YLEISET OHJEET, maaliskuu 2016 Hyvä tutkimusapurahansaaja! Sigrid Juséliuksen Säätiö on myöntänyt sinulle tutkimusapurahan kaudelle 1.5.2016 30.4.2017. Kautta voidaan jatkaa yhdellä tai kahdella vuodella. Muodollisen päätöksen apurahoista tekee säätiön hallitus vuosittain. Myöntökirjeessäsi lukee ajankohta milloin sinun seuraavan kerran tulee hakea apurahaa. Lue nämä ohjeet tarkasti ja anna niistä kopio maksuasioitasi hoitavalle henkilölle, mikäli et hoida niitä itse. Tietoa uusille apurahansaajille: Pankkitili Nordeaan Mikäli saat apurahaa ensimmäistä kertaa, sinun tulee avata pankkitili Nordeaan ja ilmoittaa tilinumero alla olevaan osoitteeseen Nordeaan (katso kohta 1 sivulla 2). Kun olet ilmoittanut tilinumerosi Nordean Säätiö- ja kirjanpitopalveluihin, sinulle lähetetään tilisopimuksen liite, joka tulee allekirjoittaa ja palauttaa Nordeaan. Huomioi, että liite tulee palauttaa pankille mahdollisimman nopeasti, sillä apurahaa ei voi käyttää ennen kuin pankki on vastaanottanut tilisopimuksen ja liitteet. Tietoa kaikille apurahansaajille: Säätiö maksaa apurahan Nordean tilillesi neljässä tasaerässä toukokuusta 2016 alkaen (käyttösuunnitelmaa ei siis enää tarvitse toimittaa). Jos sinulla on käyttämättömiä eriä aiemmilta vuosilta, ne käytetään ennen uuden apurahan maksamista. Apuraha maksetaan yleensä kolmen kuukauden välein, mutta jos tilin saldon on suuri, maksua lykätään. Ole yhteydessä säätiön kamreeriin Ann-Sofi Paliniin (puh. 020 710 9083, sähköposti annsofi.palin@sigridjuselius.fi), jos haluat muuttaa maksuajankohtia. Tutkimusapurahaa tulee käyttää säätiön asettamien kustannusluokkien perusteiden mukaisesti (katso kohta 2.2.) Säätiö voi periä takaisin varat, jotka on käytetty muuhun kuin hyväksyttyyn tarkoitukseen. Varat tulee ensisijaisesti käyttää ajanjaksolla 1.5.2016 30.4.2017. Jos varoja on apurahakauden lopussa (30.4.2017) jäljellä yli 20 000 euroa, tämä vaikuttaa kielteisesti mahdollisten uusien apurahojen määrään. Laskujen maksaminen Tutkimustyöstä aiheutuneet kustannukset maksetaan Nordeaan avatulta apurahatililtä. Laskut lähetetään apurahansaajan nimellä ja allekirjoituksella sekä IBAN-tilinumerolla varustettuina pankkiin. Tiedot voi merkitä laskuun tai erilliselle saatelomakkeelle (malli liitteenä ja myös saatavilla säätiön kotisivulta).
Laskuun/saatelomakkeeseen tulee merkitä, mihin kustannusluokkaan maksu kuuluu (katso s. 4 5). Jos laskulla on useampiin luokkiin kuuluvia kuluja, summat on eriteltävä. Väärinymmärrysten välttämiseksi säätiön nimeä (tai Y-tunnusta) ei saa laittaa tilauksiin eikä tuotteiden/palvelujen toimittaja saa lähettää laskuja suoraan Nordeaan tai säätiölle. Ulkomaanmaksut hoidetaan samalla tavalla kuin kotimaanmaksut, mutta laskuissa on oltava Euroopassa saajan IBAN-tilinumero, Swift-koodi ja ulkomaisen pankin nimi- ja osoitetiedot sekä muualla maailmassa mahdollisimman tarkat tilitiedot sekä pankin täydellinen nimi ja tarkka osoite. Kaikki maksut hoidetaan keskitetysti ja laskut lähetetään Nordea Pankki Suomi Oyj:n Säätiöja kirjanpitopalveluihin osoitteella: 2743 Säätiö- ja kirjanpitopalvelut Riikka Luoma 00020 NORDEA Ennen kuin lähetät maksumääräyksen pankkiin, sinun tulee tarkistaa, että tilillä on maksupäivänä katetta. Kun on kyse palkan tai henkilökohtaisen apurahan maksamisesta, veloitus tililtä tehdään jo maksupäivää edeltävän päivän aamuna. Jos kate puuttuu, maksumääräys hylätään. Huomioi, että laskutuskausi