OHJE 1(7) VG-62 TALOUSOHJE Seuraavia ohjeita ja sääntöjä noudatetaan kaikissa seuran urheilujaostoissa ja niiden toimintaryhmissä sekä joukkueissa. Seuran taloudenhoidossa tulee noudattaa kaikkia voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Seuran taloudenhoito Seuran tilikausi on 1.1. - 31.12. Tilikansiot tositteineen sekä kirjanpito toimitetaan toiminnanjohtajalle 15.1. (aineisto kesäkuu- joulukuu) ja 15.6. (aineisto tammikuu- toukokuu). Seuran hallituksella ja toiminnanjohtajalla on velvollisuus seurata jaostojen rahankäyttöä ja tarvittaessa puuttua epäkohtiin välittömästi. Jaostojen ja joukkueiden rahavarat ovat seuran omaisuutta, jotka ovat jaostojen ja joukkueiden käytössä. Seuran palkanmaksutapahtumat hoidetaan keskitetysti toiminnanjohtajan organisoimina. Palkanmaksutapahtumiin luetaan myös matkakorvaukset ja erotuomaripalkkiot. Seuralla on käytössä vain yksi pankkiyhteyssopimus ja sen tarjoama kassan hoito-ohjelma. Muita tilejä ei seuran toiminnoissa saa käyttää. Jokaisella jaostolla ja joukkueella on oltava oma tili, jonka kautta on hoidettava kaikki maksuliikenne. Joukkueet saavat tehdä käteisnostoja vain jaoston puheenjohtajan ja rahastonhoitajan erillisellä kirjallisella luvalla.
OHJE 2(7) Kaikki rahastonhoitajat velvoitetaan kouluttautumaan pankkiohjelman ja budjettipohjan käyttöön. Seurassa on käytössä yhtenäiset kulu- ja matkakorvauskaavakkeet, joita on käytettävä. Palkanmaksussa käytetään palkka.fi-ohjelmaa ja vuoden 2010 alusta voimaan tullutta verotilikäytäntöä. Jos yksittäiselle henkilölle maksetaan toimintakauden aikana yli kaksituhatta euroa, on se hyväksytettävä etukäteen seuran puheenjohtajalla. Kiinteiden laitamainosten (jäähallit, jalkapallokentät) laskutuksen hoitaa toiminnanjohtaja. Laitamainokset ovat arvonlisäveron alaista toimintaa. Jaostojen on huolehdittava, että maksusuoritukset tulevat hoidettua myös varsinaisen toimintakauden ulkopuolella ja huomioitava myös tulevan toimintakauden alun kulut. Varainkeruussa/talkootyössä on aina noudatettava lakeja ja asetuksia. Tuloverolaki (1535/92) 22 ja Verohallintolaki (1557/1995) 2 2 mom. Ns. urheilijakohtaisia piikkejä ja vastaavia ei saa eikä voi olla eli jaostomaksuja, leirimaksuja, joukkueen toimintamaksuja tai vastaavia ei voi kuitata esimerkiksi mainosrahoilla. Vuosisuunnittelu ja seuranta Vuosisuunnittelussa pitää huomioida seuraavat asiat:
OHJE 3(7) Tammikuu - uusi tilikausi alkaa 1.1. - vuosi-ilmoitukset on tehtävä verohallitukselle Huom! Palkanmaksuun liittyvä ohjeistus. Helpotathan omalta osaltasi toiminnanjohtajan työtä. - kirjanpitomateriaalin on oltava valmiina 15.1. mennessä Helmikuu - kesälajien tarkennettu talousarvio - tilintarkastajat suorittavat tilintarkastuksen - kesälajien harrastajamaksujen kerääminen alkaa Maaliskuu - seuran tilikokous kuun loppuun mennessä - tulevan kauden budjettivalmistelut alkavat (talvilajit) Huhtikuu - 15.4. mennessä viimeiset matkalaskut kuluneelta kaudelta (jääkiekko, ringette) - 30.4. mennessä tuntilaskutus kuluneelta kaudelta (taitoluistelu) Toukokuu - talvilajien tilinpäätökset kuluneelta kaudelta Kesäkuu - 15.6. kirjanpitoaineisto toimistolle (tammi- toukokuu) - budjettien tarkistus (kesälajit) Heinäkuu - toimisto suljettu Elokuu - 31.8. mennessä joukkueiden talousarviot (talousarviot) Syyskuu - jäsenmaksujen laskutus alkaa
OHJE 4(7) - talvilajien harrastajamaksujen kerääminen alkaa Lokakuu - jäsenmaksujen laskutus jatkuu - talousarviot valmiina 31.10. (kesälajeilla alustavat arviot) Marraskuu - seuran vaalikokous Joulukuu - budjettien tarkistus (talvilajit) - tilikausi päättyy 31.12. Jaoston puheenjohtaja laatii yhteistyössä rahastonhoitajan ja tarpeelliseksi katsomiensa tahojen kanssa toimintakaudelle talousarvion toimintasuunnitelman mukaan. Talousarvio laaditaan seuran tilikartan ja taloussuunnitelmaohjelman mukaisesti ja hyväksytään jaoston kokouksessa. Jaoston talousarvioon sisällytetään myös joukkueiden talousarviot. Vastaavasti joukkueenjohtaja laatii yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa talousarvioin toimintakaudelle toimintasuunnitelman mukaan. Taloutta seurataan kuukausikohtaisesti talousseurantaohjelman (Excel) avulla. Koko seuralla on yhtenäinen talousarviopohja. Tilikartta erillisenä liitteenä (LIITE 1). Jaostojen taloudenhoito Jaostojen rahastonhoidossa tulee noudattaa kaikkia voimassaolevia lakeja ja asetuksia, sekä seuran antamia ohjeita ja määräyksiä. Jaoston on suoriuduttava kaikista toimintakauden sitoumuksistaan.
