KOKOUSKUTSU 2/2015 Kirkkoneuvosto Kokousaika torstaina 5.2.2015 klo 16.30 Kokouspaikka Simeon-talon kokoushuone, Pikkuympyräkatu 34, Hamina Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 17 Kokouksen avaus 18 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 19 listan hyväksyminen 20 Pöytäkirjan tarkastus 21 Kirkkoneuvoston edustajan valitseminen Miehikkälän kappelineuvostoon 22 Kirkkoneuvoston edustajan valitseminen Virolahden kappelineuvostoon 23 Ryhmänvetäjän palkkaaminen Ristiniemen hautausmaalle 24 Seurakunnan sijoitukset 25 Ristiniemen kappelin sähkökulutus 26 Työalojen käyttösuunnitelmat 2015 27 28 1 2 29 Kiinteistötyöryhmän valinta 30 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat 31 Muut esille tulevat asiat 32 3 Muutoksenhaku Laskujen hyväksyjät Kolehti- ja jumalanpalvelussuunnitelma 2015 puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 1/2015 Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 2 Aika Torstaina 5.2.2015 klo 16.30-19.30 Paikka Simeon-talon kokoushuone, Pikkuympyräkatu 34 Hamina Osanottajat jäsenet Juha Tanska, kirkkoherra Jukka Hyvönen Nina Janes Arto Kivelä Teuvo Niemelä Ritva-Leena Pousi Outi Silander varajäsenet läsnä läsnä Minna Harjumaaskola läsnä Esko Kiri läsnä Tuula Joenpolvi läsnä Liisa Hanski läsnä Raita Hostikka läsnä Jaana Suikkanen Muut läsnäolijat Simo Suutari, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Katja Andrejev, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat :t 17-32 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina 10.2.2015 Hamina 10.2.2015 Allekirjoitukset Jukka Hyvönen Nina Janes Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 12.2.2015 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 13.-26.2.2015. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 11.2.2015. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 3 KOKOUKSEN AVAUS 17 Puheenjohtaja Juha Tanska toivotti kaikki tervetulleiksi ja hän piti alkuhartauden. Puheenjohtaja avasi kokouksen. Kaikki esittäytyivät ja puheenjohtaja esitti pääpiirteissään Jäsen 360 aineiston. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 18 Asialista on lähetetty 28.1.2015. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN 19 Hyväksytään lähetetty esityslista. lista hyväksyttiin. Kohdassa muut esille tulevat asiat keskustellaan Kymenlaakson Kauppakamariin liittymisestä, seurakunnan sisäilma-asioista sekä Markkulan leirikeskuksen myynnin tämän hetkisestä tilanteesta sekä työntekijätilanteesta. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 20 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Jukka Hyvönen ja Nina Janes. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jukka Hyvönen ja Nina Janes.
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 4 KIRKKONEUVOSTON EDUSTAJAN VALITSEMINEN MIEHIKKÄLÄN KAPPELINEUVOSTOON 21 Miehikkälän kappelineuvoston ohjesääntö 5 Seurakunnan kirkkoherralla ja kirkkoneuvoston keskuudestaan valitsemalla jäsenellä on oikeus olla saapuvilla kappelineuvoston kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätösten tekemiseen (KJ 12:2,2). Päätetään valita kirkkoneuvoston edustaja Miehikkälän kappelineuvostoon. Kirkkoneuvoston edustajaksi Miehikkälän kappelineuvostoon valittiin yksimielisesti Arto Kivelä. KIRKKONEUVOSTON EDUSTAJAN VALITSEMINEN VIROLAHDEN KAPPELINEUVOSTOON 22 Virolahden kappelineuvoston ohjesääntö 5 Seurakunnan kirkkoherralla ja kirkkoneuvoston keskuudestaan valitsemalla jäsenellä on oikeus olla saapuvilla kappelineuvoston kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätösten tekemiseen (KJ 12:2,2). Päätetään valita kirkkoneuvoston edustaja Virolahden kappelineuvostoon. Kirkkoneuvoston edustajaksi Virolahden kappelineuvostoon valittiin yksimielisesti Outi Silander. RYHMÄNVETÄJÄN PALKKAAMINEN RISTINIEMEN HAUTAUSMAALLE 23 Valmistelija seurakuntapuutarhuri Katri Partanen 050 386 5727 Esittelijä talousjohtaja Tarja Partanen 050 594 3888 Ristiniemen hautausmaalle tarvitaan kesäksi käytännön työhön osallistuva ryhmänvetäjä ajalle 20.4.-31.10.2015. Palkkaus KirVESTES:n mukainen, tehtävän vaativuusryhmä 402, peruspalkka 1.900,06 euroa/kk. Työaika 38 h 15 min /viikko.
