Ohje 1/8 22.6.2015 Asianumero TEM/864/09.02.01/2015 ENSIMMÄISEN TASON VALVONTA SUOMESSA EUROOPAN ALUEELLINEN YHTEISTYÖ -TAVOITTEEN OHJELMISSA KAUDELLA 2014 2020 1. Taustaa Ensimmäisen tason valvonta (First level control) on valvontajärjestelmä, jossa varmennetaan kunkin hankkeeseen osallistuvan partnerin ilmoittamien menojen laillisuus ja asianmukaisuus. Valvontatoiminnan varmennuksineen suorittaa hankkeen esittämä tilintarkastaja eli valvoja, jonka tehtäviin kuuluvat myös paikan päällä tehtävät varmennukset. Euroopan alueellinen yhteistyö -tavoitteen valvontajärjestelmä kaudella 2014-2020 perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 1303/2013 (EU) 125 artiklan 4 kohtaan sekä asetuksen 1299/2013 (EU) 23 artiklan 4 kohtaan. Valvojan tehtävänä on tarkistaa, että osarahoitetut tuotteet ja palvelut on toimitettu ja että partnereiden ilmoittamat menot on maksettu ja että ne ovat sovellettavan lainsäädännön, toimenpideohjelman ja toimelle asetettujen tukiedellytysten mukaiset. Tarkastus on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun asianomainen partneri on toimittanut asiakirjat valvojalle. Ennen hankkeen toteumaraportin (maksatushakemuksen) jättämistä ohjelmasihteeristöön se tulee olla tarkastettu hankkeen jokaisen partnerin menojen osalta. Tämän tarkastuksen tehtävä on vakuuttaa hallinto- ja todentamisviranomainen sekä pääpartneri siitä, että ohjelmasta tuettavat kulut ovat säädösten, ohjelman, hyväksytyn hankesuunnitelman ja hankesopimuksen mukaisia, sekä varmistaa ongelmien havaitseminen ja niihin tarttuminen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Varmennus on osa kulujen tukikelpoisuustarkastelua, vain varmennetut kulut voidaan raportoida ohjelmasihteeristölle. Ensimmäisen tason valvonta järjestetään kunkin jäsenvaltion valitseman järjestelmän mukaisesti, eli jokainen maa päättää siitä, kuka varmentaa kulut. Suomessa valvonnan järjestämiseen on valittu ns. hajautettu malli, jossa hankkeen esittämä ja työ- ja elinkeinoministeriön nimeämä valvoja tarkastaa hankkeen kulut. Tästä valvontajärjestelmästä ja sen tehokkuuden varmistamisesta vastaa työ- ja elinkeinoministeriö. Ahvenanmaa ei kuulu hajautetun järjestelmän piiriin, vaan Ahvenanmaalla on erikseen ohjeistettu keskitetty valvontamalli.
2/8 Suomalaisen partnerin tulee järjestää ja kustantaa hankkeelle myönnetyistä varoista oman toteumaraporttinsa/maksatushakemuksensa varmentaminen valvojan toimesta ennen toteumaraportin jättämistä pääpartnerin kautta ohjelmasihteeristöön. Valvojalla tarkoitetaan riippumatonta tilintarkastajaa, jonka palvelun kukin hankkeeseen osallistuva suomalainen partneri hankkii itselleen EU:n, Suomen, ohjelman ja partnerin omien hankintasääntöjen mukaisesti ja joka tulee hyväksyttää valvojaksi työ- ja elinkeinoministeriön nimeämismenettelyssä. Valvojaksi voidaan valita myös organisaatiolle jo aiemmin kilpailutettu tilintarkastaja, mikäli kyseinen tilintarkastaja täyttää valvojalta vaaditut edellytykset ja tämän kanssa