OHJE 5(7) Toimintakauden menot eivät voi olla suuremmat kuin tulot. Huomioitava on myös seuraavan kauden aloituskustannukset (mm. lisenssimaksut). Jaoston sisäistä rahankäyttöä seurataan jaoston kuukausittaisessa kokouksessa. Lisäksi seuran hallituksessa jaostoa edustava henkilö tarkastelee taloudenhoitoa vähintään kerran toimintakauden aikana. Mikäli jaoston edustaja hallituksessa on jäävi tarkastelemaan jaoston taloudenhoitoa, nimetään hallituksesta puolueeton henkilö tähän tehtävään. Jaostojen ja joukkueiden tilit Käyttöoikeus pankkitileihin myönnetään jaoston ja joukkueiden rahastonhoitajalle jaoston kokouksessa, yleensä kaudeksi kerrallaan. Lisäksi toiminnanjohtajalla on käyttöoikeus kaikkiin seuran tileihin. Jaoston maksukortti on yleensä jaoston puheenjohtajalla ja joukkuetilien maksukortti joukkueenjohtajalla. Jaoston rahastonhoitaja ei voi olla samasta taloudesta kuin jaoston puheenjohtaja tai sihteeri. Jaoston rahastonhoitajalle on hyvä myöntää katseluoikeus joukkueiden tileihin, samalla häntä velvoitetaan seuraamaan tilien tapahtumia ja puuttumaan mahdollisiin epäkohtiin. Opastus ja koulutus joukkueiden rahastonhoitajille on myös jaoston tehtävä, josta käytännössä huolehtii rahastonhoitaja. Jaostot määrittelevät rahastonhoitajan tehtävät omien tarpeittensa perusteella. Jaostot hoitavat itsenäisesti oman rahaliikenteensä yhteisesti sovittujen toimintamallien mukaisesti. Toiminnanjohtaja hoitaa tilien avaukset ja sulkemiset sekä maksukorttien
OHJE 6(7) tilaukset. Jaostot toimittavat toiminnanjohtajalle pöytäkirjaotteen, josta löytyy tarvittavat tiedot: - avattavan tilin nimi / lopettavan tilin numero - kenelle käyttöoikeudet myönnetään ja miten (kassanhallintapalvelun kautta) - maksukorttien tilauksissa: asianomaisen nimi, henkilötunnus ja kotiosoite Rahaliikenne ja tilitykset Kaikki rahaliikenne hoidetaan laskuilla tai mahdollisella maksukortilla. Joukkueille ei voi olla käteiskassoja. Mikäli tilanne edellyttää käteiskassaa (esim. turnaukset), on lupaa anottava kirjallisesti jaoston puheenjohtajalta. Menoista ja tuloista pidetään kirjaa seuran kausittain toimittaman tilikartan mukaisesti. Kirjanpidon tulee olla lakien ja asetusten mukainen. Tositteiden on oltava aikajärjestyksessä selitteineen (alkuperäiset kuitit). Tiliote tulostetaan kuukausittain. Tiliote tulostetaan kuukauden ensimmäisestä päivästä kuukauden viimeiseen päivään, ei esim. 5.5.2010 4.6.2010. Kirjanpito kuukausitiliottein ja tositteineen liitetään seuran tilinpäätökseen. Kirjanpidon on oltava tilinvalvojan tarkastama ja hyväksymä. Vapaamuotoinen lausunto jaoston tilinhoidosta toimitetaan seuran hallitukselle kirjanpidon mukana. Joukkueen kirjanpidon on oltava kahden joukkueen valitseman tilinvalvojan tarkastama ja hyväksymä. Heidän allekirjoituksella vahvistettu vapaamuotoinen lausunto joukkueen tilin hoidosta toimitetaan jaostoon kirjanpidon mukana (tammikuu ja huhtikuu).
OHJE 7(7) Joukkueiden taloudenhoito Joukkueen taloudenhoidossa tulee noudattaa kaikkia voimassa olevia lakeja ja asetuksia, sekä seuran antamia ohjeita ja määräyksiä. Joukkueen johtoryhmä (johtaja, vastuuvalmentaja, rahastonhoitaja) laatii toimintakaudelle talousarvion toimintasuunnitelman mukaan, joka laaditaan seuran tilikartan ja taloussuunnitelmaohjelman mukaisesti ja hyväksytään vanhempainkokouksessa. Nämä toimitetaan VG-62 toimistoon lajikohtaisten aikataulujen mukaan. Joukkue voi tehdä mainos- ja varainkeruusopimuksia vain kaudeksi kerrallaan. Jokaisen joukkueen on kausittain suoriuduttava kaikista sitoumuksistaan. Joukkueen toimintakauden menot eivät voi olla tuloja suuremmat, kun huomioidaan mahdollinen kauden alkusaldo. Joukkueen ei myöskään pidä kerätä rahaa yli toimintasuunnitelman tarpeen, ilman vanhempainkokouksessa erikseen sovittua syytä, esimerkkeinä mahdollinen ulkomaan pelimatka, turnaus tai leiri seuraavalla kaudella. Joukkueen varojen käyttöä valvovat rahastonhoitaja sekä joukkueenjohtaja, joka hyväksyy allekirjoituksellaan kaikki laskut. Myös jaoston puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla on velvollisuus seurata joukkueiden tilejä. Joukkueen kauden taloudenhoidosta antaa tilienvalvojat oman lausuntonsa. Kokonaisvastuu varainhankinnasta on kaikkien urheilijoiden vanhemmilla.