1 (31)
2 (31)
3 (31) UNA -UUDISTAMISYHTEISTYÖN JATKOHANKE Ensimmäisen hankintavaiheen alustava projektisuunnitelma
4 (31) x.x.2016 OSAPUOLET SIDOSOSAPUOLET, VIITERYHMÄT Hanke-/projektipäällikkö Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote), Espoon kaupunki, Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä (PHSOTEY),Lahden kaupunki, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (PSHP), Tampereen kaupunki, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (EPSHP), Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (KHSHP), Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (KPSHP) KIURU, Kokkolan kaupunki, Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä (CAREA), Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP), Turun kaupunki, Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP), Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP), Oulun kaupunki, Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (Kainuun sote), Lapin sairaanhoitopiiri (LSHP), Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri (LPSHP), Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (KPSHP), Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (PSSHP), Kuopion kaupunki, Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (ESSHP), Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Siun sote) Muutoshistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.5 9.6.2016 Hanko-projektin asiantuntijat Hanko-projektin tuottama ylätason suunnitelma, jolle haetaan 15.6.2016 johtoryhmän hyväksyntää jatkovalmisteluun siirtämistä varten. 0.6 21.6.2016 Kati Tuovinen Päivitetty jatkovalmistelun aikataulu (luku 4.1) ja hankkeen kustannukset (luku 5) 0.7 21.6.2016 Eeva Keso Hankesuunnitelman alkuun lisätty tiivistelmä SISÄLLYSLUETTELO 1 TIIVISTELMÄ 3 1.1 Tausta- ja viitemateriaali 4 1.2 Keskeiset käsitteet 4 2 HANKKEEN KUVAUS 6 2.1 Hankkeen tausta 6 2.2 Hankkeen lähtökohdat 6 2.3 Hankkeen tavoitteet ja uudistamisyhteistyön hyödyt 6 2.4 Hankkeen laajuus ja 1. vaiheen rajaukset 7 3 HANKKEEN TEHTÄVÄKOKONAISUUDET 9 3.1 Kansallinen yhteistyö ja kehittämisstrategia 9 3.2 Hankintastrategia ja 1. vaiheen hankinnan kohde 10 3.3 Hallintastrategia 12 4 HANKKEEN TOTEUTUSSUUNNITELMA 13 4.1 Uudistamisen vaiheet ja aikataulu ylätasolla 13 4.2 Hankkeen vaiheet ja tehtävät 14 4.2.1 Projektin organisointi ja käynnistäminen 14 4.2.2 Projektin suunnittelu 15
5 (31) 4.2.3 Toteutus 15 4.2.4 Päättäminen 15 4.3 Kilpailutus ja hankinnat 15 4.3.1 Kilpailutusmalli 15 4.3.2 Organisaatioiden asemoituminen kilpailutuksessa 16 4.3.3 Hankintamenettely ja hankintaan eteneminen 16 4.3.4 Konsortiokohtaiset hankinnat 17 4.4 Hankkeen hallintamallin kehittäminen ja ylläpito 18 4.4.1 Hankkeen asiakirjamallien ja työkalujen mallintaminen 18 4.4.2 Resurssisuunnittelu 18 4.4.3 Toteutus- ja käyttöönottovaiheen hallintamallin suunnittelu 18 5 HANKKEEN KUSTANNUKSET JA RAHOITUS 19 6 HANKKEEN RAKENTEET 22 6.1 Hanke- ja projektiorganisaatio 22 6.2 Rooli- ja tehtäväkuvaukset 23 6.2.1 Isäntäorganisaatio 23 6.2.2 Ohjausryhmä 23 6.2.3 Hanketoimisto 24 6.2.4 Projektiryhmät 25 6.3 Projektin sidosryhmät ja sidoshankkeet 25 7 PROJEKTINHALLINTA JA PROJEKTISSA NOUDATETTAVAT KÄYTÄNNÖT 27 7.1 Kokoukset 28 7.2 Riskienhallinta 28 7.3 Muutoshallinta 28 7.4 Kapasiteetinhallinta ja tietämyksenhallinta 28 7.5 Raportointi ja dokumentointi 29 7.6 Viestintä 30 7.7 Laadunhallinta 30 8 HANKKEEN JA SEN PROJEKTIEN HYVÄKSYMINEN JA PÄÄTTÄMINEN 31 9 LIITTEET 31 1 TIIVISTELMÄ Tämä dokumentti kuvaa 1) lähtötiedot sille, miksi ja mitä tarkoitusta varten hanke/projekti on asetettu ja käynnistetty 2) mitä ovat hankkeelle asetettavat tavoitteet, odotukset ja reunaehdot 3) alustavan suunnitelman tekemisen kohteesta ja hallinnasta sekä tarvittavista resursseista 4) alustavan kustannusarvion hankkeen ensimmäiselle vaiheelle vuosille 2016-2019 Tätä dokumenttia tullaan tarkentamaan hankkeen jatkovalmistelun yhteydessä 2016 kesän ja alkusyksyn aikana mm. seuraavien tietojen osalta 1) hankkeeseen osallistuvat tahot ja hankkeen organisointi a. hanketoimisto b. hankkeen omistajuus c. tilaajaorganisaatioiden osallistumispäätökset (31.8.2016 mennessä). 2) hankkeen vaiheistuksen tarkentaminen, tehtävien ositus ja yksilöinti sekä aikatauluttaminen 3) hankkeen ensimmäisen vaiheen kustannusarvion ja ositusten tarkistaminen
6 (31) 4) konkretisoidaan mekanismi (roolit, vastuut ja käytännöt), jolla hankkeen toimintoja ja yhteistyötä hallitaan Tässä dokumentissa on kuvattu UNA-uudistamisyhteistyön etenemisehdotus, joka on kiteytettynä: 1) Hankitaan ja toteutetaan UNA-tietojärjestelmäydin kansallisena yhteistyönä. Ytimen rakentaminen mahdollistaa ns. modulaarisen kehittämisen, jonka avulla voidaan nopeasti ja joustavasti tuottaa uusia järjestelmäpalveluja. Uudistamisyhteistyön kohteena on 1. vaiheessa sote-palveluntuottajarajat ylittävän toiminnanohjauksen kehittäminen ja asiakkuudenhallinta. Yhteisen kansallisen kilpailutuksen rinnalla arvioidaan ja valmistellaan muut ensimmäisen vaiheen toteuttamiskohteet, joita voivat olla esimerkiksi tuotannonohjaus ja sähköiset viranomaislomakkeet. (viittaus kappaleeseen 2.3) Kansallisen yhteishankinnan toteuttaa KL-Kuntahankinnat, koska se on tällä hetkellä ainoa yhtiö, joka pystyy ilman hankintarenkaan perustamista suorittamaan kilpailutuksen valtakunnallisesti. Hankintailmoituksessa tulee huomioida, että hankintayksikön ja organisaatioiden muodon (esim. kansallinen toimija - maakunnat) tulee voida muuttua hankinnan aikana ilman, että se johtaa hankinnan keskeyttämiseen. (viittaus kappaleeseen 4.3.2) 2) Organisoidaan ja tuetaan kansallisesti myös konsortiokohtaisia hankintoja ja nykyjärjestelmien korvaamista. Mikäli kansallinen yhteishankinta ei ole mahdollista, voi täydentävistä hankinnoista muodostua joko yksittäisen hankintayksikön tai hankintarenkaan tekemiä kilpailutuksia. Kilpailutuksen kohdistuessa yhdelle ICT-yhtiölle ja sen asiakkaille tai kuntayhtymälle ja sen osakkaille, toimii hankintayksikkönä ko. ICT-yhtiö tai kuntayhtymä. (viittaus kappaleeseen 4.3.4) Konsortioita ei ole kevään 2016 aikana muodostettu. Konsortion muodostamisen pohjana voivat olla esimerkiksi a. aikataulu b. ICT-yhtiöiden omistuspohja c. organisaatioiden käytössä oleva järjestelmäkokonaisuus d. maakuntauudistus (viittaus kappaleeseen 3.2) 3) Ylläpidetään yhteistä etenemissuunnitelmaa ja huolehditaan vaatimusmäärittelyjen ajantasaisuudesta 4) Hallitaan yhteistä kehittämisstrategiaa ja arkkitehtuuria sekä tehdään yhteistyötä sidoshankkeiden kanssa 4).1 Tausta- ja viitemateriaali Dokumentin nimi/kuvaus Projekti ja dokumentin julkaisuvuosi UNA -hankkeen loppuraportti UNA-hanke, 2016 UNA -vaatimusmäärittelyn yhteenveto UNA-hanke, 2016 Hanko-projektin loppuraportti Hanko-valmisteluprojekti, 2016 UNA-Modulaarisuuden loppuraportti 1.1.docx UNA-hanke, 2016 UNA keskeiset käsitteet (käsitemalli) UNA-hanke, 2016 UNA uudistamisvaihtoehdot Hanko-valmisteluprojekti 2016 Hanko vaiheistusmallit Hanko-valmisteluprojekti 2016 UNA-JATKO -yhteistyösopimus Hanko-valmisteluprojekti 2016 4).2 Keskeiset käsitteet Termi Määritelmä
