1 kaupunginhallitus 3.10.2016, esitys YHTEISTOIMINNAN TOTEUTTAMISEEN LIITTYVÄT MENETTELYTAPAOHJEET JA KÄYTÄNNÖT 1. Yhteistoiminnan tavoite ja määräykset Yhteistoiminnan tavoite on antaa henkilöstölle mahdollisuus vaikuttaa työtään koskeviin päätöksiin ja osallistua kaupungin toiminnan kehittämiseen. Tarkoitus on työnantajan ja henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien turvaaminen, toiminnan tuloksellisuuden ja henkilöstön työelämän laadun edistäminen. Yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvissa asioissa työnantajan on ennen asian ratkaisemista neuvoteltava valmisteilla olevan toimenpiteen perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista niiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden tai heidän edustajiensa kanssa, joita asia koskee. Yhteistoiminta perustuu lakiin työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007) eli yt-lakiin sekä ohjeisiin työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (KT:n yleiskirje 2/2007). Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006) ja kunnallisen työsuojelun yhteistoimintasopimus vuodelta 2008 säätelevät työpaikan työsuojelun yhteistoimintaa ja sen mukaisesta yhteistoiminnasta on sovittu paikallisella sopimuksella. Lisäksi työnantajalla on yhteistoimintavelvoitteita mm. työelämän tietosuojaan sekä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakeihin liittyen. Yhteistoimintamenettelyssä ei pääsääntöisesti käsitellä virka- ja työsopimusasioita eikä muitakaan palvelussuhteisiin liittyviä kysymyksiä. Ohjeet on laadittu yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa. Nämä ohjeet ovat voimassa 1.1.2017 lukien. 2. Yhteistoiminnan osapuolet Lain ja sopimusten tarkoittama yhteistoiminta ja niissä noudatettava menettely on neuvottelumenettelyä, jonka osapuolina ovat Lohjan kaupunki työnantajana sekä sen palveluksessa oleva henkilöstö. Lohjan kaupunki työnantajana vastaa siitä, että yhteistoiminta ja työsuojelu toteutuvat määräysten mukaisesti. Työnantajan edustaja, joka tahallaan tai huolimattomuudesta jättää noudattamatta tai rikkoo lain määräyksiä, voidaan tuomita sakkoon. 3. Menettelytapaohjeet ja käytännöt Näillä menettelytapaohjeilla ja käytännöillä edistetään yhteistoiminnan toteutumista Lohjan kaupungissa sekä varmistetaan menettelyn yhdenmukaisuus ja tasapuolisuus koko henkilöstön osalta. Jotta yhteistoiminta ja työsuojelu toteutuisivat lain tarkoittamalla tavalla, on asiat käsiteltävä aina tarkoituksenmukaisimmalla yhteistoiminnan tasolla niiden työntekijöiden ja viranhaltijoiden tai heidän edustajiensa kanssa, joita asia koskee. Edustukselliseen yhteistoimintakäsittelyyn tuodaan periaatteelliset ja koko kaupunkia tai suurinta osaa siitä koskevat asiat.
2 4. Yhteistoimintaorganisaatio kaupunginhallitus 3.10.2016, esitys Yhteistoimintaa toteutetaan Lohjan kaupungissa kahdessa tasossa. Välitön yhteistoiminta toteutuu työntekijän tai työyhteisön sekä esimiehen kesken ja on yhteistoiminnan ensisijainen toteuttamistapa. Yhteistyötoimikunta on kaupungin edustuksellinen yhteistoimintaelin. Välitön yhteistoiminta Välitön yhteistoiminta luo pohjan joustavalle ja tulokselliselle työskentelylle. Se perustuu ennen kaikkea keskinäiseen vuorovaikutukseen ja myös avoimella viestinnällä on siinä erityisen suuri merkitys. Tässä yhteistoiminnan muodossa asiat käsitellään suoraan niiden kanssa, jota se koskee (yksilöasiat/työyhteisöasiat) ja tavoitteena on, että ko. henkilöt voivat mahdollisimman konkreettisesti vaikuttaa työhönsä ja työyhteisöönsä yhteistoiminnassa työnantajan kanssa. Esimiehelle välitön yhteistoiminta on yksi johtamisen väline ja iso osa esimiestyötä. Esimies vastaa yhteistoiminnan toteuttamisesta. Jokainen työyksikkö luo sille parhaiten soveltuvan yhteistoimintajärjestelmän ottaen huomioon