Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry MENETTELYTAPASÄÄNTÖ Vahvistettu Partioneuvostossa 23.11.2013 1. MENETTELYTAPASÄÄNNÖN TARKOITUS Menettelytapasääntö täydentää yhdistyksen voimassaolevia sääntöjä. (LIITE). Menettelytapasäännön tarkoituksena on ohjata yhdistyksen toimielinten toimintaa sekä niiden päätösvallassa olevien asioiden johtamista ja toteuttamista. Yhdistyksen sääntöjen 21 mukaisesti menettelytapasäännön vahvistaa partioneuvosto. Partioneuvosto valvoo menettelytapasäännön pysymistä ajan tasalla. 2. JÄSENKOKOUS Jäsenkokous on yhdistyksen ylin päättävä elin. 2.1 Varsinainen jäsenkokous Varsinaisen jäsenkokouksen käsittelemät asiat on todettu säännöissä. Lisäksi jäsenkokous päättää valtakunnallisten suurleirien ja suurtapahtuminen järjestämisestä. Jäsenkokouksella tulee olla sekä suomen- että ruotsinkielinen pöytäkirjanpitäjä. Kokous vahvistaa menettelytapansa. Malli jäsenkokouksen menettelytapasäännöksi on LIITTEESSÄ. Jäsenkokouksessa käsiteltäviin asioihin liittyvä kokousmateriaali on lähetettävä jäsenille samanaikaisesti kokouskutsun kanssa. Mikäli tämä ei ole jonkin yksittäisen asian kohdalla mahdollista, voi kokous silti käsitellä asian. Jäsenkokouksen valmistelee ja sille esitykset tekee yhdistyksen hallitus. Hallitus vastaa kokouksen järjestelyistä ja asioiden esittelystä kokouksessa. 2.2 Ylimääräinen jäsenkokous Ylimääräisen jäsenkokouksen koollekutsuminen on määritelty säännöissä. Partioneuvoston täydentämiseksi partioneuvoston jäsenen tai varajäsenen erottua tehtävästään ylimääräinen jäsenkokous voidaan järjestää partioneuvoston kokouksen yhteydessä siten, että A-jäsenet yhteisellä sopimuksella lähettävät kokoukseen vain yhden edustajan. Ylimääräisen jäsenkokouksen on tällöin oltava päätöksissään yksimielinen. 3. PARTIONEUVOSTO 3.1 Partioneuvoston tehtävät Partioneuvosto on yhdistyslain tarkoittama valtuutettujen kokous ja se toimii jäsenkokousten välillä yhdistyksen ylimpänä päätöksentekoelimenä ja käyttää yhdistyksen päätösvaltaa. Partioneuvosto seuraa jäsenkokouksen hyväksymän strategian ja kaksivuotispainotusten toteutumista vuosisuunnittelussa. Partioneuvosto päättää sääntömääräisten asioiden lisäksi - partio-ohjelman tavoitteista ja ikäkausijaosta - koulutusjärjestelmän tavoitteista -partion toimintaperiaatteita koskevista linjauksista, jotka koskevat laajasti partioliikettä tai piirejä ja keskusjärjestöä yhdessä
- partiopiirien toiminta-alueista - valtion yleisavustuksen jakotavasta keskusjärjestön ja piirien kesken - sellaisista järjestön yhteisistä asioista, joihin edellytetään A-jäsenten resursseja sekä asioista, joilla on vaikutus A- jäsenten edellä mainittuihin resursseihin; tällaisia asioita on esimerkiksi adventtikalenterin tuottojen jakosuhde - yhdistyksen talouden kannalta merkittävän omaisuuserän luovuttamisesta - valtakunnallisten suurleirien ja suurtapahtumien tavoitteista - kansainvälisen vaikuttamisen päätavoitteista - jäsenkokoukselle annettavasta lausunnosta hallituksen tekemään strategiaesitykseen - jäsenkokoukselle annettavasta lausunnosta hallituksen tekemään esitykseen toiminnan painotuksiksi tulevalle kaksivuotiskaudelle - jäsenkokoukselle annettavasta lausunnosta hallituksen tekemään peruskirja- ja sääntömuutosesitykseen sekä - yhdistyksen jäsenyyksistä muissa yhdistyksissä; ja nimeää - kansainväliset asiamiehet (WAGGGS ja WOSM). 3.2 Partioneuvoston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat Partioneuvoston puheenjohtaja johtaa partioneuvoston työskentelyä. Puheenjohtajan ollessa estynyt puhetta kokouksessa johtaa ja hänen sijaisenaan toimii ensimmäinen varapuheenjohtaja ja hänen ollessaan estynyt toinen varapuheenjohtaja. Varapuheenjohtajat valitaan partioneuvoston kaksivuotiskauden ensimmäisessä kokouksessa kaksivuotiskaudelle. Varapuheenjohtajat valitaan partioneuvoston keskuudesta. Partioneuvoston puheenjohtaja vastaa partioneuvoston työskentelystä ja sen kehittämisestä. Partioneuvoston puheenjohtaja huolehtii osaltaan yhdistyksen edustamisesta hallituksen kanssa sovittavalla tavalla. Partioneuvoston puheenjohtaja vastaa siitä, että hallituksen ja Partioneuvoston välinen työnjako toteutuu sääntöjen ja menettelytapasäännön mukaisesti. Partioneuvoston puheenjohtaja osallistuu hallituksen kanssa partioneuvoston kokousten ja jäsenkokousten valmisteluun. Valmisteluvastuu on hallituksella. Partioneuvoston puheenjohtajalla on sääntöjen mukaan oikeus kutsua partioneuvosto koolle tarvittaessa. 3.3 Partioneuvoston jäsen Partioneuvoston jäsenet ja varajäsenet valitaan kunkin varsinaisen jäsenen asettamista ehdokkaista. Partioneuvoston jäsenen tulee toimessaan edistää valtakunnallisen partiotoiminnan menestymistä. Tämä edellyttää, että partioneuvoston jäsenellä on hyvä oman alueensa ja valtakunnallisen partiotoiminnan tuntemus. Partioneuvoston jäsen huolehtii partioneuvoston tekemien päätösten tiedotuksesta oikeille tahoille piirissään. 