Ô Paina Linja 2. Ensimmäinen puhelu siirtyy pitoon (merkkivalo vilkkuu hitaasti). z í Linja 1 ÖÔ Soita kolmannelle osapuolelle. Kun kolmas osapuoli vastaa, voit vuorotella puhelujen välillä, muodostaa neuvottelupuhelun ja lopettaa jonkin puheluista. Lopeta välipuhelu painamalla tätä. Toinen puhelu päättyy. Jatka ensimmäistä puhelua painamalla tätä. Sinut yhdistetään nyt ensimmäiseen osapuoleen. Välipuhelu g z X Linja {g Dialog 3210 Paina tätä. Ensimmäinen puhelu siirtyy pitoon (merkkivalo vilkkuu hitaasti). Soita kolmannelle osapuolelle. Kun kolmas osapuoli vastaa, voit vuorotella puhelujen välillä, muodostaa neuvottelupuhelun ja lopettaa jonkin puheluista. Lopeta välipuhelu painamalla tätä. Toinen puhelu päättyy. Jatka ensimmäistä puhelua painamalla tätä. Sinut yhdistetään nyt ensimmäiseen osapuoleen. 30
Puheluiden aikana Vuorottelu Puhelu on käynnissä, ja haluat palata pidossa olevaan puheluun. Pidossa olevan puhelun merkkivalo vilkkuu. Linja 1 ÖÔ Välipuhelu tai Linja 2 ÖÔ í Dialog 4220 Lite Puhelu on käynnissä esim. linjalla 2, ja haluat palata linjalla 1 pidossa olevaan puheluun. Pidossa olevan puhelun merkkivalo vilkkuu. Aseta toinen puhelu pitoon painamalla tätä. Ensimmäinen puhelu yhdistetään. Aseta ensimmäinen puhelu pitoon painamalla tätä. Sinut yhdistetään toiseen puheluun. Lopeta nykyinen puhelu painamalla tätä. Linja {g Välipuhelu {g X Dialog 3210 Aseta toinen puhelu pitoon painamalla tätä. Ensimmäinen puhelu yhdistetään. Aseta ensimmäinen puhelu pitoon painamalla tätä. Sinut yhdistetään toiseen puheluun. Lopeta käynnissä oleva puhelu painamalla tätä. 31
Puheluiden aikana Puhelunsiirto Sisä- tai ulkopuhelu on käynnissä, ja haluat siirtää käynnissä olevan puhelun. Välipuhelu Ô z Siirto Ô d Dialog 4220 Lite Paina tätä. Soita kolmannelle osapuolelle. Voit siirtää puhelun ennen vastausta tai odottaa vastausta. Paina tätä. Tai: Huom. Varmista, että yhteys haluamaasi osapuoleen kytkeytyy. Lue huomautukset ja varoitukset kohdasta Hyödyllisiä vinkkejä sivulla 84. Laske luuri alas. Puhelu on siirretty. Ulkopuheluja voi siirtää vain Siirrä-näppäimellä, jos järjestelmän ohjelmointi sallii tämän yhteystilan. Välipuhelu g z d Dialog 3210 Paina tätä. Soita kolmannelle osapuolelle. Voit siirtää puhelun ennen vastausta tai odottaa vastausta. Huom. Varmista, että yhteys haluamaasi osapuoleen kytkeytyy. Lue huomautukset ja varoitukset kohdasta Hyödyllisiä vinkkejä sivulla 84. Laske luuri alas. Puhelu on siirretty. Ulkopuheluja voi siirtää vain Siirrä-näppäimellä, jos järjestelmän ohjelmointi sallii tämän yhteystilan. 32
Puheluiden aikana Puhelunsiirto varattuun alaliittymään Puheluja voi siirtää myös varattuihin alaliittymiin. Toinen osapuoli kuulee vaimean signaalin (koputus), ja puhelu kytkeytyy heti, kun käynnissä oleva puhelu päättyy (jos koputus on sallittu). Jonotus Sinulle soitetaan takaisin, jos olet siirtänyt ulkopuhelun ja toinen alaliittymä ei ole vastannut puheluun tiettynä aikana. Puhelimesi soi uudelleen. Koputusääni Jos kuulet koputusäänen puhelun aikana, joku muu yrittää soittaa sinulle. d u Nykyisen puhelun lopettaminen ja odottavaan puheluun vastaaminen Lopeta nykyinen puhelu laskemalla luuri alas. Odottava puhelu hälyttää puhelimeesi. Vastaa uuteen puheluun nostamalla luuri. 33
Puheluiden aikana Neuvottelu Puhelu on käynnissä, ja haluat muodostaa puhelinneuvottelun. Välipuhelu Ô Linja 2 Ô z Vaihto Neuvottelu Ô Dialog 4220 Lite Paina tätä. Tai: Paina tätä. Soita kolmannelle osapuolelle. Paina tätä. Aloita kolmen osapuolen neuvottelu painamalla tätä. Olet nyt muodostanut kolmen osapuolen neuvottelupuhelun. Neuvottelun merkiksi kaikki neuvottelun osapuolet kuulevat aika ajoin merkkiäänen. Toista menettely, jos haluat ottaa muita henkilöitä mukaan neuvotteluun. Puheluun voi tällä tavoin ottaa mukaan kuusi osapuolta. Järjestelmän ohjelmoinnin mukaan määräytyy, miten moni heistä voi soittaa ulkolinjasta käsin. 34
