GrIFK Alpine r.f. Talousohjesääntö Päivitetty 1.11.2015
Sisällysluettelo 1. Organisaatio- ja toimintaohje... 3 1.1 Hallitus... 3 1.2 Seuran puheenjohtaja... 3 1.3 Talousvastaava... 3 1.4 Toiminnanjohtaja... 3 1.5 Ryhmät... 4 2. Yleistä seuran taloudenhoidosta... 4 2.1 Hallitus... 4 2.2 Toiminnanjohtaja... 4 2.3 Ryhmät... 4 2.4 Tilinpäätös... 5 2.5 Talousarvion tekeminen... 5 2.6 Omaisuuden hoito... 5 3. Ryhmien taloudenhoidon tehtävät ja vastuut... 5 3.1 Ryhmän toimintasuunnitelma ja talousarvio... 5 3.2 Ryhmän rahat ja omaisuus... 5 4. Ryhmän maksuliikenne... 5 4.1 laskut... 5 4.2 Toistteet... 6 7. Korvausten maksaminen... 6 7.1 Palkat ja palkkiot... 6 7.2 Kulukorvaukset... 7 7.2.1 Matkakorvaus... 7 7.2.2 Kulkuväline matkoilla... 7 7.2.3 Muut kulukorvaukset... 7 7.3 Ryhmän kilpailu- ja leirimatkojen kustannusjako... 8 7.3.1 Valmentaja määrät kilpailu- ja leirimatkoilla... 8 8. Ryhmän varainhankinta... 8 9. Ryhmän talousseuranta... 8 10. Perintä... 9 11. Kirjanpitomateriaalin toimitus... 9 12. Maksut ja käytännöt ryhmäsiirroissa ja kesken kauden lopettamisessa... 9 11.2 Urheilijan siirtyminen toiseen seuraan tai lopettaminen... 9
1. Organisaatio- ja toimintaohje GrIFK Alpinen joukkueet toimihenkilöineen kuuluvat GrIFK Alpine r.f.:n alaisuuteen. Yhdistysken päättävä elin on seuran kevätkokous. Kokouksien välissä seuran ylintä päätäntävaltaa käyttää seuran hallitus. Hallitus ja vastuuhenkilöt valitaan seuran kevätkouksessa. Kokoukseen saa osallistua ja äänestää kaikki seuran jäsenet, jotka ovat yli 18-vuotiaita ja ovat maksaneet kyseisen kauden jäsenmaksun. Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa ohjesäännöissä ja työjärjestyksissä on sanottu, noudatetaan GrIFK Alpine r.f.:n taloudenhoidossa tämän ohjesäännön määräyksiä. 1.1 Hallitus Seuran hallitus kokoontuu säännöllisesti,käsittelemään puheenjohtajan esittämän asialistan pohjalta käsiteltäviä asioita Hallitus ratkaisee mahdolliset kiistatilanteet jäsenten, toimihenkilöiden ja joukkueiden välillä, sekä päättää kurinpidollisista toimipiteistä. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty Vastaa toimintakertomuksen laadinnasta sekä käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen Palkkaa, erottaa jäsenet, toimihenkilöt ja palkatun henkilökunnan Hyväksyy valmennusmaksut Hyväksyy ryhmien talousarviot 1.2 Seuran puheenjohtaja Lähettää kokouskutsut ja asialistat hallituksen jäsenille ja toiminnanjohtajalle niin, että ne ovat heillä 24h ennen kokousta. Sekä huolehtii että kokouksesta saadaan pöytäkirja Tukee ja neuvoo seuran toimihenkilöitä On vastuussa seuran toiminnasta Hyväksyy toiminnanjohtajan, varapuheenjohtajan ja talousvastaavan laskut. 1.3 Talousvastaava Hoitaa yhdistyksen taloutta tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat seuran kokoukselle. Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen kevätkokoukselle 1.4 Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtaja toimeenpanee hallituksen esittämiä ja päättämiä asioita. Valvoo talousarvion toimeenpanoa. Toimii lähiesimiehenä seuran toimihenkilöille. Hyväksyy laskut, joita ei tämän ohjesäännön mukaan ole määrätty puheenjohtajan hyväksyttäviksi Laskuttaa valmennusmaksut ryhmien kautta
