LaCRIS-ohjeet kirjastolle Liisa Hallikainen 12.8.2016 Osoitteet https://lacris.ulapland.fi/admin OKM:n ohjeet julkaisutiedonkeruuseen: https://confluence.csc.fi/display/suorat/yo+3.3.+julkaisutiedonkeruu Ohjeiston lopussa on mahdollisuus jättää kysymyksiä. Mm. Jukka Haapamäki OKM:stä vastaa OKM:n ohjeiden tulkintaan liittyvissä asioissa. HUOM! Perustutkinto-opiskelijoiden julkaisuja ei oteta huomioon opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruussa Kirjaston tehtävät LaCRISissa 1. neuvonta ja opastus 2. julkaisujen (research output) validointi 3. liittää julkaisutietoihin a. raportointivuosi b. tieto julkaisun OA-statuksesta c. tieto julkaisun kansainvälisyydestä 4. julkaisutuplien poisto 5. uusien lehtien ja julkaisijoiden tietojen validointi 6. julkaisutietojen syöttö pyynnöstä tutkijan puolesta 7. tarvittaessa organisaatiotiedon korjaus julkaisutiedoissa Työnjaot KTK Timo ja Mirja OTK Mirja ja Mikko TTK Katri ja Tapani, taiteelliset tuotokset Marjo Majava YTK Eija ja Tarja J-N AK Liisa ja Mikko tiedekuntien ja AK:n ulkopuoliset yksiköt: Timo ja Eija tuplien tarkistus: kaikki lehtitietojen tarkistus: kaikki kustantajatietojen tarkistus: kaikki tapahtumien (mm. konferenssit) tarkistus: kaikki yksikön vaihto kirjoittajille (pyynnöstä): Liisa ja Mirja neuvontasähköposti lacris@ulapland.fi koko tälle porukalle
Alkunäyttö Oikealla vihreän Lisää uusi nappulan alla näet, paljonko sinulla on tehtäviä.
Julkaisujen validointi Klikkaa kohtaa Tutkimustuotokset, niin eteesi aukeaa lista julkaisuja Kaikki ne julkaisut, joissa lukee VALIDOITAVAKSI ja tilana on JULKAISTU tai ENNEN PAINATUSTA JULKAISTU E-VERSIO, pitää tarkastaa ja lisätä tarvittavat kentät Tutkijat saattavat syöttää julkaisuja LaCRISiin jo siinä vaiheessa, kun ne on vasta lähetetty julkaisijalle tai hyväksytty, mutta niitä ei vielä validoida OKM-raporttia varten. (Hyväksytyt julkaisut kelpaavat CV:lle jo ennen julkaisemista.)
Klikkaa julkaisu auki Katso ensimmäisenä, että julkaisu on tallennettu oikealle alustalle. Vaihda lomake tarvittaessa. Erityisesti kongressijulkaisujen kohdalla on syytä olla tarkkana. Hyvänä apuna on OKMjulkaisutyyppi, joka tulee automaattisesti alustan ja julkaisukategorian mukaan. Käy läpi kentät 1. Mieti, onko kohderyhmävalinta eli julkaisukategoria tieteellinen, ammatillinen, yleistajuinen - oikein (esim. tiedotuslehdet ovat joko ammatillisia tai yleistajuisia, eivät tieteellisiä, tiedekuntasarjoissa yms. julkaistut raportit ovat useimmiten ammatillisia jne.) ja korjaa tarvittaessa. Yliopiston rahoituksen kannalta ammatillinen ja yleistajuinen julkaisu ja julkaisufoorumin 0-tasolla oleva tieteellinen julkaisu ovat aivan samanarvoisia, joten ei ole syytä vedättää tieteelliseen suuntaan. 2. Jos joku henkilökuntaan kuuluva on mennyt ulkopuoliseksi henkilöksi, klikkaa hänen kohdallaan Muokkaa-nappulaa ja siitä aukeavasta ikkunasta Vaihda henkilö -nappulaa. Hae oikea ihminen henkilökunnasta ja klikkaa Päivitä. Muutos tallentuu pysyvästi vain Tallenna-nappulan painamisen jälkeen. 3. Tarkista, että tekijöiden organisaatiot näyttävät järjellisiltä ja korjaa tarvittaessa. Samalla ihmisellä voi olla julkaisussa useampi organisaatio, jos hän on väitöskirjantekijä (jatkoopiskeluluvan myöntänyt tiedekunta ei välttämättä ole sama yksikkö kuin työpaikka). Katso, että hallinnoivaksi yksiköksi ei jää tutkijakoulu tai tohtoriohjelma niitä ei pääsisi korjaamaan muut kuin minä.
