EUROOPAN KOMISSIO OIKEUS- JA SISÄASIOIDEN PÄÄOSASTO Agis-ohjelman opas 1
SISÄLLYS I. JOHDANTO... 3 I.1. OPPAAN TARKOITUS... 3 I.2. OPPAAN HYÖDYNTÄMINEN... 3 I.3. KESKEISTEN TERMIEN MÄÄRITTELY... 3 II. AGIS-OHJELMA (TIIVISTELMÄ)... 5 II.1. TAUSTAA... 5 II.2. TAVOITTEET... 5 II.3. OHJELMAN KOHDERYHMÄT... 6 II.4. OHJELMAN TOIMINTA... 6 III. OHJEITA HAKIJOILLE... 9 III.1. YLEISET HAKUOHJEET... 9 III.2. EHDOTUKSEN ESITTÄMISTÄ KOSKEVAT OHJEET... 10 III.3. MENOISTA YLEISESTI... 13 III.3.A. Tiedot talousarviosta... 13 III.3.B. Tukikelpoisuutta koskevat säännöt... 14 III.3.C. Ei-tukikelpoiset kustannukset... 20 III.4. HANKKEIDEN VALINTA JA SOPIMUSTEN TEKEMINEN... 20 III.4.A. Arviointiperusteet... 20 III.4.B. Tarkistettu talousarvio... 20 III.4.C. Sopimuksen tekeminen... 21 III.4.D. Avustuksen maksaminen... 21 IV. HANKKEIDEN HALLINNOINTIA KOSKEVAT OHJEET... 22 IV.1. TOIMINNAN JOHTAMINEN... 22 IV.1.A. Yleistä... 22 IV.1.B. Odotetut tulokset ja vaikutukset... 22 IV.1.C. Johtamistyyli... 22 IV.1.D. Eurooppalainen lisäarvo ja komission näkyvyys... 22 IV.2. HANKKEIDEN HALLINNOINTI JA RAPORTOINTI KOMISSIOLLE... 23 IV.2.A. Sopimuksen muuttaminen... 23 IV.2.B. Loppuraportti hankkeen toteutuksesta... 23 IV.2.C. Raporttien tarkastaminen ja hyväksyminen... 23 IV.3. TALOUSHALLINTO JA LASKUTUS... 24 IV.3.A. Pankkitili... 24 IV.3.B. Kirjanpito/sisäinen valvontajärjestelmä... 25 IV.3.C. Arvonlisävero, tullit ja muut tavaroista ja palveluista perittävät verot... 25 IV.3.D. Avustuksen maksaminen... 25 IV.4. VALVONTA, TARKASTUKSET JA ARVIOINTI... 28 IV.4.A. Arviointi... 28 IV.4.B. Tarkastukset... 28 2
I. JOHDANTO I.1. OPPAAN TARKOITUS Tällä oppaalla on kaksi tarkoitusta: auttaa hakijaorganisaatioita ja niiden kumppaneita valmistelemaan hanke-ehdotuksiaan rahoituksen saamiseksi Agis-ohjelmasta ja antaa organisaatioille, joiden hankkeet on valittu, niiden toimintaan, hallintoon ja taloushallintoon liittyviä ohjeita, joita hankkeiden täytäntöönpanon onnistuminen edellyttää. Tämän oppaan sisältö perustuu Euroopan yhteisöjen varainhoitoasetuksen 1 avustuksia koskevaan osastoon ja varainhoitoasetuksen soveltamissääntöihin sekä muihin asiaan liittyviin asiakirjoihin. I.2. OPPAAN HYÖDYNTÄMINEN Oppaan rakenne noudattelee avustusten myöntämismenettelyn eri vaiheita: ehdotusten jättäminen ja valinta maksuaikataulu loppuraporttien hyväksyminen tulosten arviointi ja niistä tiedottaminen. Nämä ohjeet muodostavat joukon hyviä käytäntöjä, joita organisaatioiden toivotaan noudattavan. Muunlaiset hallintomenettelyt on perusteltava, ja ne tulevat kysymykseen vain, jos 1. ne ovat täysin yhteensopivia ohjelman ja ehdotuspyyntöjen oikeusperustan eli Euroopan yhteisöjen varainhoitoasetuksen kanssa, 2. ne ovat avoimia, 3. ne eivät ole vastoin Agis-ohjelman yleisiä periaatteita tai hyvän hallinnon perussääntöjä, 4. ne on selvitetty perusteellisesti hanke-ehdotusta jätettäessä. I.3. KESKEISTEN TERMIEN MÄÄRITTELY Hakijaorganisaatio (hakija): yksityinen, julkinen tai osittain julkinen instituutio tai elin, joka jättää hanke-ehdotuksen Agis-ohjelman toimialaan kuuluvasta kansainvälisestä yhteistyöhankkeesta. Hakijaorganisaatiosta tulee sopimusorganisaatio (ks. jäljempänä), jos ehdotus hyväksytään ja avustussopimus allekirjoitetaan. Sopimusorganisaatio (avustuksen saaja): avustussopimuksen nojalla vastuunalainen yksityinen, julkinen tai osittain julkinen instituutio tai elin, joka vastaa hankkeen päivittäisestä koordinoinnista ja hallinnoinnista, mihin sisältyy myös hankkeelle myönnettyjen yhteisön varojen jakaminen. Sopimusorganisaatio on vastuussa komissiolle. 1 Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus (EYVL L 248, 16.9.2002) ja varainhoitoasetuksen soveltamissäännöt (EYVL L 357, 31.12.2002), jotka ovat molemmat olleet voimassa 1. päivästä tammikuuta 2003 lähtien ja ovat saatavilla sähköisessä muodossa yhteisön lainsäädäntötietokannasta (EUR-LEX): http://europa.eu.int/eur-lex/en/search/search_oj.html 3
Yhteistyökumppanit: kaikki organisaatiot ja instituutiot, jotka osallistuvat hanke-ehdotuksen jättämiseen. Hankkeen yhteistyökumppaneiden on allekirjoitettava yhteistyökumppanuutta koskeva vakuutus, jossa ne sitoutuvat osallistumaan hankkeen täytäntöönpanoon avustushakemuksessa kuvatulla tavalla. Hankkeen kohderyhmät/osanottajat: henkilöryhmät, joihin hanke suoraan kohdistuu. 4
