VARASTOKIRJASTO Johtokunnan kokous n:o 1 03.02.2010 ESITYSLISTA 1 Kokouksen avaus 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 3 Ilmoitusasiat 4 v. 2009 toimintakertomus 5 Tulossopimus vuosille 2010 2012 päivitettynä vuoden 2009 toteutumatiedoilla ja vuosien 2011 ja 2012 tavoitteilla 6 Talousarvioehdotus vuodelle 2011 7 Lausunnon antaminen Rake-hankkeesta 8 Muut asiat 9 Kokouksen päätös
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 klo 11.55-15.30 Lista n:o 1 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 1. Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Varastokirjastoa koskevan asetuksen mukaan johtokunnan kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja ja vähintään kolme jäsentä on läsnä. Päätösesitys: Päätös: Todettaneen kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 11.55. Todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Jäsen Dorrit Gustafsson oli poissa, muut jäsenet olivat läsnä. Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 2 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 29.9.2009 pidetyn johtokunnan kokouksen pöytäkirja on toimitettu aiemmin jäsenille Päätösesitys: Päätös: Hyväksyttäneen edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 3 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 3. Ilmoitusasiat Päätösesitys: Päätös: Merkittäneen tiedoksi Merkittiin tiedoksi seuraavat ilmoitusasiat: - Varastokirjasto koordinoi kokoelmakartta-konsortiota. Konsortio jatkaa ainakin seuraavat kaksi vuotta - STKS:n kaukopalvelutyöryhmä on avannut kaukopalvelukäsikirja-wikin osoitteessa http://wiki.kirjastot.fi/index.php/kaukopalvelun_käsikirja - Johtokunnan puheenjohtajan uusi sähköpostiosoite on: jarmo.saarti@uef.fi - Tuula Haavisto piti keskuskirjastokokouksessa 28.1.2010 esityksen Varastokirjastosta - Kauko Maskulainen esitteli yliopistokirjastojen ja ammattikorkeakoulukirjastojen tulevaisuusfoorumia,vaasa 9.-10.2.2010 Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 4 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 4. Vuoden 2009 toimintakertomus Liitteenä 1 ehdotus Varastokirjaston toimintakertomukseksi 2009. Päätösesitys: Päätös: Hyväksyttäneen liitteenä oleva ehdotus vuoden 2009 toimintakertomukseksi. Hyväksyttiin liitteen mukaisena. Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 5 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 5. Päivitetty tulossopimus kaudelle 2010-2012 Liitteenä 2 kauden 2010-2012 tulossopimus päivitettynä vuoden 2009 toteutumatiedoilla sekä vuosien 2011 ja 2012 tavoitetiedoilla Päätösesitys: Päätös: Hyväksyttäneen liitteenä 2 oleva ehdotus. Hyväksyttiin liitteen mukaisena. Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 6 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 6. Talousarvioehdotus vuodelle 2011 Liitteenä 3 ehdotus vuoden 2011 talousarvioksi. Päätösesitys: Hyväksyttäneen vuoden 2011 talousarvioehdotus liitteen mukaisena. Päätös: Hyväksyttiin Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 7 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 7. Lausunnon antaminen Rake-hankkeesta Päätösesitys: Päätös: Koska puheenjohtaja ja kirjastonjohtaja olivat valmistelemassa Rake-raporttia, lausunnon laatinee muu johtokunta varapuheenjohtajan johdolla Muu johtokunta laati lausunnon varapuheenjohtajan johdolla. Lausunto on liitteenä. Sen allekirjoittaa varapuheenjohtaja ja toimistopäällikkö Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 8 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 8. Muut asiat Päätösesitys: Päätös: Muita asioita ei ollut. Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