1.5 Ryhmät Varsinaisen toiminnan järjestämisestä vastaavat ryhmät, seuran antamien ohjeiden mukaan. Jokaisella ryhmällä tulee olla vastuuvalmentaja ja ryhmäkoordinaattori. Nämä toimihenkilöt valitaan syksyn vanhempainkokouksessa. Ryhmäkoordinaattori toimii joukkueen johtajana ja ryhmän vanhempien edustajana valmentajille ja muille seuran toiminhenkilöille. Ryhmäkoordinaattori tulisi valita yhdeksi kaudeksi. 2. Yleistä seuran taloudenhoidosta Kaikkea seuran taloutta hoidetaan kirjanpitolain ja -asetusten mukaisesti sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan. Varainhankinnan osalta noudatetaan niistä annettuja määräyksiä ja ohjeita. Yhdistyksen kaikki maksuliikenne tulee hoitaa pankkitilejä käyttäen. 2.1 Hallitus Seuran hallitus päättää tilien avaamisesta, tilinkäyttäjistä, sekä seuran luottokorteista, joka toimittaa pöytäkirjan tilejä koskivista päätöksistä seuran pankkiin, joka toimeksipanee muutokset. Hallituksen tehtävänä, toiminnanjohtajan kanssa, on huolehtia, että seuran talousarvion toteutumista seurataan. Hallituksen pöytäkirjaan merkitään kaikki olennaiset poikkeamat talousarvioon. Rahastonhoitaja raportoi puheenjohtajalle ja seuran hallitukselle pyydettäessä seuran maksuvalmius- ja taloustilanteesta. Lainan ottamisesta ja henkilöstön palkkaamisesta päättää aina seuran hallitus. Seuran nimellä tehtäviä (laskuun tulevia) hankintoja ja sopimuksia saa tehdä vain hallituksen siihen valtuuttama henkilö. Seuran kirjanpito hoidetaan keskitetysti hallituksen päättämällä tavalla. Ryhmät hoitavat kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet ja maksuliikenteen itsenäisesti talousohjesääntöjen mukaan. 2.2 Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtaja auttaa ryhmiä talousarvioiden valmistamisessa ja valvoo ryhmien talousarvion toteutumista ja raportoi tästä hallitukselle, ryhmäkoordinaattorille ja vastuuvalmentajalle. Hänen vastuulla on laskutus ja maksujen seuranta ja raportointi. 2.3 Ryhmät Ryhmän varaukset, laskut ja palkkiot tulee mennä ryhmäkoordinaattorille näytille ja päävalmentajalle ja toiminnanjohtajalle hyväksyttäväksi. Kaikkiin matkavarauksiin, jotka on toimintasuunnitelman ulkopuolelta ja joita ei ole mitoitettu talousarvioon tulee olle kirjallinen lupa, jonka on myöntänyt päävalmentaja ja toiminnanjohtaja. Toiminnanjohtaja ja talousvastaava vastaa ryhmän varoista seuran tilillä. Koko seuran ja ryhmien kirjanpito tehdään hallituksen hyväksymän tilitoimiston toimesta. Kaikki tilitapahtumat tiliotteesta suositellaan kirjattavaksi tilikirjaan. Tiliotteet, tilikirjat, tositteet (kuitit, laskut) ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali toimitetaan tilitoimistolle vähintään kahdesti vuodessa. Tilitoimisto säilyttää em. tositteet lain vaatiman ajan.
2.4 Tilinpäätös Yhdistyksen tilikausi on 1.7-30.6. Hallitus huolehtii vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä ja se esitetään seuran syyskokouksessa vahvistettavaksi, sekä vastuuvapauden myöntämiseksi hallitukselle sekä muille tilivelvollisille. 2.5 Talousarvion tekeminen Ryhmä on velvollinen valmistamaan oman toimintasuunnitelmansa ja siihen pohjautuvan talousarvionsa. Talousarvion tulee olla hallituksella viimeistään 1.5. 2.6 Omaisuuden hoito Kaikki toimijat ovat vastuullisia heille haltuun annetusta seuran omaisuudesta ja sen kunnosta. Toimija on tarvittaessa velvollinen korvaamaan omaisuudelle koituneen vahingon. 3. Ryhmien taloudenhoidon tehtävät ja vastuut Ryhmän talous on osa seuran taloutta. Vastuu ryhmän taloudesta ja talousarvion noudattamisella on ryhmän vastuuvalmentajalla. Talousarvio tulee pohjautua toimintasuunnitelmaan, jonka vanhempainkokous on hyväksynyt. 3.1 Ryhmän toimintasuunnitelma ja talousarvio Toimintasuunnitelma muodostaa pohjan joukkueen talousarviolle. Talousarvio tehdään kausi kerrallaan ja sen tulee perustua vanhempainkokouksen hyväksymään toimintasuunnitelmaan. Toimintasuunnitelma ja talousarvio on toimitettava seuran hallitukselle 1.5. mennessä. Talousarvio on tehtävä seuran ohjeiden ja mallin mukaisesti. Talousarviosta on käytävä selville ryhmän kuivatreeni- ja mäkitreenipäivät kuukausittainen määrä, leiripäivien määrä sekä muut arvioidut menot. Seuralle tulevia maksuja ovat liittymismaksut, jäsenmaksut, valmennusmaksu, leirikustannukse ja muut vuosittain seuran vuosikokouksen määrittelemät maksut. Jäsenmaksu maksetaan kaikista seuran urheilijoista, sekä yhdestä vanhemmasta per perhe. Jäsenmaksu maksetaan syyskuun viimeiseen päivään mennessä seuran tilille. Jäsenmaksukausi on 1.7-30.6. 