TEAM RYNKEBYN OSALLISTUJAN-KÄSIKIRJA

TEAM RYNKEBYN OSALLISTUJAN-KÄSIKIRJA

Team Rynkebyn Osallistujan - käsikirja Tervetuloa Team Rynkebyhyn 2 Tietoa Team Rynkebystä 3 Arvoperusta 3 Osallistujasopimus 4 Organisaatio 6 Aikajana 8 Taistelu lasten syöpäsairauksia vastaan 10 Lahjoitusvarojen hankinta 11 Lahjoitustyypit 11 Kultasponsorit (ajovarustelahjoittajat) 11 Hopeasponsorit (rahalahjoittajat) 11 Pronssilahjoittajat (rahalahjoittajat) 12 Luontoissuoritussponsorit 12 Tilaisuudet ja muut hyväntekeväisyystapahtumat 12 Viestintä 13 Intranet 13 Sosiaalista mediaa koskevat periaatteet 13 Viestintäalustat 14 Harjoittelu 16 Team Rynkebyn ajokulttuuri 16 Ajamista koskevat eettiset periaatteet 16 Pyörä ja pyöräilyasu 17 Pyörä 17 Pyöräilyasu 18 Tour de Paris 18 Matkatavaraluettelo 19 Päiväohjelma 21 Lisäyöpymiset ja kotimatka 21

Tervetuloa Team Rynkebyhyn Tervetuloa Team Rynkebyhyn seuraavan vuoden tulet olemaan osa Pohjoismaiden suurinta ja kenties tärkeintä hyväntekeväisyyspyöräilytapahtumaa. Tämän osallistujan käsikirjan tarkoituksena on auttaa ymmärtämään, mitä sinulta odotetaan tulevan vuoden aikana. Sinulla on varmasti jo nyt paljon kysymyksiä aina hiertymien välttämisestä lahjoitussopimusten hankintaan, ja yritämme vastata niihin kaikkiin. Voit kuitenkin olla, ettei vastauksia jokaiseen asiaan löydy tästä käsikirjasta. Silloin voit kääntyä paikallisen Team Managerin (tiimin kapteenin) puoleen. Voit kysyä asioita myös oman tiimisi tai muiden tiimien jäseniltä Team Rynkebyn intranetin kautta. Voit kirjoittaa kysymyksesi myös intranetin UKK-osioon. Silloin muutkin hyötyvät kysymyksestä ja sen vastauksesta. Onnea ja menestystä tulevalle vuodelle. Carl Erik Dalbøge Johtaja Team Rynkeby Fonden 3

Tietoa Team Rynkebystä Team Rynkeby on kansainvälinen hyväntekeväisyystapahtuma, jossa pyöräilyjoukueet pyöräilyvät joka kesä Pariisiin ja keräävät rahaa syöpää sairastaville lapsille. Team Rynkeby perustettiin hieman sattumalta vuonna 2002, kun 11 Rynkeby Foods A/S:sään läheisesti liittyvää kuntopyöräilijää päätti pyöräillä Pariisiin Tour de Francen maaliintuloa todistamaan. Pääsponsorina toimi tuolloin Rynkeby, mutta tapahtumalla oli myös muita tukijoita. Tukivaroista oli jäljellä 38 000 Tanskan kruunua, kun historian ensimmäinen Team Rynkeby -tiimi palasi Tanskaan reilun viikon kestäneen ajotapahtuman jälkeen. Rahat lahjoitettiin myöhemmin Odensen yliopistollisen sairaalan lasten syöpäosastolle, ja näin uusi perinne oli syntynyt. Nyt Team Rynkebyllä on satoja osallistujia useista maista, ja se on merkittävä tukija kamppailussa lasten syöpäsairauksia vastaan. Tämä on pitkälti lukuisten paikallisten vapaaehtoisten vahvan panoksen ansiota, sillä he ovat vieneet tapahtumaa vuosien varrella eteenpäin ja kehittäneet sitä alkuperäistä ajatusta ja arvomaailmaa kunnioittaen. Arvoperusta Lyhyesti sanottuna Team Rynkebyn tarkoituksena on tehdä teko, joka on hyväksi itselle ja muille ihmisille. Team Rynkebyllä on kolme tavoitetta, jotka ovat tapahtumalle yhtä tärkeitä. 1) Rahan kerääminen syöpää sairastavien lapsien ja heidän perheittensä hyväksi. 2) Pyöräilijöiden fyysisen kunnon kohottaminen niin, että he pystyvät ajamaan turvallisesti Pariisiin. 3) Vahvan sosiaalisen yhteyden luominen osallistujien välille sekä ikimuistoisen kokemuksen varmistaminen kaikille osallistujille. 1. Me välitämme tapahtumastamme Me sitoudumme noudattamaan annettuja ohjeita ja periaatteita. Me näemme tiimimme osana suurempaa kokonaisuutta. Me pyrimme Best Practice -toimintatapaan ja yritämme tehdä asiat aina paremmin. 2. Me kunnioitamme toisiamme Me osallistumme aktiivisesti tapahtuman valmisteluihin. Me osallistumme aktiivisesti harjoituksiin ja kokoontumisiin. Me puhumme toisillemme ystävällisesti myös paineen alaisina. Me pidämme kiinni sopimuksista ja sitoudumme yhteisiin päätöksiin. Me otamme palautteen vastaan avoimesti. 4

3. Me kannamme vastuuta Me tuemme myönteisellä tavalla sosiaalista elämää tiimin sisällä. 4. Me olemme aktiivisia Me olemme kiinnostuneita muiden tiiminjäsenten tehtävistä tiimissä. Me hyödynnämme omia verkostojamme ja otamme vastaan hyviä neuvoja muilta. Me etsimme tietoa myös muilta tiimeiltä Intranetin kautta. 5. Me kehitämme itseämme Me opimme toisiltamme. Me olemme aloitteellisia emmekä torju uusien asioiden kokeilua. Me opimme tekemistämme virheistä. 6. Me toivomme menestystä Me autamme muita tiiminjäseniä saavuttamaan tavoitteensa. Me toivomme menestystä itsellemme ja muille. Me teemme yhteistyötä tiimien kesken ja rajojen yli. 5

