UUDENMAAN KIRJASTOJEN KIRJASTOJÄRJESTELMÄ- JA ASIAKASLIITTYMÄ

Transkriptio

1 1 Porvoon kaupunginkirjasto Uudenmaan maakuntakirjasto Uudenmaan kirjastojärjestelmä -valmisteluhanke Projektisuunnittelija Maarit Tuomisto , päiv /mt LUOTTAMUKSELLINEN UUDENMAAN KIRJASTOJEN KIRJASTOJÄRJESTELMÄ- JA ASIAKASLIITTYMÄ 1..1 Tausta Etelä-Suomen aluehallintoviraston rahoittamassa Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hankkeessa selvitettiin alueen kirjastojen yhteisiä kehittämistarpeita. Ensisijaiseksi kehittämiskohteeksi sovittiin uuden yhteisen kirjastojärjestelmän ja asiakaskäyttöliittymän hankinta ja käyttöönotto. Lähes kaikkien alueen kirjastojen tietojärjestelmät ovat vanhanaikaisia ja ne on joka tapauksessa vaihdettava lähivuosina. Kirjastojärjestelmien uusimisen taustalla ovat myös kirjastojen toiminnan ja aineiston muutokset sekä julkishallinnon kansalliset linjaukset tiedon avoimuudesta ja yhteiskäyttöisyydestä erityisesti eri julkishallinnon toimijoiden välillä. Tavoitteena on muodostaa koko Uudenmaan alueen yhteinen kirjastojärjestelmäkokonaisuus (taustajärjestelmä, asiakaskäyttöliittymä / verkkokirjasto ja yhteinen tietokanta), joka tehostaa kirjastojen toimintaa mm. yhteisen metatiedon ja muiden sisältöjen tuotannossa ja parantaa alueellista tasa-arvoa kirjastopalveluissa. Kirjastojärjestelmän uusiminen mahdollistaa jatkossa kirjastojen väliset uudet kustannustehokkaat toimintatavat kokoelmatyössä, osaamisen jaossa, aineiston ja laitteistojen hankinnassa jne. Yhteinen kirjastojärjestelmähanke helpottaa kirjastojärjestelmän vaihtoa myös pienissä kunnissa, joiden resurssit eivät yksin riitä laajan kirjastojärjestelmähankkeen läpivientiin. Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönotto tulee tapahtumaan vaiheittain v Käyttöönottoaikataulussa tullaan huomioimaan järjestelmän vaihdon kiireellisyys, tekniset mahdollisuudet, kuntien toiveet sekä erilaiset rahoitustilanteet. Kirjastojärjestelmähankkeen valmistelu alkoi Käyttöönottovaihe alkaa vuoden 2016 alussa ja tässä olevat suunnitelmat ovat toistaiseksi alustavia Suunniteltu järjestelmäkokonaisuus Järjestelmäkokonaisuus muodostuu avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmästä (taustajärjestelmä) Kohasta sekä Kansalliskirjaston ylläpitämästä asiakaskäyttöliittymä Finnasta. Kirjastoilla tulee olemaan yhteiset tietorekisterit (kuten aineistoa koskevat metatiedot ja asiakastiedot), jolloin säästytään päällekkäiseltä tiedon tallennukselta. Kirjastojen toiveiden

2 mukaisesti järjestelmään voidaan toteuttaa yhteisten toimintojen lisäksi mm. varauskimppoja, kuntakohtaisia budjetteja yms. Suomessa käytössä ja markkinoilla olevat kirjastojärjestelmät eivät toiminnallisesti poikkea juurikaan toisistaan. Merkittäviä eroja on mm. osakohteiden (esim. lehtiartikkeleiden) käsittelyssä. Osa markkinoilla olevista järjestelmistä toimivat edelleen työasemille asennettavilla asiakasohjelmilla (client), osa on selainpohjaisia. Selainpohjaisen järjestelmä on helpommin ylläpidettä ja se mahdollistaa myös käytön erilaisilla laitteilla ja käyttöjärjestelmillä. Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän valinta mahdollistaa kirjastojen päätöksenteon kirjastojärjestelmän kehittämisessä, oman datan hallinnassa (pääsy tietokantaan maksutta, tietokantakyselyt, datan muokkaus ja siirrot) sekä tukee kirjastojen henkilöstön osaamisen kehittymistä sekä alueellista, kansallista ja kansainvälistäkin yhteistyötä. Myös Valtiovarainministeriö ja mm. JHS-suositukset tukevat avoimen lähdekoodin ohjelmistojen käyttöönottoa julkishallinnossa. Avoimet rajapinnat mahdollistavat myös uusien palveluiden ja tietovarantojen liittämisen kirjastojärjestelmään kirjastojen tarpeiden mukaisesti. Tämä on ensisijaisen tärkeää avoimen yhdistetyn tiedon (linked open data LOD) käsittelyssä ja vapaassa jakamisessa. Avoin tieto mahdollistaa myös muiden toimijoiden palveluiden rakentamisen sen pohjalta. Valtiovarainministeriö ja sen JulkICT -toiminnot pyrkivät myös edistämään yhteen toimivuutta ja avoimuutta koko julkishallinnossa. Kohan valinnan taustalla oli myös joidenkin kirjastokimppojen (kuten Kirkes) palvelimen kriittinen palvelintilanne, johon tarvitaan nopea ratkaisu ilman pitkää kilpailutusprosessia Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä Koha Käyttöönotettava kirjastojärjestelmä tulee olemaan selainpohjainen Koha Library Software v Koha on laajasti käytössä eri kirjastoissa ympäri maailmaan. Opetus- ja kulttuuriministeriä on rahoittanut Kohan Suomeen lokalisoinnin, jonka toteutti Joensuun seutukirjasto. Joensuun seutukirjasto on ottanut Kohan tuotantokäyttöön kesäkuussa Joensuun seutukirjaston lisäksi Kohan käyttäjiksi ovat liittyneet muut Vaara-kirjastot Pohjois-Karjalasta. Kohan ottavat käyttöön seuraavaksi Oulun seudun Outi-kirjastot, Kymenlaakson Kyyti-kirjastot sekä Lapin kirjastot. Muita avoimen lähdekoodin järjestelmiä ei ole lokalisoitu Suomeen eikä niillä ole muita käyttäjiä täällä.

