MUISTIO 1 Maakunnallinen yhteisjärjestelmä -kokous 5/2010 AIKA: PAIKKA: LÄSNÄ: Keskiviikkona 2.11.2010 klo 12 15 Porin kaupunginkirjasto Satakunnan maakuntakirjasto, kirjaston kokoustila Asko Hursti (Pori), Paula Kauppila (Pori), Leena Palonen (Pori), Leena Purhonen (Nakkila), Juha Hokkanen (Ulvila), Aini Lähteenmäki (Kankaanpää), Anja Hakaoja (Kokemäki), Tarja Jansson (Lavia), Minna Hautaluoma (Honkajoki), Aira Pietilä (Jämijärvi), Jouko Ilvonen (Merikarvia), Sari Pajunen (Pori), Helena Kankaanpää (Luvia), Helena Viljanen (Harjavalta), Elena Iso-Oja (Pomarkku), Karri Hara (Rauma), Satu Mäenpää (Eura), Marjut Tiisala (Huittinen), Marianne Helander (Pori), Anne Pihl (Pori), Elise Nuotio (Pori), Vesa Taimi (Pori) Kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti toivotti kaikki paikalla olijat tervetulleiksi yhteisjärjestelmäkokoukseen. 1. SATAKIRJASTOJEN LAAJENEMINEN Kokouksessa keskusteltiin Säkylän, Köyliön ja Eurajoen liittymisestä Satakirjastoihin. Satakirjastojen yhteisjärjestelmäsopimuksen mukaan yhteisjärjestelmään voidaan liittää mukaan uusia kuntia/kirjastoja johtoryhmän hyväksynnällä. Säkylä ja Köyliö ovat ilmaisseet halukkuutensa liittyä Satakirjastoihin. Säkylällä ja Köyliöllä on yhteinen asiakas- ja aineistotietokanta. Eurajoella asianomainen lautakunta ei ole puoltanut Satakirjastoihin liittymistä, mutta asia on tämän päivän kunnanhallituksen kokouksessa käsiteltävänä. Kokouksessa todettiin, että jos kyseiset kunnat liittyvät Satakirjastoihin, kaikkien pitää liittyä samalla kertaa. Porissa pidettiin 29.9. kokous Säkylän, Köyliön, Eurajoen ja Axiellin kanssa tietokantojen yhdistämisistä. Kokouksessa Axiell esitteli yhdistämisvaihtoehdot ja -aikataulun. Kyseinen Axiellin ehdotus oli lähetetty kaikille kirjastoille kokouskutsun liitteenä. Kokouksessa päädyttiin vaihtoehto 2:n kannalle, koska Satakirjastojen kiinnioloaika jäisi siinä lyhyemmäksi. Tässä vaihtoehdossa yhdistettäisiin ensin Eurajoen tietokanta Säkylän ja Köyliön tietokantaan, minkä jälkeen tämä Säkylän, Köyliön ja Eurajoen yhteinen tietokanta yhdistettäisiin Satakirjastoihin. Yhdistäminen toteutettaisiin tammikuun viimeisenä viikonloppuna ja Satakirjastot olisivat tällöin lauantain ja sunnuntain kiinni. Web-Origo olisi vielä seuraavan viikon kiinni eli 6.2. asti. Kokouksessa pohdittiin, ehtivätkö Satakirjastoihin liittyvät kirjastot tekemään tarvittavat tietokantamuutokset. Satakirjastoja rakennettaessa kirjastot tekivät paljon materiaaleihin ym. liittyviä valmisteluja. Kokouksessa keskusteltiin, voisiko johtoryhmän päätökseen kirjata lisälauseen siitä, että Sa- www.pori.fi/kirjasto kirjasto@pori.fi puh. 02 621 5800 faksi 02 633 2582 Postiosoite: PL 200 28101 Pori Porin kaupunki Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto Gallen-Kallelankatu 12
