HUUMEHOIDON TIETOJÄRJESTELMÄ SÄHKÖINEN HUUMEHOIDON TIETOJÄRJESTELMÄ TIETOSUOJA JA TIETOTURVALLISUUS Tietoturvallisuustoimenpiteet Yksikön tulee huolehtia siitä, että sähköistä lomaketta käytettäessä riittävät tekniset ja organisatoriset tietoturvallisuustoimenpiteet toteutetaan. Sovelluksen ja sen taustatietokannan suojaamisen lisäksi yksikön tulee huolehtia yksikön tietojärjestelmän palomuurin ja virustorjunnan ajantasaisuudesta. Yksikön tulee huolehtia myös taustatietokannan säännöllisestä varmuuskopioinnista. Sähköiselle lomakkeelle syötettävä tieto ja tietokantaan tallentuva tieto on verrattavissa potilasasiakirjaan, koska tietojen syöttövaiheessa tallennetaan myös asiakkaan nimi ja henkilötunnus. Stakesiin lähetettävään tietokantaan ko. tunnistamisen mahdollistavat tiedot eivät tallennu. Asiakkaan henkilötiedot tallentuvat yksikön käyttöön jäävään tietokantaan, ja ne voidaan tulostaa esim. hoitoyksikön käyttöön tarkoitettuun paperiseen raporttilomakkeeseen. Tämä raporttilomake on verrattavissa huumehoidon tietojärjestelmässä käytettyjen paperilomakkeiden valkoiseen, hoitoyksikön omaan käyttöön jäävään lomakeosioon. Sähköistä lomaketta ja sen käyttöä koskevat siis samat tietosuojasäännökset 1 kuin paperisia potilasasiakirjoja. Sähköiselle lomakkeelle syötettävän tiedon luonteen vuoksi tiedot ovat erityisen suojan tarpeessa ja tietoturvallisuustoimenpiteistä huolehtiminen on erityisen tärkeää. Tietokanta tulee suojata asiattomalta tietojenkäsittelyltä käyttöjärjestelmän tasolla tarvittavilla tietoturvaasetuksilla, ts. määriteltävä luku- ja kirjoitusoikeudet sovellusta käyttäville henkilöille tietokantaan. Tietokanta itsessään on lisäksi suojattu salasanalla, joka on vain Stakesin tiedossa. Sähköistä, myös verkkoversiona toimivaa sovellusta käytettäessä yksikön tulee huolehtia siitä, että huumehoidon tietojärjestelmässä käytettävän Access-sovelluksen käyttöoikeus rajataan vain tietoja syöttäville, käsitteleville ja niitä lähettäville henkilöille henkilökohtaisella salasanalla ja käyttäjätunnuksella. Suojaus on tehtävä sekä omalle koneelle, jossa Access-sovellus on, että verkkoasemalle, jossa datatiedosto on. Tiedonsiirto ja tietoturvallisuus Kun tiedot halutaan lähettää Stakesiin, tiedot kopioidaan sovelluksessa olevalla erityistoiminnolla ulkoiseen tietokantaan. Asiakkaan henkilötiedot (nimi, syntymäaika tai sosiaaliturvatunnus) tai kotikuntatiedot eivät tallennu syntyvään ulkoiseen tietokantaan. Ulkoinen tietokanta kopioidaan levykkeelle ja levyke lähetetään kirjattuna kirjeenä Stakesiin. Yksityiskohtaiset ohjeet kopioinnista löytyvät sovelluksen ohjeista sekä näillä www-sivuilla olevasta erillisestä "Tietojen palautus"-kohdasta. Jos yksikkö sisällyttää huumehoidon tietojärjestelmässä käytetyn lomakepohjan osaksi omaa potilasrekisteriään, yksikön tulee huolehtia siitä, että Stakesiin toimitetaan vain huumehoidon tietojärjestelmässä tarvittavat tiedot. Stakesiin toimitettavassa aineistossa ei saa olla asiakkaan tunnistamisen mahdollistavia tietoja, kuten henkilötunnusta tai yksikön omassa potilasrekisterissä käytettyä asiakasnumeroa. 1 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (99/2001), Henkilötietolaki (523/1999), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