3 Finna-asiakaskäyttöliittymä/verkkokirjasto Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamassa Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeessa on kehitetty avoimen lähdekoodin ohjelmistoon VuFind perustuva kaikkien muistisektoreiden yhteinen Finna-asiakasliittymä, joka on käytössä kirjastojen lisäksi useilla museoilla ja arkistoilla. Kansalliskirjasto vastaa Finnan kehittämisestä sekä ylläpidosta ja palvelua kehitetään yhdessä Finnan tiedontuottajien kumppanien kanssa. Finnan sisällöistä vastaavat palveluun osallistuvat arkistot, kirjastot ja museot. Vaski-kirjastot ovat työskennelleet Kansalliskirjaston kanssa Finnan kehittämiseksi myös yleisille kirjastoille sopivaksi ratkaisuksi. Finna hyödyntää kirjastojärjestelmän lisäksi mm. Kirjastot.fi: tuottamia palveluita kuten kirjastohakemistoa eli se poistaa päällekkäisyyksiä myös sisällöntuotannossa. Finnan julkaisujärjestelmäominaisuuksia tai niiden liittämistä Finnaan tullaan edelleen kehittämään. Uudenmaan kirjastojen aineistot ja palvelut tulevat näkymään sekä Finnan kansallisessa näkymässä ( että omassa Uudenmaan kirjastojen yhteisessä palvelussa. Asiakkaiden käyttöliittymä tulee muistuttumaan Varsinais-Suomen Vaski-kirjastojen liittymää, johon voi tutustua osoitteessa Kirjastojärjestelmän ja asiakasliittymän yhteydet kolmansien osapuolien järjestelmiin, palveluihin ja laitteisiin 1..3 Hankkeen valmistelu syksyllä 2015 Tarvittavista liitännöistä ja rajapinnoista on tehty alustava suunnitelma, jonka pohjalta neuvotellaan Koha-Suomen kehittäjien ja kolmansien osapuolten kanssa. Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä ja sen avoimet rajapinnat helpottavat ja alentavat merkittävästi kustannuksia uusien palveluiden liittämisessä kirjastojärjestelmään. Yhteistyötä tullaan tekemään mm. eri kirjastojärjestelmätoimittajien, Kansalliskirjaston, Väestörekisterikeskuksen (mm. suomi.fi -asiointiportaali), aineistotoimittajien ja -välittäjien, laitetoimittajien sekä muiden alaan liittyvien toimijoiden kanssa. Asiakaskäyttöliittymä Finna hyödyntää olemassa olevaa tietoa mm. Kirjastot.fi:sta sekä kansallisesta ontologiapalvelusta Fintosta. Uudenmaan kunnat Askola, Hanko, Hyvinkää, Järvenpää, Karkkila, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Myrskylä, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Pukkila, Sipoo, Siuntio, Tuusula ja Vihti sekä Hausjärvi ja Riihimäki päättivät käynnistää kirjastojärjestelmähankkeen valmistelun tavoitteena avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän Kohan ja asiakaskäyttöliittymä Finnan käyttöönotto kaikissa mukana olevissa kunnissa vaiheittain.

4 4 Valmisteluvaiheen ohjausryhmään valittiin edustajat lähinnä alueen kirjastojen johtajista. Myös valmisteleva työryhmä on lähes kokonaan valittu. Ohjausryhmän kokoonpano: puheenjohtaja Asko Rossi Porvoo (Porsse), vastuukunnan edustaja sihteeri Katja Jokiniemi, Porvoo (maakuntakirjastonhoitaja) Maarit Tuomisto, Porvoo, projektisuunnittelija Antti Karhos, Tuusula (Kirkes) Anu Sorvali, Nurmijärvi (Ratamo) Merja Lonkainen, Vihti (Lukki) Maaret Teppo, Kirkkonummi Danielle Bäckström/Jan Nyström (Loviisan seutu) Tapio Lepikkö, Siuntio (Lukas) 1..4 HANKINTAPROSESSI Valmisteluhanke alkoi ja kestää asti. Valmisteluvaiheessa työskentelee päätoimisesti yksi projektisuunnittelija ja muita henkilöitä mahdollisuuksien mukaan. Alueen kunnat osallistuvat valmistelun rahoitukseen ja osa valmistelusta rahoitetaan maakuntakirjastoiminnan rahoituksella. Alueen kirjastot osallistuvat hankkeen ohjausryhmään, työryhmiin sekä tietojen keruuseen ja kommentoitiin omalta osaltaan. Valmistelun vastuuorganisaationa toimi Porvoon kaupunginkirjasto Uudenmaan maakuntakirjasto. Koska valmisteluvaihe on alkanut vasta heinäkuussa, suunnitelmat ovat hyvin alustavia ja ne tarkentuvat koko loppuvuoden. Kansallista hallinto-, ylläpito-, kehittämis- ja organisaatiomallia valmisteleva Kohti Kohaa -hanke on aloittanut toimintansa toukokuussa 2015 tavoitteena Koha-Suomi Oy/ryn perustaminen alkaen. Kirjastoissa otetaan käyttöön in-house -hankintana avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä ja sen kehittäminen ja kansallinen ylläpito hoidetaan kuntien omistamassa non-profit -yhtiössä Koha-Suomi Oy:ssa. Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymä Finna voidaan ottaa käyttöön ilman kilpailutusta. Kirjastojärjestelmän kilpailutusprosessi vie vähintään puoli vuotta, joten avoimen lähdekoodin valinnalla voidaan hyödyntää myös pois jäävä kilpailutusaika kirjastojärjestelmäyhteistyön käytännön suunnitteluun.

