HUS-SERVIS LIIKELAITOKSEN TOIMINTAOHJE

1 HUS-SERVIS LIIKELAITOKSEN TOIMINTAOHJE 13.5.2016 Käsittely: Johtoryhmä 20.4.2016 Yhteistyötoimikunta 27.4.2016 Johtokunta 13.5.2016

2 Sisällys 1 JOHDANTO... 3 2 LIIKELAITOKSEN TOIMINTA-AJATUS... 3 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO... 3 3.1 Johtokunta... 3 3.2 Toimitusjohtaja... 3 3.3 Vastuualueet ja johtavien toimenhaltijoiden tehtävät... 3 3.4 Johtoryhmä... 4 3.5 Talous- ja yleishallinto... 5 3.6 Henkilöstöhallinto... 5 3.7 Tietohallinto... 6 3.8 Viestintä ja tiedottaminen... 6 3.9 Sopimushallinto ja sopimusasiakirjojen arkistointi... 6 3.10 Ohjausryhmät... 6 4 JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN RATKAISUVALTA... 6 4.1 Päätöksentekomenettely... 6 4.2 Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta ja toimitusjohtajalle delegoidun päätösvallan edelleen siirtäminen... 8 4.3 Taloushallinnon ratkaisuvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen... 10 4.3.1 Hankinta- ja tilausvaltuudet... 10 4.3.2 Laskujen hyväksyminen... 10 4.3.3 Poistoista päättäminen... 11 4.3.4 Matkapuhelimen käyttö, oman auton käyttöoikeus ja taksikortit... 11 4.3.5 Sivutoimiluvat ja esteellisyyden tarkastaminen... 11 4.3.6 Irtaimiston luettelointi... 11 4.4 Palvelujen hinnoittelu ja tarjoaminen... 12 5 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO... 12 6. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA... 12 7. VOIMAANTULO... 12

3 1 JOHDANTO HUS-Servis on kunnallinen liikelaitos kuuluen Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatioon. Liikelaitoksen toiminnasta säädetään kuntalaissa, HUS:n hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta on määritelty liikelaitoksen johtosäännössä. Johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS-Servis liikelaitoksen viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohjeen hyväksyy HUS Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta. Toimintaohjeessa toimitusjohtaja siirtää toimivaltaansa edelleen liikelaitoksen viranhaltijoille- tai toimihenkilöille. Viranhaltija tai toimihenkilö, jolle toimitusjohtaja on siirtänyt toimivaltaansa, ei voi sitä edelleen delegoida. 2 LIIKELAITOKSEN TOIMINTA-AJATUS HUS-Servis tukee HUS-konsernia onnistumaan perustehtävässään tuottamalla kilpailukykyisiä asiointi-, henkilöstö-, talous- ja tekstinkäsittelypalveluita. HUS-Servis toimii yhtenäisten toimintamallien ja -prosessien mukaisesti koko HUS-alueella tuottaen sovittuja palveluita sairaanhoitoalueille, tytäryhtiöille, muille sisäisille palveluorganisaatioille ja jäsenkunta-asiakkailleen. HUS-Servis toimii julkisella sektorilla palveluntuottajana. 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO 3.1 Johtokunta Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisimmin Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta. 3.2 Toimitusjohtaja HUS-Servis liikelaitosta johtaa toimitusjohtaja. Liikelaitoksen johtaja päättää, mitä toimitusjohtajan tehtävistä on päätetty hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä 8 ja 9. Toimitusjohtajan esimies on HUS:n talousjohtaja. Toimitusjohtajan sijaisena toimii tämän estyneenä ollessa jäljempänä mainitussa järjestyksessä päävastuullinen johdon taloustukihenkilönä toimiva controller ja henkilöstöpäällikkö, jollei johtokunta ole määrännyt toimitusjohtajan sijaiseksi muuta viranhaltijaa. 3.3 Vastuualueet ja johtavien viranhaltijoiden tehtävät Liikelaitos jakaantuu viiteen vastuualueeseen ja vastuualueet ydinprosessikohtaisiin vastuuyksikköryhmiin, jotka koostuvat vastuuyksiköistä. Vastuuyksiköt toimivat tiimimallin mukaisesti.