Tietokannan tallennetut tiedot lähetetään eteenpäin levykkeellä tai CD-levyllä, jos yksikössä on mahdollisuus siirtää tiedot kirjoitettavalle CD-R levylle. Huumehoidon tietojärjestelmän tietokantaan syötetyt tiedot pysyvät koneella selväkielisinä eli samassa muodossa kuin ne ovat syötettäessä. Stakesiin lähetettävä tietokanta on suojattu vain Stakesin tiedossa olevalla salasanalla kuljetuksen vuoksi. Varsinainen fyysinen tietokanta eli yksi tai useampi tiedosto on tallennettu Accessin omassa tallennusmuodossa, joka ei enää ole luettavissa selväkielisenä. Kertyvä tietokanta lähetetään Stakesiin kaksi kertaa vuodessa siten, että vuoden alkuosan asiakkaista tiedot lähetetään elokuussa ja koko vuoden asiakkaista seuraavan vuoden tammikuussa. Kertynyt tietokanta lähetetään postin kautta kirjattuna kirjeenä levykkeellä tai CD-levyllä Stakesiin. TEKNISET VAATIMUKSET Access-ohjelma kuuluu Microsoftin Office Pro -pakettiin. Access on Microsoft Office-tuoteperheen tietokantaohjelma. Muita Officen ohjelmia ovat Excel-taulukkolaskenta, Word -tekstinkäsittely, PowerPoint -diaesitysohjelma ja Outlook -posti- ja kalenteriohjelma. Jollei yksikössä ole käytössä Access 97 tai Access 2000 tietokantaohjelmaa, CD-asennuslevyllä on supistettu Access 2000 Runtime -ohjelma, joka voidaan asentaa yksikön koneille sähköisen lomakkeen asennuksen yhteydessä. Lomakkeen käyttö ei siis edellytä sitä, että käyttäjän omalla koneella on Access-ohjelma. Access Runtime-version lisenssi antaa mahdollisuuden asentaa tarvittava Access 2000 Runtime - ohjelma yksikön koneelle sähköisen lomakkeen asentamisen yhteydessä. Microsoft Accessin sekaasennukset eivät ole mahdollisia. Yksikössä kaikissa koneissa on käytettävä joko Access 97:aa tai Access 2000:ta. Jos tietokoneeseen on asennettu käyttöjärjestelmäksi Windows95, Windows98, Windows2000, Windows NT4 tai WindowsXP, Windows Vista tällöin kaikki Office-tuoteperheen ohjelmat, siis myös Access, toimivat kyseisessä koneessa. Access 97:n järjestelmävaatimukset ovat seuraavat: Prosessori vähintään 486dx-66 Muistia 16 Mb RAM Kovalevytilaa 60-191 Mb Office-pakettia varten, josta 50 Mb vain Accessille Access 2000:n vaatimukset ovat: Prosessori Pentium 166 Mhz Käyttöjärjestelmä Windows 95/98 28 Mb muistia (jos käytössä Windows NT, 44 Mb muistia) 252 Mb kovalevytilaa Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että Access toimii jos Word toimii, kuten kaikissa alle kaksi - kolme vuotta vanhoissa tietokoneissa. Microsoft Access on ns. Desk Top tietokanta eli erillistä tietokantapalvelinta ei tarvita. Microsoft Access on ensisijaisesti suunnattu pienehköihin yhden käyttäjän tietokantoihin ja asennetaan jokaiseen työasemaan erikseen. Access tietokantojen monen käyttäjän yhtäaikainen käyttö on mahdollista, tietyin varauksin. Access ei salli usean yhtäaikaisen käyttäjän muokata samaa tietoa, ts. muokattavana olevaa lomaketta pääsevät muut käyttäjät lukemaan samanaikaisesti, mutta muokkaus on estetty. Access on suhteellisen helppo oppia ja omaksua. Accessin loppukäyttäminen eli valmiiden lomakkeiden täyttäminen ei vaadi juurikaan tietokanta-osaamista tai syvempää ymmärrystä tietokantojen toiminnasta.
