Selvät sävelet Kyyti-kirjastojen musiikkikokoelmiin

Selvät sävelet Kyyti-kirjastojen musiikkikokoelmiin Kati Leppäkoski 31.5.2015

Sisällysluettelo: Sisällysluettelo:... 2 1 Johdanto... 6 1.1 Johdatus musiikkikirjastoihin ja musiikkikirjastotyöhön... 7 2 Kokoelmatyö... 10 2.1 Miksi aineistoa tulee karsia?... 11 2.2 Karsinnan toteuttaminen... 12 2.3 Kokoelmien arviointi... 13 2.3.1 Esimerkkejä arviointimenetelmistä... 15 3 Musiikkiaineiston poisto- ja varastointikriteerit... 17 3.1 Nuotit... 17 3.2 Äänitteet: CD-levyt... 18 3.3 Musiikin kuvatallenteet (erityisesti DVD-levyt)... 18 3.4 Äänilevyt... 18 4 Varastointi Suomessa... 20 4.1 Varastot yleensä... 20 4.1.1 4.1.2 Kirjastokimppojen varastointi... 21 Kaikkien kuntien yhteinen varasto (valtakunnallinen varasto)... 22 4.2 Musiikkiaineiston valtakunnalliset varastointipaikat... 23 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 HelMet-musiikkivarasto... 23 Kuopion Varastokirjasto... 24 Kansalliskirjasto... 24 Sibelius-Akatemian kirjasto... 26 Jazz & Pop Arkisto... 26 Kansallinen audiovisuaalinen instituutti (KAVI)... 26 2

4.2.7 4.2.8 4.2.9 4.2.10 Kansanmusiikki-instituutin arkisto... 26 Yle Arkisto... 27 Suomen äänitearkisto ry (äänitteet)... 27 Maakuntakirjaston rooli (Kouvola)... 28 4.3 Kyyti-kirjastojen kirja-aineiston varastointi- ja poistoperiaatteet... 28 4.4 Helsingin kaupunginkirjaston poisto- ja varastointiperiaatteet... 29 4.5 Seinäjoen kaupunginkirjaston musiikkiaineistojen poisto- ja varastointiperiaatteet... 30 4.6 Savonlinnan kaupunginkirjaston poisto- ja varastointiperiaatteet... 30 4.7 Tampereen kaupunginkirjaston poisto- ja varastointiperiaatteet... 31 4.7.1 4.7.2 4.7.3 Äänitekokoelma: CD- ja DVD-levyt... 32 Nuotit... 33 Kirjat... 33 5 Kyyti-kirjastojen musiikkikokoelmat ja niiden käyttö... 35 5.1 Aineistotilastot ja aineiston kierto vuonna 2014 Kyyti-kirjastoissa... 35 5.2 Avokokoelmien kiertoluvut Selvät sävelet -tilastoista... 38 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 Kouvolan alueen kirjastojen musiikkiaineistojen kierto... 38 Kotkan alueen kirjastojen musiikkiaineistojen kierto... 43 Haminan alueen kirjastojen musiikkiaineistojen kierto... 46 Iitin alueen kirjastojen musiikkiaineistojen kierto... 48 Muiden Kymenlaakson alueen kirjastojen musiikkiaineistojen kierto... 49 Kymenlaakson alueen kirjastojen kiertoluvut yhteensä... 51 5.3 Tuoreen aineiston osuus avokokoelmassa... 53 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 Kirjat... 53 CD-levyt... 54 Nuotit... 55 Kuvatallenteet... 55 3

5.4 Musiikkiaineiston lainaus (nollalistat)... 56 5.5 Poistot... 58 5.6 Varastoaineiston määrä ja lainaus, varastoaineiston kierto sekä varastot Kymenlaaksossa... 61 5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.6.4 5.6.5 5.6.6 5.6.7 5.6.8 5.6.9 5.6.10 5.6.11 5.6.12 5.6.13 5.6.14 Kirjojen kierto Kymenlaakson kirjastojen varastoissa... 62 Kirjojen kierto Kouvolan pääkirjaston varastossa... 63 Kirjojen kierto Kotkan pääkirjaston varastossa... 65 Kymenlaakson varastojen CD-levyjen kierto eräissä luokissa... 66 Kouvolan pääkirjaston varaston CD-levyjen kierto eräissä luokissa... 69 Kotkan pääkirjaston varaston CD-levyjen kierto eräissä luokissa... 71 Kymenlaakson kirjastojen varastojen nuottien kierto eräissä luokissa... 73 Kouvolan pääkirjaston varaston nuottien kierto eräissä luokissa... 75 Kotkan pääkirjaston varaston nuottien kierto eräissä luokissa... 77 Kymenlaakson kirjastojen varastojen äänilevyjen kierto eräissä luokissa... 79 Kouvolan pääkirjaston varaston LP-levyjen kierto eräissä luokissa... 81 Kotkan pääkirjaston varaston LP-levyjen kierto eräissä luokissa... 84 Kymenlaakson kirjastojen varastoaineistot... 85 Kymenlaakson kirjastojen varastojen koot ja määrät... 85 6 Varastointi- ja poistokyselyn tulokset... 88 6.1 Varastointi... 88 6.2 Vaikeudet varastoinnissa... 89 6.3 Mitä materiaalia tulisi siirtää varastoon?... 90 6.4 Poistomenetelmiä... 91 6.5 Poistetun aineiston käsittely... 93 6.6 Vaikeudet poistamisessa... 93 6.7 Musiikkiaineistoon keskittyminen... 94 6.8 Naxos ja Spotify... 94 4

7 Kymenlaakson kirjastojen musiikkiaineistojen poisto- ja varastointiperiaatteet... 96 7.1 Karsinnan yleisperiaatteet... 96 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 Avokokoelmien kiertoluku... 96 Aineiston tuoreus... 97 Avokokoelma... 97 Poistot... 97 Kokoelmien arviointi... 98 7.2 Karsittavan aineiston valinta... 98 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 Vähäiseen käyttöön perustuva karsinta... 99 Aineiston ikään/hankintavuoteen perustuva karsinta... 99 Aineiston kuntoon perustuva karsinta... 100 Tilaan ja katoamiseen perustuva karsinta... 101 7.3 Aineiston siirtäminen varastoon ja varastointi... 101 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 Avokokoelmasta löytyvän aineiston varastointi... 102 Kirjojen määrä varastossa... 103 CD-levyjen määrä varastossa... 104 Nuottien määrä varastossa... 105 Äänilevyjen määrä varastossa... 106 7.4 Poistettavien aineistokappaleiden käsittely... 107 7.4.1 7.4.2 7.4.3 Vertailu muihin Kyyti-kirjastoihin... 107 Pysyvä varastointi muualla Suomessa... 108 Myynti ja lahjoitukset sekä lajittelu jätteisiin... 108 7.5 Poisto- ja varastointiprosessin malli... 110 Lähdeluettelo... 114 LIITE 1: Varastoaineiston määrä, lainaukset ja kierto... 121 LIITE 2: Nollalainalistat... 135 5

1 Johdanto Musiikin tallennusmuodot ovat muuttuneet suuresti ajan saatossa. Äänilevyjen rinnalle tuli C-kasetti 1960-luvulla. 1980-luvulla taas otettiin käyttöön CD-levy. 1990- luvun puolivälin jälkeen tulleet internet ja digitaalitekniikat mahdollistivat jopa äänitteiden luvattoman levityksen vertaisverkoissa. (Gronow 2013, 295 297.) Nykyään näiden kaikkien muotojen rinnalla on käytössä ns. striimauspalveluja eli suoratoistopalveluja, kuten Spotify ja verkkomusiikkipalvelu Naxos. Kuvatallenteidenkin formaatit ovat muuttuneet ajan saatossa videokaseteista DVD- ja Blu-ray-levyihin. Elokuvia voi myös katsoa mm. Netflixistä. Perinteisen kirjamuodon rinnalle on tullut e-kirjoja. Internetistä on myös mahdollista hakea ja tulostaa nuotteja. Tällainen formaattien paljous aiheuttaa sen, että musiikkikirjastoihin on kertynyt paljon aineistoa eri formaateissa. Niinpä on väistämättä selvää, ettei kaikkea voida säilyttää ikuisesti. Kirjastot joutuvat kokoelmatyössään karsimaan aineistoaan, sillä tila ei yksinkertaisesti riitä kaikelle aineistolle. Aineiston karsintaan on useita keinoja. Kirjastot ovat ottaneet käyttöönsä erilaisia verkkoaineistoja (e-kirjat, verkkomusiikkipalvelu Naxos Music Library). Myös tekijänoikeuksista vapaita nuotteja saa internetistä. Aineistoa saa myös eri kirjastoista seutukuljetusten ja kaukopalvelun avulla, joten kirjastojen ei tarvitse säilyttää kokoelmissaan kaikkea. Varastokirjastosta saa musiikkikirjoja ja HelMet-musiikkivarastosta muita musiikkiaineistoja. Myös digitointi voi tulla kirjastojen kokoelmien säilyttämisessä kysymykseen tulevaisuudessa. Tästä on hyvänä esimerkkinä HelMet-alueen kirjastojen (Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen) SoundCloud-palvelu, johon on digitoitu kirjaston vanhoja vinyylilevyjä (HelMet-kirjasto 2015). Tässä raportissa esitelty Selvät sävelet -hanke on jatkoa Kyyti-kirjastojen kokoelmat eläviksi -hankkeelle, jossa luotiin yhteiset varastointi- ja poistoperiaatteet aikuisten kirja-aineistolle. Myöhemmin hanketta täydennettiin erillisillä lasten ja nuorten aineiston varastointi- ja poistoperiaatteilla. Tämä raportti pohjautuukin osin Maria Bangin kokoelmat eläviksi -hankkeen loppuraporttiin. AVI:n rahoittaman Selvät sävelet -hankkeen tarkoituksena on luoda yhteiset varastointi- ja poistoperiaatteet Kymenlaakson kirjastojen musiikkiaineistoille. Tavoitteena on elävöittää kirjaston kokoelmaa ja päästä eroon päällekkäisestä 6

säilyttämisestä. Tämän hankkeen aikana laadittiin selvitys Kymenlaakson kirjastojen musiikkikokoelmien ja varastojen nykytilasta sekä annettiin suositusluonnos yhteisistä varastointi- ja poistoperiaatteista. Tämä raportti etenee siten, että johdantoluvussa johdatellaan musiikkikirjastotyöhön. Tämän jälkeen luvussa 2 kerrotaan yleisesti kokoelmatyöstä. Luvussa 3 kuvaillaan erilaisia musiikkiaineistojen varastointi- ja poistokriteerejä. Luvussa 4 tuodaan esille Suomessa olevia musiikkiaineistojen varastoja ja arkistoja, sekä sitä millä tavalla muissa Suomen kirjastoissa poistetaan ja varastoidaan musiikkiaineistoa. Luvussa 5 kuvataan Kyyti-kirjastojen musiikkikokoelmien ja varastojen nykytilannetta tilastojen avulla. Luvussa 6 on esitetty yhteenveto Kyyti-kirjastojen musiikkiaineistojen varastointi- ja poistokäytännöistä, joita kartoitettiin kyselyn avulla. Luvussa 7 on suositusluonnos Kyyti-kirjastojen musiikkiaineistojen yhteisistä poisto- ja varastointiohjeista. Raportin liitteinä ovat taulukot pääkirjastojen avokokoelmassa olevien musiikkiaineistojen nollalainalistoista sekä koko Kymenlaakson kirjastojen että Kotkan ja Kouvolan pääkirjastojen varastoaineiston kiertoluvuista. 1.1 Johdatus musiikkikirjastoihin ja musiikkikirjastotyöhön Sanna Talja on jakanut tutkimuksessaan musiikkikirjastotoiminnan erilaisiin tulkintarepertuaareihin, jotka ovat vaihtoehto, sivistys ja kysyntä. Sivistysrepertuaarissa keskitytään siihen, että musiikkikirjastossa tulisi olla kussakin musiikinlajissa laadullisesti ja historiallisesti edustavimmat ja keskeisimmät teokset. Vaihtoehtorepertuaarissa taas ajatellaan, että musiikkikirjaston tulisi tuoda esille musiikin laaja-alaisuus, ja erityisesti harvinaisempaa ja erikoisempaa musiikkia. Kysyntärepertuaarissa on taas tärkeätä asiakaslähtöisyys, ja musiikkikirjastojen tulisi vastata asiakkaiden musiikillisiin tarpeisiin. (Talja 1998, 60 76.) Heikki Poroila on suositellut pienille kirjastoille, että aluksi tulisi hankkia sellaista musiikkia, joka on elänyt syntyhetkeään kauemmin. Tätä klassikkopohjaa voi täydentää ajankohtaisella musiikilla sekä valtavirran ulkopuolelta poimituilla näytteillä musiikin moninaisuudesta. (Poroila 1988, 33.) Sanna Karttunen (1990, 66 69) on erotellut kolme erilaista tapaa jaotella musiikkia. Nämä ovat hierarkkinen, autonominen ja kulttuurinen. Hierarkkinen näkemys pohjautuu korkeakulttuuriseen tapaan nähdä musiikki ja se jakautuu näkemykseen vakavasta taidemusiikista ja 7