5 KÄYTTÖÖNOTTOPROSESSIT (Koha ja Finna) Valmistelu- ja käyttöönottovaihe Konversiot Käyttöönottovaiheen tarkempi suunnittelu (projektisuunnitelma) tehdään syksyn 2015 ja alkuvuoden 2016 aikana. Rinnan projektisuunnittelun kanssa tehdään kirjastojen kanssa kirjastojärjestelmän toimintoihin, tasoihin ja käsitteistöön liittyviä päätöksi. Kirjastojärjestelmän käyttöönottoaika /tietokanta on noin puoli vuotta, Finnan käyttöönotto tehdään rinnan kirjastojärjestelmän käyttöönoton kanssa. Kohan käyttöönotossa tehdään yhteistyötä Koha-Suomen järjestelmänkehittäjien kanssa ja Finnan käyttöönotossa Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalveluiden. Finnan yksinkertaistettu käyttöönottoprosessi on liitteenä. Käyttöönotto tehdään hankkeena, jossa vastuuorganisaationa on Porvoon kaupunginkirjasto-uudenmaan maakuntakirjasto. Kirjastojen (tai kimppojen) on resursoitava käyttöönoton ajaksi päätoiminen henkilö käyttöönottoprosessiin (noin ½ v./tietokanta). Valmistelu- ja käyttöönottovaiheessa resursseja tarvitaan myös ohjaus- ja työryhmätyöskentelyyn sekä tarvittavien taustatietojen keräämiseen kirjastoista ja niiden tietokannoista. Erityisesti bibliografisen datan osalta tietojen keruu, tietokantahuolto ja konversion tarkistus vaatii resursseja. Tietokantojen konversiot tullaan tekemään hankkeessa keskitetysti kirjastojen osallistuessa tietokantojen dokumentointiin ja konversioiden tarkistuksiin. Kirjastojen tehtävänä on toimittaa tietokannan tilanteesta ja sisällöistä vaadittavat tiedot. Kirjastojen on syytä tehdä myös tietokantahuoltoa mm. poistamalla vanhentuneita tietoja tilanteen mukaan. Myös vanhentuneen aineiston poistot kannattaa tehdä ennen konversiota. Tietokantojen dokumentointi (mm. säännönmukaiset virheet ja kirjastokohtaiset kentät erityisesti bibliografisissa tietueissa) on onnistuneen konversion aikaansaamiseksi välttämätöntä. Tietokantahuoltoa ja dokumentointia varten tehdään (todennäköisesti metatietoryhmässä) ohjeet kirjastoille. Tietokantojen datan ulosluku vanhoista kirjastojärjestelmistä tullaan tekemään kaksi kertaa (testikonversio ja varsinainen tuotantokonversio). Kirjastojärjestelmähanke hoitaa nämä keskitetysti niiden tietokantojen osalta, joihin on pääsy. Niiden tietokantojen osalta, joihin ei päästä, tullaan tarvittavat ajot ostamaan nykyiseltä järjestelmätoimittajalta. Tietokantojen konvertointi nykyisten järjestelmien tallennusmuodoista mm. MARCin vaihtomuotoon (ISO 2709) tehdään myös keskitetysti. Tarvittaessa ostetaan tuki- tai konvertointipalveluita Koha-Suomelta. MARC- ja luettelointisääntökonversiot suoritetaan myös keskitetysti. Konversioiden valmisteluun ja tarkistukseen tarvitaan kirjastojen

6 6 osallistumista, jotta tietokantakohtaiset asiat pystytään huomioimaan konversiossa ja voidaan varmistaa tietojen konvertoituminen oikein. Tietokannoista tullaan konvertoimaan ainakin bibliografiset ja kokoelmatiedot. Asiakas- ja lainaustietojen konvertoinnista ja yhdistämisestä päätetään yhteisesti syksyllä Myös hankinta- ja kausijulkaisutietojen mahdollinen konvertointi päätetään erikseen myöhemmin Koulutukset Kirjastojärjestelmään liittyvät koulutukset toteutetaan Koha-Suomi Oy:n, hankkeen yhteisen henkilöstön, kirjastojen pääkäyttäjien sekä Kansalliskirjaston (ostopalvelu) kanssa yhteistyössä. Alustava suunnitelma koulutusten vastuutahoista: Kohan pääkäyttäjäkoulutukset / Koha-Suomi Oy projektihenkilöstön koulutukset / Koha-Suomi Oy, Kansalliskirjasto ja muut yhteistyötahot sekä projektiryhmän sisäisesti kirjastojärjestelmäkoulutukset pääkäyttäjille ja muille vastuuhenkilöille: yhteinen henkilöstö ja kirjastojen pääkäyttäjät kirjastojärjestelmäkoulutukset kirjastoissa / kirjastojen pääkäyttäjät ja hankkeen yhteyshenkilöt kirjastoissa MARC 21 -formaattikoulutukset / Maakuntakirjasto järjestää, todennäköisesti ostopalveluna Kansalliskirjastolta kuvailusääntökoulutukset ISBD/RDA-kuvailusäännöt / todennäköisesti ainakin osittain ostopalveluna Kansalliskirjastolta Finna-koulutukset: yhteinen henkilöstö osallistuu Kansalliskirjaston koulutuksiin sekä kouluttaa kirjastojen paikalliset Finna-ylläpitäjät, jotka kouluttavat edelleen kirjastojen paikalliset sisällöntuottajat Käyttöönoton aikataulu Kirjastot ovat toivoneet ao. käyttöönottoaikoja. Lopullista aikataulutusta ei ole tehty vaan se tehdään syksyn 2015 aikana. Kirjasto Porvoo Sipoo Askola Pornainen nykyinen kimppa / tietokanta Porsse tuotantokäytön aloitustoiveaika 2016 Pukkila oma viimeinen Kirkkonummi oma 1/2017 Kerava Mäntsälä Kirkes ensimmäisiä esim. 4/2016

7 7 Järvenpää Tuusula Loviisa Loviisan seutu, oma syksy 2016 (Loviisan seutu samaan aikaan) Myrskylä Lapinjärvi Hanko Loviisan seutu, oma Loviisan seutu, oma Lukas 2018 (2017) Siuntio Vihti Lukki Lohja 2018 Karkkila Nurmijärvi Hyvinkää Ratamo loppuvuosi 2016 alkuvuosi 2017 Riihimäki Hausjärvi Muut mahdolliset osallistujat huom. kiinnostusta myös maakunnan ulkopuolelta Kohan hallinto, ylläpito ja kehittäminen Kohti Kohaa -hanke (kansallinen valmistelu) Kohan kansallista hallinto-organisaatiota valmistelee Kohti Kohaa -hanke, johon osallistuvat: Mikkelin kaupunginkirjasto Etelä-Savon maakuntakirjasto Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/kyyti-kirjastot Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/outi-kirjastot Rovaniemen kaupunginkirjasto Lapin maakuntakirjasto/lapin kirjastot ja Turun kaupunginkirjasto Varsinais-Suomen maakuntakirjasto. Hanketta hallinnoi Mikkelin kaupunginkirjasto, vastuuhenkilönä on kirjastotoimenjohtaja Virpi Launonen. Hanke on Itä-Suomen aluehallintoviraston rahoittama. Hanke tekee tiivistä yhteistyötä Joensuun seutukirjaston, jossa Koha otettiin ensimmäisenä Suomessa käyttöön kesäkuussa 2014, kanssa.

