Miten yrityksemme raportoi projektistamme Tekesille? Yleiset ehdot: Yritysten tutkimus- ja kehitystoiminnan rahoitus Copyright Tekes
Sisältö Diat: 2 1. Hankerahoitusprosessin yleiskuvaus 3-4 2. Rahoituspäätös ja sen liitteet 5-6 3. Projektin aloitus 7-11 4. Kustannuslajit 12-24 5. Projektimuutokset 25 6. Ohjeet www.tekes.fi sivuilla 26 7. Yleisimmät tilintarkastajan huomiot 27 8. Muita projektin aikana huomioitavia asioita 28 9. Maksatuksen keskeytys ja takaisinperintä 29-30 10.Yhteishankkeet: ryhmä- ja rinnakkaishankkeet 31-32 11. Yhteystiedot 33-34
Lainsäädäntö 3 Valtiontuen myöntäminen yrityksille on EU:ssa pääsääntöisesti kielletty. Tuki t&k&i-toimintaan on kuitenkin sallittu komission antaman yleisen ryhmäpoikkeusasetuksen nojalla. Ryhmäpoikkeusasetuksen perusteella annettu valtioneuvoston asetus t&k&i-toiminnan rahoituksesta (1444/2014) määrittää, miten valtiontukea voidaan myöntää t&k&i-toimintaan Suomessa Toinen keskeinen säädös valtionavustuslaki (688/2001) Rahoitus perustuu kustannuslajikohtaiseen tilitykseen
4 TEKES Tarkastusoikeus 5-vuotta Maksatuspäätös (laina- tai avustuserä) Maksatuspäätös (laina- tai avustuserä) Mahdollinen lainaennakko Projektikirjanpito ja työajanseuranta on säilytettävä 5 vuoden ajan projektin viimeisen rahoituserän maksamisesta. Loppuraportti ja lopputilitys asiointipalvelun kautta www.tekes.fi/asiointi Liitteeksi: Y4 ja tilintarkastajan tarkastusraportti Väliraportit ja välitilitykset asiointipalvelun kautta www.tekes.fi/asiointi Liitteeksi: palkkoja tilitettäessä Y4-lomake ASIAKAS Asiakkaan projekti Rahoituspäätös (laina tai avustus) Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen (Y1) asiointipalvelun kautta http://www.tekes.fi/asiointi/
Rahoituspäätös 5 Päätös yritysten tutkimus- ja kehittämisrahoituksesta Projektin kustannusarvio Projektisuunnitelma Yleiset ehdot ja mahdolliset erityisehdot http://www.tekes.fi/rahoitus/ohjeet/rahoitusehdot/
Rahoituspäätöksen hyväksyminen, yritysrahoitus, lomake Y1 http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ 6 Palautettava 2 kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen vastaanottamisesta Tekesin asiointipalvelussa (kohdassa Asiakirjat) Projektikirjanpito: Ehdoton vaatimus: kustannusten yhteys kirjanpitoon helposti todettavissa (audit trail kunnossa) Työajanseuranta: tunnin tarkkuudella, varmentaminen Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Rahoituksen saajan virallinen allekirjoitus
Projektikirjanpito 7 Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Esim. projektinumero, laskentatunniste Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Työajanseuranta 8 Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä. Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään. Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä viiden vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta. Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti.