4 HUS-Servis toiminnallinen organisaatio Kehittämispäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen asiakas-, kehitys- ja viestintäprosessien ohjauksesta liikelaitoksen strategian mukaisesti. Kehittämispäällikkö koordinoi tietojärjestelmäprosesseja ja HUS-Servisin kehittämishankekokonaisuutta. Henkilöstöpäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen henkilöstöprosessien ohjauksesta ja kehittämisestä konsernin henkilöstöstrategian mukaisesti. Henkilöstöpäälliköllä on oikeus ottaa päätettäväkseen palvelussuhteeseen ottaminen tai erottaminen muiden kuin toimitusjohtajan suorien alaisten osalta HUS-Servisin vastuuyksiköissä, kun palvelupäällikkö on estynyt. Henkilöstöpäällikkö vastaa liikkeenluovutuksissa henkilöstön luovuttamisen tai vastaanottamisen valmistelusta. Henkilöstöpäällikkö vastaa täyttölupien ja muiden kuin tehtäväkohtaisten palkkojen tarkistusten valmistelusta. Henkilöstöpäällikkö vastaa osaltaan työsuojelutoiminnasta ja liikelaitoksen henkilöstön työhyvinvointiohjauksesta toimien työterveyshuollon yhteyshenkilönä. Suunnittelupäällikkö (jäljempänä päävastuullinen johdon taloustuen controller) vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen talousohjauksesta ja sen kehittämisestä konserniohjauksen ja liikelaitoksen strategian mukaisesti sekä sovittujen yleis- ja taloushallinnon asioiden valmistelusta. Palvelupäälliköt vastaavat toimitusjohtajan alaisena alueensa palvelutoiminnasta, taloudesta ja henkilöstöstä liikelaitoksen strategian ja talousarvion mukaisesti. Palvelupäällikkö johtaa ja kehittää palvelujen kustannustehokasta tuottamista. Palvelupäällikkö valmistelee yhdessä controllerin ja henkilöstöpäällikön kanssa vuosittain vastuualueensa talousarvion, henkilöstösuunnitelman ja investointisuunnitelman ja vastaa niiden toteutumisesta. Palvelupäälliköt vastaavat palvelualueiden: asiointipalvelut, tekstinkäsittelypalvelut, henkilöstöja talouspalvelut palvelutuotantotoiminnasta ollen toimitusjohtajan suoria alaisia. 3.4 Johtoryhmä Toimitusjohtaja asettaa HUS-Servis liikelaitoksen johtoryhmän. Johtoryhmään kuuluvat toimitusjohtajan nimeämien toimijoiden lisäksi henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat (2). Johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa johtamisessa ja huolehtia päätösten toimeenpanosta sekä seurannasta. Johtoryhmä seuraa asiakkaiden palvelujen

5 saatavuutta, laatua, vaikuttavuutta ja asiakaskokemuksia palveluista sekä yhteistyön sujuvuutta, liikelaitoksen taloutta ja muuta toimintaa. Jokainen johtoryhmän jäsen kantaa vastuun johtoryhmän jäsenenä liikelaitoksen kokonaisedusta ja strategian toteuttamisesta. Johtoryhmässä sovitaan koko liikelaitosta koskevista linjauksista ja prosessien välisestä työnjaosta. Johtoryhmässä käsitellään riskejä koskevat raportit, varautuminen ja riskienhallinnan tavoite- ja toimenpideohjelmat. Johtoryhmän kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Johtoryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa ja ne julkaistaan intrassa. 