TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA

TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA

ONNISTUNEEN TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN MISTÄ TILAT TAPAHTUMALLE? LUVAT JA ILMOITUKSET Kuva: Pyry Keto

TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA Tämä ohje on Sinulle, joka aiot järjestää tapahtuman Vaasassa. Ohjeeseen on koottuna tiedot tapahtuman edellyttämistä luvista ja linkki luvan myöntävän viranomaisen www sivustolle. Toivomme, että vihkonen helpottaa järjestelyjä, säästää aikaasi ja auttaa saamaan aikaan onnistuneen tapahtuman. Onnistuneen tapahtuman järjestäminen Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Onnistunut yleisötapahtuma syntyy kun ennakkosuunnittelu on aloitettu ajoissa ja tapahtumalle on nimetty vastuuhenkilöt sekä haettu mahdolliset yhteistyökumppanit. Tarvittavat luvat ovat kunnossa ja saatuja viranomaisohjeita ja -määräyksiä noudatetaan. Mistä tilat tapahtumalle? Ulkoilmatapahtumia voidaan järjestää kaupungin ja yksityisen omistamilla maa-alueilla ja vesialueilla. Alueiden käyttöön tarvitaan aina maanomistajan lupa. Lupa on haettava 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Kaupungin omistamille yleisille alueille kuten kaduille, puistoalueille ja toreille myöntää luvat Kuntatekniikka Kadun tai muun yleisen alueen käyttölupahakemus Liikuntatiloja ja alueita sekä Hietalahden Villaa vuokraa liikunta@vaasa.fi Nuorisotiloja vuokraa nuoriso-osasto puh. 040 767 7670 Vaasa Arenan ja Botniahallin tilat www.vaasanseudunareenat.fi Kokousjärjestelyihin löytyy ammattiapua congress.vaasa.fi/ Yksityisten maa- ja vesialueiden käyttöluvat myöntää kunkin alueen omistaja tai haltija. Omistajatiedot antaa Kiinteistötoimi puh.06-325 4364 Luvat ja ilmoitukset Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille vähintään 14 vrk ennen tilaisuuden alkamista. Yleisötilaisuuden järjestäminen sähköinen lomake www.poliisi.fi Yleisötilaisuuden järjestäminen tulostettava lomake www.poliisi.fi Poliisilaitos lupa-asiat puh. 071 87 49370 (klo 9-11) Ulkomyyntimääräyksissä noudatetaan Ympäristöosaston ohjeita Ympäristöosasto www.vaasa.fi/julkiset palvelut/ympäristöososasto Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4 arkipäivää ennen tilaisuutta Ympäristöosasto Luvat ja ilmoitukset www.vaasa.fi/julkiset palvelut/ympäristöososasto Tapahtumanjärjestäjä on aina vastuussa tapahtumansa sisällä tarjottavasta toiminnasta. Kuluttajaturvallisuuslaki www.finlex.fi Alkoholin anniskelulupa on haettava 2 kk ennen tapahtuman alkamista Länsi-Suomen aluehallintovirasto AVI Valtion virastotalo Wolffintie 35, puh. 0295 018 450 (vaihde) Alkoholihallinto www.avi.fi Tupakointi on kielletty ulkoalueilla järjestettävien yleisten tilaisuuksien katoksissa ja katsomoissa sekä muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan. Tupakointiin liittyvät ohjeet www.valvira.fi 3

ONKO TILAISUUDESSA MUSIIKKIA, AIHEUTUUKO TILAISUUDESTA MELUHAITTAA? ARPAJAISET TURVALLISUUS, JÄRJESTYKSENVAL- VONTA JA PELASTUS- SUUNNITELMA ILOTULITUKSEN JÄRJESTÄMINEN TARVITAANKO TAPAHTUMASSA SÄHKÖÄ TAI VETTÄ MIELENOSOITUS