Organisaatio Organisaatio Team Rynkebytä hallinnoi Team Rynkeby Fonden -säätiö, jonka johtokunnassa on viisi jäsentä: Rynkeby Foods A/S:n hallintojohtaja Jørgen Dirksen (johtokunnan puheenjohtaja), Tanskan parlamentin jäsen Eva Kjer Hansen, Rynkeby Foods A/S:n markkinointijohtaja Jørn Falk, Semler Retail A/S:n hallintojohtaja Lars Simper ja Rynkeby Foods A/S:n talousjohtaja Jan Pedersen. Team Rynkebytä johtaa Team Rynkeby Fondenin johtaja, joka toimii samalla Tanskan ja Färsaarien Country Managerina. Ruotsilla, Suomella ja Norjalla on omat Country Managerinsa. Tiimit hoitavat juoksevat asiat yleensä Country Managerin kanssa. Team Rynkeby Fondeniin kuuluu lisäksi Communications Manager, joka vastaa tapahtuman viestinnästä, sekä Accounting Assistant, joka huolehtii tapahtuman taloushallinnosta, sponsoreiden laskuttamisesta ym. Jokaista tiimiä ohjaa Team Manager (tiimin kapteeni) ja Steering Committee (ohjausryhmä), johon kuuluu joukko eri tavoin pätevöityneitä osallistujia. Jokaisessa tiimissä on lisäksi joukko avainhenkilöitä, jotka vastaavat muun muassa taloudesta, sponsoreista, PR:stä ja huollosta. The Team Rynkeby FoundaAon Board of Trustees Chairman of the Board Jørgen Dirksen Eva Kjer Hansen Board Members Jørn Falk Lars Simper Jan Pedersen The Management Group Rynkeby Foods A/S Team Director Carl Erik Dalbøge CommunicaAons Manager Mikkel Tholstrup Dahlqvist AccounAng Manager Franca Saouma- Pedersen AccounAng Assistant Dorte Skov Country Manager (DK) Country Manager (SE) Country Manager (FI) Country Manager (NO) Country Manager (FO) Carl Erik Dalbøge Paul Chronqvist- Svensson Sari Siivonen Lars- Espen Hansen Carl Erik Dalbøge Advisory Board All Team Managers (DK) Advisory Board Not yet appointed Steering Commi,ee, Team Rynkeby X Steering Commi,ee, Team Rynkeby X Steering Commi,ee, Team Rynkeby X Steering Commi,ee, Team Rynkeby X Steering Commi,ee, Team Rynkeby Færøerne Team Manager Team Manager Team Manager Team Manager Team Manager Finance Responsible Finance Responsible Finance Responsible Finance Responsible Finance Responsible Sponsor Responsible Sponsor Responsible Sponsor Responsible Sponsor Responsible Sponsor Responsible 18x PR Responsible Service Responsible 11x PR Responsible Service Responsible 4x PR Responsible Service Responsible 4x PR Responsible Service Responsible PR Responsible Service Responsible 6

Aikataulu 20.8.: Team Rynkeby sulkee hakemuslomakkeen verkkosivustolla (www. team-rynkeby.dk/ansøgning). Tämän jälkeen hakemuksia ei enää voi lähettää vuoden tapahtumaan. 21.8.: Kaikilla on ohjausryhmän jäsenillä on mahdollisuus kirjautua sisään Intranettiin (valikkokohdassa Applicants ) ja tarkistaa paikallisesta tiimistä paikkaa hakeneiden henkilöiden nimet. Tiimi valitaan tästä valikkokohdasta. 1.9. mennessä: Osallistujaehdokkaiden on oltava valittu. Valinta tapahtuu suoraan Intranetissä, jossa tiimin valitsemat hakijat on merkitty (hakijoita kannattaa valita enintään 10 enemmän kuin mitä tiimi todellisuudessa tarvitsee). 2.9.: Ennen klo 12:ta (Tanskan aikaa) lähetetään sähköpostiviesti kaikille henkilöille, jotka eivät osallistu projektiin. Samalla lähetetään sähköpostiviesti kaikille henkilöille, jotka on valittu osallistujaehdokkaiksi. Sähköpostiviestistä ilmenee, että henkilöön otetaan yhteyttä myöhemmin samana päivänä lisätietojen antamista varten. 2.9.: Team Managerin on otettava klo 12:n ja 23:59:n (Tanskan aikaa) välillä yhteyttä kaikkiin osallistujaehdokkaisiin ja annettava lisätietoja prosessin etenemisestä. Jos Team Managerilla ei ole mahdollisuutta ottaa ehdokkaisiin yhteyttä tällä aikavälillä, jonkun toisen ohjausryhmän jäsenen on tehtävä se. Tehtävää ei saa siirtää toiseen päivään. 30.9. mennessä: Kaikki tiedotuskokoukset on pidetty ja lopullinen tiimi valittu (lopullinen tiimi on hyvä valita ennen pyörien ja asujen sovitusta). Tiimien kapteenit ilmoittavat itse kielteisestä päätöksestä niille henkilöille, jotka on kutsuttu tiedotuskokoukseen mutta jotka eivät ole tulleet valituiksi tiimiin. 30.9. mennessä: Kaikki ajajat ovat ottaneet mitat pyöriä varten. Sovitukset tehdään yhdessä toimittajan kanssa. 1.10.: Tiimi sopii matkanjärjestäjän kanssa siitä, mitä hotelleja se haluaa käyttää Pariisin-matkalla. 1.11.: 1. erän maksu (pyörät). 1.11.: Koko tiimi on hankkinut luvan Saksan läpi pyöräilyyn. Haku tehdään tiiviissä yhteistyössä Country Managerin kanssa. 7