Puheluiden aikana Välipuhelu g z Viesti g Dialog 3210 Paina tätä. Soita kolmannelle osapuolelle. Aloita kolmen osapuolen neuvottelu painamalla tätä (esiohjelmoitu). Olet nyt muodostanut kolmen osapuolen neuvottelupuhelun. Neuvottelun merkiksi kaikki neuvottelun osapuolet kuulevat aika ajoin merkkiäänen. Toista menettely, jos haluat ottaa muita henkilöitä mukaan neuvotteluun. Puheluun voi tällä tavoin ottaa mukaan kuusi osapuolta. Järjestelmän ohjelmoinnin mukaan määräytyy, miten moni heistä voi soittaa ulkolinjasta käsin. Yksilöllinen pito Linja ÕÔ Linja ÖÔ Puhelu on käynnissä eli linjanäppäimessä palaa valo. Haluat asettaa käynnissä olevan puhelun hetkeksi pitoon. Paina linjanäppäintä. Merkkivalo vilkkuu hitaasti. Jatka pidossa olevaa puhelua painamalla tätä uudelleen. Huom. Sama koskee myös välipuhelunäppäintä. 35
Puheluiden aikana Pito Ô Linja ÖÔ Yleinen pito Paina tätä (esiohjelmoitu). Linjanäppäimen merkkivalo vilkkuu hitaasti. Puhelun voi poimia mistä tahansa alaliittymästä minuutin kuluessa, tai muuten se soi uudelleen pidon asettajan alaliittymässä. Poimi omasta alaliittymästäsi painamalla tätä. Tai: z Poimi toisesta alaliittymästä: Soita alaliittymään, josta pito asetettiin. 6 Paina. 36
Puhelunsiirto Puhelunsiirto Kun et pysty ottamaan vastaan puheluja tai päätät vastata puheluihin jostakin toisesta alaliittymästä, on hyödyllistä siirtää puhelut toiseen vastauspaikkaan. Siltä varalta, että sinun täytyy kiireellisesti puhua henkilölle, joka on siirtänyt puhelunsa, järjestelmässä on myös ohitustoiminto. Soitonsiirron tyypin mukaan voit myös nauhoittaa henkilökohtaisen tervehdyksesi. Katso kohta Henkilökohtainen tervehdys sivulla 52. Huom. Voit edelleen soittaa puheluja tavalliseen tapaan. Soitonsiirto, kun puheluun ei vastata Jos et pysty vastaamaan tuleviin sisä- tai ulkopuheluihin, järjestelmän pääkäyttäjä voi ohjelmoida alaliittymäsi siirtämään automaattisesti puhelut ohjelmoituun soitonsiirto-osoitteeseen (oletusaika 15 sekuntia). Soitonsiirto numeron ollessa varattu Jos alaliittymäsi on varattu ja siihen tulee sisä- tai ulkopuhelu, järjestelmän pääkäyttäjä voi ohjelmoida alaliittymäsi siirtämään automaattisesti puhelun ohjelmoituun soitonsiirto-osoitteeseen. 37
Puhelunsiirto Kiinteä soitonsiirto Tämä toiminto ohjaa puhelusi esiohjelmoituun vastauspaikkaan (esim. sihteerille). Dialog 4220 Lite Vaihto Soitonsiirto Ô Kiinteän soitonsiirron aktivointi Paina tätä. Aktivoi soitonsiirto painamalla tätä. Kaikki alaliittymääsi tulevat puhelut ohjautuvat esiohjelmoituun osoitteeseen. Vaihto Ô Soitonsiirto ÕÔ Soitonsiirron poistaminen Paina tätä. Poista soitonsiirto painamalla tätä. Dialog 3210 Kiinteän soitonsiirron aktivointi *21# Aktivoi soitonsiirto painamalla näitä. X Paina tätä. Kaikki alaliittymääsi tulevat puhelut ohjautuvat esiohjelmoituun osoitteeseen. Soitonsiirron poistaminen #21# Poista kiinteä soitonsiirto painamalla näitä. X Paina tätä. 38
Puhelunsiirto Yksilöllinen soitonsiirto Tämän ominaisuuden avulla voit siirtää puhelusi sisäisiin ja ulkoisiin paikkoihin, esimerkiksi mihin tahansa luettelonumeroon, työtoverin alaliittymään, ulkonumeroon tai yhteiseen lyhytnumeroon (esim. autopuhelimeesi). Huom. Väärinkäytösten estämiseksi yksilöllisen ulkoisen soitonsiirron voi estää alaliittymästä. Katso kohta Turvallisuus sivulla 63. Dialog 4220 Lite  Vaihto Ô Soitonsiirto Ôz Vaihto Ô Soitonsiirto ÕÔ í Sisäisen soitonsiirron ohjelmointi ja aktivointi Voit siirtää puhelusi johonkin sisäiseen paikkaan. Paina tätä. Paina tätä ja valitse uusi luettelonumero. Mikä tahansa luettelonumero. Paina tätä. Paina tätä. Vahvistusääni. Soitonsiirron merkkivalo syttyy ja jää palamaan. Näytössä näkyy tieto aktivoidusta kutsunsiirrosta. Lopeta painamalla tätä. Voit soittaa puheluja tavalliseen tapaan. Erityinen valintaääni muistuttaa, että puhelunsiirto on aktivoitu. Huom. Yksilöllistä sisäistä soitonsiirtoa ei voi aktivoida, jos yksilöllinen ulkoinen soitonsiirto on jo aktivoitu. Vaihto Ô Soitonsiirto ÕÔ Sisäisen soitonsiirron poistaminen Paina tätä. Paina tätä. Yksilöllinen soitonsiirto on poistettu. Merkkivalo sammuu. 39
