Kaikki myyntilaskut sähköisenä yhden operaattorin kautta Merja Hauskamaa, ISS Palvelut, Taloushallinto
ISS Suomessa ja maailmalla Maailmalla Perustettu 1901 Tanskassa Toimimme 53 maassa Työllistämme 534 500 henkilöä (12/2011) Maailman 4. suurin yksityinen työnantaja Suomessa Työllistämme noin 12 000 henkilöä Suomen 3. suurin yksityinen työnantaja Toimimme 230 paikkakunnalla 2
Alueellinen yhteistyö ISS-konserni on jaettu 9 alueeseen: Nordic: Denmark, Sweden, Norway, Finland, Greenland, Iceland, Faeroe Islands Western Europe: Netherlands, Belgium, Luxembourg, France, Spain, Portugal, Italy Central Europe: Germany, Switzerland, Austria, Greece, Turkey, Israel Eastern Europe: Bosnia, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania, Poland, Romania, Russia, Slovakia, Slovenia Asia: Brunei, China, Hong Kong, India, Indonesia, Malaysia, Philippines, Singapore, Sri Lanka, Taiwan, Thailand, Japan Pacific: Australia, New Zealand Latin America: Argentina, Brazil, Chile, Mexico, Uruguay North America: USA New Region: United Kingdom, Ireland, and new entry countries, such as UAE and South Africa 3
ISS Suomessa Liikevaihdon jakauma Siivouspalvelut 34,7 % Kiinteistönhoito ja tekniset palvelut 34,0 % Turvallisuuspalvelut 11,1 % Tukipalvelut 10,7 % Rakennuttamispalvelut 4,9 % Ruokailupalvelut 4,6 % Palvelut kattavat monipuolisesti kaikki kiinteistön omistajien ja käyttäjien tarvitsemat ylläpito- ja tukipalvelut. Tuotamme sekä standardoituja yksittäisiä palveluita että useista palveluista koostuvia palvelukokonaisuuksia. ISS:llä on paitsi mahdollisuus tuottaa palvelut myös kyky vastata palveluiden manageerauksesta. 4
Tunnusluvut 2011 ISS Palvelut ISS-konserni Työntekijöitä: 12 021 534 500 Liikevaihto: 558 milj. 10,42 mrd. Liikevoitto: 7,5 % 5,7 % Suomi on liikevaihdoltaan 5. suurin ISS-maa 5
ISS:n asiakkaita segmenteittäin Kauppa Julkinen sektori Kruunupyy Teollisuus Kiinteistönomistajat Toimistot Liikenne- ja logistiikka 6
ISS:n myyntilaskujen tulostusratkaisut Myyntilaskuja lähetetään n. 35000 kpl / kk verkkolaskuina noin 48 % verkkolaskuja lähetetty v.2001 alkaen verkkolaskuoperaattorina toiminut Basware alusta saakka Aikaisemmin laskujen tulostukset kahden eri tulostusoperaattorin kautta, verkkolaskut Baswaren- ja paperilaskut toisen operaattorin kautta Laskujen arkistointi toisen operaattorin palvelussa, joten myös verkkolaskuista lähetettiin kopio toiselle operaattorille 7
Myyntilaskujen tulostus yhden operaattorin kautta 11/2011 alkaen laskujen tulostus vain yhden tulostusoperaattorin, Baswaren kautta Miksi yksi tulostusoperaattori? laskulomakkeiden ylläpito yhdessä paikassa muutosten hallinta helpompaa yhden kumppanin kanssa kustannustehokkuus Baswarella vahvuutena sähköisten ratkaisujen kehittäminen - ISS:llä tahtotila lisätä sähköistä laskutusta paperilaskujen sijaan 8
