Eteran Talous- ja palkkahallintopäivät 2016 2.11.2016
Fennia Tarjoamme yrityksille, yrittäjille ja kotitalouksille riskienhallinta-, vakuutus- ja varainhoitopalvelut. Olemme kotimainen ja asiakkaidemme omistama yhtiö. Yritysasiakkaiden eniten suosittelema vakuutusyhtiö jo neljättä vuotta peräkkäin (EPSI 2015). 2
Tästä kerromme Fennian verkkopalvelut ja vakuutuskäsittelyn uudet tuulet Vakuuttamisen valvonta - Vakuutuskäsittelystä asiantuntijatyöhön Valvonnan roolit - Vakuutusyhtiöt Valvonnan aikataulu Miten valvontaa toteutetaan Muutokset vakuutuskäsittelyssä Muutokset korvauskäsittelyssä Valvonnan roolit - TVK Ilmoittamisen digiloikka - Kansallinen tulorekisteri 3
Fennian verkkopalvelut ja vakuutuskäsittelyn uudet tuulet
Oma Fennia Vakuutuskirjat, laskut ja asiakirjat Verkkopalvelusopimus Käyttöoikeudet Viestit ja liitteet turvallisesti Oma Fennia Kirjaudu palveluun Ilmoita vahingoista Muuta vakuutustietoja Katso sattuneet vahingot 5
Oma Fennia verkkopalvelu Verkkopalvelusopimus Käyttöönotto Tee verkkopalvelusopimus Fennia.fissä (esim. hakusanalla verkkopalvelusopimus). Sopimuksen voi tehdä yrityksen edustamiseen oikeutettu henkilö. Sopimuslomakkeelle tunnistaudutaan omilla henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Ilmoita sopimuksessa pääkäyttäjä tai käyttövaltuushallinnoija. Voit ilmoittaa samalla myös muita käyttäjiä. Käyttäjät saavat ilmoituksen sähköpostiin, kun palvelu on käytettävissä. Pääkäyttäjä tai käyttövaltuushallinnoija voi ilmoittaa uusia käyttäjiä viestillä Oma Fenniassa. 6
Mitä Oma Fenniassa näkyy? Vakuutuskirjat Vakuutuksista Voimassaolevat vakuutukset ja päättyneet vakuutukset puoli vuotta päättymisen jälkeen: Lakisääteinen tapaturmavakuutus Yrittäjän tapaturmavakuutus Yritysturva-vakuutukset (omaisuusvakuutuksia) Fenniaturva-vakuutukset (henkilöiden vakuutuksia) Henki-Fennian vakuutukset Ajoneuvovakuutukset Asiakirjat ja laskut Asiakirjoista Vakuutuskirjat ja laskut kuluvan ja kahden edellisen vuoden ajalta Asiakastiedotteita, infokirjeitä Lakisääteinen tapaturmavakuutus: työnantajan korvauspäätökset 7
Mitä Oma Fenniassa voi tehdä? Ilmoita vahingoista Ilmoittaa vahingoista, mm. Lakisääteinen tapaturmavakuutus: vakuutustodistuslomake => vahingoittuneelle matkapuhelimeen vakuutustodistus hoitolaitosta varten Tapaturmailmoitus Ammattitauti-ilmoitus Muuta vakuutustietoja Lähettää vakuutusilmoituksia ja tilata dokumentteja, mm. Lakisääteisen tapaturmavakuutuksen vuosi-ilmoitus Lakisääteisen tapaturmavakuutuksen muutosilmoitus Työtapaturmatilasto 8
Vuosi-ilmoituskäsittelyn tehostaminen: paperipinoista sähköiseen käsittelyyn Parhaillaan selvitetään, miten sähköiset toimeksiannot saadaan siirtymään automaattisesti reaaliajassa vakuutusjärjestelmään. Vuosi-ilmoitusautomaatio tulossa käyttöön lähitulevaisuudessa. Nopeutamme myös lopullisten palkkalaskelmien lähettämistä jopa useilla kuukausilla. Kaikki asiakkaat verkkopalvelujen käyttäjiksi 2017! 9
Vakuuttamisen valvonta Vakuutuskäsittelystä asiantuntijatyöhön
