Folkhälsanin ikäihmisten palvelujen käsikirja Osa I Folkhälsanin toiminta Osa II 1. Arvopohja, toiminnan kehys ja tavoitteenasettelu sekä toiminnan suunnittelu... 3 2. Henkilökunta ja kehitys... 7 3. Ikäihmisten palvelujen sidosryhmät ja yhteistyökumppanit... 19 4. Ikäihmisten palvelujen prosessit... 23 5. Toiminnan arviointi... 39 6. Tiedotus ja viestintä... 45 LIITTEET OSA III Yksikkömme toiminta Folkhälsan 2014 Taitto: Christian Willför, ADD Painomeklari: ADD www.folkhalsan.fi Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
Lukijalle Folkhälsan järjestää laaja-alaista ja monipuolista toimintaa, joka tavoittaa suuren osan Suomen ruotsinkielisestä väestöstä. Yksi keskeisistä tavoitteistamme on tarjota laadukkaita sosiaali- ja terveyspalveluja. Sen vuoksi pyrimme jatkuvasti kehittämään toimintaamme ja sen laatua. Eri toimintamuotoihin liittyvät käsikirjat ovat kehittämistyön apuvälineitä. Ikäihmisten palvelut ovat tärkeä osa Folkhälsanin sosiaali- ja terveyspalveluja. Folkhälsan tarjoaa erilaisia vanhuspalveluja niin ruotsin- kuin suomenkielisille ikäihmisille useilla alueilla Suomessa. Tämä käsikirja käsittelee Folkhälsanin ikäihmisten palveluja, ja se on suunnattu työntekijöille, ikäihmisille ja heidän läheisilleen sekä yhteistyökumppaneillemme. Sen on laatinut Folkhälsanin ikäihmisten palveluista vastaavien yhtiöiden ja yksikköjen edustajista koostuva työryhmä. Käsikirja noudattaa eurooppalaista EFQM-mallia (European Foundation for Quality Manage ment), jota Folkhälsan käyttää myös toiminnan kehittämistyössään. Käsikirja on jaettu kolmeen osaan: Osa I Folkhälsanin toiminta Ensimmäisessä osassa esitellään Folkhälsanin organisaatio, toiminta-ajatus, arvot ja visiot sekä Folkhälsanin toiminnan suuntaviivat (käytännöt). Osa II Folkhälsanin ikäihmisten palvelujen käsikirja Toinen osa sisältää Folkhälsanin ikäihmisten palveluihin liittyvät perusperiaatteet. Osa III Yksikkömme toiminta Kolmas osa koostuu yksikön omista materiaaleista. Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
TOIMINNAN KEHITTÄMINEN (EFQM) 1 MITÄ TOIMINNALLA SAADAAN AIKAAN MITÄ TOIMINTA KATTAA Osa I Folkhälsanin toiminta Osa II Folkhälsanin ikäihmisten palvelujen käsikirja Folkhälsan Folkhälsan lyhyesti Toiminta-ajatus Arvot Visio Folkhälsanin terveyttä edistävät toimintaperiaatteet Folkhälsanin työtavat EFQM-malli Kartta ja kompassi Hall of Fame 2010 on meidän kaikkien ansiota Työ jatkuu Seuraamme toimintaamme Folkhälsanin käytännöt 1. Arvopohja, toiminnan kehys ja tavoitteenasettelu sekä toiminnan suunnittelu 1.1. Arvopohja 1.2. Toiminnan kehys ja tavoitteet 1.3. Toiminnan suunnittelu 2. Henkilökunta ja kehitys 2.1. Folkhälsanin henkilöstöpolitiikan suuntaviivat 2.2. Työskentely Folkhälsanilla 2.3. Työsuhde 2.4. Työterveyshuolto 2.5. Muuta 3. Ikäihmisten palvelujen sidosryhmät ja yhteistyökumppanit 3.1. Ikäihmiset 3.2. Läheiset 3.3. Henkilökunta 3.4. Ikäihmisten palvelujen ostajat 3.5. Yhteistyökumppanit ja verkostot 4. Ikäihmisten palvelujen prosessit 4.1. Terveyttä edistävät työtavat 4.2. Omahoitajan tehtävät ja vastuut 4.3. Dokumentointi 4.4. Itsemääräämisoikeus ja rajoittavat hoitotoimenpiteet 4.5. Henkilökohtaisen omaisuuden käsittely 4.6. Terveyden- ja sairaanhoito 4.7. Riskienhallinta 4.8. Saattohoito 4.9. Kotihoito 4.10. Ympäristö 4.11. Asuinympäristö ja turvahälyttimet 5. Toiminnan arviointi 5.1. Sidosryhmät miten meidät nähdään 5.2. Asiakkaiden odotusten ylittäminen 5.3. Talouden tasapaino 5.4. Toimivat ja terveyttä edistävät prosessit 5.5. Osaava ja motivoitunut henkilöstö 6. Tiedotus ja viestintä 6.1. Tiedotus 6.2. Sosiaaliasiamies ja ikäihmisen oikeussuoja 6.3. Korvaukset JATKUVA KEHITTÄMINEN 1 Tarkempi kuvaus EFQM-mallista on osassa I. Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
Osa II Folkhälsanin ikäihmisten palvelujen käsikirja Ikäihmisten palvelut ovat tärkeä osa Folkhälsanin sosiaalija terveyspalvelujen kirjoa. Kehitämme toimintaamme jatkuvasti, jotta voimme tarjota mahdollisimman hyvää palvelua. Toiminta perustuu järjestelmälliseen kehittämistyöhön, ja käsikirjat ovat tukena eri toiminta-alueiden päivittäisessä työssä. Käsikirjassa esitellään kaikkia Folkhälsanin ikäihmisille suunnattuja palveluja koskevat yhteiset arvot ja tavoitteet. Folkhälsan aloitti ikäihmisten palvelujen tarjoamisen 1990-luvun alkupuolella. Sen jälkeen toiminta on kasvanut voimakkaasti niin kysynnän, tarjonnan kuin erilaisten toimintamuotojen suhteen. Folkhälsanin ikäihmisten palveluihin kuuluu seuraavia toimintamuotoja: Ikäihmisten terveyttä edistävä toiminta Asumispalvelut Kotihoito Päivätoiminta Ympärivuorokautiset hoito- ja hoivapalvelut Vaasa Turku Maarianhamina Helsinki Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT 1