ei saa kattaa kahta erillistä apurahakautta. Palkat ja henkilökohtaiset apurahat Jos tutkimusryhmääsi on palkattu henkilöstöä, yliopistosi voi hoitaa palkkojen ja henkilökohtaisten apurahojen maksamisen. Vaihtoehtoisesti voit itse maksaa nämä Nordean välityksellä. Huomioi, että säätiö tai pankki ei toimi työnantajana. Henkilökohtaiset apurahat Pankki hoitaa pyynnöstäsi henkilökohtaisten apurahojen maksamisen. Apurahansaajat antavat pankille kirjallisesti tiedot maksunsaajasta (esim. henkilötunnus, osoite, tilinumero sekä määrä). Maksutoimeksianto tulee antaa pankille viimeistään viisi pankkipäivää ennen maksupäivää. Henkilökohtaista apurahaa voidaan maksaa kokopäiväistä tutkimustyötä tekevälle jos hän on palkattomalla virkavapaalla (tai hänellä ei ole virkaa), ja se voidaan maksaa vain henkilölle, joka on mainittu alkuperäisessä hakemuksessa henkilökohtaisen apurahan saajana. Ryhmänjohtajan tulee toimittaa todistus virkavapaudesta, jos hän maksaa henkilökohtaista apurahaa itselleen.
Apurahan enimmäismäärät ovat: professori dosentti LT, LKT, FT LL, FM, FK ( ylempi ) opisk., LK, FK ( alempi ) (väitöskirja) opisk., LK, FK ( alempi ) (gradu) 3200 3700 /kk 2700 3100 /kk 2200 2500 /kk 1800 2000 /kk 1500 1700 /kk 1500 /kk Henkilökohtaiset apurahat ovat verottomia valtion taiteilija-apurahaa vastaavaan summaan saakka, joka on vuodesta 2015 alkaen 20 070,64 /kalenterivuosi (sisältäen Melaeläkevakuutuksen). Jos tämä summa ylittyy, ylittyvä määrä katsotaan ansiotuloksi ja sen saajaa verotetaan ylittävältä osalta. Laki pakollisesta eläkevakuutuksesta apurahansaajille astui voimaan vuoden 2009 alussa. Lisätietoja saat Melan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos) verkkosivuilta: http://www.mela.fi/fi/apurahansaajat. Säätiö ilmoittaa Melalle kaikki uudet apurahat, myönnetyt määrät sekä niiden käyttötarkoituksen yms. Apurahansaajan (= tutkimusryhmän johtajan) tulee ilmoittaa Melalle ne tutkimusryhmän jäsenet, joille hän aikoo maksaa henkilökohtaista apurahaa ja jotka vakuutus kattaa. Tämän jälkeen tutkimusryhmän jäsenen tulee jättää varsinainen eläkevakuutushakemus Melalle. Lomake löytyy Melan verkkosivulta. Lisätietoja: www.mela.fi, puh. 029 435 11 (palvelua suomeksi numerosta 029 435 2650) tai sähköpostilla vakuutus@mela.fi. Huomioi, että verovapaata henkilökohtaista apurahaa ei voida maksaa, jollei asianomainen ole tutkimusryhmän jäsen, toisin sanoen hänen nimensä ei ole mukana tutkimusraporteissa/julkaisuissa. Jos haluat maksaa henkilökohtaista apurahaa henkilölle, jota ei ole nimetty alkuperäisessä apurahahakemuksessa henkilökohtaisen apurahan saajana, säätiöltä on anottava kirjallisesti käyttötarkoituksen muutosta ( Muutoslomake liitteenä). Maksutoimeksiantoja ei saa lähettää pankille ennen kuin muutosanomus on hyväksytty. Säätiö laatii parhaillaan sähköisiä käyttötarkoituksen muutoslomakkeita, jotka otetaan käyttöön säätiön kotisivulla 2016 aikana. 2.2 Palkka Jos yliopisto hoitaa palkanmaksun, sinun tulee solmia tästä sopimus yliopiston kanssa. Uutta tästä vuodesta alkaen on se, että sinun tulee solmia sopimus Nordean kanssa palkanmaksusta, jos haluat maksaa palkkoja pankin kautta. Sopimus sisältää työnantajan (eli apurahansaajan) vastuun palkanmaksusta, vakuutukset sekä muut lakisääteiset tehtävät. Ole yhteydessä Riikka Luomaan (puh. +358 9 5300 7724, sähköposti riikka.luoma@nordea.com), jos haluat solmia sopimuksen palkanmaksusta.