3.4 Partioneuvoston kokoukset Yhdistyksen sääntömääräiset asiat käsitellään partioneuvoston kevät- ja syyskokouksissa. Partioneuvoston kokouksissa on äänioikeus partioneuvoston varsinaisilla jäsenillä, tai varsinaisen jäsenen ollessa estynyt, varajäsenellä. Partioneuvoston kokouksissa käsiteltävät asiat esittelee hallitus, jonka jäsenillä, toiminnanjohtajalla sekä johtoryhmällä on läsnäolo- ja puheoikeus partioneuvoston kokouksissa. Lisäksi Finlands Svenska Scouter rf:n toiminnanjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa. Partioneuvosto voi erillisellä päätöksellä tarvittaessa antaa läsnäolo- ja puheoikeuden muillekin partioneuvoston kokouksessa. Yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että partioneuvostolla on käytettävissään tarpeelliset sihteeripalvelut. 3.5 Partioneuvoston työskentelytavat Partioneuvoston kokoukset kutsuu koolle hallitus tai partioneuvoston puheenjohtaja. Partioneuvoston kokouksen valmistelee ja sille esitykset tekee yhdistyksen hallitus. Hallitus vastaa kokouksen järjestelyistä ja asioiden esittelystä kokouksessa. A-jäsenet voivat tehdä hallitukselle A-jäsenaloitteen, jonka tulee olla vähintään kahden A-jäsenen allekirjoittama. Aloitteen tulee käsitellä jotakin asiaa, johon hallituksen toivotaan puuttuvan tai antavan ratkaisun. Hallitus raportoi aloitteiden pohjalta tekemistään päätöksistä partioneuvostolle. Partioneuvosto päättää toimenpiteistä
raportin kuultuaan. Jotta hallitus ehtisi käsitellä aloitetta ennen partioneuvoston kokousta, tulee aloitteen olla hallituksen sihteerillä vähintään yhtä kuukautta ennen partioneuvoston kokouksen alkamista. A-jäsenaloitteet eivät rajoita partioneuvosten jäsenten oikeutta tuoda asioita kokouksen käsiteltäväksi, tehdä asia-, päätös- tai muutosesityksiä, tai muutoinkaan käyttää heille yhdistyslain tarkoittaman valtuuston jäseninä kuuluvia oikeuksia. A-jäsenet voivat esittää hallitukselle A-jäsenkysymyksen, johon hallitus antaa vastauksen partioneuvoston kokouksessa. Kirjallinen kysymys tulee olla hallituksen sihteerillä kahta viikkoa ennen partioneuvoston kokouksen alkamista. Partioneuvoston menettelytavat on määritelty LIITTEESSÄ 4. HALLITUS 4.1 Hallituksen tehtävät Yhdistyksen hallitus vastaa yhdistyksen toiminnan johtamisesta apunaan yhdistyksen keskustoimiston henkilökunta. Hallitus ohjaa valiokuntien toimintaa toiminnanalasta vastaavien hallituksen jäsenten kautta. Hallituksen sääntömääräiset tehtävät on määritelty säännöissä 15. Lisäksi hallitus päättää - poikkeamisesta partioneuvoston hyväksymästä toimintasuunnitelmasta strategian ja kaksivuotispainotusten puitteissa - varojen käytöstä talousarvion antamissa rajoissa - pysyvistä ryhmistä ja niiden perustehtävistä - järjestöllisten projektien tavoitteista, milloin ne eivät kuulu partioneuvoston toimivaltaan - järjestöllisten projektien ryhmistä ja ohjausryhmistä ja niiden toimeksiannoista - yhdistyksen toimintaperiaatteista ja toimintaa koskevasta ohjeistuksesta sääntöjen ja menettelytapasäännön puitteissa - asioista, jotka kuuluvat useamman kuin yhden valiokunnan vastuualueeseen ja ovat yhdistyksen toiminnan kannalta tai taloudellisesti merkittäviä - asioista, jotka kuuluvat yhden valiokunnan toimialaan, mutta vaikuttavat laajasti partiotoimintaan tai ovat taloudellisesti merkittäviä - yhdistyksen edustajista ja toimintaperiaatteista muissa yhteisöissä sekä - yhdistyksen henkilöstöä koskevat ohjesäännöt; nimeää - valiokuntien jäsenet - järjestön julkaisujen päätoimittajat - hallituksen alaisten ryhmien puheenjohtajat ja jäsenet sekä - järjestöllisten projektien, ryhmien ja ohjausryhmien puheenjohtajat ja jäsenet; vastaa - jäsenkokousten ja partioneuvoston kokousten koollekutsumisesta - jäsenkokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelusta (päätösesitykset), kokousjärjestelyistä sekä jäsenkokouksen päätösten täytäntöönpanosta - partioneuvostossa käsiteltävien asioiden valmistelusta (päätösesitykset), kokousjärjestelyistä sekä partioneuvoston päätösten täytäntöönpanosta - jäsenrekisteristä, jäsenluettelosta ja jäsenmaksujen keräämisestä; valvoo - toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttamista -. yhdistystä koskevien kehittämissuunnitelmien toteutusta - yhdistyksen etua omistajan ominaisuudessa yhdistyksen omistamissa yhtiöissä; sekä edustaa yhdistystä. Hallituksessa käsiteltävien asioiden esittelystä vastaavat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, hallituksen jäsenet, johtoryhmän jäsenet ja partioneuvostoa koskevien asioiden osalta partioneuvoston puheenjohtaja.