Accessin perustyökaluna on lomake (form), jolla voidaan syöttää, muokata ja tutkia tietokannan tietoja. Lomake on elektroninen paperi, jossa on Windows-käyttöjärjestelmistä tuttuja kenttiä: tekstiä, kuvia, painikkeita, valikkoja, valintaruutuja, yms. HUUMEHOIDON HOITOTIETOLOMAKE Yleistä Sähköinen huumehoitotietolomake on toteutettu siten, että sitä voidaan käyttää verkkoversiona, ts. kaikki ko. yksikössä sähköistä huumehoidon tietolomaketta käyttävät tallentavat tiedot yhteiseen datatiedostoon (taustatietokantaan). Verkkoversiossa kertyvä tietokanta ohjataan kertymään yksikön käyttämälle verkkoasemalle. Taustatietokantaa käyttävä sovellusohjelma on asennettava jokaiselle työasemalle. Hoitotietolomake (ts. itse sovellus) asennetaan jokaiselle paikalliselle koneelle erikseen jossa sitä käytetään. Asentaminen tapahtuu Stakesista lähetettävien ohjeiden mukaan yksikköön lähetetyltä CD-levyltä. Jos yksikössä on jo käytössä sähköisen huumehoitotietolomakkeen versio, Pompidou9 päivitys tapahtuu huumehoidon tietojärjestelmän wwwsivujen(www.stakes.info/huumehoito) kautta saatavan päivityspaketin avulla. Asennuksessa ja päivityksessä tulee ehdottomasti noudattaa Stakesin antamia ohjeita. Asennusohjeet löytyvät asennuslevykkeeltä ja päivitysohjeet ovat puolestaan päivityspaketin yhteydessä. A-klinikkasäätiön sähköistä hoitorekisteriä käyttävät yksiköt voivat myös ottaa käyttöönsä huumehoidon tietojärjestelmässä käytettävän verkkoversion A-klinikkasäätiön hoitorekisteristä erillään olevana ulkoisena tietokantana. Molemmat käyttävät samaa Access2000 Runtime, Access2000 tai Access97 -ohjelmaa. A-klinikkasäätiön hoitorekisterin ja huumehoidon tietojärjestelmässä käytettävä tietokanta eivät ole yhteydessä toisiinsa. Lomakkeen käyttö Lomake on ovi tietokantaan. Huumehoitotietolomakkeella syötetään ja muokataan haluttuja tietoja tietokannassa. Tietokantaan syötettyjä tietoja on mahdollista selata lomakkeen avulla. Myös aiemmin samasta henkilöstä tallennetut tiedot voidaan kopioida uudelle lomakkeelle, kun henkilö tulee uudelle hoitojaksolle, josta halutaan lähettää tiedot Stakesiin. Tietokantaan syötetyt tiedot on mahdollista tulostaa myös paperitulosteena. Tässä paperitulosteessa näkyvät potilaan henkilötiedot (nimi ja henkilöturvatunnus), ja se voidaan laittaa potilaspapereihin mukaan. Paperitulostetta ei saa lähettää Stakesiin, koska potilaan henkilötiedot näkyvät paperitulosteessa. Tietokannan tiedot ovat selväkielistä tekstiä, joten tietoja voidaan hyödyntää myös yksikön omassa huumeiden käytön vuoksi hoitoon hakeutuneiden asiakkaiden tilastotietojen raportoinnissa. Stakesista saatavaan maksuttomaan sähköiseen lomakkeeseen on sisällytetty suuri joukko automaattisia numero- tai prosenttimuodossa tulostuvia raporttimahdollisuuksia. Yksiköt voivat muokata halutessaan näistä raporteista graafisia raportteja esim. Excel-taulukkolaskentaohjelman avulla. Sovelluksella on mahdollista suoraan viedä tietokantaan talletettuja tietoja Exceliin muokattavaksi. Yksikköjen on myös mahdollista itse rakentaa tarvittavia raportteja hoitotietolomakkeeseen, mikäli yksiköllä on koko Access-ohjelma. Suositeltavampaa on kuitenkin, että tarvittavista raporteista lähetettäisiin päivityspyyntö Stakesille. Täten haluttu raportti saadaan käyttöön kaikissa yksiköissä sovelluksen seuraavan päivityksen yhteydessä. Jos yksikkö itse muokkaa tai lisää raportteja tai ominaisuuksia hoitotietolomakkeeseen, pidättää Stakes itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä nämä muutokset tai lisäykset hoitotietolomakkeen tulevissa versioissa. Lomakkeen muutoksista ja lisäyksistä on aina myös tiedotettava hoitotietolomakkeen kehityksestä vastaaville henkilöille Stakesilla. Vaadittavat lisätiedot raporttien lisäämisestä saa Stakesilta tai sovelluksen kehittäjältä.