Aikataulu 15.11.: Matkanjärjestäjä odottaa, että hotellit ovat kunnossa. 1.12. mennessä: Kaikki ajajat ovat sovittaneet pyöräilyasua ja tehneet tilauksen kauppaan Intranetissä. Asuja voi tilata lisää alkuvuoden aikana, 1.12. mennessä: Kaikki ajajat ovat sovittaneet pyöräilyasua ja tehneet tilauksen kauppaan Intranetissä. Asuja voi tilata lisää alkuvuoden aikana, ja ne toimitetaan hieman ennen tapahtuman alkua. 1.12. mennessä: 2. erän maksu (pyöräilyasu). 15.1. mennessä: 3. erän maksu (majoitus). 24.1.: Asusponsoroinnin aikaraja. Asujen toimittajalla on oltava kaikki sponsorilogot oikeassa muodossa. 1.2. mennessä: Team Manager ja sponsorivastaava hyväksyvät logojen sijainnin vaatteissa. 1.4.: Huoltohenkilöiden on rekisteröidyttävä Intranetissä ja maksettava osallistumismaksunsa. Huoltohenkilöt voivat ilmoittautua 15.5. asti. 1.4. jälkeen maksu on suoritettava rekisteröinnin yhteydessä. 1.4. mennessä: Pyörien, pyöräilyasujen ja valtakunnallisten arpajaisten arpalipukkeiden toimitus. 30. 4.: Aikaraja ylimääräisten, kesäkuun puolivälissä tai lopussa toimitettavien pyöräilyasujen tilaamiselle. 1.5.: Aikaraja lisäyöpymisten varaamiselle Pariisissa, samoin läheisten ja osanottajien bussikuljetusten varaamiselle Pariisiin ja Pariisista. 15.5.: Huoltohenkilöiden viimeinen ilmoittautumismahdollisuus. 15.5.: Viimeinen mahdollisuus peruuttaa pyöräilyyn osallistuminen (maksu 500 DKK). Tämän päivän jälkeen maksuja ei voida palauttaa. 1.6. mennessä: Matkanjärjestäjä on saanut koko tiimin huonejaon. 1.6. mennessä: Communications Managerin tiedossa on, milloin tiimi aloittaa matkan Pariisiin. Viikko 28: Matka Pariisiin toteutetaan. 1.8.: Määräaika sponsorien kirjaukselle. Tämän päivän jälkeen suoritetut maksut lasketaan seuraavalle vuodelle. 28.9.: Kaikki osallistujat poistetaan Intranetistä. 30.9. mennessä: Vuoden keräysvarat siirretään asianmukaisille yhteistyökumppaneille. 8

Taistelu lasten syöpäsairauksia vastaan Team Rynkeby on tukenut taistelua lasten syöpäsairauksia vastaan ensimmäisestä, vuonna 2002 tehdystä Pariisiin pyöräilystä asti. Tapahtuma ei ole historiansa aikana koskaan tukenut muita kohteita, ja niin kauan kuin rahoillemme on käyttöä, kohdetta ei ole tarkoituskaan vaihtaa. Team Rynkeby tukee paikallisia lastensyöpäjärjestöjä niissä maissa, joissa projektimme toimii. Kaikki kerätyt varat menevät leikkaamattomina sen maan lastensyöpäjärjestölle, jossa rahat on kerätty. Toisin sanoen Team Rynkeby ohjaa kaikki Suomessa kerätyt varat lyhentämättöminä suomalaiselle järjestölle Sylvalle. Tämä on mahdollista siksi, että kaikki Team Rynkeby Fondenin työstä aiheutuneet kulut katetaan Rynkeby Foods A/S:ltä saadulla tuella, joka on lähes viisi miljoonaa Tanskan kruunua vuodessa. Keräämme varoja syöpäsairaiden lasten ja nuorten hyväksi Team Rynkebyn tärkein tavoite on kerätä varoja syöpään sairastuneiden lasten ja nuorten hoitotyön tukemiseen sekä vertaistuki- ja kuntoutustoimintaan. Suomessa osallistujat keräävät varoja Sylva ry:lle, joka käyttää Team Rynkebyn kokoamat lahjoitukset lasten, nuorten ja heidän perheidensä tukemiseen niin sairaalassa kuin kotiarjessa. Kaikki Team Rynkebyn osallistujat sitoutuvat työskentelemään aktiivisesti varainkeruussa, ja pelkästään vuonna 2014 Suomen pyöräilytiimi upeat 129 000 Sylvalle syöpäsairaiden lasten ja nuorten kuntoutus-, virkistys- ja tiedotustoimintaan. Sylva ry tuo toivoa syöpäsairaan lapsen elämään Joka vuosi noin 150 lasta sairastuu syöpään Suomessa. Heistä 75 80% paranee, mutta lasten syövät ovat silti yhä suurin yksittäinen syy sairauteen kuolleiden 1 15-vuotiaiden kohdalla. Lisäksi kahdelle kolmasosalle syövästä selviytyneistä jää sairaudesta tai sen hoidosta jokin vakava terveyshaitta. Seurantajärjestelmän puute aiheuttaa vaikeita tilanteita myöhäishaittoja kokeneille. He joutuvat usein kiertämään pitkään hoitojärjestelmässä ennen kuin he saavat apua myöhäishaittojensa hoitoon. Sylva ry tekee vaikuttamistyötä sen puolesta, että pitkäaikaisselviytyjät saisivat tarvitsemansa asiantuntevan hoidon. 9

Tiede ei pysty selittämään lasten syöpien syntyä Lasten syöpäsairauksien hoitamisessa suurin haaste on se, etteivät ne näyttäydy samanlaisina kuin aikuisilla esiintyvät syövät. Tutkijat eivät itse asiassa tiedä, miksi lapselle kehittyy syöpä. Tämän vuoksi lasten syöpäsairaudet tarvitsevat määrätietoista tutkimusta, jotta hoitomuodoista saadaan tehokkaampia ja myös paremmin lapsille soveltuvia. Silloin yhä useampi lapsi ja nuori voi voittaa syövän ja elää mahdollisimman normaalia ja arvokasta elämää sairaudesta toivuttuaan. Sylva ry auttaa selviytymään arjesta Valtakunnallisena potilasjärjestönä Sylva ry:n pääosin lahjoitusvaroilla pyörivän toiminnan ydinaluetta on syöpäsairaiden lasten ja nuorten kuntouttaminen, vertaistuen tarjoaminen sekä heidän perheidensä tukeminen muun muassa kursseilla ja lomilla. Lisäksi Sylva ry tukee lasten syöpäsairauksien hoitoja tutkimustyötä, julkaisee tautiryhmäkohtaisia hoito-oppaita, säännöllisesti ilmestyvää jäsenlehteä sekä muuta tiedotusmateriaalia ja järjestää koulutustilaisuuksia syöpäsairaiden lasten ja nuorten parissa työskentelevälle hoitohenkilökunnalle. Sylva tekee valtakunnallisella tasolla aloitteita syöpäsairaiden lasten ja nuorten ongelmien ratkomiseksi ja myös tiivistä yhteistyötä maakunnallisten syöpäyhdistysten, vanhempainkerhojen ja lapsiasiajärjestöjen kanssa. 10