Hallitus voi asettaa työvaliokunnan valmistelemaan hallituksessa, partioneuvostossa ja jäsenkokouksessa käsiteltäviä asioita ja päättämään sille delegoimistaan asioista. Työvaliokunnan tehtävät on kuvattu kohdassa 4.3. Lisäksi hallitus voi asettaa tarpeelliseksi katsomiaan työryhmiä ja määrittelee niiden tehtävät. 4.2 Yhdistyksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja Puheenjohtajien tehtävät on koottu yhteiseksi ns. tehtäväsalkuksi, jotka puheenjohtaja jakaa itselleen, varapuheenjohtajalle tai jollekin muulle hallituksen jäsenelle. Puheenjohtajat esittelevät hallitukselle toimikautensa alussa sovitun keskinäisen työnjakonsa sekä vuosittain suunnitelman siitä, kuinka hallitusta ja partioneuvostoa käytetään toimintakauden aikana järjestön johtamisessa Puheenjohtajien tehtäviin kuuluvat seuraavat tehtävät: - strategian johtaminen (partioliikkeen strategian valmistelun ja sen toteuttamisen johtaminen) - jäsenmäärän kehityksen seuraaminen ja kasvutoimenpiteiden kehittäminen - toiminnan johtaminen (toiminnan arviointi, vuosisuunnitteluprosessi, toimintasuunnitelman toteutus, projektien kokonaisuus) - keskusjärjestön kehittämiskokonaisuuden johtaminen - edunvalvonta - yhteiskuntasuhteet, erityisesti yhteydenpito valtakunnallisiin sidosryhmiin yhteistyössä yhteiskuntasuhteista vastaavan hallituksen jäsenen ja Y-ryhmän kanssa - kansainväliset suhteet yhteistyössä kv-asiamiesten kanssa - partion ulkoinen kuva - järjestösuhteet (mm. keskusjärjestö, piirit, muut valtakunnalliset järjestöt) - ansiomerkit - esimiestyö (johtava toimihenkilö, hallituksen jäsenet) - erilaiset järjestön projektit - valmistelun koordinointi eri valiokuntien välillä - yhdistyksen edustaminen - valtakunnallisen ruotsinkielisen toiminnan toteuttamisen valvonta yhteistyösopimuksen puitteissa. (Yhteistyösopimus LIITTEENÄ) Yhdistyksen puheenjohtaja - johtaa puhetta hallituksen kokouksessa - vastaa yhdistyksen johtamisjärjestelmän toimivuudesta - johtaa hallituksen kokousten valmistelua - johtaa jäsenkokouksen ja partioneuvoston kokouksen valmistelua - valvoo hallituksen päätösten toimeenpanoa - vastaa yhdistyksen henkilöstöpoliittisista linjauksista ja toimii yhdistyksen toiminnanjohtajan esimiehenä Yhdistyksen varapuheenjohtaja - johtaa puhetta hallituksen kokouksessa hallituksen puheenjohtajan ollessa estynyt; - hoitaa yhdistyksen puheenjohtajan tehtäviä, jos yhdistyksen puheenjohtaja on pysyvästi estynyt toimimaan tehtävissään, siihen asti kunnes jäsenkokous valitsee yhdistykselle uuden puheenjohtajan; 4.3 Työvaliokunta Työvaliokunnan muodostavat yhdistyksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä yhdistyksen toiminnanjohtaja. Hallitus voi tarpeen mukaan täydentää työvaliokuntaa yhdellä tai kahdella hallituksen jäsenellä. Yhdistyksen puheenjohtaja toimii työvaliokunnan puheenjohtajana. Työvaliokunta valmistelee jäsenkokouksen, partioneuvoston ja hallituksen kokoukset sekä niissä käsiteltävät asiat. Työvaliokunta koordinoi yhteiskuntasuhteita, ansiomerkkitoimintaa sekä yhteyksiä henkilöihin, jotka toimivat partion edustajina muissa yhdistyksissä. Lisäksi hallitus voi antaa työvaliokunnalle muita tehtäviä. Työvaliokunnan päätöksistä pidetään pöytäkirjaa, joka toimitetaan hallitukselle, tai päätökset dokumentoidaan hallituksen pöytäkirjaan tiedoksi.
