AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän tapaaminen Aika: 3.2.2009 klo 10.00 13.00 Paikka: Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1 Osanottajat: AMKIT-johtoryhmä: Tarja Koskimies, Seinäjoen amk Jussi Kärki, Satakunnan amk Sinikka Luokkanen, Hämeen amk Linnea2-ohjausryhmä: Helena Hämynen, Joensuun yliopiston kirjasto Maria Kovero, Helsingin yliopisto (Kaisa Sinikaran tilalla) Ari Muhonen, TKK:n kirjasto Vuokko Palonen, Tritonia Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Hanken Työryhmien edustajia: Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Soile Harjala, Tampereen Teknillinen yliopisto Marja Hirvikallio, Tilastokeskus Anja Ukkola, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Tarja Takaranta, AMKIT.konsortio Puheenjohtaja: Sihteeri: Estyneitä: Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Minttu Hurme, Kansalliskirjasto Hanna-Riina Aho, Keski-Pohjanmaan amk Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia amk Iiris Kuusinen, Kymenlaakson amk Iris Tahvanainen, Metropolia amk Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto Sirkku Blinnikka, Lahden amk Arja-Riitta Haarala, TTY Päivi Kytömäki, Oulun yliopisto 1. Kokouksen avaaminen Kokous avattiin kello 10.05. Asialistan kohtaan Muut asiat lisättiin kohdat: Korkeakoulukirjastonjohtajien kokous Jyväskylässä ja Yhteiskonsortion valmistelutyöstä tiedottaminen. Lisäksi todettiin, hyväksyttiin edellisen 2.12.2008 kokouksen muistio.
2. Yhteinen kirjastojärjestelmäkonsortio: mitä lisäarvoa se tuo? Annu Jauhiainen esitteli asialistasta Arja-Riitta Haaralan työryhmän raporttiin perustuvan esityksen yhteisen konsortion tuomasta lisäarvosta sekä sääntö- ja sopimustyöryhmän edellisessä kokouksessaan käymän lisäarvokeskustelun tulokset. Yhteiskonsortion merkittäväksi lisäarvoksi todettiin mahdollisuus saada yhteistyöllä enemmän aikaan: päätöksenteko on yhden pöydän ääressä sujuvampaa ja heterogeeniset toimijat lisäävät innovatiivisuutta. Lisäksi yhteinen konsortio tuo lisää painoarvoa ja selkeyttä neuvotteluihin järjestelmäntoimittajiin päin. Yhteiskonsortio myös suoraviivaistaisi ja nopeuttaisi tiedottamista ja vähentäisi nykyisin kahdesta konsortiosta syntyvää päällekkäistä työtä Kansalliskirjastossa ja ennen kaikkea CSC:llä. Tällä työllä on suora vaikutus myös kustannuksiin. Lisäksi rakenteellisen kehittämisen seurauksena syntyy jo 2010 nykyiset konsortionrajat ylittäviä kirjastoja, joille yhteinen konsortio on luontevampi ratkaisu. Myös erikoiskirjastoille on hyvä päästä mukaan konsortioon täysvaltaisina jäseninä, nykyisin ne ovat Linnea2-konsortiossa liitännäisjäsenen asemassa. Todettiin, että muilla foorumeilla konsortioiden yhdistymisestä puhuttaessa kustannusasiat nousevat merkittävimpänä hyötynä esiin. On kuitenkin huomattava, että merkittäviä ja selkeitä kustannussäästöjä ei juuri konsortiotasolla juurikaan synny rakenteellisen kehittämisen tuomat yhdistymishyödyt näkyvät enemmän kirjastotasolla. Yhdenvertaisen päätöksenteon mahdollisuus koetaan merkittäväksi yhteiskonsortion eduksi. Tämä on kuitenkin mahdollista myös erillisissä organisaatioissa joten jos yhtäläinen tunne päätöksenteosta ei toteudu yhteisessä konsortiossa, yhteiskonsortiota voi olla vaikea tukea. Niinpä yleisesti tyydyttävän äänestys- ja kustannusmallin laatiminen onkin yhteiskonsortion valmistelutyön keskeinen kysymys. Siirtyminen isoihin, yhteisiin organisaatioihin ja järjestelmäratkaisuihin on tällä hetkellä yleinen trendi, ja myös esimerkiksi opiskelijoiden liikkuvuutta ajatellen yksi yhteinen kirjastojärjestelmä on hyvä asia. Toisaalta isot, yhteiset järjestelmät on koettu monessa paikassa huonoina ja epäkäytännöllisinä, ja niihin siirtyminen ulkoa saneltuna pakkona. Sääntö- ja sopimustyöryhmän esittämät yhteiskonsortion tuomat lisäarvot todettiin myös tämän keskustelun perusteella hyviksi. On paljon syitä vakavasti valmistella yhteistä konsortiota. 