Lahjoittajien hankkiminen Kaikki Team Rynkebyn osallistujat sitoutuvat keräämään aktiivisesti varoja taisteluun lasten syöpäsairauksia vastaan. Eri osanottajien mahdollisuudet ajovarustelahjoittajien hankintaan luonnollisesti vaihtelevat, eikä yksittäisille osanottajille ole tämän vuoksi asetettu vaatimuksia tietyn summan keräämiseksi. Kaikki kuitenkin panostavat lahjoitustyöskentelyyn, ja joku voi kerätä helposti 10 000 toisen saadessa kokoon 1000. Varainkeruuvuoden aikana on paljon tehtävää, joten jos tiedät itse, että lahjoittajien tai sponsoreiden hankkiminen on sinulle vaikeaa, odotamme sinun tarjoavan työpanostasi muissa tehtävissä esimerkiksi ottamalla enemmän vastuuta jostakin tiimin järjestämästä hyväntekeväisyystilaisuudesta. Astu rohkeasti esiin, kun tiimin kapteeni tai sponsorivastaava kysyy vapaaehtoisia. Lahjoitustyypit Mahdollisille lahjoittajille tarjotaan neljää vaihtoehtoista lahjoitustyyppiä: 1) Kultasponsori 2) Hopeasponsori 3) Pronssisponsori 4) Luontoissuoritussponsori. Kaikki lahjoittajat on rekisteröitävä Team Rynkebyn intranetiin. Useimmissa tiimeissä tämä hoidetaan niin, että kaikki lahjoitussopimukset siirretään tiimin sponsorivastaavalle, joka kirjaa sopimukset intranetiin. Kysy toimintatapa kuitenkin oman tiimisi sponsorivastaavalta. Kultalahjoittajat (ajovarustelahjoittajat) Suurin osa tiimien keräämistä varoista tulee joka vuosi kultasponsoreilta (ajovarustelahjoittajilta). Jokainen tiimi voi tehdä 40-50 ajovarustesopimusta (asun mallista riippuen), joiden minimihinta on 2500 kappale (ilman ALV:tä). Jotkut tiimit myyvät lisäksi logopaikkoja myös irtohihoihin ja -lahkeisiin alennettuun hintaan. Näitä lahjoittajia ei saa kuitenkaan rekisteröidä kultasponsoreiksi, vaan heidät on kirjattava lahjoitussummaa vastaavaan luokkaan. Kaikkien ajovarustelahjoitusten tulee olla valmiina 24.1 mennessä. Tämän päivämäärän jälkeen lahjoittaja ei enää voi saada logoaan pyöräilyasuun. Kultasponsori saa: Logon pyöräilyasuun (yksi tiimi) Logon tiimin huoltoautoihin (tarranauhan toimittaa lahjoittaja) Logon verkkosivustolle www.team-rynkeby.fi Team Rynkebyn uutiskirjeeseen Lahjoittajatodistuksen Kannatusbannerin omalle verkkosivullenne Linkin Team Rynkeby -videon lataamiseen Hinta: Alkaen 2500 ALV. 0 % 11

Hopeasponsori (rahalahjoittajat) Hopeasponsori ovat rahalahjoittajia, jotka lahjoittavat keräykseen rahaa yli 1500. Hopeasponsori saa: Logon tiimin huoltoautoihin (tarranauhan toimittaa sponsori) Logon verkkosivustolle www.team-rynkeby.fi Team Rynkebyn uutiskirjeeseen Lahjoittajatodistuksen Kannatusbannerin omalle verkkosivullenne Linkin Team Rynkeby -videon lataamiseen Hinta: Alkaen 1500 ALV. 0 % Pronssisponsori (rahalahjoittajat) Pronssisponsori ovat rahalahjoittajia, jotka lahjoittavat keräykseen rahaa yli 500. Pronssisponsori saa: Logon verkkosivustolle www.team-rynkeby.fi Team Rynkebyn uutiskirjeeseen Lahjoittajatodistuksen Kannatusbannerin omalle verkkosivullenne Linkin Team Rynkeby -videon lataamiseen Hinta: Alkaen 500 ALV. 0 % Luontoissuoritussponsorit Luontoissuoritussponsoreita ovat ne sponsorit, jotka lahjoittavat tavaraa tapahtuman läpiviemisen mahdollistamiseksi. Kyse voi olla ruokatavaroista, autoista, polttoaineesta, viestintälaitteista, spinningtunneista, grafiikasta ja painotuotteista, konsulttiavusta ym. Tiimillä on oltava luotoissuoritussponsoreiden hankintatyössä koordinaattori, joka pitää huolen siitä, ettei näitä sponsoreita hankita enempää kuin on tarpeen. Luotoissuoritussponsori saa: Team Rynkebyn uutiskirjeeseen Kannatusbannerin omalle verkkosivulle Linkin Team Rynkeby -videon lataamiseen Hinta: Tuotteita tai palveluita, jotka edesauttavat Team Rynkebyn varainkeruuta ja alentamaan matkan kustannuksia. 12