7 (31) asiakkuudenhallinta hankehallinta modulaarinen kehittäminen tiedonhallinta tietojärjestelmäydin UNA-arkkitehtuuriperiaatte et UNA-hanke vaatimusmäärittely vyöhykkeet Konsortio Asiakkuudenhallinnan tehtävänä on tarkastella asiakkaan hyvinvointiin liittyviä ja siihen vaikuttavia tietoja kokonaisuutena. Tarkoittaa resurssien organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla, että hanke tai projekti voidaan päättää suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena, aikataulun sekä budjetin mukaisesti. Hankehallinnassa huomioidaan resurssien lisäksi johtaminen, viestintä, laatu ja riskit. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäkokonaisuudet suunnitellaan ja toteutetaan modulaarisesti siten, että tietojärjestelmäpalveluja voidaan kehittää, hankkia ja mukauttaa muuttuvan toiminnan tarpeisiin hyödyntäen markkinoilla olevaa osaamista. Yhteentoimivista osajärjestelmistä koostuva kokonaisuus takaa sen, että kehittämispolku on avoin ja kilpailutus on tehokasta ja pohjautuu käyttäjätarpeisiin. Asiakkuustiedonhallinta pitää sisällään erilaisia asiakkaaseen liittyviä yleisiä asiakkaan tunnistamiseen ja asiointiin liittyvien tietojen sekä asiakkaan läheisiin ja edustajiin liittyviä tietoja, suostumuksia ja kieltoja sekä valtuuttamista koskevien tietojen hallintaa. UNA-modulaarinen arkkitehtuuri on kuvattu ns. YDIN-käsitteen kautta. Ydin on modulaarisen arkkitehtuurin keskeisimmistä tietojärjestelmäpalveluista koostuva kokonaisuus, joka pystyy tarjoamaan modulaarisen arkkitehtuurin rakentumiseen tarvittavat palvelut moduuleille. UNA-arkkitehtuurissa Ytimen sisältämiksi palveluiksi on valikoitunut tiedonhallintaratkaisu, yhtenäinen asiakkuuden tietomalli ja asiakkuudenhallinnan keskeiset toiminnot. Ydin sisältää rajapintapalvelut, jotka mahdollistavat moduulien luokittelun integraatiokyvykkyyden mukaan eri vyöhykkeille (ks. Vyöhykkeet) UNA-hankkeessa määriteltyä tavoitearkkitehtuuria ohjaamaan on laadittu asiakas- ja potilastietojärjestelmien kohdearkkitehtuurin toteuttamista ohjaavat arkkitehtuuriperiaatteet, -linjaukset ja -vaatimukset. Arkkitehtuuriperiaatteita tarkentavat arkkitehtuurilinjaukset ohjaavat käytännön toimenpiteitä, ja suhteutetaan markkinoiden, teknologiakehityksen ja rajapintavalmiuksien tilanteeseen. Hankkeessa tuotettiin organisaatio- ja toimittajariippumaton vaatimusmäärittely sosiaali- ja terveydenhuollon eli hyvinvointipalvelujen tietojärjestelmäkokonaisuudesta. Dokumentti, jossa kuvataan ohjelmistoprojektin tavoitteita ja vaatimuksia Vyöhyke on moduulien integraatiokyvykkyyksien mukainen luokittelu. Vyöhykkeille rakentuvat moduulit sijoittuvat integraatiovaatimusten ja -kyvykkyyksien mukaan eri tasoille sen mukaan, miten toiminnalliset kehityskohteet ja -vaiheet kulloinkin edellyttävät. Organisaatioiden, usein väliaikainen, yhteenliittymä, jonka tarkoituksena on näiden edun ajaminen
8 (31) Näiden lisäksi hankkeessa hyödynnetään UNA-määrittelyhankkeessa syntynyttä käsitemallia.
9 (31) 2 HANKKEEN KUVAUS 2.1 Hankkeen tausta Hanko, Hyvinvointipalveluiden tietojärjestelmäkokonaisuuden uudistamisen valmisteluprojekti perustettiin UNA -hankkeen rinnalle joulukuussa 2015 AKUSTI -foorumin ohjausryhmän päätöksellä. Valmisteluprojekti toteutettiin aikataululla 1/2016-6/2016 ja sen isäntäorganisaationa toimi Pirkanmaan sairaanhoitopiiri. Valmisteluprojektin tehtävänä oli laatia ehdotus tietojärjestelmäkokonaisuuden uudistamisen yhteisestä etenemispolusta ja hankintamallista. Projektilla haluttiin luoda edellytykset sille, että ensimmäiset hankinnat voivat käynnistyä 2016 aikana. Tavoitteena oli, että Hanko-projektin tuotosten pohjalta julkisia hyvinvointipalveluja tarjoavat organisaatiot voivat tehdä päätöksensä uudistamisen seuraaviin vaiheisiin sitoutumisesta ja suunnitella omat kehittämispolkunsa. Tämä hankesuunnitelma käsittää Hanko-projektin tuotoksena syntyneen etenemispolun sisältäen kuvauksen ensimmäisen vaiheen hankinnan kohteesta ja hankintamallista sekä valtakunnallisesta uudistamisen yhteistyömallista. 2.2 Hankkeen lähtökohdat Sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteiden ja palvelujen uudistaminen edellyttää entistä integroidumpaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakaslähtöistä palvelukokonaisuutta ja sitä tukevia, uudistuvia välineitä sekä julkisen että yksityisen sektorin palveluntuottajilta. Uudistuksen lähtökohtana on, että sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät ja tiedonkulku saadaan palvelemaan asiakkaiden ja ammattilaisten tarpeita merkittävästi nykyistä paremmin. Rakennemuutosten tavoitteiden tukemiseksi tarvitaan nykyisten operatiivisten järjestelmien uudistamista siten, että asiakkaan rooli ja yksilölliset palvelutarpeet korostuvat (asiakaslähtöiset toimintaprosessit). Lisäksi järjestelmäkokonaisuuden tulee tukea jatkossa eri hyvinvointipalveluiden (sosiaalihuolto, perusterveydenhuolto ja erikoissairaanhoito) välisen yhteistyön tiivistämistä. Tästä syystä laajapohjainen yhteistyö on nähty tarpeelliseksi sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien ja toimintamallien uudistamisessa. Tulevaisuuden hyvinvointipalvelujen tietojärjestelmäkokonaisuuden uudistamisessa tulee varmistaa riittävä osaaminen, kustannustehokkuus, yhteentoimivuus ja avoimuus sekä turvata uudistamistyön ja kehityksen jatkuvuus ja kansallisuus. Jotta tavoitellut uudistukset on mahdollista toteuttaa, tarvitaan pitkäjänteistä sitoutumista, yhteisiä linjauksia ja malleja sekä riittävästi osaamista ja resursseja koordinoimaan ja hallinnoimaan yhteistyötä ja toimeenpantavia kehityshankkeita ja -projekteja. Hanko -projektin tuotoksena syntynyt uudistamis- ja hankintamalli pyrkii osaltaan vastaamaan näihin kansallisen hyvinvointijärjestelmäkokonaisuuden uudistamistarpeisiin. 2.3 Hankkeen tavoitteet ja uudistamisyhteistyön hyödyt Hankkeen päätavoitteena on valmistella ja toteuttaa UNA-tietojärjestelmäytimen hankinta, jossa kohteena ovat tulevaisuuden järjestelmäkokonaisuuden keskeiset toiminnallisuudet (mm. tiedonhallinta, asiakkuudenhallinta). Nämä pohjautuvat UNA-hankkeen vaatimusmäärittelyihin. Lisäksi hankkeen tavoitteena on