Valvonnan roolit: Vakuutusyhtiöt Valvontavelvollisuudesta on säädetty 1.1.2016 voimaantulleessa työtapaturma- ja ammattitautilaissa. Uutena tehtävänä vakuutusyhtiöiden on valvottava työnantajan ilmoittamisvelvollisuutta. Valvonnan fokuksessa on työnantajan ilmoittamat palkkatiedot. Sitä varten vakuutusyhtiöillä on oikeus saada yrityksen palkkatiedot suoraan verottajalta. 11
Valvonnan roolit: Vakuutusyhtiöt Työnantajan on edelleen toimitettava vuosi-ilmoitus vakuutusyhtiölle tammikuun loppuun mennessä: toimiala työn määrä (palkkasummat) ja laatu (ammattiluokat) työn alkamisajankohta yrityksen omistustiedot muut vakuutusmaksuun vaikuttavat tekijät. 12
Valvonnan roolit: Vakuutusyhtiöt Palkkasummien valvomisella varmistetaan, että työnantajan ilmoittamat palkat ovat oikein ja vakuutusmaksu oikealla tasolla. Tiedot saadaan verottajan palkkarekisteristä teknisellä käyttöyhteydellä. Pääsääntöisesti kaikkia jatkuvia vakuutuksia valvotaan. Valvonta tehdään, kun edellisen vakuutuskauden vuosi-ilmoitukset on laskettu. 13
Miten valvontaa toteutetaan? 1. Vuosittainen massavalvonta: Työnantajan ilmoittamaa palkkatietoa verrataan saman vuoden verottajan palkkatietoon. Erojen osalta asiakkaalle lähetetään lisäselvityspyyntö. 2. Palkkailmoitusta ei toimiteta määräaikaan mennessä: Verottajalta saadut palkkatiedot ajetaan suoraan vakuutuskantaan siten, että palkkasumma jaetaan ennakoiden suhteessa eri ammattiluokille. Näin menetellään, koska vakuutuksen palkkasummaa ei voida enää korottaa (vakuutusyhtiöllä ei enää ole vanhan lain mukaista sanktiooikeutta). 14
Valvonnan aikataulu Tekninen yhteys verottajan palkkarekisteriin saadaan kesään 2017 mennessä valmiiksi, jolloin valvonta kohdistuu vuoden 2016 lopullisiin palkkatietoihin. Vahinkovakuutusyhtiöt organisoivat valvonnan yhtiöissään vuoden 2017 aikana. 15
Muutokset vakuutuskäsittelyssä Valvonnan rooli ja painoarvo vakuutuskäsittelyssä korostuu perinteisen vakuutuskäsittelyn rinnalla. Vakuutuskäsittelyn työn luonne muuttuu entistä enemmän asiantuntijatyöksi. Valvonnassa käytetään hyväksi työttömyysvakuutusmaksuvalvonnan kokemuksia. 16
Muutoksia myös korvauskäsittelyyn Kun vahingoittuneelle maksetaan ansionmenetyskorvausta (tapaturmaeläkettä/päivärahaa/kuntoutusrahaa), pyydetään työnantajalta vahingoittuneen palkkatietoja vuosityöansion määrittämiseksi. Tämän lisäksi palkkatietoja on kysytty verottajalta faksilla. Vastaus on tullut postitse. Jatkossa tekninen yhteys verottajaan otetaan käyttöön myös korvauskäsittelyssä. Uusi prosessi helpottaa ja nopeuttaa verotietojen saamista: aiemman kahden viikon sijaan tiedot saadaan kyselyn lähettämistä seuraavana päivänä. 17
Valvonnan roolit: Tapaturmavakuutuskeskus (TVK) Työtapaturma- ja ammattitautilain mukaista vakuutustoimintaa harjoittavan vakuutusyhtiön on kuuluttava Tapaturmavakuutuskeskukseen (entinen Tapaturmavakuutuslaitosten liitto, TVL). TVK toimii työtapaturma- ja ammattitautilain mukaisen vakuutuksen toimeenpanon ja kehittämisen yhteiselimenä. TVK:n tehtävänä on edelleen valvoa, että työnantajat täyttävät vakuuttamisvelvollisuutensa.