kevyestä populaarimusiikista. Musiikin laadun kriteerit nähdään näin ollen objektiivisina. Autonomisessa musiikkikäsityksessä musiikin arvostuksen kriteerit ovat objektiivisia, mutta eri musiikkityylejä ei arvoteta keskenään. Autonominen musiikkikäsitys antaa sijaa laadukkaalle populaarimusiikille, ja kokoelma rakennetaan laadukkaaksi ja arvoltaan kestäväksi. Kulttuurinen musiikkikäsitys näkee musiikilliset arvot subjektiivisina sekä ajallisesti muuttuvina, ja siinä ympäröivä musiikkikulttuuri vaikuttaa kokoelmien muotoutumiseen. Vuonna 1978 Musiikkikirjastotoiminnan oppaassa esitettiin ohje äänitteiden perusvalikoiman jakautumisesta. Oppaassa ehdotettiin, että 40 % olisi konserttimusiikkia (gregoriaanisesta kirkkolaulusta elektroniseen musiikkiin), 10 % etnomusiikkia, 10 % jazzia, 10 % kotimaista iskelmää ja 30 % popmusiikkia ja käyttömusiikkia (lastenlauluja, poliittista musiikkia). (Leppänen & Vuori 1978, 78.) Vuonna 1986 musiikkikirjastotoiminnalle asetettiin erilaisia tehtäviä, kuten tasaarvoisten musiikkiharrastusmahdollisuuksien tukeminen, musiikillisten vähemmistöjen tukeminen, suomalaisen musiikin tukeminen, aktiiviharrastuksen tukeminen ja paikallisen musiikkielämän tukeminen. Näin ollen aineistonvalinnan periaatteet olivat tältä pohjalta: laatu, monipuolisuus, musiikin lajien keskinäinen arvottamattomuus, kansallisen ja kansainvälisen tasapainoinen vuorovaikutus sekä paikallisten olosuhteiden huomioonottaminen. Valintojen määrällisestä jakautumisesta musiikinlajien sisällä ei annettu enää ohjeita. Laatu ja monipuolisuus tarkoittivat kuitenkin sitä, että tarjolla olevasta musiikista (vanhasta ja uudesta) tuli valita laadullinen parhaimmisto ottaen kaikki musiikinlajit ja paikallinen kysyntä huomioon. (Musiikkikirjastotoiminnan käsikirja 1986; 29 31, 50.) Ennen toista maailmansotaa musiikkikirjastot miellettiin lähinnä nuottikirjastoiksi, joissa oli hieman myös musiikkiin liittyvää kirjallisuutta (Poroila 2011, 1). Vuoden 1950-luvun loppupuolella Helsingin Kallion sivukirjastoon alettiin hankkia äänilevyjä. Suomen ensimmäinen yleisen kirjaston musiikkiosasto avattiin vuonna 1958 Tampereelle Tammelan sivukirjastoon, jossa asiakkaat saivat kuunnella äänilevyjä ja lainata nuotteja. (Eloranta 2008, 30 31.) Vasta vuoden 1972 jälkeen musiikkiäänitteitä sai lainata, ja siitä eteenpäin niiden lainausmahdollisuudet lisääntyivät (Poroila 2011, 2). 1980-luvulla äänitteiden hankintaan käytettiin 8

enemmän varoja, mikä moninkertaisti äänitteiden lainat. Suurimpana syynä lainausmäärien lisääntymiseen voidaan nähdä CD-levyjen tulo kirjastoihin. (Eloranta 2008, 50.) CD-levyjen yleistyessä kirjastojen hankintapolitiikka muuttui monipuolisuusetiikasta kysyntärepertuaariseen politiikkaan. Suomen kirjastoseura teetti 1990-luvun lopulla kyselyn, jonka mukaan hankinnasta 80 % suuntautui poprockiin, viihteeseen ja laulelmaan, alle 10 % taidemusiikkiin ja alle 5 % jazziin, bluesiin ja etniseen musiikkiin. Aineiston valinta perustui kysyntään ja johti joidenkin aihealueiden laiminlyömiseen. Tämä on vaikuttanut asiakaskunnan koostumukseen ja sittemmin käyttötilastojen laskusuuntaukseen. (Mäkelä 2008, 23.) Nyt lainaustilastot ovat käytännössä normalisoituneet, kun suosittua musiikkia haetaan muualta kuin kirjastosta, esimerkiksi verkosta. Lainausluvut ovat muuttuneet vastaaviksi kuin ne olivat ennen populaarimusiikin CD-levyjen suurta kysyntää. (Oikarinen 2014, 9.) Nykyään käytetään paljon verkkopalveluja musiikin kuuntelemisessa, kuten esimerkiksi Spotifyta ja itunesia. Verkossa olevat palvelut eivät voi kuitenkaan täysin korvata fyysistä musiikkikokoelmaa. Aina on olemassa musiikkia, jota ei saa verkosta, eli ns. harvinaista musiikkia. Myös opiskelijat ja koululaiset tarvitsevat musiikkia. Kirjastolla on myös oma roolinsa kokoelmien säilyttäjänä, jolloin kirjastossa tulisi säilyttää monipuolisesti eri maiden ja aikakausien musiikkia. (Laatu-hanke 2013, 1-2.) 9

2 Kokoelmatyö Kirjastoissa tehdään kokoelmatyötä, jonka tärkeimpänä tarkoituksena on yhteisön, eli asiakkaiden, tarpeisiin vastaaminen. Kokoelmatyöhön sisältyy kuusi eri osa-aluetta, jotka ovat yhteisöanalyysi, valintaperiaatteet, valinta, hankinta, karsinta ja arviointi. Nämä seuraavat toisiaan kehämäisenä, dynaamisena prosessina. Yhteisöanalyysissa tutkitaan, mitä informaatiota yhteisö tarvitsee, eli millaisista ihmisistä palveltava asiakasyhteisö koostuu. Tämä auttaa myös keräämään tietoa kehittämispolitiikan ja valintaperiaatteiden luomiseen. Valintaperiaatteissa näkyvät kirjaston kokoelmien tarkoitus ja päämäärät. Nämä toimivat apuna aineistoa valittaessa. Valintaa on pakko tehdä, koska kirjastoon ei voida hankkia kaikkea aineistoa. Valinnassa ovat usein vastakkain aineiston laatu ja yhteisön tarpeet. Hankinta on taas kokoelmatyön rutiinivaihe. Karsintaa pitää tehdä, kun kokoelmassa on aineistoa, jota ei enää tarvita. Karsittava aineisto joko myydään, lahjoitetaan, hävitetään tai varastoidaan. Kokoelman arviointi palvelee erilaisia tarkoituksia, niin kirjaston sisäisiä kuin ulkoisiakin. Arvioinnissakin tulee huomioida yhteisön tarpeet, jolloin palataan takaisin alkuun, eli yhteisöanalyysiin. (Evans 1987, 13 16; tässä Rautavuori, 10 11.) Evansin mukaan (2005, 315) kokoelmien arvioinnin tarkoitus on päättää kokoelmien kehittämisen kehä ja päätyä takaisin yhteisöanalyysiin, josta alkaa taas uusi kierros (Tässä Kotila 2013, 35). Kokoelmatyön olisi kokonaisuudessaan vastattava koko yhteisön tarpeisiin, eikä vain kirjaston aktiivikäyttäjien (Evans 1987, 13 16; tässä Rautavuori 1991,11). Kirjastoilla onkin usein käytettävissään kokoelmien kehittämispolitiikka, joka vastaa yleisesti kysymyksiin (Clayton & Gorman 2001, 19; tässä Wilen 2007, 89.): miten aineiston valintapäätökset tehdään, mitä aineistoja hankitaan, mitä säilytetään ja mitä siirretään varastoon tai poistoon. Kokoelmien kehittämispolitiikka tai hankintaohjelma on dokumentti, joka toimii suunnittelu- ja viestintävälineenä kirjaston sisällä (henkilökunta, kehysorganisaatio) sekä kirjaston ulkopuolella (asiakkaat ja muut kirjastot). Kokoelmien kehittämispolitiikka on usein kirjallisena dokumenttina. (Guidelines 2001, 1; tässä Wilen 2007, 89.) Kokoelmien kehittämispolitiikkaan tulisi kirjata yksityiskohtaisesti, kuka karsii aineistoa, millä kriteerillä ja aikavälillä. Siihen voidaan myös merkitä, mitä poistettavalle aineistolle tapahtuu poistamisen jälkeen. 10

Kehittämispolitiikassa linjataan myös, millä perusteilla ja kuinka usein kokoelmia arvioidaan. (Wilen 2007, 92.) 2.1 Miksi aineistoa tulee karsia? Kirjastotoiminnan perusteet juontavat juurensa jo antiikista, jolloin Egyptissä sijaitsevassa Aleksandrian kirjastossa pyrittiin säilyttämään kaikkea siihen mennessä julkaistua kirjallisuutta. Tältä ajalta ovat peräisin myös ajatukset kirjastosta museaalisena kirjavarastona. Kirjastonhoitajakin miellettiin kirjallisuuden keräilijäksi, vartijaksi ja säilyttäjäksi. (Wilen 2007, 38.) Poistojen tekeminen on herättänyt kirjastopiireissä yhä enemmän keskustelua. Kirjastojen kävijämäärät ovat olleet laskussa, ja yleisesti on pohdittu, voisiko poistoja tekemällä lisätä kirjastojen houkuttelevuutta. (Huttunen 2011, 26.) Kirjastoissa ei voida säilyttää kaikkea, ja aineistoa tulisikin karsia. Kokoelman karsinta on yksi tärkeä osa kokoelmatyötä ja samalla kirjastokokoelmien kehittämistä. Kun karsintaa tehdään tarpeeksi usein, aineisto on tuoretta ja asiakkaat saavat hyväkuntoista aineistoa. Myöskään hyllyt eivät täyty turhasta. Henkilökunta on myös paremmin perillä kokoelman rakenteesta, kun poistoja tehdään systemaattisesti. Kirjasto näyttäytyy houkuttelevampana asiakkaille, kun poistojen määrä on runsasta. Tällöin kirjastojen kävijämäärä ja aineiston kiertoluvut kasvavat. (McKee 1981, 298; Zorn 2009, 13 14; tässä Huttunen 2011, 27.) Kokoelman karsimisen huomattavia etuja on se, että asiakkaat löytävät karsitusta hyllystä paremmin aineistoa. Eräs asiakastyyppi, kuten samoojat, löytävät myös helpommin aineistoa kierrellessään väljien hyllyjen välissä. Hyllyistä vapautuu poistojen kautta tilaa asettaa kirjoja kansipuoli näkyville, jolloin ne tulevat paremmin huomatuiksi. (Saarinen 2011, 10; tässä Salohalme 2013,11.) Useissa tutkimuksissa on myös tullut ilmi, että tietynlainen aineiston sijoittaminen hyllyille ja tietty hyllykorkeus lisää lainausta. Ala- ja ylähyllyille sijoitettuja kirjoja lainataan vähemmän kuin keskitasolle ja silmäntasolle asetettuja kirjoja. Helpoiten tavoitettavat kirjat myös kiinnostavat eniten. (Wilen 2007, 19.) Eräästä Pittsburghin tutkimuksesta on käynyt ilmi, että jos jokin kirja ei ole ensimmäisen viiden vuoden aikana ollut ollenkaan lainassa, sen mahdollisuudet tulla lainatuksi ovat vähentyneet olemattomiin. Uusinta aineistoa käytetäänkin yleensä 11

