PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 05/2015 Aika: 15.3.2015 klo 14.00 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Pekka Hassinen Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Jenni Rönkkö Laura Kylliäinen Saara Leino Taru Toivanen Teemu Laakso kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja taloudenhoitaja (Poistui kohdassa 10.b, palasi kohdan 10. jälkeen) (Poistui kohdassa 10.b, palasi kohdassa 10.d) Poissa: Jukka Heliö 1. Avaus Kuraattori Pekka Hassinen avasi kokouksen kello 14.06 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi muutoksitta (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen 4/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 5. Ilmoitusasiat Saara Leino ilmoitti, että krapulaa on. Teemu Laakso lisäsi, että haisee krapulalle. Sihteeri Maija Häkkinen ilmoitti, että on vastaanottanut kuraattorihakemuksen Tapio Hatakalta. Jenni Rönkkö ja Teemu Laakso ilmoittivat, että remonttitoimikunta piti tiedotustilaisuuden 12.3. ja paikalla oli noin 10 osakuntalaista. Saara Leino ilmoitti innostuneena, että hallituksen tanhuesitys oli mahtava!
6. Tehdyt edustusvierailut 21.2. Östra finlands nation 91 år, Jukka Heliö. 27.2. Suomen Kulttuurirahaston vuosijuhla, Taru Toivanen ja Laura Kylliäinen. 28.2. Karjalainen ja Savolainen osakunta 110 vuotta, Pekka Hassinen ja Olga Penkkilä. 28.2. Vasa Nation 107 år, Jukka Heliö. 7.3. Keskisuomalainen osakunta 84 vuotta, Jukka Heliö ja Taru Toivanen. Myös Pekka Virtanen oli juhlissa. 7.3. Wiipurilainen Osakunta 362 vuotta, Juhani Takkunen. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine kertoi, että Mämmilän tiskikone on korjattu. Yhteys Turvatiimiin on ajoittain poikki. Yhteys katkeaa joka kerta kun nettiyhteys hetkellisesti katkeaa eikä palaudu automaattisesti nettiyhteyden palatessa. Näytelmäkerho on lupaa pyytämättä pitänyt koko päivän mittaisia speksiharjoituksia. Heidän mukaan eläinlääkiksen speksiryhmässä on yli puolet osakuntalaisia ja siksi harjoitukset olisivat oikeutetut. Toiminnanohjaaja lisäsi vielä, että kerhon puheenjohtajalla Johannes Kärkkäisellä on usein varauksia näytelmäkerhon nimissä. Sihteeri Maija Häkkinen huomauttaa, että näytelmäkerho ei ole ilmoittanut jäsenistölle minkäänlaisesta osakunnalla tapahtuvasta toiminnasta. Tilaisuudet ovat siis olleet suljettuja eikä täten kerhon toimintaa. Kuraattori Hassinen kommentoi, että näytelmäkerhon toiminnassa on puhumisen tarvetta. Toimintaa olisi hyvä saada enemmän näkyville osakunnassa. Osakunnan soittajat laittoivat pitoviikon alussa juhlamestareille viestin, missä pyysivät rahaa viiden tuuraajan palkkaamiseen pitojen jatkoja varten. Juhlamestarit pyysivät toiminnanohjaajalta neuvoja ja Laine lähestyi HOS:n puheenjohtajaa kauniisti muotoillulla vastauksella: ei tipu. Puheenjohtajan kanssa on tapahtuneen jälkeen keskusteltu, että Osakunnalla on vain kaksi tapahtumaa missä heidät velvoitetaan olemaan paikalla heille myönnettyä toimintamäärärahaa vastaan. Laura Kylliäinen lisää, että he ovat kerhon puheenjohtajan kanssa sopineet päivän, milloin käyvät HOS:n asioita läpi.
