Oiva kirjastot Alavus Töysä - Ähtäri RAPORTTI OIVA KIRJASTOJEN VARASTOINTI- PROJEKTISTA

Transkriptio

1 Oiva kirjastot Alavus Töysä - Ähtäri RAPORTTI OIVA KIRJASTOJEN VARASTOINTI- PROJEKTISTA ajalla

2 SISÄLLYS 1. LÄHTÖTILANNE TAVOITTEET TOTEUTUS ARVIOINTIA. 6 LIITE Varastointi- ja poistoperiaatteet.. 7 2

3 1. LÄHTÖTILANNE Oiva -kirjastojen alueellisessa kirjastosrategiassa vuosille on sovittu kirjastojen vanhemman aineiston säilytyspäällekkäisyyksien karsimisesta ja yhteisen varastointisuunnitelman tekemisestä. Opetusministeriö myönsi vuonna 2008 OIVA -kirjastoille rahoitusta varastointiprojektiin hakemusten perusteella yhteensä euroa. Kirjastot arvioivat projektin kokonaiskustannuksiksi euroa. Projektia hallinnoi Alavuden kaupunginkirjasto. Kirjastojen johtajat Pirjo Lakso, Heli Anttila ja Hannele Halttunen vastasivat projektin ohjauksesta. Alavuden kirjastossa ja Töysän kirjastossa oli molemmissa varastoituna noin 4000 kirjaa, Ähtärin kirjastossa noin 7000 kirjaa. Projektin toteuttamiseen arvioitiin kuluvan puoli vuotta. 3

4 2. TAVOITTEET 1. Varastoidun aineiston määrän pienentäminen. 2. Varastojen yhdistäminen siten, että kaikki kirjastot eivät kerää enää erikseen omaa varastoaan. Alavudella varastoidaan jatkossa tietokirjallisuuden luokat 0-7 ja 9, Töysässä lasten- ja nuortenkirjat luokasta 8 ja Ähtärissä aikuisten kirjat luokasta 8. Päätökset säilytysvelvoitteista tehtiin eri kirjastojen aiemmin varastoidun aineiston painotusten mukaan. Kukin kirjasto säilyttää varastossaan kuitenkin omasta paikkakunnasta kertovien ja oman paikkakunnan kirjailijoiden teosten lainattavatkin varastokappaleet sen lisäksi, että nämä teokset löytyvät kotiseutukokoelmista. 3. Varastoitujen kirjojen löydettävyyden parantaminen asiasanoitusta lisäämällä. Kirjojen varastointikriteereiksi sovittiin teosten käytettävyys ja arvioitu kysyntä tulevaisuudessa. Lisäksi päätettiin varastoida klassikoita, ajankuvaa antavia tietokirjoja, mahdollista näyttelyaineistoa ja ns. nostalgia-aineistoa (esimerkiksi kuvakirjoja ja koulukirjoja). 4