4. Jos jutulle on tallennettu kokoteksti, tarkista, että se on Romeo:n mukaan sallittu versio ja että mahdollinen vaadittu embargo (ilmoitettu RoMEOssa) on merkitty oikein. Romeossa Final published PDF = Julkaisijan PDF Post-print = Hyväksytty vertaisarvioitu käsikirjoitus (ei vielä lopullista sivutaittoa) Pre-print = Käsikirjoitus (alkuperäinen kustantajalle lähetetty versio) 5. Jos jutulla on doi-numero, tarkista, että doi-numerolle on valittu dokumentin versioksi Julkaisijan PDF ja Julkinen pääsy tiedostoon on oikein: Open access lehdillä Avoin, yliopistoon tilatuilla lehdillä Nähtävissä yliopiston verkossa ja muilla tilattavilla lehdillä Suljettu. Klikkaamalla Näytä-nappulaa voit tarkistaa aukeaako koko teksti. Jos se aukeaa eikä sivulla näy mitään mainintaa Lapin yliopistosta, lehti on ilmeisesti OA. Jos taas näkyy maininta Lapin yliopistosta, lehti on meille tilattu. Jos koko teksti ei aukea, voit merkitä sen suljetuksi. 6. Linkit tallennetaan pääsääntöisesti kohtaan Pääsy elektroniseen versioon (kokoteksti). Ensisijainen osoitelinkki on doi (Lisää elektronisen version DOI), urn tai handle (Lisää linkki elektroniseen versioon). Lisäksi on OA-lehtiä, joilla on omat linkkinsä suoraan omalle verkkosivulleen, nekin laitetaan kohtaan Lisää linkki elektroniseen versioon. Kaikille näille laitetaan Dokumentin versioksi Julkaisijan pdf. URN- ja handle-osoitteet ovat yleensä aina avoimia (Julkinen pääsy tiedostoon), samoin tietenkin OA-lehtien osoitteet. 7. Muita kuin DOI-linkkejä tilattujen e-lehtien linkkejä kustantajan sivuille ei kannata laittaa, koska ne eivät toimi kuin tilaavissa organisaatioissa. 8. Kohtaan Muut linkit ei kannata laittaa linkkejä esim. lehden sisällysluetteloihin tms. 9. Jos tutkija ei ole merkinnyt OA-julkaisulle lisenssiä, valitse CC BY, jollei RoMEO-tiedoista käy ilmi muuta, esim. Non-Commercial CC BY-NC 10. Hakusanat-kentässä saa olla tutkijan antamia avainsanoja, niiden ei tarvitse olla YSAsanoja. Tarkista vain, että englanninkieliset ovat englanninkielisissä kentissä (lippunappula vieressä) ja suomenkieliset suomenkielisissä kentissä. Toisen kielisen kentän saa näkyviin vasemmalla ylhäällä olevalla lippunappulalla. Jokaisen hakusanan pitää olla omassa laatikossaan, siirrä tarvittaessa, jos tutkija on laittanut ne pilkuilla erotettuna samaan laatikkoon 11. Koulutusalaa ei enää tarvita 12. Tarkista, että jutulla on vähintään yksi tieteenala (lisää itse tarvittaessa, jos suinkin osaat, muuten kysy kirjoittajalta) 13. Merkitse jutun Open access: OA-julkaisu on kustantajan/julkaisijan kokonaan avoimeksi laittama julkaisu: OAlehdet sekä julkaisun omat elektroniset versiot (on e-version ISBN tai ISSN), esim. Laudassa