II. Agis-ohjelma (TIIVISTELMÄ) II.1. TAUSTAA Agis-puiteohjelmalla 2, joka perustettiin 22. heinäkuuta 2002, edistetään poliisi- ja tulliyhteistyötä ja oikeudellista yhteistyötä rikosasioissa sekä tuetaan oikeusalan toimijoiden pyrkimyksiä osallistua eurooppalaisen politiikan luomiseen tällä alalla. Ohjelmasta annetaan rahoitustukea hankkeille, joiden tarkoituksena on parantaa oikeusalan toimijoiden ammatillisia taitoja, rajat ylittävän ja vakavan rikollisuuden torjuntaan ja ehkäisemiseen osallistuvien eri viranomaisten ja elinten välistä yhteistyötä sekä uhrien oikeuksien suojaamista ja rikosten ehkäisemistä. Agis-ohjelmasta voidaan tietyin edellytyksin tukea myös järjestöjä, jotka edistävät tällaista yhteistyötä. Vuosiksi 2003 2007 laadittu Agis-ohjelma laajentaa aiemmin Euroopan unionista tehdyn sopimuksen VI osastoon kuuluneiden joulukuussa 2002 päättyneiden ohjelmien 3 toimintaalaa ja kattaa nyt myös aiemmin budjettikohdasta B5-831 rahoitetut toimet (huumausaineet). Agis-ohjelman täytäntöönpanoa varten komissio laatii ja julkaisee Euroopan unionin virallisessa lehdessä 4 sekä oikeus- ja sisä-asioiden pääosaston verkkosivuilla vuotuisen työohjelman ja ehdotuspyynnön. Näissä asiakirjoissa esitetään aihekohtaiset painopisteet sekä mahdollisten erityishankkeiden aiheet ja Agis-ohjelmaa täydentävät toimenpiteet. II.2. TAVOITTEET Agis-ohjelman yleisenä tavoitteena on antaa Euroopan unionin kansalaisille korkeatasoinen suoja vapauteen, turvallisuuteen ja oikeuteen perustuvalla alueella; laatia, panna täytäntöön ja arvioida eurooppalaista politiikkaa tällä alalla; tukea ja vahvistaa verkottumista, keskinäistä yhteistyötä kaikkien jäsenvaltioiden yhteistä etua koskevissa yleisissä kysymyksissä, tietojen sekä kokemusten ja hyvien käytäntöjen vaihtoa ja levittämistä, yhteistyötä paikallis- ja aluetasolla sekä koulutuksen ja tieteellisen ja teknisen tutkimuksen parantamista ja mukauttamista; kannustaa jäsenvaltioita vahvistamaan yhteistyötään ehdokasmaiden ja muiden kolmansien maiden sekä alalla toimivien alueellisten ja kansainvälisten järjestöjen kanssa. 2 Neuvoston päätös 2002/630/YOS (EYVL L 203, 1.8.2002, s. 5). 3 Grotius II (rikosoikeuden ala), Oisin II, Stop II, Hippokrates, Falcone. 4 EUVL C 5, 10.1.2003, s. 5. 5
II.3. OHJELMAN KOHDERYHMÄT Agis-ohjelma on tarkoitettu seuraaville kohderyhmille: oikeusalan toimijat: tuomarit, syyttäjät, asianajajat, oikeushallinnon virkamiehet, rikostutkinnasta vastaavat virkamiehet, haaste- ja ulosottomiehet, oikeudelliset asiantuntijat, tuomioistuinten tulkit sekä muut oikeuden hoitoon liittyvien ammattien harjoittajat; lainvalvontaviranomaiset: jäsenvaltioiden julkiset laitokset, jotka ovat kansallisen lain mukaisesti vastuussa rikosten ehkäisemisestä, paljastamisesta ja torjunnasta; muita julkishallinnon yksiköitä edustavat virkamiehet, yhdistysten ja ammattijärjestöjen sekä tutkimusalan ja liikemaailman edustajat, jotka osallistuvat järjestäytyneen tai muun rikollisuuden torjuntaan ja ehkäisyyn; uhrien auttamisesta vastaavien yksiköiden edustajat, maahanmuuttoasioista ja sosiaalipalveluista vastaavien viranomaisten edustajat mukaan luettuina. Tukea voidaan myöntää kansallisella, alueellisella tai paikallisella tasolla toimiville julkisille tai yksityisille elimille tai laitoksille, yksityisille toimijoille, yhdistyksille, ammatillisille järjestöille tai liike-elämää edustaville järjestöille, yleishyödyllisille järjestöille sekä oppilaitoksille ja tutkimuslaitoksille, joilla on laillinen toimipaikka jossakin EU:n jäsenvaltiossa tai ehdokasmaassa, sekä Eurojustille ja Europolille. Luonnollisten henkilöiden hakemuksia ei voida hyväksyä. II.4. OHJELMAN TOIMINTA Ohjelmasta tuetaan enintään kaksi vuotta kestäviä hankkeita seuraavilla aloilla: yleisissä ja rikosoikeudellisissa asioissa tehtävä oikeudellinen yhteistyö, koulutus mukaan luettuna; yhteistyö lainvalvontaviranomaisten tai jäsenvaltioiden muiden julkisten tai yksityisten laitosten välillä järjestäytyneen ja muun rikollisuuden ehkäisyn ja torjunnan alalla; jäsenvaltioiden välinen yhteistyö uhrien etujen suojaamiseksi tehokkaasti rikosoikeudenkäynneissä. Tukea saavat seuraavantyyppiset hankkeet: koulutus; vaihto- ja harjoitteluohjelmien laatiminen ja niiden täytäntöönpanon aloittaminen; selvitykset ja tutkimukset (poliittisen kehityksen tukemiseen sovellettu tutkimus mukaan luettuna); ohjelman toteuttamisen yhteydessä saatujen tulosten levittäminen; jäsenvaltioiden lainvalvontaviranomaisten, oikeusviranomaisten tai jäsenvaltioiden muiden rikollisuuden ehkäisyyn ja torjuntaan osallistuvien julkisten tai yksityisten elinten välisen yhteistyön kannustaminen, esimerkiksi tukemalla verkottumista; konferenssit ja seminaarit. Ohjelma ei ole tarkoitettu opiskelijoille, mutta jatkokoulutuksessa olevat nuoret ammattilaiset voivat siihen osallistua. 6
Hankkeet ovat kansainvälisiä, ja niissä on oltava mukana vähintään kolme organisaatiota (hakija ja kaksi muuta) kolmesta eri jäsenvaltiosta (tai kahdesta jäsenvaltiosta ja yhdestä liittymässä olevasta maasta tai ehdokasmaasta). Hankkeen osanottajat voivat olla lähtöisin jäsenvaltioista, liittymässä olevista maista tai ehdokasmaista ja myös kolmansista maista, jos se on perusteltua hankkeen kannalta. 7