5 3. TOTEUTUS Projektin toteutus haki alkuvaiheessa muotoaan, koska se oli laatuaan ensimmäinen eikä esikuvia ollut. Toimintatavat kehitettiin työn aikana. Alavuden kirjastoon palkattiin puolen vuoden ajaksi projektityöntekijöiksi kaksi osa-aikaista kirjastoalan ammattilaista, Paula Kujala ja Tarja-Leena Heinonen. Heidän tehtävänään oli käydä läpi varastoihin sijoitettu aineisto. Työ tehtiin kolmessa eri kirjastossa. Työ aloitettiin Alavuden kirjastossa tietokirjoista ja jatkettiin luokan 8 lastenkirjojen ja aikuisten kirjojen läpikäynnillä Töysässä ja Ähtärissä. Projektityöntekijät tarkistivat kirjojen lainamäärät, viimeisen lainauksen ja millä osastoilla kirjaa on olemassa sekä tekivät aluksi myös ehdotuksen siitä, mikä tai mitkä kappaleet kannattaisi jättää. Kirjastonjohtajat päättivät aineiston poistoista ja varastoinnista. Ne kirjat, jotka varastoitiin, siirtolainattiin asianomaiseen varastoon, mikäli ne olivat alunperin toisen kirjaston kirjoja. Projektityöntekijöiden lisäksi Alavuden ja Ähtärin kirjastoautot kuljettivat viikoittain varastokirjakasseja aina siihen kirjastoon, jossa vertailu tapahtui ja josta tuli kyseisen aineiston loppusijoituspaikka. Varastoa läpikäytäessä huomattiin myös avokokoelmassa kirjoja, jotka eivät olleet paljoakaan liikkuneet, joten samalla karsittiin myös avohyllyjen sisältöä. Asiasanojen lisääminen hidasti varastoaineistojen läpikäyntiä siinä määrin, että tietopuolista kirjallisuutta ryhtyi indeksoimaan Alavuden kirjaston vakituinen luetteloija kirjastonhoitaja Ulla Raineranta muiden töidensä ohessa. Ähtärissä kirjastosihteeri Maria Tuukkanen-Humalamäki lisäsi luokan 8 asiasanat vähitellen jälkikäteen. Lasten- ja nuortenkirjojen asiasanoitus jatkuu edelleen. 5

6 4. ARVIOINTIA Projekti toteutettiin ajalla Projektin läpivienti ylitti kahdella viikolla siihen arvioidun ajan. Kokonaiskustannukset olivat yhteensä ,80 euroa eli kustannusarvio ylittyi yli yhdeksällä tuhannella eurolla. Alavuden, Töysän ja Ähtärin kirjastojen varastot on käyty läpi. Aineistoa on karsittu siten, että varastoihin tuli tilaa. Alavudella varastoituna on 3 788, Töysässä ja Ähtärissä kirjaa. Lasten ja nuorten kirjat vievät Töysän kirjaston varastosta vähemmän tilaa kuin aikaisemmin varastoidut. Oiva-kirjastojen varastointiperiaatteet hyväksyttiin Alavuden, Töysän ja Ähtärin lautakunnissa helmikuussa Asiasanoitusta on jatkettu projektin jälkeen vähitellen. 6

7 LIITE Oiva kirjastot Alavus Töysä Ähtäri VARASTOINTI ja POISTOPERIAATTEET VARASTOINTI Kokoelman pääpaino on aktiivisessa kokoelmassa. Varasto pyritään pitämään mahdollisimman pienenä. Alavudella varastoidaan luokat 0-7 ja 9. Ähtärissä varastoidaan luokka 8 lukuun ottamatta lasten ja nuorten kirjallisuutta, joka varastoidaan Töysässä. Näiden lisäksi kullakin paikkakunnalla pidetään varastossa oman paikkakunnan kirjailijoiden ja omasta paikkakunnasta kertovat teokset. Varsinaisten kotiseutukokoelmien lisäksi pidetään varastossa lainattaviakin kappaleita kyseisistä teoksista. Varastointipäätöstä tehtäessä pidetään mielessä, että Varastokirjastossa ja maakuntakirjastossa on paljon aineistoa nopeasti saatavilla. Ensisijainen varastointikriteeri on teosten käytettävyys ja kysyntä tulevaisuudessa. Lisäksi varastoidaan klassikoita, ajankuvaa antavia tietokirjoja, mahdollista näyttelyaineistoa sekä ns. nostalgia-aineistoa (esim. kuvakirjoja ja koulukirjoja). Samaa teosta varastoidaan yleensä vain yksi kappale. Varastoon voidaan laittaa teoksen eri painoksia, joilla on esimerkiksi eri kuvittaja tai kääntäjä. Lehtien varastointiajat ovat erillisessä lehtiluettelossa. AV-aineistoa ei pääsääntöisesti varastoida. POISTOT Aineistoa poistetaan sisällön vanhenemisen, vähäisen käytön tai huonon kunnon vuoksi. Palauttamatta jäänyt tai kadonnut aineisto poistetaan kolmen (3) vuoden kuluttua. 7