Ikäihmisten palvelujen arvopohja Osaaminen Terveyden edistäminen Kokonaisnäkemys Yksilökeskeisyys Oikeus kieleen ja kulttuuriin Hyvä kohtaaminen Kunnioitus Itsemääräämisoikeus Osallistuminen Huolenpito 2 Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
1. Arvopohja, toiminnan kehys ja tavoitteenasettelu sekä toiminnan suunnittelu 1.1. Arvopohja Ikäihmisten palvelut perustuvat Folkhälsanin yhteisiin arvoihin: osaamiseen, osallistumiseen ja huolenpitoon. Arvopohja konkretisoituu terveyden edistämisenä, kokonaisvaltaisena näkemyksenä ihmisistä, yksilökeskeisyytenä, kunnioituksena, itsemääräämisoikeutena, oikeutena kieleen ja kulttuuriin sekä hyvinä kohtaamisina. Terveyden edistäminen Kokonaisnäkemys Yksilökeskeisyys Ikäihmisten kunnioittaminen Itsemääräämisoikeus Oikeus kieleen ja kulttuuriin Hyvä kohtaaminen Terveyden edistäminen Mielestämme on erittäin tärkeää luoda sosiaalisia ja fyysisiä ympäristöjä, joissa eri sukupolvet voivat kohdata. Ikäihmisille on tarjottava mahdollisuus aktiiviseen arkeen, jossa liikunta, yhdessäolo ja osallistuminen sekä suomenruotsalainen kulttuuriperinne ovat merkittäviä terveyttä edistäviä tekijöitä. Terveyttä edistävä työ tarkoittaa voimavaroihin, mahdollisuuksiin ja toiveisiin keskittymistä. Jokaisella meistä on voimavaroja ja mahdollisuuksia mahdollisista toimintarajoitteista tai sairauksista huolimatta. Tuemme juuri niitä tekijöitä, joilla on merkitystä elämänlaadun ja hyvinvoinnin kannalta. Kokonaisnäkemys Otamme toiminnassamme huomioon ikäihmisen persoonallisuuden, elämäntarinan, elämänkokemuksen ja elintavat. Elämäntilanteet vaihtelevat ja vaikuttavat meihin jokaiseen läpi elämämme, joten tarpeet ja toiveet voivat muuttua. Läheiset ovat olennainen osa ikäihmisten elämää, mikä huomioidaan päivittäisessä toiminnassa. Yksilökeskeisyys Kaikki toimintamme perustuu ikäihmiselle tarjottavaan yksilölliseen palveluun ja huolenpitoon. Päivittäisen toiminnan suunnittelussa kiinnitetään huomiota siihen, että ikäihminen on osallinen toiminnassa ja on sen keskiössä. Ikäihmisten kunnioittaminen Kunnioitus tarkoittaa sitä, että ikäihminen kohdataan aina hienotunteisesti, kunnioittavasti ja arvostaen. Korostamme kunnioittavaa asennetta erityisesti tilanteissa, joissa yksityisyys on uhattuna tai jotka liittyvät elämäntyyliin tai vakaumukseen. Itsemääräämisoikeus Kunnioitamme jokaisen itsemääräämisoikeutta kuuntelemalla ja kysymällä ensin ja toimimalla vasta sitten. Kun kohtaamme ikäihmisiä, joiden toimintakyky on alentunut, punnitsemme tarkkaan, mitä päätöksiä ikäihminen voi itse tehdä ja missä päätöksissä työntekijöiden on autettava. Henkilökunnan päätösten on aina mahdollisimman hyvin heijastettava päätöksiä, jotka ikäihminen itse olisi tehnyt, jos hänellä olisi ollut siihen mahdollisuus. Itsemääräämisen suhteen noudatamme sitä koskevaa lainsäädäntöä ja viranomaisohjeita (ks. liite 1). Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT 3
Oikeus kieleen ja kulttuuriin Kieli on osa suurta kokonaisuutta suomenruotsalaista tai suomalaista kulttuuria. Meille tämän tarkoittaa molempien kieliryhmien perinteiden ja juhlien kunnioittamista. Ruotsinkielisissä yksiköissä otetaan huomioon suomenruotsalainen kulttuuriperinne, kaksikielisissä yksiköissä myös suomalaiset perinteet. Folkhälsanin ikäihmisten palveluihin liittyvä toiminta on ruotsinkielistä tai kaksikielistä. Jokainen työntekijä viestii ikäihmisten ja heidän läheistensä kanssa heidän äidinkielellään. Hyvä kohtaaminen Hyvä kohtaaminen tarkoittaa muutakin kuin hyvää suhtautumista. Kohtaaminen tuntuu mielekkäältä, jos ikäihminen kokee toisen osapuolen tahtovan hänelle hyvää ja näkevän hänet ainutlaatuisena yksilönä. Jokaisessa arjen kohtaamisessa voimme nähdä ja kuulla ikäihmisen ja vahvistaa häntä turvallisella ja kunnioittavalla tavalla sekä vastata sosiaalisen kontaktin tarpeeseen niin keskustelun kuin kosketuksen kautta. 