Onko tilaisuudessa musiikkia, aiheutuuko tilaisuudesta meluhaittaa? Mikäli on syytä olettaa, että melu aiheuttaa häiriötä täytyy Ympäristösuojelulain 60 (86/2000) edellyttämä ilmoitus tehdä Ympäristöosastolle 30 vrk ennen tilaisuutta. Luvat ja ilmoitukset Musiikin julkiseen esittämiseen on haettava luvat 14 vrk ennen tapahtumaa Teosto (tekijäkorvaukset) ja Gramex (esittäjäkorvaukset) Katusoittoon ei tarvita erillistä lupaa Arpajaiset Tavara-arpajaiset saa toimeenpanna vain viranomaisen antamalla luvalla, ellei arpajaislaissa toisin ole säädetty Arpajaisluvan myöntää Vaasan poliisilaitos Lupa-asiat www.poliisi.fi Poliisilaitos lupa-asiat puh. 071 87 49370 (klo 9-11). Lupahakemus on tehtävä 14 vrk ennen arpajaisia. Turvallisuus, järjestyksenvalvonta ja pelastussuunnitelma Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Järjestyksenvalvojia on oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Järjestyksenvalvojilla on oltava voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti. Poliisi voi myös hyväksyä järjestysmiehet erikseen yksittäiseen tilaisuuteen. Erikseen hyväksyttävien järjestyksenvalvojien nimet ja henkilötunnukset tulee ilmoittaa yleisötilaisuusilmoituksen mukana poliisille. Poliisin lupaneuvonta puh. 071 877 312. Järjestyksenvalvojia löytyy näistä osoitteista Järjestyksenvalvojat www.fonecta.fi Vartiointia voi tarvittaessa tilata näistä osoitteista Vartiointitoimistot www.fonecta.fi Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma Pelastussuunnitelma on tehtävä, jos on yli 200 osallistujaa, käytetään avotulta tai tehosteita, poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tai tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa. Pelastussuunnitelma hyväksytetään poliisilla ja toimitetaan Pohjanmaan pelastuslaitokselle 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Pelastussuunnitelma www.pohjanmaanpelastuslaitos.fi Tapahtuman järjestäjä vastaa ensiavun järjestämisestä. Ensiapu ja ensihoitopalveluita sekä tilaisuuksien riskikartoitusta voi tilata SPR:ltä Suomen Punainen Risti puh. 0400 878 910 vaasa@punainenristi.fi www.punainenristi.fi Ilotulituksen järjestäminen Ilotulituksen järjestämiseen tarvitaan maanomistajan lupa. Ilotulitteiden käytöstä on tehtävä kirjallinen ilmoitus pelastuslaitokselle. Pohjanmaan pelastuslaitos/ohjeet ja lomakkeet Ilman kirjallista ilmoitusta voi ilotulituksen järjestää 31.12. klo 18.00-1.1. klo 02.00 välisenä aikana. (Räjähdysasetus 473/93). www.pohjanmaanpelastuslaitos.fi Tarvitaanko tapahtumassa sähköä tai vettä Tee sähkön tarpeesta ennakkoon suunnitelma, jonka pohjalta sähköalan ammattilaiset voivat tehdä tilapäisjärjestelyt. Suunnitelma toimitetaan 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Ilmoitus sähköntarpeesta www.vaasa.fi/julkiset palvelut/lomakkeet Elintarvikkeiden myynti ja anniskelu edellyttävät, että tapahtumapaikalla on vettä. Vettä tarvittaessa yhteystiedot vaasanvesi.fi/ asiakaspalvelu www.vaasanvesi.fi Mielenosoitus Mielenosoitus ei vaadi erillistä lupaa, mutta poliisille on jätettävä ilmoitus kuusi tuntia ennen tapahtumaa. Ilmoituksen ei välttämättä tarvitse olla kirjallinen. Poliisilta on kuitenkin syytä pyytä todistus ilmoituksen vastaanottamisesta. 5

JÄTEHUOLTO JA KÄYMÄLÄT ULKOMAINONTA LIPUTUS VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTI- SUUNNITELMA TAPAHTUMAN- KALENTERI VAASAN KAUPUNKI MAHDOLLISTAJANA JA TUKIJANA

Jätehuolto ja käymälät Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava alueen siistimisestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Jäte- ja käymäläjärjestelyissä on otettava yhteys Ympäristöosasto www.vaasa.fi/julkiset palveltu/ympäristöasiat Siivouksen voi tilata näistä osoitteista www.lassila-tikanoja.fi www.jiko.fi Siivousta voi tiedustella myös eri urheiluseuroilta. Jäteastioita vuokraa www.lassila-tikanoja.fi Siirrettävät käymälät vuokraa www.lassila-tikanoja.fi www.ykkosvessat.fi Ulkomainonta Banderolli sekä mainosluvat myöntää Kuntatekniikka Kadun tai muun yleisen alueen käyttölupahakemus www.vaasa.fi/julkiset palveltu/lomakkeet Liputus Eri valtioiden lippuja voi vuokrata Vaasan kaupungin kansalaisinfosta, Kirjastonkatu 13, Vaasa p. (06) 325 1550. Torilla tapahtuvasta liputuksesta vastaa Vaasan Liikekeskusta ry 0400 232 560. Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Markkinointi on oleellinen osa tapahtuman onnistumisesta. Hyvät ja riittävän ajoissa tehdyt suunnitelmat helpottavat tapahtuman viestintää ja markkinointia yleisölle. Tapahtumakalenteri Ilmoita tapahtumasta myös Pohjanmaan tapahtumakalenterissa. Se on kaikille avoin ja maksuton palvelu. Tapahtumakalenteri events.vaasa.fi Vaasan kaupunki mahdollistajana ja tukijana Tapahtuma-avustukset Kaupungilta voi hakea avustusta tapahtuman järjestämiseen, mikäli on kyse kaikille avoimesta Vaasassa järjestettävästä yleisötapahtumasta. Kaupungilta anottavista avustuksista ilmoitetaan aina vuoden alussa. Tapahtuma-avustusta voi hakea 31.1 saakka joko sähköisesti Tapahtuma-avustukset www.vaasa.fi tai jättämällä kirjallinen hakemus kaupungin keskuskirjaamoon os. Vaasapuistikko 10, 65100 Vaasa). Kulttuurikeskuksen kautta voi vuokrata lavaelementtejä sekä valo- ja äänitekniikkaa. kulttuurikeskus@vaasa.fi www.vaasa.fi/kulttuurikeskus Botniahallista voi vuokrata lavaelementtejä, tuoleja ja vaatenaulakoita www.vaasanseudunareenat.fi Neuvontaa antaa: Kulttuuritapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä kulttuurikeskus@vaasa.fi Liikuntatapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä liikunta@vaasa.fi Botniahallissa tai Vaasa Arenalla järjestettävissä liikunta- ja urheilutapahtumissa voi ottaa yhteyttä www.vaasanseudunareenat.fi Onnea ja menestystä! 7