Lisätietoja Agis-ohjelmasta: Ohjelman sähköposti: JAI-AGIS@cec.eu.int Roberto SEGRE Roberto.SEGRE@cec.eu.int Postiosoite: Käyntiosoite: European Commission Rue du Luxembourg, 46 Directorate-General Justice and Home Affairs Unit D4: Financial support (AGIS Programme) and Prevention of General Crime Office 3/170 Office LX46 3/159 B-1000 Bruxelles B-1049 Bruxelles Agis-ohjelman verkkosivut oikeus- ja sisäasioiden pääosaston sivustolla: http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/agis/funding_agis_en.htm 8
III. OHJEITA HAKIJOILLE III.1. YLEISET HAKUOHJEET Ehdot 1. Hakemuksessa on käytettävä virallista avustusten hakulomaketta, muutoin hakemusta ei voida hyväksyä. Hakulomake voidaan ladata verkko-osoitteesta: http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/agis/funding_agis_en.htm Hakulomake on saatavilla kaikilla Euroopan unionin 11:llä virallisella kielellä. Mitä tahansa kieliversiota voidaan käyttää riippumatta hakijan kansallisuudesta. Hakulomake on kuitenkin täytettävä lomakkeen kielellä (esimerkiksi ranskankielistä hakulomaketta ei voida täyttää italiaksi). 2. Hakulomake on täytettävä tekstinkäsittelymuodossa, muutoin hakemusta ei voida hyväksyä. 3. Komissiolle on toimitettava: asianmukaisesti täytetty, allekirjoitettu ja päivätty hakulomake sekä talousarvio ja aikataulu paperiversiona kolmena (3) kappaleena; hakulomake ja talousarvio sähköisessä muodossa (levykkeellä tai CD-ROMilla); kaikki muut ehdotuspyynnössä ilmoitetut asiakirjat. 4. Hankkeeseen osallistuvien kumppaneiden on täytettävä ja allekirjoitettava yhteistyökumppanuutta koskeva vakuutus, josta käy ilmi kunkin tehtävä hankkeessa sekä mahdollinen rahoitusosuus. 5. Lisätietoja on saatavissa Agis-ohjelman työohjelmasta ja ehdotuspyynnöistä. 9
III.2. EHDOTUKSEN ESITTÄMISTÄ KOSKEVAT OHJEET Hakulomake on jaettu eri jaksoihin, ja asianmukaisesti täytettynä sen pitäisi sisältää kaikki ehdotuksen arvioinnissa tarvittavat tiedot. Hakulomake on täytettävä jollakin Euroopan unionin 11 virallisesta kielestä, mieluiten englanniksi, ranskaksi tai saksaksi. Huomattavaa on, että hankkeen tiivistelmä kohdassa 2.1.8.1 on täytettävä englanniksi tai ranskaksi, ja sitä käytetään julkisuuteen annettavana tiedotteena, mikäli avustus myönnetään. Hakulomaketta täytettäessä on tärkeää olla täsmällinen, esittää tiedot yksityiskohtaisesti ja täsmällisesti mutta silti lyhyesti ja keskittyä hankkeen keskeisimpiin piirteisiin, tavoitteisiin ja tuloksiin. Hankkeet arvioidaan sen mukaan, miten ne täyttävät ehdotuspyynnössä annetut kriteerit. Hakulomakkeen täyttämistä koskevia yleisiä ohjeita: Kohta 2.1.8: Hankkeen yhteenveto (enintään 2000 merkkiä) Yhteenvedosta on käytävä ilmi hankkeen keskeisimmät piirteet, ja siinä on vastattava seuraaviin kysymyksiin: MINKÄTYYPPISESTÄ toiminnasta on kysymys? Esimerkkejä: viikon kestävä poliisiharjoitus, kolme neljäpäiväistä koulutusseminaaria, toteutettavuustutkimus. KUINKA monta henkilöä hankkeeseen osallistuu ja mitkä ovat heidän tehtävänsä? Esimerkkejä: 12 tutkijaa, 54 lainvalvontaviranomaisten ja 5 rahoituslaitosten edustajaa, 4 raja-alueiden verkottumisesta vastaavaa organisaatiota. MIKÄ on tarkkaan ottaen hankkeen sisältö? Esimerkkejä: Internetissä levitettävien lapsipornografisten viestien torjuntaan tarkoitettujen tekniikoiden käyttökoulutus, ulkomaisia rahoituspetoksia koskevan tilastoinnin parantaminen, ekstaasikaupan rikostutkinnassa tarvittavien taitojen hankkiminen. MILLAISIA tuloksia hankkeesta odotetaan? Esimerkkejä: lainvalvontaviranomaisten ja kansalaisjärjestöjen yhteisten toimintaohjeiden laatiminen ihmiskaupan uhreja koskevien tietojen käytöstä, rikospaikkatutkijoiden kouluttajien koulutuksessa käytettävän mallin kehittäminen, synteettisiä huumausaineita käsittelevän käsikirjan laatiminen, arviointi säädösten saattamisesta osaksi jäsenvaltioiden kansallista lainsäädäntöä, rahoituspetoksia koskevia kansallisia tilastoja vertailevan raportin laatiminen. Tiivistelmässä on ilmoitettava, millä kielillä mahdollinen julkaisu tai muu materiaali on saatavilla. Mikäli hanke liittyy suoraan tietyn säädöksen täytäntöönpanoon, se on mainittava tiivistelmässä. Yleisiä politiikkoja tai neuvoston päätelmiä ei kuitenkaan pidä mainita, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä. 10