3.5 Talous- ja yleishallinto Liikelaitoksessa noudatetaan HUS:n talous- ja yleishallinnon ohjeistusta. HUS-kuntayhtymän taloudenpidosta on annettu yleisiä ohjeita perussopimuksessa ja hallintosäännössä. Taloushallinnon pysyväisohjeesta käyvät ilmi kuntayhtymässä noudatettavat yleiset periaatteet tositteiden käsittelystä, kirjanpidosta sekä laskujen hyväksymisestä. Yleishallinnon säännöt käyvät ilmi kuntalaista ja muusta lainsäädännöstä, hallintosäännöstä, Tukipalveluiden liikelaitosten johtosäännöstä, kuntayhtymän pysyväis- ja määräaikaisohjeista sekä asiakirjahallinnon ja asianhallintajärjestelmän ohjeista. Liikelaitoksen strategisesta suunnittelusta ja palvelusopimusneuvotteluista sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelusta vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja kuntayhtymän ohjeiden mukaisesti. Liikelaitoksen päävastuullinen johdon taloustukihenkilönä toimiva controller vastaa osaltaan liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta sekä toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta, laskutuksen oikeellisuudesta ja maksuvalmiudesta. Controller valmistelee yhdessä henkilöstöpäällikön ja palvelupäälliköiden kanssa liikelaitoksen talousarvion. Controller valmistelee toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen toimintaa ja taloutta kuvaavat raportit sekä huolehtii liikelaitoksen investointien suunnittelusta. Liikelaitoksen talous- ja yleishallintopalvelujen tuottaminen on keskitetty liikelaitoksen johtoon. Näiden palveluiden tuottamisesta vastaava esimies huolehtii toimitusjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen talous- ja yleishallintoprosessien asianmukaisuudesta ja siitä, että toiminnot ovat yhdenmukaiset liikelaitosta koskevan lainsäädännön ja HUS-kuntayhtymän ohjeiden kanssa. 3.6 Henkilöstöhallinto Liikelaitoksessa noudatetaan virka- ja työlainsäädäntöä, työehtosopimuksia ja HUS:n henkilöstöhallinnon ohjeistusta. Kunkin vastuualueen palvelupäällikkö vastaa alueensa henkilöstöjohtamisesta. Liikelaitoksen henkilöstöpäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen henkilöstöprosessien (neuvottelu- ja työnantajatoiminta, osaaminen ja kyvykkyys, henkilöstöresurssit, urasuunnittelu, työhyvinvointi ja työsuojelu) ohjauksesta, toteuttamisesta ja kehittämisestä konsernin henkilöstöstrategian mukaisesti. Lisäksi hän tukee johtoa henkilöstöstrategian toimeenpanossa ja liikelaitoksen tavoitteiden toteuttamisessa. Henkilöstöpäällikkö toimii yhtenä työnantajan edustajana neuvotteluissa pääsopijajärjestöjen kanssa ja esittelee toimitusjohtajalle esitykset virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta liikelaitoksessa sen jälkeen, kun jatketut välittömät neuvottelut pääsopijajärjestöjen kanssa on käyty. Henkilöstön ja työnantajan välinen yhteistoiminta kunnissa ja kuntayhtymissä perustuu 13.4.2007 annettuun lakiin työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007). Työpaikan työsuojelua koskevasta yhteistoiminnasta säädetään lailla työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006). Näiden lakien lisäksi liikelaitoksen yhteistyötoimintaa säätelevät HUS:n ohjeet (HUS-kuntayhtymän yhteistoimintaorganisaatio ja yhteistoimintaelinten kokoonpano sekä Opas yhteistoiminnan toteuttamiseksi kuntayhtymässä). Toimitusjohtaja nimeää liikelaitoksen yhteistyötoimikunnan toimikaudeksi. HUS:n ohjeiden mukaan tulosalueiden yhteistyötoimikunnissa on 5 14 jäsentä riippuen tulosalueen koosta.