1.2. Ikäihmisten palvelujen toiminnan kehys ja tavoitteet Folkhälsanin tavoitteena on antaa yksilöllistä palvelua ja hoivaa, joka auttaa ikäihmistä elämään aktiivista ja täysiarvoista elämää oman elämäntyylinsä mukaisesti. Elämän viimeisiin hetkiin haluamme tarjota mahdollisuuden arvokkaaseen kuolemaan omassa kodissa, onpa se sitten ikäihmisen oma asunto tai ympärivuorokautista hoivaa tarjoava yksikkö. Folkhälsanin toiminta terveyttä edistävistä palveluista aina ympärivuorokautiseen hoivaan pohjaa näyttöön perustuviin menetelmiin sekä yhteisiin kokemuksiin ja taitoihin. Saavuttaaksemme tavoitteemme hyödynnämme yksikkö- ja ammattirajat ylittävää moniammatillista osaamista, kehitämme ja arvioimme toimintaamme jatkuvasti ja luotamme työntekijöiden osaamiseen, osallistumiseen ja huolenpitoon. Toiminnan on täytettävä Folkhälsanin arvot ja laatukriteerit ylitettävä asiakkaan odotukset ylitettävä omaisten odotukset: Täällä vanhempieni on hyvä olla. vastattava viranomaisten ja kaupungin tai kunnan vaatimuksiin. Toimintamme perustuu salutogeeniseen 1 ajattelumalliin, jonka mukaan ikäihmisen kokema merkityksellisyyden, ymmärrettävyyden, hallittavuuden tunne edistää terveyttä. Mitä merkityksellisyys tarkoittaa? Merkityksellisyyden tunne on subjektiivinen ja yksilöllinen kokemus. Se, mikä koetaan merkityksellisenä, riippuu eletystä elämästä ja jossain määrin myös kokijan iästä. Iän karttuessa olemassaoloon liittyvät kysymykset kasvattavat usein merkitystään. Moni ikäihminen haluaa puhua elämästään, pohtia sitä ja tehdä siitä yhteenvetoa. Mahdollisuus keskustella kuolemasta voi olla erityisen merkityksellistä. Eräs merkityksellisyyteen olennaisesti liittyvä seikka on mahdollisuus huolehtia paitsi itsestään myös muista. Ikäihmisille tämä tarkoittaa usein varsin pientä lähipiiriä. Merkityksellisyyden tunne vahvistuu, kun ihminen on osa yhteisöä ja elää siinä yhdessä muiden kanssa, solmii ihmissuhteita, kuuluu ryhmään ja tuntee tekevänsä jotain merkityksellistä. Merkityksellisyyden kokeminen edellyttää mahdollisuutta ja kykyä hyvinvointiin ja lohtuun. 1 Aaron Antonovsky (1923 1974) tutki syytä siihen, miksi joidenkin ihmisten terveys pysyy ennallaan tai paranee ulkoisista kuormitustekijöistä riippumatta. Hän oivalsi, että ihminen on enemmän kuin osiensa summa ja päätti tarkastella ihmistä kokonaisuutena ja osana kokonaisuutta löytääkseen selityksen. Antonovsky totesi, että vahva koherenssin tunne auttaa käsittelemään kuormitusta terveyttä edistävällä tavalla. Koherenssin tunne on kytköksissä tunteeseen elämän merkityksellisyydestä, ymmärrettävyydestä ja hallittavuudesta. 4 Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
Mitä ymmärrettävyys tarkoittaa? Ymmärrettävyydellä tarkoitetaan sitä, miten koemme ymmärtävämme itseämme, ympäristöämme ja olemassaoloamme ja tunnemme tulevamme ymmärretyksi. Nähdyksi ja kuulluksi tulemisen tunne, taidot ja tiedot vahvistavat ymmärrettävyyden tunnetta. Mitä hallittavuus tarkoittaa? Hallittavuus viittaa siihen, miten kukin meistä kokee pystyvänsä vastaamaan eri tilanteiden asettamiin vaatimuksiin omien ja muiden voimavarojen avulla. Kun arki tuntuu hallittavalta, ihminen tuntee pystyvänsä vaikuttamaan tilanteeseensa ja hallitsevansa sen. 1.2.1. Asu kotona Folkhälsanilla Asu kotona Folkhälsanilla konseptin tavoitteena on antaa ikäihmisille mahdollisuus asua omassa kodissaan elämän loppuun saakka, olipa kyseessä sitten itsenäinen asuminen Folkhälsan-talossa tai tuettu asuminen yksikössä, jossa palveluja ja hoivaa on tarjolla ympäri vuorokauden. Konseptin asunnot sijaitsevat ruotsinkielisessä ympäristössä, ja palvelut kootaan yksilöllisten voimavarojen, tarpeiden ja toiveiden mukaisesti. Asu kotona Folkhälsanilla konseptissa yhdistyvät kodinomainen asuminen ja mahdollisuus sosiaaliseen kanssakäymiseen, jota jokainen meistä tarvitsee. Yhteisöllisyydellä on myönteinen vaikutus niin terveyteen kuin hyvinvointiinkin. Folkhälsan-talossa itsenäisesti asuvan ikäihmisen ei tarvitse tuntea olevansa yksin mutta voi nauttia oman asunnon suomasta yksityisyydestä. Asukas saa tarvittaessa henkilökunnan apua mihin vuorokaudenaikaan tahansa, mikä lisää turvallisuuden ja yhteisöllisyyden tunnetta. Tavoitteemme on, että talomme ja asuntomme luovat ja tukevat ikäihmisten terveyden, viihtymisen, elämänlaadun ja toimintakyvyn edellytyksiä heidän omalla äidinkielellään. Arvoa annetaan sekä esteettisille että toiminnallisille seikoille. Tilat suunnitellaan esteettömiksi ja kutsuviksi puitteiksi yhdessäololle ja eri sukupolvien välisille kohtaamisille. 