1 Liite 3 Hankinnan kohteen kuvaus LOIMAAN KAUPUNGIN SEKÄ AURAN, KOSKI TL:N, MARTTILAN, ORIPÄÄN JA PÖYTYÄN KUNTIEN TYÖTERVEYSHUOLTOPALVELUIDEN HANKINTA 1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on Loimaan kaupungin sekä Auran, Koski Tl:n, Marttilan, Oripään ja Pöytyän kuntien järjestämisvastuulla olevien työterveyshuoltopalveluiden tuottaminen. Hankittaviin palveluihin sisältyy työterveyshuoltopalvelut kokonaisuudessaan sekä yleislääkäritasoisen sairaanhoidon palvelut. Palveluntuottaja vastaa kaikista palvelutoiminnasta aiheutuvista kustannuksista ja laskuttaa työnantajia tuottamistaan palveluista tarjouksessa ilmoittamillaan hinnoilla. Hankittaviin palveluihin sisältyy myös kuntien omien työntekijöiden työterveyshuolto: Loimaan kaupunki noin 1000 työntekijää Auran kunta noin 180 työntekijää Koski Tl:n kunta noin 160 työntekijää Marttilan kunta noin 100 työntekijää Oripään kunta noin 70 työntekijää Pöytyän kunta noin 500 työntekijää Työnantajat päättävät, mistä hankkivat työterveyshuollon palvelunsa. Kilpailutuksessa sovitut ehdot koskevat kaikkia hankintayksikön alueella toimivia yrityksiä ja työterveyshuollon piiriin kuuluvia itsenäisiä elinkeinonharjoittajia, jotka haluavat käyttää tässä ulkoistuksessa valitun palveluntuottajan palveluita. Työterveyshuollon palveluntuottajaksi valitun tulee antaa palvelusopimuksessa sovitut palvelut enintään tarjouksessa tarjotuilla hinnoilla kaikille kunnan järjestämisvelvollisuuden piirissä oleville työterveyshuoltopalveluita tarvitseville työnantajille ja itsenäisille elinkeinonharjoittajille. Palveluntuottajan on osoitettava palvelun tuottamiseksi asianmukaiset tilat, joiden on sijaittava Loimaan kaupungin sekä Pöytyän tai Auran kuntien alueella. Tilojen on oltava riittävät ja asiamukaisesti varustetut työterveyshuollon vastaanottotoimintaan.
2 2 Hankittavan työterveyshuoltopalvelun sisältö 2.1 Ennaltaehkäisevä työterveyshuolto 2.1.1 Yleistä palvelun sisällöstä Työterveyshuolto toimii muutoksia ennakoivana, vuorovaikutteisena johdon ja esimiesten kumppanina ja työkyvyn moniammatillisena asiantuntijana. Työterveyshuolto tuottaa ja kehittää palveluja hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisesti asiakkaiden terveyden ja työkyvyn edistämiseksi ja ylläpitämiseksi sekä työn, työolosuhteiden ja työyhteisöjen toimivuuden parantamiseksi siten, että asiakkaat (johto, esimies, työntekijät) saavat palvelut joustavasti ja asiantuntevasti ja ovat niihin tyytyväisiä. 2.1.2 Palveluntuottajan vastuut Palveluntuottaja vastuulle kuuluu: Kehittää ja ylläpitää varhaisen tuen mallia, työkykyjohtamista, sairauspoissaolojen sekä eläkekustannusten hallintaan ja varhaiskuntoutukseen tukevaa toimintaa sekä kuntoutukseen ohjausta yhteistyössä työnantajan kanssa sekä edistää työntekijöiden työ- ja toimintakykyä sekä hyvinvointia työterveyshuollon keinoin. Toimia lääketieteellisenä asiantuntijana työkykyarvio- ja eläkeasioissa sekä ottaa huomioon ikääntymisen haasteet henkilöstön terveyden edistämisessä. Laatia yhteistyössä