Mitä kustannuksia yrityksen tutkimus- ja kehitysprojektille voidaan hyväksyä? Miten projektiseuranta on järjestettävä? 2-2015 1/22 Copyright Tekes
Tilitysohjeen sisältö Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen Projektikirjanpito ja työajanseuranta Hyväksyttävät kustannukset Rahapalkat Henkilösivu- ja yleiskustannukset Matkakustannukset Aineet ja tarvikkeet Laitekustannukset Ostetut palvelut Kustannukset, joita ei hyväksytä Projektimuutokset Asiointipalvelu 2/22
Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Projektin kustannusten ja työajan seurantajärjestelmät käyttöön heti, kun projekti on käynnistynyt Lue rahoituspäätös ja rahoituksen yleiset ehdot Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Sisältyykö kustannuksiin ostoja intressi- tai konserniyhtiöltä? Ennen päätöstä tehdyt sopimukset, purkuehto (ks. yleiset ehdot) Tiedota kirjanpitäjää/tilitoimistoa ja tilintarkastajaa projektista Perusteltuja muutoksia mahdollista tehdä projektin aikana 3/22
Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen Liite Y1 Palautettava 2 kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen vastaanottamisesta Rahoituksen yleiset ehdot Projektikirjanpito, projektin kustannukset Työajanseuranta, tunnin tarkkuudella Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Rahoituksen saajan virallinen allekirjoitus 4/22
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. 5/22
Työajanseuranta Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä. Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään. Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä viiden vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta. Esimerkki työajanseurannasta seuraavassa diassa. Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti. 6/22
PROJEKTIN TYÖAJAN SEURANTA ORGANISAATIO Henkilön nimi Projektin nimi Projektitunniste kirjanpidossa (esim. projektinumero tms.) * Henkilön on pidettävä työajanseurantaa kokonaistyöajasta projektituntien lisäksi, jos häneen ei sovelleta Vuosi työaikalakia tai hänelle ei ole määritelty työaikaa. Kuukausi Pvm Tekes h Selite * Muu työ h tammi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Yhteensä Yhteensä *Henkilön kokonaistyöaika kuukaudessa Hyväksymispäivämäärä Hyväksyjän allekirjoitus Nimenselvennys työtunnit varmennetaan vähintään kerran kuukaudessa
Hyväksyttävät kustannukset Hyväksyttäviä kustannuksia ovat tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan menot, jotka ovat aiheutuneet projektista sen kestoaikana rahoituksen saajan kirjanpidossa nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia. Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen, paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus. Menojen pitää olla maksettuja, kun ne tilitetään Tekesille. Tositteita ei tarvitse toimittaa tilityksen liitteenä. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen. 8/22
Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta Enintään 11 kk/vuosi/hlö Työntekijä pitää itse työajanseurantaa tuntitasolla Palkkaa maksetaan kokonaistyöajasta, Tekesille tilitetään projektille kuuluva osuus Palkkoja tilitettäessä liitteenä oltava palkkaerittelylomake (Y4) 9/22
Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Jos henkilölle ei makseta loma-ajan palkkaa, henkilösivukustannuksena hyväksytään 30 % rahapalkoista Yleiskustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä suorina kuluina 10/22
Matkakustannukset Verohallinnon määräysten mukaisesti Päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista Ohje työmatkakustannusten korvauksista verotuksessa matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset 11/22
Aineet ja tarvikkeet Yrityksen ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus Varastosta otto kirjanpidon hankintamenoarvoon 12/22