Sovelluksessa löytyy runsaasti sovellukseen liittyviä ohjeita, joita kannattaa käyttää sovellusta käytettäessä. Ohjeet voidaan avata painamalla hiirellä "ohje" -toimintonäppäimiä, joita löytyy mm. asennuslevykkeeltä, auki olevan sähköisen lomakkeen oikeasta reunasta, eri välilehdiltä ja alasvetovalikoista. ASENTAMINEN Pompidou Huumehoitotieto -sovellus asennetaan kahdessa osassa: Pompidou Huumehoitotieto -taustatietokanta Pompidou Huumehoitotieto -sovellus Pompidou Huumehoitotieto -sovellus käyttää tietojen tallenukseen erillistä tietokantaa, joka asennetaan yleensä palvelimelle. Pompidou Huumehoitotieto -sovellus puolestaan asennetaan kaikkiin työasemiin, joilta sitä on tarkoitus käyttää. Mikäli yksikön käytössä ei ole ollenkaan Access-ohjelmaa, ja yksikkö ottaa käyttöön asennuslevykkeen mukana olevan Access 2000 Runtime -ohjelman, se asennetaan myös jokaiselle työasemalle. Yksityiskohtaiset asennusohjeet kuvineen löytyvät asennus-cd:ltä. PÄIVITTÄMINEN Pompidou Huumehoitotieto -sovellusta päivitetään vuosittain. Kun yksiköllä on jo käytössä Pompidou 8 tai Pompidou7 -versio, yksikön tulee hakea päivityspaketti sekä siihen liittyvä ohjeet huumehoidon tietojärjestelmän www-sivuilta, ks. tarkemmin kohta päivitys. Päivityspaketti puretaan Taustatietokanta-kansiosta löytyvään Päivitys-kansioon, jonka jälkeen kukin käyttäjä voi päivittää oman sovelluksensa sovelluksen seuraavan avaamisen yhteydessä. Päivityksestä lähetetään yksiköille tarkemmat ohjeet kirjallisena. SÄHKÖISESTI KERÄTTYJEN TIETOJEN LÄHETTÄMINEN STAKESIIN Sähköisesti kerätyt tiedot lähetetään Stakesiin kahdessa erässä. Tammi-kesäkuussa kertyneet tiedot palautetaan elokuussa ja koko vuoden tiedot seuraavan vuoden tammikuussa. Tietojen palautuspyyntöä koskevassa kirjeessä tulee myös aineiston palautusta koskeva yhteenvetolomake. Sähköisessä lomakkeessa on Työkalut-valikosta löydettävissä erityistoiminto (Työkalut ja asetukset => Hallinta => "Tietojen kopiointi Stakesille"), jolla yksikön omaan tietokantaan tallennetut tiedot saadaan halutulta ajanjaksolta Stakesille lähetettävään tietokantaan. Asiakkaan tunnistamisen mahdollistavat henkilötiedot tai asiakkaan kotikunta eivät tallennu Stakesille lähetettävään tietokantaan. Tietojen kopioiminen Stakesille lähetettävään tietokantaan tapahtuu siis seuraavasti: 1) Mene "Työkalut"-valikkoon, ja valitse sieltä "Työkalut ja asetukset" 2) Avaa "Hallinta"-välilehti => Alimmaisena toimintona löytyy "Tietojen kopiointi Stakesille" 3) Merkitse ao. kohtaan ajanjakso, jolta tiedot halutaan ao. kohtaan ja näpäytä hiirellä "Kopioi"- toimintonäppäintä. 4) Ohjelma pyytää valitsemaan kansion, johon Stakesille lähetettävä tietokanta luodaan. Tallenna Stakesille lähetettävä tietokanta esim. omasi koneen työpöydälle, jolloin siitä muodostuu työpöydälle automaattisesti kuvake. Kuvakkeessa näkyy yksikön nimi ja päivämäärä, jolloin tietokanta on muodostettu.