Kohta 2.1.8.1 (enintään 2000 merkkiä) Hankkeen yhteenveto englanniksi tai ranskaksi. Nämä tiedot voidaan julkaista. Tämän kohdan tulee sisältää edellä luetellut keskeisimmät tiedot. Kohta 2.1.9 Valitkaa hankettanne parhaiten vastaava kuvaus kustakin neljästä kategoriasta (tavoitteet, alat, hankkeen tyyppi ja hankkeen luonne) ja merkitkää se rastilla. Hankkeen tyypin määrittelyssä huomattavaa: Tiedotusseminaari järjestetään suuremmalle osanottajajoukolle kuin erityiskoulutus. Sen tärkeimpänä tavoitteena voi olla esimerkiksi tiettyä säädöstä koskevien tarkistusten esittely, analyysien vertailu tai yhteistyömenetelmien ja tulosten vaihtaminen. Se voi koostua esitelmistä ja tarvittaessa työpajoista (workshopeista), joissa keskitytään tiettyihin erityisongelmiin. Tämäntyyppisiä toimia valmistellaan ennakkomateriaalin ja/tai tilanteita tai ongelmia vertailevan tai yhdistelevän analyysin avulla. Tulokset voidaan julkaista päätelmien, suositusten ja/tai yksittäisiä aiheita koskevien analyysien muodossa. Konferenssi kohdennetaan tarkkaan rajatulle ryhmälle ja sen tavoitteena on saada aikaan muutoksia joko lähestymistavassa, asenteissa, menetelmissä tai työn painopistealueissa sekä tuoda näkyviin tietty ongelma tai politiikka. Toimien vaikutusten arviointi on tärkeä osa hanketta. Voidaan esimerkiksi tehdä yhteenveto havaituista muutoksista ja asianomaisten elinten tekemistä sitoumuksista tai analysoida poliittista näkyvyyttä tai konferenssin yhteydessä kehitettyjä uusia aloitteita. Ennen seminaaria, jossa esitellään tuloksia tai käytäntöjä, on laadittava selkeä arvio kyseessä olevien tulosten tai käytäntöjen laadusta ja vaikutuksista sekä arvioitava kohderyhmän tarvetta ja mahdollisuuksia panna tällaiset käytännöt/välineet/menetelmät täytäntöön omassa maassaan. Päätelmissä pitäisi arvioida tulosten hyödyntämisen mahdollisuuksia ja rajoituksia (oikeudellisia, kulttuurisia ja käytännön seikkoja). Seminaarin valmistelu- ja jälkityö tehdään läheisessä yhteistyössä hankkeen kumppaneiden kanssa, jotta käsitteistä ja tuloksista saadaan mahdollisimman kattavat. Seminaarin muodossa tapahtuva tai muu koulutus on selkeästi kohdennettava ja suunnattava ammattilaisille, jotka tarvitsevat koulutuksen antamia taitoja tai tietoja päivittäisessä työssään. Seminaaria valmistellaan arvioimalla tärkeimpien kumppaneiden kanssa kohderyhmää, viitekehystä ja sisältöä keskittyen todelliseen ammattitaidon parantamiseen, uusien taitojen oppimiseen ja käytännön kokemusten vaihtoon. Koulutusohjelma on merkittävä hakulomakkeeseen siten, että siinä ilmoitetaan yksityiskohtaisesti käsiteltävät aiheet sekä mukana olevat puhujat/kouluttajat (ainakin organisaatiot). Hyvä koulutus on enemmän kuin lainsäädäntöä koskevien tietojen päivittämistä ja tietojenvaihtoa tai tietyn ilmiön analysoimista. Sen pitäisi tarjota myös koulutettaville mahdollisuus aktiiviseen osallistumiseen sekä mahdollisuuksien mukaan käytännön harjoituksiin. Koulutushankkeen tavoitteena voi myös olla erityisten koulutusmoduulien kehittäminen kouluttajille tai loppukäyttäjille. Näiden koulutusmoduulien laatimisessa olisi otettava huomioon kaikki aiheeseen liittyvä materiaali ja kumppaneilta saatava asiantuntemus. Koulutusmoduulit on testattava, ja niiden on oltava myös muiden EUkumppaneiden/viranomaisten käytettävissä. 11
Kohta 2.2.1 Hankkeella on pyrittävä ratkaisemaan tietty ongelma tai löytämään siihen helpotusta. Hakijoiden toivotaan keskittyvän selkeisiin kohteisiin. Yleisiä poliittisia kannanottoja ja suurisuuntaisia tavoitteita on vältettävä. Kohta 2.2.2 Hankkeella voi olla itsenäinen tavoite tai se voi olla osa laajempaa strategiaa tietojen, taitojen tai yhteistyöprosessien parantamiseksi hakijaorganisaation, maan tai kumppaniorganisaatioiden tasolla. Hankkeella voidaan myös osallistua EU:n tai kansainvälisen lainsäädännön täytäntöönpanoon tai valmistella poliittisia aloitteita. Tällaisissa tapauksissa asiaankuuluvat tiedot/perusteet/lainaukset on mainittava. Kohdat 2.2.5 2.2.8 Hakijoiden on osoitettava tuntevansa asianomaisen alan keskeisin kehitys, ja hakijoilla on oltava selkeä näkemys hankkeen nimenomaisesta roolista siinä. Hakijaorganisaatiolle ja kumppaneille koituva lisäarvo on selitettävä tarkasti. EU:n tasolla saatava lisäarvo määrää sen, millaisia vaikutuksia hankkeella on kohderyhmään ja hankkeen osallistujien välisten suhteiden vahvistumiseen. Kohta 2.2.10 Tutkimushankkeen valmistelukokoukset eivät ole hankkeen tuloksia, kuten ei myöskään esimerkiksi koulutusohjelman perustamiseen tähtäävä kumppaneiden välinen yhteydenpito. Tiettyä rikollisuuteen liittyvää aihetta kumppanimaissa analysoivan asiakirjan laatiminen saatetaan katsoa tulokseksi, jos se jaetaan seminaarissa osanottajille. Hankkeen tuloksena syntyvistä raporteista, CD-ROMeista, verkkosivustoista jne. on ilmoitettava, millä kielillä ne ovat saatavilla. Kohta 2.2.11 Tässä kohdassa luetellaan toivotun tuloksen saavuttamiseen tarvittavat vaiheet. Tähän on merkittävä myös valmistelukokoukset ja muut tuloksen saavuttamiseen tarvittavat toimet, joilla on vaikutusta talousarvioon. Kohdat 2.3.1 2.3.3 Näissä kohdissa selvitetään, millaisia erityyppisiä vaikutuksia hankkeella on kumppaneiden työhön tai niiden välisiin suhteisiin, millaisia jatkotoimia se synnyttää tai millainen vaikutus sillä on uusiin toimiin. Tässä pyydetään erittelemään maat ja kohderyhmät sekä tulosten levittämisessä käytettävät kanavat (postittaminen, viralliset kanavat, eri kohderyhmille tarkoitetut ammatilliset julkaisut jne.). Kohdat 2.3.4 ja 2.3.5 Näissä kohdissa ilmoitetaan mahdolliset tukitoimet, joilla varmistetaan, että hanke tavoittaa kohteensa ja täyttää laatuvaatimukset. Kohta 2.3.6 Tässä muistutetaan hakijoita niiden velvollisuudesta mainita Agis-ohjelmasta saatu yhteisrahoitus. Agis-ohjelman verkkosivuilta on saatavissa valmis teksti ja tunnus, joita käyttämällä avustuksen saajat voivat täyttää tämän velvoitteensa. 12