4. 4 Hallituksen jäsenet Hallituksen jäsen on yhdistyslain mukaan vastuussa koko yhdistyksen toiminnasta ja näin ollen hallituksen jäsenen tehtävänä on ensisijaisesti edistää koko yhdistyksen etua. Hallituksen jäsenet vastaavat kukin yhden hallituksen alaisen valiokunnan toiminnasta tai valinnan yhteydessä nimetystä vastuualueesta. Yhdistyksen organisaatioon kuuluu kuusi hallituksen alaista valiokuntaa, jotka vastaavat alue-, kasvatus-, vapaaehtoistuen, viestintä-, talous- ja kansainvälisten yhteyksien toiminnanaloista, kukin yhdestä. Hallitus nimeää valiokunnan puheenjohtajan ja jäsenet, valiokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Partioneuvosto voi lisäksi erityistä isoa yhdistyksen projektia tai muuta tehtävää varten valita enintään 2 hallituksen jäsentä, jotka kukin siinä tehtävässä vastaavat ko. projektin suunnittelusta, budjetoinnista, toteutuksesta, raportoinnista sekä koordinoinnista eri toimialojen kanssa. 4.5. Valiokunnat Valiokunnat vastaavat hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti oman toiminta-alueensa suunnittelusta, budjetoinnista, asioiden valmistelusta hallitukselle päätettäväksi ja päätösten toteuttamisesta. Valiokunta toimii oman alueensa asiantuntijana ja vastaa toiminnanalansa toimintasuunnitelman toteutuksesta, seurannasta, raportoinnista ja valvonnasta. Valiokunta huomioi työssään kaksikieliset tavoitteet. Valiokunta tukee piirejä ja keskusjärjestön organisaatiota omalla toiminnanalallaan. Valiokuntien jäsenmäärä voi vaihdella tilanteen mukaan. Jäsenmäärä suositellaan olevan vähintään kuusi ja jokaisella valiokunnan jäsenellä on nimetty tarkoituksenmukainen pesti. Valintoja tehtäessä on kiinnitettävä huomiota kunkin tehtävän pätevyysvaatimuksiin sekä jatkuvuuteen. Tehtäviensä toteuttamiseksi valiokunnat voivat toiminnanalansa ja talousarvion antamissa rajoissa perustaa tarvittavan määrän projektiluontoisia ryhmiä, joiden jäsenet hallitus vahvistaa. Hallitus päättää valiokunnan puheenjohtajan ja jäsenten valinnasta asianomaisesta toiminnanalasta vastaavan hallituksen jäsenen esittelystä. 4.5.1 Aluevaliokunta Aluevaliokunta vastaa keskusjärjestön tekemästä aluetyöstä, jossa luodaan puitteita hyvälle lippukuntatoiminnalle koko maassa, tuetaan piirien tekemää aluetyötä ja välitetään lippukuntien ääntä keskusjärjestöön. Aluevaliokunta vastaa lippukuntien toimintaa koskevan tutkimus- ja tilastotiedon keruusta, jakamisesta toiminnanalojen käyttöön, analysoinnista ja tietotuotteiden hyödyntämisen edistämisestä. Aluevaliokunta seuraa partion jäsenmäärän kehittymistä, edistää partiotarjonnan kattavuutta ja varmistaa yhdessä piirien kanssa lippukuntien perustamistyön aktiivisen ylläpidon. 4.5.2 Kasvatusvaliokunta Kasvatusvaliokunnan tehtävänä on varmistaa että käytössä oleva partio-ohjelma on laadukasta ja vastaa tarpeeseen kaikkina aikoina, ja että sitä toteutetaan monipuolisesti kaikkialla Suomessa. Kasvatusvaliokunta pitää yllä ymmärrettävää kuvaa partiokasvatuksesta. Kasvatustoiminnanala vastaa ja kehittää keskusjärjestön vastuulla olevia partion kohderyhmälle suunnattuja ohjelmatapahtumia. Kasvatustoiminnanala tukee piirejä lippukunnissa tapahtuvan partiokasvatuksen toteuttamisessa. 4.5.3 Vapaaehtoistuen valiokunta Vapaaehtoistuen valiokunta vastaa partiossa vapaaehtoistyössä toimivien henkilöiden tukemisesta keskusjärjestössä ja piireissä, turvallisuusjohtamisesta sekä koulutusyhteistyöstä muiden järjestöjen kanssa. Valiokunta kehittää ja ylläpitää partion koulutus- ja pestijärjestelmää, järjestää koulutustapahtumia, huolehtii ylimmän partiojohtajakoulutuksen järjestämisestä, kehittää vapaaehtoisten tuen muotoja keskusjärjestö-, piiri- ja lippukuntatoimijoille sekä kehittää turvallisuusjohtamisen ohjeistuksia ja käytäntöjä. 4.5.4 Viestintävaliokunta Viestintävaliokunta vastaa partion sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Viestintävaliokunta tukee muita toiminnanaloja viestinnän keinoin. Viestinnän kokonaisuutta käsitellään partioliikkeen ja keskusjärjestön kannalta.