1.3. Toiminnan suunnittelu Toiminnan suunnittelussa tärkeä työkalu on Kartta ja kompassi (Balanced Scorecard). Kartta näyttää, minne olemme menossa, ja kompassi kertoo, miten saavutamme päämäärämme. Kartta ja kompassi malli, siihen liittyvä työmme ja yksikköjen toiminnan suunnittelun lähtökohdat ovat luettavissa Folkhälsanin intranetissä. Jokaisessa yksikössä laaditaan vuosittain konkreettinen suunnitelma tavoitteiden saavuttamisesta ja tulosten mittaamisesta. Ikäihmisten palvelujen toiminnan suunnittelussa pyritään siihen, että jokainen yksikkö täyttää seuraavat vaatimukset: 1. Ylitämme asiakkaidemme odotukset. 2. Saavutamme taloudelliset tavoitteemme. 3. Keskitymme toiminnassamme olennaiseen ja laitamme asiat oikeaan tärkeysjärjestykseen. 4. Selkeä ja motivoiva johtajuus tukee jatkuvaa kehittymistä ja tekee työstä mielekästä. 5. Henkilökuntamme on asiantuntevaa ja pätevää. Toiminnan kehittäminen on koko työyhteisön yhteinen tehtävä. Selkeät yhteiset tavoitteet sujuvoittavat päivittäistä työtä pitkällä aikavälillä. Sen vuoksi on tärkeää, että kaikki osallistuvat kehittämistyöhön. Jokaisella työntekijällä on vastuu, velvollisuus ja mahdollisuus vaikuttaa toimintaan ja jatkuvaan kehittämiseen. Yksiköt järjestävät säännöllisesti tapaamisia, joissa kaikki voivat osallistua toiminnan kehittämistä koskevaan keskusteluun. Toimintasuunnitelma arvioidaan säännöllisesti tapaamisten yhteydessä ja tarkistetaan vuosittain. Tavoitteita ja tuloksia seurataan, ja ne kirjataan toimintakertomukseen. Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT 5
6 Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
2. Henkilökunta ja kehitys 2.1. Folkhälsanin henkilöstöpolitiikka Folkhälsan on terveyttä edistävä työpaikka. Työyhteisön hyvinvointi edellyttää määrätietoista yhteistyötä. Terveyttä edistävä työpaikka on työntekijöille turvallinen, viihtyisä ja mielekäs. Tärkeitä yhteistyökumppaneita terveyttä edistävässä työssä ovat työterveyshuolto ja työsuojelu. Jokainen työntekijä on tärkeä organisaation kehityksen kannalta. Haluamme, että kaikki kantavat kortensa kekoon viihtyisän työympäristön luomiseksi. Kehitämme henkistä, fyysistä ja sosiaalista työympäristöä aktiivisesti niin, että jokainen työntekijä kokee työnsä hallittavaksi ja merkitykselliseksi. Kaikki työ, jota teemme Folkhälsanin terveyttä edistävän tavoitteen eteen, varmistaa tasavertaisen ja oikeudenmukaisen kohtelun, osaamisen ja yhteisöllisyyden tunteen. Folkhälsanin henkilöstökyselyjen tulokset ovat tärkeitä organisaation työtapojen, johtajuuden ja työhyvinvoinnin kehittämisessä. Jatkuva kehittämistyö, yhteiset tavoitteet ja johdonmukainen johtaminen luovat yhdessä terveyttä edistävän työympäristön ja myönteisen yhteisöllisyyden tunteen. Terveyden edistämiseen keskittyvä ajattelutapa näkyy Folkhälsanin kaikissa toiminnoissa. Jokaisen työ tuntuu ymmärrettävältä, merkitykselliseltä ja hallittavalta. Silloin työn kaikki osat tuntuvat sopivan yhteen, työtilanne näyttäytyy selkeänä ja jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan. Meidän on saatava tuntea ylpeyttä tekemästämme työstä ja kokea, että työpanoksellamme on merkitystä yksikölle ja organisaatiolle ja työmme on tärkeää. Työntekijöille on myös tarjottava työkalut, joita työstä selviytyminen ja työn ja vapaa-ajan tasapainottaminen edellyttää. Me Folkhälsanilla korostamme terveyttä edistävien toimintatapojen merkitystä prosesseissamme. Siksi myös johtajuuskoulutustemme, Vi på Folkhälsan perehdytyskurssien ja muiden sisäisten koulutustemme lähtökohtana on terveyden edistäminen. Seuraamme jatkuvasti kehityskeskusteluja, työnarviointeja, työhyvinvointikyselyjen osallistumisprosentteja ja tuloksia sekä sairauspoissaoloja, jotta voimme tarjota tukea ja työkaluja työssä jaksamiseen ja yhteisöllisyyden tunteen luomiseen. Henkilöstöosasto, johto, työterveyshuolto ja työsuojelu tekevät yhteistyötä henkilöstön kehittämiseen liittyvissä kysymyksissä. Folkhälsanin