Myyntilaskujen tulostuspalvelu Baswaren kautta Nykyiseen tulostusliittymään sisältyy verkkolaskujen lähetys paperilaskujen tulostus ja lähetys (kumppanin kautta) paperilasku ensin ISS laskuttajalle sähköpostiin (laskuttaja tulostaa ja postittaa laskun mahdollisten liitteiden kera) lasku asiakkaan sähköpostiosoitteeseen laskujen arkistointi - Basware muodostaa laskuista tulostuksen yhteydessä duplikaatin ISS:n verkkolevylle - ISS:llä käytössä oma laskujen arkistointiohjelma laskuarkisto OnBase (Kibi Oy:n edustama tuote, käytössä laajalti esim. terveydenhuoltosektorilla) ISS tuottaa arkistointipalvelua omille asiakkailleen, mm. pankkisektorille, käytössä sama arkisto-ohjelmisto, uuden tulostusliittymän mukana käyttöön myös omille myyntilaskuille 9
Verkkolaskutuksen hyödyt laskuttajalle Arvo asiakkaalle - mm. laskun käsittelyn automatisointi ja rutiinitöiden väheneminen Nopeus - lasku per heti lähettämisen jälkeen asiakkaan järjestelmässä - positiivinen vaikutus kassavirtaan Ympäristöystävällisyys paperinsäästö, hiilijalanjälki Kustannussäästö - ei postituskuluja Asiakastyytyväisyys Asiakkaan saama arvo verkkolaskusta = laskuttajan hyöty 10
Hyödyt asiakkaalle Laskun käsittelyn automatisointi, mm. ohjaaminen oikealle käsittelijälle, tai tiliöintien automatisointi esim. CM - contract matching, tai OM - Order matching Nopeus - lasku per heti lähettämisen jälkeen asiakkaalla Ei kirjekuorien avaamista/laskujen skannaamista - manuaalityön väheneminen Perustiedot laskulla, rutiinityön väheneminen - työajan käyttö muihin tehtäviin Ympäristöystävällisyys paperinsäästö, hiilijalanjälki Kustannussäästö 11
Yleisimmät virhetilanteet ISS:n verkkolaskuissa Verkkolaskun liitettä ei ole toimitettu operaattorin palveluun, lasku jää virhetilille Vastaanottajaa ei löydy - puuttuu Tieken verkkolaskuosoitteistosta, jolloin pyydettävä erikseen Baswarelta reititys Virheilmoitukset pyritään käsittelemään päivittäin 12
Muita haasteita verkkolaskujen välityksessä Liiteformaatit - mm. kaikki operaattorit eivät välitä excelliitteitä, asiakkaalla tai asiakkaan operaattorilla voi olla vanhempi pdf-versio jne. Pankkioperaattorit eivät välitä laskun kuvaa - laskun ulkonäkö sekava Vaikka pankki ei välitä laskun kuvaa, toivomme Baswaren muodostavan kuvan, koska haluamme laskun kuvan omaan laskuarkistoomme Pankkioperaattorit eivät välitä liitteitä Pankkioperaattoreiden asiakkaat eivät aina nouda viikonloppuisin välitettyjä laskuja Tiliöintien välittäminen - standardit Eri formaatit, välittyvätkö kaikki tiedot 13
Toimenpiteet jatkossa lisätä ISS:n verkkolaskuja Asiakaskannan läpikäynti - tunnistetaan verkkolaskuja vastaanottavat yritykset ja lisätään verkkolaskutukseen Mahdollisesti Baswaren kautta verkkolaskujen vastaanottajien aktivointi Yksityishenkilöille e-laskuja Laskuttajien ohjeistaminen - hajautettu asiakashallinto ja laskutus, uusia asiakasnumeroita jää lisäämättä verkkolaskutukseen Myös paperilaskujen mukaan liite (pdf) - ei laskuja toimistolle postitettavaksi - ei manuaalityötä liitteen ja laskun yhdistämisestä sekä kuorittamisesta 14
Verkkolaskuja lähettävät ISS yhtiöt Verkkolaskutuksen yhteystiedot: Verkkolaskut@iss.fi 15
Kiitos! Merja Hauskamaa puhelin 040 5413458 / merja.hauskamaa@iss.fi 16