7.12.2015 kokouksessa pöydälle jaettu HUSLABin toimintaohje 1.1.2016
Sisällys 1. Johdanto... 2 2. Liikelaitoksen toiminta-ajatus... 2 3. Liikelaitoksen organisaatio... 2 3.1 Johtokunta... 2 3.2 Toimitusjohtaja... 2 3.3 Vastuualueet... 2 3.4 Liikelaitoksen johtoryhmä... 4 3.5 Linjojen ohjausryhmät... 4 4 Päätöksenteko... 5 4.1 Johtosäännön määräykset... 5 4.2 Johtokunnan ja toimitusjohtajan ratkaisuvallan edelleen siirtäminen... 5 Investointiohjelman hyväksyminen... 5 Henkilöstön valinta ja irtisanominen... 5 Henkilöstöhallinnon muu ratkaisuvalta... 6 5 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta... 8 6 Voimaantulo... 9 1
1. Johdanto HUSLAB on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota (HUS). Liikelaitoksen toiminnasta säädetään kuntalaissa, HUS:n hallintosäännössä ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUSLABin keskeiset viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohjeen hyväksyy Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta. Toimintaohjetta arvioidaan säännöllisesti ja se päivitetään tarpeen vaatiessa. 2. Liikelaitoksen toiminta-ajatus HUSLAB hyödyttää toiminta-alueensa ihmisten terveyden- ja sairaanhoitoa tuottamalla tehokkaasti laadukkaita diagnostisia palveluja ja edistämällä niiden vaikuttavaa käyttöä. Lisäksi HUSLABissa luodaan tieteellisen tutkimuksen keinoin uutta tietoa ja sovelletaan sitä sekä koulutetaan uusia laboratorioalan huippuosaajia. 3. Liikelaitoksen organisaatio 3.1 Johtokunta Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä. Yksityiskohtaisimmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä. 3.2 Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja johtaa liikelaitoksen toimintaa ja päättää niistä asioista, mitä toimitusjohtajan tehtävistä on määrätty hallintosäännössä ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä sekä muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille. Toimitusjohtaja huolehtii palvelujen tuottamisesta ja niiden kehittämisestä kustannustehokkaasti sekä tekee niitä koskevia esityksiä ja aloitteita johtokunnalle. Toimitusjohtaja vastaa liikelaitoksen strategisesta suunnittelusta ja palvelusopimusneuvotteluista asiakkaiden kanssa sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelusta. Toimitusjohtaja vastaa liikelaitoksen sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta sekä markkinoinnista. Toimitusjohtaja toimii liikelaitoksen johtavana ylilääkärinä, mikäli hän täyttää HUS:n yliopistosairaalan ylilääkärin pätevyysvaatimukset. 3.3 Vastuualueet Liikelaitoksen vastuualueita 1.1.2016 alkaen ovat linjajohtajien alaiset linjat, resurssipäälliköiden alainen hoito- ja muun henkilökunnan resurssialue ja hallinnon vastuualue. 2
HUSLABin Organisaatio 1.1.2016 Linjat: Kliinisen kemian ja hematologian linja Preanalytiikan linja Patologian linja Kliinisen mikrobiologian linja Genetiikan linja Opetuksen ja tutkimuksen linja Linjaa johtaa linjajohtaja, joka on johtokunnan linjajohtajan tehtävään määräämä, erillisen taustaviran omaava, linjan johtamisen kannalta tarkoituksenmukaisen erikoislääkäritutkinnon suorittanut lääkäri. Linjajohtaja on toimitusjohtajan alainen. Linjajohtaja toimii linjan prosessien ja alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöiden sekä lääkäreiden ja akateemisten erityistyöntekijöiden esimiehenä. Linjajohtaja vastaa linjan koko toiminnasta, asiakastarpeiden mukaisesta toiminnan kehittämisestä, taloudesta, linjan henkilöstöstä sekä tutkimuksen ja opetuksen edistämisestä ja kehittämisestä. Linjojen toiminta muodostuu tarkoituksenmukaisella tavalla prosesseista sekä kliinisen kemian ja hematologian linjan ja preanalytiikan linjan osalta lisäksi alueellisista yksiköistä. Prosessia tai alueellista yksikköä johtaa prosessin tai alueellisen yksikön vastuuhenkilö. Tämä on lisätehtävä, johon toimitusjohtaja määrää erillisen taustaviran tai toimen omaavan henkilön linjajohtajan esityksestä. Prosessin tai alueellisen yksikön vastuuhenkilö vastaa prosessin sujuvuudesta, asiakastarpeen mukaisten vasteaikojen toteutumisesta, toiminnan kehittämisestä, prosessin laadun valvonnasta, prosessin taloudesta ja hankintojen valmistelusta. Prosessivastaava toimii prosessiin osallistuvien tiimien vastuuhenkilöiden työnjohdollisena esimiehenä. 3