henkilöstökäytäntöjen suuntaviivat on kirjattu Folkhälsanin henkilöstöpolitiikkaan ja johtajuuspolitiikkaan. Henkilöstöpolitiikassa painotetaan Folkhälsanin työntekijöihin kohdistuvia odotuksia ja velvoitteita erityisesti kysymyksissä, jotka liittyvät vastuullisuuteen ja oma-aloitteisuuteen, innokkuuteen kehittää omaa osaamista ja toimintaa sekä työntekijän omaan rooliin työyhteisössä. Johtajuuspolitiikassa määritetään Folkhälsanin johtamismallin suuntaviivat. Hyvä johtaja on läsnä, tukee ja kehittää sekä kannustaa työntekijöitä osallistumaan ja vaikuttamaan toimintaan aktiivisesti. Käytännöt päivitetään vuosittain. Samfundet Folkhälsan on Avaintyönantajat AVAINTA ry:n jäsen, ja sen toiminnassa noudatetaan Avaintyönantajat AVAINTA ry:n työehtosopimusta (www.avainta.fi). 2 Henkilökunnan kelpoisuus ja pätevyys Folkhälsan tavoitteena on, että ikäihmisten palvelujen työntekijät ovat kiinnostuneita ikäihmisten palveluista ja kunkin yksikön edellyttämistä erikoisaloista. Folkhälsan noudattaa lain edellyttämiä kelpoisuusvaatimuksia (laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 1994/559 ja laki sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista 2005/272). Työhönotossa työntekijän kelpoisuus tarkistetaan todistusten ja rekisteri- ja valvontaviranomaisen Valviran terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä eli JulkiTerhikistä, johon on kirjattu kaikki sairaanhoitajat ja suuri osa alalla toimivista nimikesuojatuista ammattihenkilöistä. 2 Avaintyönantajat AVAINTA ry on entinen Palvelulaitosten työnantajayhdistys ry. Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT 7
Toimenkuvat ja osaamiskartoitukset Eri henkilöstöryhmiin sovelletaan Folkhälsanin omia toimen- ja työnkuvia. Toimen- ja työnkuvat ovat saatavilla kussakin yksikössä. Henkilökunnan osaamisen ja jatkokouluttautumisen kirjaamista ja seurantaa varten on kehitetty osaamiskartoitukset niin koko yksikölle kuin yksittäisille työntekijöille. Niihin merkitään muun muassa jatkokoulutukset, työntekijän erityisosaaminen ja työhön liittyvät kiinnostuksen kohteet. Osaamiskartoitukset auttavat saamaan kokonaiskuvan yksikön työntekijöiden taidoista ja osaamisesta ja hyödyntämään henkilöstön erityisosaamista entistä paremmin. Näin eri alueiden työntekijöiden taidot ja koulutukset täydentävät toisiaan ja täydentävää koulutusta voidaan suunnitella tarpeen mukaan. Osaamiskartoitus on käytössä kaikissa yksiköissä. Yksikön johtaja huolehtii kartoitusten säilyttämisestä ja säännöllisestä päivittämisestä. 2.2. TYÖSKENTELY FOLKHÄLSANILLA 2.2.1. Rekrytointi Kun teemme töitä terveyttä edistävän työilmapiirin ja merkityksellisten, hallittavien työtehtävien eteen, teemme Folkhälsanista kiinnostavan työnantajan myös vastavalmistuneiden silmissä. Tavoitteenamme on olla houkutteleva, terveyttä edistävä työnantaja, joka motivoi ja saa aikaan halun kehittyä ja pysyä työpaikassa. Tämä koskee niin uusia työntekijöitä kuin Folkhälsanin pitkäaikaista henkilöstöä. Usein ura Folkhälsanilla alkaa Folkhälsan Sydin sijaisten välityspalvelusta. Myös moni eläkeläinen tekee sijaisuuksia palvelun kautta. Folkhälsanilla rekrytoinnissa korostetaan työnhakijoiden pätevyyttä. Tarvittavat pätevyydet määritellään yksityiskohtaisesti, ja rekrytoinnissa noudatetaan toiminnan asettamia edellytyksiä mahdollisimman tarkkaan. Perehdyttäminen Esimies tai muu vastuuhenkilö vastaa siitä, että uusi työntekijä perehdytetään hyvin työhönsä Folkhälsanilla. Henkilöstöoppaassa esitellään Folkhälsan työpaikkana. Tarvittaessa henkilöstöosasto, henkilöstövastaava tai esimies voi täydentää tätä yleistä esittelyä. Ikäihmisten palvelujen yksikön tai osaston perehdyttämisestä laaditaan suunnitelma, jota noudatetaan uusien työntekijöiden, sijaisten, uusiin työtehtäviin siirtyvien työntekijöiden ja soveltuvin osin myös opiskelijoiden perehdyttämisessä. Suunnitelmassa kerrotaan, mitä perehdyttäminen käsittää, miten se toteutetaan (henkilökohtaisesti, kirjallisesti jne.), kuka toimii perehdyttäjänä, kuka vastaa perehdyttämisestä ja milloin eri vaiheet toteutetaan (heti, viikon kuluessa jne.). Esimies seuraa perehdyttämisen etenemistä ja työntekijän sopeutumista työhön ja työyhteisöön. 8 Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