työterveyshuollon toimintasuunnitelma (myös Kansaneläke-laitokselle kelpaavana dokumenttina) ja osallistua toimintasuunnitelman vuosit-taiseen päivittämiseen. Toimintasuunnitelmaan tulee sisällyttää kustannusarvio. Laatia toimintakertomus toiminnasta vuosittain 31.01. mennessä (käytetään myös Kansaneläkelaitokselle kelpaavana dokumenttina). Osallistua ohjausryhmätoimintaan, joka kokoontuu kaksi kertaa vuodessa. Järjestää työterveyshuollon asiantuntijoiden palvelut toimintasuunnitelmissa sovitussa laajuudessa työterveyshuollon ammattihenkilöiden lähetteellä Kelan korvausohjeiden mukaisesti. 2.1.3 Palvelun osa-alueet Työpaikkaselvitykset Työpaikkaselvitykset toteutetaan hyvän työterveyshuoltokäytännön ja yhdessä työstettyjen toimintasuunnitelmien mukaisesti ottaen huomioon mm. työpaikoilla toteutettu työolojen
3 nykytilan arviointi ja kehittäminen (riskien arviointi). Työpaikkaselvityksestä kertynyttä tietoa hyödynnetään toiminnan suunnittelussa. Terveystarkastukset Terveystarkastukset suoritetaan lain ja asetusten sekä työpaikkaselvityksessä todettujen tarpeiden ja mahdollisten toimialan muiden tarpeiden mukaisesti. Terveystarkastusten tarkempi sisältö määritellään toimintasuunnitelmissa. Tehdyistä terveystarkastuksista laaditaan vuosittain kooste, jossa todetaan tarkastusten määrä sekä keskeiset työn tekemiseen liittyvät havainnot. Työhöntulotarkastus tehdään tilaajayritysten työntekijöille niiden määrittämällä tavalla. Työkykyä ylläpitävä ja työhyvinvointia edistävä toiminta Työkykyä ylläpitävän ja työhyvinvointia edistävän toiminnan tavoitteena on edistää henkilöstön työkykyä ja -hyvinvointia, pienentää sairauspoissaolo-, tapaturma- ja työkyvyttömyyskustannuksia ja parantaa työyhteisön toimivuutta. Esimiehillä on oma roolinsa henkilöstön työhyvinvoinnin edistämisessä sekä työhyvinvointijohtamisessa, jota työterveyspalvelut täydentävät. Työterveyshuolto on mukana päihdeongelmaisten seurannassa ja hoitoonohjausprosessissa. Työterveyshuolto suorittaa päihdeohjelman mukaiset huumetestaukset rekrytoinnin ja/tai palvelusuhteen aikana sopimusten mukaisesti. Henkilöstön työkyvyn ja sairauspoissaolojen hallinta toteutetaan työnantajan ja työterveyshuollon yhteistyönä. Ensisijainen vastuu henkilöstön sairauspoissaolojen seurannasta ja puheeksi ottamisesta on esimiehellä varhaisen tuen mallin mukaisesti. Kuntoutukseen ohjaus Kuntoutukset suunnitellaan yhteistyössä tilaajayritysten kanssa. Työterveyshuolto ohjaa työntekijän tarvittaessa yksilökuntoutukseen, ottaa kantaa jäljellä olevaan työkykyyn, työmuutostarpeeseen sekä terveysperusteiseen tehtävänvaihtoon. Työterveyshuollon ryhmäohjaus Työterveyshuollon järjestämästä ryhmätoiminnasta sovitaan erillisenä toimeksiantona yhdessä tilaajayrityksen kanssa työterveyshuollon tai tilaajayrityksen aloitteesta. Työterveyshuollon varhaiskuntoutusryhmien tarve tulee esiin vastaanottotoiminnan kautta (mm. niska- ja selkäryhmät). Trauma- ja kriisitilanteiden psykologinen jälkihoito ryhmässä on tilattavissa työterveyshuollosta.