10 (31) tarkentaa tietojärjestelmäytimen hankintastrategia sekä ensimmäisen vaiheen sisältö hankintaa varten tarkentaa muut ensimmäisessä vaiheessa yhteisesti hankittavat kohteet ja valmistella näiden hankintojen käynnistämistä tarkentaa tietojärjestelmäytimen ja muiden hankintakohteiden vastuunjakoa sidoshankkeiden mm. Kelan, ODA- ja Apotti-hankkeiden osalta suunnitella hankittavien ratkaisujen toteutus- ja käyttöönottomalli sekä laatia toteutus- ja käyttöönottovaiheen suunnitelma koordinoida ja tukea konsortiokohtaisten kilpailutusten valmistelua ja toteutuksia Kansallisen uudistamisyhteistyön kohteena on 1. vaiheessa sote-palveluntuottajarajat ylittävän toiminnanohjauksen kehittäminen ja asiakkuudenhallinta. Tällä varmistetaan hoito- ja palveluvastuiden hallinta ja asiakkuudenhallinnan jatkuvuus palvelukokonaisuudessa sekä kattava näkymä asiakkaan kokonaistilanteeseen. Yhteisen kansallisen kilpailutuksen rinnalla arvioidaan ja valmistellaan muut ensimmäisen vaiheen toteuttamiskohteet, joita voivat olla esimerkiksi tuotannonohjaus, sähköiset viranomaislomakkeet sekä Kanta-tiedonhallintapalvelun ja palvelu- ja hyvinvointisuunnitelmien hallinnan ammattilaiskäyttöliittymä. Lisäksi on mahdollista, että ensimmäisen vaiheen kilpailutuksen yhteydessä tunnistetaan tarpeita uudistaa ja korvata organisaatioiden nykyisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmiä tai niiden osia. Myös tällaisten konsortiokohtaisten hankintojen koordinointi ja tukeminen on järkevää ottaa osaksi hankkeen tehtäviä. Hankintojen valmistelun ja toteuttamisen lisäksi hankkeen keskeisenä tehtävänä on varmistaa, että kansallinen UNA-yhteistyö jatkuu vaatimusmäärittelyiden, koordinaation ja modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin ylläpidossa. Laajan uudistamisyhteistyön avulla nähdään saavutettavan enemmän hyötyjä verrattaessa alue- tai konsortiokohtaiseen kehittämiseen. Tällaisia hyötyjä ovat esimerkiksi: kehittämistyössä tarvittavan osaamisen varmistaminen tietojärjestelmäratkaisujen yhteentoimivuuden ja -sopivuuden varmistaminen hankintojen ja toteutusten kustannustehokkuus ICT-markkinoiden hallittu kehittäminen ja kilpailun lisääminen isomman hankintavolyymin avulla yhdessä vaikuttamalla isompi painoarvo kansalliseen kehittämistyöhön (esim. KanTa) uudistamistyön jatkuvuus yli nykyisten ja tulevien hallintorajojen keskeisten tietojärjestelmäosuuksien päällekkäisen kehittämistyön ja kilpavarustelun välttäminen 2.4 Hankkeen laajuus ja 1. vaiheen rajaukset Hankkeen laajuus määräytyy hankkeessa mukana olevista organisaatioista, niiden lukumäärästä ja maantieteellisestä sijainnista, hankkeen kestosta sekä hankkeelle määritellyistä tekemisen kohteista. Hankkeeseen on lähtötilanteessa sitoutunut x organisaatiota. Se kattaa x % Apotin ulkopuolelle jäävistä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja tarjoavista kunnista ja kuntayhtymistä. Organisaatioiden yhteenlaskettu väestöpohja on n. x henkilöä ja potentiaalisia käyttäjiä hankittavalla järjestelmällä tulee kokonaisuudessaan olemaan n. x henkilöä. Tämä osuus tulee tarkentumaan jatkovalmistelun yhteydessä, kun mukaan lähtevät organisaatiot ovat selvillä. Laaja hanke vaatii mukana olevilta tahoilta yhteistyötä ja vahvaa sitoutumista pitkäjänteiseen kehitystyöhön. Tämän hetkinen arvio hankkeen kokonaiskestosta on n. 10 vuotta ja euromääräinen
11 (31) suuruusluokka on n. 1 Mrd euroa. Suunnitelmat ja sisällöt tulevat tarkentumaan hankkeen edetessä. Suunnitelmallisen ja hallitun etenemisen varmistamiseksi kokonaishanke tullaan toteuttamaan vaiheittain, joista ensimmäisen vaiheen (projektin) kestoksi on arvioitu noin kolme vuotta ja kustannuksiksi hieman yli 37 M. Ensimmäisessä vaiheessa tekeminen tullaan kohdistamaan seuraaviin asioihin:
12 (31) Hanketoimiston organisointi ja yhteistyötä tukevan toiminnan käynnistäminen. Suunnitelman kohteena on UNA -järjestelmäuudistuksen 1. vaiheen hankinta (tietojärjestelmän keskeisen toiminnallisuudet, ydin) ajoittuen vuosille 2016-2019. Ytimen rakentaminen luo pohjan modulaariselle järjestelmärakenteelle ja kehittämiselle. Jatkohankintojen suunnittelun käynnistäminen sisältyy hankkeen tehtäviin. Hankintojen vaiheistamisesta ja toteutuksesta laaditaan kuitenkin erillinen projektisuunnitelma. Rajaus: Suunnitelma ei sisällä 1. vaiheessa hankittavan järjestelmän toteutusta tai käyttöönottoa. Projektin tavoitteena on kuitenkin suunnitella hankittavien ratkaisujen toteutus- ja käyttöönottomalli sekä laatia toteutus- ja käyttöönottovaiheen suunnitelma. Mikäli hankkeen aikana tunnistetaan muita kuin tässä suunnitelmassa kuvattuja ratkaisu- tai etenemismalleja, ne käsitellään hankkeen muutoshallintamenettelyn mukaisesti.
13 (31) 3 HANKKEEN TEHTÄVÄKOKONAISUUDET Hankkeen ja hankinnan sisällöllinen laajuus tulee täsmentymään hankkeen käynnistyttyä. Hankevalmistelun yhteydessä on tunnistettu yhteistyöhön, kehittämiseen ja hankintoihin liittyviä keinoja ja toimenpiteitä, joiden avulla hanketta tullaan kokonaisuudessaan hallitsemaan (kuva 1). Kokonaisuuteen liittyvät keskeisimmät elementit on kuvattu seuraavissa luvuissa 3.1 3.3. Kuva 1. Keskeiset keinot ja toimenpiteet UNA-jatkohankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi
14 (31) 3.1 Kansallinen yhteistyö ja kehittämisstrategia Pitkäjänteinen järjestelmäkokonaisuuden kehittäminen ja uudistaminen edellyttää kansallista yhteistyötä ja kehittämisstrategian hallintaa. Hankkeen yhtenä tehtävänä on varmistaa, että kansallinen UNA -yhteistyö jatkuu vaatimusmäärittelyiden, koordinaation ja modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin ylläpidossa. Lisäksi on tunnistettu tarpeelliseksi täsmentää hankintoja ja toteutuksia koskevaa vastuunjakoa eri sidoshankkeiden mm. Kelan, ODA ja Apotti -hankkeiden kanssa. Toimintamallien yhteensovittaminen edellyttää hankkeelta seuraavia toimia: 1. huolehditaan UNA-vaatimusmäärittelyjen ajantasaisuudesta ja kansallisesta yhtenäisyydestä 2. luodaan yhteisiä ja yhtenäisiä toimintaprosesseja ja osallistutaan yhdessä kansallisten (mm. Kanta) palveluiden jatkokehittämiseen 3. tehdään aktiivista yhteistyötä eri sidoshankkeiden kanssa ja vältetään päällekkäistä tekemistä. Uudenlainen järjestelmäkokonaisuuden kehittämismalli ja modulaarisen rakentamisen tapa korostavat etenemistä nykyisestä järjestelmäkehittämisestä kohti modernimpaa kehittämistä. Tämä edellyttää tilaajilta sitoutumista ja panostusta arkkitehtuurin hallintaan. Hankkeen avulla tapahtuvalla arkkitehtuurin hallinnalla ohjataan yhteen toimivien toimintamallien ja yhtenäisen arkkitehtuurin kehittymistä. Lisäksi voidaan yhteistyössä panostaa esimerkiksi Kanta-palvelujen jatkokehittämiseen ja tarkentaa kansallisten palvelujen hyödyntämismahdollisuuksia osana kokonaisuuden kehittämistä. Modulaarisuuden kehittämisen strategiaksi on valikoitunut ns. ydin ja vyöhykkeet (kuva 2), jossa moduulijako määrittyy kulloisenkin toiminnallisen kohteen mukaan ja on siten toiminnan lähtökohdista rakentuva. Kuva 2. Ydin ja vyöhykkeet UNA -hankkeessa laadittuja vaatimusmäärittelyjä on tarkennettava vielä yksityiskohtaisesti kunkin hankinnan yhteydessä. Kansallisella yhteisellä suunnittelulla ja ohjauksella huolehditaan, että työssä edetään UNA -hankkeessa määritellyn kehittämisstrategian mukaisesti kohti tavoitetilaa. Lisäksi on nähty tarpeelliseksi ohjata ja tukea yhteentoimivuuden ja integraatioiden toteuttamista sekä teknologiavalintoja myös konsortiokohtaisissa hankinnoissa.