3. Sopimus- ja sääntötyöryhmän väliraportti 3.1 Sopimusluonnoksen esittely Sopimus- ja sääntötyöryhmän puheenjohtaja Päivi Kytömäki oli estynyt osallistumasta kokoukseen, joten Annu Jauhiainen esitteli ryhmän laatiman sopimusluonnoksen. Edellisen yhteiskokouksen jälkeen työryhmällä on ollut yksi kokous, jossa käsiteltiin sopimusluonnosta yhteiskokouksen evästyksiä noudattaen. Sopimusluonnoksen suhteen avoinna oleva ydinkysymys oli edelleen äänestysmalli. Työryhmä esitti kolme vaihtoehtoa: yksi ääni per jäsenorganisaatio ja päätöksentekoon 2/3 tai 4/5 enemmistö, suhteellinen äänimäärä, jossa äänet jaetaan esim. yksi ääni per 1000 kustannuksia, ja suhteellinen äänimäärä esim. 5- portaisesti maksuluokittain. Olisi syytä löytää yhteisymmärryksessä sellainen yksi malli, joka voitaisiin viedä konsortioiden yleiskokouksiin. Toinen merkittävä asia, johon työryhmä kaipasi ohjausta, on yleiskokouksen päätösvaltaisuuteen vaadittavien läsnäolijoiden määrä. Kansalliskirjaston tehtäviä käsittelevä kohta sopimusluonnoksessa on vielä keskeneräinen. On myös huomattava, että konsortion kasvaessa Kansalliskirjaston siihen liittyvät työtehtävät lisääntyvät. Linnea2- konsortion työtehtäville ei ole erillistä rahoitusta, vaan ne katetaan Kansalliskirjaston toimintamäärärahassa. Kustannuslaskelmiin olisi siis syytä lisätä konsortion koordinaatiotyön kustannukset.
Sopimuksen kustannustenjakokohtaan tarvitaan selvitys kustannustenjaosta. Selvityksessä on mainittava ainakin se että kustannukset jaetaan aiheuttamisperiaatteella, se mistä kustannuksia konsortiolle syntyy, sekä se miten kustannustenjakomalli hyväksytään ja miten sitä mahdollisesti muutetaan myöhemmin. Sopimusluonnoksesta pyydetyissä juristikommenteissa on todettu, että erottamiskohtaan pitää tarkentaa se, että sopimusrikkomuksilla tarkoitetaan konsortiosopimuksen, järjestelmäsopimuksen tai CSC:n sopimuksen sopimusrikkomuksia. 3.2 Sopimusluonnoksen työstäminen 3.2.1 Liitteet Liitteissä mainittavat organisaatiot ja tietokannat kirjataan mahdollisimman tarkasti heti, ja tarkistetaan vielä ennen sopimuksen solmimista. Todettiin, että koska Aalto-yliopisto ei vielä voi allekirjoittaa mitään, lisätään sen muodostavat Helsingin kauppakorkeakoulu, Taideteollinen korkeakoulu ja Teknillinen korkeakoulu sopijaosapuolten listaan, samoin kuin tiedossa olevat päivämäärät tämän ja muiden organisaatiomuutosten suhteen. Muina muutoksina liitteisiin todettiin, että Itä-Suomen yliopistolla tulee olemaan yhteinen tietokanta Josku (Joecat ja Kuopus poistuvat) ja Tilastokirjaston osalta sopimusosapuolena on Tilastokeskus. Liitteistä on kirjoittamatta Liite 2. Kirjastojärjestelmän kuvaus. 3.2.2 Määritelmät, sopimuksen kohde ja tarkoitus Määritelmät-kohdasta poistettiin erillinen maininta Kansalliskirjaston ylläpitämistä kansallisista tietokannoista, sillä niiden esilletuominen vaatisi myös toisen kansallisen resurssin, Varastokirjaston, erillistä esilletuomista sopimuksessa. Sopimuksen kohde -kohdasta poistettiin maininta asiakastietojärjestelmästä, koska kirjastojärjestelmän asiakastietojärjestelmä on osa lainauksen toimintoja. Sopimuksen tarkoitus -kohtaan lisättiin maininta eroamis- ja erottamismenettelystä. 