Yksikön tai osaston ja Folkhälsanin ikäihmisten palveluihin liittyvään perehdyttämiseen kannattaa sisällyttää ainakin seuraavat kokonaisuudet: Ikäihmisten palvelujen käsikirja Omavalvontasuunnitelma Yksikön toimintasuunnitelma Yksikön päiväohjelma, rutiinit ja muut käytännön tiedot Kokouskäytännöt Hoitosuunnitelmat, asiakasasiakirjat ja dokumentointi Arviointityökalut (esimerkiksi RAI, RAVA) Terveyttä edistävät työtavat Lääkehoito Laitteiden käyttö (hoitolaitteet, tietokoneet) Toiminta akuuttitilanteissa ja kuolemantapauksissa Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma Riskienhallinta Yhteistyökumppanit Noudatettavien työehtosopimusten pääkohdat 2.2.2. Henkilöstökoulutus Folkhälsan haluaa tukea ja kehittää työntekijöiden osaamista kehittämistyöllä ja koulutuksilla. Jokaisen työntekijän odotetaan ottavan vastuun omasta kehittymisestään ja päivittävän osaamistaan aktiivisesti. Henkilöstökoulutus koostuu erilaisista täydentävistä koulutuksista ja jatkokoulutuksesta. Jos työntekijältä puuttuu jokin tehtävien edellyttämä kelpoisuus, hän voi tarvittaessa kehittää osaamistaan. Jatkokoulutus voi sisältää esimerkiksi hoitotyössä tarvittavien taitojen syventämistä tai se voi koskea vaikkapa terveyttä edistäviä työtapoja, asenteita tai yhteistyötä. Esimies laatii vuosittain alaistensa kanssa henkilöstökoulutussuunnitelman toimintasuunnitelman ja budjetin laatimisen yhteydessä. Suunnitelmassa otetaan huomioon ajankohtaiset koulutustarpeet, jotka ovat tulleet esille esimerkiksi yksikön osaamiskartoituksessa ja kehityskeskusteluissa. Koulutukset koordinoidaan yhteistyössä muiden Folkhälsanin ikäihmisten palveluista vastaavien yksikköjen kanssa. Yksikön koulutukset pyritään suunnittelemaan kokonaisuutena koulutustarpeiden mukaisesti. Koulutuksissa pyritään hyödyntämään Folkhälsanin omaan asiantuntemusta ja kokemuksia esimerkiksi niin, että kurssien luennoitsijoina toimii Folkhälsanin työntekijöitä. Kaikki vakituiset työntekijät ja pitkäaikaiset sijaiset osallistuvat koulutuksiin ja käyttävät niihin vähintään kolme päivää vuodessa. Yhteistyön, ammattitaidon ja motivaation vahvistamisessa voidaan käyttää apuna alueellisia hoitohenkilöstön tapaamisia ja kursseja sekä työkiertoa. Henkilökunnan koulutusta koskevat tiedot kirjataan sekä henkilökohtaiseen että yksikön osaamiskartoitukseen. 2.2.3. Kehityskeskustelut Jokaisen työntekijän kanssa järjestetään vähintään kerran vuodessa kehityskeskustelu. Kehityskeskustelut suunnitellaan etukäteen ja dokumentoidaan. Tavoitteena on käydä läpi yhteiset tavoitteet, työtilanne ja työtehtävät sekä työntekijän odotukset, toiveet ja kehittymistarve. Työntekijän kehittyminen vaikuttaa omalta osaltaan toiminnan tavoitteiden ja tulosten saavuttamiseen. Lisäksi tavoitteena on auttaa työntekijöitä omaksumaan Folkhälsanin ikäihmisten palvelujen arvot ja laatukriteerit. Kehityskeskustelulla pyritään antamaan työntekijälle mahdollisuus vaikuttaa työnsä sisältöön ja työtilanteeseensa. Keskustelu edellyttääkin vastavuoroista avoimuutta ja rehellisyyttä, jotka auttavat synnyttämään luottamuksellisen ilmapiirin. Seuraavat seikat on hyvä ottaa huomioon: Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT 9
Varaa riittävästi aikaa keskustelulle. Valitse tila, jossa teitä ei häiritä. Valmistaudu keskusteluun täyttämällä kehityskeskustelulomake. Jos alaisen kanssa on käyty kehityskeskustelu jo aiemminkin, selvitä, mitä edellisen keskustelun jälkeen on tapahtunut. Kirjaa sopimanne asiat ylös. Esimies tekee muistiinpanoja ja antaa kopion työntekijälle. Vuoropuhelun avulla esimies voi saada palautetta johtajuudestaan. Kehityskeskustelun yhteydessä esimiehen kannattaa tehdä myös työnarviointi, jossa työntekijän osaaminen ja työsuoritus arvioidaan Folkhälsanin johtoryhmän asettamien arviointikriteerien mukaisesti. Kehityskeskustelu- ja työnarviointilomakkeita on Folkhälsanin intranetissä. 