Puhelunsiirto Dialog 3210 Sisäisen soitonsiirron ohjelmointi ja aktivointi Voit siirtää puhelusi johonkin sisäiseen paikkaan. *21* Valitse. z X Anna uusi soitonsiirto-osoite. # Aktivoi yksilöllinen soitonsiirto painamalla tätä. Vahvistusääni. Lopeta painamalla tätä. Voit soittaa puheluja tavalliseen tapaan. Erityinen valintaääni muistuttaa, että puhelunsiirto on aktivoitu. Huom. Yksilöllistä sisäistä soitonsiirtoa ei voi aktivoida, jos yksilöllinen ulkoinen soitonsiirto on jo aktivoitu. #21# Valitse. X Paina tätä. Sisäisen soitonsiirron poistaminen 40
Puhelunsiirto Uuden ulkoisen soitonsiirto-osoitteen ohjelmointi ja aktivointi Voit asettaa uuden yksilöllisen ulkoisen soitonsiirto-osoitteen seuraavasti: *22* Valitse. 0z Valitse ulkolinjan avausnumero ja anna uusi ulkoinen soitonsiirto-osoite. Enintään 24 merkkiä. í Huom. Jos yleinen puhelinverkko edellyttää toisen valintaäänen odottamista, paina *. # Aktivoi yksilöllinen soitonsiirto painamalla tätä. Vahvistusääni. Lopeta painamalla tätä. Huom. Soita alaliittymääsi ennen lähtöäsi tarkistaaksesi, toimiiko ulkoinen soitonsiirto. Siten varmistat, että numero on ohjelmoitu oikein ja että puhelut eivät siirry vahingossa väärälle henkilölle. Yksilöllistä ulkoista soitonsiirtoa voidaan käyttää myös Soitto vaihteen kautta -toiminnon (DISA) avulla. Katso kohta Muita hyödyllisiä toimintoja sivulla 72. Ulkoisen soitonsiirron poistaminen #22# Valitse. í Paina tätä. Huom. Ohjelmoitu soitonsiirto-osoite ei poistu muistista, vaan soitonsiirto on vain passiivisena. Ulkoisen soitonsiirron aktivointi uudelleen Voit siirtää puhelusi johonkin ulkoiseen paikkaan. *22*# Aktivoi ohjelmoitu ulkoinen soitonsiirto painamalla näitä. Voit soittaa puheluja tavalliseen tapaan. Erityinen valintaääni muistuttaa, että puhelunsiirto on aktivoitu. í Paina tätä. 41
Puhelunsiirto Kutsunsiirto Jos olet toisessa huoneessa, voit silti vastata sinulle tuleviin puheluihin siirtämällä ne sinne, missä olet. Kutsunsiirron aktivointi edellyttää, että yksilöllinen soitonsiirto on aktivoitu puhelimessasi. Kutsunsiirron aktivointi Huom. Tämä toiminto täytyy asettaa siitä puhelimesta, johon puhelut siirretään. *21* Paina näitä. z* Valitse numerosi ja paina tätä. z# Valitse uusi numero ja paina tätä. Erityinen valintaääni. í Lopeta painamalla tätä. Kutsunsiirron peruuttaminen Kutsunsiirron ja yksilöllisen soitonsiirron voi peruuttaa myös vastauspaikasta. #21* Valitse tämä. z Valitse numerosi. # Paina tätä. Valintaääni. í Lopeta painamalla tätä. 42
Poissaolotiedote Poissaolotiedote Jos olet poissa toimistosta jonkin tietyn ajan (esimerkiksi kokouksen, loman, lounaan tai sairauden vuoksi), tämän toiminnon avulla voit ilmoittaa soittajille poissaolon syyn. Ulkopuhelut ohjataan välittäjälle, joka myös pääsee käsiksi poissaolotietoihisi. Huom. Kun olet aktivoinut soitonsiirron, johon liittyy henkilökohtainen tervehdys, soittajat saavat tämän tervehdyksen, vaikka olet aktivoinut poissaolotiedotteen. Henkilökohtainen tervehdys sivulla 52. Soittajille voi ilmoittaa seuraavilla tiedotteilla: 1) Esiohjelmoidut tekstit Ilmoita poissaolosi syy ja paluupäivämäärä ja -aika. 2) Puhetiedote Nauhoita puheviesti ja ilmoita poissaolosi syy. 43