tehty sopimus kattaa myös EU-hankkeiden tarkastukset. Saman hankkeen suomalaiset partnerit voivat halutessaan valita yhteisen tilintarkastajan suorittamaan varmennukset kaikkien partnereiden osalta. Partneri/partnerit ja valittu tilintarkastaja/valitut tilintarkastajat täyttävät yhdessä työ- ja elinkeinoministeriön hakemuslomakkeen ja toimittavat sen ministeriöön. Työ- ja elinkeinoministeriö käy läpi esitykset valittavista tilintarkastajista ja tarkistaa, että tilintarkastaja täyttää vaaditut edellytykset. Tähän nimeämismenettelyyn on varattava riittävästi aikaa (noin kuukausi), joten hankkeen tulee heti rahoituspäätöksen saatuaan hakea nimeämistä. Työ- ja elinkeinoministeriön hyväksyttyä tilintarkastajan partneri saa ministeriöltä päätöksen tilintarkastajan hyväksymisestä hankkeen valvojaksi. Tässä ohjeessa annetaan tarkempaa tietoa ja ohjeita valvojien tehtävistä ja pätevyysvaatimuksista, valvojien valinnasta ml. valvontapalvelun hankinnasta, valvojien nimeämisestä, valvonnan suorittamisesta ja aikataulutuksesta, valvonnasta aiheutuvien kulujen kattamisesta, valvojille järjestettävästä koulutuksesta sekä valvonnan seurannasta. Työ- ja elinkeinoministeriö antaa tarvittaessa tätä ohjetta täydentäviä ohjeita ensimmäisen tason valvonnasta Suomessa. Tietoja muiden maiden ensimmäisen tason valvontajärjestelmistä saa kunkin ohjelman hallintoviranomaiselta. 2. Valvojan tehtävät ja pätevyysvaatimukset Valvojan tehtävänä on tarkastaa suomalaisen partnerin osalta hankkeesta rahoitettavien tuotteiden ja palvelujen toimittaminen sekä menojen tukikelpoisuus ja sääntöjenja ohjelmanmukaisuus. Tämä edellyttää valvojalta kansallisen tilintarkastustoiminnan asiantuntemuksen lisäksi eräitä rahoitukseen ja hankehallintoon liittyviä tietoja. Valvojan on tunnettava asianomaiset EU:n ja kansalliset hanketoimintaa säätelevät lait ja asetukset sekä hanketta rahoittavan ohjelman erityissäännöt. Valvontaa suorittaessaan valvoja toimii kansainvälisten ja kansallisten tilintarkastusstandardien sekä tilintarkastuslain (459/2007) mukaisesti ja valvojalla on tilintarkastuslain mukainen vahingonkorvausvastuu. Valvonnan suorittavan valvojan pätevyyttä, taitoja ja kokemusta koskevat vaatimukset voidaan tiivistää seuraavasti: - Valvojan tulee olla tilintarkastuslain mukaisesti hyväksytty tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisöä ei nimetä valvojaksi, koska valvojaa hyväksyttäessä tarkistetaan, täyttääkö valvoja henkilökohtaisesti asetetut vaatimukset. - Valvojalla tulee olla riittävä EU:n ja kansallisen rakennerahastolainsäädännön tuntemus sekä mielellään kokemusta EU-rahoitteisten hankkeiden tarkastuksista. Jo aiemmin valitun valvojan on myös osoitettava, että hän on ylläpitänyt osaamistaan mm. osallistumalla työ- ja elinkeinoministeriön järjestämiin valvojille kohdistettuihin koulutuksiin. Valvojan on tunnettava lisäksi sen Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelman erityispiirteet, jonka hankkeeseen tarkastus kohdistuu.