8 8 Hankkeen tavoitteena on luoda yhteinen hallinto- ja ylläpitomalli kaikille Kohaa Suomessa käyttäville kirjastoille. Suurin osa Kohan käyttäjiksi tulevista kirjastoista on toivonut myös yhteisen palvelimen ja sen ylläpidon organisointia. Kohan kansallinen kehittäminen tulee perustumaan kirjastojen tarpeisiin ja niiden priorisointiin yhdessä. Kehittämisessä tehdään yhteistyötä muun Koha-yhteisön kanssa erityisesti Pohjoismaissa, mutta myös laajemmin kansainvälisesti. Hankkeessa mukana olevien kirjastojen toiminta-alueella on asukasta ja 84 yleisten kirjastojen toimipaikkaa. Kun Uudenmaan kunnat (pl. Helmet) liittyvät mukaan, Koha-kunnissa tulee olemaan 2 miljoonaa asukasta Koha-suomi Oy/ry:n perustaminen ja kustannustenjako Kohan tuotteenhallintamalli Koha-Suomi Oy tulee olemaan Kohaa käyttävien kuntien omistama non-profit -osakeyhtiö. Tavoitteena on, että osakeyhtiö on toiminnassa Käyttö-, kehittämis- ja ylläpitokustannukset (vuosimaksu) jaetaan asukasluvun suhteessa. Tietokantojen konversiot eivät kuulu vuosimaksuun, mutta Koha-Suomen henkilöstö voi aikataulujen puitteissa avustaa konversioissa omakustannushintaan. Koha-Suomi Oy valmistelu on käynnissä ja tällä hetkellä ollaan laatimassa perustamissopimusta, osakassopimusta sekä siihen liittyvää nimeämistoimikunnan työjärjestystä, yhtiöjärjestystä, aiesopimusta, listatekstejä ja talousarviota. Asiakirjat käydään läpi vielä Kuntaliiton kuntien omistamiin osakeyhtiöihin erikoistuneella lakimiehellä. Seuraava Kohti Kohaa -hankkeen ohjausryhmän kokous pidetään 24.8., todennäköisesti ym. asiakirjat ovat käytettävissä ohjausryhmän syyskuun kokouksen jälkeen. Koha-kirjastojärjestelmän ylläpito ja kehittäminen vastuutetaan avoimen lähdekoodin tuotteenhallintamallin mukaisesti. Tuottenhallintamalli on suunniteltu Valtionvarainministeriön JulkICT-toiminnoissa ja VM on myös tukenut sen soveltamisessa Kohti Kohaa -hanketta. Tuotteenhallintamalli sisältää mm. tuotteenhallinnan roolit ja organisaatiot, kirjastojärjestelmän elinkaarenhallinnan periaatteet ja käytännöt, rahoituksen käytännöt, järjestelmän dokumentaation tuotannon ja ylläpidon sekä tuotteenhallinnan roolikuvaukset. Liitteenä on luonnos Koha-Suomen tuotteenhallintamallista (luottamuksellinen). Tuotteenhallintamalliin voi tutustua VM:n JulkICT sivuilla: Uudenmaan kirjastojärjestelmäyhteistyön (yhteistietokanta) hallintomalli

9 Maakunnallisesti Kohaa ja sen tietokantoja ylläpidetään ja kehitetään Porvoon toimiessa vastuukunta. Maakunnallisesti tehtävään palkataan koordinaattori/tietojärjestelmäpäällikkö, joka osallistuu kirjastojärjestelmän kehittämisen lisäksi muuhun maakunnallisen yhteistyön kehittämiseen. Maakunnan laajuuden vuoksi myös oma maakunnallinen IT-asiantuntija olisi tarpeellinen. Tarkkoja suunnitelmia ja päätöksi tuotantokäytön maakunnallisesta organisaatiosta ei ole tehty. Koha-Suomi Oy:n järjestelmäkehittäjät tulevat työskentelemään eri maakuntakirjastoissa. Tällä hetkellä järjestelmäkehittäjät työskentelevät Joensuussa, Mikkelissä ja Oulussa. 9 Uudenmaan yhteistyön hallintomalliluonnoksen pääpiirteet hyväksyttiin valmisteluhankkeen perustamiskokouksessa. Hallintomalliesitys on tarkistettu Porvoon kaupungin lakimiehellä ja se tullaan lähettämään kirjastoille lausunnoille ja ohjausryhmän hyväksyttäväksi. Kaikki sopimusosapuolet (vastuukunta ja järjestelmäyhteistyön kunnat) allekirjoittavat sen syksyn 2015 aikana. Hallintomalliluonnos (kirjastojärjestelmäyhteistyösopimus) on liitteenä. Uudenmaan kirjastojärjestelmäyhteistyön hallintomallin pääpiirteet: Kirjastojärjestelmäyhteistyön sopijaosapuolina ovat kaikki mukana olevat kirjastot/kunnat. Sopimuksen tarkoituksena on sopia kirjastojärjestelmäyhteistyöstä, tietorekistereistä ja kustannusten jaosta. Yhteistyön kehittämisestä vastaavat ohjausryhmä ja kehitys/kehittämisryhmä. Ohjausryhmässä on edustus kaikista kunnista/kimpoista sekä tarvittavilta yhteistyökumppaneilta. Ohjausryhmä päättää budjetoinnista, tietorekisterin luovuttamisesta, päivityksistä ja uusista jäsenistä sekä valmistelee mahdolliset yhteiset käytännöt kirjastojen/kuntien päätettäväksi. Kehittämisryhmä huolehtii käytännön tehtävistä kuten kirjastojärjestelmän ja asiakasliittymän ylläpidosta mahdollisten yhteistyökumppanien kanssa, näiden kehittämisestä sekä yhteyksistä kansalliseen tai kansainväliseen yhteisöön/ järjestelmätoimittajaan sekä varmistaa kehittämistyön ja toimintojen avoimuuden. Vastuukunta huolehtii yhteisjärjestelmäyhteistyöstä kuten ohjausryhmän koollekutsumisesta, taloushallinnosta ja kustannusarvion valmistelusta, kirjastojärjestelmän ylläpidosta, (osittain) tukipalveluista, asiakasliittymän ylläpidosta ja tietorekisterin ylläpidon ohjeistuksesta. Se myös rekrytoi henkilöstön ja nimeää järjestelmäyhteistyön koordinaattorin/tietojärjestelmäpäällikön, vastaa yhteydenpidosta yhteistyökumppaneihin, huolehtii tietosuojasta ja turvallisuudesta kirjastojärjestelmäyhteistyössä. Muut sopijaosapuolet osallistuvat päätöksentekoon, kehittämistyön suunnitteluun, toimittavat tarvittavat tiedot sekä noudattavat ohjeita tietorekisterien ylläpidosta. Järjestelmäyhteistyön kustannukset koostuvat palkka- ja työvälinekuluista sekä mm. palvelinten ylläpito- tai näihin verrattavissa olevista kuluista. Kulut jaetaan kiinteän (alkuvaiheessa 2000 e) + asukaskohtaisen osuuden mukaan ja