3.2 Ryhmän rahat ja omaisuus Seuran hallitus päättää tilien avaamisesta, sulkemisesta ja käyttöoikeuksista. Ryhmä ei saa avata omia pankkitilejä. Jokaisen pankkitilin käyttäjän on pyynnöstä toimitettava seuran taloudenhoitajalle valtuutus, jolla seuralle myönnetään lupa tarkistaa ko. käyttäjän luottotiedot. 4. Ryhmän maksuliikenne 4.1 laskut Seuran kaikki rahaliikenne tulee hoitaa seuran pankkitilin kautta, jolloin jokaisesta maksutapahtumasta tulee merkintä tiliotteeseen. Käteisnostot tililtä eivät pääsääntöisesti ole sallittuja. Kirjanpitomateriaaliin tulee liittää välittömästi nostoa vastaavat käteiskuitit. Mikäli kuitit toimitetaan myöhemmin nostosta tulee kirjoittaa selvitys noston tarkoituksesta ja tieto siitä, milloin kuitit liitetään kirjanpitoon. Mikäli jäsen ei maksa seuran lähettämiä laskuja eräpäivään mennessä, talousvastaava huomauttaa asiasta välittömästi. Tarpeen tullen jäsen voidaan evätä harjoituksista sekä ilmoittautuminen kilpailuihin voidaan evätä, mikäli maksuja on maksamatta.
Ryhmä kohtaisista hankinnoista, sekä matkavarauksista, jotka ylittävät yhteensä 300, tulee hakea hyväksyntä päävalmentajalta ja toiminnanjohtajalta. Tästä tulee olla kirjallinen lupa molemmilta päävalmentajalta ja toiminnanjohtajalta. Jos hankinnat on kirjattu talousarvioon, talousarvio on hyväksytetty vanhempainkokouksesta ja kokouksesta josta on pöytäkirja olemassa, on se kirjallinen lupa tehdä kyseiset hankinnat. 4.2 Tositteet Tositteita ovat laskut ja käteiskuitit. Niistä on käytävä ilmi: menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu tulotosite: luovutettu suorite (esim. ilmoitustila, talkoosuorite, yms.) maksettu tai saatu rahasumma päivämäärä ostopaikka (liikkeen nimi) Tiliotteen tapahtumiin, joista ei ole tositetta, merkitään tilikirjaan tiliöinti tai muu selvitys. Tällaisia ovat esim. kausimaksut. Käteisellä maksettaessa saadaan usein vain kassanauha kuitiksi. Mikäli siitä ei käy ilmi em. asiat, on pyydettävä nk. paragon -kuitti, josta tulee ilmetä mainitut tiedot. 7. Korvausten maksaminen 7.1 Palkat ja palkkiot Kun yksityisellä henkilöllä teetetään työtä esim. valmennusta, luennointia yms. ja siitä maksetaan suoraan kyseiselle henkilölle, on kysymyksessä palkanmaksu tehdystä työstä, jossa seura toimii työnantajan roolissa. Ryhmään palkattavat henkilöt tulee hyväksyttää Hallituksella, ei koske kertaluontoisia asiantuntijaohjaajia harjoituksiin. Hallitus hyväksyy sopimuksen mukaiset palkat ja palkkiot sivukuluineen. Maksettavat palkat ja palkkiot tulee lähettää seuran toiminnanjohtajalle hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen ne toimitetaan seuran tilitoimistolle laskettavaksi. Tilitoimisto lähettää palkka-/palkkiolaskelman toiminnajohtajalle. Tositteet tulee toimittaa viimeistään viikkoa ennen maksupäivää. Seura toimittaa ennakonpidätyksen ja maksaa sosiaaliturvamaksut. Tätä varten palkkatositteesta tulee käydä ilmi seuraavat asiat: työtunnit ja päivät bruttopalkka palkansaajan nimi henkilötunnus kotiosoite, postinumero ja toimipaikka verotuskunta pankkitili, jolle palkka maksetaan Palkansaajan verokortti tulee toimittaa toiminnanjohtajalle kaksi viikkoa ennen ensimmäisen palkan maksua. Mikäli sellaista ei toimiteta, ennakonpidätyksen suuruus on 60% bruttopalkasta.