4 Tietojen anto ja ohjaus Työterveyshuoltolain 2001/1383 12 :n 1 momentin 4 kohdan ja hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaan työterveyshuoltoon kuuluu tietojen antaminen, neuvonta ja ohjaus työn terveellisyyttä, turvallisuutta sekä työntekijöiden terveyttä koskevissa asioissa mukaan lukien työntekijän perustellusta syystä työkuormituksestaan pyytämä selvitys. Työterveyshuolto osallistuu omalla ammattitaidollaan työolojen nykytilan arviointiin ja kehittämiseen yhteistyössä esimiesten ja työsuojelun kanssa. Työn kuormittavuuden arviointi Työnkuormituksen arviointi on mukana kaikessa työterveyshuollon toiminnassa: työpaikkaselvityksissä, terveystarkastuksissa, työkykyä ylläpitävässä toiminnassa, tietojen antamisessa ja ohjauksessa sekä työyhteisötyössä. Työntekijällä on lisäksi mahdollisuus perustellusta syystä pyytää työkuormituksestaan erillinen selvitys. Tapaturmien torjunta ja ensiapuvalmiuden ylläpito Työterveyshuolto osallistuu tarvittaessa ensiapusuunnitteluun työpaikoilla. 2.2 Työterveyshuoltoa tukevat sairaanhoitopalvelut Hankittavaan palveluun sisältyy lisäksi työterveyshuoltopainotteiset yleislääkäritasoiset sairaanhoitopalvelut seuraavasti: Työterveyshuoltopalvelujen painopiste on ennaltaehkäisevissä palveluissa täydennettynä työterveyshuoltopainotteisella yleislääkäritasoisella sairaanhoidolla. Sairaanhoidossa tulee soveltaa Duodecimin Käypä hoito -suosituksia sekä työterveyshuollon hyvää sairaanhoitokäytäntöä. Kyseessä on kokonaisvaltaiset työterveyshuoltopalvelut, jotka henkilöstöpolitiikkaa tukien edistävät henkilöstön työkykyä. Tutkimusten laajuus sovitaan toimintasuunnitelman yhteydessä. Työpsykologin ohjaus- ja neuvontatyyppinen yksilötyö sekä konsultatiivisesti että työkykyä ylläpitävänä toimintana 1-5 kertaa ja työyhteisötyö kriisitilanteessa (työyhteisöjen kehittämistyö työnantajan järjestämänä). 2.3. Palveluiden saatavuus
5 Työterveyshuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden palveluita tulee tarjota kysyntää vastaavasti. Palveluiden tuottamisessa on tärkeää, että toimintaa kehitetään työyhteisöjen hyvinvointia ja työntekijöiden jaksamista edistävään suuntaan työlähtöisiä menetelmiä hyödyntäen. Näin ollen palveluntarjoajalta odotetaan riittävästi erityisosaamista ja kokemusta työyhteisöjen hyvinvoinnin kehittämisestä. Nämä palvelut on järjestettävä tilaajayrittäjän tarpeen mukaan yhden (1) viikon kuluttua tarpeen ilmetessä. Päivystyksellistä sairaanhoitoa lääkärin ja sairaanhoitajan toteuttamana tulee turvata joka arkipäivälle kysynnän mukaan. Kiireellisissä tapauksissa hoitajan vastaanotolle pääsyn tulee olla mahdollista samana päivänä ja hoidon tarpeen arvioinnin perusteella lääkärin vastaanotolle 1-2 vrk:n sisällä. Kiireettömissä sairaustapauksissa edellytetään työterveyshoitajan ja lääkärin vastaanotolle pääsyä yhden (1) viikon sisällä. 2.4 Palvelun laatu Palveluntuottaja vastaa siitä, että tarjottavat palvelut ovat laadultaan ajantasaisia, kilpailukykyisiä ja hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisia. 2.5. Toimipiste, koneet ja laitteet sekä tietotekniset laitteet ja järjestelmät ja järjestelmätuki 2.5.1. Toimipiste, koneet ja laitteet Palveluntuottajan toimipisteen tulee sijaita Loimaan kaupungin sekä Pöytyän tai Auran kuntien alueilla viimeistään sopimuskauden alkuun mennessä. Tilaajayritysten työntekijöillä tulee olla oikeus käyttää myös mahdollisia muita palveluntuottajan toimipisteitä. Palveluntuottaja hankkii tilat sekä koneet ja laitteet tai lunastaa/vuokraa tällä hetkellä käytössä olevat koneet ja laitteet Loimaan kaupungilta erillisellä sopimuksella. Loimaan toimipisteen vuokrasopimus on voimassa yhden (1) vuoden irtisanomisajalla 31.12.2015 saakka. Uusi palveluntuottaja ottaa vastattavakseen Loimaan toimipisteen vuokrasopimuksen 1.7.2015 alkaen. Pöytyän Riihikosken toimitilan vuokrasopimus päättyy 30.6.2015. Uuden palveluntuottajan on mahdollista jatkaa samoissa toimitiloissa neuvottelemalla oman vuokrasopimuksen. 2.5.2 Tietotekniset laitteet ja järjestelmät sekä järjestelmätuki Palveluntuottajan tulee käyttää toiminnassaan palveluntuottajan omaa potilastietojärjestelmää. Palveluntuottaja vastaa kaikista tietojärjestelmien käyttöön liittyvistä kuluista sisältäen mahdollisen siirtymisen uusien ohjelmistojen käyttöön.