5) Mene työpöydälle ja kopioi em. Stakesille lähetettävä tietokanta levykkeelle. Ko. Stakesille lähettävää tietokantaa ei ole mahdollista yksikössä enää avata, koska se on kuljetuksen vuoksi suojattu salasanalla, joka on vain Stakesin tiedossa. Kirjoita sitten levykkeeseen laitettavaan nimitarraan seuraavat tiedot: "Huumehoidon tietojärjestelmä" yksikön nimi ajanjakso, jolta tiedot ovat tietokannan kopioinnin suorittaja ja hänen sähköpostiosoitteensa tai puhelinnumeronsa Levyke lähetetään sitten Stakesiin kirjattuna kirjeenä. Levykkeen mukana tulee lähettää Stakesista tietojen palautuspyynnön mukana tullut yhteenvetolomake täytettynä. Palautusosoite on ONGELMAT Kristiina Kuussaari Stakes, Kansallinen huumausaineiden seurantakeskus PL 220 00531 Helsinki Asennukseen, käyttöön tai tietojen palautukseen liittyvissä ongelmatilanteissa voi lähettää sähköpostia osoitteeseen huumehoito@stakes.fi tai soittaa puh. 09-3967 2476 (Kristiina Kuussaari). Asennukseen ja käyttöön liittyvät ongelmat Pompidou Huumehoitotieto -sovelluksen asentamisessa tulee noudattaa asennuslevykkeeltä löytyviä ohjeita. Pompidou Huumehoitotieto -sovelluksen tulisi asennusohjeiden mukaan asennettuna toimia moitteettomasti verkkoversiona. Mikäli kuitenkin sovelluksen käytössä ilmenee ongelmia, ne voivat selvitä yksinkertaisimmillaan sillä, että käyttäjä sulkee auki olevien sovellusten lisäksi kokonaan oman tietokoneensa, ja avaa sen hetken kuluttua uudelleen. Tätä kannattaa kokeilla aina ensimmäisenä häiriötilanteiden ilmetessä. Mikäli sovelluksen käyttöön liittyvä ongelma ei näin poistu, kannattaa ottaa yhteyttä omaan mikrotukeen, ja pyrkiä selvittämään mahdollisesti yksikön tietoverkossa tehtyjen uusien asennusyms. teknisten muutosten vaikutusta Pompidou Huumehoitotieto -sovelluksen toimintaan. Mikäli ongelma ei oman mikrotuen avulla ratkea, ongelmasta voi lähettää sähköpostia Stakesiin. Pompidou Huumehoitotieto -sovelluksen käytössä ilmenevistä toimintahäiriöistä muodostuu ns. virhelokitiedosto. Mikäli sovelluksen käytössä ilmenee ongelmia, niistä voi lähettää sähköpostia Stakesiin (huumehoito@stakes.fi), jossa tulee olla mukana ko. virhelokitiedosto sekä lisäksi seuraavat tiedot: kuvaus ongelmasta mikä käyttöjärjestelmä on käytössä ja Access-versio on käytössä miten ohjelma on toiminut ennen ongelman ilmenemistä mitä mahdollisesti on muuttunut (esim. uusia asennuksia tms.) Väärä salasana - salasanan resetoiminen ja uudelleen asettaminen Eräs yleinen sovelluksen käyttöön liittyvä virheilmoitus tulee silloin, jos sovellusta yritetään avata liian monta kertaa väärällä salasanalla. Sovellus on siis suojattu konekohtaisella salasanalla. Mikäli ko. salasana syötetään virheellisenä viisi kertaa peräkkäin, sovellus lukittuu. Kun sovellusta yrittää avata, se kehottaa ottamaan yhteyttä Stakesiin. Sovellus antaa samalla koodinumeron, joka tulee ilmoittaa Stakesiin. Käyttäjän tulee siis ko. ilmoituksen saatuaan olla puhelimitse yhteyttä Stakesiin,
josta annetaan ko. koodinumeroa vastaava salasana, jolla yksikön aiemmin käytössä ollut salasana voidaan mitätöidä ja asettaa sen tilalle uusi salasana. Salasanan resetoimiseen liittyvän koodin saat Kristiina Kuussaarelta (09-3967 2476) tai Paula Ruuthilta (09-3967 2371)