III.3. MENOISTA YLEISESTI HUOM.: Avustusten myöntämiseen liittyvien talousarviokäsitteiden ja tukikelpoisten kustannuserien ymmärtämiseksi kannattaa tutustua avustussopimuksen malliin, joka löytyy Agis-ohjelman verkkosivuilta: http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/agis/funding_agis_en.htm sekä Euroopan yhteisöjen varainhoitoasetuksen VI osastoon (avustukset) ja varainhoitoasetuksen soveltamissääntöihin, jotka ovat molemmat olleet voimassa 1. päivästä tammikuuta 2003 lähtien ja ovat saatavilla sähköisessä muodossa yhteisön lainsäädäntötietokannasta (EUR-LEX): http://europa.eu.int/eur-lex/fi/search/search_oj.html III.3.A. Tiedot talousarviosta Osana hakemusta hakijan on toimitettava hankkeen yksityiskohtainen talousarvio (euroissa), jossa on eriteltynä sekä suunnitellut menot että odotettavissa olevat tulot (ja josta käy ilmi komissiolta haetun yhteisrahoituksen, oman rahoituksen ja muun rahoituksen määrä). Tähän on käytettävä talousarviolomaketta. Hakijan ja kumppaniorganisaatioiden rahoitusosuudet ja muut rahoituslähteet on eriteltävä oikeisiin kohtiin. Normaalitapauksissa komission rahoitusosuus voi olla enintään 70 prosenttia tukikelpoisista kokonaiskustannuksista, mutta erityishankkeissa ja täydentävissä toimenpiteissä tämä prosenttiosuus voidaan ylittää. Loppuosa rahoituksesta on siis saatava muista lähteistä. On syytä huomata, että komission maksumenettelyt edellyttävät, että hakijat vastaavat hankkeiden ennakkorahoituksesta. Avustussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen komissio kuitenkin maksaa ennakkomaksun avustuksen saajalle. Yhteisrahoitettavissa hankkeissa yhteisön tukea maksetaan vain, jos hankkeelle on muitakin julkisia tai yksityisiä rahoituslähteitä: kumppaneita, takaajia, osallistumismaksuja, osallistujien maksamia tai heidän puolestaan maksettavia kustannuksia. Viimeksi mainitut luetellaan sekä kustannuksina että tuloina. Yhteisrahoituksen olemassaolo osoitetaan yhteistyökumppanuutta koskevan vakuutuksen kohdassa 5, jossa vahvistetaan kunkin hankkeeseen osallistuvan kumppanin yhteisrahoitussitoumukset. Allekirjoittamalla hakulomakkeen ja talousarviolomakkeen hakija sitoutuu vastaamaan omasta rahoitusosuudestaan. Komission Microsoft Excel -muodossa laatima talousarviolomake on täytettävä oikein. On tärkeää, että lomakkeella annetaan tarkat ja yksityiskohtaiset tiedot: henkilöstön tehtävät, laskentayksiköt (päivä, kuukausi, matka, kirja, sivut jne.), yksikkömäärät jne. Yhteisön myöntämä rahoitus ei missään tapauksessa saa synnyttää voittoa. 13
III.3.B. Tukikelpoisuutta koskevat säännöt 5 Kustannukset jaetaan kahteen pääluokkaan: tukikelpoiset välittömät kustannukset ja tukikelpoiset välilliset kustannukset (yleiskustannukset). 1. Tukikelpoiset välittömät kustannukset Nämä ovat hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiä kustannuksia. Näitä kustannuksia ei olisi syntynyt, ellei hanketta olisi toteutettu. Avustuksia myönnettäessä kustannukset katsotaan tukikelpoisiksi eli sellaisiksi, että niihin on oikeus saada yhteisön rahoitusta, jos ne täyttävät seuraavat edellytykset: - ne liittyvät suoraan ehdotettuun hankkeeseen ja niistä määrätään sen talousarviossa; - ne ovat ehdotuksessa esitetyn hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiä; - ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja, ja niissä noudatetaan moitteettoman varainhoidon periaatteita erityisesti taloudellisuuden ja kustannusvaikuttavuuden osalta; - ne ovat aiheutuneet hankkeen toteutusaikana, sellaisena kuin se on määritelty avustussopimuksen I.2 artiklassa. Ainoastaan hankkeen alkamisajankohdan jälkeen ja ennen sen päättymisajankohtaa syntyneet kustannukset ovat tukikelpoisia. Hankkeen päättymistä seuraavan kolmen kuukauden raportointijakson aikana syntyneet kustannukset eivät ole tukikelpoisia; - ne ovat avustuksen saajan tai kumppaneiden toteutuneita kustannuksia, ne on kirjattu saajan kirjanpitoon tai veroilmoituksiin, ja ne ovat yksilöitävissä ja tarkastettavissa. Erityisesti tukikelpoisia ovat seuraavat välittömät kustannukset: - henkilöstökustannukset - matka- ja oleskelukulut - laitekustannukset - kulutushyödykkeistä ja tarvikkeista aiheutuvat kustannukset - hankkeen toteuttamiseksi tehtyjen hankintasopimusten kustannukset edellyttäen, että avustussopimuksen II.9 artiklassa määrättyjä ehtoja noudatetaan - sopimusehdoista suoraan aiheutuvat kustannukset (tiedotus, hankkeen arviointi, tarkastukset, käännös- ja kopiointikulut jne.), tarvittaessa myös rahoituspalvelujen kustannukset (erityisesti vakuuksista aiheutuneet kustannukset). Avustussopimuksessa mainittu Euroopan yhteisön rahoitusosuus lasketaan tukikelpoisten kustannusten kokonaismäärän perusteella. 5 Tässä kohdassa käytetyt kirjaimet vastaavat talousarviolomakkeen luokittelua. 14