15 (31) 3.2 Hankintastrategia ja 1. vaiheen hankinnan kohde UNA -modulaarisuuden kehittämisen vaiheistus alkaa ytimen rakentamisesta. Ytimen rakentaminen mahdollistaa ns. modulaarisen kehittämisen, jonka avulla voidaan nopeasti ja joustavasti tuottaa uusia järjestelmäpalveluja. UNA -modulaarisuus kehittyy olemassa olevien järjestelmien kyvykkyydestä liittyä ytimen toiminnallisuuteen. Tämä tarkoittaa kykyä välittää ja hyödyntää ytimen hallitsemia tietoja. Ytimen tiedonhallinnan toteuttamisen ansioista pystytään rakentamaan paloittain toimintoja, jotka vaiheittain korvaavat olemassa olevia ratkaisuja. Ytimen kehittämisen vaiheistuksessa tärkeitä ovat arkkitehtuuriperiaatteet, joita toteutetaan mm. järjestelmäarkkitehtuurin linjausten kautta. Näiden periaatteiden mukaan rakentuu kyky tuottaa yhteentoimivia palveluja määritellyn kehittämisstrategian mukaisesti. Oletus on, että organisaatioiden nykyiset, käytössä olevat tietojärjestelmät eivät ole kyvykkäitä ytimen toiminnallisuuksiin, mistä syystä kehittämisstrategian toteuttamisessa tulee vyöhykkeille kyetä luomaan ratkaisuja, jotka mahdollistavat olemassa olevien järjestelmien ja toimintojen korvaamisen vaiheittain. Hankintojen hallinnalla tarkoitetaan UNA-vaatimusmäärittelyiden mukaisen tietojärjestelmäytimen hankinnan edellyttämän jatkomäärittelyn toteuttamista ja hankintojen käynnistämiseen liittyvää valmistelua. Tässä suunnitelmassa keskitytään hankintojen ensimmäiseen vaiheeseen, yhteisen hyvinvointijärjestelmäkokonaisuuden ytimen hankintaan. Konsortiokohtaisten ja muiden myöhemmässä vaiheessa toteutettavien hankintojen hallintakäytännöt tulevat tarkentumaan ensimmäisen vaiheen hankinnan valmistelun edetessä. Tilaajayhteistyökonsortiot voivat syntyä eri periaatteiden mukaisesti sote-toimijoiden lähtökohdista, esim. tavoiteaikataulujen perusteella tai ERVA-alueittain. Myös konsortioiden syntyminen nykyisin käytettävien perusjärjestelmien mukaisesti on mahdollista, mutta sote-uudistuksen toiminnallisten tavoitteiden näkökulmasta katsottuna tässäkin vaihtoehdossa vähintään koko maakunnan (tai vaihtoehtoisesti maakunnan sisällä olevien sote-tuotantoalueiden ) tulisi toimia yhtenäisesti. Hankinnan vaiheistus perustuu Hanko- projektissa tehtyyn hankinnan kohteen alustavaan määrittelyyn (Hanko_vaiheistusmallit_JV_v1.0.docx). Määrittelyjen mukaisesti hankinnan 1. vaiheen kohteena on tietojärjestelmäydin, joka kattaa järjestelmäkokonaisuuden keskeiset toiminnallisuudet sisältäen muun muassa asiakkuudenhallinnan ja toiminnanohjauksen. Hankittavaksi määriteltyjen kohteiden sisältöä on kuvattu ryhmittäin alla. Hankkeen käynnistyttyä kohteet ja niihin liittyvät vaatimukset tullaan tarkentamaan hankinnan edellyttämälle ja sen mahdollistavalle tasolle. Asiakkuudenhallinta (ydin) - mahdollistaa yhtenäisen kokonaisnäkymän muodostamisen asiakkuuteen
16 (31) Alueellinen toiminnanohjaus - hallitaan alueellisia hoitoketjuja, jossa palvelutuottajina voi toimia sekä julkisia että yksityisiä ja kolmannen sektorin toimijoita
17 (31) Tuotannonohjaus - palvelun toteuttaja ohjaa tuotantoaan Osakomponentit 3.3 Hallintastrategia Hallintastrategialla tarkoitetaan hankkeen määrämuotoista hallintamallia, joka määrittelee hankehallinnan vastuut ja organisoinnin sekä menetelmät ja käytännöt hankekokonaisuuden ja sen eri osa-alueiden ja toimintojen johtamiseksi. Hallintamalli kuvaa johtamiskäytännöt ja menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri tahojen ja toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla kokonaisuuteen kohdistuvia muutoksia hallitaan. Hallintamallin tarkoituksena on myös varmistaa, että hanke vastaa sille asetettuihin tavoitteisiin ja tuottaa tietoa johdon päätöksenteon tueksi. Hallintamalli tarkentuu hankkeen edetessä ja toimintojen lisääntyessä. Itse hankkeen sisältö, tavoitteet, rajaukset, sidokset sekä organisaation ja sen roolien nimeäminen, läpivienti, aikataulu ja riskit kuvataan hankesuunnitelmassa ja/tai sen alaisuuteen kuuluvien projektien projektisuunnitelmissa. Hallintamalli on hankesuunnitelman liitteenä (liite 2).
18 (31) 4 HANKKEEN TOTEUTUSSUUNNITELMA 4.1 Uudistamisen vaiheet ja aikataulu ylätasolla 17 sairaanhoitopiirin ja 7 kunnan yhteistyönä keväällä 2015 käynnistynyt UNA-määrittely-hanke on päättynyt toukokuussa 2016. Hankkeen aikana yhteistyöhön liittyi vielä 18. sairaanhoitopiiri. Hankkeen lopputuloksena syntyi asiakas- ja toimintalähtöinen toimittajariippumaton vaatimusmäärittelyaineisto, joka luo modulaariseen arkkitehtuuriin pohjautuvat puitteet tulevaisuuden hyvinvointijärjestelmäkokonaisuuden luomiselle. UNA:n rinnalla toteutetussa Hanko-projektissa tuotettiin UNA vaatimusmäärittelyihin ja modulaariseen tietojärjestelmäarkkitehtuuriin perustuva uudistamisyhteistyön etenemisehdotus (kuva 3.), joka on esitelty sairaanhoitopiirien ja kuntien sote-johdolle 1.6.2016 Kuntatalolla järjestetyssä tapaamisessa. Jatkohankkeen ensimmäinen vaihe keskittyy oranssilla katkoviivalla rajattuihin tehtäviin vuosina 2016-2019. Kuva 3. Uudistamisen vaiheet ja aikataulu ylätasolla. Hanko -projektissa keväällä 2016 toteutetun uudistamisvaihtoehtojen arvioinnin tuloksena päädyttiin malliin, jossa toteutetaan yksi vaiheittain laajeneva kansallinen ydin. Laajenevan ytimen mallissa ydin ja sen vakiokäyttöliittymät toteutetaan vaiheissa, jotka tuottavat aina uuden täydennetyn version ytimestä. Tämän lisäksi tunnistettiin toiminnallisuuksia, jotka ovat tarpeellisia tietyssä tilanteessa oleville organisaatioille. Näiden kehittäminen on alustavasti ajateltu kuuluvan konsortiokohtaisiin hankintoihin. Ehdotetun etenemispolun tavoitteena on, että kansallinen yhteistyö asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistamiseksi jatkuu saumattomasti syksyllä 2016 nykyisten organisaatioiden välillä niin, että se olisi myöhemmässä vaiheessa siirrettävissä sote- ja maakuntauudistuksen yhteydessä muodostuvien uusien organisaatioiden vastuulle. Tämä edellyttää sopimista UNA-etenemispolun mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta, toteutuksen edellyttämästä kansallisesta koordinaatiosta ja ohjauksesta sekä UNA-etenemispolun ja -vaatimusmäärittelyjen ylläpidosta ja muutoksenhallinnasta. Ehdotettuun etenemispolkuun sisältyvä UNA-tietojärjestelmäytimen hankinta edellyttää lisäksi sopimista hankintaa edeltävän jatkomäärittelyn toteuttamisesta sekä hankinnan käynnistämiseen liittyvästä valmistelusta.