Poissaolotiedote Vaihto Tiedote Ô Tiedotteen laatiminen Dialog 4220 Lite Tallenna teksti- tai puhetiedote seuraavasti: Paina tätä. Paina tätä. Kun tiedote on aktivoitu, viesti-/tiedotemerkkivalo palaa jatkuvasti. Jos viesti saapuu, merkkivalo alkaa vilkkua. Valitse esiohjelmoitu teksti- tai puhetiedote. z Esiohjelmoidut tekstit Anna tietokoodi ja täydentävät tiedot (ks. taulukko). í Koodi Täydentävä tieto Paluuaika 1 tunti (00 23) minuutti (00 59) Paluupäivämäärä 2 kuukausi (01 12) päivä (01 31) Lounas 3 takaisin, tunti minuutti Kokous 4 takaisin, tunti minuutti Loma 5 takaisin, kuukausi päivä # Sairaus 6 takaisin, kuukausi päivä Hyväksy tiedote painamalla tätä. Lopeta painamalla tätä. Ohjelmoitu poissaolotiedote näkyy näytössä. Sisäpuhelun soittajat saavat tiedotteen näyttöön (tai puhuttuna, jos puhelimessa ei ole näyttöä). Ulkopuhelut ohjataan välittäjälle, joka myös pääsee käsiksi poissaolotietoihisi. Vaihto Tiedote Ô Esiohjelmoidut tekstit, esimerkki: Loma, takaisin Kesä 27 Paina tätä. Paina tätä. 5 Anna koodi. 0627 Anna kuukausi ja päivä. # Paina tätä. Tiedote on aktivoitu. 44
Poissaolotiedote Vaihto Tiedote Ô Puhetiedote Paina tätä. Paina tätä. í 9 Paina tätä ja puhu. * Toista ja kuuntele nauhoite painamalla tätä. 9 Nauhoita uusi viesti painamalla tätä ja puhumalla. # Aktivoi painamalla tätä. Lopeta painamalla tätä. Sisäpuhelun soittajat kuulevat tiedotteen luurin tai kaiuttimen kautta. Ulkopuhelut ohjataan välittäjälle, joka myös pääsee käsiksi poissaolotietoihisi. Huom. Voit valita oman alaliittymäsi numeron, jos haluat tarkistaa tiedotteesi. 45
Poissaolotiedote Tiedotteen vaihtaminen Huom. Ainoastaan Dialog 4220 Lite Vaihto Tiedote Ô Tiedotteen poistaminen Paina tätä. Paina tätä. 0# Poista tiedote painamalla näitä Vaihto Ô Tiedote Ô# í Tiedotteen tallentaminen Paina tätä. Poista tiedote käytöstä ja tallenna se myöhempää käyttöä varten painamalla näitä. Tiedote on poistettu käytöstä. Lopeta painamalla tätä. Vaihto Ô Tiedote Ô# í Tallennetun tiedotteen käyttäminen Kun tiedote on poistettu käytöstä: Paina tätä. Aktivoi tallennettu tiedote painamalla näitä. Viesti/tiedote-merkkivalo syttyy. Tiedote on aktivoitu. Lopeta painamalla tätä. 46
Poissaolotiedote Tiedotteen laatiminen Dialog 3210 Tallenna teksti- tai puhetiedote seuraavasti: *23* Siirry tiedotetilaan valitsemalla tämä sarja. Valitse esiohjelmoitu teksti- tai puhetiedote. z z Esiohjelmoidut tekstit Anna koodi. Anna täydentävä tieto seuraavasta taulukosta. X Koodi Täydentävä tieto Paluuaika 1 tunti (00 23) minuutti (00 59) Paluupäivämäärä 2 kuukausi (01 12) päivä (01 31) Lounas 3 takaisin, tunti minuutti Kokous 4 takaisin, tunti minuutti Loma 5 takaisin, kuukausi päivä # Sairaus 6 takaisin, kuukausi päivä Hyväksy tiedote painamalla tätä. Lopeta painamalla tätä. Sisäpuhelun soittajat saavat tiedotteen näyttöön (tai puhuttuna, jos puhelimessa ei ole näyttöä). Ulkopuhelut ohjataan välittäjälle, joka myös pääsee käsiksi poissaolotietoihisi. Esiohjelmoidut tekstit, esimerkki: Loma, takaisin Kesä 27 *23* Paina tätä. 5 Anna koodi. 0627 Anna kuukausi ja päivä. # Paina tätä. Tiedote on aktivoitu. 47
Poissaolotiedote Puhetiedote *23* Siirry tiedotetilaan painamalla näitä. 9 Paina tätä ja puhu. * Toista ja kuuntele nauhoite painamalla tätä. 9 Nauhoita uusi viesti painamalla tätä ja puhumalla. # Aktivoi painamalla tätä. X Lopeta painamalla tätä näppäintä. Sisäpuhelun soittajat kuulevat tiedotteen luurin tai kaiuttimen kautta. Ulkopuhelut ohjataan välittäjälle, joka myös pääsee käsiksi poissaolotietoihisi. Huom. Voit valita oman alaliittymäsi numeron, jos haluat tarkistaa tiedotteesi. 48
Poissaolotiedote Tiedotteen vaihtaminen Huom. Ainoastaan Dialog 3210. Poistaminen #23# Poista tiedote painamalla näitä. X Lopeta painamalla tätä näppäintä. Tallenna *23*# Poista tiedote käytöstä ja tallenna se myöhempää käyttöä varten painamalla näitä. Tiedote on poistettu käytöstä. X Lopeta painamalla tätä näppäintä. Tallennetun tiedotteen käyttäminen Kun tiedote on poistettu käytöstä: *23*# Aktivoi tallennettu tiedote painamalla tätä. Tiedote on aktivoitu. X Lopeta painamalla tätä näppäintä. 49