6 Palveluntuottaja huolehtii osaltaan liittymisestä kansalliseen arkistoon ja sähköisten reseptien käyttämiseen sekä muihin lainsäädännön edellyttämiin toimintoihin kustannuksellaan. Mahdollisesta sähköisestä tietojen siirtämisestä ja kustannuksista vastaa palveluntuottaja. Käytettävien järjestelmien on täytettävä lain edellyttämät henkilötietosuojavaatimukset sekä potilasasiakirjojen salassapitoa, laadintaa, käsittelyä ja säilytystä koskevat velvoitteet. Palveluntuottaja vastaa kaikista kustannuksista, jotka liittyvät puhelinjärjestelmiin, puhelinjärjestelmän muutoksiin, käyttämiseen ja sähköisiin yhteydenottomahdollisuuksiin sekä muihin vastaaviin asioihin. 2.6 Työterveyshuollon henkilöstö ja sen osaaminen Palveluntuottajalla tulee olla työterveyshuollon ammattihenkilöstö työterveyshuoltolain (1383/2001) sekä valtioneuvoston asetuksen hyvän työterveyshuoltokäytännön periaatteista, työterveyshuollon sisällöstä sekä ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden koulutuksesta, 708/2013 12, 13 ja 14 mukaisesti. Palveluntuottajan tulee tarjota riittävät lain ja asetuksen edellyttämät lääkäri- ja hoitajatyöpanokset työterveyshuollon palvelujen turvaamiseksi niin, että asiakkaat hoidetaan työnantajien kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti tarjouspyynnössä kuvattujen määräaikojen puitteissa. Kokoaikaisesti tai osa-aikaisesti toimivilla lääkäreillä tulee olla VNA 708/2014 mukainen koulutus. Työterveyshuollossa toimivalla laillistetulla terveydenhoitajalla tulee olla asetuksen mukaan terveydenhoitajan pätevyys ja vähintään 15 opintopisteen laajuinen koulutus kahden vuoden kuluessa siitä, kun hän siirtyy työterveyshuollon tehtäviin. Työfysioterapeuteilta, työpsykologilta ja muilta työterveyshuollon asiantuntijoilta edellytetään VNA 708/2013 mukaista koulutusta. Työterveyshuollossa tulee olla mahdollisuus erikoislääkärikonsultaatioihin työterveyslääkärin lähetteellä työkyvyn arvioimiseksi sekä hoitomahdollisuuksien selvittelyä varten. Palveluja tarjoavalla henkilöstöllä tulee olla hyvä suomen kielen taito. 2.7 Aukioloajat ja ajanvaraus Loimaalla sijaitsevan toimipisteen tulee tarjota työterveyslääkärin ja -hoitajan palvelua jokaisena arkipäivänä vähintään seuraavasti: ma-to klo 8-18 ja pe klo 8-16. Pöytyän tai Auran kunnan alueella oleva toimipiste tuottaa työterveyshuollon ammattilaisten palveluita jokaisena arkipäivänä vähintään seuraavasti: ma-pe klo 8-16. Mikäli palvelutarve kasvaa kunnan järjestämisvelvollisuuden piirissä olevien yritysten tai yrittäjien osalta, on palveluntuottaminen turvattava lisäämällä vastaanottoa Loimaan kaupungissa ja Pöytyän tai Auran kunnan alueella olevassa toimipisteessä.
7 Puhelinajanvaraus, hoidontarpeenarviointi ja neuvonta tulee toimia jokaisena arkipäivänä vähintään seuraavasti: ma-to klo 7.45-17.30 ja pe klo 7.45-16. Loma-aikoina heinäkuussa ja joulun aikana hyväksytään supistettu toiminta, josta tulee ilmoittaa kirjallisesti kuukautta aikaisemmin hankintayksikölle. Ajanvaraus työterveyshuoltoon tulee olla mahdollista puhelimitse ja sähköisellä ajanvarauksella. 2.8 Laskutus Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen toteutuneen mukaisesti. Laskun liitteenä on oltava lista tehdyistä toimenpiteistä ja tutkimuksista. Laskutuslisää ei hyväksytä. Tietosuojalain vaatimusten täyttämiseksi toimenpide- ja tutkimuslistan tiedot eivät saa olla yhdistettävissä tiettyyn työntekijään muutoin kuin työntekijän kirjallisen suostumukseen ja työnantajan lakiin perustuvaan oikeuteen saada yksittäistä työntekijää koskevia tietoja. Palveluntuottajan on varmistettava, että palveluja käyttävät ainoastaan palvelun piiriin kuuluvat työntekijät. Työterveyspalveluja ostaneella yrittäjällä/yrityksellä on oikeus saada pyytämältään laskutusjaksolta erillinen raportti, jossa on nimiluettelo laskutusjakson aikana työterveyshuollon palveluja käyttäneistä työntekijöistä. Mahdollisista luottotappioista ja maksujen perinnästä kustannuksineen vastaa palveluntuottaja. 