SUOMEN LIIKEMATKAYHDISTYS RY FBTA TOIMINTASUUNNITELMA 2014 Member of:
Sisältö Sivu Lähtökohdat toimintavuoteen 2014 2 FBTA:n tehtävä 2 Jäsenistö 2 Jäsenhankinta 3 Toimikunnat ja työryhmät 2014 3 Toiminan painopistealueet 2014 4 FBTA:n jäsenpalvelut 5 Koulutustoiminta 6 Kotimainen yhteistyö 6 Kansainvälinen yhteistyö 7 Toiminnan johtaminen ja toimisto 7 FBTA:n toimintakalenteri 2014 8 FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 1
SUOMEN LIIKEMATKAYHDISTYS RY FBTA Elinkeinoelämän Liikematkaneuvottelukunta perustettiin Keskuskauppakamarin yhteyteen v. 1984. Neuvottelukunnasta muodostettiin v. 1987 Elinkeinoelämän Liikematkayhdistys. Nimi muutettiin muotoon Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA v. 1997. Alkuaan ainoastaan liikematkapalvelujen ostajia edustava yhdistys on kehittynyt koko matkahallinnon palveluketjun kattavaksi asiantuntijaverkostoksi. LÄHTÖKOHDAT TOIMINTAVUOTEEN 2014 Vaikka maailmantaloudessa vuosi 2013 on kohtuullinen ja teollisuusmaiden näkymät vuodeksi 2014 positiivisemmat myös Euroopan osalta, Suomen talous ei osoita nopean elpymisen merkkejä. Bruttokansantuotteen kasvu on jäämässä negatiiviseksi vuonna 2013 ja 2014 ennusteet lupailevat vain vaatimatonta alle 2 % kasvua. Suomen vientiteollisuuden perinteiset kivijalat metsä-, metalli- ja teknologiateollisuus ovat kaikki rakennemuutoksen kourissa. Kotimainen kysyntä ei kasva merkittävästi ja vaikka kasvaisikin, se ei riittäisi paikkaamaan valtiontalouden epätasapainoa. Heikko taloustilanne kasvattaa julkisia menoja, joiden osuus BKT:sta oli vuonna 2012 jo lähes 57% ja kasvamaan päin (Tilastokeskus). Taloudellisesti tiukat ajat merkitsevät haasteita myös Liikematkayhdistyksen jäsenyrityksille sekä yhdistykselle itselleen. Haasteet ovat kuitenkin ratkaistavissa, ja niin yhdistyksen kuin jäsenyritysten ja -yhteisöjen tulee tarkastella toimintaansa, keskittyä jatkuvasti kehittämään toimintaansa ja tuottamaan uusia innovaatioita ja palvelumuotoja. FBTAn tulee jatkossakin lunastaa paikkansa tarjoamalla jäsenille ajankohtaista ja laadukasta tietoa ja koulutusta, jonka avulla matkahallintoa voidaan virittää yhä kustannustehokkaammaksi matkustajan hyvinvointia unohtamatta. FBTA:n TEHTÄVÄ FBTA:n tehtävä on Travel & Meetings Managementin johtavana asiantuntijaverkostona edistää toimialan ammattilaisten osaamista ja verkottumista, sekä toimia tiedon välittäjänä ja vaikuttajana. Yhdistyksen sääntöjen 2 mukaan toiminnan tarkoituksena ei ole liiketaloudellisen voiton tai muun taloudellisen ansion hankkiminen siihen osallisille, eikä se saa muutenkaan muodostua pääasiassa taloudelliseksi. JÄSENISTÖ Yhdistyksen ostajajäseniksi voivat liittyä yhteisöt, jotka ostavat liikematka- ja matkahallintopalveluja, mutta eivät harjoita niiden tuottamista ja myyntiä elinkeinokseen. Jäsenyydestä hyötyvät liikevaihdon tai matkustusbudjetin koosta riippumatta matkaja matkahallintopalveluja hankkivat yhteisöt, jotka haluavat parantaa matkahallintonsa ja -prosessinsa kustannustehokkuutta ja laatua. Ostajajäseniä on 111 (marraskuu 2013). Yhdistyksen partnerijäseniksi voivat liittyä yhteisöt, jotka tuottavat/myyvät liikematka- ja matkahallintopalveluja elinkeinokseen. Jäsenyydestä hyötyvät matkahallinnon palveluntuottajat, jotka haluavat syventää kokonaisnäkemystään matkahallinnosta ja sen prosesseista sekä kehittää asiakaslähtöisesti tuotteitaan ja palvelujaan. Partnerijäseniä on 71 (marraskuu 2013). FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 2