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 5 Ryhmänvetäjän tehtäviin kuuluvat hautausmaan ja puistoalueiden hoitotyöt, kunnossapitotyöt sekä kausi- ja kesätyöntekijöiden ohjaus ja työnjohto. Ryhmänvetäjällä tulee olla puutarhurin ammattitutkinto sekä työkokemusta viheralueiden hoitotöistä. Lisäksi arvostamme yhteistyökykyä ja hautausmaatyön luonteen ymmärtämistä. Kahtena edellisenä kesänä tointa on hoitanut ammattitaitoisesti ja ansiokkaasti puistopuutarhuri Katja Ojala, jolla on myös hyvät yhteistyötaidot. Katja Ojala on lupautunut vastaanottamaan tehtävän myös tänä vuonna. Päätetään 1. palkata Ristiniemen hautausmaan työsopimussuhteiseksi ryhmänvetäjäksi puistopuutarhuri Katja Ojala ajalle 20.4.- 31.10.2015 ja 2. palkkaus KirVESTES:n mukaan, tehtävän vaativuusryhmä 402, peruspalkka 1.920,06 euroa/kk työaika 38 h 15 min/viikko 3. työsuhteessa noudatetaan 1 kuukauden koeaikaa. hyväksyttiin. Jukka Hyvönen ei osallistunut asian käsittelyyn. Jääviyseste. SEURAKUNNAN SIJOITUKSET 24 Seurakunnalla on sopimus täyden valtakirjan sijoitussalkun hoidosta Kymenlaakson OP-Private palvelun kanssa. Palvelusta maksetaan kiinteä 2.000 euron alv 0 %, yhteensä 2.480 euron vuosimaksu. Seurakunnan sijoitussuunnitelman mukaan sijoittamisen riskinotto on harkittua ja maltillista, kokonaisriski pyritään minimoimaan. Sijoitukset on hajautettu toisistaan riippumattomiin sijoituksiin. Tuottotavoite osakesijoituksilla on sidottu pörssi-indeksin kehitykseen ja pitkäaikaisilla korkosijoituksilla markkinanoteerattujen pitkäaikaisten lainojen viitekorkoon. Lyhytaikaisten sijoitusten tuottotavoite on sidottu lyhyisiin euribor-korkoihin. Sijoitussalkkuun kuuluu tällä hetkellä hankinta-arvoltaan noin 287.800 euron sijoitukset, joista 32 % on osakesijoituksia ja 68 % korkosijoituksia. Prosenttiosuudet ovat sijoitussuunnitelman vaihteluiden rajoissa. Sijoitusten markkina-arvo vuoden vaihteessa oli
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 6 313.000 euroa. 12 kuukauden tuotto on ollut 7,88, kun vertailuindeksi on ollut 10,32. Seurakunnan alempi tuotto johtuu maltillisesta riskinotosta. Seurakunnalla on tämän lisäksi myös muita sijoituksia yhteensä n. 195.00 euron hankinta-arvosta. Sijoitusten markkina-arvo on 193.500 euroa. Vuoden tuotto on ollut 2,49 %. Merkitään saatu selvitys tiedoksi. Saatu selvitys ja siitä käyty keskustelu merkittiin tiedoksi. RISTINIEMEN KAPPELIN SÄHKÖNKULUTUS 25 Ristiniemen siunauskappelin sähkönkulutus vuosina 2012-2014 kwh 2012 135132 15.288 2013 126487 15.027 2014 98730 11.728 ka 14.014 sähkön kulutus ka 2008-2010 (117.000) 10.000 Öljylaskujen ka 2008-2011 11.200 Säästö vuosilta 2012-2014 ( ) öljy 33.600 sähkönlisäys 12.000 säästö 21.600 Maalämmön osuus investoinnista oli n. 42.000 euroa. Investoinnista on maksettu kolmessa vuodessa puolet. Kuudessa vuodessa investointi on maksanut itsensä ja sen jälkeen alkaa varsinainen säästö. Laskelma on karkea eikä siinä ole otettu huomioon sähkön ja öljyn hinnan muutoksia. Lisäksi pitää ottaa huomioon, että kyseessä ei ollut pelkästään maalämpöön siirtyminen, mm. kappelin ikkunat ja kylmiöt uusittiin, rakennettiin uusi huoltorakennus ja luovuttiin vanhan eristämättömän rakennuksen lämmityksestä. Merkitään saatu selvitys tiedoksi. Saatu selvitys ja siitä käyty keskustelu merkittiin tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 7 TYÖALOJEN KÄYTTÖSUUNNITELMAT 2015 26 Taloussääntö 5 Talousarvion täytäntöönpano Kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset saavat tarpeelliset tiedot kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviota koskevista mahdollisista lisäohjeista. Käyttösuunnitelmat ovat lisäohjeita siitä, mihin tehtäväalalle myönnetyt määrärahat käytetään. Käyttösuunnitelmat 2015 jaetaan esityslistan mukana. Hyväksytään käyttösuunnitelmat vuodelle 2015. hyväksyttiin. - koulutyötä pyydetään yhtenäistämään käytännöt stipendien jaoissa eri puolilla seurakuntaa määrärahojen puitteissa - Miehikkälän kirkon äänentoiston riittävyyttä selvitetään - selvitetään seurakunta-aukeaman toteuttamista Kaakonkulmassa LASKUJEN HYVÄKSYJÄT 27 Taloussääntö III:13 Kirkkoneuvosto antaa ohjeen laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Tässä ohjeessa määritellään myös, ketkä tarkastavat ja hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Myös myyntilaskutustiedot on hyväksyttävä ennen niiden kirjaamista. Kaikkiin ostolaskuihin ja muihin tositteisiin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanotosta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Menettelyllä varmistutaan siitä, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikea, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen ja se on annettujen määräysten mukainen sekä maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja käytettävää määrärahaa ei ylitetä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä.