eniten, mutta kirjallisuuden vanheneminen ei noudata lineaarista tai säännöllistä käyrää. Aineiston ikä ei ole siten aina karsimisen tärkein peruste. (Wilen 2007, 145.) Aineiston ikää voidaankin käyttää yhtenä karsimisen perusteena muiden perusteiden yhteydessä tapauskohtaisesti. 2.2 Karsinnan toteuttaminen Yleisten kirjastojen laatusuosituksissa mainitaan, että kirjastojen kokoelmat ovat osa seudullista kokoelmaa, jonka kehittämiseen kaikkien kirjastojen tulisi osallistua. Alueittain tai seuduittain sovitun hankinta- ja varastointipolitiikan avulla voidaan turvata monipuolinen aineiston tarjonta sekä vanhemmankin aineiston saatavuus. Kokoelman uusiutuminen tulisi taata hankinnoilla ja säännöllisillä, riittävillä poistoilla. Kansainvälisen suosituksen mukaan kirjahankintojen ja poistojen osuuden tulisi olla 8 % kirjakokoelmista. Jotta kokoelma olisi ajankohtainen, tulisi seurata tuoreen, eli alle viiden vuoden ikäisen aineiston osuutta avokokoelmassa, sekä aineiston kiertonopeutta. (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2010, 49 51.) Aineiston kiertoluku eli lainausaste lasketaan siten, että jaetaan lainojen määrä kokoelman nidemäärällä (Moore 1989, 31; tässä Utriainen 2012, 13). Kansainvälisen suosituksen mukaan tuoreen aineiston osuuden avokokoelmasta tulisi olla 40 %. Jotta kokoelma olisi ikärakenteeltaan tasapainossa, uusiutuvuudesta voidaan pitää huolta siten, että hankinnat ja poistot ovat samansuuruisia. Jos kokoelmassa on etupäässä vanhaa aineistoa, sitä tulisi uudistaa reilummilla poistoilla ja suuremmalla uutuushankinnalla. Varastokirjaston palveluja tulisi käyttää erityisesti vanhempaa, harvoin kysyttyä aineistoa tarvittaessa. Aineistoa tulisi olla tarjolla myös eri formaateissa. Musiikki-, elokuva-, nuotti- yms. aineistojen pieniä kokoelmia uhkaavaa sisällöllistä pirstoutumista tulisi estää ja kokoelmien eheyttä ja erikoistumista edistää kokoelmapolitiikan linjauksilla. (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2010, 49 51.) Aineiston karsintaa tehdään usein hyvin subjektiivisin perustein. Tällöin karsintaa tekevän mielipiteet voivat vaikuttaa työhön. Aineiston karsinnassa tulisi kuitenkin käyttää objektiivisia mittareita, jolloin karsijan mielipiteet eivät pääsisi vaikuttamaan. Aineiston aiempi käyttö on yleensä luotettavin ennuste siitä, käytetäänkö teosta jatkossa. (Slote 1997, 84 86.) Useimmiten tärkein peruste poistamiselle on kunkin nimekkeen lainakiertomäärä. Tällöin voidaan nähdä, kuinka monta kertaa jokin 12

nimeke on ollut lainassa. (Evans 1995, 392 395; Slote 1982, 40; Spiller 1991, 87 90; tässä Nikula 2000, 61.) Poistojen tekeminen ei ole helppoa. Singerin (2008, 256; tässä Huttunen 2011, 27) mukaan poistojen tekeminen lykkääntyy, kunnes se on täysin välttämätöntä tilan loppumisen vuoksi. Tilan puutteen lisäksi yleisimpiä syitä poistoihin ovat kokoelmien pitäminen ajantasaisina ja vaihtuvina, aineiston huono kunto, sen huonot kiertoluvut, ja formaatin muutokset (Dilevko 2003, 80; tässä Huttunen 2011, 27). Karsinnan esteenä voi joskus olla virheiden tekemisen pelko, ajan puute ja erilaiset lainsäädännölliset esteet tai yksinkertaisesti ajatus, että määrä takaa laadun. Karsintaa ei voi kuitenkaan tehdä erillään muusta kokoelmatyöstä. Karsinnassa tulee ottaa huomioon kirjaston päämäärät, määrärahat, yksittäisen nimekkeen suhde muuhun aineistoon, kirjaston mahdolliset arkistointivelvollisuudet ja yksittäisen nimekkeen tarve tulevaisuudessa. (Evans 1987, 292 299; tässä Rautavuori 1991, 32.) 2.3 Kokoelmien arviointi Kokoelmien arviointi on yksi osa kokoelmatyötä. Se onkin tärkeää, sillä sen kautta nähdään, mitä osaa kokoelmasta tulisi karsia. Jokaisen kirjaston kokoelma on rakennettu tiettyä tarkoitusta varten. Yleisten kirjastojen kokoelmille on annettu jo kirjastolaissa tehtäväksi tiedontarpeen tyydyttäminen, virkistyksen, ammattien ja erilaisten harrastusten tukeminen. Kokoelmien arvioinnin avulla voidaan tutkia, täyttääkö kokoelma sille asetetut tavoitteet ja palvelee käyttäjiä. Arvioinnissa voidaan käyttää sekä subjektiivista harkintaa että objektiivista mittaamista. Lähtökohtana on jokin tavoite, jonka saavuttamista mitataan. Tavoitteen asettaminen voi olla hyvin yleisellä tasolla (lait, asetukset, säädökset) tai hankintaohjelmassa tai toimintasuunnitteluun liittyvissä strategisissa linjauksissa. Kokoelmat tulevat myös kalliiksi, ja rahoittajat ovat kiinnostuneita, mihin varoja käytetään. Tässäkin suhteessa arvioinnin tekeminen on tärkeätä, jotta voidaan esittää, miten varoja on käytetty. (Wilen 2007, 102 103.) Erilaisista käyttötutkimuksista on löydetty kokoelmatyön lainalaisuuksia. Lainaus kohdistuu usein vain pieneen osaan kokoelmasta. Erityisen tunnettu on 80/20 sääntö, jonka mukaan 80 % kysynnästä kohdistuu 20 %:iin aineistosta. (Wilen 2007, 13

145.) Tämän niin sanotun Zipfin ja Pareton lain mukaan 20 % kokoelmasta tyydyttää 80 % asiakkaiden tarpeesta. 20 % kokoelmasta on siis ns. ydinkokoelmaa. Tämä jäljelle jäävä 80 % kirjaston kokoelmasta eli toisin sanoen pitkä häntä on vähemmän markkinoitua ja useimmiten vanhempaa kirjallisuutta. (Bang 2011, 5.) Sloten mukaan (1997, 83 85) karsinnan keskeinen käsite onkin ydinkokoelma, ja ajanjakso, jonka teos on viipynyt hyllyssä (selftime period). Se osa kokoelmaa, jota käytetään paljon, muodostaa ydinkokoelman. Toiseen osaan kuuluu aineisto, joka pysyy käyttämättömänä. Ydinkokoelma muuttuu jatkuvasti, ja jotkut teokset eivät ole koskaan osa ydinkokoelmaa. Vain pieni osa kokoelmasta jää klassikoiksi ja näin ollen pysyväksi osaksi ydinkokoelmaa. Kokoelman karsijan tehtävä on löytää ydinkokoelmaan kuulumaton aineisto ja poistaa se kokoelmasta. Kokoelmien arviointimenetelmät voidaankin jakaa käyttö- ja käyttäjäkeskeisiin tai kokoelmakeskeisiin menetelmiin. Kummassakin voi olla kvalitatiivista eli subjektiivista tai kvantitatiivista eli objektiivista tietoa. Kokoelmien arvioinnissa olisi hyvä käyttää vähintään kahta erityyppistä, kvalitatiivista ja kvantitatiivista, menetelmää. Näin ollen kokoelmasta saataisiin laajempi ja luotettavampi kuva. Kokoelmakeskeisiä menetelmiä ovat esimerkiksi listamenetelmät, jossa kokoelmaa voi verrata eri aiheista tehtyihin listauksiin, kuten vuoden parhaisiin kirjoihin, tietyn aihealueen suositeltuihin teoksiin tai bibliografioihin. Omia kokoelmia voi verrata myös toisen samantyyppisen kirjaston kokoelmiin. Tällainen listamenetelmä on kvalitatiivista. Omia kokoelmia voi myös verrata tiettyihin kokoelman tasoa mittaaviin standardeihin, kuten yleisten kirjastojen laatusuosituksiin. Arviointia voi myös tehdä profiloimalla kokoelmaa tarkastelemalla esimerkiksi, mikä on kokoelman ikäjakauma ja koko, kuinka paljon on kuvakirjoja tms. tilastollisilla menetelmillä tutkittavia asioita. Tilastomenetelmä on kvantitatiivista. Kokoelmaa voi myös arvioida asiantuntijan avulla, jolloin hän tekee päätelmiä kokoelman koosta, laajuudesta tai laadusta. Tämä on kvalitatiivista, subjektiivista kokoelman arviointia. (Kotila 2013, 36; Wilen 2007, 117 119.) Yksi käyttö- ja käyttäjäkeskeinen menetelmä on käyttötutkimus, johon kuuluu mm. lainaustilastojen käyttäminen arvioinnissa ja kaukolainatilastojen sekä sisäkäytön tutkiminen, eli miten aineistoa käytetään kirjaston sisällä. Tällainen arviointi on kvantitatiivista. Käyttäjätutkimus taas on käyttäjien näkemysten ja arvioiden 14

tutkimista, esimerkiksi täyttääkö kokoelma heidän tarpeensa. Tällainen arviointi on kvalitatiivista. Lähdeluetteloiden viitteiden analyysissa kokoelmaa arvioidaan erilaisista julkaisuista otettujen viittausten avulla. Analyysi voi olla joko kvalitatiivista tai kvantitatiivista. Arviointia ei kuitenkaan tarvitse tehdä koko kokoelmasta kerralla, sillä kokoelman osittainenkin evaluointi on riittävää. (Kotila 2013, 36 37; Wilen 2007, 118 119.) E-aineistojen arvioinnissa voidaan tarkastella istuntojen, hakujen, ladattujen/ luettujen kokotekstien ja suurimpien yhtäaikaisten käyttäjien lukumääriä sekä niiden käyttäjien määrää, jotka eivät ole päässeet palveluun liian suuren käyttäjämäärän takia (Johnson 2009, 247 252; tässä Kotila 2013, 36). E-aineistojen tutkiminen on käyttötutkimusta ja käyttäjätutkimusta silloin, kun tutkitaan käyttäjien mielipiteitä palvelusta. Mielipiteitä voi tutkia käytön aikana ruudussa näkyvän kyselyn avulla. (Gregory 2011, 18; tässä Kotila 2013, 37.) 2.3.1 Esimerkkejä arviointimenetelmistä Seuraavaksi esitellään pari esimerkkiä erilaisista arviointimenetelmistä Rovaniemellä ja Oulun seudulla. 2.3.1.1 Rovaniemi Olli Peltonen käytti Rovaniemen LP-levykokoelman arvioimiseen kokoelmakeskeistä asiantuntijamenetelmää, listamenetelmää sekä käyttötutkimusta. Tarkoituksena oli arvioida LP-levyjen jazz- ja rock-kokoelmaa. Asiantuntijamenetelmää käytettäessä asiantuntijalle laadittiin kysymyksiä arvioitavan kokoelman tilasta, eli laadusta, kunnosta, kattavuudesta, arvosta, puutteista, käytöstä sekä päällekkäisyyksistä CDlevyjen kanssa. Asiantuntijan oli mahdollista saada lisämateriaaliksi ja pohjaksi arviointiin luettelo arvioitavan luokan niin luetteloiduista kuin kortistoiduista levyistä. Tässä asiantuntija arvioi kuitenkin vain rock-kokoelmaa. Listamenetelmässä käytettiin apuna Kyösti Mäkelän teosta Musiikin mestariteoksia ja ulkomaista teosta 1001 Albums You Must Hear Before You Die. Mäkelän teoksessa oli rockin lisäksi jazz- ja klassisen musiikin levyjä, mutta klassinen musiikki jätettiin ulkopuolelle. 1001 Albums You Must Hear Before You Die -teoksessa oli rock-levyjen lisäksi jazzia ja viihdemusiikkia. Jazz- ja rock-levyjen vertailussa käytettiin myös apuna kuunneltavista levyistä tulostettua luetteloa, ja luetteloidut levyt haettiin tietokannasta. Menetelmä aloitettiin kortistoiduista rock-levyistä. Arviointi toteutettiin 15