Tilaisuudet ja muut hyväntekeväisyystapahtumat Varojen keräämiseen tarkoitettua tilaisuutta suunnittelevan tiiminjäsenen on oltava yhteydessä tiiminsä sponsorivastaavaan. Sponsorivastaava tuntee varojenkeruuta koskevat määräykset ja asiat, jotka on otettava huomioon. Hän pystyy siten auttamaan järjestelyissä. Lisäksi kilpien, esitteiden, Facebook-sivujen, some-kamponjoiden ja muiden viestintämateriaalien suunnittelu on järkevää tehdä yhdessä tiimin PR-vastaavan kanssa. Silloin voidaan olla varmoja, että tapahtumalle määritettyjä sääntöjä noudatetaan (ks. kappale Viestintä ). Viestintä Team Rynkebyn kasvamisen myötä tapahtumaan liittyvä viestintä on myös muuttunut monimutkaisemmaksi. Team Rynkeby on muutaman viime vuoden aikana kansainvälistynyt, ja näin ollen alun perin tanskalaisesta hankkeesta on tullut pohjoismainen. Tämän myötä myös viestintämme on tullut tietyillä alueilla kansainvälisemmäksi. Team Rynkebyn johto pyrkii käännättämään mahdollisimman suuren osan viestinnästä paikalliselle kielelle (esimerkiksi tämä osallistujan käsikirja on käännetty kaikille viidelle kielelle). Yksinkertaisissa asioissa kielenä voidaan käyttää myös englantia, jotta voimme reagoida nopeasti. Tiimien kapteenit ovat nimenneet tiimeihinsä PR-vastaavan, jonka vastuulla on paikallisen tiimin viestintä ympäröivän maailman kanssa. PR-vastaava huolehtii myös yhteistyössä Team Rynkebyn Communications Managerin kanssa oman tiiminsä uutiset Team Rynkebyn verkkosivustolle ja kansainväliselle Facebook-sivulle. Mikäli olet kiinnostunut lähemmin Team Rynkebyn viestintästrategiasta, voit ladata sen tästä: www.team-rynkeby.fi/viestintastrategia Intranet Team Rynkebyssä olet muutakin kuin noin 30 henkilöstä koostuvan paikallisen tiimin jäsen. Kuulut pohjoismaiseen hyväntekeväisyyshankkeeseen, jossa on yli 1800 jäsentä viidestä eri maasta. Näin suuren vapaaehtoisjoukon ohjaaminen ja hankkeen kehittäminen tarkoituksen mukaiseen suuntaan edellyttää, että meillä on viestintäalusta, jonka kautta sanomamme kulkee nopeasti ja tarkasti tiimien ja maiden välillä. Tämän vuoksi on tärkeää, että kaikki osanottajat käyttävät Team Rynkebyn intranetiä (intranet.teamrynkeby.com) kaikkeen olennaiseen tapahtumaa koskevaan viestintään. Kaikilla osallistujilla on velvollisuus pysytellä ajan tasalla intranetin sisällön osalta. Intranet tarjoaa kaikki ne toiminnot, joita Team Rynkebyn osallistujat tarvitsevat. Sen kautta voi lähettää viestejä kaikille osallistujille kaikissa maissa, samoin yksityisiä viestejä oman tiimin jäsenille. Se sisältää kalenteritoiminnot, tärkeiden asiakirjojen tallentamisen ja lataamisen, kaikkien hankkeeseen osallistuvien yhteystiedot ja paljon paljon muuta. Kännykkäsovellus Intranetin voi ladata mobiilisovelluksena myös iphoneen tai Android-puhelimeen. Se tehdään seuraavien linkkien kautta: team-rynkeby.com/iphone (iphone) tai team-rynkeby.com/adroid (Android). 13

Sosiaalista mediaa koskevat periaatteet Team Rynkeby haluaa levittää paikallisesti hyvää viestiä syöpäsairaiden lasten hyväksi tehtävästä varainkeruusta. Tämän vuoksi kaikilla Team Rynkeby -tiimeillä on lupa luoda asiallisia paikallisia profiileja sosiaalisiin medioihin (esim. paikalliset Facebook-sivut) edellyttäen, että seuraavia sääntöjä noudatetaan. Kukaan ei saa kuitenkaan luoda oma-aloitteisesti profiileja sosiaaliseen mediaan Team Rynkebyn nimissä ilman edeltävää keskustelua paikallisen tiimin PR-vastaavan tai Team Rynkebyn Communications Managerin kanssa. 1. Kaikilla Team Rynkeby -tiimeillä on oikeus luoda sivuja ja profiileita sosiaaliseen mediaan tiimin omissa nimissä. Tämä tarkoittaa, että tiimin maantieteellisen tarkenteen tulee näkyä profiilinimessä Team Rynkeby [Tiimin nimi] 2. Kukaan ei saa luoda profiilia mihinkään mediaan nimellä Team Rynkeby (siis ilman paikallista maantieteellistä tarkennetta) ilman edeltävää keskustelua Team Rynkebyn Communications Managerin kanssa. 3. Profiilitekstistä on käytävä selvästi ilmi, että profiili on epävirallinen profiili ja että kaikki lausumat on julkaistu kyseisen tiimin, ei koko Team Rynkeby -hankkeen, nimissä. 4. Jos paikallinen tiimi perustaa sivun tai profiilin sosiaaliseen mediaan, jossa Team Rynkebyllä on jo virallinen profiili, tiimin on aina linkitettävä virallinen profiili profiilitekstiin. 5. Tiimit voivat linkittää sosiaalisen median profiileihin markkinointimateriaaleja ym., mikäli tiimi tekee linkin myös viralliseen profiiliin ao. mediassa. 6. Team Rynkebyn Communications Managerille on annettava ylläpitäjän oikeudet kaikkiin paikallisiin Facebook-sivuihin. 7. Tiimit eivät saa perustaa itsenäisiä blogeja (esim. www.teamrynkeby-[tiimin nimi]. blogspot.com) tai verkkosivuja (esim. www.teamrynkeby[tiimin nimi].com) ilman etukäteen tehtyä sopimusta Team Rynkebyn Communications Managerin kanssa. Tiimien on yleensä käytettävä virallista verkkosivustoa ja siihen kuuluvaa blogia. Viestintäalustat Team Rynkebyllä on joukko hyvin toimivia ja paljon käytettyjä viestintäalustoja, joihin jokainen osallistuja voi lähettää sisältöä. Näille alustoille ohjataan lahjoittajat, sponsorit, läheiset ja muut kiinnostuneet, kun he haluavat tietää lisää Team Rynkebystä. Verkkosivusto (team-rynkeby.fi) Täältä löytyvät tuoreimmat uutiset tapahtumastamme sekä viralliset tiedot Team Rynkebystä. Jokaisella tiimillä on verkkosivustolla oma sivu (team-rynkeby.fi/[tiimin nimi] esimerkiksi team-rynkeby.fi/helsinki). Sieltä löytyvät kunkin tiimin tuoreimmat uutiset, blogi, osallistujat, reitit, uusimmat kuvat jne. Kun tiimi haluaa lisätä sisältöä verkkosivustolle, sen PR-vastaava (yleensä) ottaa yhteyttä Team Rynkebyn Communications Manageriin, joka on ainoa sisällön muokkaamiseen oikeutettu henkilö. 14

