Toimintasuunnitelmaa suunnitelmallisesti
Lippukunta tekee joka vuosi tulevalle vuodelle toimintasuunnitelman ja talousarvion. Toiminnansuunnittelu tapahtuu usein perinteisellä hyväksi havaitulla tavalla, mutta joskus on hyvä kokeilla erilaisia menetelmiä. Tässä on esiteltynä yksi tapa toteuttaa toimintasuunnitelma. www.yhdistystoimijat.fi -sivulta löytyy kaavio, joka kertoo kuinka toimintasuunnitelma, toteutus ja arviointi on yhtä jatkumoa. Jo toimintasuunnitelmaa tehdessä, on syytä muistaa, että tavoitteellisuus ja sen mittaaminen ja arviointi ovat tärkeässä asemassa. Vain toimintaa arvioimalla sitä voidaan kehittää! Nykytilan arviointi Toteutumisen seuranta ja arviointi Varsinainen toteutus SUUNNITTELU- PROSESSIN VAIHEET Painopisteen valinta Tavoitteiden asettaminen Toiminnasta päättäminen http://parempilippukunta.fi/2013/11/05/tavoite-mittari-toimintasuunnitelma/
LIPPUKUNNAN TOIMINTASUUNNITELMAN TEKEMINEN Lippukunnan toimintaa sunniteltaessa on hyvä miettiä kokonaisuutta. Mitä me lippukuntana haluamme tehdä ja tavoitella? Onko meillä suunnitelmissa isoja hankkeita esim. Lapin vaellus tai leiri, vai halutaanko rekrytoida uusia aikuisia mukaan toimintaan? Tukea toiminnansuunnitteluun ja kehittämiseen löytyy rutkasti. Muistakaa hyödyntää tilastoja, kokemushistoriaa ja hyviä työkaluja. Linkkivinkit: Kehittyvä lippukunta http://toiminta.partio.fi/lippukunta/ lippukunnan-toiminnan-kehittaminen Loisto laatutyökalu http://www.hp.partio.fi/ loistolippukunta Toimintasuunnitelman voi työstää lippukunnassa vaikka tämän kaksiosaisen työstön avulla. OSA1: MISSÄ MENNÄÄN JA MIHIN SUUNNATAAN? TOIMINTA 1. PARASTA VIIME VUODESSA Jokaiselle jaetaan kolme postit-lappua. Kullekin paperille kirjoitetaan yksi asia, joka meni edellisenä vuonna (tai kuluvana vuonna, riippuen koska suunnitelmaa tehdään) hyvin, ja se tulisi uusia myös suunnitelmavuonna. Esim. akelaneuvoston toiminta tai sudareiden siirtymäretki 2. KEHITYSKOHTEITA Jokaiselle jaetaan toiset kolme postit-lappia. Kullekin paperille kirjoitetaan asia, jota on jo lippukunnassa tehty, mutta sitä pitää ehdottomasti kehittää. Esim. samponeuvoston toiminta tai elokuun partiostartti 3. TAVOITTEET KIRKKAAKSI Jokaiselle jaetaan jälleen kolme postit-lappua. Kullekin paperille kirjoitetaan yksi tavoite tai painopiste, johon seuraavan vuoden aikana toimintaa panostaa. Tässä kohtaa asian ei tarvitse olla uusi, mutta sen tulee olla eri kuin kohdassa kaksi. Esim. lisää ryhmien retkiä, ulkoinen viestintä, Loiston saavuttaminen
PURKU Kirjoittamisen jälkeen on tärkeää pitää keskusteleva purku. Jokainen erillinen kohta puretaan keräämällä laput esimerkiksi samalle seinälle tai pöydälle. Parasta viime vuonna? Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen PARASTA VIIME VUONNA: Mitä asiat onnistuivat, miksi ne koettiin onnistuneiksi. Voidaanko asia /tapahtuma uusia sellaisenaan vain onko niissä jotain kehitettävää? Kehityskohteita? Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen KEHITYSKOHTEITA: Miksi asia tai tapahtumat koettiin tärkeäksi? Millaisia kehitysasioita niissä olisi? Onko kaikilla samansuuntaiset ajatukset kehityksestä? Tavoitteet kirkkaaksi! Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen TAVOITTEET KIRKKAAKSI: Löytyykö samankaltaisuuksia? Mitkä asiat ovat nyt niitä, joihin halutaan panostaa, tehdäänkö kaikki vai keskitytäänkö vain muutamaan? Löytyykö porukastamme osaamista kehittämiseen vai pitääkö se hakea jostain muualta (lasten vanhemmat, naapurilippukunta, partiopiiri)? Työstäkää Post-it lappujen avulla asiat, jotka ehdottomasti haluatte säilyttää ja joita täytyy kehittää tulevan vuoden aikana. Valitkaa myös uusia tavoitteita ja painopisteitä, joihin koko lippukunnan voimin ryhdytään. Tavoitteet voivat olla usealle vuodelle tarkoitettuja! Ei siis ole syytä pelästyä suuria visioita ja tavoitteita. Kakkukin syödään pala kerrallaan! Käykää siis keskustelua, sillä jo pelkästään se kehittää lippukunnan toimintaa! Jakakaa myös vastuita osaamisen ja osaamisen kehittämisen mukaan tasaisesti eri ihmisille lippukunnassa. Vinkkivitonen: Lisäosana voidaan toteuttaa sama harjoitus myös ikäkausikohtaisesti, jolloin saadaan mukaan myös ikäkausien tavoitteet.
