Varmistaa tulevaisuuden Osta pilvipalveluita oikein -opas DataCenterin myyjät kokosivat kokemuksiaan tähän IT-palveluiden ostamisesta kertovaan oppaaseen
Sisällysluettelo Tärkeitä vinkkejä ja näkökulmia, ole hyvä. Osta pilvipalveluita oikein 1. Selvitä mitä kannattaa ostaa 4 2. Valitse oikea palveluntarjoaja 5 3. Kilpailuta laadukkaasti 6 4. Varmista optimaalinen palvelu 7 5. Konesalin osalta suosittelemme tarkistamaan 8 6. Tutustu huolellisesti sopimusehtoihin 8 7. Kysy lisää 10 osta oikein kilpailuta opas suosittelemme teknologia valitse tarkista nämä 2
Osta pilvipalveluita oikein Tässä oppaassa tarjoamme käytännönläheisiä ohjeita pilvipalveluiden ostamiseen. Ohjeissa on huomioitu näkökulmia, joiden perusteella asiakkaat ovat hankkineet palveluita meiltä. Ostamalla palveluita hyvän käytännön mukaisesti varmistat oikean hintatason ja sopivan palvelutason. Samalla varmistat joustavuuden yrityksesi tarpeiden muuttuessa, ja estät laatuongelmista johtuvat vikatilanteet sekä katastrofit. Kokemus on osoittanut, että mitä liiketoimintakriittisempi tietojärjestelmä on kyseessä, sitä suuremman hyödyn yritys saavuttaa ostamalla tarvitsemansa it-infrastruktuurin palveluna. Moni asiakkaamme haluaa ostaa yrityksensä tarpeisiin mitoitettua palvelua, jotta he voivat keskittyä omaan ydintekemiseensä. Jatkuvasti muuttuvien liiketoiminnan tarpeiden vuoksi, on tärkeää huomioida sopimuksen joustavuus niin sopimusajan kuin kapasiteetin osalta. Tarjousten vertailussa kannattaa laadun ja joustavuuden lisäksi huomioida IT-infran kokonaiskustannukset. Aikaa ja rahaa on mahdollista säästää huomattavasti enemmän jos koko infrastruktuuri voidaan ostaa palveluntarjoajalta palveluna, eikä vain oman konesalin laajennuksena. Oikein mitoitettujen, laadukkaiden ja turvallisten konesalipalveluiden ostaminen edellyttää osaamista. Siihen saat nyt tärkeitä vinkkejä ja näkökulmia! Muutamia syitä ostaa IT-infraa palveluna: Yrityksesi reagointikyky teknologian ja toimintaympäristön muutosvauhtiin nopeutuu. Liiketoimintasi kannalta kriittisten järjestelmien toimintavarmuus paranee, ja vikatilanteet voidaan ennakoida tehokkaasti automaatioratkaisuin. Saavutat suurtuotannon etujen kautta kustannustehokkaan ja edistyksellisen teknologiaympäristön. Saat erityisosaamista ja pysyt tietoisena uusimmista ratkaisuista. Laadukas palvelu sisältää kattavan dokumentoinnin. Saat tietojärjestelmiisi optimaalisesti mitoitetun palvelutason, kattaen jopa 24/7-palvelutason erittäin nopeilla vasteajoilla. Varmistat ympäristösi jatkuvan kehittymisen ja vapautat omia resurssejasi ylläpidosta liiketoimintaa tehokkaammin palvelevaan kehitystyöhön. 3
Pilvipalveluiden ostajan muistilista Kun tiedät mitä olet ostamassa ja mitkä ovat palveluun liittyvät tavoitteet, voit arvioida palvelun tuomaa todellista hyötyä. Kun lähdet ostamaan pilvipalveluita kiinnitä huomiota ainakin seuraaviin asioihin: 1. SELVITÄ MITÄ KANNATTAA OSTAA Hyödynnä palveluntarjoajan erityisosaaminen teknologioista, palveluista ja tulevaisuuden trendeistä. Tiedä mitä palvelua olet ostamassa ja mitkä ovat palveluun liittyvät tavoitteet, jotta voit arvioida palvelun tuomaa todellista hyötyä. Arvioi vaatimustasoa mm. tietoturvan ja sovellusten käytettävyyden osalta. Mieti liiketoimintaan ja vuosikelloon sopiva aikataulu ja osta palveluita siihen sopivasti. Palveluntarjoajalla on erityisosaamista konesaliteknologioista ja palveluista. Yrityksen edustajat tuntevat parhaiten liiketoiminnan todelliset tarpeet. Optimaalinen lopputulos edellyttää tiivistä yhteistyötä kummaltakin osapuolelta. Varmista, että omassa organisaatiossasi tai palveluntarjoajalla on riittävä resursointi ja reagointinopeus mahdollisissa poikkeustilanteissa yrityksesi liiketoiminnan jatkuvuuden tarpeita ajatellen. 4
2. VALITSE OIKEA PALVELUNTARJOAJA Vaadi vahvoja näyttöjä. Asiakasreferenssit kertovat palveluntarjoajan osaamisesta ja palvelun sujuvuudesta. Edellytä palveluntarjoajalta korkealuokkaista projektinhallintaosaamista, kattaen kartoitukset, siirto- ja käyttöönottosuunnitelmat sekä palvelukuvaukset. Onko palveluntarjoajalla riittävästi ainoastaan konesaliympäristöihin keskittynyttä henkilöstöä? Vaadi vahvoja näyttöjä. Asiakasreferenssit kertovat palveluntarjoajan osaamisesta. Kokemus on korvaamatonta sujuvan palvelun ja toimintavarmojen palveluiden tuottamisessa. Arvioi onko palveluntarjoajalla kykyä tarjota jatkuvuutta palveluiden, prosessien ja teknologian kehittämisessä myös tulevaisuudessa? Onko palveluntarjoaja tarpeeksi vakavarainen ja onko riskinhallintakyky riittävän korkealla tasolla? Millaisia resursseja ja osaamista palveluntarjoaja tarjoaa? (esimerkiksi palvelupäällikön palvelut, varamiesjärjestelyt, päivystyspalvelut) Pystyykö palveluntarjoaja tarjoamaan ennakoivan valvonnan ja automaattiset hälytykset vikatilanteiden estämiseksi? Voidaanko hälytykset ohjata suoraan myös laite- ja sovellustoimittajille? Onko palveluntarjoajan konesaliympäristö tarpeeksi laadukas ja turvallinen? Soveltuuko konesalialustan teknologia optimaalisesti yrityksesi tarpeisiin ja kuinka kattavat palvelut saat halutessasi laajentaa palvelukokonaisuutta? Haasta palveluntarjoajan myyntiorganisaation osaaminen. Myyjän ammattitaidolla on suuri merkitys onnistuneiden palvelujen ostamisen kannalta. Hyvä myyjä on vastuullinen ja tuntee erinomaisesti myymänsä ratkaisut sekä palvelut. Hän osaa myös ehdottaa yritykselle oikeanmittaista palvelua, olemassa olevien palvelujen laajentamistarvetta tai vastaavasti pienentämistarvetta. Varmista mitä tapahtuu kun sopimus on tehty. Kuka asiakkuuttasi hoitaa ja miten se käytännössä tapahtuu? Onko palveluntarjoajalla kasvot, tiedätkö siis kuka yrityksesi kriittisiä järjestelmiä ylläpitää? Varmista, että palveluntarjoajan taloudellinen tilanne ja omistuspohja mahdollistavat laadukkaan ja kestävän kumppanuuden. 5
3. KILPAILUTA LAADUKKAASTI Kun optimaalinen ratkaisu on löytynyt, kannattaa sopiva hintataso varmistaa kilpailuttamalla. Kilpailutukseen kannattaa valita ne palveluntarjoajat, jotka täyttävät laatu- ja osaamisvaatimukset. Liiketoiminnan tulevaisuuden tarpeet on hyvä pitää selvillä, jotta valittu kumppani pystyy palvelemaan laadukkaasti myös pidemmällä aikavälillä. Varmista, että vertaat tarjouksessa oikeita komponentteja keskenään. On tärkeää ymmärtää mitä tarjottavaan palveluun kuuluu ja varmistaa, että myös mahdolliset piilokustannukset, kuten tietoliikenteen käyttömaksut, tulevat huomioitua. Hinnan lisäksi arvioi kokonaisvaltaisesti palvelun laatua sekä millaista kokonaisuutta teille ehdotetaan. Takaako halvin palvelu parhaiten myös yrityksesi it-ympäristön laadulliset kriteerit? Konesaliympäristössä esiintyvät laatuongelmat voivat muuttaa halvan palvelun nopeasti kalliiksi. Kumppaniehdokkailta kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat: osaaminen tarjottavan kokonaisuuden osalta, nimenomaan konesaliympäristöihin erikoistuneiden työntekijöiden lukumäärä, mahdolliset lisäpalvelut sekä tarjottavat vasteajat. Lisäksi on tärkeää selvittää miten kumppaniehdokas aikoo tulevaisuudessa kehittää tarjontaansa. Edullisinta on saada palvelu kerralla kuntoon ja nopeasti käyttöön! Kilpailutuspalveluita tarjoavien ulkopuolisten konsulttien osaamistaso on hyvin kirjavaa. Tämän kaltaisten toimijoiden osalta kannattaa vaatia näyttöjä tarvetta vastaavien kokonaisuuksien kilpailutuksista. Varmista, että konsultti ymmärtää konesalien lainalaisuudet sekä siihen liittyvän ajanmukaisen teknologian. Takaako halvin palvelu myös yrityksesi laadulliset kriteerit? 6
4. VARMISTA OPTIMAALINEN PALVELU Varmista, että palveluntarjoaja ymmärtää myös liiketoimintaasi ja pystyy auttamaan sinua kehittämään palveluita loppuasiakkaillenne ketterämmin, samalla parantaen asiakaskokemusta. Pystyykö palveluntarjoaja tarjoamaan kehitysprojekteihin joustavia ratkaisuja? Vaadi dokumentaatiota ja läpinäkyvyyttä palveluihin. Pystyt jatkossa kilpailuttamaan tehokkaammin, kun ympäristösi on infrastruktuurin osalta dokumentoitu. Selvitä miten palveluun liittyvä tietoturva, kuten palomuurit, on toteutettu. Lisäksi on syytä varmistaa, esimerkiksi julkisesta pilvestä palveluita ostettaessa, tiedon omistajuuteen liittyvät yksityiskohdat. Kuinka yritys saa kriittiset tietonsa sopimuskauden päättyessä pois julkisen pilven tarjoajalta tai pystyy palauttamaan ne takaisin omaan ympäristöönsä? Varmista, että palvelu ja hinnoittelu joustaa tehokkaasti markkinamuutoksiin ja yrityksesi muuttuviin tarpeisiin nopeasti ja läpinäkyvästi. Jos vaihtoehtoina on oman infran ja järjestelmien ostaminen tai saman palveluna ostaminen, on riski pienempi palveluna ostamisessa. Harva, jos mikään, yritys pystyy ennustamaan liiketoiminnan tarpeet omaksi ostettujen laitteiden elinkaaren päähän asti, jopa 5 vuotta eteenpäin. Palveluna kapasiteettia voi ostaa kuukausihinnalla, joka joustaa sekä ylös että alas käyttötarpeiden ja markkinatilanteen mukaan. Vastaako palvelutaso todellisia tarpeitasi? Kaikkiin järjestelmiin ei tarvita 24/7-palvelutasoa. Toisaalta kykeneekö palveluntarjoaja tarjoamaan 24/7 palvelua esimerkiksi loma-ajoiksi lisäpalveluna? Viesti konesalipalveluiden ostamisesta myös sisäisesti käyttäjille ja johdolle: Mitä, miksi ja milloin ollaan ostamassa palveluna? Konesalissa tulee olla varasuunnitelma sähkökatkosten varalle 7
5. KONESALIN OSALTA SUOSITTELEMME TARKISTAMAAN Vieraile ennen sopimuksen allekirjoitusta palveluntarjoajan konesalissa, ja pyydä vastauksia ainakin seuraaviin kysymyksiin: Miten sähkönsyöttö on toteutettu ja varmistettu mahdollisten sähkökatkosten osalta? Sähkönjakelu tulee olla kahdennettu, varmistettu ja varavoimaa tulee olla riittävästi sähkökatkojen varalta. Varmista myös, että varavoimageneraattoreita testataan säännöllisesti ja polttoainetta on jatkuvasti vähintään usean päivän tarpeisiin. Miten konesaliin pääsyä valvotaan? Mitä tiukempi valvonta sitä parempi. Millä tavalla konesalitoimittaja kiinnittää huomiota energiatehokkuuteen? Miten palveluntarjoaja turvaa konesalien jatkuvan kehittämisen ja mikä on konesaleihin liittyvä kehityssuunnitelma? Kuinka suuri on konesalin jäähdytyskapasiteetti ja miten jäähdytys on toteutettu? Pystyykö palveluntarjoaja vähintään kahdentamaan koko konesaliympäristönsä kattaen myös tietoliikenneyhteydet? Toteutuuko konesalien välillä riittävä maantieteellinen hajautus, eli vähintään 10 kilometrin etäisyys? Miten konesalin paloturvallisuus on varmistettu? Minkälaisella laitteistolla? Kuinka usein konesalijärjestelmien ja turvalaitteiston toimivuus testataan? Milloin viimeksi palveluntarjoajalla oli katko palveluissa? Tietävätkö he mistä se johtui ja millaisia jatkotoimenpiteitä sen pohjalta tehtiin? Millainen on konesalipalveluja tarjoavan yrityksen konesalistrategia? Jos palveluntarjoajalla on aikomus muuttaa palvelujen tarjoamisen sijaintia, voi siitä aiheutua odottamattomia muutoksia ja myös kustannuksia asiakkaalle. Tarjoaako yritys palveluja omista konesaleistaan vai ostaako se ne alihankintana? Tiedätkö missä yrityksen arvokas data ja järjestelmät sijaitsevat? Kun konesalit ovat palveluntarjoajalla itsellään, on toiminta pitkäjänteistä ja suunnitelmallista ja kontrolli asiakkaalle myydyistä palveluista omissa käsissä. 6. TUTUSTU HUOLELLISESTI SOPIMUSEHTOIHIN Konesalissa tulee olla varasuunnitelma katkosten varalle. Yleissopimukset ovat molempia osapuolia melko hyvin suojaavia ja selkeitä. Ole tietoinen millä ehdoilla palvelusopimus voidaan päättää, ja miten esimerkiksi laatuongelmat on sanktioitu sekä millä mittareilla palvelun laatua mitataan? 8
DataCenter Finland laadukkaat ja turvalliset konesalipalvelut Olemme suomalainen yksityisomistuksessa oleva konesalipalveluiden tarjoaja, joka tuottaa asiakkailleen palveluita kahdesta korkean käytettävyyden omasta konesalista. Konesalien infrastruktuuri ja koko laitekanta, kattaen palvelimet, tallennus- ja verkkolaitteet, tietoliikenneyhteydet ja ohjelmistot, on valittu maailman johtavien teknologiatoimittajien parhaista ratkaisuista. Useat asiakasreferenssit kertovat tuottamiemme palveluiden korkealuokkaisesta laadusta ja asiakkaiden saavuttamista hyödyistä, kuten parantuneesta toimintavarmuudesta ja datan korkealuokkaisesta käytettävyydestä. Konesaleistamme tuotetaan kaikenkokoisten yritysten liiketoimintakriittisiä sovelluksia ja monia Suomen tunnetuimmista palveluista. Vuosittain tehtävässä asiakastyytyväisyysmittauksessa asiakkaat ovat antaneet meille erittäin hyvät arvosanat. Erityisesti he arvostavat asiakaspalvelumme asennetta, sitä, että palvelullamme on kasvot ja että palvelumme ovat luotettavia. Myös osaamistasomme nimenomaan konesalipalveluista, nopeus ja ketteryys arvostetaan korkealle. Olemme parhaillaan matkalla kohti ISO 27001:2013 sertifikaatin sertifiointia. Haluamme sertifioitua, jotta pystymme vastaamaan paremmin asiakasvaatimuksiin ja palvelemaan asiakkaitamme kattavammin. Tällä hetkellä menossa on implementointivaihe. ISO-sertifioinnin auditointi on suunniteltu tapahtuvan alkuvuodesta 2016. Meille on myönnetty Suomen Vahvimmat- ja Menestyjä yritys 2015 sertifikaatit merkiksi hyvästä talouskunnosta ja suomalaisesta kilpailukyvystä. Palveluillamme on lisäksi Suomalaisen Työn Liiton Avainlipputunnus merkkinä kotimaisuudestamme. 9
Voimmeko olla avuksi? Kysy lisää Toivomme, että ostajan oppaassa on paljon sinulle hyödyllistä tietoa. Mikäli sinulla on lisäkysymyksiä aiheeseen liittyen, olethan yhteydessä tämän oppaan tekijöihin. Sähköpostimme ovat muotoa etunimi.sukunimi@datacenter.fi JAAKKO HEIKKINEN Head of Customer insight 044 757 1432 MIKKO KAIRTAMO Myyntipäällikkö 050 326 9336 JANNE LUUKKONEN Myyntipäällikkö 050 420 4702 TOMMI NIEMINEN Myyntipäällikkö 040 576 2946 HARRI RÄTY Myyntipäällikkö 0400 480 864 10
DataCenter Finland Oy Tekniikantie 14 FI-02150 Espoo DataCenter Puh. 010 397 8000 info@datacenter.fi www.datacenter.fi