8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timosella ei ollut asiaa. Edellisen vuoden taloudenhoitaja Laura Kylliäinen kertoi tilinpäätöksen edistymisestä. Tilinpäätöksen piti olla kokouspäivänä valmis, mutta asioiden selvittelemisessä tilinpäätökseen on kulunut odotettua pidempään. Sen pitäisi olla alkavan viikon loppuun mennessä valmis. Hankaluuksia on tuottanut puskurirahaston suuruus ja merkitsemistavat. 9. Saapunut posti Yliopiston vuosipäivää vietetään 26.3. ja tilaisuuteen on pyydetty osakunnalta yksi tai kaksi airutparia. Vuosipäivä on aikaisemmin ollut vain päivätapahtuma, mutta tänä vuonna päivätilaisuuden lisäksi on myös iltajuhla. Kuraattori Hassinen ilmoitti vastaanottaneensa kutsun yliopiston vuosipäivään ja on vastannut menevänsä tilaisuuteen. 10. Saapuneet kutsut a. Savo-Karjalainen Osakunta 90 vuotta 11.4. Kukaan hallituslainen ei ollut kiinnostunut. Kutsua ei lähetetä virkailijalistalle. b. Satakuntalainen Osakunta 361 vuotta 28.3. Olga Penkkilä ja Taru Toivanen ilmoittivat olevansa ehkä kiinnostuneita. c. Nylands Nation 372 år 11.4. Nylands Nationin Gäddbegravning on 10.4. ja vuosijuhlat ovat lauantaina 11.4. Kuraattori Hassinen ehdottaa, että edustajia ei lähetetä molempiin tilaisuuksiin, mutta olisi hyvä saada toiseen tilaisuuksista kaksi edustajaa. Olga Penkkilä on kiinnostunut osallistumaan Gäddbegravning-tapahtumaan ja kertoi Jenni Rönkön olevan mahdollisesti myös kiinnostunut tilaisuudesta. Jenni Rönkkö ilmoitti olevansa kiinnostunut osallistumaan tapahtumaan saavuttuaan takaisin kokoukseen. d. Eteläsuomalaisen osakunnan Eskon häät 11.4. Kukaan hallituslainen ei ollut kiinnostunut osallistumaan juhliin. Kutsu lähetetään virkailijalistalle.
e. Kutsu Keskisuomalaisen osakunnan separaatiositseille 15.5. Taneli Laine ilmoitti osakunnan saaneen kutsun Keskisuomalaisen osakunnan separaatiositseille, jotka järjestetään toukokuussa. Lähempänä tilaisuutta laitetaan ilmoittauminen osakuntalaisille. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Jenni Rönkkö: Liikuntavaliokunta, järjestää kuuden kerran pilateskurssia, joka on osakuntalaisille ilmainen. HOL, pitivät kevätkokouksensa, joka oli hauska ja kaikki kokouksessa sujui oikein. Viiniseura, kevään kokousta tai tapahtumia ei ole ollut. Snookerho - Teemu Laakso: Yleisvaliokunta, kaikki menee hyvin. Siivoustalkoiden jälkeen osakunnan yleisilme oli hyvä. HO-bitti, pääsiäislanit järjestetään 2.-6.4. Pelikerho, erittäin mallikasta toimintaa. Viikottaiset vuorot toimivat hyvin. Kevätkokous pidetty ja uusia pelejä hankittu. Lisämainostus olisi paikallaan, jotta uusia kävijöitä saataisiin. POP-klubben - Lynces - Saara Leino: Kulttuurivaliokunta, paljon toimintaa järjestetty. Kävivät uutisvuodon kuvauksissa ja innostuivat kovasti, joten muitakin kuvausyleisötapahtumia oletettavasti tulossa. HOT, järjestivät bileet perjantaina. Heillä menee vissiin ihan hyvin. Äijäkerho - Taru Toivanen lisää, että UAV:n puheenjohtaja Essi Holopainen tulee lähettämään kaikki hänelle tulevat kutsut myös Toivaselle, jotta tieto osakunnalle tulevista kutsuista välittyisivät myös hallitukselle. 12. Ulkojäsenhakemukset Ei vastaanotettuja hakemuksia.