3/8 3. Valvojan valinta - Valvojalla tulee olla riittävä englannin kielen taito tai muu ohjelmassa tarvittava kielitaito pystyäkseen suorittamaan varmennukset ohjelman kielellä ohjelman lomakkeiden ja ohjeiden perusteella sekä pystyäkseen kommunikoimaan ohjelmasihteeristön, muiden jäsenmaiden valvojien jne. kanssa. Tämä edellyttää opiskelujen kautta saadun kielitaidon lisäksi yleensä sitä, että valvojalla on kokemusta englannin kielellä (tai muulla ohjelman kielellä) työskentelystä. Hakulomakkeessa on annettava kielitaidosta selvitys. Hankkeen valitessa tarkastajaa on sen varmistettava ennen sopimusta, että valvojan kielitaito on riittävä. Valvojaksi ei saa esittää henkilöä, jonka kielitaito ei riitä sujuvaan työskentelyyn. - Valvojan tulee olla täysin riippumaton varmennuksen kohteena olevasta organisaatiosta tai yksiköstä sekä varmennuksen kohteena olevista toiminnoista. Lisäksi valvojan tulee sitoutua suorittamaan varmennukset vaaditussa kolmen kuukauden tai ohjelman määräämässä tätä lyhyemmässä määräajassa. Näiden vaatimusten täyttyminen tarkistetaan nimeämismenettelyssä. Nimettävän valvojan/valvojien on itse tehtävä valvonta. Hankkeen tulee edellyttää tätä valitessaan valvojaa, asia kannattaa myös sisällyttää valvojan ja hankkeen välillä tehtävään sopimukseen. Nimetty valvoja ei uusitun lainsäädännön mukaan enää voi valtuuttaa toista tarkastajaa tekemään tarkastusta puolestaan. Ennen nimeämistä valvojaksi hankkeen esittämän tilintarkastajan tulee tutustua hankkeeseen ja sen valvontaan liittyviin dokumentteihin näin varmistetaan, että tuleva valvoja ymmärtää valvonnan luonteen ja laajuuden. Hankepartnerin tulee toimittaa valvojaksi esittämälleen tilintarkastajalle tämä työ- ja elinkeinoministeriön ohjeistus, rahoittavan ohjelman asianmukaiset dokumentit kuten ohjelmakäsikirja, mahdollinen ensimmäisen tason valvontaa ja toteumaraportteja koskeva ohjeistus sekä ohjelman julkaisema varmennusten tarkastuslista ja tarkastusraporttimalli. Lisäksi valvojalle toimitetaan hankehakemus, jonka tulee olla kyseessä olevan EAY-ohjelman hallinto- tai seurantakomitean hyväksymä. Partneri toimittaa valvojalle myös jäljennöksen hankkeen alkuvaiheessa laadittavasta kumppanuussopimuksesta ja lisäksi valvojan tulee saada jäljennös pääpartnerin ja hallintoviranomaisen välillä tehdystä tukisopimuksesta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarkastustyössä on erityisesti otettava huomioon, että eri ohjelmilla on toisistaan poikkeavia menettelyjä ja myös mm. kustannusten hyväksyttävyydessä saattaa olla eroavaisuuksia. Tämän vuoksi valvojan on aina tutustuttava ko. ohjelman internet-sivuilla olevaan ajantasaiseen ohjeistukseen. Valvojan palvelua hankittaessa tulee noudattaa EU:n, Suomen, ohjelman ja partnerin omia hankintasääntöjä. Jos hankinta jää alle kynnysarvon, on hankintaa tehdessä noudatettava hankkeen tausta-organisaation sekä ohjelman omia hankintaohjeita. Kynnysarvon alittavissa hankinnoissa kustannusten kohtuullisuuden varmistamiseksi tulee selvittää tarkastuksen hinta muutamalta taholta. Valvojaksi voidaan valita hankeorganisaatiolle jo aiemmin kilpailutettu tilintarkastaja, mikäli kyseinen tilintarkastaja täyttää vaaditut edellytykset ja häneltä hankittu palvelu kattaa myös EUhankkeiden tarkastukset. Saman hankkeen suomalaiset partnerit voivat halutessaan valita yhteisen valvojan suorittamaan tarkastukset kaikkien partnereiden osalta. Kaikissa tapauksissa valvojan palvelun hankinnassa tulee noudattaa em. hankintasääntöjä. Hankinnan, kuten muidenkin hankkeen kustannusten tulee olla kohtuullisia. Näiden säännösten vastainen hankinta johtaa valvojan palkkion tukikelvottomuuteen hankkeessa, jolloin palkkio jää hankkeen itsensä maksettavaksi. Tarjouspyynnön laatimisessa on välttämätöntä ottaa huomioon yllä esitetyt valvojan pätevyydelle asetetut kriteerit, jotka tarkistetaan nimeämismenettelyssä. Lisäksi tarjouspyynnössä tulee esit-