PROJEKTIN TYÖAJAN SEURANTA ORGANISAATIO Henkilön nimi Projektin nimi Projektitunniste kirjanpidossa (esim. projektinumero tms.) 9 * Henkilön on pidettävä työajanseurantaa kokonaistyöajasta projektituntien lisäksi, jos häneen ei sovelleta Vuosi työaikalakia tai hänelle ei ole määritelty työaikaa. Kuukausi Pvm Tekes h Selite * Muu työ h tammi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Yhteensä Yhteensä *Henkilön kokonaistyöaika kuukaudessa Hyväksymispäivämäärä Hyväksyjän allekirjoitus Nimenselvennys työtunnit varmennetaan vähintään kerran kuukaudessa
Tilitysten yleiset periaatteet 10 Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektille kohdistettujen kustannusten oikeellisuudesta ja raportoi projektin etenemisestä. Rahoitus maksetaan pääsääntöisesti jälkikäteen väli- ja loppuraportteja vastaan. Hyväksyttävät kustannukset: hankkeen kestoaikana syntyneet, yrityksen kirjanpidossa olevat, nettomääräiset ja arvonlisäverottomat hankkeesta aiheutuneet menot. Kustannusten tulee perustua vastaaviin menojen maksutapahtumakirjauksiin. Kustannuslajit: rahapalkat, henkilösivukustannukset, yleiskustannukset, matkat, aineet ja tarvikkeet, laiteostot, laitepoistot ja vuokrat, ostetut palvelut Kustannusten tulee olla maksettu, kun ne tilitetään Tekesille
Hankintamenettelyt 11 Kun rahoituksen saaja on julkinen hankintayksikkö tai jos yritys saa hankintaan yli 50% Tekesin myöntämää ja muuta julkista tukea, rahoituksen saajan on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankinta on kilpailutettava julkisena hankintana, kun se arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 30.000 euroa tai enemmän. Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus. Yrityksellä avustusosuus kilpailuttamattomaan hankintaan voi olla enintään 50%. Kilpailutus on osoitettava liittämällä tilitykseen kopio hankintailmoituksesta, joka on julkaistu HILMAssa (hankintailmoitukset.fi) tai esittämällä perusteet suorahankinnalle. Lisätietoja hankintalaista: http://www.tekes.fi/globalassets/global/rahoitus/hankintalaki_ja_tekes-rahoitus.pdf
Rahapalkat 12 Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta, enintään 11 kk/vuosi/henkilö Työaikaa seurataan tuntitasolla päiväkohtaisesti (ks. dia Työajanseuranta) Projektista sama palkka kuin muusta vastaavantasoisesta työstä projektin aikana (maksettu palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, projektiin kuuluva osuus tilitetään Tekesille) Yrityksen johdon ja hallinnon palkat ovat yleiskustannuksia Harkinnan mukaan voidaan hyväksyä suorina kustannuksina, jos tehty työ kohdistuu suoraan projektille Palkkaerittely (Tekesin lomake Y4) pakollinen liite tilitykseen, kun palkkoja tilitetään Tekesille
Henkilösivukustannukset 13 Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Jos henkilölle ei makseta loma-ajan palkkaa, hsk on 30% Tekesillä on oikeus puuttua kustannusarviossa hyväksyttyjen henkilösivukustannusten määrään, mm. työsuhde, johon ei sovelleta työaikalakia (johtavassa asemassa olevat osakkaat) ulkomailta Suomeen tulevat ja ulkomailla työskentelevät henkilöt Henkilösivukustannuksia ovat mm. loma-ajan ja sairausajan palkka sekä lomaraha sosiaaliturvan kustannukset muut työvoimakustannukset (esim. luontoisedut, rekrytointikustannukset, henkilöstökoulutus)
Yleiskustannukset 14 Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä tilityksen suorina kustannuksina tietotekniikka-, toimisto- ja toimitilakustannukset ja niihin liittyvät poistot sekä teollisoikeuksien vuosimaksut johdon ja hallinnon palkat Henkilökunnan määrään perustuvat vakiokertoimet alle 10 henkilöä 10% alle 20 henkilöä 20% 20-49 henkilöä 30% 50 henkilöä tai enemmän 50% Tekes voi tarkistuttaa todelliset yleiskustannukset
Matkakustannukset 15 Verohallinnon ohjeen mukaisista verovapaista matkakustannuksista: matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset Matkakustannukset hyväksytään enintään vuosittain annettavan verohallinnon päätöksen mukaisesti Yrityksen oman auton kulut kuuluvat yleiskustannuksiin
Aineet ja tarvikkeet 16 Yrityksen ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus Varastosta otto omakustannushintaisena
Laitekustannukset 17 Pääsääntöisesti projektin käytössä; vain projektille kohdistuva osuus Ostot Kertakuluksi kirjatut (taloudellinen vaikutusaika < 3 v.) laitteet, ohjelmistot tai muut käyttöoikeudet ja pienhankinnat Jos projektin kestoaika laitteen taloudellista vaikutusaikaa lyhyempi, hankintamenosta hyväksytään projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuus Poistot Projektin käytössä olevien laitteiden poisto-osuus hyväksytään suunnitelman mukaisina kirjanpidossa olevina poistoina. Vuokrat Projektin ajalle kohdistuva osuus vuokrauskustannuksista Pilvipalvelut kuuluvat vuokrakustannuksiin Vuokriin sisältyviä hallinto-, rahoitus-, korjaus ja huolto- ym. kuluja ei hyväksytä. Mikäli em. eriä ei voida eritellä, vuokrasopimuksen aiheuttamista menoista voidaan hyväksyä enintään 50%.