A. Henkilöstökustannukset Tämä kattaa hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön aiheuttamat kustannukset eli todelliset palkkakustannukset, joihin on lisätty sosiaaliturvamaksut ja muut palkkioihin liittyvät lakisääteiset kustannukset, jos ne eivät ylitä avustuksen saajan tavanomaisen palkkauskäytännön mukaista keskitasoa. Henkilöstökustannukset on laskettava työntekijän/palvelun tarjoajan todellisen päiväpalkan perusteella kerrottuna hankkeeseen käytettyjen työpäivien määrällä. Lukuun on sisällytettävä kaikki tavanomaiset työnantajamaksut, kuten sosiaaliturvamaksut, mutta sen sijaan siihen ei voida sisällyttää mahdollisia bonuksia, kannustimia tai voitonjako-ohjelmia. Näihin kustannuksiin voidaan sisällyttää myös muita henkilöresurssien käyttöön liittyviä kustannuksia, jos ne on eritelty ehdotuspyynnössä. Virkamiesten ja muun julkisten viranomaisten palkkaaman henkilöstön palkkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. Sama pätee myös pysyvästi hakijaorganisaation palveluksessa oleviin henkilöihin, jotka osallistuvat hankkeen täytäntöönpanoon osana tavanomaisia työtehtäviään. Hankkeen tai sen osan täytäntöönpanosta vastaavien henkilöiden aiheuttamat henkilöstökustannukset voidaan kuitenkin katsoa tukikelpoisiksi, jos - organisaatio on palkannut työntekijän vain hankkeen ajaksi; - henkilö on hakijaorganisaation vakituinen työntekijä, joka suorittaa hankkeen toteuttamiseen liittyviä tehtäviä ylityökorvausta vastaan; - henkilö on hakijaorganisaation vakituinen työntekijä, joka on virallisesti siirretty hoitamaan hankkeen toteuttamiseen liittyviä, työntekijän normaaliin työnkuvaan kuulumattomia tehtäviä, ja kyseisen työntekijän varsinaisia työtehtäviä hoitaa toinen organisaation työntekijä; - henkilö on hakijaorganisaation vakituinen työntekijä, joka on virallisesti siirretty hoitamaan hankkeen toteuttamiseen liittyviä tehtäviä. Työntekijän työpanos hankkeen hyväksi voidaan tarkistaa yksinkertaisella ja todennettavissa olevalla menetelmällä (työaikalomakkeet). Tässä tapauksessa kustannukset katsotaan välittömiksi kustannuksiksi, joihin liittyy vastaava tulo. Hakijan on toimitettava nämä tiedot asianmukaisella lomakkeella (ks. talousarvion laadintaohjeet), joka on saatavilla Agis-ohjelman verkkosivuilta. Hyväksyttävän palkkatason määrittämiseksi on määritelty kokopäivätyöstä päivää kohti maksettavat enimmäispalkat, jotka sisältävät kaikki mahdolliset maksut: ISCO1- ammattiluokassa 450 euroa, ISCO2-luokassa 300 euroa, ISCO3-luokassa 250 euroa ja ISCO4-luokassa 125 euroa. On huomattava, että henkilöstökustannuksiin ei voida sisällyttää kääntämisestä tai tulkkauksesta aiheutuvia kustannuksia, jotka merkitään kohtaan Kokoukset ja seminaarit (E-kohta) tai Julkaisut ja tiedotus (F-kohta) tai Muut välittömät kustannukset (G-kohta). B. Toimintaan osallistuvan henkilöstön matka- ja oleskelukulut 15
Tämän nimikkeen alle kuuluvat hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön matka- ja oleskelukustannukset, lukuun ottamatta kokouksiin ja seminaareihin liittyviä kustannuksia, jotka merkittään oman nimikkeensä alle jäljempänä olevaan E-kohtaan Kokoukset ja seminaarit. Ainoastaan suoraan hankkeeseen kohdistuviin, selkeästi eriteltyihin ja tunnistettavissa oleviin matka- ja oleskelukuluihin voidaan myöntää yhteisön rahoitusta. Muualle kuin kumppaneiden toimipaikkoihin suuntautuvien matkojen on osoitettava liittyvän hankkeeseen. Sopimuksen mukaan tukikelpoisia ovat ainoastaan matkasta aiheutuneet todelliset kustannukset. Matkat on tehtävä halvimmalla kulkuvälineellä ja käytettävä mahdollisuuksien mukaan edullisinta maksuluokkaa. Oman auton käytöstä aiheutuneet kustannukset, joiden on oltava perusteltuja ja joiden hinta ei saa olla kohtuuton, voidaan hyvittää seuraavasti: 1. yksityisauto: ilmoituksen perusteella, kuitenkin enintään ensimmäisen luokan junalippua vastaava summa (korvaus maksetaan vain yhden lipun hinnasta riippumatta siitä, kuinka monta henkilöä samassa autossa matkustaa) 2. vuokra-auto (enintään B-luokka tai vastaava) tai taksi: todelliset kustannukset, elleivät ne ole kohtuuttomia muun liikennevälineen käyttöön verrattuna. Hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön oleskelukustannukset lasketaan