4/8 4. Nimeämismenettely tää riittävän kattava kuvaus hankittavan palvelun sisällöstä ml. ohjelman kuvaus, hankkeen kuvaus sekä valvojan tehtävät. Valitun valvojan kanssa on tehtävä sopimus, jossa on keskeiset valvojan työtä ja siihen liittyviä aikatauluja koskevat velvollisuudet. Hankkeen on sopimuksella varmistettava, että se saa hankkimansa palvelut laadultaan ja aikataulultaan asianmukaisesti. Hanke voi ennen sopimuksen tekemistä halutessaan varmistaa työ- ja elinkeinoministeriöstä tilintarkastajan soveltuvuuden valvojaksi. Sopimusta ei tarvitse toimittaa työ- ja elinkeinoministeriöön, mutta se on säilytettävä mahdollisia tarkastuksia varten. Lisäksi ohjelmaviranomaiset saattavat tarkastaa sopimuksen ennen kuin ne maksavat ensimmäisen tason valvonnasta aiheutuvat kustannukset. Hankkeen toimintaa suunniteltaessa on huomioitava, että valvojan on oltava työ- ja elinkeinoministeriön nimeämä ennen ensimmäistä tarkastusta. Tarkastusta ei siis voi suorittaa ennen kuin työ- ja elinkeinoministeriö on nimennyt tilintarkastajan ko. hankkeen valvojaksi. Yhteisen valvojan nimeämiseen riittää yksi yhteinen hakemuslomake, johon eritellään jokaisen partnerin tiedot ja jonka jokaisen partnerin edustaja on allekirjoittanut. Työ- ja elinkeinoministeriö antaa kullekin partnerille tällöinkin erillisen nimeämisasiakirjan. Valvojaksi esitetyn tilintarkastajan pätevyys tarkistetaan nimeämismenettelyssä. Hankepartneri ja tilintarkastaja täyttävät yhdessä työ- ja elinkeinoministeriön hakemuslomakkeen, johon täytetään hanketietojen lisäksi valvojaksi esitettävään tilintarkastajaan liittyviä tietoja. Hakemuksessa voidaan esittää nimettäväksi kahta henkilöä. Partneri toimittaa hakemuslomakkeen liitteineen työ- ja elinkeinoministeriön kirjaamoon sähköpostitse kirjaamo@tem.fi ja tiedoksi eay@tem.fi. Ajantasainen hakemuslomake on saatavissa työ- ja elinkeinoministeriön verkkosivuilta osoitteesta http://www.tem.fi/eay/valvonta. Lomake on saatavissa suomen-, ruotsin- ja englanninkielisenä. Nimeämismenettelyyn on ryhdyttävä välittömästi sen jälkeen, kun hakija on saanut tiedon hankkeen hyväksymisestä rahoitettavaksi. Tarkastettuaan valvojaksi esitetyn tilintarkastajan tiedot ja todettuaan edellytysten täyttyvän työ- ja elinkeinoministeriö lähettää partnerille ministeriön päätöksen ja nimeämisasiakirjan, jonka partneri toimittaa edelleen hankkeen pääpartnerille. Hankkeen pääpartneri toimittaa alkuperäisen nimeämisasiakirjan ohjelmasihteeristöön hankkeen ensimmäisen kootun maksatushakemuksen liitteenä. Hakemuslomake voidaan täyttää ja nimeäminen suorittaa vasta hankkeen tultua hyväksytyksi rahoitettavaksi ohjelman hallinto- tai seurantakomiteassa. Nimeäminen on hankekohtainen, eli samankin valvojan käyttö uudessa hankkeessa edellyttää uutta nimeämistä. Hakemuksessa voi esittää nimettäväksi kahta valvojaa, näin ei esim. valvojan työsuhteen loppuessa tai lomien aikana tarvitse ryhtyä uuteen nimeämismenettelyyn. ESPON 2020- ja URBACT III -ohjelmista rahoitettavien hankkeiden suomalaisten partnereiden tulee toimittaa työ- ja elinkeinoministeriöön hakemuslomake liitteineen englanninkielisenä, koska nämä ohjelmat edellyttävät saavansa nimeämisasiakirjan lisäksi myös hakemuslomakkeet käyttöönsä. 