2 2. HUOMAUTUSKIRJEIDEN ONGELMA takirjastoihin liittyvissä kirjastoissa varaudutaan tietokantojen yhdistämisiin liittyviin valmisteluihin. Satakirjastojen johtoryhmä päättää, että Säkylä, Köyliö ja ehdollisesti Eurajoki liitetään Satakirjastoihin v. 2011. Päätökseen liitetään lisälause siitä, että kirjastoissa varaudutaan tietokannan yhdistämisiin liittyviin valmisteluihin. Edellisessä yhteisjärjestelmäkokouksessa keskusteltiin kolmanteen huomautukseen liittyvästä ongelmasta. Osalla Satakirjastoja on käytössään kolme huomautusta ja osalla kaksi huomautusta. Seutulainoissa tästä aiheutuu sellainen ongelma, että jos kolme huomautusta lähettävän kirjaston aineistoa on lainattu kaksi huomautusta lähettävästä kirjastosta, kolme huomautusta lähettävä kirjasto ei pysty lähettämään tästä laskua, sillä se odottaa omien asetustensa mukaisesti kolmannen huomautuksen lähettämistä. Edellisen kokouksen jälkeen asiaa on selvitetty lisää ja tällaisia jumissa olevia, erääntyneitä lainoja, joista ei pysty tulostamaan laskua, oli Satakirjastoissa yhteensä kuusi kappaletta. Asianomaiset kirjastot ovat ottaneet yhteyttä näihin asiakkaisiin ja osa myöhässä olevista lainoista on jo palautettu. Edellisessä kokouksessa päätettiin, että ensi vuoden alusta alkaen kaikilta Satakirjastoilta lähtee kaksi huomautuskirjettä. Kyseisen muutoksen myötä myös tämä laskuongelma häviää. Lisäksi vuodenvaihteen muutoksen jälkeen Origosta saa ulos myös kaikki siellä tällä hetkellä "jumissa olevat" laskut. Sovittiin, ettei näiden jumissa olevien laskujen hakemisesta Origosta tarvitse lähettää ohjetta, koska ongelma poistuu jo heti vuodenvaihteen jälkeen. Vuodenvaihteessa kolmas huomautus poistuu käytöstä niiltä kirjastoilta, joilla se on ollut käytössä ja kokouksessa pohdittiin, haluavatko nämä kirjastot muuttaa ensimmäisen ja toisen huomautuksen lähetysaikoja. Sovittiin, että jos nämä kirjastot haluavat muutoksia ensimmäisen ja toisen huomautuksen lähetysaikoihin, niin muutokset pitäisi ilmoittaa Leena Paloselle joulukuun puoliväliin mennessä. Kokouksessa esitettyä taulukkoa kaikkien Satakirjastojen huomautuskirjeiden ja laskujen lähetysväleistä pyydettiin lähetettäväksi kirjastoille. Sovittiin, että taulukko laitetaan liitteeksi kokousmuistioon. Tässä yhteydessä Leena Purhonen tiedusteli, olisiko mahdollista päästä mukaan Porin kaupungin käyttämiin perintätoimiin. Asko Hursti kertoi, että asiaa oli aiemmin tiedusteltu Porin kaupungin lakimieheltä ja sovittiin, että asiaa selvitetään vielä Intrum Justitian kanssa. Ainakin Nakkila ja Pomarkku ilmaisivat kiinnostuksensa mukaantulosta perintätoimiin. 3. VARATUN AINEISTON SÄILYTYSAJAN YHTENÄISTÄMINEN Yhteisjärjestelmäkokouksissa on aiemmin keskusteltu varatun aineiston säilytysajasta, mutta yhtenäisestä säilytysajasta ei ole tehty päätöstä. Tällä hetkellä varatun aineiston säilytysaika vaihtelee Satakirjastoissa viidestä päivästä kymmeneen.
