KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 4/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 4/2013 Aalto University Student Union Representative Council 4/2013 Kokousaika 14.5.2013 kello 17.15 Tidpunkt 14.5.2013 klockan 17.15 Time May 14th, 2013 at 5.15 pm Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli Auditorio, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli Auditorium, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli Auditorium, Otakaari 24, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 4/2013 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder i mötet 4/2013 som ovannämnd. I mötet behandlas de ärenden som nedtecknats i bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 4/2013 as written above. The meeting will address the matters on the docket. Espoossa 7.5.2013 I Esbo 7.5.2013 Espoo May 7 th 2013 Martin Aalto Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council
ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 4/2013 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 4/2013 Aalto University Student Union Representative Council 4/2013 Kokousaika 14.5.2013 kello 17.15 Tidpunkt 14.5.2013 klockan 17.15 Time May 14th 2013 at 5.15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location Koulutuskeskus Dipoli Auditorio, Otakaari 24, Espoo Utbildningscentret Dipoli Auditorium, Otsvängen 24, Esbo Lifelong Learning Institute Dipoli Auditorium, Otakaari 24, Espoo Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstaterande av delegationsmedlemmar som är förhindrade att delta, jäviga, forlorandet av valbarhet, frånträdande och närvarande Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and who are present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Kallandet av två protokolljusterare och två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two counter of votes 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements
7. Hallitusinformaatio (Kuosmanen, Liite 7) Styrelseinformation Information from the Board Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan. 8. AYY:n asumisen ohjesäännön hyväksyminen (Jaakkola, Laamanen, Liite 8a-b) Asumissektorin kevään 2013 projektina on ollut päivittää AYY:n asumisen ohjesäännöt. Asumisen ohjesäännöstä on käyty kaksi lähetekeskustelua edustajistossa ja asuntotoimikunta on antanut perjantaina 26.4.2013 lopullisen esityksensä muutoksista asumisen ohjesääntöä varten. Hallitus käsitteli asiaa kokouksessaan 21/2013 3.5.2013. Edustajisto päätti hyväksyä asumisen ohjesäännön. 9. Ylioppilaskunnan ensimmäisen kvartaalin talouskatsaus (Väätäinen, Liite 9) Talousjohtaja Väätäinen esittelee ylioppilaskunnan ensimmäisen kvartaalin talousluvut. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi ylioppilaskunnan ensimmäisen kvartaalin talouskatsauksen. 10. Lisätalousarvio yrityssuhdesektorin budjettiin (Suomala) Yrityssuhdesektorin toteuma vuonna 2013 tulee todennäköisesti jäämään merkittävästi alle budjetin. Marraskuussa 2012 laadittu budjetti vuodelle 2013 perustui olettamukseen, että loppuvuodesta 2012 käydyt sopimusneuvottelut yritysten kanssa olisivat toteutuneet suunnitellusti. Valitettavasti kuitenkin merkittävä osa yritysten kanssa käydyistä neuvotteluista kariutui, minkä lisäksi yhden uusitun sopimuksen taloudellinen arvo laski merkittävästi. Tästä seurauksena yrityssuhdesektorin toiminta on jäämässä selkeästi alle budjetin ja painumassa tappiolle operatiivisten kulujen seurauksena. Tilanteesta on informoitu edustajistoa jo ensimmäisessä edustajiston kokouksessa. Tilanteen korjaamiseksi sektorilla pyritään saamaan aikaiseksi syksylle sopimuksia, joilla tilannetta voitaisiin korjata. Useimpien yritysten budjettikausi on kuitenkin kalenterivuosi ja toimintaa suunnitellaan pitkälle seuraavaan vuoteen, jolloin isona haasteena on saada uusia sopimuksia laadituksi kesken vuoden. Sektorilla pyritään laatimaan pitkäjänteisiä sopimuksia ja yhteistyömalleja, jotka takaavat nykyistä vakaamman tulovirran. Tavoitteena vähintään nollatulos vuodelle 2014 ja nykyistä vakaampi, kasvava tulovirta. Nykyisillä, jo allekirjoitetuilla, sopimuksilla arvioitu sektorin toteuma vuodelle 2013 on tappiolla noin 30 000 euroa. Neuvotteluita lisäsopimuksista käydään tälläkin hetkellä, ja näiden toteutumisesta tiedotetaan AYY:n viestintäkanavissa asioiden varmistuttua. Edustajisto päätti muuttaa ylioppilaskunnan talousarviota seuraavasti lisätalousarviona: TA 2013 I LTA 2013 Yritysyhteistyö +9 600,00-30 000,00 Aatteellinen toiminta yhteensä -770 300,00-809 900,00 11. Vuoden 2013 edustajistovaalien toteuttaminen täysin sähköisenä (Karkola) Vaalijärjestyksen 29 1 mom. mukaan: Keskusvaalilautakunta voi päättää vaalin toteuttamisesta osittain sähköisenä ja ennakkoäänestyksen toteuttamisesta kokonaan sähköisenä. Vaali voidaan toteuttaa kokonaan sähköisenä edustajiston päätöksellä.