Facebook (facebook.com/teamrynkeby) Team Rynkebyn kansainvälinen Facebook-sivu kertoo kaikkien tiimien tuoreimmat uutiset. Sieltä muodostetaan linkkejä verkkosivuston tärkeisiin aiheisiin, ja sinne ladataan tiimien kuvia jne. Sieltä lähtevät myös liikkeelle suurin osa Team Rynkebyn isommista uutisista. Hyvät, hauskat kuvat tiimeistä toimivat aina hyvin kansainvälisellä Facebook-sivulla. Kaikki Team Rynkebyn osallistujat voivat toimittaa sisältöä kansainväliselle Facebook-sivulle lähettämällä kuvia Team Rynkebyn Communications Managerille. Instagram (team-rynkeby.fi/instagramfi) Tiimien jäsenet voivat lisätä Instagram-kuvia automaattisesti Team Rynkebyn verkkosivulle (team-rynkeby.fi/helsinkiinstgram) käyttämällä Instagramissa aihetunnistetta #TeamRynkeby. Osallistujan profiilin tulee kuitenkin olla julkinen. Paikallisen tiimin Instagram-aihetunnisteella #TR[tiimin nimi] (esimerkiksi #TRhelsinki), kuvat lisätään tiimin omalle sivulle Team Rynkebyn verkkosivustolla. Blogi (team-rynkeby.fi/[tiimin nimi]blog) Kaikilla tiimeillä on oma blogi Team Rynkebyn verkkosivustolla (team-rynkeby.fi/[tiimin nimi]blog, esimerkiksi team-rynkeby.fi/helsinkiblog). Tiimin kapteeni tai ohjausryhmä nimittää yhden tiimiin kuuluvan osallistujan bloggaajaksi, jonka tehtäväksi merkitään intranetissä blogger. Bloggaajalle aukeaa intranetissä valikkokohta, josta hän pääsee päivittämään verkkosivustolla olevaa blogia. Twitter (team-rynkeby.fi/helsinkitwitter) Twitterissa profiilin omistava osallistuja voi käyttää aihetunnistetta #TeamRynkeby, jolloin twiittaukset tulevat automaattisesti näkyviin osoitteessa www.team-rynkeby. fi/helsinkitwitter. Tiimin omalla Twitter-aihetunnisteella #TR[tiimin nimi], esimerkiksi #TRhelsinki, twittaukset näkyvät tiimin omalla sivulla Team Rynkebyn verkkosivustolla. 15

Harjoittelu Jokaiselle tiimille on nimitetty harjoitusvastaava, joka huolehtii sopivan laajuisen harjoitusohjelman toteuttamisesta. Harjoitusten tarkoituksena on varmistaa, että kaikki ajajat pystyvät ajamaan Pariisiin 25 27 kilometrin keskituntinopeudella ei sen nopeammin eikä hitaammin. Ajajan tulee olla valmis harjoittelemaan syys-talvikaudella 6-8h/viikko (riippuen kuntopohjasta, tarvittaessa nousujohteisesti), mm spinning, PK -kävely ja lihaskunto. Maantiekauden käynnistettyä kahdesta kolmeen kertaa viikossa (8-10 tuntia) pyöräillen. Kauden aikana harjoitellaan 2-3 krt viikko yhdessä, kevät-kesä pääsosin ryhmäajoa. Matka Pariisiin sujuu aina paremmin, mitä paremmassa kunnossa ajaja on. Ja lisäksi kanssakäyminen tiimin jäsenten kanssa on sitä hauskempaa, mitä enemmän yhteisiä treenikokemuksia syntyy. Joten harjoitusvastaavaa kannattaa kuunnella, ja Team Rynkeby -harjoituksia on syytä hyödyntää mahdollisimman hyvin. Team Rynkebyn ajokulttuuri Team Rynkebyn maantieajokulttuurista tehdään oma opas, joka lähetetään alkuvuoden 2015 aikana. Ajamista koskevat eettiset periaatteet Kaikkien Team Rynkebyn osallistujien on tiimin väreissä liikkuessaan noudatettava erityisen tarkasti Tieliikennelakia ja toimittava muutoinkin tapahtuman etujen mukaisesti. Kyse on ensisijaisesti jokaisen omasta sekä tiimikavereiden ja muiden tielläliikkujien turvallisuudesta, mutta kyseessä on myös tapahtuman arvostus suuren yleisön keskuudessa. Me emme halua vahinkoja, joiden syynä on varomaton ajaminen tai negatiivista julkisuutta huonon liikennekäyttäytymisen vuoksi. Team Rynkebyn tulee olla Pohjoismaiden huomaavaisin ja lainkuuliaisin pyöräilytiimi, ja tämän varmistamiseksi on määritetty kuusi eettistä periaatetta, joita kaikkien Team Rynkeby -osallistujien on noudatettava. Lainkuuliaisuus 1. Olen lainkuuliainen pyöräilijä, joka tuntee tieliikennelainsäädännön ja noudattaa sitä. 2. Olen perehtynyt erityisesti tieliikennelainsäädännön polkupyöräilijöitä koskeviin osiin: www.liikenneturva.fi/sites/default/files/materiaalit/liikenteessa/jalanjapyoralla_opas.pdf Vastuullisuus 3. Kunnioitan muita tielläliikkujia, niin jalankulkijoita, pyöräilijöitä kuin autoilijoita. 4. Otan kaikki roskani mukaan enkä koskaan edes ajattele niiden heittämistä luontoon. Käyttäytyminen 5. Tiedän, että kun olen pukeutunut tiimin väreihin, tekoni vaikuttavat itseni lisäksi tiimikavereihini ja koko tähän asiaan, jonka puolesta ponnistelemme. 6. Olen ystävällinen ja vastaanottavainen, ja kiitän aina kohteliaasti, kun muut antavat minulle tilaa. 16