19 (31) Jatkoyhteistyön käynnistämisen edellyttämää valmistelun ja päätöksenteon aikataulu on esitetty kuvassa 4. Hankintoja edeltävä keskeinen toimenpide on kansallisen yhteistyön ja hanketoimiston rakenteiden luominen. Tämän tehtävän toteuttamiseksi luodaan kesän 2016 ajaksi niin kutsuttu väliaikaishallinto, jonka pyrkimyksenä on UNA -jatkohankkeen organisointi ja tavoitteiden kirkastaminen. Varsinainen hankintoihin tähtäävä jatkohanke käynnistyy tavoitteen mukaan tämän organisoitumisvaiheen jälkeen syyskuussa 2016. Kuva 4. UNA -jatkohankkeeseen siirtyminen. Jatkovalmisteluun ja hankkeen käynnistymiseen liittyviä tärkeitä päivämääriä ovat: 1.6.2016 UNA -organisaatioiden johdolle suunnattu seminaari, jossa esitelty etenemisehdotus ja kuultu organisaatioiden kannanotot ehdotukseen 10.6. 2016 UNA -organisaatioille toimitettu päätösehdotusmateriaali sisältäen saatekirjeen ja - UNA-JATKO päätösehdotuspohja (kustannusarvioerittely liitteenä) - UNA-JATKO yhteistyösopimusluonnos - UNA -johtajatapaamisen muistio 1.6.2016 (esitykset 4 kpl liitteenä) 23.6.2016 Määräpäivä ilmoittaa jatkovalmisteluun osallistuminen 31.8.2016 Määräpäivä ilmoittaa organisaation vahvistettu päätös UNA -jatkohankkeeseen osallistumisesta 9.9.2016 UNA -jatkohankkeen kick-off 4.2 Hankkeen vaiheet ja tehtävät Hanko -valmisteluprojektissa keskityttiin uudistamis- ja hankintamallin suunnitteluun sekä luotiin ylätason kuvaus hankkeen vaiheistuksesta vuosille 2016-2019. Tehtävien ja vastuiden tarkentaminen sekä yksityiskohtaisempi aikatauluttaminen voidaan ja tulee tehdä siinä vaiheessa, kun hankkeeseen mukaan lähtevät organisaatiot on vahvistettu, hanke organisoitu ja käynnistetty, ja hankkeen tavoitteet ja raami kirkastettu.
20 (31) 4.2.1 Projektin organisointi ja käynnistäminen Tässä hankkeessa projektin organisointi- ja käynnistämisvaihetta edeltää UNA-hankkeen määrittelyvaihe ja HANKO-projektin valmisteluvaihe, joissa on lähtökohtaisesti jo luotu perustaa käynnistettävälle hankkeelle. Organisoinnin ja käynnistyksen tehtävä tässä yhteydessä on asettaa ja priorisoida hankkeen tavoitteet ja varmistaa hankkeen elinkelpoisuus. Käytännössä tämä tarkoittaa hankkeen organisointia, johtamisvastuullisten nimeämistä, välttämättömien resurssien ja hallintarakenteiden varmistamista sekä projektiehdotuksen, tavoiteasetannan ja alustavan vaihesuunnitelman hyväksymistä. Ennen tämän vaiheen päättämistä hankkeessa mukana olevilla tulee olla selkeä käsitys vähintään seuraavista asioista: Kuka hankkeen omistaa/rahoittaa Ketkä hankkeeseen osallistuvat ja missä roolissa Mikä on hanketoimiston rooli ja kuinka se organisoidaan ja resursoidaan Mitkä ovat hankkeen tavoitteet, mikä on seuraavan vaiheen tehtävä ja tulosodotus Mikä on hankkeen aikataulu ja budjetti Tätä osiota tullaan täydentämään ja tarkentamaan hanketoimiston organisoinnin yhteydessä ns. väliaikaishallinon aikana ja jatkohankkeen käynnistämisen yhteydessä. 4.2.2 Projektin suunnittelu Projektin tarkentava suunnittelu alkaa, kun organisoituminen on tehty, tavoitteet ovat selvillä ja suunnittelun käynnistämislupa on saatu ohjausryhmältä. Vaiheen ensisijainen tehtävä on tarkentaa tätä alustavaa hankesuunnitelmaa sekä konkretisoida hankkeen tehtävät ja tehdä resurssivaraukset. Tarkentunutta suunnitelmaa verrataan tehtyihin aikataulu- ja kustannusarvioihin sekä tarvittaessa päivitetään nämä ajan tasalle. Vaiheen tuloksena syntyy hankintastrategian mukaisesti 1. vaiheen hankinnan toteutussuunnitelma, tarkennettu tietojärjestelmäytimen vaatimusmäärittely sekä ensimmäisen vaiheen sisällön kuvaus. Lisäksi hankintojen osalta tarkennetaan muut ensimmäisessä vaiheessa yhteisesti hankittavat kohteet ja valmistellaan näiden hankintojen käynnistämistä. Hankintojen suunnittelun rinnalla kootaan suunnitelma hanketoimiston menetelmien ja mallien jatkokehittämisestä ja tarkentamisesta. Suunnitelman hyväksymisen yhteydessä päätetään siis hankintamenettelyn valinnasta. Seuraavaan vaiheeseen voidaan edetä ohjausryhmän hyväksyttyä tarkennetun suunnitelman ja annettua luvan toteutusvaiheen käynnistämiselle. 4.2.3 Toteutus Tämä osio tarkennetaan hanketoimiston organisoinnin ja jatkohankkeen käynnistymisen yhteydessä. 4.2.4 Päättäminen Tämä osio tarkennetaan hanketoimiston organisoinnin ja jatkohankkeen käynnistymisen yhteydessä.