päivärahojen tai todellisten kustannusten perusteella. Niiden on oltava avustuksen saajan tavanomaisen matkakorvauskäytännön mukaisia, eivätkä ne saa ylittää komission vuosittain hyväksymissä maksutaulukoissa vahvistettuja määriä (ks. jäljempänä). Oleskelukustannukset (joihin sisältyy majoitus, kaksi päivittäistä ateriaa sekä kaikki muut kustannukset, kuten taksit ja paikallisliikenteen maksut) voidaan maksaa hankkeen varoista, jos 1. ne ovat kohtuulliset paikalliseen hintatasoon nähden; 2. niiden laskuperusteena käytetään kumppaniorganisaation sisäisiä sääntöjä, jotka voivat perustua joko todellisiin kustannuksiin tai päivärahaan. Periaatteessa oleskelukustannukset eivät saa ylittää matkustavan henkilön omassa organisaatiossa määriteltyä ja sovellettavaa matkapäivärahaa tai alla olevassa taulukossa esitettyjä enimmäispäivärahoja. Maa Päiväraha (euroa) Maa Päiväraha (euroa) Itävalta 122 Italia 130 Belgia 150 Luxemburg 143 Tanska 179 Alankomaat 148 Suomi 156 Portugali 143 Ranska 130 Espanja 141 Saksa 127 Ruotsi 157 Kreikka 113 Yhdistynyt 199 kuningaskunta Irlanti 165 Tšekki 230 Malta 181 Kypros 100 Viro 152 Latvia 178 Liettua 177 Puola 221 Slovenia 133 Slovakia 158 Unkari 172 Muiden kuin taulukossa mainittujen maiden enimmäispäivärahat löytyvät verkko-osoitteesta: http://europa.eu.int/comm/europeaid/perdiem/pd_06_2003.pdf 16
C. Laitteet (uudet tai käytetyt) Tämä kattaa laitteiden (uusien tai käytettyjen) hankintakustannukset, jos kyseisistä laitteista tehdään avustuksen saajaan sovellettavien ja samanluonteisten hyödykkeiden osalta yleisesti sallitut vero- ja kirjanpitosääntöjen mukaiset poistot. Komissio voi ottaa huomioon ainoastaan sen osan hyödykkeen poistosta, joka vastaa hankkeen kestoa ja hyödykkeen todellista käyttöä hankkeen tarkoituksiin, ellei hyödykkeen luonne ja/tai käyttö oikeuta komissiota ottamaan sitä eri tavalla huomioon. Joissakin tapauksissa voidaan hyväksyä myös tietokoneiden ja audiovisuaalisten laitteiden hankinnasta, vuokrauksesta tai liisauksesta aiheutuvat kustannukset. Tällöin hakijan on perusteltava, miksi hankkeen toteuttaminen vaatii kyseisen laitteen ostamista tai vuokraamista; vertailtava eri toimittajien hintoja parhaan tarjouksen löytämiseksi (on otettava huomioon hinta ja laatu); kirjattava hankkeen kuluiksi ainoastaan sopimuksen voimassaoloaikana hankituista tai vuokratuista laitteista aiheutuneet kustannukset sellaisessa suhteessa, joka vastaa laitteen todellista käyttöastetta ja käyttöaikaa sopimuskauden aikana. Ostetuista laitteista sopimusorganisaation on tehtävä kansallisen lainsäädännön mukaiset vuotuiset poistot 6. Organisaation, jonka tiloihin hankitut laitteet asennetaan, on yksilöitävä ja numeroitava laitteet. Sopimusorganisaation on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita tehdessään päätöksiä laitteiden vuokraamisesta, liisaamisesta (pitkäaikaisvuokraus) tai ostamisesta sekä pystyttävä perustelemaan valintansa. Kiinteän omaisuuden poistot sisältyvät tukikelpoisiin yleiskustannuksiin (ks. jäljempänä tukikelpoiset välilliset kustannukset, kohta L). Täydet poistot voidaan hyväksyä, jos hankkeen luonne ja/tai omaisuuden käyttö sitä edellyttää. Tällöin komissio määrittelee lopullisen kohteen. 6 Esimerkki: Laitehankintojen kokonaisarvo: 1 000 euroa. Arvioitu käyttöaika: kolme vuotta. Sallittu kuukausipoisto 1 000 euroa/36 = 27,78 euroa. Sopimuksen voimassaoloaika: 1.9.2004 31.8.2006 eli 2 vuotta. Ostopäivä (= laskun päivämäärä): 30.3.2005. Käyttöaika ei siis voi olla enempää kuin 17 kuukautta. Jos oletetaan, että laite on vain puolet ajasta hankkeen käytössä, käyttöaste on tuolloin 50 prosenttia. Avustuksen kattamat poistot ovat siis: (27,78 x 17) x 0,5 = 236,13 euroa. 17
D. Kulutushyödykkeet Kulutushyödykkeistä ja tarvikkeista aiheutuvat kustannukset ovat tukikelpoisia, jos ne ovat yksilöitävissä ja jos ne on kohdennettu hankkeeseen. Kulutushyödykkeistä ja tarvikkeista aiheutuvat kustannukset ovat tiukasti hankkeen toimintaan liittyviä todellisia kustannuksia. Esimerkiksi toimistotarvikkeet (kynät, paperi, kansiot, värikasetit, levykkeet jne.), sähkö-, puhelin- ja postimaksut, Internet-yhteys, tietokoneohjelmistot jne. katsotaan välillisiksi kustannuksiksi (ks. jäljempänä kohta L, Yleiskustannukset). Kokouksiin ja seminaareihin liittyviä kulutushyödykkeitä ja tarvikkeita ei merkitä tämän otsakkeen alle; niille on oma kohtansa Kokoukset ja seminaarit (ks. jäljempänä kohta E). E. Kokoukset ja seminaarit Kaikki kokouksiin ja seminaareihin liittyvät kustannukset on niiden luonteesta riippumatta kirjattava tähän budjettikohtaan (matka- ja oleskelukulut, käännös- ja tulkkauskulut, painokulut ja kopiointi, kulutushyödykkeet ja tarvikkeet jne.). Tähän kohtaan merkitään myös hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön sellaiset matka- ja