6 Toimikunnan puheenjohtajana toimii tulosalueen johtaja ja varapuheenjohtajana henkilöstön edustajien keskuudestaan valitsema henkilö. Toimitusjohtaja nimeää yhteistyötoimikuntaan 2 5 muuta työnantajan edustajaa ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen. Työnantajan edustajista yksi on työsuojelusta vastaava. Henkilöstöjärjestöt nimeävät yhdessä sopimallaan tavalla 3 6 henkilöstöä edustavaa jäsentä ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen sekä nimeävät henkilöstöä edustavista jäsenistä toimikunnan varapuheenjohtajan. Alueen työsuojeluvaltuutettu kuuluu tulosalueen yhteistyötoimikuntaan ja varsinaisen työsuojeluvaltuutetun estyneenä ollessa toimivat varavaltuutetut varajäseninä. Liikelaitoksen lakisääteinen työterveyshuolto järjestetään osana HUS-kuntayhtymän työterveyshuollon toimintaa. 3.7 Tietohallinto Palvelualuekohtaisista tietojärjestelmistä ja niiden pääkäyttö- ja tukipalvelusta vastaa ao. palvelupäällikkö erillisen järjestelmäkohtaisen vastuumatriisin mukaisesti. Liikelaitoksen kehittämispäällikkö koordinoi Tietohallinnon ja liikelaitoksen yhteistä palveluseurantaa ja yhteistyötä. Tietoturva-asioista palvelualueilla vastaa palvelupäällikkö. 3.8 Viestintä ja tiedottaminen Päävastuu liikelaitoksen ulkoisesta viestinnästä on toimitusjohtajalla. Palvelupäälliköt vastaavat vastuualueensa tiedottamisesta ja viestinnästä. Kehittämispäällikkö vastaa liikelaitoksen ulkoisen ja sisäisen tiedotuksen järjestämisestä liikelaitoksen viestintäsuunnitelman mukaisesti. Toimitusjohtaja hyväksyy liikelaitosta koskevan tiedotusvälineissä julkaistavaksi tarkoitetun materiaalin ennen sen julkaistavaksi toimittamista. 3.9 Sopimushallinto ja sopimusasiakirjojen arkistointi Toimitusjohtaja ottaa vastaan haasteita ja käyttää HUS-kuntayhtymän puhevaltaa liikelaitoksen tehtäväalaa koskevissa asioissa tuomioistuimissa ja hallintoviranomaisissa sekä allekirjoittaa liikelaitoksen tehtäväalaan kuuluvat sopimukset, sitoumukset ja kirjelmät. Sopimukset sekä liikelaitoksen toimintaa koskevat muut asiakirjat ja johtoryhmän pöytäkirjat arkistoidaan liikelaitoksen johdossa. 3.10 Ohjausryhmät Toimitusjohtaja perustaa liikelaitoksessa tarvittavat ohjausryhmät. Ohjausryhmien tehtävänä on tukea toiminnan operatiivista johtamista ja tavoitteiden saavuttamista sekä huolehtia päätösten valmistelusta, toimeenpanosta ja seurannasta. Ohjausryhmien kokouksista laaditaan muistiot. 4 JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN RATKAISUVALTA 4.1 Päätöksentekomenettely Hyvän hallintotavan mukaisessa päätöksentekomenettelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, HUS:n toimielinten päätöksiä, henkilöstö- ja talouspoliittisia linjauksia sekä muita organisaatiossa hyväksyttyjä oppaita ja ohjeita. Hallintoasioiden käsittelystä ja viranhaltijapäätöksenteosta on annettu HUS:n toimitusjohtajan pysyväisohje 1/2016 (22.1.2016). Esittelystä tehtävien päätösten perusteluissa on informoitava riittävästi päätöksentekijää ja yksilöitävä asia, selostettava päätöksenteossa huomioon otettavat tosiseikat ja sovellettavat oikeussäännöt. Esittelijän päätösehdotus tulee laatia niin täsmällisesti, että päätös voidaan tehdä sen pohjalta. Esittelijä on vastuussa siitä mitä hänen esittelystään päätetään, ellei hän ole