satunnaisotannalla, jossa valittiin aakkosjärjestyksessä joka viides LP-levy arvioitavaksi. Kolmessa vertailtavassa sarakkeessa olivat Mäkelän teos, 1001 Albums You Must Hear Before You Die ja CD-levyt. Näihin sarakkeisiin merkittiin mahdollinen vastaavuus valittuihin levyihin. Arvioinnissa käytettiin hyödyksi myös käyttötutkimusta, jossa listattiin LP- ja CD-levyjen lainauslukuja vuodesta 1987 vuoteen 2001. (Peltonen 2007, 25 26, 28-30.) 2.3.1.2 Oulu Oulun seudulla toteutettiin kuuden kunnankirjaston yhteistyöllä fiktiivisen aineiston arviointi, johon kuuluivat myös musiikkiaineistot. Arvioinnin tavoitteena oli luoda helposti sovellettavia arviointimalleja, jotka voisivat toimia kokoelmapolitiikan pohjana. Sovittujen mittarien avulla oli tarkoitus arvioida kunkin kirjaston kokoelmaa eri ajankohtina ja verrata kokoelmia toisiinsa. (Kortelainen 2003; tässä Kortelainen 2007, 181.) Arvioinnissa käytettiin erilaisia mittareita liittyen mm. hankintaan, kokoelmaan, poistoihin, kiertonopeuteen ja aineistorahaan. Äänitteiden suosio kirjastoaineistona oli lisääntynyt koko ajan. Valtaosa musiikkikokoelmien lainoista oli CD-levylainoja. Näistä edellä mainituista mittareista äänitekokoelmaan sopivat parhaiten nidemäärä ja vuosittainen hankinta tuhatta asukasta kohden. Äänitekokoelman sisällöllistä ja lajeittaista jakaumaa mitattiin jakamalla kokoelma alaryhmiin, joista eroteltiin suurimmat päägenret: etnomusiikki, lastenmusiikki, populaarimusiikki ja taidemusiikki. (Kortelainen 2007, 181 183.) Musiikkikirjastotiimin tarkoituksena oli luoda suuntaviivoja seutukunnalliselle musiikkiäänitteiden hankintapolitiikalle. Tiimi laati hankintasuosituksen, jonka mukaan 30 % olisi popmusiikkia ja rockia, 30 % viihdettä ja elokuvamusiikkia, 10 % jazzia ja etnistä musiikkia ja 30 % klassista musiikkia. Hankintaa ja lainausta verrattiin toisiinsa absoluuttisina lukuina sekä prosenttiosuuksina. Kysynnän mittareina toimivat kiertonopeus ja varausjonot. (Kortelainen 2007, 183.) 16

3 Musiikkiaineiston poisto- ja varastointikriteerit Johnsonin (2009, 153 155) mukaan karsinnassa voidaan käyttää samanlaisia kriteerejä kuin valinnassakin. Useimmiten kysymykset liittyvät poistoehdokkaassa teoksen käyttölukuihin, huonokuntoisuuteen ja vanhentuneeseen tietoon. Poistettaessa teosta voidaan miettiä, onko teos relevantti ja onko kokoelmassa olemassa kaksoiskappaletta tai vastaavaa teosta samasta aiheesta. Hyvä on myös selvittää, onko teosta saatavilla muualta. Poistettaessa tulisi myös miettiä, onko teos harvinainen ja arvokas tai molempia. Poistettaessa voisi myös tarkistaa, onko teoksesta uudistettua painosta ja onko teoksella paikallista merkitystä. (Tässä Kotila 2013, 33.) Musiikkiaineiston poistot eivät ole täysin samanlaisia kuin muun kirja-aineiston, sillä musiikki ei vanhene samalla tavalla. Useimmiten musiikkiaineiston poistoissa tarkastellaan myös lainauslukuja. Yleensä musiikkiaineistoa hankitaan vain yksi kappale kutakin nimekettä. Poistettaessa olisi tärkeätä miettiä, miten estetään musiikkikokoelmien pirstoutuminen ja tulisiko lisätä alueellista yhteistyötä, jotta edes jossakin tietyn alueen suuremmassa kirjastossa kokoelmat säilyisivät kokonaisina. (Laatu-hanke 2013, 2.) Tämä tarkoittaa siis sitä, että pientä kokoelmaa ylläpidettäessä tulisi säilyttää tietty linja, jotta kokoelma olisi yhtenäinen eikä koostuisi monista eri tekijöistä. 3.1 Nuotit Nuotteja poistetaan huonokuntoisuuden perusteella. Poistopäätösten tekeminen nuottien osalta on hankalaa, sillä jotkut nuotit, jotka eivät liiku, saattavat kiinnostaa asiakkaita myöhemmin suuresti. Musiikki ei vanhene koskaan, ja ajoittain jokin populaarimusiikin tyyli saattaa tulla uudelleen muotiin. Harvinaisempien soittimien nuotit ovat myös hankalia poistettavia, sillä niitä voidaan tarvita joskus, vaikka tiettynä hetkenä niitä ei lainattaisikaan. Nuotit eivät vanhene samalla tavalla kuin kirjat, ja niiden myöhempi kiinnostavuus ja arvon määrittäminen on hankalaa. Tästä syystä niiden poistaminen vaatii harkintaa. Taidemusiikin nuotit ovat myös hankalia poistettavia, sillä taidemusiikki on ikuista ja nuoteista voi löytyä klassikoita ja tiettyjä tärkeitä sävellyksiä juuri oikealla tavalla nuotinnettuna. Nuotin rikkinäisyys ja korvaamattomuus tuottaa myös hankaluuksia, jos uudempaa painosta ei ole 17

hankittavissa. Tällöin nuotteja pyritään korjaamaan lainauskuntoon. Joissakin tapauksissa kuitenkin nuottien huonot kiertoluvut vaikuttavat poistamiseen. Nuotteja selaillaan usein, joten varastoon siirtäminenkään ei ole aina paras ratkaisu. (Nikula 2000, 60 63.) 3.2 Äänitteet: CD-levyt Äänitteiden poistojen syynä ovat useimmiten aineiston kuluneisuus ja käyttämättömyys. Joskus kuitenkin karsintaan suhtaudutaan varovaisesti. Aina ei haluta poistaa kulunuttakaan aineistoa, jos se mielletään sisällöltään arvokkaaksi. Poistamiseen tarvitaankin asiantuntemusta. (Rautavuori 1991, 32.) 3.3 Musiikin kuvatallenteet (erityisesti DVD-levyt) Kuvatallenteita poistetaan usein huonon kunnon ja kiertämättömyyden vuoksi. Tämä Pahkasalon antama suositus on annettu kuitenkin luokan 84.2. aineistolle, eli elokuville, mutta samoja periaatteita voidaan soveltaa musiikin kuvatallenteisiin. Kuvatallenteita on saatettu poistaa vähemmän siitä syystä, että kirjastoissa on aiemmin uskottu, ettei elokuvia saisi myydä niihin ostettujen lainausoikeuksien takia. Elokuvia saa kuitenkin myydä kirjaston kokoelmasta poistamisen jälkeen. Tämä voi helpottaa poistojen tekemistä jatkossa. Lainausoikeudet maksetaan jokaiseen kappaleeseen elokuvaa kohden, ja elokuvat ostetaan tietyiltä myyjiltä, jotka välittävät lainausoikeuksia. Joitakin elokuvia voisi mahdollisesti kierrättää muissa tietyn kirjastokimpan kirjastoissa ennen niiden poistamista. Jos ne eivät senkään jälkeen mene lainaan, ne voidaan poistaa. Tässä voi mahdollisesti tulla tekijänoikeuslaki vastaan, sillä tietty kirjasto maksaa yksittäiselle kuvatallenteelle lainausoikeudet, jolloin se on tietyn kirjaston aineistoa. (Pahkasalo 2014, 7, 20, 25, 45 46.) 3.4 Äänilevyt LP-levyjä tulisi siirtää vähän kerrallaan varastoon. Suurinta osaa LP-levyjen kokoelmasta voidaan lainata tapauskohtaisesti varsinkin kysyttäessä. Kun äänilevyn siirtää varastoon, voi käyttää apuna äänitteen lainaushistoriaa, keräilyarvoa ja erityisesti kuntoa. LP-levyjen kokoelmaan kuuluu usein arvokasta, vanhaa ja harvinaista aineistoa. Levykokoelma voi olla myös käytössä kulunut. Lainattavaa kokoelmaa on hyvä vähitellen kaventaa, mutta levyjen poistamista ja poismyymistä 18

sekä lähettämistä varastokirjastoon olisi kuitenkin hyvä välttää. Levyjä tulisi siirtää varastoon asiakaskäytön ulottumattomiin erityisesti arvokkaimmasta ja vanhimmasta päästä lähtien. Osa LP-levyistä tulisi poistaa kulumisen seurauksena. (Peltonen 2007, 3, 16, 35.) 19

4 Varastointi Suomessa 4.1 Varastot yleensä Veikko Junnilan (1977, 10) mukaan kirjastoissa on olemassa kahdenlaisia varastoja. Lähivarasto on usein varasto, jossa säilytetään kirjoja, joiden käyttö ei edellytä niiden olevan lainausosastossa mutta jotka eivät ole varsinaisia varastokirjojakaan. Pienissä kirjastoissa ja sivukirjastoissa tällainen lähivarasto on yleensä ainoa varasto, jossa säilytetään kirjoja. Lähivaraston mitoitus on suunniteltu niin, että siellä säilytetään n. 10 % kirjaston kirjoista, ja tuhatta kirjaa kohden tarvitaan tilaa noin 7 m². Näin ollen neliömetrille mahtuisi 140 kirjaa. Varsinaiseen varastoon sijoitetaan kirjoja, jotka ovat säilyttämisen arvoisia, mutta joilla ei ole suurta jatkuvaa kysyntää. Musiikkiaineistoista varastoon siirretään harvinaista, mutta käytössä kulunutta aineistoa. Varasto voidaan sijoittaa kellariin. Varaston pinta-ala määritellään siten, että 20 % kirjaston kirjamäärästä olisi siellä säilössä. Tuhatta kirjaa varten on laskettu tarvittavan 5,5 m² lattiapinta-alaa eli noin 180 kirjaa/ m². Suurten kirjastojen varastossa on usein erillinen kirjastoauton osasto. (Junnila 1977, 10, 19.) Varastoon siirretäänkin yleensä kirja, joka ei juuri kierrä tai mahdu avokokoelmaan tai joka on sisällöltään vanhentunut mutta on käyttökelpoinen uudemman painoksen puuttuessa (Salohalme 2013, 15). Varastossa on usein myös sesonkiaineistoa, kuten joulukirjoja, tuplakappaleita, huonokuntoisia teoksia sekä luetteloimatonta ja poistomyyntiä odottavaa aineistoa. Varastoimisen tarpeen voi kuitenkin kyseenalaistaa Huttusen saamien tutkimustulosten mukaan. 62 prosentissa tutkimusalueen (Pirkanmaa) kirjastoista varastoaineistoa haettiin asiakkaille keskimäärin nollasta kymmeneen kappaletta viikon aikana. Neljäsosassa kirjastoja varastoaineistoa haettiin 11 25 kpl/viikko, kahdessa kirjastossa varastoaineistoa haettiin 26 50 kappaletta viikossa ja kahdessa muussa 51 100 kpl. Vain yhdessä kirjastossa varastosta haettiin yli 100 kappaletta viikossa. Näiden tulosten perusteella Huttunen toteaa, että varastoaineistolla ei ole kovinkaan paljon kysyntää omassa kirjastossa ja hyvin vähän oman kirjaston ulkopuolella. (Huttunen 2011, 83 84.) Varastoiminen vähentää myös teoksen lainattavuutta entisestään (Satakirjastojen kokoelmaselvitys 2012, 6). 20