JÄSENHANKINTA Hallitus esittää v. 2013 käyttöönotetun, mikro- ja startup-yrityksiä varten perustetun edullisemman jäsenmaksukategorian säilyttämistä myös jatkossa. Mikromaksuluokan myötä yhdistyksen toiminnan piiriin on mahdollista saada pieniä ja/tai aloitusvaiheessa olevia ostaja- ja partnerijäseniä, joilla on joko matkahallinnon osaamistarvetta tai kiinnostusta matkahallinnon palvelujen kehittämistä kohtaan. Julkishallinnon osalta jäsenhankinnan toimenpiteitä voidaan valtionhallinnon ohella suunnata myös kuntasektorille. Kuntien painiskellessa v. 2014 kovien säästöpaineiden alla Liikematkayhdistyksen jäsenyyttä puoltaa kustannustehokkaamman matkanhallinnan osaamisen lisääntyminen. Olemassaolevien jäsenten, niin ostajien kuin partnerienkin, suositukset ja aktiiviset toimenpiteet omien asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tuomiseksi FBTA:n toiminnan piiriin ovat ensiarvoisen tärkeä kanava yhdistyksen jäsenkunnan kasvattamiseksi. TOIMIKUNNAT JA TYÖRYHMÄT 2014 Liikematkayhdistyksellä on neljä pysyvää toimikuntaa, joiden tärkeimpänä tehtävänä on seurata oman vastuualueensa markkinatilannetta ja kehitystä, tuottaa materiaalia jäsentiedottamista varten sekä suunnitella ja toteuttaa oman vastuualueensa koulutustilaisuuksia yhdessä FBTA-toimiston kanssa. Toimikunnissa on ollut kahdeksan jäsentä, joista puolet ostajia ja puolet partnereita. Toimikunnat ovat Liikennetoimikunta (TR) Majoitukset, kokoukset ja tapahtumat (AME) Strategia ja ohjaus (S&O) Teknologiat ja prosessit (TPS) Toimikuntien aihealueet ovat edelleenkin relevantteja, ja hallitus ehdottaa syyskokoukselle toimikuntien säilyttämistä yhdistyksen koulutussisältöjen tuotannon selkärankana. Sen sijaan toimikuntien perusrakennetta ehdotetaan kehitettävän joustavammaksi, ja toimikuntien rinnalle perustettavaksi ns. osaajapankkia, johon ostajat ja partnerit voivat ilmoittautua milloin vain. Osaajapankin vapaaehtoisista nimetään tarvittaessa lisäresursseja toimikuntien projekteihin, tai kootaan erillisiä projekti- ja työryhmiä työskentelemään ajankohtaisten teemojen ja hankkeiden parissa. Ohjausryhmä, joka perustettiin 2012 ja jossa on edustus kaikista toimikunnista sekä hallituksesta, ei ole täysin vastannut sille asetettua tavoitetta. Hallitus esittää syyskokoukselle ohjausryhmästä luopumista. Tiedonkulku toimikuntien ja hallituksen välillä turvataan niin, että toiminnanjohtaja ja hallitusjäsenet jalkautuvat määrävälein toimikuntien kokouksiin. FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 3