Laitepoistot 18 Esim. projektin kestoaika tammi-joulukuu 2015 laite otettu projektin käyttöön maaliskuussa 2015 laitteen hankintahinta ei alv 24.000 sumupoistot 5 vuodelle = 4.800 /vuosi = 400 / kk laite on 60 %:sesti projektin käytössä Tekesille tilitettävä osuus maalis-joulukuu 2015 (10 x 400 ) x 60 % = 2.400
Laitevuokrat 19 Esim. projektiaika tammi-joulukuu 2015 laite vuokrattu syyskuussa 2015 vuokraerä 6.000 (ei alv) = 1.000 /kk, ajalta syyskuu 2015-helmikuu 2016 rahoituslaitoksen laskuun sisältyy rahoitus-, ym. kuluja, joita ei voida eritellä - Tekes hyväksyy 50% menoista Tekesille tilitettävä osuus syys-joulukuulta 2015 4.000 x 50% = 2.000
Ostetut palvelut 20 Yrityksen ulkopuolelta ostettavat suunnittelu- ja tutkimustyöt sekä selvitykset laskutuksen mukaisina Projektin tilintarkastus, tiedonhankinta-, teollisoikeuksien haku- ja lisenssin ostomenot voidaan sisällyttää ostopalvelukustannuksiin Meno, joka perustuu ennen projektin alkua tehtyyn tilaukseen, voidaan hyväksyä vain, jos tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Lahjoitukset ja stipendit sekä yritysten rahoitusosuudet Tekesin julkisen tutkimuksen hankkeisiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä Työkorvaukset tilitetään kohdassa Ostetut palvelut pk-yrityksiltä Työajanseurantaa on pidettävä
Ostetut palvelut eritellään tilityksessä 21 Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä Alle 250 henkilön yrityksiltä Ostetut palvelut kotimaisilta tutkimuslaitoksilta Yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta ja julkisilta (ei yksityisiltä) tutkimuslaitoksilta Ostetut palvelut konsernin sisältä ja intressiyhtiöiltä Hyväksytään ilman katetta (oma erillinen kustannustilitys liitteeksi) Ostetut palvelut muilta kotimaisilta yrityksiltä / yhteisöiltä Ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä Yhteisöiltä Ostetut palvelut yhteismarkkina-alueelta (EU ja Sveitsin valaliitto) Ostetut palvelut yhteismarkkina-alueen ulkopuolelta IPR-suojauskustannukset
Intressiyhtiö 22 Jos toisen yrityksen koko osakepääomasta tai vastaavasta omasta pääomasta vähintään 20 prosenttia on välittömästi tai välillisesti toisen yrityksen omistuksessa tai hallinnassa -> intressiyritys. Tekes voi katsoa yritykset intressiyrityksiksi myös, jos Toinen yritys voi käyttää määräysvaltaa toisessa yrityksessä tai muulla tavoin vaikuttaa siihen, mistä toinen yritys tekee hankintoja esim. hallituksen jäsenyyden, vastuuhenkilöiden, perheenjäsenten tai työntekijänä ja/tai rahoittajana toimimisen kautta Tilitettäessä ostopalveluja konsernin sisältä tai muilta intressiyhtiöiltä Kultakin intressiyritykseltä oltava oma tilitys kustannustilityslomakkeilla (Y3, Y4 ja Y5) ja lopputilitykseen omat erilliset määrämuotoiset tilintarkastajan tarkastusraportit Liitetään rahoituksen saajan tilitykseen