10 10 maksetaan kaksi kertaa vuodessa. Maksuosuudet tarkistetaan vuosittain tilinpäätöksen jälkeen ja tarvittaessa peritään tai palautetaan kustannuksia vastaavaksi. Mukana olevat kunnat vastaavat tietorekistereistä ja sen luovuttamisen mahdolliset tuotot käytetään järjestelmäyhteistyön kulujen kattamiseen. Sopimus on voimassa toistaiseksi ja se on purettavissa ilman irtisanomisaikaa yhteisellä sopimuksella. Sopijaosapuolilla on 6 kk irtisanomisaika (maksettava irrottautumiskulut) ja vastuukunnalla irtisanomisaika on 18 kk. Sopimuksessa määritellään myös vakavien sopimusehtojen rikkomusten seuraamukset. Sopimus voidaan muuttaa määräenemmistön 4/5 päätöksellä. Uudet sopimuskumppanit (kunnat) hyväksyy ohjausryhmä Kirjastojen osallistuminen yhteistoimintaan ja Kohan kehittämiseen Hankkeen yhteistoiminnan hyödyt edellyttävät kaikkien mukana olevien sitoutumista, osallistumista sekä toimintatapojen uudelleenarviointia, jotta nykyiset kuuden kirjastokimpan, kolmen järjestelmän ja erilaisten käytäntöjen sopeuttamista uuteen laajaan toimintaympäristöön. Käytäntöjä edes osittain yhdenmukaistamalla yksinkertaistetaan järjestelmän rakennetta ja parannetaan tehokkuutta. Mahdollisimman yhdenmukaiset käytännöt tehostavat myös henkilökunnan työskentelyä mm. asiakaspalvelussa. Yhdenmukaiset käytännöt ja käsitteistö on erityisen tärkeää alueen asukkaille palveluiden ymmärtämisessä. Kohan kehittämisen painopisteet määritellään tuotteenhallintamallin mukaisesti kirjastojen tarpeiden perusteella. Kirjastot osallistuvat kehittämisen tekemällä kehitysehdotuksia. Kehittämisehdotukset voidaan työstää ja toimittaa Koha-Suomi Oy:n kehittämisryhmälle maakunnallisesti. Yhteiset kehittämistarpeet käsitellään maakunnallisessa kehittämisryhmässä ja suuria linjauksia vaativat asiat myös ohjausryhmässä. Kehittäminen ei siis vaadi suuria panostuksia kirjastoilta, vaikka esim. ehdotusten teko ja työryhmätyöskentely tulee viemään jonkin verran aikaa. Suomen lisäksi Koha-kirjastojärjestelmää kehitetään laajasti sekä Euroopassa että kansainvälisesti. Osallistumalla Koha-yhteisöön voidaan hyödyntää myös muiden kirjastojen ja yhteistyökumppanien kehitystyötä. Yhdistetyn avoimen tiedon (linked oped data LOD) ratkaisua kehitetään mm. Oslon kaupunginkirjastossa. Tulevaisuudessa heidän metatietonsa ovat RDF-muodossa (Resource Description Framework), mutta siitä voidaan edelleen tuottaa myös kirjastojen perinteistä MARC-formaattia. Myös kaupalliset toimijat tekevät yhteistyötä Kohan kehittäjien kanssa ja mm. Ebsco sponsoroi Elastic Search indeksorin liittämistä Kohaan. Koha-Suomeksi (käyttöohjeet yms.) Koha-Suomen Redmine (tekniset asiat) Koha-yhteisön verkkosivut

11 Kustannukset Hankinnan ja käyttöönoton kustannukset Kohan lisäksi kustannuksia arvioitiin kolmen Suomessa käytössä olevan kirjastojärjestelmän osalta keväällä Uusimpien, kalliimpien ja Suomeen lokalisoimattomien kirjastojärjestelmien kustannuksia ei ole selvitetty. Järjestelmätoimittajilta saatujen arviohintojen ja selvityksen perusteella kirjastojärjestelmien hintavertailu on erittäin monimutkaista erilaisista hinnoitteluperusteista johtuen mm. osalla järjestelmistä kaikki ominaisuudet kuuluvat hankintahintaa, osalla taas perustoiminnallisuudet ovat hankintahinnassa ja jokaiselle lisäominaisuudelle on oma hintansa. Hinnoittelun monimutkaisuus korostui erityisesti yhdellä järjestelmätoimittajalla, joka käytti hinnoittelun lähtökohtana nykyisin kirjastojen käytössä olevia toiminnallisuuksia, jotka vaihtelevat suuresti. Kohan hankinnan ja käyttöönoton kokonaiskustannusarvio kaikille valmisteluun ilmoittautuneille kunnille on yhteensä e eli 1,49 e/asukas, joka alittaa kaupallisten ratkaisujen kokonaiskustannukset. Kuntakohtaiset kustannusarviot ovat liitteenä. Avoimen lähdekoodin järjestelmän käyttöönottokustannukset muodostuvat lähinnä käyttöönoton henkilöstökustannuksista. Alustava henkilöstötarve on alla olevassa taulukossa. Henkilöstötarve myös kaupallisen järjestelmän käyttöönotossa laajassa maakunnallisessa hankkeessa on lähes samansuuruinen.