Valiokunta toteuttaa ja kehittää yhdistyksen viestintää. 4.5.5 Talousvaliokunta Talousvaliokunta vastaa järjestön taloudellisesta turvallisuudesta, riskienhallinnasta ja operatiivisista riskeistä. Talouden kokonaisuutta tarkastellaan keskusjärjestön, eri partiopiirien, muiden partioyhteisöjen ja myös partioliikkeen kannalta. Valiokunta valvoo ja kehittää yhdistyksen taloudenhoitoa, riskienhallintaa ja varainhankintaa. Talousvaliokunta tuottaa taloutta koskevaa tietoa päätöksenteon avuksi hallitukselle, valiokunnille ja Partioneuvostolle. Talousvaliokunnan tehtäviin kuuluvat myös ICT- asiat sekä yhdistyksen varallisuudesta ja varainkeruusta huolehtiminen. Talousvaliokunnalle kuuluu myös järjestön Yhteiskuntasuhteista huolehtiminen 4.5.6 Kansainvälisten yhteyksien valiokunta Kansainvälisten yhteyksien valiokunta vastaa järjestön suhteista ja vaikuttamisesta maailmanjärjestöihin sekä suhteista muiden maiden partiojärjestöihin hallituksen ja partioneuvoston linjausten mukaisesti. Valiokunta vie eteenpäin kansainvälisen partioliikkeen tavoitteita Suomessa ja osallistuu kansainvälisen partioliikkeen linjausten valmisteluun ja niistä päättämiseen. Valiokunta varmistaa yhteistyössä muiden toiminnanalojen kanssa, että kansainväliset mahdollisuudet ja palvelut tulevat hyödynnetyiksi mahdollisimman laajasti. Järjestöllä on kansainväliset asiamiehet WOSM ja WAGGGS, jotka partioneuvosto valitsee. Asiamiesjärjestelmä on kansainvälinen ja perustuu maailmanjärjestöjen päätöksiin. Kansainväliset asiamiehet toimivat maailmanjärjestöjen yhteyshenkilöinä Suomessa ja seuraavat, että järjestön toiminta on maailmanjärjestöjen peruskirjojen ja muiden kansainvälisen partioliikkeen jäsenyysvelvoitteiden mukaista. Toinen kv-asiamies toimii hallituksen jäsenenä. Tehtävänsä hoitamiseksi kansainvälisillä asiamiehillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus jäsenkokouksessa sekä partioneuvoston ja hallituksen kokouksissa. 4.6. Laajennetut valiokunnat Keskusjärjestön ja piirien yhteneviin toiminnanaloihin kuuluvat valiokunnat (aluevaliokunta, kasvatusvaliokunta, vapaaehtoistuen valiokunta, viestintävaliokunta ja talousvaliokunta) järjestävät laajennettuja valiokunnan kokouksia. Kukin piiri nimeää laajennettuun valiokuntaan yhden edustajan kaksivuotiskaudeksi. Edustajan on hyvä olla oman piirihallituksensa jäsen tai k.o. toiminnanalan johtaja. Piirit nimeävät edustajilleen myös varajäsenet. Laajennettu valiokunta sopii toiminnanalan sisäisistä piirien ja keskusjärjestön yhteisistä tavoitteista. Keskusjärjestön valiokunta valmistelee puheenjohtajansa johdolla laajennettujen valiokuntien kokoukset ja huolehtii siitä, että laajennetun valiokunnan käsittelyn tulokset toteutuvat toiminnanalalla. Laajennetun valiokunnan tehtävänä on: työskennellä ja tehdä päätöksiä valiokunnan toiminnanalaa koskevissa keskeisissä strategiaan, toiminnansuunnitteluun ja painotuksiin liittyvissä käytännön asioissa, sekä muissa käytännön asioissa joissa yhteistyö keskusjärjestön ja piirien välillä on erityisen tärkeää, valmistella asioita, jotka vaativat keskusjärjestöltä ja piireiltä merkittäviä taloudellisia, luottamus- tai toimihenkilöresursseja, pitää yllä säännöllistä ja toimivaa tiedonkulkua keskusjärjestön ja piirien välillä sekä piirien kesken sovittaa yhteen keskusjärjestön ja piirien vuosisuunnittelua ja lisäksi piirit tekevät tarvittaessa esityksiä valiokunnan päätöksentekoon liittyvissä asioissa. 5. LUOTTAMUSHENKILÖN PESTI KESKUSJÄRJESTÖSSÄ 5.1 Yleistä Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n organisaatiossa toimivat luottamushenkilöt työskentelevät valtakunnallisen partion edustajina päämääränään valtakunnallinen partiotoiminnan menestys. Yhdistyksessä on käytössä partiopesti, johon kuuluu luottamustehtävän sisällöstä ja menettelytavoista sopiminen. Pestaamisesta on vastuussa kyseisen organisaatioyksikön johtaja. Pestaamiseen kuuluu tehtävän sisällöstä ja kestosta sopimisen lisäksi myös tuesta, koulutuksesta, arvioinnista ja palautteesta huolehtiminen koko pestin ajan. Kullekin yhdistyksen pestissä toimivalle ja yhdistystä muissa yhdistyksissä, yhteistyötahoissa tai yhtiöissä edustavalle henkilölle määritellään pestikeskustelussa tehtävän vastaanottamisesta seuraavat vastuut ja valtuudet.
