Porvoon kaupunginkirjasto Uudenmaan maakuntakirjasto 16.8.2015 projektisuunnittelija Maarit Tuomisto KIRJASTOJÄRJESTELMÄ- JA ASIAKASLIITTYMÄHANKKEEN ALUSTAVA AIKATAULU 2015 2020 Kirjastojärjestelmähankkeen suunnittelu ja organisointi syksy 2015 Syksy-alkutalvi käytetään kirjastojärjestelmähankkeen valmisteluun. Valmisteltavat asiat ovat ao. listassa, yksityiskohtaista aikataulutusta ei ole tehty syksylle. Valmistelujen eteneminen on riippuvainen kaikkien kirjastojen ja yhteistyökumppanien osallistumisesta hankkeeseen. Varsinainen käyttöönottohanke käynnistyy alkuvuodesta 2016. Kirjastojärjestelmähankkeessa tullaan hyödyntämään Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hankkeessa tehtyä taustatyötä mm. kirjastojärjestelmävaihtoehdoista, olemassa olevia ja hankkeessa muokattuja vaatimusmäärittelypohjia, hallintomallin, kustannuslaskennan ja resursoinnin tietoja sekä koottua tietoa alueen kirjastojen tilanteesta ja kehittämistarpeista. Vaatimusmäärittely vaatimusmärittelyn tarkastus ja täydennys ja vertailu tiedossa oleviin kehittämispiirteisiin (aloitettu) 7.8.2015 käsittely työryhmässä kirjastojen lausunnot kirjastojärjestelmän ja asiakasliittymän liitännät ja rajapinnat (taloushallinto, luettelointitiedot, hankinta, lainaus- ja palautusautomaatit, ajanvarausjärjestelmät, kaukopalvelu, e-aineistot sekä omatoimikirjastot yms.) valmiina 25.8.2015 tunnisteet ja standardit Kohan puuttuvien ominaisuuksien ja kehitysehdotusten läpikäynti Kohan järjestelmäkehittäjien kanssa Finnan toiminnallisuuksien tarkistus ja kehittämisehdotukset tarvittaessa ohjausryhmän hyväksyntä Kirjastojärjestelmäyhteistyöhön liittyvien päätökset yhdessä työryhmien ja kirjastojen kanssa varaus/logistiikkakimpat käsitteistö: aineistotyypit, laina-aikatyypit jne
laina-aikojen ja maksujen (myöhästymis-, kirjastokortti- ja varausmaksut) harmonisointi mahdollisuuksien mukaan henkilöstön käyttöoikeusryhmät ja niiden oikeudet lainaajatietojen siirrosta/uusien laajatietojen tallennuksesta ja/tai yhteistyöstä VRK:n kanssa päättäminen lainaajatunnuksesta päättäminen (kirjastokortti vai jokin muu ratkaisu) hankintatietojen siirrosta tai siirtämättömyydestä päättäminen lainaus- ja varausdatan siirrosta päättäminen mikäli kaikkia tietoja ei siirretä, päätettävä kauanko vanhat järjestelmät toimivat uuden rinnalla yhteinen tietokannan kuvailukäytäntöjen suunnittelu ja ohjeistus (metatietoryhmä) uusien palveluiden käytöstä sopiminen esim. Ysasta Fintoon ja muut kuvailun työvälineet tietokannan nimi käyttöliittyminen graafiset elementit kirjastokorttien ja käyttöliittymien ulkoasun suunnittelu yhteisten kirjastokorttien hankinta maksujen maksupaikat käytettävistä kuvailusäännöistä (ISBD/RDA) päättäminen yhteinen ja kirjastojen välinen työnjako em. asioiden priorisointi järjestelmähankkeen ja järjestelmän määritysten etenemiseksi Koulutukset Finna-koulutukset ja -työpajat RDA-koulutukset (kuvailupäivät + 3 sääntökoulutusta) Koha-koulutukset Kohan esittelytilaisuuden järjestäminen sisäiset koulutukset maakunnallisesti aloittaen ensimmäiseksi liittyvistä Hallinto- ja sopimusasioiden valmistelu ja allekirjoittaminen mukaan tulevien kirjastojen ilmoittautuminen ja ohjausryhmän valinta, tehty 15.6.2015 ohjausryhmän kokoukset työryhmän täydentäminen ja kokoukset alaryhmien perustaminen (metatieto, aineiston käyttö jne)
Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -sopimus (vastuukuntamalli) sisältää myös kustannustenjaon ensimmäinen luonnos valmis 16.8.2015, tehtävä ohjausryhmän päätöksen mukaiset päivitykset Koha-Suomi Oy:n valmisteluun osallistuminen sekä osakkaiden hankinta Finnan ilmoittautuminen, tehty 7.8.2015 Finnan palvelusopimus, allekirjoitus alkuvuodesta 2016 Finnan palvelusopimusten valtuutukset kirjastoilta hankkeelle Finnan käyttöoikeudellisten metatietojen kokoaminen kirjastoilta ja käsittely (kokoelmien muodostaminen) /ilmoittaminen Kansalliskirjastolle kirjastojen ja kuntien informointi tarvittavista päätöksistä ja sopimuksista Yhteistyö erilaisten yhteistyömahdollisuuksien selvittäminen ja verkostoituminen Kohti Kohaa hanke, Koha-Suomi Oy, Koha-yhteisö Kansalliskirjasto Kirjastoverkkopalvelut suomi.fi, Väestörekisterikeskus, KaPan kirjastojen referenssiryhmä muut toimijat: kirjastot.fi, Helmet-kirjastot ohjelmisto- ja laitetoimittajat kunnat, niiden tietohallinnot ja johdot kirjastojen johtajat ja asiantuntijat nykyisten kirjastokimppojen tapaamiset Kirjastojen käytännön valmistautuminen järjestelmävaihdokseen resursointi valmisteluun ja käyttöönottovaiheeseen (6 kk päätoiminen projektivastaava/yhteyshenkilö, 3 kk dokumentointi ja tietokantahuolto, 3 kk työryhmä- ja ohjausryhmätyöskentely, koulutuspäivät) tietokantahuolto aloitus kokoelmien ja vanhentuneiden tietojen poistoista yhteisten ja kirjastokohtaisten käytäntöjen, käsitteistön ja prosessien suunnittelu kirjastot.fi:n kirjastohakemiston päivitykset tietokantojen ja käytäntöjen dokumentointi ilmoitetussa aikataulussa kirjastoille kysely tietokannan tilanteesta (lomake tulossa) bibliografiset tiedot kokoelmatiedot ja sijaintipaikat aineistojen ja asiakkaiden numerointi nykyisin ja jatkossa
asiakastiedot ja lainaustiedot hankintatiedot kausijulkaisutiedot määrittely koneellisesti korjattavista toimintaohjeet korjauksiin (ostettavat korjaukset ja manuaaliset korjaukset) tulevat dokumentointien jälkeen (huomioidaan mahdolliset koneellisesti konversion yhteydessä korjattavat) Työvälineiden, tilojen ja henkilöstön hankinta verkkokokousjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto, 1 ACP-yhteys käytössä 7.8.2015 työskentely-ympäristön hankinta, suunnittelu ja käyttöönotto: Koha-Suomen Redmine käytettävissä, selvityshankkeen materiaali Kuntahankintojen Eksaitissa toistaiseksi työskentely-ympäristö O365 Porvoon kaupungin projektinhallintaohjelmisto Linux- ja Windows-tietokoneet (kannettavat kaikille) tarvittavat ohjelmistot: selaimet, open office paketti, Kohan konversiovälineet, Usemarcon jne, SSH-yhteydet työtilojen vuokraus tietoliikenneyhteydet RDA Toolkitin hankinta projektiryhmälle ja ensimmäisille tuotantokäyttöön siirtyville 10 lisenssiä henkilöstön rekrytointi: rekrytointiluvat, ilmoitusten laatiminen, sisäinen haku, ulkoinen haku, haastattelut ja valinnat Käyttöönottoa valmistelevat tekniset toimenpiteet Kohan asennus ja testaus käyttöohjeisiin perehtyminen Kohan ja vaatimusmäärittelyn vertailu järjestelmän määritykset vs. tehtävät päätökset muu testaus erityisesti maakunnallisten erityistarpeiden kuten laajan yhteistyön (varauskimpat, asiakaspalvelunäkymät, asiakasliittymän näkymät Finnassa), kaksikielisyyden yms. vaatimukset järjestelmän määrityksiin perehtyminen ja päätökset kehittämisehdotusten laatiminen RDA-sääntöjen näkymät
Konversioiden testauksen aloittaminen datan ulosluvun testaus PallasProsta, myöhemmin Origoista ja Aurorasta konversion testaus konversion määritykset konversioiden räätälöinti nykyisten tietokantojen ominaisuuksien pohjalta ja mahdolliset massakorjaukset tietokantojen yhdistämisen testaus ja tarvittavat muutokset Projektisuunnittelu vuosille 2016-2018 koko hankkeen projektisuunnitelma (aikataulutus, työvaiheet, resursointi, kustannukset, riskinhallinta, koulutukset jne) kirjastojen valmistautumis- ja käyttöönottoaikataulut huomioitava tehdyt linjaukset huomioitava Koha-Suomen ja Kansalliskirjaston (Finna) sekä muiden yhteistyökumppanien aikataulut
Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönottovaihe 2016 2018 (päivitetty 30.4.2015) HUOM. Vuosien 2016 2018 projektisuunnitelma ja aikataulutus tehdään syksyn 2016 aikana. Tammikuu 2016 projektiryhmän työskentelyn aloitus projektisuunnitelman tarkennukset Talvi - kevät 2016 kirjastojärjestelmän käyttöönottoon valmistautuminen yksityiskohtainen aikataulutus kimpoittain järjestelmän asetusten suunnittelu yhteiset, kimppa- ja kirjastokohtaiset asetukset yhteen toimivien tietovarantojen (kansalliset tietokannat, aineistotoimittajat jne) määrittely laitteiden asetusten määrittely konversiotestit ja tarvittavat muokkaukset kirjastohenkilöstön osallistuminen ja viestintä tiedotus asiakkaille koulutukset kahdesti vuodessa siirtymäaikataulun mukaisesti kimpoille kirjastojärjestelmä Finna-asiakaskäyttöliittymä MARC 21 formaatti ISBD/RDA-kuvailusäännöt Ensimmäiset käyttöönotot loppukevät 2016 alkusyksy 2016 uuden kirjastojärjestelmän ja asiakaskäyttöliittymän käyttöönotot kaksi kertaa vuodessa kirjastojärjestelmän käyttöönottovaihe kestää noin 4 6 kk / kimppa uuteen järjestelmään siirtyminen kaksi kimppaa kerrallaan valitusta järjestelmästä riippuen ensimmäiset käyttöönotot loppukevät loppusyksy 2016 HUOM. aikataulutuksessa huomioidaan kiireellisyysjärjestys, tekniset mahdollisuudet, kaksikielisyys sekä kuntien rahoitustilanteet Kirjastojärjestelmän ja asiakaskäyttöliittymän ylläpito sekä yhteistyön laajentaminen 2018 2020
kirjastojärjestelmän ja asiakaskäyttöliittymän ylläpito julkaisujärjestelmien liittäminen Kohaan tai uusi julkaisujärjestelmäratkaisu suomi.fi - portaaliin osallistuminen jatkokehittäminen: uudet palvelut ja liitettävät tietovarannot, Kansallinen palveluväylä ja sen hyödyntäminen yhteistyön laajentaminen esim. Helmet-kirjastot, Kansalliskirjaston tietovarannot jne