3 Kokouksessa pohdittiin varatun aineiston säilytysajan yhtenäistämistä. Tekstiviestinä tulevissa saapumisilmoituksissa ei ole mainintaa varauksen säilytysajasta. Axiellilta saadun tiedon mukaan tekstiviestisaapumisilmoitukseen voisi saada maininnan varauksen säilytysajasta, mutta säilytysajan pitäisi tällöin olla sama kaikissa Satakirjastoissa. Axiellin mukaan tekstin määrää tekstiviestissä ei kannata kovin paljoa kasvattaa, koska se lisää asiakkaille lähtevien tekstiviestien määrää. Kokouksessa keskusteltiin myös tekstiviestien hinnoista. Todettiin, että Axiellilta voisi tiedustella, olisiko mahdollista tehdä Satakirjastoille yhteinen tekstiviestisopimus. Tässä yhteydessä keskusteltiin myös siitä, että noutamatta jääneet varaukset pitäisi käydä läpi säännöllisin väliajoin. Tällä hetkellä Origosta löytyy paljon noutamatta jääneitä varauksia. Kokouksessa todettiin, että osa noutamatta jääneistä varauksista on saattanut mennä suoraan hyllyyn, jos niitä ei ole ensin palautettu Origossa. Kokouksessa sovittiin, että noutamatta jääneet varaukset tulisi käydä läpi, mielellään heti säilytysajan umpeuduttua. Noutamatta jääneet varaukset pitää palauttaa Origossa, poistaa niistä varaukset ja laittaa ne kiertoon. Kokouksessa päätettiin, että varauksen säilytysajaksi tulee seitsemän päivää kaikissa Satakirjastoissa. Porissa tehdään kyseinen muutos Adminiin kaikille kirjastoille. Sovittiin, että muutos tehtäisiin esim. joulukuun alussa. Kokouksessa todettiin, että kaikki kirjastot eivät ole merkinneet Origoon kirjaston kiinniolopäiviä. Sovittiin, että kirjastoja muistutetaan kiinniolopäivien merkitsemisestä Origoon. 4. MUUT ASIAT - HUOMAUTUSKIRJEIDEN LÄHETTÄMINEN - SEUTUVARAUSTEN KIINNIOTTAMINEN Kokouksessa keskusteltiin huomautuskirjeiden lähettämisestä. Joissakin kirjastoissa huomautuskirjeitä lähetetään harvoin. Kokouksessa todettiin, että kaikkien kirjastojen pitäisi lähettää huomautuskirjeet säännöllisesti. Esimerkiksi seutulainoissa omistava kirjasto ei pysty lähettämään myöhässä olevasta aineistostaan laskua, jos aineiston lainannut kirjasto ei ole lähettänyt siitä huomautuskirjeitä. Kokouksessa muistutettiin, että myös sähköpostihuomautukset pitää muistaa käydä lähettämässä Origosta. Sähköpostitse lähtevät huomautukset lähetetään samasta paikasta kuin postitse lähtevät huomautuksetkin (Tulosteet Huomautuskirjeet Huomautuskirjeiden tulostus), mutta Lähetystapa-kohtaan valitaan Sähköposti. Kokouksessa keskusteltiin seutuvarausten kiinniottamisesta lähinnä uutuuskirjoihin liittyen. Kokouksessa esitettiin erilaisia mielipiteitä uutuuskirjojen lähettämisestä seutulainoiksi. Todettiin, että olisi hyvä laatia ohjeistus, miten asiassa toimitaan. Kokouksessa pohdittiin myös yhteistä kolmen vuorokauden palvelutakuuta eli kolmen neljän vuorokauden takuuaikaa, jona seutuvaraus kiinnitettäisiin asiakkaalle. Kokouksessa kysyttiin myös tilastoja aineiston liikkumisesta Satakirjastoissa. Satakirjastoissa kiertävän aineiston määrä on kasvanut valtavasti. Todet-