Viestit Viestit Viestijärjestelmän avulla voit lähettää, vastaanottaa, siirtää ja tallentaa erilaisia viestejä. Voit myös käyttää useita hyödyllisiä toimintoja, esim. nauhoittaa keskustelun ja soittaa ulkopuheluja yrityksen verkon kautta. Salasanasuojaus Kun siirryt ensimmäisen kerran viestijärjestelmään (mahdollista vain omasta alaliittymästä), sinua voidaan pyytää vaihtamaan salasanasi, jos se on oletussalasana (0000). Huom. Jotkin järjestelmät on ohjelmoitu hyväksymään oletussalasana. í Noudata puhuttuja ohjeita. Sinua pyydetään antamaan uusi salasana sekä vahvistamaan ja tallentamaan se. Jos käytät oletussalasanaa, sinua pyydetään yrittämään uudelleen. Lopeta painamalla tätä. Tai: Jatka valitsemalla jokin viestitoiminto. Jos haluat vaihtaa salasanasi uudelleen, voit tehdä sen viestijärjestelmästä tai toiminnolla Salasanan vaihtaminen sivulla 63. 50
Viestit Yksilöllinen postilaatikkojärjestelmä Soittajat voivat jättää viestejä yksilölliseen postilaatikkoosi. Dialog 4220 Lite  Vaihto Ô z Soitonsiirto Ô Vaihto Ô Soitonsiirto ÕÔ í Aktivointi Siirrä alaliittymäsi puhelut postilaatikkojärjestelmään. Paina tätä. Paina tätä. Valitse postilaatikkojärjestelmän numero. Kysy postilaatikkojärjestelmäsi numero järjestelmän pääkäyttäjältä. Paina tätä. Paina tätä. Lopeta painamalla tätä. Kun soitonsiirto postilaatikkoon on aktivoitu, soitonsiirron merkkivalo palaa jatkuvasti. Vaihto Ô Soitonsiirto ÕÔ Soitonsiirron poistaminen Paina tätä. Paina tätä. 51
Viestit Dialog 3210 Aktivointi Siirrä alaliittymäsi puhelut postilaatikkojärjestelmään. *21* Paina tätä. z # Paina tätä. X Lopeta painamalla tätä. Valitse postilaatikkojärjestelmän numero. Kysy postilaatikkojärjestelmäsi numero järjestelmän pääkäyttäjältä. Soitonsiirron poistaminen #21# Paina tätä. X Lopeta painamalla tätä. u Henkilökohtainen tervehdys Voit jättää kolme erilaista henkilökohtaista tervehdystä soittajalle sen soitonsiirron tyypin mukaan, jonka haluat aktivoida. Voit aktivoida soitonsiirron, kun numero on varattu tai numeroon ei vastata, tai voit aktivoida yksilöllisen soitonsiirron kaikkiin puheluihisi. Nosta luuri. *59# Paina tätä. Tämän menettelyn aikana sinulta kysytään alaliittymäsi numeroa ja salasanaa. 2 Määritä henkilökohtainen tervehdyksesi painamalla tätä. z Anna soitonsiirtokoodi. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista ja noudata puhuttuja ohjeita. Soitonsiirron tyyppi Koodi Soitonsiirtotervehdys, kun varattu 1 Soitonsiirtotervehdys, kun ei vastata 2 Yksilöllisen soitonsiirron tervehdys 3 52
Viestit # Tallenna nauhoitettu tervehdys painamalla tätä. Kun aktivoit soitonsiirron, nauhoitettu tervehdys esitetään seuraavalle soittajalle. í Lopeta painamalla tätä. Huom. Kun olet aktivoinut soitonsiirron, johon liittyy henkilökohtainen tervehdys, soittajat saavat tämän tervehdyksen, vaikka olet aktivoinut poissaolotiedotteen. Poissaolotiedote sivulla 43. u Viesti ÖÔ Viestien noutaminen yrityksen sisältä Kun uusi viesti saapuu, viestin merkkivalo vilkkuu nopeasti. Nosta luuri. Nouda viesti painamalla tätä. Katso kohta Vastaanotettujen viestien tarkistaminen ja tallentaminen sivulla 55. z z Viestien noutaminen yrityksen ulkopuolelta Voit noutaa viestejä ulkoisesta paikasta seuraavasti: Valitse yrityksesi puhelinnumero. Valitse postilaatikkojärjestelmän numero. Tämän menettelyn aikana sinulta kysytään alaliittymäsi numeroa ja salasanaa. Huom. Et voi noutaa viestejä yrityksen ulkopuolelta oletussalasanan 0000 avulla. Jos haluat lukea viestit ulkoisesta paikasta, salasana on ensin vaihdettava. Katso kohta Salasanan vaihtaminen sivulla 63. Seuraavia postilaatikkotoimintoja voi käyttää myös ulkoisesta paikasta: Salasanan vaihtaminen Vastaanotettujen viestien tarkistaminen ja tallentaminen Puheviestin siirtäminen Viestin lähettäminen Ilmoitus ulkopuhelusta Henkilökohtainen tervehdys 53