VARASTOKIRJASTO Johtokunta ESITTELYLISTA/PÖYTÄKIRJA Kokous n:o 1/2010 Lista n:o 9 Aika: 3.2.2010 Paikka: Varastokirjasto Läsnä: Christina Flemming Dorrit Gustafsson Tuula Haavisto Kauko Maskulainen Jarmo Saarti, puheenjohtaja Jani Stenvall Esittelijä: kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Asiantuntijat: toimistopäällikkö Ari Kotonen kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist 9. Kokouksen päätös Puheenjohtaja kiitti johtokuntaa kolmen vuoden työskentelystä. Kokous päättyi klo 15.30 Puheenjohtaja Jarmo Saarti Kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen
LIITE Aineiston vastaanotto, säilytys käsittely ja Tuotokset: - vastaanotetun aineiston määrä (hm) - käsitellyn aineiston määrä (hm) - valmista(hm) - luetteloidut tietueet Toteutuma 2007 3 730 4 395 2 756 57 475 m 3 986 j Toteutuma 2008 4 295 5 305 3 159 67 585 m 3 026 j Toteuma 2009(suluis sa tavoite) 4 922 (4 000) 3 869 (4 500) 2 939 (3 000) ~ 44500 m ~ 3 500 j Arvio 2010 4 500 4 000 3 000 50000 m 3 200 j Tavoite 2011 4500 4500 3500 55000 3000 Toiminnallinen tehokkuus: - taloudellisuus: käsittelyn yksikkökustannukset ( /hm) 267 257 324 (240) 300 290 - aineiston vastaanoton kustannukset VARKille ( /hm) 9,83 8,15 8,53 (10) 10 10 - tuottavuus: käsitelty aineisto (hm/ htv) 317 343 237 (300) 250 260 Laatu - käsittelyyn kuluva aika (uusi aineisto, kk) - tietueiden virhe-% < 6 m 1,5 j 0,37 4,5 m 1,6 j 0,37 19 m 4 j < 22 m < 6 j <0,3 <6 <6 <0,3 Kaukopalvelu 2007 2008 2009 Arvio 2010 Tuotokset: - tilausten määrä 65 830 79 168 81 000 - toimitettuja tilauksia Toiminnallinen tehokkuus - taloudellisuus: yksikkökustannukset ( ) - tuottavuus: tilauksia/htv Laatu ja palvelukyky: - asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) - palvelun nopeus 64 855 4,39 14 373 1 854 < 24h 78 382 4,16 15 283 1 831 < 24 h 80 118 (70 000) 79 412 (70 000) 4,18 (4,40) 14 647 (14 000) 1 858 < 24 h 80 000 4,20 15 000 1 850 <24h Tavoite 2011 82 000 81 000 4,2 15 00 1850 <24h
Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1. Henkilöstö - henkilöstön määrä, tehdyt henkilötyövuodet - koulutustaso 2007 2008 2009 Arvio 2010 25 21,9 (21,5) 4,9 n=5,3 m=4,5 24 22,31 5 n=5,4 m=4,5 22 21,8 5 n=5,3 m=4,5 21 20,3 4,9 Tavoite 2011 19 19,7 5 - keski-ikä sukupuolen mukaan 51,8 (n) 48,7 (m) 52 (n) 51,1 (m) 52,1(n) 51,8 (m) 53 52,8 52 53 - ikäjakauma-% (45 v >) 72 75 83 83 80 - vakinaiset / määräaik. - kokoaik / osa-aikaiset 23/2 24/1 23/1 23/1 21/1 21/1 21/0 20/1 20/0 19/1 - tehty työaika / säännöllinen vuosityöaika % 76,6 76,8 80,5 81,2 81,2 - kokonaistyövoimakustannukset ( /vuosi) 797926 1058563 1068618 1100000 1100000 - tehdyn työajan palkat ( ) (% palkkasummasta) 481 608 77,9 678 099 79 719 394 82,4 730000 80 740000 80 - välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista ( %) 316 318 65,7 380 464 56,1 349224 48,5 350000 50 350000 50
2. Työhyvinvointi - työtyytyväisyysindeksi 3,32 3,59 3,61 >3,6 >3,6 - vaihtuvuus-% (lähtö-, tulo-) 0/4,6 8 /8 20,8/12,5 2,3/0 4,6/0 - sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 9,9 15,4 9,6 8 <8 - työterveyskust. / htv 431 549 485 480 480 - Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen: /htv 456 263 532 500 500 3. Osaaminen, aineeton pääoma - henkilöstökoulutuskustannukset / htv 546 446 447 600 600 - koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) 3,2 2,8 2,5 3,5 3,5 - henkilöstön arvo 6141626 7818999 8663891 9m 9m