2.9 Tarkastusoikeus Palveluntuottaja vastaa lääkäreidensä ja muun henkilökunnan lakisääteisestä pätevyydestä, esteettömyydestä, ammatillisesta täydennys- ja jatkokoulutuksesta sekä antaa pyydettäessä asiasta kirjallisen selvityksen hankintayksikölle. Mikäli nämä ominaisuudet eivät täyty yksittäisen työntekijän kohdalla tai toiminnassa havaitaan puutteita, on hankintayksiköllä oikeus vaatia työntekijän välitöntä vaihtamista. Puutteilla tarkoitetaan yleisten hoitokäytäntöjen ja -suositusten, Suomen lain tai Suomen Lääkäriliiton eettisten ohjeiden, hyvän käytöksen ja sopimuksen mukaisen työjärjestyksen rikkomista. Hyvän työterveyshuollon hoitokäytäntöjen laatua tullaan arvioimaan hyödyntäen palveluntuottajan käyttämiä mittareita. Hankintayksiköllä on aina pyytäessään oikeus tarkastaa palveluntuottajan palvelun taso. Palvelun säännöllistä seurantaa varten hankintayksikkö ja palveluntuottaja perustavat seurantaryhmän, jonka tehtävänä on arvioida sopimuksen toteutumista ja toiminnan laatua. Seurantaryhmän puheenjohtajana toimii hankintayksikön edustaja ja sihteerinä palveluntuottajan edustaja.
8 2.10 Raportointi Palveluntuottajalla on kelakorvausten hakemiseen liittyvä raportointijärjestelmä. Tarjoajalla on tiedonantovelvollisuus tilaajaa kohtaan. Palveluntuottajan tulee pyydettäessä toimittaa Loimaan kaupungille sekä Auran, Koski Tl:n, Marttilan, Oripään ja Pöytyän kunnille vuosittainen raportti sopimuksen piirissä solmituista sopimuksista ja annetuista palveluista. Tilaajan toimintaa tarkastavalla ulkoisella ja sisäisellä tarkastuksella tai tilaajan valtuuttamalla tarkastajalla on oikeus valvoa sopimuksen toteuttamista. Palveluntuottajan on korvauksetta annettava tarkastuksen suorittajalle kaikki tarkastuksen suorittamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa terveydenhuoltoalan tietosuojan puitteissa. Tilaajalla on oikeus seurata sopimuskauden aikana toimintaa laadunvalvontamenetelmin. Palveluntuottajan tulee kerätä vähintään kerran vuodessa asiakaspalautteita työterveyshuoltopalveluita tilaavilta asiakasyrityksiltä ja näiden työntekijöiltä. Palveluntuottajan tulee käydä asiakaspalautteet läpi vuosittain asianomaisen asiakasyrityksen kanssa pidettävässä yhteistyöpalaverissa. Tarvittaessa asiakaspalautteet käydään läpi myös tarjouspyyntöön osallistuneiden kuntien kanssa. Mahdolliset reklamaatiot palveluntuottajan toiminnasta käsitellään ja ratkaistaan yhteistyössä. Palveluntuottajalta edellytetään aktiivista ja säännöllistä vuosittain tapahtuvaa yhteydenpitoa työnantajiin, jotta työnantajien tarpeet tulevat huomioiduiksi ja kokonaiskustannusten taso vastaa työnantajien näkemyksiä saaduista palveluista ja niiden vaikutuksesta työntekijöiden työhyvinvointiin. Palveluntuottajan vaihtuessa palveluntuottaja on velvollinen perehdyttämään uutta palveluntuottajaa sekä luovuttamaan lakisääteiseen työterveyshuoltoon kuuluvat tiedot (lakisääteiset terveystarkastustiedot, seurantatarkastusten ajankohdat, keskeiset löydökset sekä työpaikkakäyntiselosteet) ilman oikeutta laskuttaa palvelusta. 2.11 Muut vaatimukset ja toimintaperiaatteet Palveluntuottaja huolehtii lainmukaisesta asiakasrekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista. Palveluntuottajaa velvoittavat kaikilta osin henkilötietolain yleiset huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteet sekä potilaslain 13 :n mukainen potilasasiakirjojen salassapitovelvollisuus. Työterveyshuollon palveluntuottajan on pyydettävä potilaskertomustietojen siirtämiseen työntekijän kirjallinen lupa. Palveluntuottaja vastaa siirtoon liittyvistä kustannuksista. Työterveyshuoltoon liittyvästä postiliikenteestä palveluntuottaja vastaa kokonaisuudessaan