Kirjastoaineiston säilyttäminen varastossa maksaa jonkin verran. Tampereen kaupunginkirjastossa on tehty selvitys, jonka mukaan kulut yhtä luetteloitua pääkirjaston varastokappaletta kohden vuodessa ovat 0,55 euroa. Luku on saatu jakamalla pääkirjastojen varastokustannusten summa kaikkien pääkirjastojen varastossa olevien luetteloitujen aineistokappaleiden määrällä. (Huttunen 2011, 84.) Pirkanmaalla toteutettiin projekti, jonka tarkoituksena oli selvittää kirjastoaineiston poistamista ja varastointia myös ympäristönäkökulmasta. Tässä projektissa lähetettiin kyselyjä Pirkanmaan alueen kirjastoihin ja haastateltiin muutamia alueen kirjastojen henkilökuntaan kuuluvia. Projektin mukaan varastoinnin päällekkäisyyttä voitaisiin ehkäistä siten, että varastointivastuuta jaettaisiin eri kirjastojen kesken. Tällöin kullakin kirjastolla olisi vastuu varastoida tietynlaista aineistoa, esimerkiksi draamaa, runoja, sarjakuvia tai jotakin tiettyä luokkaa. Varastointivastuu voi myös tarkoittaa hankintavastuuta. Yleisesti varastointivastuun jakamiseen suhtauduttiin nihkeästi. Yhden vastaajan mielestä vastuukirjastoon luovutettavien kirjojen tulisi olla sellaisia, jotka eivät ole olleet kovin kysyttyjä omassa kirjastossa (esim. vain noin kerran viidessä vuodessa lainassa). Varastointivastuu olisi myös hyvä olla sellaisesta aiheesta, jolle on omassa kunnassa kysyntää. Varastoinnin keskittämistä pidettiin yleisesti hyvänä asiana, mutta se ei saisi huonontaa asiakaspalvelua. Seutuvarausmaksu voi huonontaa asiakaspalvelua kuten myös se, että aineistoa ei saa välittömästi. Varsinkin harvoin kysyttyä aineistoa voi varastoida parhaiten keskitetysti. (Huttunen 2011,16, 23 24, 92 93.) 4.1.1 Kirjastokimppojen varastointi Kirjastokimpoissa logistiikkajärjestelmä perustuu yhteiseen, keskitetysti organisoituun ja ohjattuun kokonaisuuteen. Ensimmäisessä vaiheessa kimpalla tulisi olla kuljetusjärjestelmä, joka mahdollistaa aineiston tehokkaan kuljettamisen kuntien kesken. Toisessa vaiheessa mukaan voi tulla aineiston käsittely, lajittelu ja jakelu kimpan yhteisessä jakelukeskuksessa. Osana logistisen keskuksen sujuvaa toimintaa on kimpan kirjastojen keskusvarasto, joka sijaitsee logistiikkakeskuksessa. Tässä keskusvarastossa voidaan varastoida huonosti kiertävää ja harvinaisempaa aineistoa sekä kausikirjallisuutta. Hitaasti kiertävässä kirjastoaineistossa voi olla päällekkäisyyksiä eri kirjastokimppojen sisällä. Jos jonkin kirjastokimpan varastointi keskitettäisiin yhteen paikkaan, tulisi kirjaston suositummalle aineistolle lisää 21

hyllytilaa ja fyysinen kirjastotila tulisi näin ollen paremmin hyödynnetyksi. Keskitetty varasto voisi palvella kaikkia kimpan kuntia nopeilla toimitusajoilla. (Pajunen- Muhonen ym. 2004, 31, 46.) Esimerkiksi Heili-kimpassa on Etelä-Karjalan alueen kirjastojen keskusvarastoksi mietitty Lappeenrantaa ja Imatraa. Lappeenrantaan ajatellaan kurssikirjojen varastoa, Imatralle taas muuta aineistoa. Lappeenrannassa sijaitsee teknillinen yliopisto ja muita oppilaitoksia, joten sen takia opintoaiheista materiaalia voitaisiin säilöä siellä. Keskusvarastoa voidaan markkinoida myös siten, että sieltä löytyy aineistoa, jota ei muuten löydä. (Salohalme 2013, 4, 7 8, 16.) 4.1.2 Kaikkien kuntien yhteinen varasto (valtakunnallinen varasto) Kirjoille on olemassa Kuopion Varastokirjasto, jonne säilötään erikoista ja hitaasti kiertävää aineistoa valtakunnallisesti. Tämä vähentää myös aineiston päällekkäistä säilyttämistä valtakunnan tasolla kirjastoissa. (Pajunen-Muhonen ym. 2004, 33.) Valtakunnallista musiikin varastoa ei ole tällä hetkellä olemassa. Entisestä valtakunnallisesta musiikin varastosta (HelMet-musiikkivarasto) kerrotaan enemmän kappaleessa 4.2.1. Myös musiikkiaineistoa tulisi varastoida keskitetysti valtakunnallisesti, sillä silloin aineisto voitaisiin keskittää yhteen paikkaan, mikä vähentäisi aineiston päällekkäistä varastointia muissa kirjastoissa. Heikki Poroilan mielestä kaikkien kuntien yhteiseen musiikkivarastoon voitaisiin sijoittaa aineistoa, joka on vaikeasti korvattavaa tai harvinaista. Jos tallenne on herkästi vaurioituva ja jatkuvaa seurantaa vaativa, se tulisi tallettaa varastoon. Jos tallenne taas on harvemmin kysytty mutta kulttuurillisesti ja sisällöllisesti säilyttämisen arvoinen, se kannattaisi varastoida siinä tapauksessa. (Poroila 2006, 17.) Jarkko Rikkilän mukaan varastointi vapauttaa myös kehittämään. Kun musiikkikirjastoissa tiedetään, että varastointi hoidetaan mallikkaasti, yksiköissä voidaan keskittyä kehittämiseen, tiloihin ja uusiin palvelumuotoihin, eikä varastointia tarvitse erikseen miettiä. Lisäksi maakunnissa voidaan tehdä helpommin poistoja, kun aineistot voidaan lähettää yhteiseen musiikkivarastoon kaukopalvelun käyttöön. Aineistot tulevat näin ollen säilymään varastossa. Varastoinnin avulla voidaan myös säilyttää listapopin ulkopuolella olevaa materiaalia. Kokoelmat pysyvät näin ollen monipuolisina, ja musiikillinen laaja-alaisuus säilyy. (Rikkilä 2015, 35.) 22

4.2 Musiikkiaineiston valtakunnalliset varastointipaikat Musiikkiarkistointi on ollut Suomessa jäsentymätöntä. Tähän on syynä se, että Suomesta puuttuu alan kiintopiste. Musiikkikulttuuri ei kuulu arkistolaitoksen tehtäväalueisiin, sillä Suomessa taiteen ja kulttuurin arkistointitehtävät hoidetaan muutenkin arkistolaitoksen ulkopuolella. Kirjallisuudelle, kuvataiteelle, televisio- ja elokuvataiteelle sekä valokuville on kuitenkin omat lakisääteiset arkistoijansa. Teatteritaide ja musiikki ovat jääneet lähes kokonaan arkistointia koskevien lakien ulkopuolelle. Musiikkiaineiston keräämistä, säilyttämistä ja tarjoamista ei ole erityisesti säädetty, ja sanaa musiikki ei esiinny arkistolakia koskevissa pykälissä. Musiikkia ei ole otettu vastaan myöskään museo- ja kirjastoalalla. Vain kolmessa organisaatiossa lakisääteisyys ulottuu myös musiikkiaineistoihin. Nämä ovat Kansalliskirjasto, Kansallinen audiovisuaalinen instituutti ja Yleisradio. Yhden keskustoimijan sijaan Suomessa on olemassa lukuisia pieniä toimijoita, jotka arkistoivat musiikkiaineistoa. Musiikkiarkistoinnille ei ole myöskään olemassa yhteisesti sovittua linjausta. Työnjakoa ei ole selkiytetty, minkä vuoksi jotkut organisaatiot saattavat arkistoida samojakin aineistoja. (Mäkelä 2014, 10 12, 47.) Seuraavaksi esitellään muutamia musiikkiarkistoja ja varastointipaikkoja. 4.2.1 HelMet-musiikkivarasto HelMet-musiikkivarasto Vantaan Tikkurilassa on toiminut epävirallisena valtakunnallisena musiikkiaineiston varastona (Selvät sävelet Kyyti-kirjastojen musiikkikokoelmiin 2014). Varastosta löytyy tuhansia levytyksiä, CD- ja LP-levyjä, kasetteja, musiikin kuvatallenteita, kirjallisuutta ja nuotteja. Musiikkivarastossa on vain ns. pitkää häntää, eli vanhempaa materiaalia. HelMet-musiikkivaraston aineisto on saatavissa maksutta mihin tahansa HelMet-alueen kirjastoon tai muihin kirjastoihin kaukopalvelun kautta. (Pelttari 2014.) Musiikkivarasto ei kuitenkaan ole ottanut vuoden 2014 toukokuusta lähtien enää vastaan pääkaupunkiseudun ulkopuolelta tulevaa musiikkiaineistoa resurssipulan takia, joten näiden kirjastojen on pitänyt huolehtia varastoinnistaan itsenäisesti. (Selvät sävelet Kyyti-kirjastojen musiikkikokoelmiin 2014). HelMet-musiikkivarasto sai alkunsa vuonna 2004, kun varastoinnin tarpeet lisääntyivät kaikkialla. Kirjastot halusivat eroon vanhoista kasetti- ja vinyylikokoelmistaan. Tilanne oli tuolloin pulmallinen, koska Kuopion 23