Varastokirjasto Lausunto 08.02.2010 Johtokunta Päivärannantie 10 70421 Kuopio OPETUSMINISTERIÖ Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto Meritullinkatu 10 PL 29 Valtioneuvosto 0023 Helsinki Anne Luoto-Halvari Opetuksen ja tutkimuksen toimintaympäristö 2020 Korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittäminen digitaaliseksi palveluverkoksi Varastokirjaston johtokunta kiittää Opetusministeriötä korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen selvittämisestä muuttuvassa korkeakoulumaailmassa. Samalla Varastokirjaston (jatkossa VK) johtokunta kiittää selvitystyöryhmää ja sen tuottamaa perusteellista raporttia. Koska työryhmän pj:na toimi VK:n johtokunnan pj Jarmo Saarti sekä jäsenenä VK:n kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen, he eivät ole osallistuneet tämän lausunnon laadintaan. Varastokirjaston johtokunnan hyväksymässä talous- ja toimintasuunnitelmassa 2011 2014 29.9.2009 todetaan seuraavaa: Toimintasuunnitelmakaudella toteutettava Varastokirjaston ja Kansalliskirjaston yhdistyminen edellyttää monia toimenpiteitä. Lainsäädännön tasolla on tehtävä muutoksia. Kansalliskirjastoa koskevat säädökset sisältyvät yliopistolakiin ja erityisesti Helsingin yliopistoa koskevaan osaan. Varastokirjastolla on oma lakinsa ja asetuksensa. Laissa määrätään tehtävistä ja hallinnosta. Nämä säädökset on ajantasaistettava siten, että toiminnalle ei aiheudu haittaa. Suunnitteluvaiheessa Varastokirjasto ja Kansalliskirjasto toimivat yhdessä ja tasaveroisina. Käytännössä Varastokirjastosta ja Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluista muodostetaan uusi yksikkö, joka hyödyntää molempien resurssit optimaalisesti ja tuottaa palvelut käyttäjälähtöisesti kirjastoverkkoa kuunnellen. Palveluyksikössä toimintaa voidaan kehittää uudella tavalla.
Edelleen: Palveluyksiköstä muodostetaan digitaalisten palvelujen ja painettujen aineistojen hallinnan osaamiskeskittymä, joka toimii yhteistyössä kansallisten ja kansainvälisten toimijoiden kanssa. VK:n johtokunta katsoo, että VK on perusolemukseltaan tuottavuusohjelman mukaista toiminnan tehostamista. Tiloja vapautetaan vuosittain eri kirjastosektoreilla tuhansia hyllymetrejä (v. 2009 lähes 5000, ja yhteensä 110 000 vv. 1989 2009). Erityisesti yokirjastoilla ja erikoiskirjastoilla tilansäästö on huomattava, vaikka aineisto säilyy asiakkaiden käytettävissä tehokkaasti kotimaassa. Varastokirjasto pystyy myös toimittamaan pyydetyt aineistot erittäin nopeasti, mikä on yksi syy korkeisiin käyttäjätyytyväisyyslukuihin. Arvioimme, että Varastokirjaston konsepti säilyy vielä pitkään. Painetun aineiston määrä maailmassa ei ole toistaiseksi vähentynyt siinä määrin kuin on arvioitu. VK palvelee koko kirjastosektoria. Käytön painopiste on siirtymässä yleisiin kirjastoihin (lainoista 67 % v. 2009). Kirjastolla on myös oma erityistehtävänsä (konkretisoitava tai jätettävä pois). VK pystyy reagoimaan nopeasti koko kirjastolaitoksen muuttuviin tarpeisiin. Kirjastoalan eri sektoreita edustavan VK:n johtokunnan mielestä VK:n toiminnat kannattaa säilyttää toistaiseksi entisellään. VK edustaa onnistunutta tasapainoa säästämisen ja käytön tehostamisen välillä. Tämän hyvin toimivan konseptin rikastaminen on se mahdollisuus, jolla kansallisen kirjastoverkon toimivuutta parannetaan, eikä heikennetä. VK:n johtokunta korostaa