oleskelukulut, jotka aiheutuvat osallistumisesta kokoukseen tai seminaariin. Kustannukset voidaan merkitä maksettujen päivärahojen tai todellisten kustannusten perusteella. Edellä olevassa taulukossa esitetyt määrät ovat suuntaa antavia. Näistä kustannuksista on esitettävä yksityiskohtainen erittely. F. Julkaisut ja tiedotus Yhteisön rahoituksen saamiseksi hankkeesta on laadittava julkaisu hankkeen omaan käyttöön. Toimitus- ja painokulujen perusteeksi on ilmoitettava selkeästi julkaisutyyppi, sivumäärä, kopioiden määrä ja käännökset. G. Muut välittömät kustannukset Tähän kohtaan merkitään ulkopuolisista hankintasopimuksista aiheutuvat kustannukset (tutkimus, tekninen toteutettavuus, tukitoimet). Muihin lisäkustannuksiin, jotka eivät kuulu mihinkään edellä luetelluista kustannuseristä, voidaan komission suostumuksella hakea avustusta edellyttäen, että niiden katsotaan olevan välttämättömiä sopimuksessa määritellyn työn toteuttamisen kannalta. Tähän kohtaan kirjattavien kulujen on näin ollen täytettävä seuraavat ehdot: 1. Ne eivät saa sisältyä mihinkään muuhun budjettikohtaan. 2. Niiden on oltava välttämättömiä työn toteuttamisen kannalta. 18
3. Työn soveltamisala tai sisältö ei saa niiden vuoksi muuttua merkittävästi. 4. Niiden on oltava sopimuksen mukaan tukikelpoisia. 5. Niiden on oltava selkeästi tunnistettavissa. Tyypillisiä tähän kohtaan sisällytettäviä kuluja ovat rahoituspalveluista perittävät maksut (pankkien palvelumaksut, ei kuitenkaan kurssitappioiden riskejä) tukikelpoisiin kustannuksiin liittyvistä palveluista aiheutuvat kustannukset muut sopimusehdoista aiheutuvat kustannukset (raportit, käännökset 7, todistukset, talletukset, pankkitakuut jne.) hankkeen ulkopuoliset tarkastukset. Tarkastukset ja arviointi Komission hyväksymien tai pyytämien toimintaa koskevien tarkastusten ja arviointien kustannukset voidaan merkitä kohtaan G. 2. Tukikelpoiset välilliset kustannukset L. Yleiskustannukset Välittömistä kustannuksista poiketen välilliset kustannukset (yleiskustannukset) ovat erilaisia kustannuksia, joita ei voida määritellä hankkeeseen suoraan liittyviksi ja sen toteuttamisen kannalta välttämättömiksi. Jos välillisten kustannusten kiinteämääräisestä korvaamisesta määrätään avustussopimuksen I.3 artiklan 2 kohdassa, niitä ei tarvitse erikseen perustella kirjanpitotosittein. Yleiskustannuksiin sisältyy esimerkiksi seuraavanlaisia kustannuksia: hallintokulut, rakennuksista ja laitteista tehtävät poistot (avustuksen saajan kansallisessa lainsäädännössä määritellyn laskentamenetelmän mukaisesti), vuokrat, ylläpitokustannukset, televiestintä ja postikulut, lämmitys, vesi, sähkö ja muut energiakustannukset, toimistokalusteet, toimistotarvikkeet sekä vakuutukset. EU:n talousarviosta toiminta-avustusta saavat organisaatiot eivät voi sisällyttää välillisiä kustannuksia talousarvioonsa. 3. Luontoissuoritukset Luontoissuoritukset Luontoissuoritukset eivät ole avustuksen saajalle koituneita todellisia kustannuksia eivätkä näin ollen tukikelpoisia kustannuksia. 7 Lukuun ottamatta kokouksiin ja seminaareihin tai julkaisuihin liittyviä käännös- tai tulkkauskustannuksia, jotka on merkittävä omaan budjettikohtaansa (E). 19
Komissio voi ottaa huomioon luontoissuoritukset ainoastaan arvioidessaan hankkeen kustannusvaikuttavuutta. III.3.C. Ei-tukikelpoiset kustannukset Seuraavat kustannukset eivät ole tukikelpoisia: - sijoitetun pääoman tuotto - lainoihin ja lainanhoitoon liittyvät kustannukset - varaukset tulevien tappioiden tai velkojen osalta - korkokustannukset - epävarmat saamiset - kurssitappiot - arvonlisävero, paitsi jos avustuksen saaja voi todistaa, ettei saa siitä palautusta - kustannukset, jotka on ilmoitettu ja korvattu jonkin toisen yhteisön avustusta saavan hankkeen tai toimintasuunnitelman yhteydessä - kohtuuttomat tai perusteettomat kustannukset - luontoissuoritukset - lahjat - matkailuun liittyvä oheisohjelma. III.4. HANKKEIDEN VALINTA JA SOPIMUSTEN TEKEMINEN III.4.A. Arviointiperusteet Hakemukset arvioidaan työohjelmassa ja ehdotuspyynnössä esitettyjen perusteiden mukaisesti. Tämän arvioinnin jälkeen komissio laatii luettelon rahoitettaviksi valituista hankkeista. Luettelo toimitetaan Agis-komitealle lausuntoa varten. Komitean annettua lausuntonsa komissio tekee päätöksensä ja ilmoittaa hakijoille, onko hakemus hyväksytty. Komissio voi myös halutessaan laatia luettelon varalla olevista hankkeista, joille voidaan myöntää rahoitusta, mikäli ohjelman käyttöön saadaan lisävaroja tai jonkin muun hankkeen järjestäjät peruuttavat (valitun) hankkeen. III.4.B. Tarkistettu talousarvio Komissio voi pyytää hakijoita toimittamaan tarkistetun talousarvion varmistaakseen, että kustannusten tukikelpoisuutta koskevia sääntöjä on noudatettu, tai jos myönnetyn avustuksen määrä poikkeaa haetusta määrästä. 20