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 8 Liitteenä 1 on lista laskujen hyväksyjistä. Hyväksytään laskujen hyväksyjät. hyväksyttiin. KOLEHTI- JA JUMALANPALVELUSSUUNNITELMA VUODELLE 2015 Valmistelija: Juha Tanska, p. 050 594 3892 28 Kirkkoneuvosto vahvistaa suunnitelman niistä päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kolehdeista, joista ei ole määrätty kirkkolain 22 luvun 2 :n 1 momentin 9 kohdan mukaisesti. (KJ 2 8). Kolehtisuunnitelma on liitteenä (liite 2). Kolehtisuunnitelma sisältää samalla suunnitelman Haminan seurakunnassa vuonna 2014 vietettävistä pääjumalanpalveluksista. Päätetään 1. vahvistaa Haminan seurakunnan kolehtisuunnitelma vuodelle 2015. 2. merkitä tiedoksi vuoden 2015 jumalanpalvelussuunnitelma. hyväksyttiin. KIINTEISTÖTYÖRYHMÄN VALINTA 29 Kirkkovaltuusto päätti varata investointiosaan 10.000 euron määrärahan vuodelle 2015 tarvekartoitukseen kiinteistöjen maalämpöön siirtymisestä. Valitaan työryhmä tekemään kartoitusta. Päätetään 1. asettaa työryhmä tekemään kartoitusta ja 2. valita työryhmän jäseniksi talousjohtaja Tarja Partanen, rakennusmestari Jyrki Ahokas, kappeleiden edustaja/edustajat ja kirkkoneuvoston edustaja ja että 3. työryhmä voi itse täydentää kokoonpanoa asiantuntijoilla. Kirkkoneuvosto päätti 1. asettaa työryhmän maalämpöön siirtymisestä,
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 9 2. valita toimikuntaan talousjohtaja Tarja Partasen, rakennusmestari Jyrki Ahokkaan, Esko Kirin Haminasta, Markku Kaitaisen Miehikkälästä ja kirkkoneuvoston edustajaksi Outi Silanderin Virolahdelta. Kirkkovaltuuston puheenjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus työryhmässä ja 3. että työryhmä voi itse täydentää kokoonpanoa asiantuntijalla. VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT 30 Kappalainen Juha Parjanen Oman auton käyttö työkokeilussa 26/31.12.2014 Oikeus tehdä hankintoja diakonian ryhmiin 1/12.1.2015 Lomakauden ulkopuolisten vuosilomien myöntäminen 2/24.1.2015 Kappalainen Matti Astola Lomakauden ulkopuolisten vuosilomien myöntäminen 1/5.1.2015 Kappalainen Anita Venäläinen Lomapäivien ja siirtovapaiden muutos 3/2015 vt. kappalainen Ville Holopainen Virojoen seurakuntatalon kalusteiden siirrot 1/17.1.2015 Vs. lapsityönohjaaja Saila Pärtty Sijaisen palkkaaminen 1/12.1.2015 Sijaisen palkkaaminen 2/15.1.2015 Talousjohtaja Tarja Partanen Liisa Länsmansin palkkaaminen siivoustyöhön 1/7.1.2015 Lomakauden ulkopuolinen vuosiloma 2/7.1.2015 Emäntä Marja-Liisa Pesosen palkka 3/13.1.2015 Sini Metsämuurosen palkkaus 4/19.1.2015 Katri Partasen ennalta-arvaamaton koulutus 5/20.1.2015 Lomakauden ulkopuolisia vuosilomia 6/21.2.2015 Kirkkoherra Juha Tanska Vs. nuorisotyönohjaaja 1/7.1.2015 Merkitään päätöspöytäkirjat tiedoksi. pöytäkirjat merkittiin tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 05.02.2015 Sivu 10 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 31 1. Käytiin keskusteltu Kymenlaakson Kauppakamarin yhteistöjäseneksi liittymisestä ja päätettiin seurata tilannetta. 2. Käytiin keskustelu seurakunnan kiinteistöjen sisäilmaongelmista ja mitä niiden korjaamiseksi on tehty. 3. Käytiin keskustelu Markkulan leirikeskuksen myynnin tämän hetkisestä tilanteesta 4. Taina Karvonen määrätty seurakuntapastorin viransijaiseksi 4.12.2015 asti 5. vuorotteluvapaan sijaisuuteen ilmoittautunut viisi hakijaa, joista kolme henkilöä täyttää kriteerit, yksi valmis pappi ja kaksi maisteria. MUUTOKSENHAKU 32 Liite 3, 32.