5. Valvonnan suorittaminen ja aikataulutus Tarkastukset voidaan aloittaa, kun hanke on saanut rahoituspäätöksen tai kun rahoitussopimus on tehty ja työ- ja elinkeinoministeriö on nimennyt tilintarkastajan valvojaksi. Suomessa ns. normaali (desk based) tarkastus suoritetaan joko valvojan omissa tiloissa tai partnerin luona kyseisen ohjelman käytössä olevan viimeisimmän tarkastuslistan (checklist) avulla. Lisäksi valvojan tulee käyttää muita ohjelman vii-
5/8 meisimpiä raportointipohjia. Tarkastus kattaa kaikki (100 %) partnerin raportoimat menot. Siinä varmennetaan jokainen hankkeen kustannuspaikalle kirjattu meno, hankkeen laskut, kuitit ja muut maksatushakemuksen liitedokumentit, kuten täysiaikaisten työntekijöiden työsopimukset, osa-aikaisten työntekijöiden tuntikirjanpito, kilpailutusasiakirjat, hankkeelle osoitettujen yleiskustannusten ja partnereiden välisten yhteisten kustannusten jakoperusteet, hankkeen tulot, yms. Näiden avulla valvojan on pystyttävä varmentamaan, että kaikki partnerin ilmoittamat menot ovat tosiasiallisesti syntyneitä, hankkeesta aiheutuneita, säädösten, ohjelman ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia, ja että raportoidut toiminnot on tosiasiallisesti toteutettu. Jos jokaista tositetta ei tarkasteta, käytetty hyvän tilintarkastustavan mukainen poimintametodi on dokumentoitava tarkastusraportissa. On huomattava, että varmennuksissa ei sovelleta tilintarkastustoiminnassa yleistä olennaisuusperiaatetta. Kaikki virheet on raportoitava vaikka ne olisikin korjattu lopulliseen maksatushakemukseen. Jokaisen hankkeen osalta varmennetaan, että hankkeesta on tiedotettu asianmukaisesti. Ympäristöhankkeiden osalta tulee varmentaa, että ympäristöviranomaisia on kuultu, tarvittavat ympäristöluvat on hankittu, ympäristövaikutusten arviointi (YVA) sitä edellyttävistä hankkeista on suoritettu, että ympäristövaikutuksia omaavista hankkeista on tiedotettu riittävällä tasolla, ja että toimenpiteet eivät ole ristiriidassa ympäristödirektiivien (lintu-, vesipuite- tai jätepuitedirektiivi) kanssa. Valvojan tulee myös varmentaa, että tasa-arvoperiaatteet on huomioitu hankkeen toiminnassa. Näiden seikkojen varmentaminen edellyttää yhteistyötä ja tarvittavaa tiedonvaihtoa valvojan ja hallintoviranomaisen, kansallisen vastinrahoittajatahon sekä asianomaisten ympäristö- ja muiden viranomaisten välillä. Toisesta toteumaraportista lähtien valvojan tulee varmentaa myös ohjelman hallintoviranomaisen maksaman EAKR-tuen siirrot pääpartnerilta muille partnereille sekä Suomen kansallisen vastinrahoituksen siirrot suomalaisille partnereille. Lisäksi valvoja valvoo partnerin omarahoitusosuuden täyttymistä. Mikäli valvoja havaitsee maksatushakemuksessa/toteumaraportissa virheitä, jotka saadun lisäselvityksen perusteella voidaan korjata ennen asiakirjan varmentamista, valvojan tulee tehdä omaan tarkastusraporttiinsa tai sen liitteeseen merkintä, josta alkuperäinen virhe ja sen korjaamiseksi tehdyt toimet käyvät selville. Täten ohjelma saa tietoa partnerien raportoinnissaan tekemistä virheistä ja voi tarvittaessa täsmentää omaa ohjeistustaan. Kukin