Konserni- ja intressiyhtiöltä ostettujen palveluiden tilittäminen: 23 Katteettomat kustannukset tilitetään samoin perustein kuin rahoituspäätöksen saaja (noudatettava rahoituksen yleisiä ehtoja) Projektikirjanpito ja työajanseuranta järjestettävä yleisten ehtojen mukaisesti Palkkojen oltava maksettuja (ks. palkanmaksuvelvoitteet yleisistä ehdoista) Yleiskustannusprosenttina yrityksen henkilökunnan määrään perustuva vakiokerroin Rahoituspäätösosapuolen maksettava intressiyhtiön lasku Jos myyjän (konserni-/intressiyhtiön) lasku on summaltaan pienempi kuin tilitys, hyväksytään kustannukset laskun mukaisesti Vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittaa intressiyrityksessä henkilö, jolla on virallinen nimenkirjoitusoikeus. Rahoituspäätöksen saajan loppuraporttiin liitettävä erillinen, riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti konserni-/intressiyhtiön kustannuksista (määrämuotoinen tarkastusraporttipohja, http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/)
Ostot ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä 24 Tekes voi hyväksyä projektin kustannuksiksi myös ostoja ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä sekä ulkomailla sijaitsevassa toimipisteessä syntyneitä kustannuksia Oltava maininta rahoituspäätöksen erityisehdoissa Kustannusten hyväksyminen poikkeaa kotimaisista konserni- ja intressiostoista seuraavissa kohdissa: Välittömät kustannukset lukuun ottamatta henkilösivukustannuksia Yleiskustannuksia ei hyväksytä Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään laskun maksupäivän kurssia Lopputilityksen yhteydessä on ulkomaisen yhtiön ulkopuolisen auktorisoidun tilintarkastajan annettava määrämuotoinen tarkastusraportti, jossa hän vahvistaa tilitettyjen kustannusten olevan hankkeesta aiheutuneita kirjanpidon menoja (vaadittaessa suomeksi tai ruotsiksi)
Projektimuutokset 25 Etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemus Tekesin verkkosivuilla: http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä: https://asiointi.tekes.fi/suojaposti
http://www.tekes.fi/asiointi/ Lue lisää: www.tekes.fi 32 Näin teet raportin ja kustannustilityksen asioinnissa Ohjeet kustannusten seurantaan ja raportointiin - Lue myös sivun usein kysytyt kysymykset
Tilintarkastajien havaintoja 26 Projektikirjanpitoa ei ole järjestetty Tilitetyt työtunnit on arvioitu jälkikäteen Työntekijä ei ole itse pitänyt työajanseurantaa/seurannasta ei ole tositteita, työajanseurantaa ei ole varmennettu Palkkoja ei ole maksettu vaan yrittäjä nostaa osinkoja Palkkaa on maksettu vain Tekes-projektiin tehdyistä tunneista Tilitetyt palkat sisältävät luontoisetuja Tilitys sisältää projektille kuulumattomia kustannuksia tai kustannukset sisältävät arvonlisäveron Intressiyhtiö ei ole pitänyt työajanseurantaa eikä projektikirjanpitoa Ostopalveluja intressiyhtiöltä ei ole laskutettu eikä maksettu Yritys ei säilyttänyt projektiasiakirjoja määrättyä viittä vuotta projektin päättymisen jälkeen