Pestikeskustelu suositellaan pidettäväksi ennen pestin aloittamista, kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluttua pestin aloittamisesta. Lisäksi pesti tulee tarkistaa vuosittain omana keskustelunaan. Luottamushenkilön tulee kouluttautua tehtäväänsä ja pestaajan on tarjottava henkilölle tehtävän hoidossa tarvittava perehdytys, koulutus ja tuki. Hallitus vahvistaa kaikki keskeiset pestit kuten valiokuntien ja toimikuntien jäsenyydet. Hallituksella on myös oikeus päättää pesti kesken kauden, mikäli luottamushenkilö ei toimi pestattaessa sovittujen periaatteiden mukaisesti. Samassa yhteydessä on hallituksen päätöksellä keskustoimisto oikeutettu sulkemaan ko. henkilön sähköiset asiointitilit ja oikeudet. Hallituksen jäsenten pestikeskusteluista vastaa hallituksen puheenjohtaja. 5.2 Pestin pituus Yhdessä pestissä voi toimia yhtäjaksoisesti korkeintaan kuusi vuotta. Pestin pituus määritellään pestattaessa. Säännöt määrittelevät eräiden pestien pituudeksi kaksi vuotta. Keskusjärjestön pysyvissä pesteissä yhden kauden pituus on kaksi vuotta, ellei sovita lyhyemmästä kaudesta. Projekteissa pestin pituus voi olla projektin pituinen tai korkeintaan kahden vuoden kausista koostuva. Jos henkilö valitaan johonkin pestiin ensimmäisen kerran ns. kesken olevalle kaudelle jonkin toisen henkilön tilalle, voi hän toimia samassa pestissä korkeintaan kolme täyttä kautta.. 5.3 Vaalit Jäsenkokouksen valitsemien järjestön puheenjohtajan, järjestön varapuheenjohtajan ja partioneuvoston puheenjohtajan vaalin valmistelee jäsenkokousta varten partioneuvoston asettama vaalitoimikunta. Partioneuvoston valitsemien hallituksen jäsenten ja yhdistyksen kansainvälisten asiamiesten vaalin valmistelee partioneuvoston asettama vaalitoimikunta. Vaalitoimikunta ei aseta ehdokkaita järjestykseen. Vaikka ehdokasasettelu kunkin hallituspaikan kohdalla päättyykin juuri ennen ko. vaalia, olisi suotavaa, että ehdokkaat olisivat jo tiedossa kokouskutsua postitettaessa. Hallituksen jäsenet valitsee partioneuvosto. Valiokunnan jäsenten rekrytoinnista vastaa valiokunnan puheenjohtaja, ja valinnat vahvistaa hallitus aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Kuitenkin näissä tehtävissä voi toimia yhtäjaksoisesti korkeintaan kuusi vuotta. Valiokunnan jäsenten vaihtumisessa tulee varmistaa jatkuvuus. Partioneuvosto valitsee yhdistyksen kaksi kansainvälistä asiamiestä (kv-asiamies, international commissioner, IC), joista toinen hoitaa yhteyksiä WAGGGSiin ja toinen WOSMiin. 6. VALTAKUNNALLINEN RUOTSINKIELINEN TOIMINTA Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry on kaksikielinen järjestö, joka huomioi toiminnassaan kaksikieliset tavoitteet. Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry ja Finlands Svenska Scouter rf ovat tehneet sopimuksen valtakunnallisen ruotsinkielisen partiotoiminnan järjestämisestä. ( LIITE) Sopimuksen mukaisesti FiSSc toimii valtakunnallisten ruotsinkielisten palveluiden järjestäjänä ja edustaa partiota suomenruotsalaisissa kulttuuriyhteisöissä. Lisäksi FiSSc toimii A-jäsenenä piirijärjestön tavoin vastaten kaikista partiopiirin tehtävistä ja palveluista ruotsinkielisille lippukunnille. Yhtenevien toiminnanalojen tapaamisiin FiSSc osallistuu samalla tavoin kuin piirit. Valtakunnallisen ruotsinkielisen toiminnan järjestämistä ohjaa jäsenkokouksen hyväksymä peruskirja sekä SP-FS:n hyväksymä strategia. Sopimuksen seuranta ja tehtävän hoitamisen valvonta on yhdistysten puheenjohtajien vastuulla. Tavoitteena on, että keskusjärjestön luottamustehtävissä on mukana myös äidinkieleltään ruotsinkielisiä henkilöitä. Projektien käynnistysvaiheessa määritellään ja kiinnitetään huomiota siihen, että lopputulokset palvelevat myös ruotsinkielisiä lippukuntia ja partiolaisia.
7. KESKUSTOIMISTO Yhdistyksen palkattu henkilöstö työskentelee keskustoimistossa. Ylempien toimihenkilöiden ja hallituksen toiminnan periaatteet sisältäen vastuut ja valtuudet vahvistetaan vuosittain hallituksen kokouksessa. Keskustoimiston henkilöstö auttaa hallitusta yhdistyksen johtamisessa ja toiminnan toteuttamisessa. Yhdistyksen toiminnanjohtaja toimii työnantajan edustajana keskustoimistossa ja on keskustoimiston johtaja. Toiminnanjohtajan esimies on järjestön puheenjohtaja. Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry on Partiotyönantajat Scoutarbetsgivarna ry:n jäsen ja noudattaa henkilöstöpolitiikassaan Pata-Scag ry:n hyväksymiä linjauksia. 