OSA 2 TUUMASTA TOIMEEN Valinta voi joskus olla vaikeaa. Mitkä ovat ne asiat, jotka nostetaan toiminnan kärjiksi ja miksi? Valitkaa yhdestä kolmeen tavoitetta vuodelle, ei enempää. Mikäli hyviä ideoita on tusinoittain, tsekatkaa sieltä valmiiksi jo tavoitteet seuraaville vuosille. Lopullinen toimintasuunnitelman muoto on vapaa. Vuosikello, kalenterimalli tai mikä tahansa toimii, kunhan se on kaikkien nähtävillä ja saatavilla. 1. TAVOITTEIDEN VALINTA Asettakaa itsellenne tavoitteet kevät- ja syyskaudelle. Tavoitteet voivat olla pieniä tai suuria, konkreettisia tapahtumia tai asioita. Kunhan ne ovat tavoitettavissa ja tavoittelemisenarvoisia. Yhdessä päätettyihin tavoitteisiin tulee kaikkien sitoutua. Kutakin tavoitetta edistetään ja seurataan sovitusti esimerkiksi kuukausitasolla. Tavoitteille voidaan luoda myös mittareita, jolla arvioida ja varmistaa toteutuminen. On tärkeää, että tavoitteiden asettelussa ja niitä kohti kulkiessa muistetaan, että vuosikellossa on paljon muutakin toimintaa. Tavoitteiden valinta! 2. TAVOITTEET TODEKSI Olette valinneet tavoitteet lippukunnalle. Kirjatkaa ylös asioita, joita tekemällä pääsette tavoitteeseen. Mitä selkeämpi toimenpide on, sen helpommin se on toteutettavissa. Pohtikaa millä voitte myös mitata onnistumistanne! Tavoitteet todeksi! Vinkki: Katso seuraavalta aukeamalta esimerkki ja tavoitekartan teko!
ESIMERKKI KEVÄÄN TAVOITE LIPPUKUNTA ON PÄÄTTÄNYT LÄHTEÄ LAPIN VAELLUKSELLE KOKO LIPPUKUNNAN VOIMIN ELOKUUSSA KEVÄÄN TAVOITE Vaellukselle on nimettynä johtaja ja tiimi Koko lippukunta valmistautuu koloilloissa ja retkillä vaellukseen (aktivitettit, taitomerkit) Jokaiselle ikäkaudelle asetetaan omia tavoitteita ja valmistautumisen ennakkotehtäviä Varainhankintaa vahvistetaan Vanhempia osallistetaan vaelluksen valmisteluihin Vaellukseen liittyen järjestetään vanhempaintiltoja tai -infoja Retket ja harjoitusvaellukset ovat osana harjoittelua Vaelluksesta viestitään ennen, sen aikana ja jälkeen näyttävästi Vaelluksesta järjestetään muisteloilta ja samalla kiitetään työtä tehneitä SYKSYN TAVOITE SYKSYN TAVOITE LISÄÄ VIESTINTÄÄ LIPPUKUNNASTA Lippukunta nimeää itselleen viestintävastaavan tai tiimin Kesällä laitetaan lippukunnan internet ja mukaanpartioon.fi -sivut kuntoon Syyskuussa vahvistetaan somessa oloa ja luodaan mahdolliset puuttuvat somekanavat Syksyn aikana tapahtumista, kolo-illoista jne. julkaistaan kaikissa kanavissa juttuja ja kuvia Syysleiristä tarjotaan juttua paikallislehteen ja seurakunnan/taustayhteisön julkaisuihin. Samalla luodaan luontevia yhteyksiä näihin tahoihin ja sovitaan, kuinka jatkossa voitaisiin tehdä tiiviimpää yhteistyötä Joulukuussa kiitetään adventtikalenterilla yhteistyökumppaneita
TAVOITEKARTTA STARTTI TAMMI HELMI MAALIS HUHTI TOUKO KESÄ KIRJATAAN TOIMENPITEET TAVOITTEEN SAAVUTTAMISEKSI SYKSYN TAVOITE: VIESTINTÄ KIRJATAAN TOIMENPITEET TAVOITTEEN SAAVUTTAMISEKSI JOULU MARRAS LOKA SYYS ELO TAMMI- ELO- STARTTI KEVÄÄN TAVOITE: VAELLUS
3. TAVOITTEET JA TOIMINTA YKSIIN KANSIIN Tavoitekartta ja toimenpiteet on nyt kirjattu. On aika siirtää toimet mukaan lippukunnan kaikkeen tekemiseen. Jotta johtajien jaksaminen ja ajan riittävyys voidaan varmistaa, on hyvä kirjata ylös kaikki ne tapahtumat, mihin lippukunta osallistuu ja mitä se järjestää itse. Unohtamatta sitä, kuka on se jokin, joka tapahtumat hoitaa. KIRJATAAN TAPAHTUMAT NÄKYVIIN Linkkivinkki: Tässä on hyvä hyödyntää piirin toimintakalenteria, jonka ensimmäisiä versioita tulee www. hp.partio.fi-sivuille syksyllä. Varsinaisesti piirin toimintakalenteri hyväksytään vasta syyskokouksessa marraskuussa. Mallia näyttää piirin toimintasuunnitelma excelin osa. SYKSYN TAVOITE
