SISÄINEN VALVONTA POHJANMAAN LIITOSSA 1. Johtosääntömääräykset Pohjanmaan liiton tarkastussäännön 1 :n mukaan kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tarkastussäännön mukaisesti. Muuta ulkoista valvontaa koskien mm. EU-hankehallinnointia suorittavat valtion viranomaiset. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa maakuntahallitus. 2. Mitä sisäinen valvonta on Sisäinen valvonta on johdon väline kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Johdolla on vastuu sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Sisäinen valvonta on osa organisaation operatiivista johtamista. Sisäinen valvonta on ennen kaikkea riskien hallintaa. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden (taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden) ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen, toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen sekä varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan se, että kuntayhtymän toiminnan tarkoitus ja asetetut tulostavoitteet on saatettu tiedoksi organisaation kaikille tasoille ja että asetettujen tulostavoitteiden toteutumista seurataan. Sisäisellä valvonnalla pyritään varmistamaan myös se, että organisaation sisäinen yhteistoiminta on riittävää kaikilla tasoilla. 3. Sisäisen valvonnan osa-alueet Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Jokainen esimies vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät 50
hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Seurantavastuu kuuluu sekä johtaville viranhaltijoille että luottamustoimielimille. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa; se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtävää valvontaa. Tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäinen tarkastus tapahtuu toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. 4. Valvonnan toteuttaminen Sisäisen valvonnan järjestämisvastuu on maakuntahallituksella. Toteuttamis- ja valvontavastuu on maakuntajohtajan osalta maakuntahallituksen puheenjohtajalla ja muutoin maakuntajohtajalla. Tilintarkastajan tehtävänä on kuntayhtymän hallintoa ja taloutta tarkastaessaan arvioida ja raportoida sisäisen valvonnan tarkoituksenmukaisuus, riittävyys ja toimivuus. 5. Tilivelvollinen Liiton tilivelvollinen viranhaltija on maakuntajohtaja. 6. Sisäisen tarkkailun toteuttaminen Sisäistä tarkkailua toteutetaan toiminnan kaikilla tasoilla. Tässä ohjeessa on esitetty vain toiminnan keskeiset osa-alueet esimerkinomaisesti. Viraston johtoryhmä käsittelee pääsääntöisesti kahden viikon välein olennaiset toiminnalliset ja taloudelliset asiat, niiden valmistelun etenemisen sekä valmistelun maakuntahallitukselle. Johtoryhmän työskentelystä pidetään muistiota. Yksikkökokoukset käsittelevät säännöllisesti yksikön tehtävien hoitoon liittyviä käytännön asioita, antavat niistä tarvittaessa palautteen ja tekevät tarpeellisiksi katsomiaan esityksiä maakuntajohtajalle. Yksiköiden työskentelystä pidetään tarvittaessa muistiota. Henkilöstökokouksessa käydään läpi maakuntahallituksen käsittelyssä olleet asiat sekä muut henkilökunnan esille ottamat asiat. Henkilöstökokous pidetään pääsääntöisesti kerran kuukaudessa. Kokouksesta pidetään muistiota. Kaikkien kokousten asialistat ja muistiot ovat liiton sisäisessä verkossa. 51
Maakuntahallituksen ja liiton muiden toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat ovat saatavilla tietoverkossa. 6.1. Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnon sisäisessä tarkkailussa on kiinnitettävä huomiota henkilöstösuunnitteluun, henkilöstöhankintaan, henkilöstön kehittämiseen, palkka- ja muihin palvelussuhdeasioihin, työsuojeluun, henkilöstöpalveluihin, yhteistoimintajärjestelmiin sekä henkilöohjaukseen ja -valvontaan liittyviin riskeihin. Palkkausta määritellessään päättäjän on otettava huomioon virka- ja työehtosopimusten ja maakuntahallituksen antamat määräykset ja ohjeet sekä palkkauksen suhde muuhun henkilöstöön. Myöntäessään henkilöstölle virka- ja työehtosopimuksen tarkoittamia harkinnanvaraisia etuja päättäjän on aina otettava huomioon kuntayhtymän etu ja henkilöstön tasapuolinen kohtelu. Henkilökunnalle maksettavien palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi palkanmaksulistojen hyväksyjän tulee varmistua siitä, että palkkalaskennan ketju toimintayksiköstä maksatukseen tulee riittävästi valvottua. Kuntayhtymän talouden kannalta palkat ja henkilöstömenot muodostavat suurimman menoerän. 