Hoito- ja muun henkilökunnan resurssialue: Hoitohenkilökunnan ja muun ei-akateemisen henkilökunnan esimiehenä toimii resurssipäällikkö. Ao. henkilöstö jakautuu viiden resurssipäälliköiden alaisiin vastuuyksikköryhmiin maantieteellisen jaon perusteella: Meilahti 1 Meilahti 2 Helsinki ja Itä-Uusimaa Vantaa ja Keski-Uusimaa Espoo ja Länsi-Uusimaa Resurssipäällikön tehtävänä on, yhteistyössä linjajohtajien kanssa, kehittää vastuuyksikköryhmänsä toimintaa ja edistää toiminnan laatua, huolehtia rekrytoinnista, vastata alaisensa henkilöstön resurssien käytöstä ja kustannuksista, vastata alaisensa henkilöstön osaamisen kehittämisestä ja huolehtia alan opiskelijoiden käytännön harjoittelun järjestämisestä. Resurssipäällikkö toimii vastuuyksikköryhmänsä osastonhoitajien esimiehenä. Meilahti 1-vastuuyksikköryhmän resurssipäällikkö toimii muiden resurssipäälliköiden esimiehenä ja on toimitusjohtajan alainen. Siten Meilahti 1-vastuuyksikköryhmän resurssipäällikön tehtävänä on lisäksi vastata osaltaan annettujen toiminnan, talouden, henkilöstön ja asiakkuuksien tavoitteiden saavuttamisesta, tukea alaisensa henkilöstön kehittämistyötä sekä edistää tutkimusta ja opetusta yhteistyössä HUSLABin henkilöstöryhmän kanssa. Hallinnon vastuualue: Hallinnon vastuualueelle sijoittuvista tukitoiminnoista vastaavat viran- ja toimenhaltijat (talouspäällikkö, hankintapäällikkö, henkilöstöpäällikkö, kehittämispäällikkö, tietojärjestelmäpäällikkö ja asiakkuuspäällikkö) vastaavat oman alansa toiminnoista läpi koko liikelaitoksen. Toiminnot on kuvattu yksityiskohtaisemmin liikelaitoksen toimintakäsikirjassa. Hallinnon vastuualueen esimiehenä toimii hallinnollinen osastonylilääkäri. 3.4 Liikelaitoksen johtoryhmä Toimitusjohtaja asettaa liikelaitokselle johtoryhmän. Johtoryhmässä on toimitusjohtajan erikseen nimeämien edustajien lisäksi henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat (2) ja Helsingin yliopiston edustus. Johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa ja huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Johtoryhmän kokouksista laaditaan pöytäkirjat, jotka julkaistaan HUS:n intranetissä. 3.5 Linjojen ohjausryhmät Linjajohtajan tukena toimii opetuksen ja tutkimuksen linjaa lukuun ottamatta ohjausryhmä, jonka toimitusjohtaja nimeää linjajohtajan esityksestä. Linjan ohjausryhmään kuuluvat linjaan kuuluvien prosessien vastuuhenkilöt ja alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöt, vähintään yksi linjan toiminnoissa työskentelevän hoitohenkilökunnan esimiehenä toimivista resurssipäälliköistä, vähintään yksi linjan lääkäritiimien tai akateemisten erityistyöntekijöiden tiimien vastuuhenkilöistä ja työntekijäjärjestöjen erikseen nimeämä henkilöstön edustaja. Genetiikan linjan ohjausryhmässä tulee lisäksi olla patologian linjan edustaja. 4