TOIMINNAN PAINOPISTEALUEET 2014 Syyskuussa 2013 toteutetulla jäsentutkimuksella pyydettiin sekä ostaja- että partnerijäsenten näkemystä ja toivomuksia yhdistyksen toiminnan painopistealueiksi 2014. Saatujen tuloksien perusteella hallitus ja toimikunnat kartoittivat yhdessä teemat, joiden parissa toimikunnat työskentelevät v. 2014. Toimikuntien työn tulokset voivat olla seminaareja, webinaareja, mallipohjia, ohjeistuksia, white paper tutkielmia tai muita jäsenkunnan hyödynnettäväksi tarkoitettuja sisältökokonaisuuksia. Kuva 1: Jäsenistön määrittelemät toimikuntien painopistealueet 2014 Liikenne: IATA New Distribution Capability hankkeen seuraaminen ja raportointi Lentoliikenteen ongelmatilanteet (paneelikeskustelu) Majoitukset, kokoukset, tapahtumat: Kokoukset ja tapahtumat osana matkustuspolitiikkaa Kokousten ja tapahtumien online-varaaminen mitä mahdollisuuksia tarjolla? Strategia & Ohjaus: Matkustuspolitiikan raaka-aineet: miksi politiikka/ohjeistus? Matkustuspolitiikan viestintäkysymykset Teknologia ja prosessit: Mobiili liikematkustuksen tukena Hankintatoimen ja matkahallinnon yhteistyö nousi jäsentutkimuksessa kärkisijoille. Liikematkapalvelujen hankinnan erityiskysmyksiin paneutuu hallituksen asettama Hankinnan työryhmä, jonka teema v. 2014 on Kilpailutuksesta kumppanuuteen. Työryhmän tavoitteena on liikematkapalvelujen hankinnan kompetenssin lisääminen jäsenkunnan keskuudessa. Koulutussisällöt teemoitetaan vuodeksi kerrallaan niin, että hankinnan prosessin eri vaiheet tulevat katetuksi pitkäjänteisesti ja johdonmukaisesti. FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 4
FBTA:n JÄSENPALVELUT Jäsentiedotus FBTA:n käyttämät jäsenviestinnän kanavat ovat yhdistyksen verkkosivut (www.fbta.net) tietopankkeineen, sähköiset uutiskirjeet linkkeineen sekä nopean ja helpon vuorovaikutusmahdollisuuden tarjoava Facebook-sivu (www.facebook.com/liikematkayhdistys). Syksyn 2013 jäsentutkimukseen vastanneista ostajajäsenistä 92 % ja partnerijäsenistä 100 % piti jäsentiedottamisen määrää ja laatua hyvänä. Erityisesti uutiskirjeet saavat kiitosta osakseen. Kuva 2: FBTA Facebookissa Jäsenkoulutus Yhdistyksen medianäkyvyyttä pyritään kasvattamaan hakeutumalla yhteistyöhön eri toimijoiden kanssa ja syventämällä yhteistyötä mm. kokous- ja tapahtumajärjestäjille suunnatun Evento-lehden kanssa sen yhdistyessä S&A-lehteen. Verkkosivujen tietopankista löytyvään FBTA mediassa osioon kootaan yhdistyksen toimintaan liittyvät eri tiedotusvälineissä julkaistut jutut ja artikkelit. FBTA:n keskeinen lisäarvopalvelu on jäsenkunnan tarpeisiin räätälöity, korkeatasoinen jäsenkoulutus. Seminaarien ja kurssien hinnat on pystytty edelleen pitämään jäsenille edullisina, tilaisuuksien maksaessa murto-osan vastaavien koulutustilaisuuksien markkinahinnoista. Toimikuntatyöhön perustuvien puolen päivän tai kokopäiväseminaarien lisäksi järjestetään erikoisteemoihin pureutuvia ajankohtaisseminaareja. Jäsenkunnalta erinomaisen palautteen saaneiden FBTA-webinaarien avulla koulutustarjontaa on pystytty laajentamaan pääkaupunkiseudun ulkopuolelle: tietoiskuihin on mahdollista osallistua omalta työpisteeltä, sijaitsipa se missäpäin Suomea tahansa. Vuoden 2014 toimintakalenteriin sisällytettävät webinaarit tuottavat lisäarvoa, jota voidaan käyttää myös jäsenhankinnan argumenttina. FBTA-tietopankki Yhdistyksen verkkosivuilla ylläpidettävä, aihealueittain organisoitu tietopankki on laaja, vain jäsenistön käyttöön tarkoitettu matkahallinnon alaan liittyvien tutkimusten, presentaatioiden ja dokumenttien varasto. Tietopankkiin lisätään jatkuvasti uutta materiaalia. FBTA-webinaariaineistoille on avattu oma kansio tietopankkiin. FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 5