Pyörä ja pyöräilyasu Team Rynkebyn ajajien velvollisuutena on käyttää virallista pyöräilyasua ja virallista kypärää sekä virallista pyörää kaikissa virallisissa Team Rynkeby -harjoituksissa ja varsinaisen Pariisiin ajon aikana Pyörä Team Rynkeby tekee joka vuosi yhteistyötä määrätyn pyöräntoimittajan kanssa. On erittäin tärkeää, että kaikki ajajat käyttävät virallisesta Team Rynkeby -pyörää kaikissa virallisissa harjoituksessa sekä matkalla Pariisiin. Mikäli sinulla on tämän vuoden pyörämerkkiä vastaava Team Rynkeby-pyörä, sinulla on oikeus käyttää sitä. Mitoitus On tärkeää, että jokaisella ajajalla on sopivankokoinen pyörä. Kaikissa tiimeissä järjestetään syyskuun aikana mitoitustilaisuus, jossa pyöräntoimittajan edustajat auttavat osallistujia valitsemaan sopivankokoisen pyörän. Pyörien kokeiluun ja ammatti-ihmisten kanssa keskusteluun kannattaa varata reilusti aikaa, jos kilpapyörällä ajamisesta ja oikean koon valitsemisesta ei ole aiempaa kokemusta. Jos valinta kahden koon välillä tuntuu vaikealta, yleensä kannattaa valinta pienempi koko. Pyörän suurentaminen pidemmällä emäputkella ja satulaputkella on nimittäin helpompi tehtävä kuin pyörän pienentäminen. Sopivan pyöräkoon valinta on viimekädessä ajajan omalla vastuulla. Pyörän koko on myös käytävä rekisteröimässä oikein intranetiin, sillä vasta tilaamisen jälkeen pyöräsopimus on sitova. Lisätietoja löytyy täältä: www.team-rynkeby.fi/infovideot Pyörien toimitus Paikallinen kauppias toimittaa pyörät 1.4. mennessä. Team Rynkebylle on erittäin tärkeää, että sillä on joukko asiaamme sitoutuneita paikallisia kauppiaita, jotka auttavat pyörien viimeistelyssä. Tämä on syytä pitää mielessä varaosien ja muiden pyöräilyvarusteiden hankinnassa. Esimerkiksi renkaiden ostaminen netistä voi säästää muutaman euron, mutta monesti hyvän tarjouksen kysyminen paikalliselta kauppiaaltamme kannattaa. Kauppias toimittaa pyörät koottuna ja jälkikiristettynä. Pyöräntoimittajalla on paikallisen kauppiaan kanssa sopimus pyörien kokoamisesta ja jälkikiristämisestä, mutta virheitä tapahtuu siksi ajajan on varmistettava, että ohjaustanko ym. on hyvin kiristetty ennen ensimmäiselle lenkille lähtemistä. Huoltaminen Pyörän voitelu ja huoltaminen kuuluvat luonnollisesti jokaisen omiin tehtäviin. Team Rynkeby on tehnyt lyhyen ohjevideon, jossa käydään läpi pyörien huoltotoimenpiteet. Videon voi katsoa täältä www.team-rynkeby.fi/infovideot Lisäksi pyörä on vietävä valtuutetulle myyjälle huoltotarkastukseen 1000 kilometrin jälkeen sekä ennen lähtöä Pariisiin. Ajajan tulee varmistaa, että vaihteisto on säädetty, tärkeät kulutusosat on vaihdettu ja että kaikki toimii, niin kuin pitääkin. 17

Pyöräilyasu Team Rynkebyn virallisen pyöräilyasun käyttämättä jättämiselle ei ole yhtään hyvää syytä. Team Rynkebyllä on velvollisuuksia tapahtuman lahjoittajia kohtaan, ja sen vuoksi hankkeen johto suhtautuu erittäin vakavasti Team Rynkebyn asupolitiikan laiminlyöntiin. Asujen sovittaminen Loppuvuoden aikana asutoimittajamme edustajat käyvät kunkin tiimin luona ottamassa mitat pyöräilyasuja varten. On tärkeää, että kaikki kokeilevat asua, silloinkin, jos osallistuja on ollut mukana aikaisemmilla kerroilla. Koot voivat nimittäin vaihdella vuoden pyöräilyasun mallista riippuen. Sovituksessa kannattaa kuunnella ammattilaisten neuvoja. Pyöräilyasun tulee istua tiukasti, ja voidaan sanoa, että mikäli asun saa päälleen, se kyllä myös istuu. Pukua kannattaa testata kumartumalla eteenpäin kilpa-ajoasentoon. Tässä asennossahan pukua pääasiassa käytetään, joten puvun tulee olla siihen sopiva. Puvun sovittamiseen kannattaa varata aikaa, ja on hyvä ottaa huomioon, että pyöräilyhousujen olkaimet ja kangas saattavat venyä hieman, kun useat ihmiset kokeilevat housuja. Niitä voidaan ryhdistää vähän. Kysy neuvoa ammattilaisilta ja kokeile asua uudelleen. Sopivankokoisen pyöräilyasumallin valitseminen on viimekädessä ajajan omalla vastuulla. Oikea koko on käytävä rekisteröimässä intranetiin. Kun tilaukset on tehty, valintaa ei voi enää muuttaa. Lisätietoja löytyy täältä: www.team-rynkeby.fi/infovideot Muiden asujen ostaminen Alkuvuoden aikana tarjotaan mahdollisuus alkuperäisten pyöräilyasujen lisähankintaan. Asut toimitetaan hieman ennen Pariisin matkaa. Myyntiin tulee myös erilaisia Team Rynkeby-talviasuja, spinningasuja ym. Takamuksen kipeytyminen Tosiasia on, että seitsemän päivän aikana pyöräiltävä 1300 kilometriä tuntuu takamuksessa. Siihen voi kuitenkin varautua etukäteen. Team Rynkebyn Kööpenhaminan lääkintäryhmä laati vuonna 2014 hyvän (ja vähän humoristisen) oppaan hiertymien välttämiseksi Pariisiin ajon aikana. Oppaan voi ladata pdf-muodossa tästä: www.team-rynkeby.dk/siddesår 18

Tour de Paris Tour de Paris Pyöräily Pariisiin Tour de Paris kestää tiimin starttipaikasta riippuen seitsemän tai kahdeksan päivää. Mikäli tiimi lähtee liikkeelle lauantaina 9.7, lauantain etappia kutsutaan esipyöräilyksi tai prologiksi vaikka ajettava matka olisi pituudeltaan 220 km. Sunnuntain 9.7.2015 etappi on 1. varsinainen etappi, ja 16.7.2015 Pariisissa ajettava viimeinen etappi on tapahtuman 7. etappi. Tällä laskutavalla vältämme sekaannuksen eri paikoista lähteneiden tiimien etenemisestä. Pyydämme huomioimaan, että osallistumismaksu kattaa vain etapit 1.-7. Siten lauantain aloittavien tiimien osallistujille tulee lisälasku ylimääräisestä yöpymisestä, mahdollisista lauttakustannuksista jne. Matkatavaraluettelo Yleensä kaikilla osallistujilla on lupa ottaa matkalle mukaan yksi matkalaukku. Matkatavarat kuljetetaan paketti- tai kuorma-autolla suoraan hotellista toiseen. Matkalaukku ei siis ole käytettävissä päivän aikana, joten sadetakkia, aurinkovoidetta, rahoja, passia jne. ei kannata pakata siihen. Hotelleissa ajajat huolehtivat matkatavaroistaan, samoin kuin pyöristään ja muista varusteistaan, itse. Tämän vuoksi pyörällinen matkalaukku tai kenties rinkka voi olla hyvä valinta. Pyöräilyasu Euroopan kesäsää voi olla hyvin vaihteleva, joten mukaan kannattaa varata sekä kevät-/syyskaudella että kesällä käytettävät pyöräilyasut. On huomattava, että kaikkien ajajien velvollisuutena on käyttää virallista Team Rynkeby 2016 -asua, jossa on kaikkien lahjoittajien logot. Tämän vuoksi muun asun, kypärän tai pyörän käyttäminen ei ole missään olosuhteissa sallittua. Myös pelkän tuuliliivin käyttäminen (vaikkapa rusketuksen hankkimiseksi olkapäille) on kielletty: osa lahjoittajista on maksanut logopaikasta asun hartiaosassa. Virallisen pyöräilyasun käyttämättä jättämiselle ei ole yhtään hyvää syytä, ja jos ajajalla ei ole virallista asua, hän ei saa ajaa muun tiimin mukana, sillä kyseessä on vakava rikkomus osallistujasopimusta vastaan. Suosittelemme matkalle vähintään seuraavaa varustusta: 2 pyöräilypuseroa (Team Rynkeby) 2 pyöräilyhousut (Team Rynkeby) 1 pyöräilyliivi (Team Rynkeby) 1 pari irtohihoja (Team Rynkeby) 1 pyöräilykypärä (Team Rynkeby) 1 pari pyöräilykäsineitä (Team Rynkeby) 1 sadetakki (läpinäkyvä) 1 pari pyöräilykenkiä 7-8 paria sukkia 1 aurinkolasit 1 pari (mahd.) irtolahkeita 1 pari (mahd.) kenkäsuojuksia 19

Satulalaukku Matkalla Pariisiin useimpia tiimejä seuraa kuljetusauto ja mekaanikko, joka auttaa rengasrikkojen ja muiden yleisten vikojen korjaamisessa. Reitillä on tiettyjä paikkoja, jonne kuljetusauto ei kuitenkaan pääse, ja siksi on tärkeää pitää mukanaan tarvikkeet rengasrikon varalta. Tämän vuoksi pyörään tulee hankkia satulalaukku. 1 monitoimityökalu 1-2 sisärengasta 1 pumppu 1 rengasrauta Asun käyttäminen hotelleissa Kun tiimi saapuu hotellin iltapäivän päätteeksi tai alkuillasta, tapana on istahtaa hetkeksi kuorma-auton perälaudalle nauttimaan hieman olutta/viiniä/vettä ja sipsejä/makeisia pyöräilyasussa. Ennen päivällistä (joka tarjoillaan yleensä klo 19 tai 20 alkaen) ajajat kirjoittautuvat hotelliin, käyvät suihkussa ja pukeutuvat rennompiin asuihin. Muutama rento asu (mahdollisesti hieman juhlavampi asu Pariisiin) Toilettitarvikkeet Vähän käteistä rahaa ruokajuomien maksamiseen hotelleissa (ehkä 5 10 euroa/ ilta). Illallisen jälkeen tiimi varmaankin suuntautuu taas kuorma-auton perälaudalle nauttimaan itse hankkimiaan juomia. Ohjeita pakkaamiseen Pyykkinaru ja pyykkipoikia/henkareita märkien pyöräilyvaatteiden ripustamiseen Aurinkovoidetta Hyvää säämiskärasvaa (housurasva) Sinkkisalvaa (hiertymiin) Pesujauhetta (housut kannattaa pestä joka päivä, sillä se ehkäisee suolahiukkasten ym. aiheuttamia reikiä takamuksessa) Oma boksi Useimmissa tiimeissä osallistujilla on niin kutsuttu oma boksi Pariisin ajon aikana. Omassa boksissa voi säilyttää esimerkiksi passia, rahaa, sairaanhoitokorttia, voiteita (sekä pyörää että takamusta varten), irtohihoja, puhtaita sukkia, sadetakkia, kenkiä/sandaaleja jne., ja se sijoitetaan johonkin tiimiä koko päivän seuraavista autoista. Siten tavarat ovat ajajien käytettävissä pidempien taukojen aikana. Omaan boksiin ei kuitenkaan kannata laittaa pieniä ja arvokkaita esineitä, kuten koruja, sormuksia ym., koska laukku voi kaatua, jolloin sisältö leviää maahan. Oman boksin käyttö on jokaisen omalla vastuulla. Tärkeitä tavaroita boksiin Passi/rahaa Sairaanhoitokortti/matkavakuutus ym. Säämiskärasva (housurasva) Naisten jutut 20