7.2 Kulukorvaukset Kulukorvauksia maksetaan todellisia tositteita vastaan, jotka tulee ilmoittaa matkalaskussa. Matkalaskusta tulee ilmetä: Mikä tapahtuma ja määränpää Mikä/mitkä ryhmät Alkamis- ja loppumisaika Osallistuneet henkilöt Matkustajan nimi Matkapäivien määrä Päivärahan määrä Muut korvaukset Matkalaskut tulee toimittaa toiminnanjohtajalle hyväksytettäväksi, joka toimittaa ne palkanmaksajalle. 7.2.1 Matkakorvaus Ryhmän toimihenkilöille voidaan maksaa päivärahoja verohallinnon määrittelemien ohjeiden mukaan. Päivärahoja voi maksaa verottomana enintään 20 päivältä kalenterivuodessa, jos tällä ei ole työsopimusta seuran kanssa. Verohallinto päättää vuosittain verovapaat matkakustannusten korvaukset. Verottoman kulukorvauksen määrät tulee tarkistaa verottajan sivuilta vuosittain. Ellei toisin olla sovittu matkapäivästä korvataan: 1. Palkka 1.1 Sopimuksen mukaan 2. Sivukulut 2.1 Vakuutus, eläke, työterveyshuolto, 3. Ateriat 3.1 Lounas noin 8-10 euroa (katsotaan erikseen) 4. Päiväraha 4.1 Puolikas päiväraha 7.2.2 Kulkuväline matkoilla Seuran toimihenkilö on velvollinen matkustamaan halvinta tai kätevintä kulkuvälinettä käyttäen, tarvittaessa päävalmentaja, toiminnanjohtaja tai puheenjohtaja päättää matkustustavan. 7.2.3 Muut kulukorvaukset Kaikki kulukorvaukset maksetaan toiminnanjohtajan tai päävalmentajan hyväksymän tositteen perusteella. Joukkue voi maksaa ilman palkkaa tai palkkiota joukkueen toiminnassa mukana olevalle henkilölle verottomasti matkakustannusten korvauksia. Kun joukkueelta tai seuralta veloitetaan kulukorvauksia esimerkiksi oman auton käytöstä, maksun saajan tulee tehdä veloitusten perusteista kirjallinen selvitys (Matkalasku). Toiminnanjohtajan, rahastonhoitajan ja ryhmäkoordinaattorin tulee pitää huolta siitä, että verohallinnon ohjeita noudatetaan. Korvaus saattaa olla saajalleen veronalaista tuloa. Tällöin korvauksensaajasta tarvitaan henkilötiedot seuran kirjanpitoa ja verottajalle tehtäviä ilmoituksia varten. Kun kyseessä on kilometrikorvaus tai päiväraha, tarvitaan aina henkilötiedot.