13. Määräraha-anomukset a. Pikkuilvesbileet Toiminnanohjaaja Taneli Laine jätti kokousta ennen määräraha-anomuksen 160 eurosta pikkuilvesbileiden järjestämistä varten (liite 3). Bileet ovat siis tulossa alkavan viikon perjantaina. Laura Kylliäinen ilmoittaa, että kannattaa myöntämistä, mutta haluaa huomauttaa, että on erittäin tärkeää, että rahaa ei luvata tapahtumiin ennen kuin hakemus on jätetty ja hallituksen kokouksessa myönnetty. Todettiin, että YTM:ssä on rahaa ja juhlat ovat jo tulossa. Määräraha-anomus sai kannatusta ja hyväksyttiin maksettavaksi YTM:stä. 14. Tilahakemukset a. Jyrki Erikssonin tilahakemus (liite 4) Jyrki Eriksson oli jättänyt tilahakemuksen koskien valmistujaisjuhliaan. Hallitus on hyväksynyt tilahakemuksen sähköpostikokouksessa. 15. Sähköpostikokouksen tulos Hallituksen kokouksessa 4/15 päätettiin pitää sähköpostikokous siivoussopimuksen irtisanomisen päättämisestä. Siivoussopimuksen irtisanomisaika on kolme kuukautta. Jotta sopimus lakkaa remontin alkuun mennessä oli se irtisanottava mahdollisimman pian. Sähköpostikokouksessa esitettiin siivoussopimuksen irtisanomista välittömästi irtisanomisajan puitteissa ja esitys hyväksyttiin. 16. Ennakonpidätysvelka ja sosiaaliturvamaksuvelka Laura Kylliäinen esitteli ennakonpidätys- ja sosilaaliturvamaksulaskujen ja -velkojen sekä työnantajan eläke- ja vakuutusmaksuvelkojen (Tvm- ja TyEL- velka) toimimisen. Vuoden jokaisena kuukautena maksetaan ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksut. Niistä jää seuraavalle kuukaudelle maksettavaksi velat. Tämä tarkoittaa, että joulukuun maksujen velat maksetaan seuraavan vuoden tammikuussa.
Tähän asti edellisinä vuosina suoritetut maksut ja velat on kirjattu sille tilikaudelle milloin ne on maksettu, joka tekee maksujen suorittamisesta haastavaa ja sen takia voi tapahtua virheitä, joita ei välttämättä havaita. Kylliäinen esittää, että joulukuun ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksujen velat, jotka maksetaan tammikuussa, kirjattaisiin edelliselle tilikaudelle siirtovelkoina. Tällä tavoin voidaan tarkistaa ja huomata mahdolliset virheet maksujen ja velkojen suorittamisessa. Vuoden alussa ja lopussa tilanne olisi nolla ja sen takia helppo seurata. Kylliäinen on tutkinut, että koska osakunta ei ole yritys, voidaan tällaista muutosta pitää kirjanpidon selkeyttämisenä ja täten hyväksyttävänä toimena. Tvm- ja TyEL-velka ei valitettavasti vuoden aikana nollaudu samalla tavalla, mutta tilinpäätöksen yhdeydessä ne olisi aina hyvä nollata, jotta eivät kertyisi vuosittain. Kylliäinen ehdottaa, että muutos tehtäisiin jo edellisvuoden tilinpäätökseen. Hän haluaa varmistuksen, että hallitus on muutoksen takana, kun se viedään yleiskokoukseen hyväksyttäväksi omana kohtanaan ennen tilinpäätöksen hyväksymistä. Tehtävä muutos tarkoittaa, että tilinpäätöksessä budjetit tulevat menemään paljolla yli ja työeläkemaksut hyvin paljon yli. Kuraattori Hassinen kommentoi, että siirtymä on ehdottomasti hyvä tehdä jossain välissä. Ehdotus: Joulukuun ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksuista tulevat velat kirjattaisiin edelliselle tilikaudelle siirtovelkoina, jotta saldot olisivat nollia vuoden alussa ja lopussa. Tvm- ja TyELvelan vähennykset merkitään tilikauden lopuksi pois, jotta vuoden alussa tili olisi nolla. Kylliäinen kertoi juttelevansa vielä Juuso Lehtisen kanssa, joka on toinen toiminnantarkastaja, ja varmistavan häneltä mikäli ehdotus on hyvä. Ehdotus sai kannatusta ja se hyväksyttiin ehdollisesti.