12 12 Maakunnallinen käyttöönotto-organisaatio (alustava luonnos tehtävistä) YHTEINEN KÄYTTÖÖNOTTO-ORGANISAATIO JA TEHTÄVÄT Projektipäällikkö projektin suunnittelu, johtaminen ja koordinointi, tiedotus ja kuntien, tietohallintojen ja kirjastojen sekä muiden sidosryh työryhmät osittain, muut hallinnolliset asiat Testauspäällikkö 9 kk testaussuunnittelu, testaus, muutoksenhallinta, projektisuu IT-asiantuntija liitettävät palvelut ja rajapinnat, palvelinasiat, työympäristöt yhteistyö järjestelmänkehittäjine kanssa, Finnan käyttööno uudet oheisohjelmistot, projektisuunnittelu Metatieto/tietokanta-asiantuntija tietokantojen dokumentointi, konversioiden määrittely ja tes kehittäminen, tietokantahuolto, projektisuunnittelu projektiasiantuntija/assistentti ½ dokumentointi, asiakirjahallinto, muut tehtävät, viestintä, ki työaika mahdolliset konsulttipalvelut tarvittaessa it-palvelut, lakipalvelut, konversiot ym. ohjausryhmä päätöksentekoelin: suunnitelmien hyväksyminen ja linjauks työryhmät projektisuunnitteluun osallistuminen, käyttöönoton valmiste lausunnot paikalliset tietohallinnot osallistuminen TVT-asioiden suunnitteluun, hankkeen tuki KOHA-SUOMI OY paikallinen (?) järjestelmäkehittäjä/ohjelmoija KANSALLISKIRJASTO, KVP asiakasliittymä Finna järjestelmäkehittäminen, palvelinympäristöt, työskentely-ym monikielisyys ja logistiikka, konversioiden tekniset asiat Finnan ylläpito ja tekninen kehittäminen KIRJASTOJEN ROOLI KÄYTTÖÖNOTTO-ORGANISAATIOSSA paikallinen projektinvetäjä/yhteyshenkilö tietojen kokoaminen, viestintä, käytännön valmistelut kirjas tuki, suunnitelmien kommentointi kirjastojen/logistiikkakimppojen pääkäyttäjät järjestelmän paikalliset määritykset, kirjastohenkilökunnan jne ohjaus- ja työryhmätyöskentely osallistuminen ja päätöksenteko, viestintä Finnan sisällöntuotanto kirjastot.fi:n päivitykset, kokoelmanostot ym. sisältö Finnaa tietokannan valmistelu tietokantahuolto, tietokannan dokumentointi ja korjaukset Tavoitteena on tehdä keskitetysti kaikki erityisosaamista vaativat tehtävät käyttöönottovaiheessa. Yhteisellä osaavalla henkilöstöllä säästetään kuluja käyttöönottojen tapahtuessa vaiheittain, jolloin hankittua erityisosaamista voidaan hyödyntää useampaan kertaan. Kirjastojen osallistumisen määrä on riippuvainen hankkeen yhteisistä henkilöresursseista ja päinvastoin. Riittävä yhteisellä henkilöstöllä voidaan pienentää kirjastojen työmäärää ja osaamistarpeita käyttöönottovaiheessa. Kirjastojen rooli ei Kohan hallinnon ja ylläpidon vakiintuessa poikkea juurikaan avoimen lähdekoodin ja kaupallisen ratkaisun välillä. Valmisteluhanketta ohjaa mukana olevien kuntien valitsema ohjausryhmä. Lisäksi käytännön asioita valmistelee kirjastojen asiantuntijoista koottu työryhmä sekä tarpeelliset alaryhmät (esim. metatietoryhmä). Kirjastojen tehtävät ja osallistuminen tarkennetaan projektisuunnitelmassa syksyllä 2015.

13 Käyttökustannukset 1..8 Päätöksenteko Kirjastojärjestelmien kokonaiskäyttökustannuksiksi valtakunnallisesti on arvioitu keskimäärin noin 1 e/asukas riippuen nykyisestä kirjastojärjestelmästä. Pienen otannan perusteella järjestelmätoimittajille maksetut kustannukset vaihtelevat alueella vuositasolla 0,66 1,21 e/asukas. Kaikissa mukana olevissa kirjastoissa on tällä hetkellä saman järjestelmätoimittajan kirjastojärjestelmät, joita on kolme erilaista ja eri-ikäistä. Kustannustehokkuuteen vaikuttaa myös se, että kirjastot toimivat kuudessa kimpassa ja kahdella kirjastolla on omat tietokantansa. Lisäksi yhdessä löyhässä kirjastojärjestelmäkimpassa kaikkien kuntien aineistot ovat erillisissä tietokannoissa ja ainoastaan asiakkaille näkyvät toiminnot ovat yhteisiä. Yhteensä alueella on siis 10 erillistä tietokantaan, jotka sisältävät runsaasti päällekkäistä tietoa. Kirjastojärjestelmien käyttökustannusarvioita pyydettiin samoilta kolmelta kaupalliselta toimittajalta kuin hankinta- ja käyttöönottokustannuksiakin. Kokonaiskäyttökustannukset tulevat olemaan Kohassa edullisemmat kuin kaupallisissa ratkaisuissa. Uudenmaan yhteisen kirjastojärjestelmän arvioidut käyttökustannukset (ylläpito, kehittäminen ja palvelin) ovat 0,45 e/asukas / vuosi. Kaupallisten asiakaskäyttöliittymien (verkkokirjastojen) kustannuksia ei ole yksityiskohtaisesti selvitetty. Kansalliskirjaston Finna on maksutta kaikkien Uudenmaan kirjastojen käytettävissä. Maakunnallinen ylläpito ja kehittäminen vaatii noin 1 2 htkk / v. Finnan käyttökustannukset on laskettu mukaan Kohan käyttökustannuksien yhteyteen. Finnan avulla saadaan pienellä panostuksella nykyaikainen asiakasliittymä ja lisäksi kaikki aineisto on myös kansallisen Finna -näkymän kautta löydettävissä, joten mm. paikallisaineistot tulevat hakukoneiden kautta myös kansainväliseen tietoisuuteen. Finnan sisällöntuotanto tehdään hajautetusti kirjastoissa. Yhteinen sisällöntuotanto parantaa kuntalaisten palveluita, kun yhden kunnan tekemä sisältö on myös alueen kaikkien kirjastojen ja asukkaiden käytettävissä. Tässä vaiheessa kuntien tekemä periaatepäätös Uudenmaan yhteiseen Koha-hankkeeseen liittymiseksi riittää, jotta valmisteluja voidaan jatkaa. Uudenmaan kirjastojärjestelmän maakunnallinen hallintomalliluonnos eli sopimus kirjastojärjestelmäyhteistyöstä (vastuukuntamalli) käsitellään valmisteluhankeen ohjausryhmässä lakimiehen tarkistuksen jälkeen ja lähetetään sen jälkeen kirjastoille kommentoitavaksi. Sopimus allekirjoitetaan kaikissa sopijakunnissa syksyn aikana. Kuntien on tarkistettava mm. omien kirjastojärjestelmäsopimusten irtisanomisajat. Sopimukset voi irtisanoa vasta, kun tarkennettu käyttöönottoaikataulu ja vanhoista järjestelmistä luopumisen aikataulu on yhteisesti hyväksytty.