olevat julkaisut OA-artikkeli osittain avoimella kanavalla on sellainen julkaisukanavan sivuilla oleva OA-artikkeli, joka sisältyy lehteen tai kirjaan, joka on vain osittain avoimesti verkossa luettavissa Rinnakkaistallennettu on kirjoittajan LaCRISiin tallentama pdf-tiedosto omasta artikkelistaan (Pääsy elektroniseen versioon (kokoteksti) / Lataa elektroninen versio). Joskus rinnakkaistallenne voi olla jossain muussa julkaisuarkistossa kuin LaCRISissakin, silloin julkaisun tietueessa Pääsy elektroniseen versioon (kokoteksti) / Linkki elektroniseen versioon vie johonkin julkaisuarkistoon, ei kustantajan sivuille.
Ei OA tai ei tietoa aina, kun ei ole mitään linkkiä koko tekstiin eikä pdf-tiedostoa elektronisena versiona sekä aina kun, doi-osoite on ainoa linkki ja se vie tilattavaan lehteen, tuli se lehti meille tai ei. 14. Merkitse Report year kenttään, minkä vuoden julkaisutiedonkeruuseen juttu tulee 15. Merkitse International publication kenttään, onko kv julkaisu: ulkomailla julkaistut + kotimaassa sijaitsevat kv julkaisijat. Tässä kohtaa on kyse julkaisijan kansainvälisyydestä, ei tekijöiden kotimaista. 16. Vaihda ikkunan alalaidasta tilaksi Validated ja paina Save Tutkijoiden neuvonta järjestelmään tuodaan automaattisesti tutkijan/opettajan työsopimuksella työskentelevät (tiedot tuotu 31.12.2009) alkaen) sekä 2015 tai myöhemmin läsnä oleviksi ilmoittautuneet väitöskirjantekijät. Muun henkilökunnan perustiedot tallennetaan pyynnöstä o tiedekunnissa ja AK:ssa hallintopäälliköt tai hallintosihteerit o muiden yksiköiden osalta suunnittelupalveluissa tiedekunnissa ja AK:ssa tallennetaan apurahatutkijat sekä tarvittaessa esim. emeritusproffat vierailevana tutkijana LaCRISiin. Vierailevienkin tutkijoiden julkaisut syötetään LaCRISiin ja validoidaan kirjastossa. (OKM:n ohje: yliopiston oleellisesti mahdollistaman tutkimuksen tuottamat julkaisut) sinisessä yläpalkissa näkyy oikealla käyttäjän s-postiosoite. Sen vieressä on pieni nuoli alas, josta klikkaamalla o voi valita käyttöliittymän sekä tietojen syötön kielen itselleen o säätää LaCRISista tulevan sähköpostin asetuksia o valita luotetun käyttäjän eli haluamansa henkilön, jolle antaa oikeudet syöttää omia tietoja alhaalla oikealla on Help / Tuki, jossa o näkyy neuvontasähköpostiosoite o laitetaan pikapuoliin tutkijoille yliopiston oma järjestelmän käyttöohje o on järjestelmän laaja käyttöohje tutkijat eivät aina huomaa, että he voivat muokata vain validoimattomia julkaisuja. He näkevät kuitenkin kaikki itselleen tallennetut julkaisut tuolta: aktiviteetteihin ei (valitettavasti) toistaiseksi voi merkitä kuin yhden tekijän. Tilanne korjautuu lokakuun alun versiopäivityksessä.