Työnantajan ominaisuudessa sinun on itse otettava lakisääteiset vakuutukset (TyEL-, työttömyys- ja tapaturmavakuutukset) mahdollisille työntekijöillesi. Ole yhteydessä vakuutusyhtiöön, sillä pankki ei hoida näitä asioita. Lisätietoja saat myös Säätiöpalvelun verkkosivuilta: http://www.saatiopalvelu.fi/apurahan-hakijalle/aputyovoiman-verot-jamaksut.html. Ryhmänjohtaja ei voi maksaa myönnetystä apurahasta palkkaa itselleen. Kustannusluokat Henkilökohtainen tutkimusapuraha Tarkempi kuvaus kohdassa 2.1 Aputyövoiman ja tutkijoiden palkkaaminen Tarkempi kuvaus kohdassa 2.2 Laitteet Laitteita voi hankkia jos säätiö on myöntänyt apurahaa tähän tarkoitukseen. Jos yksittäisen laitteen hinta ylittää 5 000 euroa, sinun on sovittava säätiön kanssa laitteen omistukseen liittyvistä yksityiskohdista. Aineisto Aineistokuluja ovat esimerkiksi reagenssit ja kemikaalit, koe-eläimet, laboratoriotarvikkeet, kaasupullot, kuljetus-, tullaus- ja huoltomaksut samoin kuin atk-kulut ja ohjelmistopäivitykset. Matkat Tutkimushankkeeseen liittyvien matkojen kustannuksia voidaan maksaa apurahasta. Matkalaskuun tulee liittää matkakustannusten selitys/perustelut. Päivärahoja ei saa maksaa tällä apurahalla. Apurahasta voidaan maksaa kongressikuluja (kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset, kongressin osallistumismaksu mutta ei päivärahoja) 1-2 nuoremmalle tutkijalle vuosittain edellyttäen, että tutkija pitää hyväksytyn esityksen tutkimustuloksistaan kyseisessä kongressissa. Matkan tarkoitus ja todistus esityksestä tulee liittää pankkiin toimitettavaan matkalaskuun. Muut kulut Muita kuluja ovat esimerkiksi kirjallisuuden hankinta, posti- ja puhelinmaksut, MEDLINE ja vastaavat kielentarkastuskustannukset, erillispainoskustannukset julkaistavista omista artikkeleista mikäli ne liittyvät projektiin, johon apuraha on myönnetty, sekä pankin palvelumaksut. Sosiaali- ja edustuskuluja ei saa maksaa säätiön apurahalla.
Yleiskustannukset Säätiö ilmoittaa apurahansaajan työnantajalle apurahan myöntämisestä mutta tutkijan on erikseen sovittava työnantajansa kanssa mahdollisista yleiskustannuksista (overhead). Huom! Maksua saa periä vain yliopiston kautta hoidetusta maksuliikenteestä. Yleiskustannukset eivät saa ylittää 15 %:a. Raportointi Raporttia tutkimustuloksista ei jätetä, jos haet uutta apurahaa syksyllä 2016. Taloudellista raportointia ei tarvita, koska sen laatii Nordea Pankki pankkitapahtumien pohjalta ja lähettää sinulle. Tarkista raportti ja ole yhteydessä Nordeaan, jos sinulla on kysyttävää. Taloudelliset raportit lähetetään syksyllä 2016. Kun tutkimushanke päättyy Jos sinulle ei myönnetä uutta apurahaa tai kun tutkimushanke on päättynyt eikä Sigrid Juséliuksen Säätiöltä enää haeta uutta apurahaa, sinun tulee jättää raportti tutkimustuloksista kuuden kuukauden kuluessa. Raportointilomake löytyy säätiön kotisivulta (lomake B1). Mikäli varoja on jäljellä, niitä saa käyttää kahden vuoden ajan myönnetyn apurahan viimeisen apurahakauden jälkeen. Tämän jälkeen mahdolliset käyttämättömät varat palautuvat säätiölle ja pankkitili lopetetaan. Ennen pankkitilin lopettamista saat Nordealta valtakirjan, joka sinun tulee allekirjoittaa ja palauttaa pankkiin. Lisätietoja saat Susanne Cronstedtilta, puh. 020 710 9082, ja säätiön kotisivuilta www.sigridjuselius.fi. 3