21 (31) 4.3 Kilpailutus ja hankinnat Hankintojen hallinnalla tarkoitetaan UNA-vaatimusmäärittelyiden mukaisen tietojärjestelmäytimen hankinnan edellyttämää jatkomäärittelyä sekä hankintojen käynnistämiseen liittyvää valmistelua. Tässä suunnitelmassa keskitytään hankintojen ensimmäiseen vaiheeseen, yhteisen hyvinvointijärjestelmän ytimen hankintaan. Konsortiokohtaisten ja muiden myöhemmässä vaiheessa toteutettavien hankintojen hallintakäytännöt tulevat tarkentumaan ensimmäisen vaiheen hankinnan valmistelun edetessä. 4.3.1 Kilpailutusmalli Hanko-projektin ohjausryhmä linjasi projektissa tuotetuista uudistamisskenaarioista jatkovalmisteltavaksi kansallisen laajenevan ytimen hankkimisen, ja lisäksi ohjausryhmä asetti tavoitetilaksi kansallisen yhteisomistetun yhtiön, joka olisi keskeisessä roolissa UNA-yhteistyön jatkamisessa sekä mahdollisesti myös ICT-palvelutuotannossa ja suoritettavissa hankinnoissa. Useilla UNA-organisaatioilla on ilmennyt tarve edetä hankintojen valmistelussa jo ennen valtakunnallisen toimijan toiminnan käynnistymistä, ja siksi kilpailutus järjestetään nykyisillä organisaatiolla. Kilpailutusmallin keskeisimmät osat on esitetty kuvassa 5: Kuva 5. Kilpailutusmallin osat 4.3.2 Organisaatioiden asemoituminen kilpailutuksessa Joustavimman kilpailutusmallin mahdollistaa yhteishankintayksikön suorittama kilpailutus. Tässä suunnitelmassa yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan KL-Kuntahankinnat Oy:tä, joka kattaa kaikki UNA-organisaatiot ja jonka palveluja voidaan käyttää ilman erillisiä järjestelyitä. Esitetyssä mallissa hankinnat keskitetään julkisomisteisille ICT-yhtiöille, jotka voivat toimia ostajan roolissa edustamilleen asiakasomistajille. Sellaiset kunnat ja kuntayhtymät, joilla ei ole osakkuutta julkisomisteisessa ICT-yhtiössä tai joiden osakasyhtiön rooli järjestelmäpalveluiden tuottamisessa on vähäinen, voivat toimia itse ostajan roolissa KL-Kuntahankinnat Oy:n laatiman yhteishankintasopimuksen mukaisesti. In house -hankintoja koskevat reunaehdot tulevat muuttumaan uudistuvan hankintalain yhteydessä, ja siksi ostajan roolissa toimivien ICT-yhtiöiden tulee kiinnittää erityistä huomiota in house -asemansa säilyttämiseen. Keskitetyn järjestelyn avulla pyritään varmistamaan hankinnassa tarvittava resursointi ja alueellinen osaaminen kilpailuttajan ja järjestelmiä käyttävien organisaatioiden kesken. Toimitussopimusten laatiminen julkisomisteisten ICT -yhtiöiden ja toimittajien välille luo paremmat edellytykset sopimusten
22 (31) keskitetylle hallinnalle, mikä puolestaan helpottaa sopimusten mahdollista myöhempää siirtämistä valtakunnalliselle, yhteisomistetulle yhtiölle. Hallittu ja kustannustehokas modulaarisen järjestelmän hankkiminen edellyttää vahvaa substanssituntemusta hankintoja suorittavalta taholta. Koska KL-kuntahankinnat Oy ei omaa valmiiksi resursseja ko. tarjouspyyntödokumentaation rakentamiselle, kilpailutusten menestyksekäs toteutus edellyttää vahvan hanketoimiston rakentamista. Hanketoimisto kokoaa yhteen parhaat resurssit olemassa olevista organisaatioista ja KL-Kuntahankinnat Oy keskittyy mahdollistajan roolinsa lisäksi hankinnan tekniseen toteuttamiseen ja hankintalakiosaamiseen. 4.3.3 Hankintamenettely ja hankintaan eteneminen Uuden hankintadirektiivin mahdollistamista hankintamenettelyistä parhaiten hankintaan soveltuu joko kilpailullinen tai tarjousperusteinen neuvottelumenettely. Hankintamenettelyn lopullinen valinta tapahtuu kilpailutuksen valmistelun yhteydessä esiin nousevien tarpeiden mukaisesti. Varsinaiseen neuvottelu- ja kilpailutusvaiheeseen siirtyminen edellyttää seuraavien vaiheiden toteuttamista: 1. Tietopyynnön julkaiseminen 2. UNA-organisaatioiden ryhmittäytyminen ICT-yhtiöittäin ja niiden ulkopuolelle jäävät kuntayhtymät 3. Ryhmäkohtaisten installaatio-, integraatio-ja migraatiosuunnitelmien laatiminen ensimmäistä hankintaa varten 4. Ryhmäkohtainen tuotettujen UNA-vaatimusmäärittelyjen läpikäynti ja priorisointi 5. Ryhmien välinen sopiminen hankinnan kohteen mahdollisen kehittämistyön kustannusjaosta 6. Hankinnan kohteen tuotteistaminen 7. Kilpailutusdokumentaation rakentaminen (osin neuvottelumenettelyn aikana) Ensimmäinen hanketoimiston kilpailuttamiseen liittyvä tehtävä on tietopyynnön koostaminen ja julkaiseminen (1) Hanko-projektin aikana täsmentyneen hankinnan kohteen markkinoiden selvittämiseksi. Tietopyynnöllä selvitetään markkinatoimijoiden ratkaisujen (tuotteiden) valmiusastetta, mikä vaikuttaa ensimmäisen kilpailutuksen tuotteistukseen ja miten hankintaa lähdetään toteuttamaan. Lisäksi tietopyyntöä voidaan hyödyntää markkinoiden aktivoinnissa ja tiedottamisessa. Tietopyynnön kanssa tulee käynnistää yhtäaikaisesti UNA -organisaatioiden ryhmittäytyminen ICT-yhtiöittäin (2). Tämä vaihe on syytä käynnistää mahdollisimman pian ja siihen on varattava riittävästi aikaa, koska ryhmittäytyminen edellyttää todennäköisesti ryhmien sisäisten sopimusten laatimista, kun in house -yhtiöt ovat ostajina. Edellinen vaihe on myös edellytyksenä ryhmäkohtaisten installaatio-, integraatio- ja migraatiosuunnitelmien laatimiselle ja vaatimusten laatimiselle (3) sekä UNA-vaatimusmäärittelyjen priorisoinnille (4). Mikäli ryhmien väliset vaatimusmäärittelytarpeet eroavat huomattavasti toisistaan tai ne yhdessä edellyttävät hankinnan kohteen merkittävää kehittämistä toimitusvaiheessa, voi nousta tarve sopia ryhmien välisestä kustannusjaosta. Kustannustenjaosta sopimisen (5) yhteydessä voidaan käynnistää hankinnan kohteen tuotteistus (6) hankintaa varten. Ensimmäisen vaiheen hankinnan kohde on kuvattu
23 (31) ylätasolla hankesuunnitelman luvussa 3.2. Hankinnan kohteen tuotteistus, kilpailutusdokumentaation laadinta ja neuvottelumenettely on kuvattu tarkemmin liitteessä 1. 7..3.4 Konsortiokohtaiset hankinnat Ensimmäisellä kilpailutuksella tuotettuun kansalliseen laajenevaan ytimeen voidaan tehdä myös täydentäviä hankintoja toistamalla samaa kilpailutusmenettelyä kuin on kuvattu liitteessä 1. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että hankinnan kohteeksi valikoituva moduuli tai moduulit ovat tarkoituksenmukaisia hankkia kansallisessa yhteistyössä. Mikäli kansallinen yhteishankinta ei ole mahdollista tai tarpeellista, voi täydentävistä hankinnoista muodostua joko yksittäisen hankintayksikön tai hankintarenkaan tekemiä kilpailutuksia. Tätä on havainnollistettu kuvassa 6. Konsortiokohtaisissa kilpailutuksissa tulisi valmistelu tehdä yhteistyössä hanketoimiston kanssa, jotta hankinnan sisältöä ja laajuutta koskevat ratkaisut ovat UNA-yhtenäisyyttä ylläpitäviä ja päällekkäisiltä toteutuksilta sekä kustannuksilta vältyttäisiin. Kilpailutuksen kohdistuessa yhdelle ICT-yhtiölle ja sen asiakkaille tai kuntayhtymälle ja sen osakkaille, toimii hankintayksikkönä ko. ICT-yhtiö tai kuntayhtymä. Luonnollisesti ICT-yhtiö tai kuntayhtymä voi käyttää kilpailutuksessa apunaan omia yhteistyökumppaneitaan kuten osakkuus- tai konserniyhtiöitään. Jos konsortio muodostuu useammasta ICT-yhtiöstä ja/tai kuntayhtymästä, mutta hankinnassa ei ole kuitenkaan edellytyksiä kansalliselle yhteistyölle, on useimmissa tapauksissa joustavin ratkaisu hankintarenkaan muodostaminen, jossa vastuullisena on hankintarenkaan osapuoli tai hanketoimisto. Kuva 6. Hankinnan osapuolet yhteishankinta vs. erillishankinnat. 7.4 Hankkeen hallintamallin kehittäminen ja ylläpito Hankkeen hallintamalli vaatii pitkäkestoisessa hankkeessa säännöllistä ylläpitoa ja kehittämistä, jotta sen avulla voidaan varmistaa hankkeelle asetettujen tavoitteinen toteutumisen seuranta. Hankkeen hallintamallissa (liite 2) kuvataan yleiset menettelytavat, joita käytetään hankkeen eri toimintojen ohjaamiseen ja johtamiseen tai esimerkiksi laadun varmistamiseen. Myös hankkeen vaiheittainen eteneminen asettaa hallintamallille vaatimuksia. Hankkeen toiminnot voivat muuttuvat vaiheiden mukana ja hankkeeseen voi tulla eri aikoina uusia toimijoita ja toimintoja, joihin hallintamallin on kyettävä vastaamaan. Sujuvan ja saumattoman toimivuuden jatkuvuudeksi mallissa määritellään periaatteet ja menettelytavat mm. sellaisille toiminnoille kuin yhteistoiminnan koordinointi ja ohjaus hankkeen toimintojen ja osaprojektien ohjaus, muutoshallinta ja hyväksyminen Tarkemman tason vastuita ja osallistumista hallintamallin mukaiseen toimintaan voidaan tarkentaa projektikohtaisissa suunnitelmissa. Lisäksi on ilmeistä, että hallintamalli itsessään kehittyy hankkeen
24 (31) edetessä ja tästä syystä myös dokumenttia on syytä päivittää tarpeen mukaan. Dokumentin ylläpito kuuluu hanketoimiston tehtäviin. 7.4.1 Hankkeen asiakirjamallien ja työkalujen mallintaminen Tämä osio tarkennetaan hanketoimiston organisoinnin ja jatkohankkeen käynnistymisen yhteydessä. 7.4.2 Resurssisuunnittelu Tämä osio tarkennetaan hanketoimiston organisoinnin ja jatkohankkeen käynnistymisen yhteydessä. 7.4.3 Toteutus- ja käyttöönottovaiheen hallintamallin suunnittelu Tämä osio tarkennetaan hanketoimiston organisoinnin ja jatkohankkeen käynnistymisen yhteydessä.