17. Perinnön tilanne Jenni Rönkkö esitteli sähköpostissa esitetyn uusimman tilanteen. Vastapuoli on ehdottanut 11 000 euron lohkaisun perinnöstä kaikille kolmelle perinnönsaajalle. Tällä summalla he maksavat perintöveroaan ja me kustannamme tulleita asianajokuluja. Kaikki hallituslaiset kokevat, että ehdotus on hyvä ja on fiksua nostaa sama summa. Tavoitteemme ei ole olla epämukavia, mikä voidaan jossakin vaiheessa asian etenemistä kokea positiivisena, että olemme olleet koko käsittelyn ajan asiallisia, ymmärtäväisiä ja mukavia vastapuolta kohtaan. Ehdotus sai kannatusta ja se hyväksyttiin. 18. Hikiän sohvapöytien tilanne Edellisenä vuonna tehty sohvapöytätilaus on peruttu ja purettu huonon laadun ja pitkien toimitusaikojen takia. Remonttitoimikunta näkee, että kesän remontin arkkitehdilta, Sandra Bomanilta, pyydetään ehdotus tilan uusiksi sohvapöydiksi. Tilauksen rahat on jo palautettu tilille. Rahojen käyttö otetaan käsittelyyn mahdollista lisäbudjettia tehtäessä loppukeväästä tai alkusyksystä. 19. Muut asiat a. Suursitsit Olga Penkkilä ilmoittaa suursitsien olevan torstaina 28.5. Osakuntien ilmoittautuminen tapahtumaan tulee aukeamaan piakkoin. Järjestöt saavat itse pyytää vapaasti oman määrän paikkoja. Edellisellä kerralla paikkoja oli kaikille kiinteä määrä ja paikalle kutsuttiin vain virkailijoita. Tapahtuman järjestäjille on maksettava 5e jokaista osallistujaa kohden järjestelykuluihin. Osakunta järjestää itse ruuat ja juomat tapahtumaan omille jäsenilleen, tapahtumajärjestäjiltä toimitetaan pöydät ja tuolit. Maaliskuun lopussa on tiedettävä kuinka paljon paikkoja osakunta haluaa tapahtumaan. b. OYV:n juttuja OYV:n kevätkokous lähestyy, jossa Jukka Heliö edustaa Hämäläis-Osakuntaa. Kokouksessa päätetään mikä on osakuntien jäsenmaksun määrä ensi lukuvuonna. Hämäläis-Osakunnalle
summan suuruudella ei ole väliä, joten meillä ei ole mielipidettä asiaan. Olga Penkkilä haluaa, että tulevien OYV:n kokouksien asioista oikeasti keskusteltaisiin etukäteen, jotta äänenhaltijallamme olisi tieto osakunnan näkemyksestä ennen kokousta. Taneli Laine kertoi, että Kai Kaksonen on hakenut Paasikiven seinällä olleen taulun hakeakseen siihen uuden ristin kadonneen tilalle. 20. Kokouksesta tiedotettavat asiat Yleiskokouksessa tiedotetaan perinnön edistymisestä. Nettisivuilla kirjoitetaan kiitos onnistuneista pidoista parin päivän ajaksi. 21. Seuraava kokous Seuraava kokous päätetään myöhemmin doodlen avulla. 22. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hassinen päätti kokouksen kello 15.28. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Maija Häkkinen Sihteeri