7.3 Ryhmän kilpailu- ja leirimatkojen kustannusjako Omega ryhmälle kilpailu- ja leirimatkojen kustannukset menevät ennalta sovituin hinnoin + toimihenkilöiden matkakulut. Lähtevä ryhmä (eli mukaan lähtevät urheilijat) maksavat toimihenkilöiden matkan osuuden pelkästään matkasta ja päivistä, jotka on ryhmän toimintasuunnitelmaan ilmoitettu. 7.3.1 Valmentaja määrät kilpailu- ja leirimatkoilla 1. Yhden päivän tapahtumat ja kilpailut a. Yksi valmentaja seurasta ainakin mukaan. i. viimekädessä päävalmentaja ja/tai valmennusvastaava päättää kuka lähtee. b. jos on viisi tai yli urheilijaa ryhmältä lähtee yksi valmentaja. c. jos on 12 urheilijaa tai yli ryhmältä lähtee kaksi valmentajaa. d. jos 20 urheilijaa tai yli lähtee kolme valmentajaa. e. ensisijaisesti täytetään yksi valmentaja per ryhmä sen jälkeen toinen ryhmästä, josta on enemmän laskijoita. 2. Pidemmät leiri/kisamatkat a. Jos tapahtumaan tulee 6 urheilijaa ryhmältä lähtee oma valmentaja. b. jos 11 urheilijaa tai yli ryhmältä lähtee kaksi valmentajaa. c. jos 20 urheilijaa tai yli voidaan miettiä tarvitaanko kolmatta valmentajaa. 3. Ensisijaisesti leiripäivän hinta, valmennuskustannusten osalta, tulisi olla alle 35eur per laskija. 4. Viimekädessä päävalmentaja ja valmennusvastaava päättävät valmentajien määrän. 8. Ryhmän varainhankinta Joukkueen toiminta rahoitetaan mm. urheili kerättävillä valmennusmaksuilla. Urheijoilta perittävän valmennusmaksun suuruuden päättää seuran hallitus. Seuran ja joukkueen nimissä hankitut varat on käytettävä seuran tai joukkueen pelaajien hyödyksi. Varainhankinnassa on noudatettava verotukseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä huomioitava seuran asema yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Kaikki veronkiertoon viittaavat järjestelyt on kielletty. Pienin yksikkö, jolle talkoo- tai sponsorituoton voi jakaa on ryhmä. Kaikki henkilökohtainen talkoo- tai sponsorivarojen jakaminen pelaajille on kielletty (ts. korvamerkittyä rahaa ei saa olla). Tämä tarkoittaa käytännössä sitä että esim. sponsorirahaa hankkinut henkilö ei voi saada hyvitystä muista maksuistaan, eivätkä talkoisiin osallistuneet ole oikeutettuja pienempiin maksuihin kuin talkoisiin osallistumattomat. Kukaan ei myöskään voi saada vapautusta kausimaksusta. Verottaja katsoo tällaiset edut saajan (junioreilla vanhemman) henkilökohtaiseksi ansiotuloksi. Urheilijoiden kausimaksut suoritetaan joukkueen tilille eräpäivään mennessä. Mikäli pelaajalla /pelaajan perheellä on tarvetta, voidaan seuran hallituksen kanssa tehdä maksusopimuksia. Kaikki pelaajan maksut tulee olla maksettuna ennen kauden päättymistä. 9. Ryhmän talousseuranta Kauden aikana ryhmän toimihenkilöiden tulee seurata toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutumista. vanhempainkokous hyväksyy talousarvion kauden alussa. Ryhmä koordinaattorin ja
vastuuvalmentajan tulee toimia tämän talousarvion puitteissa. Seurannan tekeminen on tärkeää, sillä tulojen ja menojen muuttuessa oleellisesti, vastuuvalmentajan tulee kutsua vanhempainkokous koolle ja hyväksyttää uusi talousarvio. Vastuuvalmentajan tulee valmistaa, toiminnanjohtajan avustuksella kuukausittainen seurantaraportti. 10. Perintä Mikäli jäsen ei maksa seuran lähettämiä laskuja eräpäivään mennessä, talousvastaava huomauttaa asiasta välittömästi. Tarpeen tullen jäsen voidaan evätä harjoituksista sekä ilmoittautuminen kilpailuihin voidaan evätä, mikäli maksuja on maksamatta. 11. Kirjanpitomateriaalin toimitus Tiliotteet, tilikirja, tositteet (kuitit, laskut) ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali tulee toimittaa tilitoimistolle vähintään kahdesti vuodessa. Tilitoimisto säilyttää em. tositteet lain vaatiman ajan. toiminnanjohtaja tarkistaa ja allekirjoituksellaan hyväksyy maksetut laskut, kuitit ja muut tositteet ennen kuin ne toimitetaan tilitoimistolle. Allekirjoituksellaan hän kuittaa että hankinnat on tehty ryhmälle eikä väärinkäytöksiä ole tehty. 12. Maksut ja käytännöt ryhmäsiirroissa ja kesken kauden lopettamisessa Kun urheilija siirtyy seuran sisällä ryhmästä toiseen, vastuuvalmentajat, ryhmäkoordinaattorit ja toiminnanjohtaja sopivat keskenään siirrosta ja urheilijan maksuista. Uuden joukkueen rahastonhoitaja selvittää maksut ja maksuperusteet urheilijan / urheilijan vanhempien kanssa. 11.2 Urheilijan siirtyminen toiseen seuraan tai lopettaminen Urheilijan tulee ilmoittaa ryhmäkoordinaattorille ja vastuuvalmentajalle kirjallisesti (sähköposti) lopettamisensa ryhmässä. Mikäli urheilija lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan, kaikki kertyneet maksut tulee suorittaa seuralle ja ryhmälle. Mikäli maksut ovat kohtuuttomat, asia annetaan hallituksen päätettäväksi.