25 (31) 5 HANKKEEN KUSTANNUKSET JA RAHOITUS UNA -jatkohankkeelle on tehty budjetäärinen kustannusarvio keväällä 2016. Suunnitellun kokonaisuudistuksen karkea kustannusarvio seuraavalle kymmenelle vuodelle laskettuna on yhteensä n. 1 Mrd euroa. Arvio perustuu vuosien ajan sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmäkehityksen parissa työskennelleiden asiantuntijoiden kokemukseen ja laskelmiin. Laskelman peruslähtökohtana on ajatus siitä, kuinka paljon kustannuksia kertyisi, jos UNA-yhteistyössä mukana olleiden organisaatioiden sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmät uudistettaisiin seuraavan kymmenen vuoden aikana. Kustannusten arvioinnissa on huomioitu mm. seuraavia asioita: Olemassa olevien järjestelmien nykyiset ylläpito- ja kehityskustannukset Kokoluokaltaan vastaavien tietojärjestelmähankkeiden kustannukset tai kustannusarviot Uudistamisen vaiheistus ja resurssien aikataulutukseen liittyviä asioita Lisäksi on huomioitu UNA-projektissa kuvatun nykytilan ja olemassa olevien järjestelmien kehittämisen ja elinkaaren hallintaan liittyviä asioita. Laskettu hinta ei siis ole sidoksissa teknologiaan tai UNA-määrityksiin, vaan perustuu laskennallisesti olemassa olevien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien ylläpito- ja kehityskustannuksiin sekä kokoluokaltaan vastaavien tietojärjestelmähankkeiden kustannuksiin. Kymmenen vuoden aikajänne on puolestaan arvio vaiheittaisen uudistamisen ja olemassa olevien järjestelmien elinkaaren yhteensovittamisen ja niihin liittyvien resurssien aikataulusta. Hankkeen rajauksia mukaillen valmisteluvaiheen tuloksena on laadittu hankinnan ensimmäisen vaiheen kustannusarvio ja organisaatiokohtainen erittely vuosille 2016-2019 (taulukko 1 ja kuva 7). Taulukko 1. Ensimmäisen vaiheen kustannusarvio vuosille 2016-2019
26 (31) Kuva 7. Ensimmäisen vaiheen kustannusarvio vuosille 2016-2019 Hanketoimiston osalta kustannusarvio perustuu pääasiallisesti hanketoimistoon ensimmäisessä vaiheessa kiinnitettävien tai ostettavien henkilöresurssien työkustannuksista (taulukko 2). Ensimmäisen vaiheen tehtävät keskittyvät kansallisen UNA-kehittämisyhteistyön hallintaan ja koordinointiin sekä 1. vaiheen eli yhteisen järjestelmäytimen hankintaan liittyvään resursointiin. Toteutus- ja käyttöönottovaiheen tai konsortiokohtaisten hankintojen käynnistyminen on huomioitava ja arvioitava erikseen. Kustannusarvio ei sisällä Tilaajaorganisaatioiden omien resurssien hankkeelle kohdistamisesta aiheutuvia kustannuksia. Tämä kustannusosuus tulee arvioitavaksi siinä vaiheessa, kun mukaan lähtevät organisaatiot, hankinnan kohde ja organisaatiokohtaiset roolit ja resursointitarpeet ovat tarkentuneet. Taulukko 2. Hanketoimiston 1. vaiheen arvioidut resursointitarpeet vuosille 2016-2019
27 (31) Muita tunnistettuja, hankkeen myöhemmissä vaiheissa konkretisoituvia osaamis- ja resurssitarpeita ovat mahdollisesti: Viestintäkoordinaattori Koulutuskoordinaattori/kouluttajat Laatukoordinaattori Palvelumuotoilija/-päällikkö Käyttöönoton projektipäälliköt Käyttötuki-/palvelupisteasiantuntija Hankkeen ensimmäisen vaiheen (2016-2019) kustannukset on jaettu oletettavasti mukaan lähteville organisaatioille taulukon 3 mukaisesti. Jakoperusteena laskennassa on käytetty organisaation järjestämisvastuulla olevan väestöpohjan suhteellista osuutta. Laskelmassa on näkyvissä eriteltynä investointeja ja hanketoimistoa koskevat kuluerät kolmelle vuodelle. Syksyn 2016 aikana organisoinnista sekä hankkeen käynnistyksestä tai kilpailutuksen valmistelusta mahdollisesti aiheutuvat kustannukset on jaksotettu yhteen vuoden 2017 kustannusten kanssa. Taulukko 3. Hyvinvointipalvelujen tietojärjestelmäuudistamisen 1. vaiheen kustannusarvio ja erittely organisaatioittain vuosille 2016 2019
28 (31)
29 (31) 6 HANKKEEN RAKENTEET 6.1 Hanke- ja projektiorganisaatio Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmien kansallinen uudistaminen on laajamittainen, vahvaa sitoutumista ja resursointia vaativa hanke. Hanketta varten perustetaan hankeorganisaatio (alustava malli kuvassa 8), joka koostuu hankkeen omistajasta, strategisen tason ohjauksesta vastaavasta ohjausryhmästä sekä hanketoimistosta, joka vastaa hankkeen sidosryhmien, toimintojen ja yksittäisten toimijoiden operatiivisesta johtamisesta. Hankeorganisaation keskeiset roolit on kuvattu tarkemmin luvussa 6.2. Isäntäorganisaatio STRATEGINEN TASO Hankkeen onnistumisen Skaalautuva hanketoimisto edellytyksenä on, että kaikki mukana olevat organisaatiot ovat edustettuina sekä ohjausryhmässä että projektiryhmässä. Ryhmissä tulee olla moniammatillista näkemystä sosiaali- ja terveydenhuollon ydintoiminnasta sekä tietohallinnosta. OPERATIIVINEN TASO PR-JORY PR-JORY PR-JORY PR-JORY
30 (31) Kuva 8. Hankeorganisaatio (kuva tulee päivittymään hankkeen jatkovalmistelun yhteydessä) Hankeorganisaatio muodostetaan tarpeen mukaisella kokoonpanolla ja sitä skaalataan vastaavalla tavalla tarpeen mukaan kuin hankkeen tehtäviä. Hankkeen ja hanketoimiston roolien lisäksi hankkeeseen osallistuu eri sidosryhmiä sekä asiantuntijoita, joita kuvataan merkittävin osin viiteryhmässä. Hanketoimistoon kulloinkin nimetyt roolit muodostavat hankeryhmän tai -ryhmiä laajuudesta riippuen. Hankkeen hankepäällikkö, mahdollinen hankejohtaja, hanke- ja viestintäkoordinaattori sekä hankkeen projektien projektipäälliköt muodostavat hankeryhmän.