2.2.4. Lähtöhaastattelu Työsuhteen päättyessä työntekijällä on usein arvokasta tietoa toiminnan hyvistä ja huonoista puolista. Työnantajaa edustavan esimiehen on hyvä selvittää, miksi työntekijä on päättänyt jättää työpaikan. Työnantajan onkin tärkeää järjestää työntekijälle lähtöhaastattelu ennen työsuhteen loppumista. Keskustelu perustuu työsuhteeseen liittyvien myönteisten ja kielteisten kokemusten vastavuoroiseen tiivistämiseen ja arvioimiseen. Lähin esimies kutsuu työntekijän lähtöhaastatteluun. Lähtöhaastattelussa pätevät samat eettiset ja moraaliset ohjeet kuin kehityskeskustelussa. Lähtöhaastattelun tavoitteena on toimia johdon työvälineenä ja apuna suunnittelussa ja ohjauksessa luoda pohja yksikön ja työssä jatkavien työntekijöiden kehittämiselle antaa esimiehelle ja työntekijälle mahdollisuus vastavuoroiseen palautteeseen välittää tärkeää tietoa muille työntekijöille toimia venttiilinä, jonka avulla työntekijä voi kertoa työnantajalle toimintaan, esimieheen ja työtovereihin liittyvistä tunteistaan ja ajatuksistaan auttaa työnantajaa antamaan työntekijälle mahdollisuus päättää työsuhde arvokkaasti ja saada tunnustusta työstään. 2.2.5. Työnohjaus ja konsultointi Työnohjausta ja konsultaatiota käytetään henkilöstön kehittämisen menetelminä. Henkilöstöryhmästä ja työn luonteesta riippuen ohjaus voi olla ryhmä- tai työntekijäkohtaista. 2.3. Työsuhde 2.3.1. Henkilöstömitoitus Ympärivuorokautista hoivaa tarjoavissa Folkhälsanin yksiköissä henkilöstömitoitus ja rakenne täyttävät viranomaisten asettamat vaatimukset. Mitoituksella tarkoitetaan todellista mitoitusta, jossa poissaolevat työntekijät korvataan sijaisilla. Lisäksi mitoitus otetaan huomioon työvuorojen suunnittelussa niin, että ikäihmisillä on mahdollisuus hyvään arkeen ja tarvitsemaansa hoitoon ympäri vuorokauden. Oppisopimusopiskelijat huomioidaan henkilöstömitoituksessa vain, jos he ovat suorittaneet vähintään kaksi kolmasosaa opinnoistaan, mukaan lukien lääkehoidon kurssin. Oppisopimusopiskelijat eivät myöskään tee työtehtäviä itsenäisesti ennen näiden ehtojen täyttymistä. 10 Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT
2.3.2. Työsopimus Jokaisella työntekijällä on voimassa oleva työsopimus. Työsopimukset laaditaan pääsääntöisesti kirjallisina. Työsopimus voidaan tehdä myös suullisesti, mutta ainoastaan poikkeustapauksissa. Silloinkin vastaavan esimiehen on lähetettävä kirjallinen vahvistus sopimuksen kaikista ehdoista palkkatoimistoon ennen sopimuksen alkamista. Työnantajan edustaja ja työntekijä voivat halutessaan sopia korkeintaan neljän kuukauden koeajasta. Alle kahdeksan kuukauden määräaikaisessa työsuhteessa koeaika voi olla korkeintaan puolet työnsuhteen pituudesta. Työnantajan edustaja (jäljempänä esimies ) voi pyytää työntekijältä hyväksytyn lääkärintodistuksen tämän terveydentilasta työsuhteen alkaessa. 2.3.3. Palkka Esimies ja työntekijä sopivat palkasta työsopimuksessa. Palkka määritellään peruspalkkana ja mahdollisina kokemuslisinä. Esimies voi myös sopia sopimuspalkasta, joka sisältää kokemuslisän. Palkanmaksu Folkhälsanin työntekijöiden palkat maksetaan kuukauden 15. tai 30. päivä. Jos palkanmaksupäivä osuu lauantaille, sunnuntaille tai pyhäpäivälle, palkka maksetaan edeltävänä arkipäivänä. Lomaraha maksetaan pääsääntöisesti kesäkuun palkanmaksun yhteydessä tai välittömästi työnsuhteen päätyttyä. Henkilötietojen (osoitteen, nimen, pankkitilin jne.) muutoksista on ilmoitettava palkkatoimistoon. 2.3.4. Vaitiolovelvollisuus Suuri osa Folkhälsanin toiminnasta kuuluu yleisen vaitiolovelvollisuuden piiriin. Vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia Folkhälsanin työntekijöitä sekä toimintaan aktiivisesti osallistuvia henkilöitä kuten harjoittelijoita, siviilipalvelusmiehiä ja vapaaehtoistyöntekijöitä. Työsuhteen alkaessa työntekijä sitoutuu vaitiolovelvollisuuteen Folkhälsanilla työskentelemisen ajaksi ja myös sen jälkeen. Työntekijä ei siis saa ilman sen henkilön lupaa, jonka hyväksi salassapitovelvollisuus on säädetty, paljastaa yksittäisen henkilön tai perheen tietoja, joita hän on asemansa tai työtehtäviensä perusteella tietoonsa saanut. Henkilökunnan vaitiolovelvollisuus koskee myös kaikkia mainituissa kohteissa, käytävillä tai muissa paikoissa kohdattuja sivullisia. Vaitiolovelvollisuus on yksi hoitoalan ja muiden julkisten palvelujen tärkeimmistä eettisistä periaatteista. Sen tarkoitus on suojella asiakkaidemme, ikäihmisten ja heidän läheistensä yksityisyyttä. 2.3.5. Työaika Esimies ja työntekijä sopivat työajasta työsopimuksessa. Työntekijöihin, joiden työsopimus on luonteeltaan niin kutsuttu johtajasopimus, ei sovelleta työehtosopimuksen työaikaa koskevia määräyksiä. Mikä luetaan työajaksi? Määritelmä Työajaksi luetaan työhön käytetty aika sekä aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. Päivittäisiä lepoaikoja ei lueta työaikaan, jos työntekijä saa näinä aikoina esteettömästi poistua työpaikalta. Avaintyönantajat AVAINTA ry:n työehtosopimus Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT 11