8. TOIMINNAN SUUNNITTELU JA ARVIOINTI Yhdistyksen toiminnan suunnittelua toteutetaan kolmella eri tasolla: jäsenkokous hyväksyy strategian neljälle vuodelle, jäsenkokous hyväksyy toiminnan painotukset seuraavalle kaksivuotiskaudelle ja partioneuvosto hyväksyy vuosisuunnitelman ja talousarvion Toiminnan arviointi toteutetaan jäsenkokouksessa tiedoksi merkittävänä kaksivuotiskatsauksena, partioneuvoston hyväksymän vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen yhteydessä sekä partioneuvostossa tiedoksi merkittävän vuosittaisen toiminnan arviointi raportin muodossa. 8.1. Strategia Strategia on jäsenkokouksen hyväksymä asiakirja ja se ohjaa keskusjärjestön lisäksi myös piirijärjestöjen toiminnan suunnittelua. Strategian valmistelu toteutetaan mahdollisimman avoimesti niin, että sekä keskusjärjestön että piirijärjestöjen luottamushenkilöillä ja toimihenkilöillä sekä lippukuntatoimijoilla on mahdollisuus osallistua valmistelutyöhön. Strategian yhteydessä hyväksytään strategiakaudelle ns. Tähtikartta, johon sisällytetään sekä valtakunnalliset että kansainväliset suurtapahtumat. Hallitus vastaa strategian valmistelusta jäsenkokoukselle ja partioneuvosto antaa hallituksen esityksestä lausunnon jäsenkokoukselle. 8.2. Toiminnan painotukset seuraavalle kaksivuotiskaudelle Toiminnan painotukset seuraavalle kaksivuotiskaudelle on jäsenkokouksen hyväksymä asiakirja, joka pohjautuu strategiaan. Keskusjärjestön lisäksi se ohjaa myös piirijärjestöjen vuosisuunnittelua. Toiminnan painotusten yhteydessä hyväksytään lisäksi tapahtumakalenteri seuraavalle kaksivuotiskaudelle keskeisten tapahtumien osalta. Kaksivuotiskautta ohjaavan toiminnan painotusten valmistelu toteutetaan mahdollisimman avoimesti niin, että sekä keskusjärjestöjen että piirien luottamushenkilöillä ja toimihenkilöillä on mahdollisuus osallistua valmistelutyöhön. Hallitus vastaa toiminnan painotusten valmistelusta ja partioneuvosto antaa hallituksen esityksestä lausunnon jäsenkokoukselle. 8.3. Toimintasuunnitelma ja talousarvio Yhdistyksen vuosittain laadittava toimintasuunnitelma ja talousarvio perustuvat jäsenkokouksen hyväksymään strategiaan ja jäsenkokouksen hyväksymiin toiminnan kaksivuotispainotuksiin. Vuosisuunnittelua ohjaa lisäksi partioneuvoston hyväksymä Opus asiakirja, jossa määritellään keskusjärjestön ja piirien perustehtävät sekä keskinäinen työnjako lippukuntien tukemiseksi (LIITE). Toimintasuunnitelma tehdään toiminnanaloittain ja toimintasuunnitelmaan liitetään tarkennettu tapahtumakalenteri. Toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelee hallitus partioneuvoston hyväksyttäväksi. Yhtenevien toiminnanalojen osalta ja merkittävien keskusjärjestön ja piirien yhteistoimintojen osalta toimintasuunnitelma käsitellään laajennetuissa valiokunnissa ennen hallituksen esitystä partioneuvostolle.
Keskusjärjestölle kerättävä jäsenmaksu päätetään kahdeksi vuodeksi kerrallaan kautta edeltävän vuoden partioneuvoston kevätkokouksessa. Adventtikalenterin hinta ja jakosuhde sekä valtionavun jakosuhde vahvistetaan vuosittain edellisen vuoden partioneuvoston kevätkokouksessa. 8.4. Strategian arviointi Strategian toteutumista arvioidaan jäsenkokoukselle esitettävän kaksivuotiskatsauksen muodossa. Kaksivuotiskatsauksen valmistelee jäsenkokoukselle hallitus ja se merkitään tiedoksi jäsenkokouksessa. 8.5. Toiminnan arviointi Hallitus valmistelee partioneuvostolle vuosittain sääntömääräisen vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen, jotka antavat kattavan kuvan strategian pohjalta rakennetun toimintasuunnitelman toteutumisesta ja talousarviossa pysymisestä. Vuosikertomus sisältää riittävällä tasolla toiminnanalakohtaisen arvion tavoitteiden toteutumisesta toimintakauden aikana. Vuosikertomukseen sisältyy arvio strategian keskeisten tavoitteiden sekä kaksivuotispainotusten toteutumisesta kertomusvuonna, lippukuntien toiminnan keskeiset tunnusluvut, yhdistyksen luottamushenkilöille ja toimihenkilöille lähetetyn itsearviointikyselyn tulokset sekä toiminnanalojen arvioinnit suhteessa hyväksyttyyn toimintasuunnitelmaan Käsiteltyään vuosikertomuksen ja tilinpäätöksen partioneuvosto käy evästyskeskustelun seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelua varten. Vuosikertomukseen ja tilinpäätökseen perustuen hallitus voi julkaista ns. Vuosikirjan, joka on viestinnällisenä välineenä suunnattu partion ulkopuolisille yhteisöille ja yhteistyötahoille kertomaan partiotoiminnasta. 9. VOIMAANTULO Tämä asiakirja on hyväksytty 23.11.2013 partioneuvoston kokouksessa ja astuu voimaan 1.1.2014.