4 Päätöksenteko 4.1 Johtosäännön määräykset Johtokunnan tehtävistä ja ratkaisuvallasta, sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, on määrätty liikelaitoksen johtosäännössä. Sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, johtokunta päättää valtuuston hyväksymien yleisten hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti yksityiskohtaisemmista hinnoitteluperiaatteista; alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 4 000 000 euroa; alle 500 000 euron pienten hankkeiden investointiohjelmasta, hallintosäännön mukaisesti hallitus päättää kuitenkin investointiohjelmasta 500 000 euroa 10 miljoonaa euroa hankekohtaisesti; virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuun ottamatta toimitusjohtajan virkaa; liikelaitosten toimitusjohtajien välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty; toimitusjohtajan varahenkilöstä ja sijaisesta; liikelaitoksen edustajien nimeämisestä sellaisten yksityisoikeudellisten yhteisöjen, säätiöiden tai laitosten toimielimiin ja kokouksiin, joiden toiminta kohdistuu johtokunnan alaiseen toimintaan; ja vapautuksen myöntämisestä kokonaan tai osittain liikelaitoksen henkilökuntaan kuuluvalle hänen velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä tapahtunut muu kuin tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutettu vahinko. Toimitusjohtaja päättää johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavaltaa on hallituksen päätöksellä jätetty liikelaitokselle; hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle 500 000 euroa; liikelaitoksen tekemien tutkimusten ja muiden palvelujen hinnoista johtokunnan hyväksymiä periaatteita noudattaen; muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille, lukuun ottamatta niitä asioita, jotka erikoissairaanhoitolain ja säteilylain mukaan kuuluvat liikelaitoksen johtavan ylilääkärin päätettäväksi. Toimitusjohtaja voi edelleen siirtää toimivaltaansa. 4.2 Johtokunnan ja toimitusjohtajan ratkaisuvallan edelleen siirtäminen Investointiohjelman hyväksyminen Toimitusjohtaja hyväksyy liikelaitoksen alle 500 000 euron hankkeiden hankekohtaisen investointisuunnitelman. Henkilöstön valinta ja irtisanominen Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön määräykset. Ellei HUS-konsernin määräyksistä muuta johdu, päättää viran tai työsuhteisen palvelussuhteen auki panosta virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Toimitusjohtaja päättää auki panosta myös omien välittömien alaistensa osalta. Johtokunta päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan. Toimitusjohtaja päättää linjajohtajien, resurssipäälliköiden ja hallinnollisen osastonylilääkärin suorien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen. Linjajohtajat, resurssipäälliköt ja hallinnollinen osastonylilääkäri päättävät välittömiä alaisiaan lukuun ottamatta alaisensa henkilökunnan ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen sekä virkaan tai toimeen otetun tehtäväkohtaisesta palkasta työn vaativuuden arvioinnin tuottamien perusteiden mukaisesti. Koulutusvirkaan tai koulutustyösuhteeseen valinta tapahtuu ao. professorin tai muun lääketieteellisen tiedekunnan määräämän kouluttajan esityksestä. Osastonhoitajat päättävät alaistensa ottamisesta määräaikaiseen alle 13 päivän ns. keikkatyösuhteeseen osaston tarpeen vaatiessa sovittujen periaatteiden mukaisesti sekä vahvistavat tämän palvelussuhteen ehdot resurssi- ja henkilöstöpäällikön kanssa sovitun mukaisesti. 5
Viranhaltijan ja työsuhteisen palvelussuhteen päättämisestä päättää virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Ao. välitöntä esimiestä tulee virkaan tai työsuhteeseen ottamisessa taikka palvelussuhteen päättämisessä aina kuulla. Henkilöstöhallinnon muu ratkaisuvalta Toimitusjohtaja päättää linjajohtajan, resurssipäällikön ja hallinnollisen osastonylilääkärin varahenkilön ja sijaisen määräämisestä tehtäväkohtaisen palkan korottamisesta sekä tehtävälisän ja harkinnanvaraisen henkilökohtaisen lisän myöntämisestä HUS:n periaatteiden mukaisesti viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä henkilöstön sijoittumisesta vastuualueille toiminnallisesti tarkoituksenmukaisten tiimien muodostamisesta vastuualueilla linjajohtajan, resurssipäällikön tai hallinnollisen osastonylilääkärin