3.2.3 Organisaatio ja päätöksenteko Keskusteltiin siitä, onko maininta konsortion jäsenistä päätöksen tekijöinä oikeastaan tarpeellinen. Esiin nostettiin se, että konsortion pitää pystyä tekemään yhtenäisiä konsortiotason päätöksiä suurissakin asioissa, jonka jälkeen on kunkin jäsenen päätettävissä, haluaako se pysyä mukana päätöksen mukaisesti toimivassa konsortiossa vai erota. Organisaatio ja päätöksenteko- kappaleen aloittava maininta konsortion jäsenistä päätöksentekijöinä on ongelmallinen, koska se hämärtää tätä menettelyä. Se on peräisin vanhoista konsortiosopimuksista, joita laadittaessa oli tärkeä tuoda korostetusti esille konsortion jäsenten oikeutta omaan päätöksentekoonsa muuten ei olisi konsortioon päästy. Rajanveto siitä, mitkä asiat ovat sellaisia, joissa konsortion on tehtävä yhtenäisiä päätöksiä, ja mitkä sellaisia, joissa kukin jäsen voi päättää tullako mukaan vai ei, on tarpeen. Tätä rajanvetoa helpottaa kirjastojärjestelmän tarkka kuvaus liitteisiin kirjastojärjestelmä ja sitä aiheutuvia kustannukset ovat konsortion ydinsisältö, jossa kaikki ovat mukana. Todettiin, että Organisaatio ja päätöksenteko kohdan uuden rakenteen työstäminen jätetään sääntö- ja sopimustyöryhmän tehtäväksi.
3.2.4 Yleiskokous ja johtoryhmä Todettiin, että yleiskokouksen asialista on lähetettävä viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Myös mahdolliset liitteet on lähetettävä samanaikaisesti. Tämä on tärkeää, koska erityisesti taloudellisista asioista päätettäessä jäsenorganisaatioista tarvitaan myös muiden kuin kirjaston johtajan mielipide. Keskusteltiin siitä, kenen tehtävä on valtuuttaa varaedustaja yleiskokoukseen kirjaston johtajan ollessa estynyt. Todettiin, että valtuutuksen tekoon on monia mahdollisuuksia jäsenorganisaatiossa voi olla käytössä jatkuvasti voimassa oleva valtuutusketju tai kirjaston johtaja voi valtuuttaa sijaisen tilannekohtaisesti. Sopimusluonnokseen lisättiin maininta jäsenorganisaation valtuuttamasta varaedustajasta asioiden selkeyttämiseksi. Yleiskokoukset päätösvaltaisuudeksi kriteeriksi asetettiin 2/3 jäsenistä läsnäolo. Tällä varmistetaan selkeät päätökset. Todettiin, että koska kirjastosektorien asema ja olemassaolo tulevaisuudessa on epävarmaa, poistetaan maininta sektorien ehdotuksista johtoryhmän valinnan kohdalta. Kyseessä on myös enemmän toimintaperiaate kuin varsinainen sopimusasia. Yleiskokous kutsuu (ei nimeä) IT-asiantuntijajäsenen johtoryhmään. On huomattava, että IT-asiantuntijajäsen mainitaan sopimuksessa, koska se on johtoryhmässä pysyvä asema, toisin kuin muut mahdolliset asiantuntijat, joita voidaan kutsua tarvittaessa. Todettiin, että yleiskokouksen tehtävissä on syytä säilyttää maininta laajakantoisten, periaatteellisten ja muuten merkittävien asioiden käsittelystä. Keskustelua herätti kuitenkin se, onko kyseessä asioiden valmistelu, niistä keskustelu vai mikä. Viittaus jäsenten omaan päätöksentekoon katsottiin kuitenkin parhaaksi poistaa. 