10. LIITTEET: - Peruskirja 15.11.2008 - Säännöt 4.12.2013 PRH - Jäsenkokouksen menettelytavat -mallisääntö - Partioneuvoston menettelytavat mallisääntö - Yhteistyösopimus valtakunnallisesta ruotsinkielisestä partiotoiminnasta 30.5.2013 - Keskusjärjestötyön käsikirja (voimassa, kunnes Opus hyväksytään) - Piirityön käsikirja (voimassa, kunnes Opus hyväksytään) - Opus piirien ja keskusjärjestön työnjako lippukuntien tukemisessa
Jäsenkokouksen menettelytavat Kukin jäsenkokous vahvistaa kokouksessa noudatettavat menettelytavat erikseen. Menettelytavat ovat seuraavat, ellei muuta ehdoteta: 1) Läsnäolo- ja puheoikeus on kaikilla partiojohtajavaltakirjan omaavilla henkilöillä, jotka ovat maksaneet jäsenmaksunsa. Äänioikeus on vain varsinaisten jäsenten valtuuttamilla kokousedustajilla. 2) Tarvittaessa varaedustaja saa toimia kokousedustajana, mikäli hänet on merkitty valtakirjaan. 3) Puheenvuorot pyydetään kättä nostamalla, ja ne myönnetään pyytämisjärjestyksessä. Puheenvuoron käyttäjä ilmoittaa puheenvuoronsa aluksi nimensä ja edustamansa piirin tai muun yhteisön, jos hän sellaista kokouksessa edustaa. 4) Hallituksen esitykset ovat käsittelyn pohjana. 5) Asioita käsiteltäessä käydään ensin yleiskeskustelu, jonka aikana ei tehdä muutos- tai lisäysehdotuksia. Yleiskeskustelun jälkeen asiat käsitellään yksityiskohtaisesti, jolloin muutos- tai lisäysehdotukset tehdään kirjallisina. 6) Ainoastaan kannatetut ehdotukset otetaan äänestyksiin. Kannatus tulee tehdä pyydetyssä ja myönnetyssä puheenvuorossa. 7) Mikäli asiassa ei ole tehty kannatettuja muutos- tai lisäysehdotuksia, päätökseksi tulee hallituksen esitys. Jos asiasta äänestetään, päätökseksi tulee se ehdotus, jota kannattaa enemmän kuin puolet äänestäneistä. Jos äänet menevät tasan, päätökseksi tulee se ehdotus, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. 8) Henkilövaaleissa kaikki tehdyt ehdotukset otetaan äänestykseen. 9) Järjestön puheenjohtajan, järjestön varapuheenjohtajan ja partioneuvoston puheenjohtajan vaalissa kaikki ehdokkaat asetetaan vastakkain ensimmäisessä äänestyksessä. Jos ehdokkaita on useampia kuin kaksi eikä yksikään heistä saa ensimmäisessä äänestyksessä ehdotonta ääntenenemmistöä, suoritetaan toinen äänestys kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä. Mikäli äänet menevät tasan äänestyksessä, vaali ratkaistaan arvalla. 10) Muissa henkilövaaleissa vaali toimitetaan siten, että jokainen äänioikeutettu edustaja voi äänestää enintään yhtä montaa ehdokasta kuin on valittavia. Eniten ääniä saaneet tulevat valituiksi. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa. 11) Vaalit on suoritettava suljetuin lipuin, milloin vähintään kaksi (2) äänivaltaista edustajaa sitä pyytää. 12) Kokous voi asettaa toimikuntia kokouksen aikana tehtyjen ehdotusten valmistelemiseksi ennen äänestystä. Toimikunnille annetaan kaikki käytettävissä oleva tieto asiasta ja mahdolliset muutosesitykset.
Partioneuvoston menettelytavat 1) Partioneuvoston kokouksessa on kullakin jäsenellä yksi ääni kutakin alkavaa 2000 kokousta edeltävän heinäkuun viimeisenä päivänä jäsenrekisterissä kirjattuna ollutta ja jäsenmaksun maksanutta partiolaistaan kohti. Partioneuvoston puheenjohtajalla on yksi ääni partioneuvoston kokouksissa. 2) Varsinaisen jäsenen ollessa estynyt äänivalta on hänen varajäsenellään. 3) Partioneuvoston varajäsenillä, yhdistyksen hallituksen jäsenillä, hallituksen tarpeelliseksi katsomilla toimihenkilöillä sekä partioneuvoston erikseen kutsumilla henkilöillä on läsnäolo- ja puheoikeus partioneuvoston kokouksissa. 4) Puheenvuorot pyydetään kättä nostamalla, ja ne myönnetään pyytämisjärjestyksessä. Keskustelun edistämiseksi puheenjohtaja voi myöntää lyhyitä repliikkipuheenvuoroja, jotka ohittavat puheenvuorojärjestyksen. 5) Hallituksen esitykset ovat käsittelyn pohjana. 6) Ainoastaan kannatetut ehdotukset otetaan äänestyksiin. Kannatus tulee tehdä pyydetyssä ja myönnetyssä puheenvuorossa. 7) Mikäli asiassa ei ole tehty kannatettuja muutos- tai lisäysehdotuksia, päätökseksi tulee hallituksen esitys. Jos asiasta äänestetään, päätökseksi tulee se ehdotus, jota kannattaa enemmän kuin puolet annetuista äänistä. Jos äänet menevät tasan, päätökseksi tulee ehdotus, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. 8) Henkilövaaleissa kaikki tehdyt ehdotukset otetaan äänestykseen. 9) Hallituksen jäsenen vaalissa kuhunkin tehtävään ehdolle asetetut ehdokkaat asetetaan vastakkain ensimmäisessä äänestyksessä. Jos ehdokkaita on useampia kuin kaksi eikä yksikään heistä saa ensimmäisessä äänestyksessä ehdotonta ääntenenemmistöä, suoritetaan toinen äänestys kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä. Mikäli äänet menevät tasan äänestyksessä, vaali ratkaistaan arvalla. 10) Muissa henkilövaaleissa vaali toimitetaan siten, että jokainen äänioikeutettu edustaja voi äänestää enintään yhtä montaa ehdokasta kuin on valittavia. Eniten ääniä saaneet tulevat valituiksi. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa. 11) Vaalit on suoritettava suljetuin lipuin, milloin vähintään yksi (1) äänivaltainen edustaja sitä pyytää.