mm. työpaikan koon, työskentelytavan ja muut tarpeet. a) Yhteistoiminta yksittäisen työntekijän kanssa Jos asia koskee vain yhtä työntekijää, voivat ko. henkilö ja esimies käsitellä asian esimerkiksi kehityskeskustelussa tai muussa yhteisessä tapaamisessa. Muihin kuin kehityskeskusteluihin työntekijä voi ottaa mukaan luottamusmiehen tai muun avustajan. Kehityskeskustelu käydään aina vain työntekijän ja esimiehen välillä. Tyypillisesti yksittäistä työntekijää koskevat asiat ovat mm. työtehtävissä, työtiloissa tai työn tekemiseen välittömästi vaikuttavia järjestelyitä tai muutoksia. Myös yksittäistä työntekijää koskevassa asiassa pitää toteutua yhteistoiminnan periaatteet eli keskustelu on käytävä riittävän ajoissa ja ennen esimiehen toimivaltaan liittyvää päätöksentekoa. Lisäksi esimiehen on esitettävä asian perusteet, vaikutukset ko. henkilöön ja myös vaihtoehdot. b) Yhteistoiminta työyhteisössä Jos asia koskee koko työyhteisöä tai suurta osaa siitä, voidaan yhteistoiminta toteuttaa mm. työpaikkakokouksissa, koulutustilaisuuksissa tai järjestää erillinen yhteistoimintatilaisuus. Näissä kokouksissa on käsiteltävä työyhteisöön vaikuttavat asiat, kuten - työyhteisön tavoitteet ja niiden toteutuminen - yksikön henkilöstö-, tehtävä- ja tilajärjestelyt sekä niitä koskevat suunnitelmat - työyhteisössä noudatettavat työtä koskevat ohjeet, työaikajoustot ja lomia koskevat sijaistukset - työn ja työympäristön vaarojen ja haittojen hallintaan ja töiden terveellisyyteen ja turvallisuuteen sekä henkilöstön työkykyyn riskienhallintaan ja työpaikan turvallisuuteen liittyvät asiat ja kehittämissuunnitelmat - työterveyshuollon tekemät työpaikkaselvitykset ja niiden työn ja työympäristön terveyteen ja turvallisuuteen vaikuttavien tulosten käsittely sekä niistä johtuvat kehittämissuunnitelmat
3 kaupunginhallitus 3.10.2016, esitys - henkilöstön koulutus ja muun tarpeellinen henkilöstön työkyvyn ylläpitämiseen ja edistämiseen liittyvät seikat - työympäristöä ja työskentelyolosuhteista koskevat asiat. Yhteistoimintaan liittyvistä käytännön järjestelyistä (mm. aikataulu, kutsut, muistiot) sovitaan työyhteisössä. Esimies kutsuu kokouksen koolle ja toimii puheenjohtajana. Kokouksesta pidetään muistiota ja sovitaan tarvittavasta seurannasta. Tavoitteena on, että kokouksia pidetään vähintään neljä vuodessa. Kokous on pidettävä aina, jos vähintään neljännes työyhteisön jäsenistä sitä erikseen pyytää. Edustuksellinen yhteistoiminta Kaupungin yhteistyöelimenä toimii yhteistyötoimikunta. Yhteistyötoimikuntaan kuuluu 14 jäsentä, joista 9 edustaa henkilökuntaa ja 5 työnantajaa. Henkilöstön edustajina yhteistyötoimikunnassa ovat pääluottamusmiehet ja kaikki työsuojeluvaltuutetut. Jokaiselle varsinaiselle jäsenelle nimetään henkilökohtainen varajäsen. Työnantajan edustajat yhteistyötoimikuntaan nimittää kaupunginjohtaja. Yhteistyötoimikunta puheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja. Varapuheenjohtajaksi nimetään henkilöstön edustaja. Työhyvinvointipäällikkö on työnantajan edustaja. Yhteistyötoimikuntaan nimetään pysyväksi asiantuntijaksi työterveyshuollon edustaja. Työnantaja nimeää yhteistyötoimikunnalle sihteerin. Yhteistyötoimikunnan alaisuudessa toimii työsuojelujaosto. Yhteistyötoimikunta ja työsuojelujaosto muodostavat yhdessä työsuojelun valvontalain mukaisen työsuojelutoimikunnan. Asiasta on sovittu paikallisella sopimuksella. Edustuksellista yhteistoimintaa toteutetaan myös johtoryhmissä ja erilaisissa työryhmissä, joihin työnantaja pyytää henkilöstön edustuksen erikseen sovittavalla tavalla. Henkilöstön edustus pyydetään erityisesti sellaisiin työryhmiin, joissa selvitetään tai toteutetaan kehittämis- tai rationalisointihankkeita, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön asemaan. Niin ikään pääluottamusmiehet ja työsuojeluvaltuutetut kutsutaan kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen talousseminaareihin sekä muihin seminaareihin, joissa käsitellään henkilöstöä koskevia tärkeitä asioita samoin kuin erilaisiin esimieskoulutuksiin ja kokouksiin. 