4. TOIMINTAKALENTERI Tavoitteiden lisäksi lippukunta tarvitsee tietysti toimintakalanterin. Kalenterin, josta selviää jokainen lippukunnan tapahtuma. Toimintakalenteri voi olla listaus tapahtumista tai visuaalinen tuotos. Muista kuitenkin kohderyhmä. Ei ole ihan sama, jos toimintakalenteria lukee sudenpentu, lapsen huolta tai samoaja. Livenä toimintakalenteri voi syksyn osalta näyttää vaikka tältä: 5. VUOSIKELLO Mitä lippukunnassa vuoden mittaan tapahtuu? Vuosikello on tapa osoittaa se kuvin tai sanoin. Vuosikello muodostuu lippukunnan omista, piirin ja keskusjärjestön tarjoamista tapahtumista ja koulutuksista. MILLAINEN ON TEIDÄN VUOSIKELLO? Mitä te nostatte vuosikelloonne? Mikä on oleellista muistaa lippukunnanjohtajien näkökulmasta tai ikäkausivastaavien näkökulmasta?
TÄSSÄ MALLI, MITÄ KAIKKEA VUOSIKELLO VOISI SISÄLTÄÄ. VUOSIKELLO VOI MYÖS OLLA ERÄÄNLAINEN CHECK-LIST. Tammikuu: Muuttuneiden tietojen päivittäminen lippukunnan nettisivuille Tilinpäätöksen valmistelu ja toimittaminen toiminnantarkastajille Kevään kurssi-ilmoittautumisten DL sekä myöhemmin tieto kursseille otetuista Vajaiden ryhmien täydentäminen Vuosiselosteen täyttäminen Ansiomerkkihaun DL (15.1: merkit Yrjönpäiväksi, Mannerheimin-soljet tosin haetaan jo marraskuussa) Ilmoitus talvileiristä piiritoimistoon Helmikuu Aluetapaamiset Kaupunkien/Kuntien avustushakemusten DL. Varmista oman kaupungin/kunnan hakuaika. Maaliskuu Lippukunnan vuosi-/kevätkokous Muuttuneet pestitiedot Kuksaan Muutos nimenkirjoittajista PRH:hon Piirin kevätkokous ja johtajapäivät Huhtikuu Partioviikko, Yrjönpäivä Syksyllä ikäkaudessa etenevien ryhmien siirtymän suunnittelu Ansiomerkkihaun DL (15.4., merkit kesäleirille) Toukokuu Ilmoitus kesäleiristä piiritoimistoon Paraatiretkipäivä Reissu Syksyn suunnittelua: markkinointia, aikuisrekryä ja jäsenhankintaa. mukaanpartioon.fi-sivun päivitys lippukunnan osalta Leirivalmistelut parhaimmillaan! Kesäkuu Osa leireilee jo kesäkuussa Heinäkuu Partiosta lomaa tai leirille! Elokuu Leirillä! Johtajisto kokoontuu kesän jälkeen tsekkaamaan syksyn toiminnan kuntoon Tieto kokousajoista viimeistään nyt mukaanpartioon. fi-sivulle Muuttuneet pestitiedot Kuksaan Muuttuneiden tietojen päivittäminen lippukunnan nettisivuille Syksyn kurssi-ilmoittautumisten DL sekä myöhemmin tieto kursseille otetuista Viikkotoiminta alkaa! Syyskuu Vanhempainilta lippukunnan jäsenten vanhemmille, ja kutsu mukaan vaikkapa lippukunnan retkelle Uusien jäsenten lisäys Kuksaan Joulukampanjakoulutus Lokakuu Aluetapaamiset Lippukunnan seuraavan vuoden toiminnansuunnittelua Vajaiden ryhmien täydentämistä Marraskuu Ansiomerkkihaun DL (15.11. Mannerheimsoljet) Valmistautuminen kevääseen: Ryhmät, johtajat, tiedossa olevien kokousaikamuutosten Piirin syyskokous ja lippukunnan-, ohjelma-, ja pestijohtajien tapaaminen Joulukuu Lippukunnan joulujuhlat ja esimerkiksi partiolupauksenantotilaisuus sen yhteydessä Toimiston joulukahvit Tampere / Lahti
Hollolan Hirvenhiihtäjät ovat pukeneet tapahuma -vuosikellonsa tällaiseen muottiin: 5. HOMMIIN Tästä se lähtee! Nyt vaan ideoita heittelemään ja asioita työstämään! TÄSTÄ SE LÄHTEE!
Hämeen Partiopiiri ry www.hp.partio.fi www.mukaanpartioon.fi