Päivittäinen lepoaika Työntekijällä, jonka työaika on yli kuusi tuntia päivässä, on oikeus vähintään puolen tunnin taukoon (ruokataukoon). Tätä lepoaikaa ei lueta työajaksi, mutta se on pakollinen. Taukoa ei saa sijoittaa välittömästi työpäivän alkuun eikä loppuun. Jollei lepoaikaa voida työtehtävien laadun vuoksi järjestää työehtosopimuksen mukaisesti eli työntekijä ei voi poistua työpaikalta, työntekijälle on annettava tilaisuus aterioida työaikana työpaikalla. Työntekijällä on oikeus päivittäin yhteen 10 minuutin pituiseen taukoon (kahvitaukoon), joka luetaan työaikaan. Kahvitauon aikana työntekijällä ei ole oikeutta poistua työpaikalta. Taukoa ei saa sijoittaa välittömästi työpäivän alkuun eikä loppuun. Kahvitauko ei saa vaarantaa työtä. Tarvittaessa kahvitauot voidaan järjestää vuoroittain. Se, miten työntekijä käyttää työaikansa, riippuu ennen kaikkea hänen motivaatiostaan. Hyvä johtajuus vahvistaa motivaatiota ja kannustaa. Esimiehellä on valvontavastuu työntekijöiden työajan seuraamisesta esimerkiksi ylikuormittumisen ehkäisemiseksi. Luetaanko työmatka työajaksi? Matkaa työntekijän asunnolta työpaikalle ei lueta työajaksi. Työaika alkaa, kun työntekijä saapuu työpaikalle. Työpäivän kuluessa työntekopaikasta toiseen matkustaminen katsotaan kuitenkin pääsääntöisesti työajaksi. Poikkeustapauksissa työntekijä ja esimies voivat erikseen suunnitella työpäivän niin, että matka-aika sisältyy säännölliseen työaikaan, esimerkiksi siirtyminen työpaikalta esimiehen määräyksestä työtehtävien suorittamispaikalle ja takaisin. Työntekijällä on oikeus osallistua esimerkiksi kursseille, konferensseihin ja kokouksiin esimiehen suostumuksella. Esimiehen on ennen työntekijän osallistumista arvioitava, onko matka tarkoituksenmukainen työn kannalta, kuinka paljon aikaa matka vaatii sekä mitkä matkan kustannustehokkuus ja ympäristövaikutukset ovat. Ulkomaille tehtävät työmatkat edellyttävät hyväksyttyä matkamääräystä, jota työntekijän on haettava etukäteen. Folkhälsanin käytäntönä on, että esimies hyväksyy matkamääräyksen kaksi viikkoa ennen työmatkan alkamista. Työmatkasta ei voi kertyä lisä- tai ylityötä. Työntekijälle työmatkasta aiheutuneet kustannukset on selvitettävä kahden kuukauden kuluessa työmatkan päättymisestä. Folkhälsan ei korvaa matkakustannuksia, jos korvausta haetaan yli kaksi kuukautta matkan päättymisen jälkeen. Korvausta haetaan kirjallisesti Folkhälsanin hyväksymällä lomakkeella. Folkhälsan korvaa matkakustannukset työehtosopimuksen määräysten mukaisesti. Matkakustannuksien korvauksia ovat matkustamiskustannusten korvaus (lento-, juna- ja bussimatkat, kilometrikorvaukset ym.) päiväraha (vain työmatkoilla) ateriakorvaus (tietyissä tapauksissa, ei makseta mikäli työntekijälle maksetaan päivärahaa) majoittumiskorvaus. Matkakustannusten korvaamiseen oikeuttavaksi työmatkaksi katsotaan matka, joka ei lukeudu tavanomaisiin työtehtäviin ja joka perustuu työnantajan määräykseen. Tavanomaisten työtehtävien puitteissa tehtävät matkat eivät ole tässä tarkoitettuja työmatkoja. Niidenkin osalta työnantajan on korvattava työntekijälle aiheutuneet todelliset kulut. Ennen työmatkaa esimiehen on päätettävä, mikä on kyseisen matkan kannalta tarkoituksenmukaisin ja työnantajalle edullisin matkustusvaihtoehto. Muussa tapauksessa matkalaskun hyväksyjä päättää asian jälkikäteen. Jos Folkhälsan järjestää esimerkiksi sisäisiin koulutuksiin liittyvän kuljetus-, ruokailu- tai majoitusmahdollisuuden, matkakustannuksia ei korvata. Jos työntekijälle on aiheutunut kustannuksia, joilta ei ole voitu välttyä, ne korvataan. Jos työntekijä osallistuu koulutukseen, seminaariin tai vastaavaan tilaisuuteen muusta syystä kuin työnantajan määräyksestä, hänelle voidaan myöntää palkallista tai palkatonta virkavapautta. Työnantajan muista mahdollisista korvauksista sovitaan etukäteen. Muussa tapauksessa työnantaja päättää asian jälkikäteen. 12 Folkhälsanin IKÄIHMISTEN PALVELUT