Varastokirjastokin oli lopettanut musiikkiaineiston vastaanottamisen. Seudun kirjastot tekivät tuolloin sopimuksen, jossa Helsinki otti varastoitavakseen kirjat ja Vantaa musiikin. Tuossa vaikeassa tilanteessa ajateltiin, että Helmet-musiikkivarasto yleisten kirjastojen keskuskirjaston eli Helsingin varastona voisi toimia valtakunnallisena musiikin keskusvarastona. Tämä ei kuitenkaan saanut kannatusta, ja koska Helsingin kaupunginkirjasto hoitaa jo alueellisen kirjavarastoinnin, tultiin siihen tulokseen, ettei musiikin varastointi kuulu heidän vastuulleen. HelMet-musiikkivarasto ei voisikaan toimia musiikin valtakunnallisena keskusvarastona, sillä vuodesta 2015 lähtien musiikkivarastossa ei ole ollut omaa henkilökuntaa. Opetus- ja kulttuuriministeriö palkkasi sitä edeltäväksi kymmeneksi vuodeksi varastoon henkilökuntaa ja mahdollisti näin ollen takautuvan luetteloinnin tekemisen musiikkivarastossa. (Pelttari 2014.) Nykyään päivittäisen asiakaspalvelun HelMet-musiikkivarastossa hoitaa Tikkurilan kirjaston työntekijä. Lisäksi Espoon luetteloija käy varastossa kerran viikossa. Vuoden 2015 alusta kaikkien kirjastojen edustajista koostuva seudullinen varastotyöryhmä on ottanut asiakseen musiikkivaraston kehittämisen. (Poroila 2014.) 4.2.2 Kuopion Varastokirjasto Varastokirjasto on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen valtakunnallinen kirjasto, jonka tarkoituksena on palvella maamme tieteellisiä, yleisiä ja muita kirjastoja. Varastokirjaston tehtävänä on vastaanottaa ja säilyttää suomalaisista kirjastoista siirrettäviä kirjoja, sarjoja ja aikakauslehtiä, ja laittaa ne tarvitsijoiden käyttöön. Kirjoissa otetaan vastaan vain 1 kappale kutakin painosta ja pelkästään vuoden 1800 jälkeen ilmestyneitä julkaisuja. Sitä aiemmin julkaistut teokset tulisi lähettää Kansalliskirjastoon. Keskitetyn varastoinnin avulla tutkijat ja muut tiedontarvitsijat saavat aineistoa käyttöönsä. Samalla varastointi toteutetaan kustannustehokkaasti. Varastokirjasto avattiin vuonna 1989. Varastokirjasto ei kuitenkaan ota vastaan AVeikä elektronista aineistoa, ja musiikkiaineistoa ei myöskään toistaiseksi luetteloida. (Varastokirjasto 2015.) 4.2.3 Kansalliskirjasto Kansalliskirjaston tehtävänä on säilyttää kansalliskokoelma, eli arkistokokoelma, jossa tulisi olla kotimainen julkaisutuotanto tutkimuksen ja tulevien sukupolvien käyttöön. Ns. vapaakappalekokoelmissa säilyy sellainen aineisto, joka muuten voisi 24

kadota kokonaan saatavilta, jos muutkaan kirjastot eivät varastoi niitä. Musiikkiäänitteiden osalta Kansalliskirjaston tehtävänä on varastoida vapaakappaleena kaikki kotimaiset äänitteet. Kansalliskirjastoon otettavia musiikkiäänitteiden formaatteja ovat esimerkiksi audio-cd-levyt (sisältäen CD-Rlevyt), vinyylilevyt, C-kasetit ja USB-muistit. Mikäli äänite on julkaistu useammassa eri formaatissa, tulisi niistä kaikista luovuttaa yksi vapaakappale, vaikka äänitteiden sisältö olisikin sama. Kansalliskirjaston tehtävänä on myös arkistoida kotimaista yleisön saatavilla olevaa verkkomateriaalia. Verkkomateriaalia kerätään automaattisesti (musiikkiäänitteet, nuottijulkaisut) tai sitä voidaan luovuttaa Kansalliskirjastolle, mikäli automaattinen kerääminen ei onnistu. Kirjoista tulisi luovuttaa Kansalliskirjastolle kuusi vapaakappaletta samoin kuin nuoteistakin. Orkesteriteosten vapaakappaleet tulisi lähettää sekä partituureista että eri soittimien stemmoista. Myös tarvepainatuksella (Print on Demand) valmistetuista julkaisuista luovutetaan vapaakappaleet. (Kansalliskirjasto 2015a.) Kansalliskirjaston Musiikkikirjastossa toimii myös Kansallinen äänitearkisto, johon on koottu suurin osa suomalaisista äänitteistä. Kirjasto on saanut vuodesta 1981 alkaen vapaakappaleet kaikista Suomessa julkaistuista musiikki- ja puheäänitteistä. Varhaisempia äänitteitä hankitaan kuitenkin takautuvasti. Nuotit on luetteloitu Violatietokantaan (Suomen kansallisdiskografia) vuodesta 1977 lähtien. Nuottikokoelma koostuu kotimaisista nuoteista, joita on 50 000 kappaletta. Musiikkiäänitteet on luetteloitu Viola-tietokantaan. Kansalliskokoelman musiikkikirjallisuus ja kausijulkaisut löytyvät myös Fennica-tietokannasta. Nämä kaikki talletetut aineistot ovat käytettävissä Kansalliskirjaston tiloissa. (Kansalliskirjasto 2015b.) Tekijänoikeudellisesti vapaita nuotteja on digitoitu jonkin verran Helmi-tietokantaan näytteenomaisesti (Kansalliskirjasto 2015c). Kansalliskirjastossa on myös tietokanta Raita, joka sisältää tiedot niistä äänitteistä, joiden digitaaliset kopiot ovat kuunneltavissa Musiikkikirjastossa. Tekijänoikeuksista vapaat musiikkikappaleet ovat vapaasti kuunneltavissa verkossa. (Kansalliskirjasto 2015b.) Raita on osa Vuosisadan äänet -digitointihanketta, joka on Kansalliskirjaston, Suomen äänitearkisto ry:n ja Yleisradion äänitearkistojen käynnistämä yhteishanke. Sen tavoitteena on digitoida suomalaiset äänitejulkaisut ja tuoda ne tutkijoiden käyttöön. Hankkeessa digitoidaan kaikki vuosina 1901 1961 ilmestyneet 78 25

kierroksen äänilevyt. Digitointihanke etenee varhaisista äänilevyistä nauhaaineistoon. (Kansalliskirjasto 2015d.) 4.2.4 Sibelius-Akatemian kirjasto Sibelius-Akatemian kirjaston päätehtävä on tukea yliopiston opetusta, tutkimusta ja taiteellista toimintaa. Sibelius-Akatemian kirjastossa on pääsääntöisesti länsimaisen taidemusiikin aineistoa mutta myös uudempaa musiikkia. Kokoelmassa on erityisesti suomalaista taidemusiikkia, mutta sieltä löytyy myös jazz- ja kansanmusiikkia. Kirjastossa on nuotteja, nuottikäsikirjoituksia, äänitteitä, kirjoja sekä videoita. Kirjasto ottaa vastaan nuotti- ja kirjalahjoituksia sekä nuottikäsikirjoituksia. Lahjoitetun aineiston tulisi olla hyväkuntoista ja historiallisesti arvokasta. Joitakin nuottikäsikirjoituksia on skannattu ja kirjaston kelanauhoja sekä muuta äänitemateriaalia digitoitu, ja ne löytyvät Doria-tietokannasta. Osa äänitteistä on kuunneltavissa vain Sibelius-Akatemian tiloissa. (Sibelius-Akatemian kirjasto 2015). 4.2.5 Jazz & Pop Arkisto Suomen Jazz & Pop Arkisto kerää ja säilyttää suomalaiseen populaarimusiikkiin liittyvää tietoa ja aineistoa, jota tutkijat voivat käyttää arkiston tiloissa. Arkistosta löytyy äänilevyjä, nuotteja, käsikirjoituksia, musiikkikirjoja, videoita jne., joita on saatu lahjoituksina musiikkialan toimijoilta ja harrastajilta. Joukossa on myös paljon julkaisematonta aineistoa. Äänitteet, nuotit ja videot löytyvät Viola-tietokannasta tunnuksella JAPA. (Musiikkiarkisto JAPA 2015a.) 4.2.6 Kansallinen audiovisuaalinen instituutti (KAVI) Kansallinen audiovisuaalinen instituutti (KAVI) arkistoi elokuvaa sisältäviä tallenteita sekä radio- ja tv-aineistoa (Kansallinen audiovisuaalinen instituutti/kavi 2015). KAVI huolehtii myös musiikkiaineistoista, mikäli ne ovat osa elokuva-, radio- ja tv-ohjelmia. KAVI ei ole eriyttänyt musiikkiarkistointia. (Mäkelä 2014, 12.) Keskeisiä musiikkiaineistoja ovatkin elokuvien ääniraidoilla oleva musiikki, elokuvien alkuperäiset partituurit ja soundtrackit (Musiikkiarkisto JAPA 2015b). 4.2.7 Kansanmusiikki-instituutin arkisto Kansanmusiikki-instituutti on perustettu vuonna 1974. Se on suomalaisen kansanmusiikin ja tanssin tiedotus-, tutkimus- ja palvelukeskus. Sen arkistossa on 26

paljon äänitteitä, valokuvia ja lehtileikkeitä. Arkistossa on myös runsaasti Kaustisen kansanmusiikkijuhliin liittyvää aineistoa. (Mäkelä 2014, 71.) 4.2.8 Yle Arkisto Arkistolla on Yleisradion ohjelmatyöhön liittyviä tieto- ja media-aineistoja sekä palveluja. Se myös tallentaa yhtiössä syntyvää aineistoa. Musiikista arkiston merkittävimpiä kokoelmia ovat kaupalliset äänitteet (entinen äänilevystö), Yleisradion tv- ja radiotallenteet sekä nuotit, joissa on runsaasti käsikirjoituksia. Aineistot on tarkoitettu vain jäsenistölle tai muuhun sisäiseen käyttöön. Yleisradio myös ostaa aineistoa ja vastaanottaa lahjoituksia. Äänilevystön äänitetietokanta Fono on myös yksi kansallisdiskografioista. (Mäkelä 2014, 24, 26, 75.) Siitä on muokattu kirjastokäyttöön sovellus Fono.fi, joka ei ole kuitenkaan täysin sama kuin Yleisradion sisäisessä käytössä oleva. Tietosisältö on lähes identtinen, mutta Fono.fi:stä on karsittu joitakin radiotoimintaa palvelevia yksityiskohtia. Fono.fi sisältää tiedot kaikista Yleisradion äänilevystöön hankituista levyistä vuodesta 1974 lähtien. Sinne on syötetty myös taannehtivasti tietoja äänilevystön vanhemmista kokoelmista, kuten esimerkiksi vuosien 1920 1960 suomalaiset 78 kierroksen levyt ja vuosien 1955 1965 populaarimusiikin vinyylilevyt. (Fono.fi -äänitetietokanta 2015.) Yle on avannut joitakin kuva- ja ääniarkistojaan kansalaisten käyttöön Elävän arkiston muodossa. Kaikkea materiaalia ei voi kuitenkaan julkaista, sillä arkistomateriaalia suojaavat tekijänoikeuslait. (Yle.fi 2015.) 4.2.9 Suomen äänitearkisto ry (äänitteet) Suomen äänitearkisto on vuonna 1966 perustettu yhdistys, jonka tehtävänä on kerätä kaikki ennen vapaakappalelakia (1981) julkaistut suomalaiset äänitteet ja toimia Suomesta vielä puuttuvana Kansallisena äänitearkistona. (Suomen äänitearkisto ry 2015.) Sen keskeisiä aineistoja ovat suomalaiset 78 kierroksen savikiekkolevyt ja vinyylilevyt, sekä niihin liittyvät luettelot ja levy-yhtiöiden mainosmateriaalit. Aineistot ovat Yleisradion tiloissa. Yhdistys ei ole kuitenkaan avoin suurelle yleisölle, eikä siellä ole asiakaspalvelua. Alan toimijat pääsevät kyllä käymään arkistossa sopimuksen mukaan. Äänitearkiston tietokanta on Kansalliskirjaston Viola-tietokannan ja Yleisradion Fono-tietokannan ohessa yksi Suomen diskografioista. Kokoelma karttuu aktiivisen keruun avulla. (Mäkelä 2014, 17 18, 25 26, 36, 74.) 27