Jäsenetulehdet KOULUTUSTOIMINTA Yhdistyksen jäsenmaksuun 2014 sisältyy pääyhdyshenkilöille toimitettuna matkailualan ammattilehti Ikkunapaikka - Window Seat (8 numeroa) sekä Kauppalehden Matka Extra ilmestyessään. Toimintakaudella 2014 järjestetään kevät- ja syyskokouksen ajankohtaisohjelman lisäksi Hot Topic aamiaisseminaari Matkamessujen yhteydessä tammikuussa sekä 1 3 muuta omaan sisällöntuotantoon/toimikuntatyöhön perustuvaa koulutustapahtumaa. Vuonna 2013 aloitetut FBTA-webinaarit saavat jäsenkunnan toivomaa jatkoa, kun koulutuskalenteriin sisällytetään joukko osallistumismaksultaan edullisia nettikoulutuksia. Yhteistyötä GBTAn kanssa jatketaan, ja yhdistys tiedottaa nettisivuillaan aktiivisesti myös muista alan kansainvälisistä tapahtumista ja konferensseista. FBTA voi resurssiensa puitteissa toimia valikoidusti matkahallinnon alaan liittyvien opinnäytetöiden toimeksiantajana. Tällöin opinnäytetyön tulee olla valmistuessaan julkaistavissa FBTA-tietopankissa koko jäsenkunnan hyödynnettäväksi. FBTA:n Matkahallinnon apuraha KOTIMAINEN YHTEISTYÖ Hallituksen asettama työryhmä on perehtynyt apurahakäytäntöön ja esittänyt, että vapaasti haetavien apurahojen jakamisen sijasta Liikematkayhdistys ryhtyisi jakamaan tunnustusstipendiä opinnoissaan liikematkustukseen ansiokkaasti perehtyneille opiskelijoille. Stipendiä myönnettäessä tehtäisiin tiivistä yhteistyötä matkahallinnon alaan liittyvää koulutusta tarjoavien oppilaitosten kanssa. Stipendien jakamista varten hallitus valitsisi keskuudestaan stipendivaliokunnan, joka oppilaitoksien esityksestä päättäisi FBTA:n nimeä kantavan stipendin myöntämisestä sellaisille valmistuville opiskelijoille, jotka ovat ansioituneet opinnoissaan matkahallinnon osa-alueella. FBTA tekee yhteistyötä ja pyrkii verkottumaan sekä toimialan että yhteiskunnan muiden toimijoiden kanssa. Säännöllinen vuorovaikutus ja hyvä yhteistyö Suomen Matkatoimistoalan liiton SMALin kanssa. Vaihdamme tietoa liikematkatoimialaan liittyvistä kysymyksistä ja vaikutamme yhdessä alan toimintaedellytyksiin. FBTA on UM:n perustaman Matkailuturvallisuuden neuvottelukunnan jäsen. Neuvottelukunnan tehtävänä on toimia tiedonvaihdon foorumina matkailuturvallisuuteen liittyvissä kysymyksissä. FBTA on Suomen Messujen yhteistyökumppani Matka 2014 Business Travel Forumin osalta. FBTA on Kansainvälisen Kauppakamarin (ICC) Suomen osaston jäsen. FBTA on Veronmaksajain Keskusliiton jäsen. Yhdistys vaikuttaa aktiivisesti liikematkustuksen edellytysten turvaamiseen Suomessa ja osallistuu kutsuttuna mm. Liikenne- ja viestintäministeriön kansallisen lentoliikennestrategian työstämiseen. FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 6
KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ Liikematkayhdistyksen jäsenmaksuun sisältyy v. 2014 automaattisesti GBTA Europe jäsenyys sekä ostaja- että partnerijäsenille. Rekisteröitymällä GBTA Europen verkkosivuilla FBTA-jäsenet pääsevät GBTA-tiedotejakelun piiriin ja saavat käyttöönsä laajan kansainvälisen tietopankin tutkimuksineen ja asiakirjamalleineen. FBTA:lla on ollut aktiivinen rooli perustettaessa GBTA Russiaa. Yhteistyö Venäjällä toimivan matkahallinnon verkoston kanssa tarjoaa FBTA-jäsenyhteisöille erinomaisen mahdollisuuden luoda suoria suhteita niin ostajiin kuin palveluntuottajiin. Pohjoismainen yhteistyö FBTAn pohjoismaiset sisaryhdistykset DBTA, NBTA ja SBTA ovat kaikki GBTA Europen jäsenjärjestöjä, ja samankaltaisen toimintaympäristön vuoksi tärkeä sidosryhmä FBTA:lle. Sisaryhdistysten välistä yhteistyötä tiivistetään ja tiedonkulkua lisätään mm. toiminnanjohtajien ja puheenjohtajien yhteisillä suunnittelukokouksilla. Yhdistysten koulutustilaisuudet ovat avoimia sisaryhdistysten jäsenille kyseisen maan jäsenhinnoilla. Pohjoismaisten liikematkayhdistysten yhteinen vuosittainen verkottumistapahtuma Nordic Business Meeting järjestetään to 6.3.2014 Suomessa. FBTA:n isännöimän tapahtuman valmistelemiseksi on perustettu projektiryhmä, johon sekä ostaja- että partnerijäsenet ovat tervetulleita. Yhteiskuntavastuu, kestävä kehitys Liikematkayhdistyksen edustajana kestävän kehityksen GBTA Project Icaruksessa ja CO2 Focus Group työryhmän vetäjänä toimii Minna Torppa (Puolustusministeriö). FBTA:N TOIMINNAN JOHTAMINEN JA YHDISTYKSEN TOIMISTO Toimintaa johtaa yhdistyksen syyskokouksen valitsema hallitus, joka sääntöjen mukaan koostuu puheenjohtajasta ja vähintään neljästä (4) ja enintään kahdeksasta (8) jäsenestä, joista kaksi edustaa partnerijäseniä. Toimiston henkilökunnan muodostavat toiminnanjohtaja sekä toimistoassistentti. Toiminnanjohtaja vastaa operatiivisesta toiminnasta. FBTA:n toimisto sijaitsee vuokratiloissa Helsingin ydinkeskustassa osoitteessa Simonkatu 12 B 30, 7. krs., 00100 Helsinki. FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 7
FBTA-TOIMINTAKALENTERI 2014 (alustava) Tammikuu 16.1. Matka 2014 messut, Helsinki FBTA Hot Topic aamiaisseminaari ja Business Travel Forum näyttely Helmikuu 4-5.2. Business Travel Show, Lontoo - FBTA Hosted Buyer ryhmä Maaliskuu 6.3. Nordic Business Meeting, Helsinki DBTA, FBTA, NBTA & SBTA yhteinen verkostotapahtuma pvm avoin pvm avoin Matkahallinnon perusteet/fbta tutuksi - uusille jäsenille ja toimintaan aktiivisemmin mukaan haluaville FBTA-webinaari Huhtikuu pvm avoin FBTA-webinaari 24.4. Kevätkokous + oheisohjelma/koulutus Partnerijäsenkokous kevätkokouksen yhteydessä Toukokuu 8.5. TPS-toimikunta: Mobiili liikematkustuksen tukena -seminaari pvm avoin Hankinnan työryhmä: Workshop-päivä Kilpailutuksesta kumppanuuteen Elokuu pvm avoin FBTA-webinaari Syyskuu pvm avoin Toimikuntatyöhön perustuva koulutuspäivä Lokakuu pvm avoin Ostajajäsenet: Amadeus CTN Nordic tapaaminen pvm avoin FBTA + GBTA Project Icarus: kestävän kehityksen teemapäivä Marraskuu pvm avoin GBTA Europe 2014 kongressi, Saksa 27.11. Syyskokous + oheisohjelma/koulutus Partnerijäsenkokous syyskokouksen yhteydessä FBTA/SV/4.11.2013 Sivu 8