3.2.5 Äänestysmalli Todettiin, että äänestysmallista on syytä löytää yksi keskitien ratkaisu, joka voidaan viedä eteenpäin konsortion muodostamisesta päättäviin elimiin. Esiin nostettiin myös se, että vaikka äänestysmallista päättäminen onkin tärkeää, on myös otettava huomioon se, että käytännössä äänestyksiä ei välttämättä tule kovinkaan paljon. Pohdittiin sitä, meneekö suhteellisen äänimäärän käyttö liian monimutkaiseksi laskemiseksi, esimerkiksi niissä tilanteissa, joissa yleiskokouksessa on käytössä valtakirjoja. Jos suhteellinen äänimäärä otetaan käyttöön, pitää määritellä myös se, miten ääniosuudet tarkistetaan mahdollisten organisaatiotason muutosten jälkeen, käytännössä ennen jokaista yleiskokousta. Suhteellisen äänimäärän malliksi esitettiin sekä kolme- että viisiportaista mallia. Todettiin, että päätöksien tekemiseen halutaan joka tapauksessa enemmän kuin yksinkertainen enemmistö. Keskusteltiin siitä olisiko sopiva enemmistö 2/3, 3/4, 4/5 vai jopa 5/6. Keskustelun jälkeen päätettiin viedä eteenpäin ehdotusta, jonka äänestysmallina on yksi ääni per jäsen ja päätökset tehdään 3/4 enemmistöllä. 3.2.6. Kansalliskirjaston tehtävät Kansalliskirjaston tehtäviä on edelleen mietittävä ja selkeytettävä. Tehtävät on syytä ryhmitellä sen mukaan, ovatko kyseessä konsortion vai kirjastojärjestelmän toimintaan liittyvät toiminnot. Näistä molemmista on myös raportoitava. Lisäksi Kansalliskirjaston tehtäviin voidaan lisätä kirjastojärjestelmien kansainvälisen kehityksen seuraaminen. 3.2.7 Kustannustenjako Annu Jauhiainen laatii kustannustenjakotyhmän työskentelyn perusteella tähän kohtaan kuvauksen kustannustenjakoperiaatteista ja lähettää sen sopimusryhmän sähköpostikäsittelyyn ennen seuraavaa kokousta.
3.2.8. Liittyminen, eroaminen ja erottaminen Todettiin, että jäsenen eroamisilmoitus osoitetaan konsortiolle, vaikka Kansalliskirjasto toimiikin osoitteena ja käytännön vastaanottajana. Eron myöntäminen jäsenelle ja siitä seuraava uusi kustannustenjako vaatii yleiskokouksen, joten eroamiset ja liittymiset on ajoitettu vuoden vaihteeseen sen vuoksi, että kustannustenjako tarkistetaan tällöin uudestaan. On kuitenkin otettava huomioon, että vaikka ensimmäisinä vuosina kustannustenjako olisikin hyvä tarkistaa joka tapauksessa vuosittain, myöhemmin olisi syytä siirtyä pitempiin kausiin. Erottamisen suhteen pohdittiin siitä, onko mahdollisesti jopa puolentoista vuoden pituinen siirtymävaihe tarpeen. Vaikka kirjastojärjestelmän katkaiseminen onkin iso asia, ovat sitä myös sopimusrikkomukset, jotka johtavat erottamiseen. Toimittajasopimusten rikkominen saattaa jopa vaarantaa koko konsortion sopimukset. Tällöin olisi tarpeen mahdollisuus siihen, että erotettava jäsenelle voitaisiin langettaa järjestelmän käyttökielto välittömästi, mutta sen vastuu kustannuksista jatkuisi silti normaalin kauden ajan. Pohdittiin myös sitä, voisiko johtoryhmä päättää erottamisesta. Seuraavaa kokousta varten käydään vielä koko sopimusluonnos juristin kanssa läpi. 4. Kustannustenjakotyöryhmän väliraportti 4.1 Väliraportin esittely Kustannustenjakoryhmän puheenjohtaja Vuokko Palonen esitteli työryhmän työskentelyä ja päivitettyä raporttia, johon on lisätty kappale nykyisten konsortioiden kustannustenjaosta ja laajennettu kuvausta toimeksiannosta. Kansalliskirjaston käytännön toiminnan (järjestelmänhoidon ja konsortion koordinointityön) kustannuksista tarvitaan selvitys Kansalliskirjastolta. Todettiin, että väliraportissa olevat maininnat Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston erikoiskohtelusta ovat vanhentuneita. Esitetyssä mallissa erikoiskirjastosta vain Varastokirjastolla kustannukset nousisi. On otettu huomioon myös se, että muiden kirjastojen on periaatteessa mahdollista vähentää kustannuksia siirtämällä aineistoa Varastokirjastoon. Miljoonankaan nimikkeen lisäys Varastokirjastossa ei kuitenkaan nostaisi sen kustannuksia kuin n. 14 000, joten malli ei ole kohtuuton. Maksulaskelmataulukkoon tarvitaan vielä yksi sarake, jossa on laskettuna maksujen muutos siirtymävaiheessa. 