31 (31) 6.2 Rooli- ja tehtäväkuvaukset Hankesuunnitelman seuraavissa luvuissa kuvataan hankkeen keskeisimmät roolit ylätasolla. Roolien tarkemmat tehtävä- ja vastuukuvaukset on esitetty hankesuunnitelman liitteessä 2. Hallintamalli. Kuvaukset tulevat täsmentymän hankkeen ja seuraavien vaiheiden suunnitelmien edetessä. 6.2.1 Isäntäorganisaatio Isäntäorganisaatio on hankkeen päävastuullinen omistajataho, jonka tehtävävastuulla on mahdollisen valtionavustuksen / ulkoisen rahoituksen hakeminen osallistuvien sote-organisaatioiden väliset sopimukset hankkeen kustannusseuranta ja laskutus hanketoimiston perustaminen ja hankepäällikön nimeäminen hanketoimiston työn ohjaus ja valvonta Hankkeelle nimetään isäntäorganisaation puolesta hankkeen vetovastuullinen omistaja, joka vastaa isäntäorganisaation nimissä hanketoimiston työn ohjauksesta ja valvonnasta. Edellä kuvattu isäntäorganisaatiomalli on ollut käytössä edeltävässä UNA -hankkeessa ja Hanko -projektissa. UNA -jatkohankkeen osalta on keskusteltu vaihtoehtona yhteisomistetun yhtiön perustamisesta, jonka rooli mahdollisena isäntäorganisaationa on vielä neuvoteltavana. Hankesuunnitelmaa ja sen liitteenä olevaa hallintamallia tullaan päivittämään jatkovalmistelun yhteydessä syntyvien päätösten mukaisesti. 6.2.2 Ohjausryhmä Ohjausryhmä on strateginen, hankkeen ylintä toimivaltaa käyttävä elin, jonka tärkein tehtävä on varmistaa sopijapuolten johdon strategisen yhteistyön ohjaus ja tuki sekä hankekokonaisuuden johtaminen. Ohjausryhmä kootaan asiakasorganisaatioiden sekä keskeisten hankkeeseen liittyvien organisaatioiden avainhenkilöistä, hankkeen omistajasta, hankepäälliköstä sekä optionaalisesta hankejohtajasta. Periaate on, että hankkeen ohjausryhmään osallistuu yksi (1) päätösvaltainen edustaja ja hänelle varajäsen kustakin hankkeeseen osallistuvasta sote-organisaatiosta. Mikäli organisaatioiden määrä on enemmän kuin 25, edustus valitaan sairaanhoitopiirikohtaisesti. Ohjausryhmän kokonpanossa tulee huomioida eri sotepalveluiden näkökulmien riittävä edustus. Ohjausryhmän keskeisiä tehtäviä ovat: Hankkeen yhteisistä tavoitteista, periaatteista ja linjauksista päättäminen Hankesuunnitelman hyväksyminen, suunnitelman toteutumisen ohjaus ja seuranta Hankkeen toimintaedellytysten luominen ja hankepäällikön tukena toimiminen Muutosehdotusten käsittely ja hyväksyntä Hankkeen tehtävien priorisointi ja muutospyyntöjen käsittely hankepäällikön esitysten pohjalta Hankkeen väli- ja lopputulosten hyväksyminen Hankkeen päättäminen ja loppuraportin hyväksyminen
32 (31) Ohjausryhmän kokoonpano hankkeen käynnistyessä on kerrottu taulukossa 4: Taulukko 4. Hankkeen ohjausryhmän kokoonpano Organisaatio Jäsen Roolit Yhteystiedot Varajäsen 6.2.3 Hanketoimisto Kansallisen hyvinvointitietojärjestelmäyhteistyön jatkuvuus edellyttää hankkeen vahvaa hallintaa ja hankkeeseen osallistuvien toimijoiden selkeää organisointia, roolitusta ja suunnitelmallista resursointia. Hankehallinnan ja sitä hoitamaan perustettavan hanketoimiston tehtävänä on toteuttaa hankkeen yhteistyöstrategiaa koordinoimalla hankeorganisaation kaikkien osapuolten välisiä toimintoja. Koordinoinnilla tarkoitetaan tässä yhteydessä osapuolten välisen yhteistyön, hankkeessa käynnistettävien muutosten ja projektien muodostaman kokonaisuuden hallintaa sekä viestintää hankkeen johdon ja muiden toimintojen välillä. Hanketoimiston tehtävänä on myös koota yhteen parhaat resurssit olemassa olevista organisaatioista ja organisoida sekä käynnistää käytännön toimenpiteet muutosten läpiviemiseksi. Hanketoimiston roolissa korostuvat sekä ihmisten johtamisen että asioiden hallinnan näkökulmat (kuva 9), joihin liittyvät osaamisvaateet on syytä huomioida hanketoimiston resursoinnissa.
33 (31) Kuva 9. Hanketoimiston hallinnan ja johtamisen näkökulmat.
34 (31) Hanketoimiston tehtävät, roolit ja toiminnot kuvataan moduuleina, jotka kehittyvät ja skaalautuvat hankkeen edetessä. Sitä mukaa, kun hanketoimiston organisointi ja tehtävät tarkentuvat, voidaan moduuleista valita käyttöönotettavaksi ne toiminnot, joita hankkeen kulloisessakin vaiheessa tarvitaan. Hanketoimiston moduulirakennetta on kuvattu hankeorganisaatiota esittävässä kuvassa 8, sivulla 23. Tarkemmalla tasolla moduulit on kuvattu liitteessä 2. Hallintamalli. Hanketoimiston päävastuullinen henkilö on hankepäällikkö, joka vastaa hankkeen käytännön johtamisesta ja toimii hankkeessa projektipäälliköiden työnjohtajana. Hankepäällikkö valmistelee hankkeeseen liittyvät keskeisimmät päätösehdotukset ja raportoi hankkeesta hankkeen ohjausryhmälle. Hanketoimiston kokoonpano hankkeen käynnistyessä on kerrottu taulukossa 5: Taulukko 5. Hanketoimiston kokoonpano hankkeen käynnistyessä Jäsen Roolit Organisaatio Yhteystiedot 6.2.4 Projektiryhmät Hankkeen edetessä hankkeen tehtäviä tullaan toteuttamaan projekteina. Projektien asettamis- ja organisointikäytännöt sekä hanketoimiston alaisuuteen tulevien projektien käynnistämistoimenpiteet tullaan kuvaamaan osaksi hallintamallia (liite 2) hanketoimiston perustamisen ja organisoitumisen jälkeen. Perustettavien projektien organisaatio ja rakenteet sekä tavoitteet, aikataulut ja budjetit on luontevaa kuvata projektikohtaisissa projektisuunnitelmissa. Hankkeen ja sen alaisuudessa toimivien projektien onnistumisen yhtenä edellytyksenä on, että kuhunkin projektiin ja tehtävään saadaan kiinnitettyä osaamiseltaan ja saatavuudeltaan riittävä resursointi. Hankkeeseen osallistuvat organisaatiot mukaan lukien organisaatioiden omistamat ICT -yhtiöt ovat tässä kohtaa avainasemassa sitoutumisen ja omien resurssien käytön mahdollistamiseksi. Vaikka hanketoimisto pyrkii skaalautumaan hankkeen muuttuviin tarpeisiin myös resurssienhallinnan avulla, on osallistuvien organisaatioiden tärkeä varautua kiinnittämään omat asiantuntijaresurssit mukaan käynnistyviin projekteihin. Hanketoimisto auttaa resurssitarpeiden arvioinnissa ja määrittämisessä. 6.3 Projektin sidosryhmät ja sidoshankkeet Hankkeen sisäisinä sidosryhminä on tunnistettu muun muassa hankkeeseen osallistuvien kuntien ja kuntayhtymien sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja tuottavat yksiköt ja niiden henkilöstö, näille