Taideteollisen korkeakoulun ylioppilaat TOKYO ry Hallituksen työjärjestys I luku Yleisiä säännöksiä 1 Soveltamisala. Sen lisäksi, mitä Taideteollisen korkeakoulun ylioppilaat TOKYO ry (TOKYO ry) säännöissä määrätään yhdistyksen hallituksesta, hallituksen työskentelyssä noudatetaan tätä työjärjestystä. Yhdistyksestä voidaan käyttää epävirallista englanninkielistä nimeä TOKYO Student association of the School of Art and Design. Hallituksen asettamissa jaostoissa, valiokunnissa ja muissa valmisteluelimissä sekä TOKYO ry:n toiminnan piirissä toimivissa yhdistyksissä tätä työjärjestystä noudatetaan siltä osin, kuin elimen puheenjohtaja tai yhdistyksen kyseessä ollessa hallitus katsoo aiheelliseksi. Tämän työjärjestys on alisteinen yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen määräyksille, joita noudatetaan mahdollisissa ristiriitatilanteissa. II luku Toimivalta ja tehtävät 2 Hallituksen tehtävät. Hallituksen tehtävänä on käyttää yhdistyksessä päätös-, hallinto- ja toimeenpanovaltaa kaikissa asioissa, joita ei yhdistyslaissa ja/tai yhdistyksen säännöissä ole määrätty käsiteltäviksi yhdistyksen kokouksessa, ja erityisesti: 1) johtaa yhdistyksen toimintaa; 2) hoitaa yhdistyksen asioita lain ja näiden sääntöjen sekä jäsenten yhdistyksen kokouksessa tekemien päätösten mukaan; 3) vastata yhdistyksen taloudenhoidosta sekä talousarvion toteutumisesta; 4) tehdä Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan hallitukselle esitys toiminnanjohtajan valinnasta; 5) päättää yhdistyksen nimissä annettavista julkilausumista, lausunnoista ja muista vastaavista asioista; 6) valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat; 7) antaa yhdistyksen syyskokoukselle esitys yhdistyksen talousarvioksi ja yhdistyksen muissa kokouksissa mahdollisiksi lisätalousarvioiksi; 8) toimeenpanna yhdistyksen kokouksen päätökset; 9) allekirjoittaa yhdistyksen tilinpäätös ja esitellä se yhdistyksen kevätkokoukselle; 10) antaa toimintakertomus yhdistyksen kevätkokoukselle;
12) valvoa toiminnanjohtajan ja muiden yhdistyksen työntekijöiden toimintaa; sekä 13) edustaa yhdistystä; Hallitus voi siirtää päätösvaltaansa määrätyssä asiassa eteenpäin asettamalleen työryhmälle, jaostolle tai valiokunnalle taikka yksittäiselle luottamushenkilölle. 3 Puheenjohtajan tehtävät. Hallituksen puheenjohtajan tehtäviin kuuluu: 1) kutsua hallitus kokouksiin ja johtaa puhetta niissä; 2) edustaa hallitusta ja yhdistystä; 3) allekirjoittaa yhdessä kokouksen sihteerin kanssa hallituksen kokousten pöytäkirjat; 4) jakaa asiat niiden alustavaa käsittelyä varten hallituksen jäsenille; 5) vastata yhdistyksen toimintakertomuksen laatimisesta; 6) toimia yhdistyksen toiminnanjohtajan lähiesimiehenä sekä muiden mahdollisten työntekijöiden esimiehenä; sekä 7) valvoa hallituksen päätösten toimeenpanoa. Puheenjohtajan ollessa estynyt tai esteellinen hänen tehtäviään hoitaa varapuheenjohtaja. III luku Hallituksen järjestäytyminen 4 Järjestäytyminen. Toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä yhdistyksen lehdelle päätoimittajan ja toimituksen. Hallitus voi määrittää jäsenilleen vastuualueet. 5 Kokousaika. Hallitus päättää toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa milloin hallituksen kokouksia pidetään ja miten niistä on jäsenille ilmoitettava. Hallitus kokoontuu muulloinkin, mikäli puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi tai vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä häneltä ilmoittamansa asia käsittelemiseksi pyytää. Kokouksesta on tällöin ilmoitettava hallituksen jäsenille vähintään vuorokausi ennen kokousta. 6 Palkkiot ja korvaukset. Hallitus päättää toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa talousarvion sallimissa puitteissa hallituksen jäsenille maksettavien palkkioiden sekä hallituksen jäsenille ja muille luottamishenkilöille suoritettavien luottamustehtävän hoitoon liittyvien matkakustannusten tarkemmista maksuperusteista.
IV luku Asioiden käsitteleminen hallituksen kokouksissa 7 Päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä mukaan luettuna puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. 8 Esteellisyys. Hallituksen jäsen tai muu kokouksessa läsnä oleva henkilö on esteellinen ottamaan osaa häntä henkilökohtaisesti koskevaan päätöksentekoon. Esteellisenä ei saa käsitellä asiaa eikä olla läsnä sitä käsiteltäessä, paitsi jos esteellisyys asian laadun vuoksi ei voi vaikuttaa ratkaisuun tai asian käsittelyä ei voi lykätä. Esteellisyysmuistutukset ratkaisee hallituksen puheenjohtaja. 9 Pöydällepano. Ensimmäistä kertaa esillä oleva asia on pantava pöydälle kahden jäsenen niin vaatiessa. Uudistetusta asian pöydällepanosta päätetään yksinkertaisella enemmistöllä annetuista äänistä. Asia, jota ei ole merkitty esityslistaan, on pantava pöydälle yhden jäsenen niin vaatiessa. Pöydällepano tapahtuu hallituksen seuraavaan kokoukseen, ellei hallitus pöydällepanosta muuta lausu. 10 Läsnäolo- ja puheoikeus. Hallituksen kokoukset ovat avoimia jäsenille ja yhdistyksen työntekijöille. Hallitus voi kuitenkin erikseen perustellusta syystä päättää jonkin asian käsittelystä suljetuin ovin. 11 Pöytäkirja. Hallituksen sihteerin tehtävästä vastaa yhdistyksen toiminnanjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan hallituksen keskuudestaan tai ulkopuolelta valitsema henkilö. Hallituksen kokouksesta laaditaan sihteerin toimesta puheenjohtajan johdolla päätöspöytäkirja, johon merkitään läsnä olleet jäsenet, käsitellyt asiat sekä niissä tehdyt ehdotukset, toimitetut äänestykset ja hallituksen niistä tekemät päätökset. Pöytäkirjaan voidaan lisäksi kirjata tietty seikka hallituksen puheenjohtajan tai jäsenen niin erikseen kokouksessa vaatiessa. Puheenjohtaja kutsuu kokouksen alussa kaksi hallituksen jäsentä tarkastamaan kanssaan pöytäkirjan. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. 12 Hallituksen ja esittelijän vastuu. Esittelijänä toiminut henkilö vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Jos esittelijänä toimii yhdistyksen työntekijä tai muu
toimihenkilö, esittelijä vastaa tehdystä päätöksestä, ellei hän jätä asiaan eriävää mielipidettä päätöstä tehtäessä. Hallituksen jäsen voi jättää eriävän mielipiteensä kirjalliset perusteet pöytäkirjaan viimeistään sitä tarkastettaessa. 13 Tiedottaminen. Hallituksen kokouksen päätösluettelo on julkaistava yhdistyksen ilmoitustaululla viimeistään seitsemäntenä päivänä kokouksesta. V luku Toiminnanjohtajan tehtävät 14 Sen lisäksi, mitä muualla yhdistyksen säännöissä ja ohjesäännöissä määrätään, yhdistyksen toiminnanjohtajan tulee 1) vastata yhdistyksen tilojen, varojen ja omaisuuden hoidosta hallituksen antamien ohjeiden mukaan; 2) toimia yhdistyksen yhdyssiteenä ja tiedonvälittäjänä korkeakoulun hallintoon ja muihin alan järjestöihin ja ylioppilaskuntiin; 3) seurata yliopisto- ja korkeakoulupolitiikkaa, kulttuuripolitiikkaa ja taideteollisen alan kehitystä Suomessa ja kehottaa tarpeen vaatiessa yhdistyksen hallitusta toimiin niihin vaikuttamiseksi; 4) seurata opiskelijoiden oikeusturvakysymyksiä korkeakoulussa ja avustaa yhdistyksen jäseniä niissä; 5) toteuttaa muut hallituksen ja hallituksen puheenjohtajan hänelle antamat tehtävät. VI luku 15 Muut toimielimet Lehden toimitus. Yhdistyksen lehden päätoimittajan ja toimituksen valitsee hallitus ja siihen kuuluu päätoimittaja mukaan luettuna kolmesta yhdeksään (3-9) jäsentä. Toimitus valitaan hallituksen järjestäytymiskokouksessa tai mahdollisimman pian sen jälkeen. Toimitukseen on järjestettävä avoin haku. Lehden tekoon voi osallistua myös muita avustajia. Jaostot ja muut ryhmät. Sen lisäksi, mitä 4 :n 1 momentissa on mainittu, voi hallitus lisäksi perustaa vuosittain jaostoja tai muita ryhmiä asioiden valmistelua ja muiden tehtävien suorittamista varten. Näiden tehtävistä, toimivallasta ja toimikaudesta sekä yhteyshenkilönä toimivasta hallituksen jäsenestä hallitus päättää valmisteluelintä nimettäessä. VII luku Erityisiä määräyksiä
16 Työjärjestyksen muuttaminen. Muutoksia tähän työjärjestykseen voidaan tehdä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. 17 Työjärjestyksen voimaantulo. Tämä työjärjestys tulee voimaan välittömästi, kun yhdistyksen kokous on sen hyväksynyt.