7 ilmoittanut merkittäväksi eriävää mielipidettään päätökseen. Seuraavat viranhaltijapäätökset tehdään esittelystä HUS.n asiankäsittelyjärjestelmässä: hankintapäätökset, joiden arvonlisäveroton kokonaishinta-arvio on vähintään 30 000 euroa sekä muut taloudelliselta arvoltaan samansuuruisista sitoumuksista ja sopimuksista tehtävät päätökset toistaiseksi voimassa olevaan virkasuhteeseen ottaminen vakanssien ja niissä olevien henkilöiden siirrot tulosyksiköiden välillä virantoimitusvelvollisuuden muuttaminen virantoimituksesta pidättämispäätökset viranhaltijan siirto toiseen virkaan/virkasuhteeseen virkasuhteen irtisanominen tai purkaminen työnantajan puolelta sivutoimien epäämispäätökset tehtäväkohtaisen palkan tarkistaminen, harkinnanvaraista tarkistamista koskevat päätökset, kunnes ko. päätökset tehdään sähköisessä henkilöstöhallinnon järjestelmässä erivapauden tai lievennyksen myöntäminen kielitaitovaatimuksista poistopäätökset yli 1 500 euron vahingonkorvauksen suorittaminen päätös osallistua ulkopuolisen rahoittajan maksamaan koulutukseen. Muut kuin edellä mainitut hallintopäätökset eivät edellytä esittelyä. Tällaisia ilman esittelyä tehtäviä päätöksiä ovat mm. hankintapäätökset, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 6000 alle 30 000 euroa tutkimuslupapäätökset virkamatkat, joita ei hyväksytä sähköisessä HR-järjestelmässä (Harppi) päätökset, joissa hylätään harkinnanvarainen etuus tai perutaan jo myönnetty etuus (esim. luontaisetupäätökset) asiakasmaksulain perusteella tehtävät potilasmaksupäätökset täyttölupapäätökset, joita ei ole hyväksytty HR-järjestelmässä (Harppi). Esittelijän käyttämiselle näissä päätöksissä ei ole mitään estettä, jos yksikkö tai päätöksentekijä katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi. Hankintapäätösten laatimisesta on annettu tarkat ohjeet hankintaohjeessa (pysyväisohje 5/2012). HR-järjestelmässä (Harppi) tehtäviä henkilöstöhallinnon rutiinipäätöksiä ilman esittelyä ovat mm. vuosiloman vahvistamista, perumista (työntekijän aloitteesta) tai muuttamista (työntekijän aloitteesta) koskevat päätökset sairauspoissaolot muita KVTES:ssa määrättyjä virka- tai työvapaita koskevat päätökset määräaikaisen viransijaisen ottamista koskevat päätökset, ellei kyseessä ole hakumenettelynä täytettävä viranhoito päätökset palkkioista ja korvauksista, joiden määrä ja perusteet on määrätty joko valtakunnallisissa tai paikallisissa sopimuksissa harkinnanvaraiset virka- ja työvapaapäätökset määräykset osallistua työnantajan kustantamaan koulutukseen tai koulutusmatkaan kielenkäyttölisän myöntäminen tai tarkistaminen. Virkojen ja tehtävien kelpoisuusehdoista määrätään viran/toimen perustamispäätöksessä tai hallituksen päätöksellä. Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön ja liikelaitoksen johtosäännön 6 määräykset toimitusjohtajan välittömien alaisten virantäytöstä. Ellei HUS-kuntayhtymän määräyksistä muuta johdu, päättää

8 viran tai työsuhteisen palvelussuhteen auki panosta virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Toimitusjohtaja päättää auki panosta myös omien välittömien alaistensa osalta. Viranhaltijan ja työsuhteisen palvelussuhteen päättämisestä päättää virkaan tai työsuhteeseen ottamisen oikeuden omaava viranhaltija. Ao. välitöntä esimiestä tulee virkaan tai työsuhteeseen ottamisessa taikka palvelussuhteen päättämisessä aina kuulla. Työlainsäädännön säännökset huomioon ottaen edellä mainittua noudatetaan soveltuvin osin työsuhteisten henkilöiden osalta. Johtokunta ja toimitusjohtaja voivat edelleen delegoida päätösvaltaa. 4.2 Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta ja toimitusjohtajalle delegoidun päätösvallan edelleen siirtäminen Toimitusjohtajan tehtävistä ja yleisestä ratkaisuvallasta on määrätty Tukipalveluiden liikelaitosten johtosäännössä 8 ja 9. Johtokunta ottaa toimitusjohtajan välittömät virkasuhteiset alaiset. Toimitusjohtajalla on oikeus ottaa työ- tai virkasuhteeseen HUS-Servisin muu henkilökunta kun henkilöstöpäällikkö on estynyt. Toimitusjohtaja toimii liikelaitoksen johdon ja johtavien viranhaltijoiden lähiesimiehenä. Edellisten lisäksi HUS-Servisin henkilöstön osalta toimitusjohtaja päättää avointen vakanssien käyttötarkoituksen ja sijoituspaikan muuttamisesta vastuualueiden välillä sivutoimiluvista ja ilmoituksista yksi yli yhden periaatteella täyttölupien myöntämisestä osallistumisesta ulkopuolisen rahoittajan kustantamaan koulutukseen virkamatkoista tulosalueelle kohdistuvista tutkimuksista, hankkeista ja niiden luvista yli 3 kk työ- tai virkavapaan harkinnanvaraisesta myöntämisestä, kun kyseessä ei ole laissa tai työehtosopimuksessa määrätty oikeus. Toimitusjohtajan estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtajan sijaiseksi määrätty henkilö. Henkilöstöpäällikkö päättää palkantarkistusten esittelystä vuorotteluvapaasopimusten hyväksymisestä työntekijän ottamisesta palkkatuettuun työhön tai työkokeiluun. Lisäksi henkilöstöpäälliköllä on oikeus ottaa päätettäväkseen palvelussuhteeseen ottamisesta tai erottamisesta muiden kuin toimitusjohtajan suorien alaisten osalta HUS-Servisin vastuuyksiköissä, kun palvelupäällikkö on estynyt. Henkilöstöpäällikkö päättää välittömien alaistensa osalta vuosilomien myöntämisestä, virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista työlomista (enintään 3 kk) ja niiden palkkaeduista voimassa olevan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen V luvun 12 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista koulutussuunnitelman ja budjetin mukaisesti työsuhdematkalippuetuuden myöntämisestä oman auton ja taksin tilapäisestä käytöstä työtehtävissä työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä ml. saldovapaat kielenkäyttölisien myöntämisestä

9 Päävastuullinen johdon taloustukihenkilönä toimiva controller ja johdon tuen esimies päättää välittömien alaistensa osalta sairauslomien ja niiden palkkaetujen myöntämisestä vuosilomien myöntämisestä työlomista (enintään 3 kuukautta) ja niiden palkkaeduista HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista koulutussuunnitelman ja budjetin mukaisesti tehtyjen työtuntien hyväksymisestä, mukaan lukien saldovapaat työsuhdematkalippuetuuden myöntämisestä kielenkäyttölisien myöntämisestä Henkilöstöpäällikön tai controllerin tai johdon tuen esimiehen estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Palvelupäällikkö päättää välittömien alaistensa osalta vastuualueensa henkilöstön sijoittumisesta vastuuyksikköryhmiin/ vastuuyksiköihin alaisensa henkilöstön ottamisesta vakituiseen ja määräaikaiseen palvelussuhteeseen talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen muiden kuin vastuuyksikköryhmien esimiesten osalta vuosilomien myöntämisestä, virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista voimassa olevan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen V luvun 12 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista koulutussuunnitelman ja budjetin mukaisesti työsuhdematkalippuetuuden myöntämisestä työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä ml. saldovapaat kielenkäyttölisien myöntämisestä Palvelupäällikön estyneenä ollessa päätökset tekee hänen erikseen määräämänsä henkilö tai toinen palvelupäällikkö. Palvelu- tai tiimiesimiesroolissa oleva päättää välittömien alaistensa osalta henkilöstön ottamisesta määräaikaiseen alle 13-päivän työsuhteeseen talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen muiden kuin tiimiesimiehien osalta vuosilomien myöntämisestä, työvapaasta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista sairausloman myöntämisestä oman ilmoituksen perusteella (1 5 päivää) voimassa olevan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen V luvun 12 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä HUS:n sisäisiin koulutuksiin osallistumisista työsuhdematkalippuetuuden myöntämisestä työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä ml. saldovapaat. Palvelu- tai tiimiesimiehen estyneenä ollessa päätökset tekee heidän esimies tai tehtävään nimetty sijainen.