Laitekustannukset Pääsääntöisesti projektin käytössä (esim. henkilökohtaiset matkapuhelimet, tietokoneet ovat yleiskustannuksia, ei laitekustannuksia) Vain projektille kohdistuva osuus Ostot Projektiin ostettavan laitteen tai ohjelmiston hankintameno, kun se on pääosin projektin käytössä ja laitteen taloudellinen vaikutusaika on enintään kolme vuotta Jos projektin kestoaika on laitteen taloudellista vaikutusaikaa lyhyempi => hyväksytään projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuus Poistot Projektin käytössä olevien koneiden ja laitteiden poisto-osuus kirjanpidon suunnitelman mukaisena edellyttäen, ettei ole saatu muuta julkista eikä EU:n rahoitusta Vuokrat Projektin ajalle kohdistuva osuus vuokrauskustannuksista 13/22
Ostetut palvelut Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä alle 250 henkilön yritykset Ostetut palvelut kotimaisilta julkisilta tutkimusorganisaatioilta yliopistot, ammattikorkeakoulut ja julkiset (ei yksityisiltä) tutkimuslaitokset Ostetut palvelut muilta kotimaisilta yrityksiltä / yhteisöiltä ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä yhteisöiltä Ostetut palvelut Euroopan sisämarkkina-alueelta Euroopan talousalue ja Sveitsin valaliiton alue Ostetut palvelut Euroopan sisämarkkina-alueen ulkopuolelta Ostot ulkomailta, jotka ovat Euroopan sisämarkkina-alueen ulkopuolella 14/22
Ostot konserni- ja intressiyhtiöiltä Rahoituksen saaja huolehtii, että konserni- tai intressiyhtiö järjestää projektikirjanpidon ja työajan seurannan. Konserni- ja intressiyrityksen on toimitettava lasku rahoituksen saajalle projektin ostopalveluista. Intressiyhtiö tilittää katteettomat kustannukset samoin perustein kuin rahoituspäätöksen saaja: projektikirjanpito ja työajanseuranta järjestettävä tilitys tilityslomakkeella (Y3, Y4,Y5 ja lopputilityksessä tilintarkastajan raportti) Ulkomaisen konserni- ja intressiyhtiön osalta lisäksi: ei yk- ja hsk-kertoimia maininta erityisehdoissa 15/22
Kustannukset, joita ei hyväksytä Edustuskulut, lahjoitukset, stipendit tai apurahat Tuotantoon, mainontaan, markkinointiin tai myyntiin liittyvät kustannukset, kuten matkat, esitteet, ilmoituskulut tai messut Rahoituskulut Suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyvät kustannukset Rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin Kustannukset, joihin kohdistuu sellaista julkista tukea, jonka ehdoissa kielletään muu julkinen tuki Osamaksukaupan ehdoin tehtyjen hankintojen rahoitus-, hallinto-, vakuutus-, korjaus-, huolto- tai muut vastaavat menot Laitteiden vuokraamiseen liittyvät menot siltä osin kun ne ylittävät kyseisen hankinnan ostohintaa vastaavat vuokramenot projektin kestoajalta Projektisuunnitelmaan kuulumattomat kustannukset 16/22
Projektimuutokset Kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille etukäteen Yleisimpiä projektimuutoksia sisällöllinen muutos aikataulumuutokset raportointipäivän siirto vastuullisen johtajan vaihtaminen muutos pankkitiedoissa (tilinumeron muutos Y1-lomakkeella) Projektin toteuttamisen kannalta keskeisistä henkilömuutoksista ja muista merkittävistä muutoksista on välittömästi ilmoitettava Tekesille Muutoshakemuksena voi käyttää Tekesin verkkosivuilta saatavaa projektimuutoslomaketta Lähetetään suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti 17/22
Projektin vastuullinen johtaja Projektin vastuullinen johtaja vastaa siitä, että kustannukset kohdistuvat projektiin kustannukset ovat syntyneet projektin kestoaikana ja ovat maksettuja kustannukset on tilitetty arvonlisäverottomina ja nettomääräisinä kustannusten ja kirjanpidon menokirjausten välinen yhteys on todennettavissa. 18/22
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta www.tekes.fi/asiointi Raportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota siihen, että projektikirjanpito ja työajanseuranta on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite 19/22
Raportoi Tekesin asiointipalvelussa Raportti ja tilitys tehdään Tekesin asiointipalvelussa www.tekes.fi/asiointi sivulta löytyy ohjeistusta raportointiin ja tilittämiseen Lisätiedot jo toimitettuun raporttiin ja tilitykseen tehdään sähköpostin kautta suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti 20/22
21/22
Tekes jakaa kasvun ja uudistumisen riskiä Ota rohkeasti yhteyttä 029 505 5050 Asioi verkossa www.tekes.fi/asiointi Asioinnin tekninen neuvonta 029 505 5051 22/22