14 Osalla kirjastokimpoista on yhteiset sopimukset kirjastojärjestelmä- ja muusta yhteistyöstä, osalla ei. Niiden päivittäminen tai irtisanominen kannattaa myös aloittaa suunnitelmien edetessä kirjastojärjestelmäyhteistyön ja mahdollisten logististen muutosten osalta. Koha-Suomen osakkaaksi osakkeiden hankinnasta ja yhteistyöstä tulee kunnille tarkemmat ohjeet, kun valmistelut kansallisesti ovat edenneet. Asiakirjat toimitetaan kirjastojen johtajille heti, kun ne ovat käytettävissä. Kunnan käytäntöjen mukaisesti ne on käsiteltävä kunnanhallituksessa tai -valtuustossa. Finnan käytöstä tehdään palvelusopimus Kansalliskirjaston kanssa. Vaihtoehtoina on Uudenmaan kirjastojen yhteinen sopimus (vastuukunta valtuutettuna) tai että jokainen kunta tekee sopimuksen erikseen. Mikäli kirjastoilla on käyttöoikeusrajoituksellisia metatietoja ne huomioida käyttöönoton yhteydessä. Hankkeen puolesta on hoidettu ensimmäinen käyttöönoton vaihe eli Finnaan ilmoittautuminen heinäkuussa Palvelusopimukset tullaan allekirjoittamaan alkuvuodesta Lisätietoja sopimuksista: Mukaan tulevien kuntien on tehtävä päätös hankkeeseen ja sen kustannuksiin sitoutumisesta lokakuun loppuun 2015 mennessä. Sopimus liitteineen lähetetään kunnille allekirjoittavaksi. Valmistelujen ja yhteisten päätösten edetessä kirjastojen on tarkasteltava tarvittavassa laajuudessa toimintakäytäntöjään (esim. yhteinen käsitteistö ja mahdollisesti aineiston liikkuvuuteen liittyvät muutokset). Näillä voi olla vaikutuksia mm. kirjastojen käyttösääntöteksteihin jne. Tavoitteena on valmistella yhteiset esittelytekstit (joita voi tarvittaessa muokata esim. lyhentää) kaikkien kuntien päätöksentekoa varten YHTEENVETO Uudenmaan yleiset kirjastot (pl. Helmet-kirjastot) päättivät yhteisen kirjastojärjestelmähankkeen valmistelusta. Tavoitteena on avoimeen lähdekoodiin pohjautuvan kirjastojärjestelmän Kohan ja Finna-asiakasliittymän käyttöönotto yhteensä 22 yleisessä kirjastossa vaiheittain vuosina Hankkeessa mukana olevat Uudenmaan kirjastot ovat Askola, Hanko, Hyvinkää, Järvenpää, Karkkila, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Myrskylä, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Pukkila, Sipoo, Siuntio, Tuusula ja Vihti. Lisäksi mukana ovat Hausjärvi ja Riihimäki. Valmisteluvaiheeseen ilmoittautuneet kunnat tekevät päätökset varsinaiseen kirjastojärjestelmäyhteistyöhön liittymisestä syksyn 2015 aikana. Hanke pohjautuu Uudenmaan kirjastojen yhteistyö -hankkeessa tehdylle selvitykselle kirjastojen yhteistyötarpeista ja sitä isännöi Porvoon kaupunginkirjasto Uudenmaan maakuntakirjasto. Vertailtujen kirjastojärjestelmien (kaupalliset ja avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmä) toiminnallisuuksissa ei ole merkittäviä eroja lukuun ottamatta osakohteiden käsittelyä tai sen puuttumista. Osa kirjastojärjestelmistä vaatii työasemalle asennettavan asiakasohjelman