Valvonnan roolit: Tapaturmavakuutuskeskus (TVK) Valvonnan tavoitteena on vakuuttamisen laiminlyöntitapausten esiintuominen ja korvausvastuullisen yhtiön selvittäminen. Valvonnan uusina välineinä toimivat: TVK:n vakuutusrekisteri Verottajan palkkarekisteri Valvontaa tehdään myös yhteistyössä Eläketurvakeskuksen, Työttömyysvakuutusrahaston, aluehallintovirastojen ja Harmaan talouden selvitysyksikön kanssa. 19
Valvonnan roolit: Tapaturmavakuutuskeskus (TVK) Vakuutusyhtiöt luovuttavat vakuutusrekisteriin kuukausittain pakollisista työajan vakuutuksistaan seuraavat tiedot: työnantajan nimi Y-tunnus vakuutusyhtiö vakuutuksen voimassaolo. Vakuuttamisvelvollisuuden laiminlyöntien seuraamuksia ovat: laiminlyöntimaksu (Valtiokonttori) pakkovakuuttaminen tapaturmavakuutusmaksupetos. 20
Ilmoittamisen digiloikka Kansallinen tulorekisteri
Taustalla hallitusohjelma 2015: digitalisoidaan julkiset palvelut Digitalisaatio on hallituksen strategian keskeinen teema. Hallinnon sisäiset prosessit digitalisoidaan ja entiset prosessit puretaan. Julkinen hallinto sitoutuu kysymään samaa tietoa kansalaisilta ja yrityksiltä vain kerran => yhden luukun periaate. Vahvistetaan kansalaisten oikeutta valvoa ja päättää itseään koskevien tietojen käytöstä, samalla varmistaen tietojen sujuva siirtyminen viranomaisten välillä. 22
Palkanmaksuun liittyy tällä hetkellä huomattava määrä erilaisia raportointivelvoitteita (epäyhtenäiset aikataulut, tietosisällöt ja tekniset formaatit) 23
Katren tavoitteet Keskitetty rekisteri: säilyttää sinne ilmoitetut palkka-, eläke- ja muut etuustulot kaikkien tiedonhyödyntäjien tarpeisiin. Sidosryhmät luopuvat omista vuosi-ilmoituksistaan. Työnantajien hallinnollinen taakka kevenee: vain yksi ilmoitus tulorekisteriin riittää kattamaan kaikki työnantajien ilmoitustarpeet. Työmäärä vähenee kaikissa tiedon tuottamisen ja hyödyntämisen vaiheissa. Tiedot syntyvät pääosin automaattisesti palkkahallinnon toimintaprosessien tuloksena ja ne ovat valmiina olemassa ilman olennaista lisätyötä. Kansalaisen näkymä: omat tulotiedot sekä tieto työnantajan tapaturmavakuutusyhtiöstä ja vakuutuksen voimassaolosta. 24
Miten Katre-hanke on organisoitu Valtionvarainministeriö vastaa koko hankkeen yleisestä ohjauksesta ja strategisen tason asioiden ratkaisemisesta yhdessä hankkeessa mukana olevien sidosryhmien kanssa. Verohallinnolla on vastuu rekisterin määrittelytyön käytännön toteutuksesta sekä sen edellyttämien tietojärjestelmien hankinnasta. Verohallinto ylläpitää tulorekisteriä -> Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö. 25
Miten työnantajien toiminta muuttuu Koskee kaikkia työnantajia 1.1.2019 lähtien (ei siirtymäaikaa). Sekä tietojen ilmoittaminen rekisteriin että tietojen hyödyntäminen on maksutonta. Työnantaja vastaa siitä, että ilmoitetut tiedot ovat oikein. Tiedot ilmoitetaan rekisteriin maksukohtaisesti. Reaaliaikaisuus: tietojen ilmoittamisaika on maksupäivä + 5 päivää. Ilmoittaminen on joustavaa: joko rajapinnan kautta tai lataamalla tiedosto tai täyttämällä verkkolomake tulorekisterin asiointipalvelussa. 26
Hankkeen aikataulu ja tietojen hyödyntäjät 1. käyttöönotto 1.1.2019: tulorekisteriin kerätään vain palkkatulotiedot. Tiedot saatavissa palkkahallinnon nykyisistä tietojärjestelmistä. Verohallinto Työeläkeala Tiedon hyödyntäjät Kela TVR 2. käyttöönotto 1.1.2020: tulorekisteriin kerätään myös eläketulojen ja muiden etuustulojen ajantasaiset maksatustiedot. Työttömyyskassat Vahinkovakuutusyhtiöt Kunnat Koulutusrahasto Tiedon hyödyntäjät Tilastokeskus TEM (palkkatuki ym.) STM (työsuojelu) 27
Hankkeen eteneminen Loppuvuonna 2016 käynnissä tiivis sidosryhmätyöskentely ja määrittelyjen tarkentaminen. Sosiaalivakuutuslainsäädännön (myös työtapaturma- ja ammattitautilain) muutostyöt on tarkoitus saada valmiiksi vuoden 2017 aikana. Tavoitteena on lainsäädännön yksinkertaistaminen. Työnantajien on päivitettävä palkkajärjestelmänsä Katre-yhteensopiviksi. Odotettavissa on järjestelmä- ja toimintatapamuutoksia kaikille toimijoille. 28
Kiitos!