esityksen perusteella lähityönjohdon järjestämisestä vastuualueilla linjajohtajan, resurssipäällikön tai hallinnollisen osastonylilääkärin esityksen perusteella Toimitusjohtaja, linjajohtaja, resurssipäällikkö, hallinnollinen osastonylilääkäri ja biopankin laboratoriopäällikkö päättävät alaisensa henkilöstön osalta henkilön ottamisesta määräaikaiseen palvelussuhteeseen talousarvion mukaisesti ja toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen vuosiloman myöntämisestä, virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista, sekä virkaehtosopimuksen määräämistä muista palkallisista vapaapäivistä välittömien alaistensa HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista välittömien alaistensa työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä henkilöstön työsuhdematkalippujen myöntämisestä toimitusjohtajan hyväksymien periaatteiden mukaisesti erityistyölasien korvaamisesta henkilökunnalle HUS:n ohjeiden mukaisesti Toimitusjohtaja, linjajohtaja, resurssipäällikkö ja hallinnollinen osastonylilääkäri päättävät lisäksi alaisensa henkilöstön oman auton, taksin ja liikelaitoksen kustannuksella hankitun matkakortin käytöstä työtehtävissä matkapuhelimen ja muiden mobiililaitteiden käyttöoikeudesta Linjajohtaja ja resurssipäällikkö päättävät lisäksi alaisensa henkilökunnan sijoittumisesta vastuuyksiköihin Linjajohtajan, resurssipäällikön tai hallinnollisen osastonylilääkärin estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Osastonhoitaja, päättää lähityönjohdon piiriin kuuluvan henkilöstön vuosiloman, sairausloman ja sen palkkaetujen myöntämisestä HUS:n sisäisiin koulutuksiin osallistumisista työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä lakisääteisten työlomien ja niiden palkkaetujen myöntämisestä 6
Taloushallinnon ratkaisuvalta Hankinnat Hankinnoissa tulee noudattaa hankintalakia ja HUS:n yleisiä sekä liikelaitoksen omia hankintaohjeita. Hankintojen tulee aina perustua vahvistettuun talousarvioon ja investointiluonteisten hankintojen osalta investointiohjelmaan. Arvoltaan yli 50 000 euron hankinnoista laaditaan kannattavuuslaskelma, joka tulee olla toimitusjohtajan hyväksymä ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Hankintavaltuus määräytyy sopimuksen arvon osalta siten, että sopimuksen arvo on sopimuskauden kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevan tai voimassaoloajaltaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintaan liittyvät optio- tai pidennysehdot. Hankintavaltuus määräytyy aina hankinnan arvonlisäverottoman kokonaisarvon mukaan. Hankinnan osittaminen on kiellettyä, jos sillä pyritään kiertämään toimivaltuuksia tai kynnysarvoja. Viranhaltijakohtaiset hankintavaltuudet Liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää alle 500 000 euron laitteiden investointiohjelmasta sekä laiteinvestoinneista ja tavara- ja palveluhankinnoista, joiden kokonaiskustannus on alle 500 000 euroa. Toimitusjohtajan hankintavaltuuksia (alv 0 %) siirretään edelleen seuraavasti: Linjajohtaja päättää hankintaohjelman mukaisista hankinnoista (tietojärjestelmähankintoja lukuun ottamatta), joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on alle 50 000 euroa. Biopankin laboratoriopäällikkö ja hallinnollinen osastonylilääkäri päättävät talousarvion mukaisista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on alle 10 000 euroa. Resurssipäällikkö päättää toiminnassa tarvittavien palveluiden tai tavaroiden tilaamisesta 5 000 euroon asti. Oikeus tavaroiden ja palveluiden tilaamiseen perustuu toimitusjohtajan erillisellä viranhaltijapäätöksellä tekemään valtuutukseen. Hankintapäätöksen mukaisten tilausten tekemisestä toimittajilta vastaa liikelaitoksen hankintapäällikkö ja hallinnon vastuualue. Laskujen hyväksyminen Laskujen ja tositteiden