1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA 25.2.2013 klo 17.00 18.15 KOKOUSPAIKKA Lopen kunnantalo, valtuustosali LÄSNÄ Myllykoski Satu puheenjohtaja Naakka Tommi varapuheenjohtaja Kallela Sanna jäsen Kanto Jaana jäsen Lähde Aarno jäsen Tuomi Vilho jäsen POISSA Hatakka Jarno jäsen MUUT Leppänen Pekka talousjohtaja, pöytäkirjanpitäjä 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan kunnan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asioista päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Lautakunta valitsee tässä yhteydessä lisäksi tämän kokouksen pöytäkirjanpitäjän. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Tämän kokouksen pöytäkirjanpitäjäksi valittiin talousjohtaja Pekka Leppänen.
2 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Lautakunta valitsee kokouksittain kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka tarkastavat ja allekirjoittavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen. Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Tommi Naakka ja Jarno Hatakka. Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tommi Naakka ja Sanna Kallela. 3 PÖYTÄKIRJANPITÄJÄN VALINTA JA LAUTAKUNNAN TYÖN AVUSTAMINEN Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lautakunnan ulkopuolelta. Muusta mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avustamisesta on tarpeen päättää erikseen. Tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisen yhteydessä pyydettiin tarjoukset myös lautakunnan sihteeripalveluista. Tämän mukaisesti tilintarkastusyhteisö on tarjouksessaan ilmoittanut lautakunnan tukipalveluiden veloitusperusteet. Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm. kokousten valmistelu, esityslistojen laatiminen, arviointikertomuksen valmistelu siinä laajuudessa kuin näistä tehtävistä lautakunnan kanssa sovitaan. Pöytäkirjanpitäjänä toimii tilintarkastaja ja hänen esteellisenä ollessaan puheenjohtaja tai muu lautakunnan erikseen päättämä henkilö. Tilintarkastaja avustaa myös muutoin tarkastuslautakuntaa arviointi- ja sihteeritehtävissä siten kuin lautakunta niistä tilintarkastajan kanssa tarkemmin sopii.
3 4 TARKASTUSLAUTAKUNNAN VAALIN TOTEAMINEN Kuntalain 71 :n 1 momentin mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Lopen kunnan tarkastussäännön 2 :n mukaan lautakunnassa on puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä viisi muuta jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Valtuusto on kokouksessaan 28.1.2013 valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat varsinaiset jäsenet ja varajäsenet: Varsinainen jäsen Hatakka Jarno Kallela Sanna Kanto Jaana Lähde Aarno Myllykoski Satu Naakka Tommi Tuomi Vilho Henkilökohtainen varajäsen Vuorimies Kristiina Tuohimaa Mikko Tauru Mirja Mustonen Leo Lanssila Mirva Lahtinen Harri Vanamo Teppo Lautakunnan puheenjohtajaksi valtuusto valitsi Satu Myllykosken ja varapuheenjohtajaksi Tommi Naakan. Tarkastuslautakunta toteaa valtuuston päätöksen. Todettiin valtuuston päätös. 5 KOKOUSKUTSUN JA ESITYSLISTAN LÄHETTÄMINEN Hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, lautakunnan päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunnan kokouskutsu/asialista lähetetään paperitulosteena noin viikkoa ennen kokousta.
4 6 ESITTELY LAUTAKUNNAN KOKOUKSESSA Tarkastussäännön mukaan esittelijästä päättää lautakunta. Hallintosäännön mukaan asiat päätetään viranhaltijan esittelystä. Kun lautakunnalla ei ole alaisuudessaan viranhaltijoita, päätöksenteko tarkastuslautakunnan kokouksessa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman varsinaista viranhaltijaesittelyä. Tarkastuslautakunta päättää, että päätöksenteko tarkastuslautakunnassa tapahtuu puheenjohtajan esittelystä ja selostuksen pohjalta. 7 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä on vähintään yhtä päivää aikaisemmin ilmoitettu. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjat pidetään nähtävänä kokousta seuraavan viikon samana viikonpäivänä klo 10 12 kunnantalolla. 8 ESTEELLISYYDET Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Tarkastuslautakunnalle on toimitettu hallintolain 27 29. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat pysyvät esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet
5 ilmoittavat välittömästi. Asiakohtaiset esteellisyydet asianomainen jäsen ilmoittaa silloin, kun esteellisyys on olemassa. Todettiin tässä yhteydessä, että Jaana Kanto on kasvatus- ja koulutuslautakunnan varajäsen ja Sanna Kallela Eteva kuntayhtymän yhtymäkokouksen jäsen ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän valtuuston varajäsen sekä, että Jarno Hatakan puoliso on perusturvalautakunnan puheenjohtaja. Muut esteellisyydet käsitellään kunkin asian yhteydessä. 9 LAUTAKUNNAN TIETOJENSAANTIOIKEUS JA JÄSENILLE SÄÄNNÖNMUKAISESTI TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT Kuntalain 74 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: - Talousarvio ja -suunnitelma - Osavuosikatsaukset sekä muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit - Johtosäännöt ja niiden muutokset - Valtuuston pöytäkirjat - Kunnanhallituksen pöytäkirjat Tässä kokouksessa niille lautakunnan jäsenille, jotka eivät ole materiaalia aikaisemmin saaneet, jaetaan seuraavat voimassa olevat asiakirjat: - Talousarvio 2013 ja taloussuunnitelma 2013 2015 - Palvelualueiden johtosääntö - Hallintosääntö - Tarkastussääntö - Luottamushenkilöiden palkkiosääntö - Lopen kunnan sisäisen valvonnan ohje - Henkilöstöhallinnon ohjeet Tarkastuslautakunnalle on toimitettu kuntalain 9. luku, hallinnon ja talouden tarkastus.
6 Todetaan lautakunnalle kokouksessa jaettu materiaali. Lautakunta pyytää kunnanvirastoa toimittamaan esittelyosassa mainitut asiakirjat jäsenilleen säännönmukaisesti kunkin jäsenen ilmoittamalla tavalla joko sähköisesti tai paperitulosteina. Asiakirjat toimitetaan paperitulosteina. 10 ARVIOINTITYÖN SUORITTAMISEN PERUSTEET Tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin tulokset raportoidaan valtuustolle osoitetussa arviointikertomuksessa sekä mahdollisissa väliraporteissa. Arviointityötä lautakunta toteuttaa mm. seuraamalla kunnan toimielinten päätöksentekoa ja muuta toimintaa. Lautakunta sopii keskinäisellä työnjaolla eri toimielinten hallinnon seuraamisesta sekä palvelutoiminnan toimivuutta koskevien tietojen keräämisestä. Salassa pidettävän aineiston käytettäväksi saamisesta lautakunta päättää erikseen. Tarkastuslautakunta päätti jakaa lautakunnan jäsenten hallinnon seurantavastuun seuraavasti: Toimielin Kunnanhallitus Elinkeinotoimen neuvottelukunta Henkilöstöasiaintoimikunta Perusturvalautakunta Kasvatus- ja koulutuslautakunta Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Ympäristö- ja rakennuslautakunta Tekninen lautakunta Tarkastuslautakunnan jäsen kaikki Satu Myllykoski ja Tommi Naakka Jaana Kanto ja Jarno Hatakka Sanna Kallela ja Vilho Tuomi Jaana Kanto ja Satu Myllykoski Sanna Kallela ja Jarno Hatakka Aarno Lähde ja Tommi Naakka Vilho Tuomi ja Aarno Lähde
7 11 TILINTARKASTAJAN VALINTA Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain 72 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajat voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Tarkastuslautakunnan päätöksen mukaisesti Lopen kunnan ja kunnan neljän tytäryhtiön lakisääteisestä tilintarkastuksesta sekä tarkastuslautakunnan sihteeritehtävistä on julkaistu tarjouspyyntö Julkisten hankintojen ns. Hilma ilmoitusmenettelyä käyttäen siten, että tarjoukset tuli toimittaa 31.1.2013 klo 14 mennessä. Lautakunnan hyväksymä tarjouspyyntö koski kunnan tarkastussäännön mukaisesti valtuuston toimikautta eli tilikausia 2013 2016. Tarjouksensa jätti määräaikana kaksi JHTT-yhteisöä, BDO Audiator Oy ja PwC Julkistarkastus Oy. Hallintopäällikkö Katja Väistö, pääkirjanpitäjä Irja Stenholm ja talousjohtaja Pekka Leppänen avasivat saadut tarjoukset 1.2.2013 klo 12.00. Avaustilaisuudesta on laadittu erillinen avauspöytäkirja. Saadut tarjoukset on tarkistettu ja arvioitu tarjouspyynnön mukaisesti siten, että - ensin on suoritettu tarjoajien kelpoisuuden arviointi - sen jälkeen on tarkistettu tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja - kolmantena vaiheena on suoritettu tarjousten pisteytys tarjouspyynnössä mainittujen arviointikriteerien mukaisesti. Molemmat tarjoajat täyttävät asetetut kelpoisuusvaatimukset tarjouspyynnön ja hankintalain säännösten mukaan ja molemmat tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaiset, joten molemmat saadut tarjoukset voidaan ottaa mukaan tarjousvertailun kolmannen vaiheen mukaiseen pistevertailuun. Tarjouspyynnön arviointikriteerien mukaisessa pistevertailussa 1. Kokonaishinta sopimuskaudelle, sisältäen kunnan ja neljän tytäryhtiön lakisääteisen tilintarkastuksen sekä tarkastuslautakunnan sihteeritehtävien hoidon, on PwC Julkistarkastuksella hieman edullisempi jakautuen siten, että kunnan osalta BDO Audiator on edullisempi ja tytäryhtiöiden osalta PwC Julkistarkastus on edullisempi. On kuitenkin huomioitava, että vertailussa on tarkastuslautakunnan sihteeritehtävien edellyttämä työpanos laskettu toteutuneeseen nähden hieman alhaisena (laskentaperuste 6 pv vuoden 2012 toteutuma 9 pv) sekä se, että kaikkien tytäryhtiöiden lakisääteinen tilintarkastus ei ole edellyttänyt kahden työpäivän työpanosta, mitkä molemmat huomioituna kaventaisivat koko-
8 naishintaeroa BDO Audiatorin hyväksi. Vertailussa käytetyt laskentaperusteet pohjautuvat tarjouspyyntöön. 2. Vastuunalaisen tarkastajan tarkastuspäivän hinta on BDO Audiatorilla edullisempi. 3. Molempien tarjoajien esittämällä vastuunalaisella tarkastajalla on kokemusta kuntien tarkastuksesta täysiin vertailupisteisiin oikeuttava määrä. 4. Vastuunalaisen tarkastajan työn osuus on BDO Audiatorilla korkeampi, minkä lisäksi BDO Audiatorilla vastuunalainen tarkastaja suorittaa myös tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät. 5. Tarkastustyön käytännön toteutuksessa molemmat tarjoukset täyttävät erinomaisesti asetetut vaatimukset, mutta BDO Audiatorilla tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus on hieman korkeampi. Suoritetussa pistevertailussa BDO Audiatorin pistemäärä on 4,95 ja PwC Julkistarkastuksen pistemäärä 4,86. Näin ollen BDO Audiator on tehnyt tarjouspyynnössä esitettyjen arviointikriteerien perusteella kokonaistaloudellisesti edullisemman tarjouksen. Tarjouspyyntö ja tarjousvertailu on toimitettu lautakunnalle. Tarjoukset ovat nähtävillä kokouksessa ja ennen kokousta kunnantalolla. Tarkastuslautakunta päättää esittää valtuustolle, että kunnan tilikausien 2013 2016 tilintarkastusyhteisöksi valitaan BDO Audiator Oy. 12 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO JA MENOJEN HYVÄKSYMINEN Valtuuston hyväksymän talousarvion mukaan tarkastustoimen vuoden 2013 talousarvion menot ovat 27.650 euroa. Kustannuspaikkatasoinen talousarvio on toimitettu lautakunnalle. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2013 talousarvion ja toteaa sen olevan myös lautakunnan käyttösuunnitelma. Tarkastuslautakunta päättää, ketkä toimivat alkaneella toimikaudella lautakunnan menojen hyväksyjinä. Tarkastuslautakunta päätti, että alkaneella toimikaudella lautakunnan menot hyväksyy puheenjohtaja tai talousjohtaja.
9 13 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN Tarkastuslautakunnan talousarvioon sisältyy määräraha tehtävään kouluttautumista varten. Lisäksi tilintarkastaja tulee aikanaan perehdyttämään lautakuntaa työskentelyn tarkoituksessa, tavoitteissa ja käytännöissä. Kuntaan on saapunut esitteet kahdesta tarkastuslautakunnille tarkoitetusta koulutuspäivästä: - Aluekehityssäätiö/Aluekoulutus järjestää Tarkastuslautakuntien koulutuspäivän tehtävistä, asemasta ja ajankohtaisasioista viidellä eri paikkakunnalla, lähin tilaisuus Hämeenlinnassa 19.3.2013, hinta 165 /hlö - FCG järjestää Tarkastuslautakuntien koulutuspäivän kuudella eri paikkakunnalla, lähin tilaisuus Vantaalla 9.4.2013, hinta 300 /hlö. Lautakunta päättää osallistumisesta koulutustapahtumiin. Aluekoulutuksen järjestämään koulutustilaisuuteen osallistuvat Satu Myllykoski, Sanna Kallela, Jaana Kanto, Tommi Naakka ja Aarno Lähde. Jarno Hatakalta tiedustellaan osallistumista ko. tilaisuuteen. 14 MUUT ASIAT Ehdotus: Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Lautakunta kiinnitti huomiota Launosten ja Läyliäisten alueiden huonoon auraukseen tänä talvikautena. Tommi Naakan välittämä asiaa koskeva kirje toimitetaan tekniselle toimelle.
10 15 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ehdotus: Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Tämän kokouksen päätöksistä ei voi tehdä oikaisuvaatimusta tai valitusta, koska päätökset koskevat valmistelua ja täytäntöönpanoa (KuntaL 91 ). ALLEKIRJOITUKSET Satu Myllykoski puheenjohtaja Pekka Leppänen pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten mukaiseksi. Lopella 25.2.2013 Tommi Naakka Sanna Kallela