15 (client) ja osa toimii selainpohjaisesti, joka on tärkeää sen yksinkertaisemman päivitettävyyden ja erilaisilla laitteilla sekä käyttöjärjestelmillä käytön takia. Tärkeimmät syyt avoimen lähdekoodin valintaan ovat kirjastojen mahdollisuudet vaikuttaa järjestelmän kehittämiseen sekä oman tietokannassa olevan datan hallintaan sekä julkisen hallinnon tiedon avoimuuden ja yhteentoimivuuden vuoksi. Myös avoimet rajapinnat mahdollistavat laajemman liitettävyyden erilaisiin palveluihin toiminnan tehostamiseksi. Yhteisellä tietokannalla poistetaan erityisesti metatietojen tallennuksen päällekkäisyydet ja parannetaan asiakaspalvelua. Yhteinen kirjastojärjestelmä mahdollistaa jatkossa myös muun kirjastojen välisen yhteistyön kehittämisen. Kohan käyttöönotto Uudellamaalla toteutetaan maakunnallisena hankkeena, jossa vastuukuntana toimii Porvoo. Hanke vastaa käyttöönottoprojektista, konversiosta sekä koulutuksesta yhteistyössä Koha-Suomen sekä alueen kirjastojen kanssa. Kohan kansallisesta ylläpidosta ja kehittämisestä tulee jatkossa vastaamaan Koha-Suomi Oy, joka mahdollisesti neuvottelee myös yhteiset palvelinsopimukset. Kohan ylläpitäjänä ja kehittäjänä tulee toimimaan mukana olevien kuntien omistama osakeyhtiö. Koha-Suomi Oy:tä valmistelee Kohti Kohaa -hanke, johon osallistuvat Mikkelin kaupunginkirjasto Etelä-Savon maakuntakirjasto, Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/kyyti-kirjastot, Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/outi-kirjastot, Rovaniemen kaupunginkirjasto Lapin maakuntakirjasto/lapin kirjastot ja Turun kaupunginkirjasto Varsinais-Suomen maakuntakirjasto. Mikkelin kaupunginkirjasto Etelä-Savon maakuntakirjasto toimii vastuuorganisaationa ja hankkeen on rahoittanut Itä-Suomen aluehallintovirasto. Asukkaita hankkeessa mukana olevissa kunnissa on yli 1,5 miljoonaa ja Uudenmaan liittyessä mukaan noin 2 miljoonaa. Kohan kehittäminen ja ylläpito tapahtuvat jatkossa kansallisesti Koha-Suomi Oy:ssä Valtiovarainmisteriön ICT-toiminnoissa luodun tuotteenhallintamallin mukaisesti. Kirjastojärjestelmäyhteistyön vastuukunta hoitaa alueen kuntien ja Koha-Suomen välistä yhteistyötä, tukipalveluja sekä osallistuu järjestelmän ja maakunnallisen toiminnan kehittämiseen. Kirjastojen rooli ei poikkea merkittävästi nykyisestä eli paikalliset pääkäyttäjät osallistuvat järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen yhteistyössä vastuukunnan kanssa. Lisäksi alueen kuntien on osallistuttava kirjastojärjestelmäyhteistyön hallintoon, tietojen antoon ja sovittuihin kehittämisryhmiin. Kohan käyttöönoton investointina on kuntien yhtiöön sijoitettava osakepääoma. Käyttöönottokustannukset muodostuvat nykyisten järjestelmien datan ulosluvusta sekä hankkeen yhteisistä henkilöstökuluista (3 vuoden aikana yht. 12,25 htv), matkakuluista, vuokrista, laitteista, tarvittavista konsulttipalveluista, koulutuksista jne ja kirjastojen henkilöstökuluista (noin 1 htv /kunta tai nykyinen kimppa sis. työryhmiin osallistumisen, dokumentoinnin, tietokantahuollon ja paikallisen vastuuhenkilön). Laskelmat ovat alustavia ja voivat muuttua. 15

16 Käyttökustannukset tulevat muodostumaan Koha-Suomi Oy:n asukaskohtaisesta vuosimaksusta sekä maakunnallisen yhteistietokannan ja Finnan ylläpidon kustannuksista (käyttöjaksolla maakunnallisesti 1 2 h /v.) oheiskuluineen. Alustavat kuntakohtaiset laskelmat käyttöönotto- ja käyttökustannuksista kunnittain on lähetetty kirjastojen johtajille Päivitetyt kuntakohtaiset laskelmat ovat liitteenä. Niitä päivitetään tarvittaessa Koha-Suomen kustannusarvion ja maakunnallisen hallintomallin ja suunnitelmien valmistuttua. Tärkeimmät päätökset ovat Koha-Suomi Oy:n osakkaaksi liittyminen. Yhtiön perustamisen valmistelut ovat parhaillaan meneillään ja asiasta tiedotetaan ja asiakirjat toimitetaan kunnille heti, kun mahdollista. Maakunnalliseen kirjastojärjestelmähankkeeseen ja sen kustannuksiin sitoutuminen tulee tehdä lokakuun 2015 aikana. Vastuukuntamallisopimus maakunnallisesta yhteisjärjestelmästä toimitetaan kunnille allekirjoitettavaksi sen valmistuttua. Finnan käyttöönotosta tullaan tekemään palvelusopimus Kansalliskirjaston kanssa alkuvuodesta Tavoitteena on tuottaa yhteiset esittelytekstit ja muuta materiaalia kaikkien kuntien käyttöön päätöksenteon pohjaksi. Lisätietoja Kirjastopalveluiden päällikkö Asko Rossi asko.rossi@porvoo.fi puh Projektisuunnittelija Maarit Tuomisto maarit.tuomisto@porvoo.fi puh LIITTEET Miettinen, Ville: Kirjastot ottavat tietojärjestelmät omaan haltuunsa (Kuntalehden artikkeli) ltuunsa/ 16 Kohan liiketoimintasuunnitelmaluonnos (LUOTTAMUKSELLINEN) Kohan tuotteenhallintamalliluonnos (LUOTTAMUKSELLINEN) Kuntakohtaiset hankinta- ja käyttöönottokustannusarviot Kuntakohtaiset käyttökustannusarviot Hankinta- ja käyttöönottokustannusarvio koko Uudellemaalle (LUOTTAMUKSELLINEN) Käyttökustannusarviot koko Uudellemaalle (LUOTTAMUKSELLINEN) Uudenmaan kirjastojärjestelmäyhteistyön sopimusluonnos (hallintomalli) Uudenmaan kirjastojärjestelmä- ja asiakasliittymä, Porvoon sivistyslautakunnan esityslistateksti Finnan käyttöönottoprosessin luonnos Kirjastojärjestelmä- ja asiakasliittymä -hankkeen alustava aikataulu JAKELU Uudenmaan yleisten kirjastojen (pl. Helmet-kirjastot), Riihimäen ja Hausjärven kirjastotoimenjohtajat/kirjastojen esimiehet

17 17