4 - SATAKIRJASTOT-SIVUSTON JATKO - SATAKIRJASTOJEN 1-VUOTISSYNTTÄRIT - KIRJASTOKORTTI - KULJETUSTEN LASKUTUS tiin, että katsotaan tämä toimintavuosi loppuun ja ensi vuoden alussa otetaan tilastot mm. siitä, miten paljon seutulainoja on lähetetty ja saatu kirjastoittain. Vesa Taimi esitteli Satakirjastot-sivustoa ja vaihtoehtoja sivuston seuraajaksi. Satakirjastot-sivustolle on kerätty yhteisjärjestelmän rakentamisen suunnittelusta asti kaikki muistiot ja ohjeet. Sivustolla on voinut myös keskustella, mutta lähinnä se on toiminut tiedostovarastona. Google ei enää jatkossa tue nykyistä Satakirjastot-sivustoa, joten sivustolle pitäisi miettiä korvaaja. Kokouksessa pidettiin tärkeänä, että kaikki ohjeet löytyisivät jatkossakin jostain paikasta. Vesa Taimin mukaan yksinkertaisin vaihtoehto olisi tehdä Porin kaupunginkirjaston sivujen yhteyteen Satakirjastot-osio. Kokouksessa pohdittiin sitä, voidaanko kaikkea materiaalia laittaa julkiselle sivustolle vai pitäisikö osa materiaalista olla salasanan takana. Todettiin, että sivulle laitettava materiaali on pääsääntöisesti julkista, mutta jotkut materiaalit olisi hyvä saada salasanan taakse. Sovittiin, että selvitetään salasanasuojauksen mahdollisuutta. Päätettiin, että Satakirjastojen muistiot ja ohjeet laitetaan nykyisen Satakirjastot-sivuston poistuttua Porin kaupunkirjaston www-sivuille Maakuntakirjastotoiminta-osion alle, jonne tehdään linkki Satakirjastot. Satakirjastot-yhteisjärjestelmä täyttää marraskuussa vuoden ja tämän kunniaksi järjestetään Porissa Satakirjastojen 1-vuotissyntymäpäiväjuhlat. Juhlat pidetään lauantaina 27.11. klo 18 alkaen koulutus- ja juhlatalo Mekanissa. Juhliin kutsutaan kaikkien Satakirjastojen henkilökunnat. Juhlista lähetetään vielä kutsu. Satakirjastot-kirjastokortit on tilattu kirjastojen antamien tilausmäärien ja numerosarjojen mukaisesti. Kirjastokortteja tilattiin yhteensä hieman vajaa 40 000 kappaletta. Tämä ensimmäinen erä kirjastokortteja maksetaan projektirahoista. Korttien tulo kestää 4 5 viikkoa eli joulukuun alkuun. Korttienvalmistaja Aventralta lähetetään jokaiselle kirjastolle testikortti ja kirjastojen tulee testata, että kortin viivakoodi toimii. Kokouksessa pohdittiin sitä, pitäisikö Origoon jollain tavalla merkitä, että asiakas on jo saanut ilmaisen Satakirjastot-kortin. Päätettiin, että sovitaan tietty aika esim. toukokuun loppuun, jolloin Satakirjastot-korttia annetaan ilmaiseksi. Aika sovitaan vielä myöhemmin tarkemmin. Asiakkaat voivat halutessaan pitää myös vanhan kortin. Seutulainakuljetusten lisäkuljetukset maksetaan tämän vuoden loppuun asti projektirahoista. Aiemmin kirjastoihin meni kuljetus yhden kerran viikossa
5 5. SEURAAVA KOKOUS ja tämän kuljetuksen kirjastot maksavat itse entiseen tapaan. Lisäkuljetus eli toinen kuljetus viikossa maksetaan projektirahoista. Kuljetukset kilpailutetaan vielä syksyn aikana tavoitteena uusi sopimus ensi vuoden alusta. Tarjouspyynnön laatiminen kuljetuksista on hankalaa, koska tarjouspyynnössä pitää ottaa huomioon monia asioita. Tällä hetkellä ongelmana kuljetusaikataulussa on maanantaiaamu, joka on kiireinen, koska maakunnan kuljetukset tulevat Poriin vasta myöhään perjantai-iltapäivänä. Kokouksessa ehdotettiin, voisiko Poriin menevät aineistot laittaa omiin laatikoihin ja maakuntaan menevät omiin. Kokouksessa sovittiin, että seuraava Satakirjastojen johtoryhmän kokous pidetään tiistaina 14.12. klo 12 15. Paula Kauppila tiedotti myös 8.12. Porissa pidettävästä koulutuksesta, jossa esitellään Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) -hanketta, kansallista yhteisluetteloa ja mahdollisesti myös e-kirjoja. MUISTION LAATIJA: Leena Palonen JAKELU: Läsnäolleet, Satakunnan kirjastot