AYY:n edustajistovaaleissa vuonna 2011 vaalit toteutettiin keskusvaalilautakunnan päätöksellä osittain sähköisenä siten, että toisena varsinaisena vaalipäivänä äänestää saattoi myös perinteisellä uurnalla. Sähköinen äänestys toteutettiin jo edeltäjäylioppilaskunnilla käytössä olleella äänestysjärjestelmällä, jossa äänestäjä äänesti Internet-liittymän välityksellä ja tunnistautui Aalto-yliopiston tietojärjestelmien käyttäjätunnuksilla. Vuoden 2011 vaaleissa äänestysaktiivisuus oli 31,0 %, jakautuen siten, että sähköisesti äänesti 28,5 % äänioikeutetuista ja uurnalla 2,5 %. AYY:n sähköinen äänestysjärjestelmä auditoitiin vuoden 2011 edustajistovaalien alla. Auditoijina toimivat Antti Pitkänen ja Jyry Suvilehto. Auditointiraportin tiivistelmän mukaan Äänestysjärjestelmää voidaan käyttää edustajistovaaleissa. Keskusvaalilautakunta kävi kokouksessaan 2/2013 (9.4.2013) keskustelua sähköisen äänestämisen sekä uurnavaalin eduista ja haitoista. KVL:n näkemyksen mukaan sähköinen äänestys edustaa nykyaikaista kehitystä ja edellisten vaalien äänimäärien jakautumisen mukaan sähköisen äänestyksen suosio on huomattavasti uurnavaalia suurempi. Toisaalta uurnavaali on äänestysmenetelmänä vähemmän haavoittuva ja suojaa demokratian toteutumista vahvemmin. Keskusvaalilautakunta piti kuitenkin selvänä, että vaali tulisi toimittaa vähintään osittain sähköisenä. Tapauksessa, jossa käytössä olisi sekä sähköinen äänestys että uurnavaali, koskee vaalin toteutumista ja tulosta molempien järjestelmien riskit. Koska sekä uurnavaalissa että sähköisessä äänestysjärjestelmässä ääniä ei voida yhdistää äänestäjään, tarkoittaisi kummassa tahansa järjestelmässä tapahtuva virhe koko vaalin uusimista kyseisellä tavalla äänestäneiden osalta. Näin ollen kahden järjestelmän käyttäminen tuottaa suuremman kokonaisriskin, kuin vain toisen järjestelmän valitseminen. Keskusvaalilautakunta päätti kokouksessaan 2/2013 (9.4.2013) esittää edustajistolle syksyllä 2013 toimitettavien edustajistovaalien toteuttamista täysin sähköisenä sekä ennakkoäänestyksen että varsinaisten äänestyspäivien osalta. Edustajisto päätti, että syksyllä 2013 toimitettavat edustajistovaalit toteutetaan täysin sähköisenä sekä ennakkoäänestyksessä että varsinaisina äänestyspäivinä. 12. Kulttuuriareenan tulevaisuus (Hietanen) Edustajisto on kokouksessaan 8/2012 velvoittanut hallituksen selvittämään Kulttuuriareenan tulevaisuutta ja sen toimintaa osana muuta ylioppilaskunnan kulttuurisektoria. Lisäksi Hallitus velvoitettiin huolehtimaan Aatteen kalustosta niin, että edustajiston kokousten videokuvaus onnistuu jatkossakin. Edustajisto päätti, että Kulttuuriareenan toiminta lakkautetaan. Tilan yhteydessä olleet asunnot palautetaan JMT1 remontin yhteydessä asumiskäyttöön. JMT1 remontissa studiosta tehdään kertavuokrattava tila. Edustajiston kokousten videotallennus toteutetaan AYY:n omalla kalustolla. Kalusto, jolle AYY:llä ei enää ole tarvetta luovutetaan JMT 1 remontin jälkeen yhdistykselle/yhdistyksille, jotka niitä toiminnassaan eniten tarvitsevat. 13. Pääsihteerin rekrytointiryhmän loppuraportti (Penttinen, Liite 13) Edustajisto päätti kokouksessaan 12/2012 nimetä valintatyöryhmän valmistelemaan pääsihteerin valintaa. Edustajiston päätöksen (12/2012 kohta 24.) 4) velvoittaa työryhmää laatimaan loppuraportin pääsihteerin valinnasta toimikautensa loppuun mennessä. mukaan valintatyöryhmä on velvollinen laatimaan toiminnastaan raportin. Työryhmä on suorittanut tehtävänsä ja laatinut toiminnastaan loppuraportin. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi rekrytointiryhmän raportin. 14. Lähetekeskustelu kampuslinjapaperista (Salminen, Liite 14) Hallitusohjelman mukaisesti AYY:n kampustahtotilaa on lähdetty muodostamaan linjapaperin muotoon. Linjapaperin avulla AYY:n kampustavoitteet saadaan selkeään, säilyvään ja helposti kommunikoitavaan
muotoon. Kampuslinjapaperia on työstetty AYY:n hallituksen ja työntekijöiden kanssa, ja nyt heti alkuvaiheessa kampuslinjapaperi halutaan tuoda edustajiston lähetekeskusteluun kommentteja varten. Edustajisto kävi lähetekeskustelun kampuslinjapaperista. 15. Dipolin neuvottelukunnan raportti toiminnastaan (Kuosmanen, Liite 15) Edustajisto päätti kokouksessaan 2/2013 seuraavaa: valtuuttaa hallituksen ja taloustoimikunnan jatkamaan Kiinteistö Oy Jämeränjälki nimisen kiinteistöyhtiön koko osakekannan sekä Espoon kaupungin 10. kaupunginosan korttelissa no 10010 olevan tontin nro 3 myyntihankkeen edistämistä. Lisäksi edustajisto päätti kokouksessaan Dipoli-talon myynnin käytännön edistämiseksi perustaa neuvottelukunnan. Neuvottelukunta velvoitettiin raportoimaan toiminnastaan edustajistolle edustajiston kokouksessa 4/2013, jolloin päätettäisiin myös seuraavasta raportointiajankohdasta. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi neuvottelukunnan raportin toiminnastaan sekä velvoittaa neuvottelukunnan raportoimaan työstään neuvottelukunnan sopivaksi katsomassa edustajiston kokouksessa syksyn 2013 aikana. 16. Muut esille tulevat asiat Övriga uppkommande ärenden Other business 17. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting