OULUN YLIOPISTON KIRJASTON JA VARASTOKIRJASTON LOWTAG-KÄYTÄNTÖ Anne Kivinen & Heino Puoskari Oulun yliopiston kirjasto Tietoaineistopalvelut 17.2.2016 Kuopio, Varastokirjaston kokoelmayhdyshenkilötapaaminen
Oulun yliopiston kirjaston ja Varastokirjaston LowTag-kokeilu keväällä 2015 Oulun yliopiston kirjasto pilottikirjastona mukana kokeilussa, jossa lähettävä kirjasto merkitsee monografiaaineiston kuuluvaksi Varastokirjaston Vaari-tietokantaan lisäämällä Melindassa Vaarin kirjastotunnuksen eli LowTag-tunnuksen Melinda-palveluilta oikeudet lisätä Vaarin LowTag Melindan tietueisiin Koneelliset Vaari-tarkistukset aineistoille Vaarin kirjastotunnuksen lisääminen joko koneellisesti tai käsin
Karsintalistojen käyttö Oula-tietokannasta Access-kyselyllä tietoja kokoelman niteistä Excel-taulukkoon Kirjan ja niteen identifiointiin ja paikantamiseen tarvittavia tietoja Niteen ikää ja käyttöä kuvaavia lukuja -> Virtuaalikarsinta, jossa listaa käsitellään eri kriteerein Excelin lajittelutoimintojen avulla Nyt listalle saadaan Melindasta myös muut omistajakirjastot -> nähdään missä ja kuinka monessa kirjastossa kirja on ja onko Vaarissa malli varastokirjastoesittelyyn.xlsx
Ohjelmallisten Melinda-tarkistusten tekninen toteutus Melinda-tarkistukset Access-kyselyillä käyttäen apuna Melindapalveluiden dumppeja. Tarvittavat dumpit ovat ind.alina.info ja sid.oula ind.alina.info = koneparsittava rivi jokaisesta Melindan tietueesta. Kenttien määriä, SID-kenttien sisältöä ja kirjastojen LowTagtunnukset yms. sid.oula = kirjastokohtainen indeksi, jossa on Oulan BIB-ID ja MelindaID Periaate: Melindasta haetaan Oulan BIB-ID:een perusteella sen tietueen MelindaID, jossa on Oulan LowTag MelindaID:n avulla haetaan kyseisen tietueen muiden kirjastojen LowTag-tunnukset.
MelindaID:n hakeminen ennen v. 2009 luetteloiduille Tietueen haku Melindasta dumppien avulla onnistuu niissä tapauksissa, joissa Melindan tietueessa on Oulan SID-kenttä eli kaikissa ennen Alephin loadia eli 2009 tai ennen tehdyissä.
MelindaID:n hakeminen ennen v. 2009 luetteloiduille
MelindaID:n hakeminen v. 2009 jälkeen luetteloiduille Jos tietue on tehty Aleph-aikana eli luetteloitu suoraan Melindaan, ei Melindan tietueessa ole SID-kenttää. Tällöin MelindaID löytyy Oulasta 035-kentästä FCCalkuisena
MelindaID:n hakeminen v. 2009 jälkeen luetteloiduille
Ohjelmallisten Melinda-tarkistusten tekninen toteutus 3 Tällä tarkistuksella saadaan selville ne kirjat, joita on varmuudella myös Varastokirjastossa. Tieto siitä, missä muissa kirjastoissa kirja on (monessako kirjastossa!) Negatiivinen tulos ei välttämättä tarkoita sitä, että kirjaa ei ole Varastokirjastossa. Kirja voi olla tuplatietueina Melindassa ja Varastokirjaston nide on eri tietueessa. Osa tarkistuksista tehdään siis kuitenkin käsin. Tämän vuoksi listalle tulostetaan myös teosten ISBN, jonka perusteella Vaari-tarkistuksen voi tehdä käsin Melindasta. malli varastokirjastoesittelyyn.xlsx
LowTag-merkinnän lisääminen / poistaminen käsin Melinda-palveluista saatu kaikille luetteloijille oikeus lisätä Vaarin LowTag-tunnus Vaarin LowTagin lisääminen tapahtuu Alephissa samalla tavalla kuin oman tunnuksen lisääminen
LowTag-merkinnän ohjelmallinen lisääminen / poistaminen Luetaan Varastokirjastoon lähetettävien kirjojen nidenumerot tekstitiedostoon Haetaan Access-kyselyllä nidenumeron perusteella Oulan BIB-ID ja sen avulla MelindaID 1. Vaarin LowTag lisätään Melinda-tietokantaan Winbatch-ohjelman avulla. Tämä on melko hidas menetelmä (noin 240 tietuetta tunnissa) ja Winbatchia käytettäessä koneella ei voi tehdä muuta samanaikaisesti. 2. Melinda-palvelut lisää Vaarin LowTag-tunnuksen ohjelmallisesti MelindaID-listan mukaan.
LowTag-merkinnän ohjelmallinen lisääminen / poistaminen Vaarin LowTagin lisääminen suoritetaan koneellisesti vain silloin, kun Vaarin LowTag on mahdollista lisätä siihen tietueeseen, jossa oli/on Oulan LowTag. Eli jos Melindassa on tuplatietueita ja Oulan tietueessa ei ole muiden kirjastojen tunnuksia, koneellista lisäämistä ei tehdä. Tällöin Vaarin LowTag lisätään käsin siihen tietueeseen, johon jää muiden kirjastojen tunnukset. Jos tietue ei jää Oulaan, Melinda-palvelut poistaa Oulan LowTag-tunnuksen Melindasta.
Omistajuus näkyy Alephissa
LowTag-merkitty siirtymässä oleva aineisto näkyy Vaarissa näin
ylimääräistä vaivaa? Luetteloijilla on nyt oikeus lisätä sekä Vaarin että oman kirjaston tunnus. => Omankin kirjastotunnuksen lisäämiseen tulee yksi ylimääräinen klikkaus, koska kirjastotunnuksen lisäämisen yhteydessä on poistettava väkänen kohdasta Vaari. => Alephissa hakutuloksia selatessa sekä Oulassa että Vaarissa olevat julkaisut on merkitty tähdellä. Omien tietueiden löytäminen on tästä syystä hivenen hankalampaa, mutta toisaalta Vaari-tarkistusten teko helpottuu.
LowTag-käytännön edut Helpottaa merkittävästi Varastokirjaston työtä Vaarin tunnuksen lisääminen käsin tai ohjelmallisesti ei aiheuta juurikaan lisätyötä lähettävälle kirjastolle. Koneellinen Vaari-tarkistus sekä koneellinen LowTagtunnusten poistaminen ja lisääminen ovat helpottaneet ja nopeuttaneet aineiston karsintaa ja lähettämistä Varastokirjastoon merkittävästi. Kirjan siirtyminen Varastokirjastoon näkyy välittömästi Vaari-tietokannassa. Estää tuplien lähettämistä Varastokirjasto saa käsiteltyä kirjat nopeasti hyllyynsä kaikkien asiakkaiden saataville.
Lukemista Kivinen ja Puoskari (2015) Oulun yliopiston kirjaston ja Varastokirjaston LowTag-kokeilu : Väliraportti 28.5.2015, Varastokirjasto tiedottaa 1/2015 http://www.varastokirjasto.fi/tiedotuslehti/varastokirjasto-tiedottaa- 12015/oulun-yliopiston-kirjaston-ja-varastokirjaston-lowtag-kokeilu/ Lisätietoja heino.puoskari@oulu.fi anne.kivinen@oulu.fi