10 4.3 Taloushallinnon ratkaisuvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen 4.3.1 Hankinta- ja tilausvaltuudet Liikelaitos noudattaa HUS:n hankintamenettelystä annettuja ohjeita. Teknisen valmistelun ja tarjouksien vertailun suorittaa liikelaitoksen erikseen nimeämä henkilö. Hankintoihin liittyvät päätösten valmistelut tehdään keskitetysti liikelaitoksen johdossa kuitenkin siten, että tarvittaessa käytetään asiantuntijapalveluja. Hankintapäätösten laatimisesta on annettu tarkat ohjeet hankintaohjeessa (pysyväisohje 5/2012). Hankintojen tulee aina perustua vahvistettuun talousarvioon ja investointiluonteisten hankintojen investointiohjelmaan. Hankinnan osittaminen on kiellettyä, jos sillä pyritään kiertämään toimivaltuuksia tai kynnysarvoja. Hankintavaltuus määräytyy sopimuksen arvon osalta siten, että sopimuksen arvo on sopimuskauden kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevan tai voimassaoloajaltaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintaan sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Hankintavaltuus määrittyy hankinnan arvonlisäverottoman kokonaisarvion mukaan. Niissä laitteissa, tarvikkeista ja palveluissa, joiden hankinnasta on solmittu kilpailutettu HUS:n puitesopimus, hankitaan laitteet, tarvikkeet ja palvelut puitesopimustoimittajalta. Johtokunnan ja toimitusjohtajan hankintavaltuuksista määrätään Tukipalveluiden liikelaitosten johtosäännössä 6 ja 9. Hankintavaltuuksia ei voida edelleen delegoida. Päättäjä Toimitusjohtaja Päävastuullinen johdon taloustuen controller tai suunnittelupäällikkö Palvelupäällikkö, henkilöstöpalvelut Palvelupäällikkö Henkilöstöpäällikkö, kehittämispäällikkö, palveluesimies tilaus- ja hankintavaltuudet < 500 000 kokonaiskustannushankinta laite-, kestokulutustavara- ja muut tarvikeostot sekä palveluostot, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio < 50 000 laite-, kestokulutustavara- ja muut tarvikeostot sekä palveluostot, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio < 50 000 laite-, kestokulutustavara- ja muut tarvikeostot sekä palveluostot, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio < 25 000 omaan toimintaansa liittyvät puitesopimuksiin pohjautuvat tarvike-, kulutustavara- sekä palveluostot yksittäisen hankintatapahtuman osalta < 2000 4.3.2 Laskujen hyväksyminen Laskujen ja tositteiden käsittelyssä noudatetaan HUS:n yleisiä taloushallinnon ohjeita. Laskun hyväksyjä varmistaa menon tarkoituksenmukaisuuden, laillisuuden ja määrärahan riittävyyden. Itseään tai esimiestään koskevia laskuja ei voi hyväksyä. Toimitusjohtajan estyneenä ollessa päätökset tekee päävastuullinen johdon taloustukihenkilönä toimiva controller tai toimitusjohtajan erikseen määräämä henkilö.

11 Päättäjä HUS:n talousjohtaja Toimitusjohtaja Päävastuullinen johdon taloustuen controller tai suunnittelupäällikkö Palvelupäällikkö, henkilöstöpalvelut Palvelupäällikkö Henkilöstöpäällikkö, kehittämispäällikkö, palveluesimies Laskujen hyväksymisoikeudet Toimitusjohtajan laskut < 500 000 kokonaiskustannushankinta, tulosalueen laskut, jotka kirjautuvat HUS- Servisin kuluksi Liikelaitoksen johdon ja yleishallinnon laskut, puhelimen ja taksinkäytöstä aiheutuneet laskut sekä usealle vastuualueelle kohdistuvat laskut < 50 000 Saatavien perinnän lopettaminen ja saatavien poistoista yksittäistapauksissa < 10 000 maksun korvauksen tai muun osalta Laskut, jotka kirjautuvat palvelupäällikön johtaman vastuuyksikköryhmän tai -yksikön kuluksi < 50 000 Laskut, jotka kirjautuvat palvelupäällikön johtaman vastuuyksikköryhmän tai -yksikön kuluksi < 25 000 Laskut, jotka kirjautuvat heidän johtamaan vastuuyksikköön < 2000 Tässä päätöksessä määrättyä päätösvaltaa ei voida edelleen delegoida. 