5. Yhteistyötoimikunnassa käsiteltävät asiat Yhteistyötoimikunnassa käsitellään koko kaupunkia tai suurinta osaa siitä koskevia asioita, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön asemaan. Asiat ovat yleensä luonteeltaan Lohjan kaupungin työnantajapolitiikkaa ohjaavia periaatteellisia linjauksia. Yhteistyötoimikunnassa käsitellään ainakin seuraavat asiat: 1) henkilöstön asemaan olennaisesti vaikuttavat palvelutoiminnan muutokset, tutkimus- ja kehittämishankkeet, kone- ja laitehankinnat, sekä olennaiset muutokset työtehtävissä, töiden ja työtilojen järjestelyissä, 2) henkilöstöhallinnon periaatteet, henkilöstöä kuvaavat tunnusluvut, henkilöstöasioiden
hoidossa noudatettavat menettelytavat ja henkilöstöstrategia-asiakirjat, 4 3) kaupungin talousarvioehdotus ja taloussuunnitelma sekä sen täytäntöönpano, tilinpäätös ja muut taloudellista tilaa koskevat selvitykset ennen valtuuston käsittelyä 4) henkilöstön osaamisen kehittämisen keskeiset periaatteet ja koko kaupunkia koskevat henkilöstö- ja koulutussuunnitelmat, 5) sisäisen tiedotuksen periaatteet, 6) ulkopuolisen työvoiman käytön ja julkisten palveluhankintojen kilpailuttamisen periaatteet, muutoin ulkopuolisen työvoiman käyttöä käsitellään 9 :n mukaisesti, 7) työkykyä ylläpitävän toiminnan periaatteet, 8) liikkeen luovutus, 9) aloitetoiminnan periaatteet, 10) henkilöstöpalvelujen järjestäminen, 11) tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat ja niiden seuranta 12) palvelukseen tulon yhteydessä ja palvelussuhteen aikana kerättävät ja palvelukseen tulevalle annettavat tiedot sekä tehtäviin perehdyttämisen periaatteet, 13) henkilöstöön kohdistuvan teknisen valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja siinä käytettävät menetelmät sekä sähköpostin ja tietoverkon käyttö, 14) työnsuojeluyhteistoiminta, 15) työterveyshuollon järjestämisen periaatteet 16) työterveyshuoltolain 11 :n mukainen päihdeohjelma 17) taloudellisista ja tuotannollisista syistä toimeenpantava osa-aikaistaminen, lomauttaminen tai irtisanominen 16) muut periaatteelliset tai yleisluontoiset palvelussuhteeseen ottamista ja palvelussuhteeseen kuuluvia oikeuksia ja velvollisuuksia koskevat asiat, joista ei voida neuvotella ja sopia kunnallisen virkaehtosopimuslain nojalla. 6. Työsuojelujaoston tehtävät Työsuojelujaoston tehtävänä on kaupungin henkilöstön työn turvallisuuden ja terveellisyyden sekä työhyvinvoinnin edistäminen. Työsuojelujaosto käsittelee sille työsuojelulainsäädännön sekä kunnallisen työsuojelusopimuksen tarkoittamia asioita koko kaupungin osalta. Näitä asioita ovat mm. - työhyvinvointiohjelman valmisteleminen ja kehittäminen sekä sen toteutumisen seuranta - työterveyshuollon toteutumisen seuranta ja kehittämisehdotusten tekeminen sekä työkykyä ylläpitävään toimintaan osallistuminen - vaarojen tunnistamisen ja riskien arvioinnin periaatteiden kehittäminen ja toteutumisen seuranta, työnantajan hallintatoimenpiteiden seuranta ja riittävyyden arviointi - työolosuhteita koskevien tutkimusten ja tarkastusten tarpeen selvittäminen seuranta - työolosuhteisiin vaikuttavien muutos- ja uudistussuunnitelmien laadintaan