4.2 Kustannustenjaon valmistelun esittely Kustannustenjakomallin osalta keskusteltiin perusmaksun määräytymisestä. Toistaiseksi kaikki kustannukset on mallissa jaettu ja määritelty tietokannoittain, koska tämä on aiheuttamisperiaatteen mukaan selkeintä. Vaikka suurimmalla osalla jäsenorganisaatioista on vain yksi oma tietokantansa, on konsortioissa useita monimutkaisempiakin tapauksia. Esimerkiksi Arsca on neljän taidekorkeakoulun yhteinen tietokanta ja Aaltoyliopistolla tulee olemaan useampi tietokanta. Niinpä todettiin, että koska äänestysmallissa äänet jakautuvat organisaatioittain, on tämä otettava myös kustannustenjakomallissa huomioon, jottei synny tilannetta, jossa jollain organisaatiolla olisi äänivaltaa, mutta ei ollenkaan kustannuksia. Tämä tehdään määrittelemällä perusmaksu jäsenkohtaiseksi. Perusmaksun suhteen pohdittiin myös sitä, olisiko prosenttimääräisestä perusmaksusta syytä siirtyä kiinteään euromääräiseen maksuun, koska tasasumma olisi yksinkertaisempi ja tiedossa heti vuoden alussa. Todettiin että myös prosenttiosuuksinen perusmaksu voidaan perustaa yleiskokouksen määrittelemään budjettiin ja mahdolliset yllättävät menot käsitellä myöhemmin. 5. Korkeakoulujen yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion valmistelun jatko Molemmat työryhmät pitävät vielä 23.2.2009 yhden kokoukset kustannustenjakomalli- ja sopimusehdotusten viimeistelemiseksi, ja ne käydään läpi johto- ja ohjausryhmän viimeisessä yhteistapaamisessa. Tämän jälkeen
valmistelutyön raportit ja ehdotukset menevät eteenpäin konsortioiden johto- ja ohjausryhmille ja yleiskokouksiin, joissa päätetään konsortion muodostumisesta. 6. Muut asiat 6.1 Korkeakoulukirjastojen johtajien kokous Jyväskylässä Korkeakoulukirjastojen johtajien kokouksessa Jyväskylässä 10.2.2009 Kristiina Hormia-Poutanen esittelee Arja-Riitta Haaralan työryhmän alkuperäisen raportin sekä nyt tehdyn yhteiskonsortiotyön toimintamallin. Työryhmien puheenjohtajat esittelevät omien työryhmiensä työt, jonka jälkeen kirjastosektorien edustajat puhuvat aiheesta. 6.2 Yhteiskonsortion valmistelutyöstä tiedottaminen Päätettiin, että yhteiskonsortion valmistelutyön julkiseksi tiedotuskanavaksi perustetaan verkkosivu Kansalliskirjaston sivustolle. Tällä sivustolla julkaistaan valmistelutyön ohjausryhmän tapaamisten muistiot ja muuta soveltuvaa materiaalia, esimerkiksi Vuokko Palosen esitys kustannustenjakomallin perusteista. Työryhmien kokousmuistioita ja sopimus- ja kustannustenjakomallin luonnoksia ei kuitenkaan pistetä julkisesti esille. Sivu pyritään julkaisemaan 10.2 korkeakoulukirjastojen johtajien kokoukseen mennessä, ja sitä täydennetään jatkossa, kun sopimus- ja kustannustenjakomalli esitykset on hyväksytty. Todettiin myös, että Linnea2-konsortioon kuuluvat erikoiskirjastot tarvitsevat oman tiedotustilaisuutensa yhteiskonsortiotyöskentelyn etenemisestä. 7. Seuraava kokous. Seuraava kokous voidaan pitää aikaisintaan viikolla 10, jotta työryhmät ehtivät jatkaa työskentelyään. Kokouspäiväksi on ehdotettu 10.3.2009, 11.3.2009 klo 10-13 tai 13.3.2009 klo 13-16. Sopivimmasta neuvotellaan sähköpostitse, ja jollei tämä onnistu niin kokouspäivä sovitaan 10.2 Jyväskylässä. 8. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin kello 13.17.