partneri toimittaa varmennetut toteumaraporttinsa pääpartnerille, joka vastaa raporttien yhteen kokoamisesta. Pääpartneri vastaa myös siitä, että jokaisen partnerin esittämät menot liittyvät hankkeen toimintoihin, ovat kumppanuussopimuksen mukaisia ja että kulut ovat hyväksytyn valvojan varmentamia. Suomalaisen pääpartnerin valvojan tulee vastaavasti vahvistaa, että yhteen koottu toteumaraportti (ml. maksatushakemus) on kaikilta partnereilta saatujen raporttien pohjalta laadittu virheettömästi, noudattaa hankesopimusta sekä sisältää kunkin partnerin toimivaltaisen ensimmäisen tason valvojan suorittaman varmennuksen. Pääpartnerin valvoja ei tutki muiden partnereiden ilmoittamien menojen tukikelpoisuutta mutta hänen tehtävänään on varmentaa että pääpartneri on täyttänyt sille kuuluvat velvollisuudet, elleivät ohjelmaviranomaiset katso tätä tarpeettomaksi. Tuotteiden ja palvelujen toimittamisen varmentamiseksi on suoritettava paikan päällä tehtäviä varmennuksia. Suomessa ensimmäisen tason valvojien tehtävänä on suorittaa kyseisenlainen tarkastus vähintään kerran kunkin partnerin osalta ja se voi tapahtua myös edellä käsiteltyjen normaalien varmennusten yhteydessä. Paikan päällä suoritettava tarkastus on tehtävä aina myös niiden partnereiden osalta, joiden hankkeet on ohjelmassa valittu tällaisen tarkastuksen kohteeksi. Nämä paikan päällä tehtävät varmennukset raportoidaan ohjelmassa noudatettavan käytännön mukaisesti joko varmennusraportissa sitä varten olevaan osioon tai erillisellä lomakkeella. Paikan päällä tehtävät varmennukset tulisi suorittaa hankkeen toimintojen
6/8 ollessa käynnissä ei varmennettavaan määrään nähden liian aikaisessa vaiheessa, mutta kuitenkin hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä, jolloin varmennuksissa ilmeneviin ongelmiin ja epäsäännönmukaisuuksiin pystytään vielä puuttumaan. Suurissa, investointeja sisältävissä ja ns. infrastruktuurihankkeissa paikan päällä tehtäviä varmennuksia on syytä suorittaa useammankin kerran hankkeen aikana. Niin partnereiden välisessä sopimuksessa kuin kunkin partnerin ja valvojan välillä tehtävässä sopimuksessa tulee sopia varmennusten aikataulusta sekä vahingonkorvausvastuista mahdollisten myöhästymistapauksien, raportointivirheiden tai säännönvastaisuuksien varalta. Kussakin Euroopan alueellisen yhteistyön ohjelmassa noudatetaan ohjelman määrittelemiä raportointiaikoja ja varmennukset tulee suorittaa niiden mukaisesti. Varmennusten aikataulutuksesta sovittaessa otetaan huomioon, että asetuksen 1299/2013/EU mukaan menot tulee vahvistaa viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun hanke on toimittanut tarvittavat asiakirjat valvojalle. Rahoittava viranomainen voi kuitenkin antaa tiukempia ja tarkempia määräyksiä raportointimenettelyistä ja -aikatauluista. Joka tapauksessa partnerikohtaiset varmennukset tulee käynnistää viipymättä ohjelman raportointikauden päätyttyä ja kaikkien partnereiden raporttien valmistelu, varmennus ja toimittaminen pääpartnerille lopullista varmennusta varten tulee aikatauluttaa tehokkaasti. Huomioitava on myös, että yhdenkään partnerin osalta varmennusta ei voi suorittaa puutteellisten dokumenttien perusteella. Pääpartnerille tulee varata riittävästi aikaa koota kaikkien partnereiden varmennetut toteumaraportit yhteen ja vastaavasti pääpartnerin valvojalla tulee olla riittävästi aikaa suorittaa koko hankkeen toteumaraporttia koskeva asiakirjatarkistus