6.2. Subdelegoinnin perusteella tehdyt päätökset Maakuntavaltuuston hyväksymissä säännöissä suoraan määrättyjen tehtävien lisäksi maakuntahallitus voi päätöksellään siirtää hallintosäännössä saamaansa toimivaltaa maakuntajohtajalle tai muulle alaiselleen viranhaltijalle. Subdelegoitujen päätösten osalta sisäisessä tarkkailussa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: - onko päätökset tehty toimivallan puitteissa sekä riittävästi yksilöity ja perusteltu - onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille - miten asian valmistelu tulee tiedoksi asianomaiselle toimielimelle. Päätöstä tehdessään ja muutoinkin päätöksentekoon osallistuessaan on maakuntajohtajan, yksikköpäällikön ja maakuntasihteerin jo ennakolta varmistauduttava siitä, että ei ole kyseisiin asioihin esteellinen. On huomattava, että esteellinen henkilö ei voi osallistua ko. asian valmisteluunkaan. Päävastuu esteellisyyden ilmoittamisesta on asianomaisella henkilöllä itsellään. Kuntayhtymän viranhaltijan, työntekijän ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on kuntalain 52 :n ohella noudatettava hallintolain 27 30 :n määräyksiä. 6.3. Taloudenhoito ja tilivelvollisuus 52
Maakuntajohtajan ja yksikköpäälliköiden tulee valvoa, että toiminnat toteutetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen. 6.4. Laskentatoimi ja rahaliikenne Taloussihteerin tulee huolehtia siitä, että kirjanpito ja sisäinen laskenta hoidetaan kirjanpitolakia ja hyvää kirjanpitotapaa noudattaen, sekä että raportoinnit suoritetaan sovitussa aikataulussa. Maksuliikenteen hoito ja likvidien varojen sijoittaminen on hoidettava maakuntahallituksen tarvittaessa antamien erillisohjeiden mukaan siten, että kaikessa toiminnassa huomioidaan sisäisen valvonnan näkökohdat ja riskien hallinta. Kirjanpidossa olevien pankkitilien ja arvopapereiden tarkastus suoritetaan maakuntahallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. 6.5. Hankinnat Tavaroiden ja palvelujen hankinnoissa on noudatettava julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) ja maakuntahallituksen 17.3.2008 antamia yleisiä hankintaohjeita. 6.6. Omaisuuden hoito Kiinteä omaisuus on luetteloitava ja huolehdittava siitä, että saanto- ja muut asiakirjat ovat kunnossa. Irtain käyttöomaisuus on luetteloitava. Lisäksi luetteloidaan hankintahinnaltaan yli 300 euron arvoiset koneet ja laitteet, joiden luettelosta poistamisesta päättää maakuntajohtaja tai hänen määräämänsä. Omaisuuden vakuuttamisesta päättää maakuntajohtaja. 6.7. Vakuuksien hyväksyminen Maakuntajohtaja päättää vakuuksien hyväksymisestä. 6.8. Kuntayhtymän omien, talousarvion mukaisten projektien valvonta Projekteista on laadittava yksilöidyt projektisuunnitelmat, nimettävä projektin päällikkö (projektivastaava) ja tarvittaessa muut vastuuhenkilöt, määriteltävä vastuujaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen. 6.9. EU:n rakennerahasto-ohjelma- sekä maakunnan kehittämisrahaprojektien valvonta 53
Myöntäessään hankkeelle sanottua rahoitusta maakuntahallitus tai maakuntajohtaja määrää hankkeen valvojan, jonka tehtävänä on valvoa hankkeen hyväksytyn suunnitelman mukaista toteutumista siten kuin aluekehityslainsäädäntö, rahasto-ohjelmia koskevat säännökset, hallinnolliset päätökset ja ohjeet sekä maakuntahallituksen päätökset tarkemmin edellyttävät. 7. Tietojenkäsittely Maakuntajohtajan ja yksikköpäälliköiden on varmistettava tietojärjestelmien turvallisuus sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. Atk-vastuuhenkilön on huolehdittava siitä, että käytössä olevista atk-ohjelmista on ajan tasalla oleva menetelmäkuvaus sekä selvitys suojaus- ja varmistustoimista. Atk-vastuuhenkilön tulee valvoa, että ohjelmistojen ja tiedostojen käyttöoikeudet ovat asianmukaiset sekä pitää niistä rekisteriä. 8. Raportointi Yksikköpäälliköiden ja maakuntasihteerin on raportoitava maakuntajohtajalle välittömästi sisäisessä valvonnassa havaitsemistaan tai esille tulleista epäkohdista tai poikkeamista toiminnallisista tai taloudellisista tavoitteista, sekä tehdä esitys tarpeellisista toimenpiteistä. Maakuntajohtajan on vähintään kolme kertaa vuodessa raportoitava maakuntahallitukselle liiton toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. 9. Yleiset velvollisuudet Jokainen Pohjanmaan liiton palveluksessa oleva on velvollinen omalta osaltaan noudattamaan toimintaa koskevaa lainsäädäntöä, maakuntavaltuuston hyväksymiä sääntöjä, maakuntahallituksen ja maakuntajohtajan tekemiä päätöksiä ja antamia ohjeita sekä pyrkiä omalta osaltaan saavuttamaan liitolle asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Virastossa tulee olla henkilökunnan käytettävissä oleva tiedosto, johon tallennetaan Pohjanmaan liiton säännöt sekä muut toiminnan järjestämisessä tarvittavat ohjeet. 10. Sisäinen tarkastus Sisäiseen tarkastukseen voidaan tarvittaessa käyttää ulkopuolista ostopalvelua. Muutoksista sisäisen tarkastuksen järjestämisessä voidaan päättää erikseen. Maakuntahallituksen hyväksymä 25.1.2010 54