Viestit Ilmoitussoitto ulkoiseen numeroon Tämän toiminnon avulla viestijärjestelmä voi ilmoittaa sinulle uusien puheviestien saapumisesta. Voit määrittää ulkonumeron, johon sinulle soitetaan esiohjelmoituna aikana tai heti, kun uusi viesti saapuu. Huom. Tällä toiminnolla voi olla rajoituksia, tai se ei ole käytettävissä. Järjestelmän pääkäyttäjältä saat lisätietoja ja tiedon siitä, onko toiminto käytettävissä. Voit saada ilmoituksen kahdella eri tavalla (järjestelmän ohjelmoinnin mukaan): Ilmoitus ja yhteys postilaatikkoon: Ilmoitus kuitataan salasanan avulla (joka ei saa olla oletusarvo 0000). Uuden salasanan valitsemisesta on tietoa kohdassa Salasanan vaihtaminen sivulla 63. Voit käyttää postilaatikkoa tavalliseen tapaan. Ilmoitus ilman yhteyttä postilaatikkoon: Saat lyhyen puhutun ilmoituksen, jossa kerrotaan, että sinulle on jätetty viesti. Ilmoitus kuitataan painamalla mitä tahansa näppäintä. Viesti noudetaan soittamalla takaisin postilaatikkojärjestelmään. Huom. Jos ilmoitusta ei kuitata esiohjelmoituna aikana, yhteys peruuntuu ja se toistetaan myöhemmin (kysy ilmoitusyritysten ohjelmoitu määrä järjestelmän pääkäyttäjältä). Viesti Ô Ohjelmointi Katso postilaatikko painamalla tätä näppäintä. Huom. Sinulta voidaan kysyä salasanaa riippuen tekemistäsi asetuksista. Noudata puhuttuja ohjeita. Voit ohjelmoida ulkoisen ilmoitusnumeron ja ilmoitusajan ja aktivoida toiminnon tai poistaa sen käytöstä. Ulkonumerossa (ulkolinjan avausnumero mukaan luettuna) voi olla enintään 24 merkkiä. Aikaa annettaessa käytetään 24 tunnin kelloa (esim. 2030 tarkoittaa puoli yhdeksää illalla) ja arvot pyöristetään automaattisesti tasaneljännestunneiksi (eli. 2013 on 2015). í Huom. Ilmoitusnumero ja -aika täytyy ohjelmoida ennen ilmoituksen aktivoimista. Lopeta ohjelmointi painamalla tätä näppäintä. 54
Viestit Vastaanotettujen viestien tarkistaminen ja tallentaminen Voit tarkistaa ja tallentaa vastaanotettuja viestejä. Vastaanotetut viestit on jaettu seuraaviin kolmeen luokkaan: Uudet viestit (joita ei ole kuunneltu) Kuunnellut viestit Tallennetut viestit Puheviestejä voi myös siirtää muihin postilaatikoihin (yksilöllisiin tai yhteisiin). Katso kohta Puheviestin siirtäminen sivulla 56. Viesti ÖÔ í Huom. Viestit poistetaan järjestelmästä tietyn ajan kuluttua. Aika määräytyy sen mukaan, mihin luokkaan viesti kuuluu. Kysy tästä järjestelmän pääkäyttäjältä. Tarkastele postilaatikkoa painamalla tätä näppäintä. Jos postilaatikossa on vain kuunneltuja viestejä, merkkivalo palaa jatkuvasti. Voit tarkistaa ja tallentaa vastaanotettuja viestejä. Enintään 20 viestiä voidaan tallentaa. Puheviestit kuuluvat kaiuttimen tai luurin kautta. Soittopyyntöviestit soittavat lähettäjälle automaattisesti (näitä viestejä ei voi tallentaa). Huom. Tehtyjen asetusten mukaan sinua voidaan pyytää antamaan salasana, ennen kuin voit noutaa viestisi. Katso kohta Turvallisuus sivulla 63. Lopeta painamalla tätä. 55
Viestit Viesti ÖÔ Puheviestin siirtäminen Vastaanottamiasi puheviestejä (jotka ovat yksilöllisessä tai yhteisessä postilaatikossa) voidaan siirtää muihin postilaatikoihin (yksilöllisiin tai yhteisiin). Siirrettäessä puheviesti yksilölliseen postilaatikkoon postilaatikon numero on sama kuin alaliittymän numero. Tarkastele postilaatikkoa painamalla tätä näppäintä. Huom. Tehtyjen asetusten mukaan sinua voidaan pyytää antamaan salasana, ennen kuin voit noutaa viestisi. Katso kohta Turvallisuus sivulla 63. Noudata puhuttuja ohjeita. Voit siirtää uusia, kuunneltuja tai tallennettuja puheviestejä. Huom. Siirretty viesti on kopio, eli se voidaan poistaa poistamatta alkuperäistä viestiä. í Toista menettely, jos haluat siirtää viestin edelleen toiseen postilaatikkoon. Lopeta painamalla tätä. 56
Viestit Yhteinen postilaatikkojärjestelmä Jos siirrät puhelusi yhteiseen postilaatikkoon, soittajat voivat jättää viestinsä sinne. Yksilöllinen ja yhteinen postilaatikko eroavat toisistaan siinä, että yhteistä postilaatikkoa voi käyttää useampi kuin yksi käyttäjä. Dialog 4220 Lite  Vaihto Ô Soitonsiirto Ô z Vaihto Ô Soitonsiirto ÕÔ í Aktivointi Siirrä alaliittymäsi puhelut postilaatikkojärjestelmään. Paina tätä. Paina tätä. Valitse yhteisen postilaatikon numero. Kysy postilaatikon numero järjestelmän pääkäyttäjältä. Paina tätä. Paina tätä. Lopeta painamalla tätä. Kun soitonsiirto postilaatikkoon on aktivoitu, soitonsiirron merkkivalo palaa jatkuvasti. Vaihto Ô Soitonsiirto ÕÔ Soitonsiirron poistaminen Paina tätä. Paina tätä. 57