4.2.10 Maakuntakirjaston rooli (Kouvola) Kouvolan kaupunginkirjasto on ollut vuodesta 1970 alkaen Kymenlaakson alueen maakuntakirjasto. Kirjastoasetus 406/2103 määrittelee maakuntakirjastojen tehtävät. Maakuntakokoelman kerääminen perustuu asetukseen, jonka mukaan maakuntakirjastojen tehtävä on kehittää toiminta-alueensa kirjastojen tieto- ja kaukopalvelua sekä kirjastoaineiston muuta välitystä ja kehittää toiminta-alueensa verkko- ja tietopalveluja. Kymenlaakso-kokoelmaa on kerätty vuodesta 1971 lähtien. Kokoelmassa on Kymenlaakson alueen henkilöitä ja yhteisöjä käsittelevää aineistoa (kirjoja ja lehtiä), sekä alueiden henkilöiden tuottamaa kaunokirjallista materiaalia ja musiikkia. (Kyyti 2015a.) Kymenlaakso-kokoelmaa säilytetään kirjastossa pysyvästi. Asiakkaat saavat käyttää kokoelmaa, mutta kotilainoja ei anneta. Kaukolainoja annetaan vain mahdollisesti lukusalilainaksi. (Kymenlaakso-kokoelman aineistonvalinnan periaatteet 2005,1.) Bangin mukaan maakuntakirjaston tehtävät eivät sisällä niinkään aineiston säilytystä, jos ei sellaiseksi tulkita oman alueen yleisten kirjastojen kaukopalvelun tukemista (Bang 2011, 8). 4.3 Kyyti-kirjastojen kirja-aineiston varastointi- ja poistoperiaatteet Maria Bang on tehnyt Kyyti-kirjastojen kirja-aineistolle poisto- ja varastointiohjeet. Bangin mukaan kirja-aineiston kiertoluku tulisi olla vähintään 3,0. Yli 5 vuotta vanhalla ja/tai viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana 0 1 kertaa lainassa olleella teoksella tulisi olla tietty peruste säilyä kokoelmassa. Muuten teos tulisi poistaa. Internetissä vapaasti olevaa aineistoa ei varastoida. Kokoelmat tulisi evaluoida säännöllisesti kirjaluokittain. Varastoinnissa tulisi myös noudattaa kirjaluokittain määriteltyjä ohjeita. (Bang 2011, 22.) Bang on vielä listannut tarkemmin kirjastoittain poistoperiaatteita, jonka mukaan 0 1 kertaa lainassa olleet teokset poistetaan kaikissa kirjastoissa, jos edellisestä lainakerrasta on kulunut yli kaksi vuotta. Pienissä kirjastoissa voidaan säästää 2 3 kertaa lainassa olleet teokset. Alle viisi kertaa lainassa olleista teoksista poistetaan tuplakappaleet, mikäli niitä on. Isoissa ja keskikokoisissa kirjastoissa alle 5 kertaa lainassa olleet teokset tulisi poistaa. Alle 10 kertaa lainassa olleista teoksista 1 2 tulisi jättää avokokoelmaan. Tuplakappale voidaan sijoittaa varastoon. (Bang 2011, 25.) 28

Bangin (2011, 29 30) varastointiohjeissa luokassa 7 (taiteet ja liikunta) kussakin Kyyti-kirjastossa tulisi varastoida merkittäviä suomenkielisiä teoksia 1 kpl, jos teoksella on käyttöä. Muusikkoelämäkertoja varastoidaan harkinnan mukaan. Kouvolan pääkirjastossa voidaan lisäksi varastoida suomalaista musiikkia sisältäviä nuotteja sekä muita nuotteja harkinnan mukaan. Jokainen kirjaluokka tulisi myös arvioida säännöllisesti, ja kullekin kirjaluokalle tulisi nimetä vastuuhenkilö, joka tarkkailee kirjaluokan kiertolukuja ja tuoreen aineiston osuutta sekä kirjaa poistojen ajankohdat. Musiikin aineistoa tulisi käydä läpi alaluokittain ja aineistolajeittain. LP-levyjä ei tulisi Kyyti-alueella Bangin mukaan toistaiseksi poistaa pysyväisvarastointiongelman ja kasvavan kysynnän vuoksi. Haastavien tai asiantuntemusta vaativien aineistojen (kuten nuotit) poistamiseen ja kokoelmien arviointiin voi pyytää apua toisesta Kyyti-kirjastosta. Näin saataisiin henkilökunnan erityisosaaminen hyödynnettyä. (Bang 2011, 23, 41.) 4.4 Helsingin kaupunginkirjaston poisto- ja varastointiperiaatteet Helsingin kaupunginkirjastossa ja muissa HelMet-kirjastoissa musiikkiaineisto varastoidaan Vantaan Tikkurilan musiikkivarastoon. Kuvatallenteista varastoidaan keskeiset teokset. Helsingissä käytetään aineiston poistamisen tukena erilaisia mittareita. Tärkeimpiä ovat kokoelman eri osien kiertoluvut, kokoelman ikä, hankintojen ja poistojen suhde eli ns. uusiutumisluku sekä lainassaoloprosentti. Suositeltava vähimmäislainamäärä musiikkiäänitteillä on 8/vuosi ja kirjoilla 5/vuosi. Kuvatallenteilla on 30/vuosi (laina-aika 1 viikko). Kirjoissa ja kuvatallenteissa ei ole määritelty erikseen musiikkiaineistoa, joten edellä mainitut luvut sisältävät myös muun aineiston. Huonokuntoinen, vähän kysytty ja vanhentunut aineisto poistetaan. Poistettu aineisto myydään, lahjoitetaan tai kierrätetään. Tavoitteena on ollut se, että maksimissaan 40 % aineistosta olisi yli 10 vuoden ikäistä. Uutena tavoitteena on pidetty 39 prosenttia. Opetus- ja kulttuuriministeriön laatusuositus on kääntänyt iän toisin päin, jolloin 40 % tulisi olla alle viiden vuoden ikäistä aineistoa. Tästäkin näkökulmasta kokoelmia on tarkasteltu, ja vuosina 2006 2010 hankittua aineistoa oli vuoden lopussa 36,70 %. (Soininvaara 2011, 2, 4 5, 8 12.) Kokoelman uusiutuminen määritellään hankintojen ja poistojen keskiarvona. Uusiutumisprosentin tavoite on 8 %. Helsingin kaupunginkirjastossa on myös käytössä listailija-apuväline, jota käytetään poistamisen tukena. Tällöin kukin kirjasto 29

voi tarkkailla omia kokoelmiaan Excel-taulukon avulla ja poistaa aineistoa annettujen kriteerien mukaan. Poistokriteerinä on yleisesti ollut yli 10 vuotta vanha teos ja se, ettei teoksella ole ollut lainoja kuluvana eikä edellisenä vuonna. Helsingissä on poistettu paljon videonauhoja, ja C-kasetitkin on lähes kaikki poistettu. LP-levyjen kysyntä on kuitenkin kasvanut. (Soininvaara 2011, 14 16, 18.) 4.5 Seinäjoen kaupunginkirjaston musiikkiaineistojen poisto- ja varastointiperiaatteet Seinäjoen pääkirjastossa varastoidaan vähemmän kysyttyä musiikkiaineistoa, mikäli aiheesta on yleisesti vain vähän tietoa saatavilla ja kyseiseltä artistilta ei ole muuta levyä/nuottia kirjastossa. Erityisesti oman alueen muusikoiden aineistoa varastoidaan. Nuoteista varastoidaan klassikot. Nuotteja ja CD-levyjä poistetaan varovaisesti, sillä musiikkiaineistolle ei ole olemassa samanlaista valtakunnallista varastoa kuin kirja-aineistolle (Kuopion Varastokirjasto). Nuotteja ja CD-levyjä sekä musiikin DVD-levyjä poistetaan huonon kunnon perusteella tai siksi, että niistä on olemassa kaksoiskappaleet. Musiikkikirjoja poistetaan, kun aineisto on huonokuntoista tai kysyntä vähäistä tai aiheesta on julkaistu ajankohtaisempaakin tietoa. Varastointiohjeen mukaan Seinäjoen pääkirjastossa varastoidaan pysyvästi Suuri toivelaulukirja, jota hankitaan yhteensä 8 kappaletta. Peräseinäjoen kirjastoon hankitaan 2 kappaletta Suurta toivelaulukirjaa, joista toinen on käsikirjastoon ja toinen on lainattavaa aineistoa. Toivelaulukirjat säilytetään pysyvästi varastossa. Varastoitava aineisto pyritään muutenkin sijoittamaan Seinäjoen kaupunginkirjaston toimipaikoista pääkirjastoon tai Peräseinäjoen kirjastoon, josta ne ovat saatavissa kuljetusten avulla muihin kirjastoihin, jolloin kaikkea aineistoa ei ole tarpeen varastoida joka toimipisteessä. (Kotila 2013, 89, 108, 119.) 4.6 Savonlinnan kaupunginkirjaston poisto- ja varastointiperiaatteet Savonlinnan kirjastossa musiikkiaineistosta varastoidaan säilytettävien lehtien vuosikertoja, kirja- ja nuottiaineistoa sekä LP-levyjä. Kirja-aineistossa varastoon on siirretty kaksoiskappaleita, jotka käsittelevät enimmäkseen henkilöhistoriaa ja oopperaa. Varastossa on myös harvemmin kysyttyä mutta kokoelmaan kuuluvaa laadukasta aineistoa. Nuoteista varastoon siirretään harvemmin kysyttyjä 30

pianonuotteja, hengellisen musiikin nuotteja ja vanhempia laulukirjoja. Kotimaisuus ja paikallisuus ovat etusijalla varastointipäätöstä tehtäessä. Klassikot säilyvät kokoelmassa paremmin kuin tuntemattomammat nimet. Poistoperusteita musiikkiaineistoille ovat vioittuminen, huonokuntoisuus ja tiedon vanhentuminen. Aineistoa poistuu myös varkauksien ja palauttamatta jättämisen seurauksena. Kun tehdään poistoja, pyritään arvioimaan tulevaa kysyntää. Poistettaessa on myös tärkeätä arvioida sitä, miten edustettuna kyseinen aihe on kokoelmassa, tai onko aiheesta julkaistu uudempaa tietoa. Populaarin musiikin aineiston arvioinnissa lainausluvut ovat tärkeämpiä kuin taidemusiikissa. Savonlinna on keskittynyt musiikkikokoelmissaan erityisesti oopperaan. (Lepomäki 2012, 56 57.) Savonlinnan musiikkikirjasto toimii myös sen lähiseudun kattavimpana musiikkikokoelman haltijana. Alueen pienemmillä kirjastoilla on vain rajalliset resurssit hankkia musiikkiaineistoa, ja onkin pohdittu, että pienemmät kirjastot voisivat keskittyä hankkimaan vain kysytyintä aineistoa. Pienet kirjastot saisivat kuitenkin täydennystä kokoelmaansa Savonlinnan musiikkikirjastosta siirtokokoelmana. Kaikkein uusinta ja kysytyintä aineistoa ei olisi kuitenkaan mahdollista välittää siirtokokoelmana. Pienemmissä kirjastoissa oleva käyttämätön mutta säilyttämisen arvoinen musiikkiaineisto voitaisiin siirtää tulevaisuudessa Savonlinnan musiikkikirjastoon, josta sen saisi käyttöön seutulainana. (Lepomäki 2012, 69.) 4.7 Tampereen kaupunginkirjaston poisto- ja varastointiperiaatteet Tampereen kaupunginkirjastolla on käytössään koko kokoelmaa koskevat poisto- ja varastointiperiaatteet, jotka uusitaan vähintään joka viides vuosi. Näitä periaatteita käytetään myös musiikkiosaston aineiston varastoinnissa ja poistoissa. Musiikkiosaston kokoelman sisällöstä vastaavat osaston kirjastonhoitajat, joiden kesken kokoelmatyö (aineiston valinta, varastointi, poistot ja siirrot) on jaettu vastuuluokittain. Musiikkiaineistoa tulisi poistaa, kun se on huonokuntoista, vanhentunutta, puutteellista tai tarpeetonta. Ennen kuin teos poistetaan, tulisi selvittää varastointitarve. Palauttamatta jääneet lainat, joita ei ole voitu periä, ja kadonneet kappaleet poistetaan tietokannoista. (Hakuni 2010, 25.) 31