ennen yhteisen raportin toimittamista ohjelmasihteeristöön. Hankkeen loppuvaiheessa varmennuksille on varattava riittävästi aikaa niin, että varmennus suoritetaan hankkeen varsinaisten toimintojen päättymisen jälkeen, mutta ennen toteutusajan päättymistä. Rahoitussopimuksen mukaisen toteutusajan jälkeen myöskään valvonnasta aiheutuvat kulut eivät enää ole kaikissa ohjelmissa tukikelpoisia. Tarkemmat ohjeet toteumaraporttien laatimisesta ja toimittamisesta ohjelmasihteeristöön antaa ohjelmasihteeristö. Suomen kansalliseen vastinrahoitukseen liittyvät varmennukset Tarkoitus on, että tässä ohjeessa kuvattu valvontajärjestelmä voisi toimia myös kansallisen rahoituksen maksatusten perustana. Kansallinen vastinrahoittaja voi kuitenkin harkintansa mukaan suorittaa lisävarmennuksia ko. rahoituksen osalta. Suomen kansallista vastinrahoitusta saava partneri hakee maksatusta asianomaisen viranomaisen antamien ohjeiden mukaisesti. 6. Sääntöjenvastaisuuksista raportoiminen Sääntöjenvastaisuuksilla tarkoitetaan aiheettomasti ja väärin perustein tapahtunutta tuen hakemista ja/tai maksamista hankkeelle. Sääntöjenvastaisuuksiin voi olla useita selityksiä. Niitä voivat olla esimerkiksi hankkeen toteutumatta jääminen esim. hakijatahosta johtuvista syistä, kuten konkurssin tai muun taloudellisen syyn takia tai hakijasta ja/tai rahoittajasta johtuva inhimillinen erehdys, joka on jäänyt huomioimatta, tai jopa petos. Epäsäännönmukaisuuksien raportointimenettely riippuu siitä, missä vaiheessa virhe on huomattu ja onko tukea ehditty maksaa hakijalle tai jopa raportoida maksetut tuet komissiolle tuen hakemista varten ohjelmalle. Normaaleihin varmennusraportteihin tulee aina sisällyttää kaikki varmennuksen yhteydessä ilmenneet ristiriitaisuudet ja epäjohdonmukaisuudet ja niiden korjaamiseksi suoritetut toimenpiteet. Joskus näitä epäsäännönmukaisuuksia ei kuitenkaan huomata valvojan suorittamien normaalien varmennusten yhteydessä eikä vielä ohjelmasihteeristön/todentamisviranomaisenkaan suorittamassa tarkastuksessa, minkä seuraukse-
7/8 na tuki maksetaan väärin perustein ja tukea pitää periä takaisin. Asian tullessa ilmi seuraavan/seuraavien varmennusten yhteydessä valvojan tulee välittömästi laatia erillinen epäsäännönmukaisuusraportti työ- ja elinkeinoministeriön alueosastolle, joka välittää tiedon edelleen komissioon toimitettavista raporteista vastaavalle ministeriön talousyksikölle. Lisäksi sääntöjenvastaisuusraportit on toimitettava tiedoksi myös ohjelman hallinto- sekä todentamisviranomaiselle. Mikäli epäsäännönmukaisuudet havaitaan ennen kuin todentamisviranomainen suorittaa maksun partnerille, erillistä epäsäännönmukaisuusraporttia työ- ja elinkeinoministeriölle ei tarvita. Siitä huolimatta epäsäännönmukaisuus tulee selkeästi dokumentoida varmennusraportissa. 7. Maksatushakemuksen käsittely Kun kaikkien hankepartnereiden varmennetut toteumaraportit dokumentteineen on liitetty hankkeen yhteiseen toteumaraporttiin ja suomalaisen pääpartnerin valvoja on vahvistanut koko hankkeen toteumaraportin asianmukaisesti laadituksi, pääpartneri toimittaa toteumaraportin ohjelmasihteeristöön ohjelman ohjeistusten mukaisesti. Pääpartnerin tehtävä on varmistaa, että varmennettu maksatushakemus jätetään ohjelmasihteeristöön ohjelman määräämän raportointiaikataulun mukaisesti, kuitenkin niin, että itse varmennukseen käytettävä aika on enintään 3 kuukautta. Ohjelman