Viestit Dialog 3210 Aktivointi Siirrä alaliittymäsi puhelut postilaatikkojärjestelmään. *21* Paina tätä. z # Paina tätä. X Lopeta painamalla tätä. Valitse yhteisen postilaatikon numero. Kysy postilaatikon numero järjestelmän pääkäyttäjältä. Soitonsiirron poistaminen #21# Paina tätä. X Lopeta painamalla tätä. Yhteinen postilaatikko u g Viestien noutaminen yrityksen sisältä Nosta luuri. Paina yhteisen postilaatikon näppäintä (esiohjelmoitu). Tämän menettelyn aikana sinulta kysytään alaliittymäsi numeroa ja salasanaasi. Katso kohta Turvallisuus sivulla 63. 58
Viestit z z Viestien noutaminen yrityksen ulkopuolelta Voit noutaa viestejä ulkoisesta paikasta seuraavasti: Valitse yrityksesi puhelinnumero. Valitse yhteisen postilaatikon numero. Tämän menettelyn aikana sinulta kysytään alaliittymäsi numeroa ja salasanaasi. Huom. Et voi noutaa viestejä yrityksen ulkopuolelta oletussalasanan 0000 avulla. Jos haluat lukea viestit ulkoisesta paikasta, salasana on ensin vaihdettava. Katso kohta Salasanan vaihtaminen sivulla 63. 59
Viestit Viestin lähettäminen Voit lähettää viestin alaliittymään, kun kuulet varattu-äänen tai puheluun ei vastata. Viesti Ô Takaisinsoittoviesti Voit lähettää soittopyyntöviestin seuraavasti. Paina tätä näppäintä. # Lähetä painamalla tätä. Viesti Ô Puheviesti Paina tätä näppäintä. 9 Paina tätä ja puhu puheviesti. * Toista ja kuuntele nauhoite painamalla tätä. 9 Nauhoita uusi viesti painamalla tätä ja puhumalla. # Lähetä painamalla tätä. 60
Viestit Sanelukonetoiminto Jos haluat nauhoittaa ja noutaa henkilökohtaisia puheviestejä, voit käyttää sanelukonetoimintoa. Sanelukoneviestiä käsitellään tavallisena viestinä. Sanelukoneviestien noutamisesta on tietoa kohdassa Vastaanotettujen viestien tarkistaminen ja tallentaminen sivulla 55. Viestin nauhoittaminen Aloita nauhoitus seuraavasti: *58# Paina näitä ja nauhoita viesti. Nauhoitteen enimmäispituus on 4 minuuttia ja 15 sekuntia. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: * Toista viesti painamalla tätä. 9 Nauhoita uusi viesti painamalla tätä ja puhumalla. # Lopeta nauhoitus ja tallenna viesti painamalla tätä. 61
Viestit Keskustelun nauhoittaminen Keskustelun nauhoittamistoiminnon avulla käynnissä oleva puhelinkeskustelu voidaan tallentaa yksilölliseen postilaatikkoon painamalla esiohjelmoitua nauhoitusnäppäintä. Sekä sisä- että ulkopuheluja voi tallentaa. Neuvottelupuheluja ei voi tallentaa. Nauhoitettua keskustelua käsitellään tavallisena puheviestinä. Keskustelunauhoitusten noutamisesta on tietoa kohdassa Vastaanotettujen viestien tarkistaminen ja tallentaminen sivulla 55. Huom. Tällä toiminnolla voi olla rajoituksia, tai se ei ole käytettävissä. Järjestelmän pääkäyttäjältä saat lisätietoja ja tiedon siitä, onko toiminto käytettävissä. Lisäksi neuvottelupuhelun merkkiääni voi kuulua koko nauhoituksen ajan. Nauhoitus Ô Voit aloittaa tai lopettaa käynnissä olevan puhelun nauhoittamisen seuraavasti: Paina nauhoitusnäppäintä (esiohjelmoitu). Nauhoituksen ollessa käynnissä jatkuvasti palava merkkivalo osoittaa, että keskustelua nauhoitetaan. Voit aloittaa tai lopettaa nauhoittamisen milloin tahansa. Nauhoitteen enimmäispituus on 4 minuuttia ja 15 sekuntia. Jos haluat nauhoittaa tätä pidemmän keskustelun, toista menettely. Varoitus! Keskustelun nauhoittaminen ilman toisen osapuolen etukäteen antamaa lupaa voi olla laitonta. Nauhoitetun keskustelun lähettäminen tai toistaminen kolmannelle osapuolelle ilman etukäteen saatua lupaa voi olla laitonta. Nauhoittajan täytyy pyytää toiselta osapuolelta etukäteen lupa nauhoittamiseen ja kertoa tälle nauhoittamisen tarkoitus ja nauhoitteen tulevat käyttötavat. Käyttäjä on yksinomaisesti vastuussa asiaa koskevien lakien noudattamisesta. Lakien noudattamatta jättämisestä voi seurata rikossyyte. Tämän tuotteen valmistaja ja myyjä eivät ole vastuussa tämän ominaisuuden väärinkäytöstä tai siitä aiheutuvista vahingoista. 62