7. Kokousmenettely osallistuminen sekä niitä koskevien lausuntojen antaminen - henkilöstön työturvallisuuden, työhyvinvoinnin ja työterveyden seuranta sekä tarvittavien kehittämistoimenpiteiden ehdottaminen - työsuojelukoulutukseen, työnopastukseen ja perehdyttämisen järjestämiseen liittyvien esitysten laatiminen. Työsuojelujaoston puheenjohtajana toimii työhyvinvointipäällikkö. Jaoston jäseninä ovat työsuojeluvaltuutetut sekä työterveyshuollon edustaja. Yhteistyötoimikunta kokoontuu tarpeen mukaan ja vähintään kuusi kertaa kalenterivuodessa. Yhteistyötoimikunta on toimivaltainen, kun läsnä on puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet sekä työnantajan että henkilöstön edustajista (varsinainen jäsen tai varajäsen). Välittömään yhteistoimintaan liittyviä kokouksia pidetään tarpeen vaatiessa. Jos yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluva uusi asia tulee jonkin osapuolen aloitteesta esille, on menettely käynnistettävä kohtuullisessa ajassa (1-2 viikkoa). 5 8. Tietojen antaminen ja muu sisäinen viestintä Viestintä ja tiedottaminen ovat keskeinen osa yhteistoimintaa ja niiden merkitys korostuu erityisesti muutostilanteissa tai kun käsiteltävän on muita merkittäviä asioita. Vastuu viestinnästä on kaupungin johdolla ja esimiehillä. Avoimella viestinnällä edistetään luottamusta ja helpotetaan asioiden ymmärtämistä ja sisäistämistä. Parhaimmillaan oikea aikainen tiedottaminen poistaa ennakkoluuloja sekä epäilyksiä ja luo turvallisuuden tunnetta. Tiedottamisen ja viestinnän aikatauluun onkin kiinnitettävä huomiota. Samoin on varmistettava tiedonkulku organisaation kaikille tasoille. Tarpeen vaatiessa voidaan laatia erillinen viestintäsuunnitelma. Yhteistoiminnallista viestintää on myös se, että henkilöstön saatavilla on jatkuvasti keskeiset tiedot mm. kaupungin taloudesta, tavoitteista ja tulevaisuuden näkymistä esimerkiksi intrassa. Lisäksi on tärkeää tiedottaa aina erikseen sellaisista asioista, jotka vaikuttavat henkilöstön asemaan tai esimerkiksi työn sisältöön. Ennen yhteistoimintamenettelyn aloittamista työnantajan on annettava henkilöstölle tai sen edustajille asian käsittelyn kannalta oleelliset tiedot niin hyvissä ajoin, että henkilöstöllä on todellinen mahdollisuus vaikuttaa asiaan ja esittää oma kantansa. Kaupungin on tiedotettava suunnitellusta ulkopuolisen työvoiman käyttöä koskevasta sopimuksesta niille henkilöstön edustajille, joiden edustettavien työhön sopimus vaikuttaisi. Ilmoituksen on sisällettävä tiedot vuokrattavien työntekijöiden määrä, työtehtävät ja työkohteet, sopimuksen kesto sekä ajanjaksot, joina ko. työvoimaa käytetään. Henkilöstöryhmien edustajille on annettava selvitys vuokratyövoiman käyttämisestä, jos he sitä pyytävät. Asian käsittely yhteistoimintamenettelyssä on pyynnöstä kirjattava yhteisesti sovitulla tavalla siten, että käsittelyn ajankohta, osallistujat, lopputulos tai osapuolten kannanotot voidaan tarvittaessa selvittää. Jos asian periaatteellinen luonne vaatii, voidaan myös yhtä henkilöä koskeva asia käsitellä edustuksellisessa elimessä.
6 9. Henkilöstön edustajien osallistumisedellytykset Yhteistyötoimikuntaan nimetyille on järjestettävä vapautus säännönmukaisista virka- tai työtehtävistä yhteistoimintamenettelyyn osallistumista varten. Vapautus annetaan tarvittaessa myös johtoryhmä- ja työryhmätyöskentelyä varten. Kokousaikataulut on laadittava hyvissä ajoin, jotta ne voidaan ottaa huomioon mm. työvuorosuunnittelussa. Yhteistyötoimikuntaan nimetyn on tiedotettava kokousaikataulusta esimiehelleen hyvissä ajoin. 10. Yhteistoimintavelvoitteen täyttyminen Yhteistoimintavelvoite on täyttynyt silloin, kun asia on käsitelty lain edellyttämällä tavalla. Päättyminen voidaan todeta myös yhteisesti tai jonkin osapuolen kirjallisen ilmoituksen perusteella. Jos käsiteltävänä olleessa yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvassa asiassa tapahtuu olennainen muutos, on siitä käynnistettävä välittömästi uusi menettely. Yhteistoimintamenettelyn toteuttamisella varmistetaan paitsi lain edellytysten täyttyminen, myös edistetään työyksikköjen toimintaa ja sen kehittämistä. Yhteistoimintamenettelyn laiminlyönnistä aiheutuneet erimielisyydet ratkaistaan siten kuin laissa on määrätty.