Kannuksen kaupunki IRTAIMISTO -OHJE
2 Sisältö 1. OHJEEN TARKOITUS... 3 2. IRTAIMISTOLUETTELOON KIRJATTAVAN IRTAIMISTON MÄÄRITTELY... 3 3. IRTAIMISTOLUETTELOON KIRJATTAVAT TIEDOT... 4 4. POISTETTAVAN TAI KÄYTTÖÄ VAILLA OLEVAN IRTAIMISTON KÄSITTELY... 4 5. IRTAIMISTON POISTAMISEN DOKUMENTOINTI... 5 6. VASTUUHENKILÖT... 5 7. ERITYISMÄÄRÄYKSET... 6
IRTAIMISTO-OHJE 3 1. OHJEEN TARKOITUS Kaupungin irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa. Luettelointi on osa sisäistä valvontaa ja sen tarkoituksena on edistää irtaimen omaisuuden tehokasta käyttöä, huoltoa, korjausta ja uusimistarpeen määrittelyä sekä estää irtaimiston katoaminen ja luvaton käyttö. Tässä ohjeessa määritellään vuosikuluksi kirjattavan, 300 10 000 euron arvoisen irtaimiston luettelointiperusteet, luettelosta poistamisen edellytykset ja luetteloinnin hoidon järjestäminen ja vastuut. Yli 10 000 euron arvoinen irtaimisto on investointi, joka aktivoidaan taseeseen ja poistetaan suunnitelman mukaan vaikutusaikanaan. Nämä hankinnat seurataan erillisessä käyttöomaisuuskirjanpito -ohjelmassa. Tämä ohjeistus koskee myös näitä hankintoja mm. poistettavan ja käyttöä vailla olevan irtaimiston käsittelyn ja dokumentoinnin osalta. 2. IRTAIMISTOLUETTELOON KIRJATTAVAN IRTAIMISTON MÄÄRITTELY Irtaimistoluetteloon kirjataan irtain esine, jonka käyttöaika on vähintään kolme vuotta ja jonka veroton hankintahinta on 300 10 000 euroa. Matkapuhelimet merkitään luetteloon, vaikka niiden hankintahinta alittaa edellä mainitun vähimmäisrajan 300 euroa. Irtaimistoluetteloon kirjattavan esineen hankinta tiliöidään pääsääntöisesti aineet ja tarvikkeet - tiliryhmän alaiselle tilille kalusto tai opetusvälineet. Irtaimistoluetteloon kirjattavaksi irtaimeksi esineeksi luetaan kalusto sekä muut laitteet ja välineet. Irtaimistoluetteloon kuuluvia esineryhmiä ovat esimerkiksi: toimistokoneet ja -laitteet matkapuhelimet ajoneuvot, työkoneet ja -laitteet irtokalusteet opetusvälineet tutkimus- ja hoitovälineet sammutus-, pelastus- ja sairaanhoitokalusto Irtaimistoluetteloon ei merkitä: erillisen varastokirjanpidon mukaista tavaraa kulutustavaraa, tarve- ja raaka-aineita tai puolivalmisteita rakennuksiin kiinteästi kuuluvia koneita ja kalusteita taseeseen aktivoitavaa irtaimistoa.
IRTAIMISTO-OHJE 4 Yli 10 000 euron arvoinen, taseeseen aktivoitava irtaimisto luetteloidaan erillisessä käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmassa, eli niitä ei merkitä irtaimistoluetteloon. Tällaisen irtaimiston hankinta tiliöidään investointikustannuspaikalle ja -tilille. 3. IRTAIMISTOLUETTELOON KIRJATTAVAT TIEDOT Irtaimistoluetteloon kirjataan irtaimesta esineestä seuraavat tiedot: nimike hankintavuosi lukumäärä hankintapaikka sijaintipaikka hankintahinta ilman arvonlisäveroa muut mahdolliset tiedot joita tarvitaan esineen yksilöimiseksi sijaintipaikan siirto poistamisaika poistamisen syy poistotapa 4. POISTETTAVAN TAI KÄYTTÖÄ VAILLA OLEVAN IRTAIMISTON KÄSITTELY Irtaimistoluetteloon merkitty irtaimisto on inventoitava vähintään kerran vuodessa. Investoinnin yhteydessä kartoitetaan esineet, jotka ovat iän, kulumisen tai muun syyn vuoksi menettäneet käyttöarvonsa ja muuttuneet tarpeettomiksi tai vaihdettu uuteen ja poistetaan ne irtaimistoluettelosta. Poistotavat ovat: hävittäminen/romutus myynti = ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen luovutus vastikkeetta vaihto uuteen vastaavaan Käyttökelvottomat esineet hävitetään asianmukaisella tavalla ja irtaimistoluetteloon merkitään poiston syyksi hävittäminen/romutus. Käyttökelpoiset esineet ilmoitetaan intranetissä sisäiseen kiertoon. Ilmoituksen on oltava intranetissä nähtävänä vähintään kolme viikkoa. Sisäinen kierrätys on vastikkeetonta ja kierrosta käyttöön otettu esine merkitään irtaimistoluetteloon merkinnällä sisäisestä kierrosta vastikkeettomasti saatu.