käsittelyssä noudatetaan HUS:n yleisiä taloushallinnon ohjeita. Laskun hyväksyjä varmistaa menon tarkoituksenmukaisuuden, laillisuuden ja määrärahan riittävyyden. Yleisenä periaatteena on, ettei kukaan voi hyväksyä itseensä kohdistuvia laskuja eikä itse laatimiaan tositteita. Viranhaltijat hyväksyvät vastuulleen kuuluvat laskut hankintavaltuuksiensa puitteissa. Talouspäällikkö ja hänen poissa ollessaan hankintapäällikkö hyväksyy seuraavat laskut, kun niiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on alle 100 000 euroa: HUSLABin hallinnon vastuualueen laskut useampaa kuin yhtä vastuualuetta koskevat laskut HUSLABin käyttämistä tietojärjestelmistä aiheutuvat laskut johtokunnan kokous-, koulutus- ja matka- ja vastaavat laskut 7
laskut, joita edellä ei ole määrätty kenenkään muun hyväksyttäväksi Laskut, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on yli 100 000 euroa, hyväksyy toimitusjohtaja. Hankintapäällikkö ja hänen poissa ollessaan talouspäällikkö hyväksyy hankintasopimuksiin perustuvat laskut, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on alle 100 000 euroa. Laskut, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on yli 100 000 euroa, hyväksyy toimitusjohtaja. Toimitusjohtaja määrää talouspäällikön esityksestä erillisellä viranhaltijapäätöksellä yksityiskohtaisemmin laskujen asiatarkastuksesta ja hyväksyjistä. Muu ratkaisuvalta Liikelaitoksen opetuksen ja tutkimuksen linjan johtaja päättää lääketieteellisten tutkimusprojektien tutkimusluvista. Liikelaitoksen hallinnollinen osastonylilääkäri päättää potilasvahinkoilmoitusten käsittelystä sekä potilaille tapahtuneiden esine- ja muiden vahinkojen korvaamisesta laskujen hyväksymisvaltuuksiensa puitteissa. Talouspäällikkö päättää liikelaitoksen saatavien perinnän lopettamisesta ja saatavien poistosta yksittäistapauksessa enintään 10 000 euron suuruisen maksun, korvauksen tai muun vastaavan saatavan osalta. Talouspäällikkö päättää enintään 5 000 euron suuruisen vahingonkorvauksen suorittamisesta lukuun ottamatta potilaiden ja vastuualueiden henkilökunnan hävinneen ja rikkoutuneen omaisuuden korvaamisesta. Liikelaitoksen hankintapäällikkö tai hänen poissa ollessaan talouspäällikkö päättää käytöstä poistettujen laitteiden hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta linjajohtajan esityksestä. Päätösvaltuutta henkilöstöhallinnon, taloushallinnon tai muun päätösvallan osalta ei voi edelleen delegoida. Em. päätösvaltuudet ovat myös määrätyllä sijaisella varsinaisen päätöksentekijän ollessa estynyt. 5 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Liikelaitoksen toiminnan johtamisessa ja päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja kulloinkin voimassa olevia HUS:n ohjeita ja määräyksiä. Esimiehen vastuulla on toiminnan päivittäinen ohjaus ja valvonta. Päätösvallan siirtäminen ei poista asianomaisen delegointipäätöksen tehneen johtajan viimekätistä vastuuta ja valvontavelvollisuutta delegoimassaan asiassa. Ensisijainen sisäisen valvonnan vastuu on esimiehillä. Riskienhallinnassa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia HUS:n riskienhallinnan järjestämisperiaatteita ja linjauksia. Riskienhallinnalla varmistetaan, että käytettävissä on riittävästi tietoa organisaation olemassaoloa ja toimintaa uhkaavista riskeistä, ja että johdolla on kaikki tarpeellinen tieto merkittävistä riskeistä, suunnitelmat riskien hallitsemiseksi ja riittävät käsittelyjärjestelmät vahinkojen hoitamiseksi. Toimitusjohtaja, linjajohtajat, resurssipäälliköt ja hallinnollinen osatonylilääkäri vastaavat siitä, että heidän alaisissaan yksiköissä on toimiva riskienhallintaprosessi. 8
6 Voimaantulo Toimintaohje on hyväksytty Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunnan kokouksessa xx.xx.2015 ja on voimassa 1.1.2016. 9