4.3.3 Poistoista päättäminen Liikelaitoksen päävastuullinen johdon taloustukihenkilönä toimiva controller päättää laitteiden ja kalusteiden poistoista, hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen palvelupäälliköiden esityksestä. 4.3.4 Matkapuhelimen käyttö, oman auton käyttöoikeus ja taksikortit Matkapuhelimien hankinnassa, oman auton käytössä ja taksikorttien käytössä noudatetaan HUS:n antamaa ohjeistusta. 4.3.5 Sivutoimiluvat ja esteellisyyden tarkastaminen Viranhaltijoiden sivutoimista ja kilpailevasta toiminnasta säädetään kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa. Sivutoimi-ilmoitus tehdään ja sivutoimilupaa haetaan ja päätetään HRjärjestelmässä ennen sivutoimen aloittamista. Liikelaitoksen toimitusjohtaja valvoo pysyväisohjeen 6/2014 mukaisesti, että henkilöstön sivutoimet on ilmoitettu asianmukaisesti ja että ne tarkistetaan vuosittain. 4.3.6 Irtaimiston luettelointi Kaluston ja irtaimiston rekisteröinnistä vastaa palvelupäällikkö yhteistyössä päävastuullisen johdon taloustukihenkilönä toimivan controllerin kanssa.

12 4.4 Palvelujen hinnoittelu ja tarjoaminen Liikelaitoksen HUS-konserniin kuuluville asiakkaille ja jäsenkunnille myytävät palvelut hinnoitellaan omakustannusperiaatteella. Palvelujen hintojen on katettava palvelujen tuottamisen vaatimat todelliset kustannukset. HUS-konsernille tuotettujen palvelujen hinnoista päättää toimitusjohtaja päävastuullisen johdon taloustukihenkilönä toimivan controllerin esityksestä Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan hyväksymien hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti. Palvelupäällikkö valmistelee yhdessä päävastuullisen johdon taloustukihenkilönä toimivan controllerin ja hallintolakimiehen kanssa liikelaitoksen asiakkaille laadittavat palvelutarjoukset ja -sopimukset. 5 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO Liikelaitos noudattaa kuntalain 51 säädettyjä ja HUS:n hallintosäännössä ja liikelaitosten johtosäännössä sekä pysyväisohjeessa 1/2016 (22.1.2016) annettuja määräyksiä ja ohjeita otto-oikeudesta, viranhaltijapäätösten täytäntöönpanosta ja niistä ilmoittamisessa. 6. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tarkoitetaan hyvään johtamis- ja hallintajärjestelmään kuuluvia sisäisiä menettely- ja toimintatapoja. Kuntalain 10 a luvussa säädetään kunnallisista liikelaitoksista. Liikelaitoksen toiminnan johtamisessa ja päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja kulloinkin voimassa olevia HUS:n ohjeita ja määräyksiä. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että liikelaitoksen sisäinen valvonta on järjestetty ja hoidettu kattavasti. Päätösvallan siirtäminen ei poista asianomaisen delegointipäätöksen tehneen johtajan viimekätistä vastuuta ja valvontavelvollisuutta delegoimassaan asiassa. Sisäinen valvonta on osa riskienhallinnan kokonaisuutta ja olennainen osa päivittäistä esimiestyötä. Esimiehen vastuulla on toiminnan päivittäinen ohjaus ja valvonta. Riskienhallinta kuuluu osana päivittäisjohtamista ja vuositason toiminnan jatkuvuuden suunnittelua. Esimiehet vastaavat siitä, että heidän alaisuudessaan olevien yksiköiden tavoitteet tukevat HUSkuntayhtymän ja liikelaitoksen tavoitteita ja että tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit on tunnistettu ja riskienhallinnan toimenpiteet otetaan huomioon yksikkötason ratkaisuissa, suunnitelmissa ja käytännön toiminnassa. 7. VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan 13. päivänä toukokuuta 2016 ja on voimassa toistaiseksi. Tämä toimintaohje kumoaa 4.5.2012 päivitetyn toimintaohjeen.