4.7.1 Äänitekokoelma: CD- ja DVD-levyt Äänitekokoelma (CD- ja DVD-levyt) käydään läpi vuosittain, mutta pop/rockmusiikkiäänitteet jopa kaksi kertaa vuodessa. Äänitteitä poimitaan myös palautusten yhteydessä tarkempaan tarkasteluun, poistoihin tai hiontaan, mikäli havaitaan huonokuntoisia teoksia. Joskus joudutaan poistamaan lainauskelpoista ja vähän kysyttyä aineistoa, sillä musiikkiosaston tilat ovat rajalliset. Äänite poistetaan useimmiten, kun äänite on kulunut tai rikki. Myös puuttuva kansilipuke tai tekstilipuke voi johtaa poistoihin varsinkin silloin, jos levy on kulunut. Taidemusiikissa kahden vuoden kiertämättömyys voi johtaa poistoihin, myyntiin tai valtakunnalliseen varastointiin. Populaari- ja etnomusiikissa poistopäätökseksi riittää 0,5 1,5 vuoden kiertämättömyys (liukuma rockista jazziin/etnoon). Kotimaisten levyjen osalta tehdään mahdollisesti erillisratkaisuja. Myös useaan kertaan lainatut äänitteet voidaan poistaa. Esimerkiksi 150 200 kertaa lainassa olleet äänitteet tarkistetaan ja huonokuntoiset poistetaan. Jos kyseessä on merkittävä äänite, jota ei ole muuten saatavissa, levy hiotaan ja ulkoasua kunnostetaan. Musiikillisesti merkittävimpien tilalle voidaan tilata uusi vastaava tai vaihtoehtoinen äänite. (Hakuni 2010, 25 26.) Yleensä äänitteitä on musiikkiosastolla 1 kpl/nimeke. Mikäli nimekettä on hankittu kysynnän vuoksi useampi kappale, kokoelmasta karsitaan kuluneempi äänite kysynnän vähetessä. Samasta äänitteestä on voitu hankkia kokoelmaan useita painoksia. Ennen teoksen poistamista tutkitaan, löytyykö kokoelman muilta äänitteiltä samankaltaisia sisältöjä. Jos niitä on, se nopeuttaa poistopäätöstä. Kun useimmiten levyjä hankitaan kokoelmaan vain yksi kappale, kotimaisuus (säveltäjä/esittäjä), ainutkertainen levytys tai asema ko. teosten levytysten joukossa (säveltäjä, esittäjät, musiikinlajin kokonaissaatavuus) hidastaa poistopäätöksen tekemistä. Jo hankintavaiheessa pyritään tilaamaan vain sellaista aineistoa, joka kiertäisi hyvin, eli poistopäätöksiä tehdään jo silloin. Nimekettä ei näin ollen tilata, jos sen käyttö nähdään vähäiseksi. Vain poikkeustapauksissa musiikkiäänitteitä varastoidaan. Äänitteitä voidaan tarjota myös lähikirjastoihin. Merkittävät äänitteet lähetettiin aiemmin valtakunnalliseen musiikkivarastoon (HelMet-musiikkivarasto). Muut poistetut ja kunnossa olevat äänitteet ja kuvatallenteet myydään tai hävitetään. (Hakuni 2010, 26.) 32

4.7.2 Nuotit Nuottikokoelma käydään yleensä läpi viiden vuoden välein, populaarimusiikin osalta jopa vuosittain. Päivittäisten palautustarkastusten yhteydessä poistetaan huonokuntoisia nuotteja tai ne siirretään korjattaviksi. Nuoteista poistetaan resuiset, likaiset ja korjauskelvottomat kappaleet. Myös sisällöltään vaillinaiset nuotit poistetaan. Poistetun tilalle hankitaan uusi, jos nuotilla on kysyntää ja nuotti on saatavissa. Nuoteissa aineiston kiertonopeus vaikuttaa poistopäätöksiin tapauskohtaisesti. Esimerkiksi taidemusiikkinuotit eivät vanhene, sillä musiikki herää elämään sykleittäin. Taidemusiikissa kuitenkin 7 8 vuoden lainaamattomuus johtaa poistoihin. Aikaraja määritellään kuitenkin soittimen harvinaisuuden tai muun poistoehdokkaalle vaihtoehtoisen aineiston määrän mukaan. Populaarimusiikissa ulkomainen aineisto poistetaan, kun kysyntä on vähäistä. Jos teos ei ole ollut lainassa 1 2 vuoteen, se usein poistetaan. Sarjat pyritään kuitenkin säilyttämään kokoelmissa kokonaisina. (Hakuni 2010, 26 27.) Vaikka jotakin osaa kokonaisuudesta lainataan vähän, keskeisten säveltäjien/artistien tuotanto pyritään säilyttämään kokonaisuudessaan. Näin ollen kokoelman monipuolisuus ja edustavuus säilyy. Yleensä kotimaista ainutkertaista julkaisua ei poisteta, vaikka kysyntä olisi satunnaista. Myös nuotinnoksen/sovituksen erityisyys ja nuotin harvinaisuus hidastavat karsintaa. Ainoan kappaleen kohdalla poistokriteerinä on kysyntä. Jos nimekettä on useampia kappaleita, esimerkiksi soitonoppaita, kysyntä määrittelee poistotarpeen. Jos tiedetään ennakolta, että jokin nuotti ei tulisi kiertämään, sellaista aineistoa ei hankita. Tämä koskee myös kotimaista aineistoa. Mikäli kokoelmassa on vaihtoehtoja poistoehdokkaalle, poistopäätös syntyy herkemmin. Suomalaista musiikkia sisältäviä nuotteja varastoidaan yleensä 1 kpl, muita nuotteja vain harkiten. Musiikillisesti merkittävät nuotit lähetettiin aiemmin valtakunnalliseen musiikkivarastoon. (Hakuni 2010, 26 27.) 4.7.3 Kirjat Kirjakokoelma käydään läpi kolmen vuoden välein mutta populaarimusiikin osalta jopa vuosittain. Yleensä huonokuntoiset niteet poistetaan, jos kirja ei ole erityisen merkittävä. Aineiston kiertonopeus vaikuttaa poistoihin luokittain ja tapauskohtaisesti. Alansa klassikko voi olla kiertämättä viisi vuotta, kun taas populaarimusiikin teoksia voi poistaa, jos niitä ei ole lainattu vuoteen. Jos nimekettä on useampia kappaleita, 33

kysyntä vaikuttaa poistamiseen. Suomalaisen nimekkeen viimeinen kappale varastoidaan, kun kysyntä on vähäistä. Mikäli kokoelmassa on vastaavaa tietoa sisältäviä muita nimekkeitä, vähemmän kysyttyä aineistoa karsitaan. Suomenkielistä musiikkikirjallisuutta varastoidaan yleensä 1 kpl. Poistettua kirjallisuutta tarjotaan valtakunnalliseen varastokirjastoon. (Hakuni 2010, 27.) 34

5 Kyyti-kirjastojen musiikkikokoelmat ja niiden käyttö Kymenlaakson alueen yhteistyöverkostolla Kyyti (Kymenlaakson alueen yleisten kirjastojen muodostama yhteistyöverkosto) on käytössään yhteinen kirjastojärjestelmä, seutulainaus ja kirjojen kuljetuspalvelu. Kyyti-kirjastojen alueella saa varattua aineistoa entistä nopeammin eri kirjastoista kuljetuspalvelun avulla. Samalla kirjastokortilla voi lainata kaikissa Kymenlaakson kirjastoissa ja lainat voi palauttaa mihin tahansa Kyyti-kirjastoon. Aikuisten aineiston osalta seutulainan varaus maksaa euron. (Kouvola.fi 2015a.) (Kyyti 2015b.) Kyyti-kimppaan kuuluvat Haminan, Iitin, Kotkan, Kouvolan, Miehikkälän, Pyhtään ja Virolahden alueiden kirjastot, eli yhteensä 20 kirjastoa ja 5 kirjastoautoa. Haapasaaren suvikirjastoa ei ole laskettu mukaan, sillä se on avoinna vain kesäisin. Lehdokin ja Voikkaan kirjastot, jotka olivat Kouvolan alueen lähikirjastoja, lakkautettiin vuonna 2014. (Kyyti 2015c.) 5.1 Aineistotilastot ja aineiston kierto vuonna 2014 Kyytikirjastoissa Kymenlaakson alueen kirjastojen musiikkiaineistoja tarkastellaan yleisten kirjastojen laatusuositukset huomioiden. Kuten kappaleessa 2.2 mainittiin, yleisten kirjastojen laatusuositusten mukaan aineiston ajankohtaisuutta voidaan seurata esimerkiksi kiertolukujen avulla (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2010, 51). Seuraavaksi tarkastellaan Kymenlaakson maakunnan ja sen kuntien kokoelmien ja lainauksen tunnuslukuja vuodelta 2014 äänitteiden ja nuottien osalta (Taulukko 1). Asukaslukuun suhteutettuna suurin kokoelma musiikkiäänitteiden osalta oli Kouvolassa, jossa kokoelman suuruus (0,46) ylitti koko maan keskiarvon (0,43). Myös Kotkassa kokoelman koko (0,40) oli lähellä maan keskiarvoa. Nuottien osalta suurin kokoelma asukaslukuun suhteutettuna oli taas Haminassa (0,20), jossa sen suuruus ylitti koko maan vastaavan luvun (0,16). Myös Kouvolassa (0,18) päästiin koko maan tason yläpuolelle. Pienimmät kokoelmat asukaslukuun suhteutettuna musiikkiäänitteissä (0,17) sekä nuoteissa (0,06) olivat Iitissä. Myös Virolahdella oli nuottien suhteen pieni kokoelma (0,09). 35

Iitissä musiikkiäänitteiden kiertoluku (2,09) oli koko maan keskiarvoa (1,88) suurempi. Myös Kotkassa (1,73) ja Virolahdella (1,67) kiertoluvut olivat lähellä koko maan keskiarvoa ja ylittivät Kymenlaakson (1,66) keskiarvon. Musiikkiäänitteet kiertävät huonoiten Pyhtäällä (1,31) ja Miehikkälässä (1,33). Nuotit kiertävät parhaiten Virolahdella, jossa kiertoluku (2,10) ylitti koko maan keskiarvon (1,37). Nuotit kiertävät hyvin myös Iitissä, jossa niiden kiertoluku (1,87) ylitti koko maan keskiarvon. Kotkassakin nuottien kiertoluku oli koko maan tasolla. Pienimmät kiertoluvut nuottien osalta olivat Miehikkälässä (0,57) ja Haminassa (0,81). Taulukko 1: Aineistotilastot 2014. Lähde: Suomen yleisten kirjastojen tilastot Suomen yleisten kirjastojen tilastoista otetuissa tunnusluvuissa on mukana kunnan tai kaupungin yhteinen kirjastolaitos kokonaisuudessaan (Taulukko 1). Eri kuntien ja kaupunkien yksittäisten palvelupisteiden (kirjastopisteiden) tietoja ei ole tilastoitu erikseen. (Suomen yleisten kirjastojen tilastot.) Näissä tilastoissa on käytetty myös kirjastoissa olevia kaikkia osastoja, joten kokoelmissa on mukana myös kotiseutuaineistoa (maakuntakokoelma) ja muuta ei-lainattavaa aineistoa (käsikirjastot) sekä mahdollisesti varastoaineistoa kustakin kirjastosta. Näin ollen kiertoluvut eivät ole täysin luotettavia. Kuvatallenteita ei ole tarkasteltu sen takia, koska näissä Suomen yleisten kirjastojen tilastoissa kuvatallenteisiin sisältyy muutakin kuin musiikin aineistoa. Sama tilanne on myös kirjojen osalta. Alla olevassa taulukossa (Taulukko 2) on esitetty Kymenlaakson kirjastojen osalta kokonaisuudessaan Naxos Music Libraryn käyttö kuudelta edelliseltä vuodelta. Taulukosta on huomattavissa, että Naxoksen käyttö on lisääntynyt voimakkaasti kahden edellisvuoden aikana. Palveluun on kirjauduttu useimmin Naxoksen käyttöönoton alkuaikoina, mutta viime aikoina sisäänkirjautumisten määrä on taas 36