todentamisviranomainen suorittaa toteumaraportille erillisen tarkastuksen, jossa varmistetaan, että toteumaraportti on laadittu asianmukaisesti ts. että se sisältää jokaisen partnerin raportointia koskevan valvojan lausunnon, että varmennus on asianmukaisesti suoritettu ja dokumentoitu sekä ottaa huomioon lausuntoon liittyvät erityiset havainnot ja huomautukset. Lisäksi todentamisviranomainen tarkistaa, että paikan päällä suoritettavat varmennukset on suoritettu. Todentamisviranomainen voi pyytää hankkeelta tarvittaessa lisäselvityksiä toteumaraporttiin. Todentamisviranomainen ja työ- ja elinkeinoministeriö voivat suorittaa hankkeelle lisäksi erillisiä paikan päällä tehtäviä tarkastuksia. 8. Valvonnasta aiheutuvat kulut Valvonnasta aiheutuvat kustannukset kattaa partneri ja asianmukaiseen hankintaan perustuvat varmennuskulut ovat hankkeelle tukikelpoisia. Kulut sisällytetään hankkeen budjettiin ohjelman ohjeistuksen mukaiseen kulukohtaan jo hakemusvaiheessa. Valvontakulujen sisällyttämisessä hankkeen kuluiksi tulee huomioida, että varmennuksille on varattava riittävästi aikaa hankkeen varsinaisten toimintojen päättymisen jälkeen, mutta ennen toteutusajan päättymistä, sillä kaikki hankkeen kulut ovat tukikelpoisia vain toteutusajan sisällä. Työ- ja elinkeinoministeriö ei ota maksua tilintarkastajan sertifioinnista valvojaksi. 9. Valvojille järjestettävät koulutus- ja informaatiotilaisuudet Valvojien riittävän tiedonsaannin ja osaamisen sekä valvonnan laadun varmistamiseksi työ- ja elinkeinoministeriö järjestää valvojille säännöllisin väliajoin koulutus- ja informaatiotilaisuuksia. Tilaisuuksissa käydään läpi yleiset Euroopan alueellisen yhteistyön tavoitteen ohjelmia koskevat EU- sekä kansalliset säädökset ja asetukset, ohjelmakohtaiset esittelyt ja erityispiirteet sekä sertifiointiin liittyvät erityiskysymykset. Tulevista koulutuksista lähetetään tieto valvojiksi nimetyille. Valvojien koulutuksista aiheutuvat matka- ja muut kustannukset kattaa valvoja nämä kulut eivät sisälly hyväksyttäviin hankekustannuksiin. Koulutuksiin osallistuminen on erittäin suositeltavaa.
8/8 10. Ensimmäisen tason valvonnan seuranta ja valvonta sekä asiakirjojen säilytys Kaikki hankkeeseen liittyvät asiakirjat sekä varmennukseen liittyvät asiakirjat tulee dokumentoida ja säilyttää hankeorganisaatiossa 31.12.2032 asti. Jokaista varmennusta koskevat raportit ja tarkastuslistat hankepartnerin tulee toimittaa työ- ja elinkeinoministeriöön pakattuna pdf-tiedostona sähköpostitse: eay@tem.fi. Työ ja elinkeinoministeriö valvoo ensimmäisen tason valvontaa ja voi rakennerahastolain 29a :n 4 momentin nojalla suorittaa tai valtuuttaa toisen viranomaisen tai riippumattoman tilintarkastajan suorittamaan valvojaan kohdistuvia tarkastuksia. Toisen tason tarkastustoiminnasta vastaa kunkin ohjelman tarkastusviranomainen, joka varmistaa, että hankkeen menojen tarkastamiseksi tehdään hanketarkastuksia tarkoituksenmukaisen otannan pohjalta. Ohjelmasta riippuen hanketarkastukset suorittaa joko kilpailuttamalla hankittu kansainvälinen tilintarkastusyhteisö ja kunkin maan tarkastusviranomainen (Suomessa valtiovarainministeriön yhteydessä oleva valtiovarain controller -toiminto). Lisätietoja antavat: Hallitusneuvos Tuula Manelius, p. 029 50 64909, tuula.manelius@tem.fi Suunnittelija Pirjo Lepistö, p. 029 50 49212, pirjo.lepisto@tem.fi Osastopäällikkö, ylijohtaja Taina Susiluoto Hallitusneuvos Tuula Manelius