Muuta huomioon otettavaa 27 Tekesillä oltava käytössään viimeisin vahvistettu tilinpäätös Rahoituksen maksaminen rahoitusprosentin mukaan Avustus Enintään 90% voidaan maksaa ennen lopputilitystä Lainat Lainan 1. erä ennakkona. Enintään 80% voidaan maksaa ennen lopputilitystä Valtiokonttori hallinnoi Tekesin myöntämiä lainoja (www.valtiokonttori.fi) palvelunumero 0295 50 2530 ja yritysluotot(at)valtiokonttori.fi Huom! Saldotodistukset Valtiokonttorista Tulojen huomioiminen Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin Kilpailuttaminen, mikäli julkinen tuki yhteensä yli 50% (kts. hankintalaki) Viranomaisvalvonta Aineisto säilytettävä viiden vuoden ajan viimeisestä maksuerästä lukien Tekes-tarkastukset
Maksatuksen keskeytys ja/tai takaisinperintä 1/2 28 Tekesillä on oikeus asiakasta kuultuaan Keskeyttää/lopettaa rahoituksen maksaminen Periä takaisin maksettu rahoitus tai sen osa korkoineen mikäli ilmenee, että: Rahoitusta on maksettu liikaa lopullisesti hyväksyttyihin kustannuksiin nähden (esim. lainaennakko) Maksatuksen kannalta tarpeellisia tietoja ei ole toimitettu tai ne ovat virheellisiä Rahoitusta on käytetty rahoituspäätöksen vastaisesti
Maksatuksen keskeytys ja/tai takaisinperintä 2/2 29 Rahoitusperusteet ovat oleellisesti muuttuneet Esim. projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin lupaa, Tekeslainoihin liittyvät lainarästit, verovelat, taloudellisen aseman oleellinen heikkeneminen, oman pääoman menettäminen kokonaan, yrityssaneeraukseen hakeutuminen Palautettavalle tai takaisinperittävälle määrälle lasketaan rahoituksen maksupäivästä alkaen yleisten ehtojen mukaista korkoa Huom! Lainaennakosta aiheutuvasta ylimaksatuksen takaisinperinnästä ei peritä lisäkorkoa. Tekes toimittaa laskun avustuksen ja Valtiokonttori lainan takaisinperinnästä
Yhteishankkeet 1/2 30 a) Rinnakkaishankkeet Osapuolina yrityksiä ja/tai tutkimuslaitoksia Jokaisella osapuolella on oma rahoituspäätös Samanaikainen raportointi Tilitykset ja raportit toimitetaan suoraan Tekesiin Osapuolten väliset laskut ovat hyväksyttäviä vain, jos alihankintaosuus on myyjän liiketoimintaa eikä myyjän t&k&i-toimintaa Rahoitus maksetaan suoraan kullekin osapuolelle Yhteistyösopimus suositeltava
Yhteishankkeet 2/2 31 b) Ryhmähankkeet Yksi yhteinen rahoituspäätös koordinaattorin nimiin Rahoituspäätöksen erityisehdoissa luetellaan osapuolet ja yrityskohtaiset rahoitusprosentit. Päätöksen liitteenä on yrityskohtaiset kustannusarviot. Jokainen yritys noudattaa rahoituspäätöstä ja sen ehtoja Ryhmähankkeiden erityisehdot : Osapuolet tekevät kukin oman tilityksensä ja raporttinsa, jotka toimitetaan koordinaattorin kautta Tekesiin Osapuolten väliset laskut ovat hyväksyttäviä vain, jos alihankintaosuus on myyjän liiketoimintaa eikä myyjän t&k&i-toimintaa Rahoitus maksetaan samanaikaisesti ja suoraan kullekin osapuolelle (tiedonanto-oikeus) Yhteistyösopimus suositeltava
33 Neuvontanumeromme palvelevat arkisin klo 8.00 15.00 ASIOINTIPALVELUN TEKNINEN NEUVONTA Puhelin 029 50 55051 KUSTANNUSTILITYKSIIN LIITTYVÄ NEUVONTA Puhelin 029 50 55050 Ole aina ensisijaisesti yhteydessä oman projektisi yhteyshenkilöihin, yhteystiedot näet asiointipalvelusta. dm 513853 Copyright Tekes