IRTAIMISTO-OHJE 5 Mikäli käyttökelpoiselle esineelle ei löydy käyttöä sisäisessä kierrossa, se voidaan ilmoittaa myytäväksi ensisijaisesti kaupungin henkilöstölle intranetin kautta. Esine voidaan myös laittaa julkiseen myyntiin esim. kaupungin Internet -sivuilla tai kuntatiedotteessa. Myynti voi tapahtua ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen. Myyntihinnan määrittelee se viranhaltija/toimihenkilö, jolla on ollut kyseisen esineen hankintaoikeus. Esine myydään ensimmäisenä ostohalunsa esittäneelle tai korkeimman tarjouksen jättäneelle. Mikäli tarjouskilpailu järjestetään, on tarjousten jättämiselle annettava aikaa vähintään kaksi viikkoa. Mikäli käyttökelpoiselle esineelle ei löydy käyttöä sisäisessä kierrossa eikä halukasta ostajaa, voidaan se luovuttaa vastikkeetta esim. kierrätyskeskukseen tai kirpputorille. 5. IRTAIMISTON POISTAMISEN DOKUMENTOINTI Poistettaessa käyttökelvottomia esineitä laaditaan kirjallinen dokumentti, josta hävitys/romutus -tapahtuma ilmenee. Esineet poistetaan irtaimistoluettelosta ja poiston syyksi merkitään hävittäminen/romutus. Käyttökelpoisen esineen sisäiseen kiertoon laittamisesta ei laadita erillistä dokumenttia, vaan riittää, että uuden sijaintipaikan löytyessä siitä tehdään merkintä irtaimistoluetteloon. Irtaimistoluetteloon merkitään myös, että esine on sisäisestä kierrosta vastikkeettomasti saatu. Myytäessä käyttöarvoltaan yli 1 000 euron arvoisia, käyttökelpoisia esineitä ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen, on myynnistä tehtävä kirjallinen päätös. Muista myynneistä riittää, että laaditaan kirjallinen dokumentti, josta myyntitapahtuma ilmenee. Irtaimistoluetteloon merkitään, että esine on myyty. Luovutettaessa käyttökelpoisia esineitä vastikkeetta laaditaan kirjallinen dokumentti, josta luovutustapahtuma ilmenee. Irtaimistoluetteloon merkitään, että esine on luovutettu vastikkeetta. 6. VASTUUHENKILÖT Jokaiselle osastolle nimetään irtaimistoluettelosta vastaava henkilö, jonka tehtävänä on pitää irtaimistoluettelo ajan tasalla ja suorittaa inventaario. Hoidosta vastuullinen henkilö on velvollinen esittämään vuosittain inventoidun ja tarpeellisin merkinnöin päivitetyn irtaimistoluettelon. Irtaimiston poistosta vastaavat osastot. Irtaimiston poisto esim. tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuvan myynnin perusteella järjestetään mahdollisuuksien mukaan yhtä aikaa ja yhteistyössä osastojen kesken.
IRTAIMISTO-OHJE 6 Kirjalliset dokumentit ja päätökset allekirjoittaa pääsääntöisesti se viranhaltija/toimihenkilö, jolla on vastaavanlaisen irtaimen omaisuuden hankintaoikeus. 7. ERITYISMÄÄRÄYKSET Irtaimistoluetteloinnin teknisestä toteuttamisesta annetaan erillisohjeet. Tietokoneiden ja -laitteiden jatkokäytöstä tai poistamisesta päättää IT -yksikkö. Leasingomaisuuden mahdollisesta omaksi lunastamisesta päättää se toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvalta vastaavanlaisen omaisuuden hankinnoista muutenkin kuuluu. Omaksi lunastettu leasingomaisuus merkitään irtaimistoluetteloon tämän ohjeen mukaisesti. Myydyn irtaimiston kauppahinta laskutetaan kaupungin laskutusohjelmalla. Vain poikkeustapauksessa kauppahinnan voi maksaa kaupunginviraston neuvonnan kassaan tai periä suoraan palkasta. Taseeseen aktivoidun, yli 10 000 euron arvoisen irtaimiston myynti tai käytöstä poistaminen ilmoitetaan aina taloushallintoon, jotta irtaimisto voidaan poistaa myös käyttöomaisuuskirjanpito -ohjelmasta. Jos irtaimistolla on myyntihetkellä vielä poistamatonta tasearvoa, kirjataan myyntihinnan ja tasearvon erotus tuloslaskelman myyntivoitoksi tai - tappioksi. Mikäli vastikkeetta luovutettavalla tai hävitettävällä/romutettavalla irtaimistolla on vielä poistamatonta tasearvoa, kirjataan se tuloslaskelmaan ylimääräisenä poistona.