Turvallisuus Turvallisuus Nelinumeroisen salasanasi avulla voit estää puhelimesi luvattoman käytön, soittaa ulkopuheluja mistä tahansa teljetystä alaliittymästä tai siirtyä viestijärjestelmään, tai voit käyttää sitä DISA-toiminnossa. Huom. Kun siirryt ensimmäisen kerran viestijärjestelmään, sinua voidaan pyytää vaihtamaan salasanasi, jos se on oletussalasana (0000). Tämä suoritetaan suoraan viestijärjestelmässä. Katso kohta Viestit sivulla 50. Salasanan vaihtaminen #*72* Paina näitä, kun haluat valita uuden salasanan. z Valitse nykyinen salasanasi. Oletussalasana on 0000. * Paina tätä. z Valitse uusi salasanasi. # Paina tätä. Vahvistusääni. í Lopeta painamalla tätä. 63
Turvallisuus Alaliittymän teljennän ohittaminen Voit tilapäisesti ohittaa alaliittymän teljennän, jotta voit soittaa puhelun. u Nosta luuri. *72* Paina tätä. z Oman alaliittymän teljennän ohittaminen Valitse salasanasi. # Paina tätä. Valintaääni. Voit soittaa yhden puhelun alaliittymästäsi. u Nosta luuri. *72* Paina tätä. z Toisen alaliittymän teljennän ohittaminen Voit soittaa puhelun jostakin toisesta teljetystä alaliittymästä salasanasi avulla. Valitse salasanasi. * Paina tätä. z Valitse alaliittymäsi numero. # Paina tätä. Valintaääni. Voit soittaa yhden puhelun teljetystä alaliittymästä. 64
Turvallisuus Alaliittymän telkeäminen *72# Telkeä alaliittymäsi valitsemalla tämä sarja. Vahvistusääni. í Lopeta painamalla tätä. Alaliittymän avaaminen #72* Paina tätä. z Valitse salasanasi. # Avaa uudelleen painamalla tätä. Vahvistusääni. Alaliittymäsi on taas käytössä. í Lopeta painamalla tätä. 65
Ryhmätoiminnot Ryhmätoiminnot Kun työskennellään ryhmässä, seuraavat ryhmätoiminnot voivat olla hyvin hyödyllisiä. Voit hakea työtovereitasi, edustaa heitä puhelimessa tai poimia heille tarkoitettuja puheluja. Sarjapuhelinjärjestelmä Käytettäessä tätä toimintoa esiohjelmoidut näppäimet edustavat kaikkia (tai valittuja) ulkolinjoja kaikissa puhelimissa. Kutakin ulkolinjaa varten on ohjelmoitava toimintonäppäin. Tämä tarkoittaa sitä, että voit seurata jokaisen ohjelmoidun ulkolinjan liikenteen tilaa (esim. vapaa, varattu). Voit myös soittaa ulkopuhelun painamalla ulkolinjan näppäintä. u Ulkolinja ÖÔ Ulkopuheluun vastaaminen Ulkopuheluun vastataan painamalla vilkkuvaa näppäintä. (Tulevasta ulkopuhelusta ilmoitetaan vilkkuvalla linjanäppäimellä ja soittosignaalilla sen mukaan, miten järjestelmä on ohjelmoitu.) Nosta luuri. Paina tätä (esiohjelmoitu). Puheyhteys soittajaan. 66
Ryhmätoiminnot u Ulkolinja Ô z Ulkopuhelun soittaminen Ulkopuhelu soitetaan painamalla ulkolinjan näppäintä. Ulkolinja varataan automaattisesti. Nosta luuri. Paina vapaata linjanäppäintä (esiohjelmoitu). Valitse haluamasi numero. Jos soitat ulkopuheluja tällä tavalla, sinun ei tarvitse valita ensin ulkolinjan avausnumeroa. Edustus/Avustus Toimintonäppäin voidaan myös ohjelmoida alaliittymäryhmän puhelujen valvontaa ja käsittelyä varten. Jos valvonta/avustus-näppäin ohjelmoidaan puhelimeen, voit soittaa muille ryhmän jäsenille tai vastata ryhmään tuleviin puheluihin painamalla näppäintä sekä seurata muiden alaliittymien tapahtumia (vapaa, varattu, soitettu). Mikko ÕÔ Mikko Ô Mikko ÖÔ Liikennetilanne Puhelu käynnissä (merkkivalo palaa). Alaliittymä vapaa (merkkivalo ei pala). Alaliittymään soitetaan (merkkivalo vilkkuu). u Mikko ÖÔ Ryhmään tulevien puhelujen poimiminen Työtoverisi alaliittymää edustaa puhelimessasi esiohjelmoitu näppäin. Nosta luuri. Vastaa puheluihin suoraan painamalla tätä (esiohjelmoitu). Näppäimen vieressä vilkkuva merkkivalo tarkoittaa tulevaa puhelua. 67