myös maksuttomuuden keskeisyyttä toimivan konseptin osana. Keskitetty rahoitus toimii hyvin tämän tyyppisessä eri kirjastosektorien yhteisessä varastokirjastossa. Maksullisuus vähentäisi käyttöä olennaisesti. VK:n palvelut hyödyttävät koko kirjastolaitosta ja kansakuntaa. Kansantaloudellinen hyöty on selkeä ja samalla ehkäisee kirjastotoimintojen osaoptimointia. Keskitettyjen palveluiden yhdistämisen analyysi puuttuu raportista. Miten Kansalliskirjaston tietojärjestelmät, CSC:n palvelut; FinELib:n verkkopalvelut sekä VK:n palvelut onnistuvat tuottamaan lisäarvoa, mitä kustannushyötyjä yhdistämisellä saadaan? Mitä yhdistäminen merkitsee toiminnallisesti? Kustannushyötyanalyysit pitäisi tehdä ensin ja vasta sitten päättää suosituksista. Tähän problematiikkaan liittyy myös Kansalliskirjaston itsenäisyys (vrt. uusi yliopistolaki). Kansalliskirjasto on osa itsenäistä yliopistoa (HYK) ja VK valtion suora laitos. Jos nämä kaksi yhdistetään, on päätettävä esim. VK:n kokoelmien omistajuudesta. Varastokirjaston johtokunta katsoo, että KK:n ja VK:n yhdistäminen pitää tapahtua tasaarvoisella pohjalla. Myöskään kummankaan henkilöstöä ei ole vielä kuultu. Tästä syystä VK:n johtokunta katsoo, että yhdistämistä analysoimaan tulee perustaa työryhmä/selvitysmies. Sen/hänen tulee selvittää uuden palveluyksikön/yhdistettävän organisaation osalta seuraavat asiat, jotka joka tapauksessa tulevat päätöksenteon kohteeksi lähitulevaisuudessa:
1. Uuden yksikön strategia ja perustehtävät. 2. Lainsäädännön uudistamisen tarpeet. 3. Uusien/olemassa olevien tarpeiden toiminnalliset ratkaisut, esim. musiikkiaineiston pitkäaikaissäilytys ja käyttöön saattaminen, digitalisointi (mm. tekijäoikeuskysymykset), yhteisluettelointi ja painetun aineiston pitkän hännän optimointi. 4. Yhdistämisen kustannus/hyötyanalyysi sekä vanhoista rakenteista luopuminen; yhdistämisessä pitää tähdätä kokonaan uuden, tehokkaan organisaation luomiseen (nk. tiikerinloikka). Kauko Maskulainen Varastokirjaston johtokunnan vpj merk. Ari Kotonen toimistopäällikkö, Varastokirjasto
Luettelointi Aleph-Linda, Voyager-Vaari Haku Voyager- Vaari ei Haku Aleph- Lindasta SJ on Tarkasta kunto Tarkasta bib, tee korjaukset Kopioi Alehp- Lindan tietue on Konversio 1 Usemarconilla ei on Haku BookWhere ei Roskiin Jos korjaus, tallennus Alephiin Muokkaa tietue sopivaksi Konversio 2 Alephissa Primääriluetteloi bib Alephissa Tee holdings +item Lisää Vaarin paikkamerkki Hae bib Voyager- Vaarissa Tallenna tietue Alephiin Lisää Vaarin paikkamerkki Korjaukset Alephissa Tallenna tietue Alephiin Tallenna tietue Alephiin Lisää Vaarin paikkamerkki Tee holdings + item Hae bib Voyager- Vaarissa Tee holdings + item Lisää Vaarin paikkamerkki Hae bib Voyager- Vaarissa Hae bib Voyager- Vaarissa Tee holdings + item Tee holdings + item
Luettelointi Voyager-Vaarissa SJ Haku simultaanihaulla Vaari-Linda ei Haku BookWhere on Primääriluetteloi harkinnan mukaan on ei Vaari: tarkasta kunto On Lindassa (ei Vaarissa) muokkaa tietue Vaariin Konversio Usemarconilla Primääriluetteloi Roskiin Tee holdings +item Tallenna bib ja tee holdings + Tee korjaukset Tallenna bib ja tee holdings + Tallenna bib ja tee holdings +
VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2009 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan... 1 2. Vaikuttavuus... 3 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 3 2.2. Kaukopalvelu... 7 2.3. Asiakaspalaute... 9 3. Toiminnallinen tehokkuus... 10 3.1. Toiminnan taloudellisuus... 10 3.2. Toiminnan tuottavuus... 11 4. Tuotokset ja laadunhallinta. 11 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 11 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 12 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen... 12 6. Tilinpäätösanalyysi... 15 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma.... 15 8. Allekirjoitukset... 16 Liite: toimintaa kuvaavia tunnuslukuja. 17 Liite a: luettelointiprosessien kuvaus
1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2009 oli kolmivuotisen tuloskauden viimeinen vuosi. Tuloskaudella toiminnan kehittämisen painopisteenä oli entiseen tapaan kirjastojen tukeminen tilaongelmissa ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämä aineisto sekä aineiston käyttöön asettaminen. Kuluva vuosi oli toiminnallisesti ongelmallinen: vain osa tavoitteista saavutettiin. Erityisesti luetteloinnissa oli ongelmia uuden tietokantaratkaisun takia. Aineiston käsittelyssä ei ylipäätään pystytty nostamaan tuottavuutta eikä taloudellisuutta. Kaukopalvelussa oli normaali vuosi ja se toimi suunnitelmien mukaisesti. Varastokirjasto järjesti syksyllä 20-vuotisjuhlakonferenssin. Siihen osallistui 58 henkeä 14 maasta. Konferenssin esitykset löytyvät Varastokirjaston sivuilta osoitteesta: http://www.varastokirjasto.fi/kuopio3/programme.htm Toimintaympäristö Varastokirjaston kehysorganisaationa on koko kirjastolaitos, joten Varastokirjastossa on reagoitava siihen mitä muutoksia eri kirjastosektoreilla tapahtuu ja millaisia vaikutuksia näillä muutoksilla on Varastokirjaston toiminnalle. Tärkein muutos toimintaympäristössä on korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittämien. Sen ympärille muodostetussa hankkeessa on selvitetty mm. kirjastojen yhdistymisen ja toimintayksiköiden vähenemisen vaikutuksia Varastokirjastoon. Perusolettamus on, että kirjastoilla on jatkossakin kokoelmatila- tai varastotilaongelmia, joiden ratkaiseminen onnistuu varastokirjastokonseptin avulla. Kaikkia rakenteellisen kehittämisen vaikutuksia ei ole vielä selvitetty, mutta näyttää siltä, että kirjastot tarvitsevat jatkossakin Varastokirjaston kaukopalvelua. Rakenteellisen kehittämisen hankkeen lopppuraportissa pohdittiin Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston yhteistyön kehittämistä ja alustavien kaavailujen mukaan organisaatioiden yhdistyminen saattaa toteutua seuraavalla toimintasuunnitelmakaudella 2010 2012. Hankkeen loppuraportti ilmestyi kesäkuussa 2009. Ammattikorkeakouluissa AMKIT-konsortio pyrkii ennakoimaan rakennemuutoksia etsimällä kumppanuuksia ja verkostoitumalla. Konsortion tavoitteena on edistää yhteistyötä Kansalliskirjaston, opetusministeriön, kirjastoverkon sekä muiden yhteistyökumppaneiden ja rahoittajien kanssa. Amk-kirjastojen nuoruudesta johtuen tilanahtaus ei ole toistaiseksi ollut suuri ongelma, joten materiaalia on lähetetty Varastokirjastoon vähän. Rakenteellisen kehittämisen myötä tilanne saattaa muuttua, kun amk-kirjastoyksikköjä yhdistetään. Yleisten kirjastojen osuus Varastokirjaston lainauksesta on edelleen kasvussa. Varastokirjaston kokoelmat näyttävät muodostavan kirjastoille pitkän hännän. Varsinkin tieteellisten kirjastojen siirtyminen entistä enemmän elektronisten aineistojen käyttäjiksi alkaa näkyä jatkuvien julkaisujen siirtotarpeen vähenemisenä. Vuonna 2009 ainoastaan erikoiskirjastot lähettivät jatkuvia julkaisuja tavallista enemmän. Siirtojen lisäksi artikkelikopioita kaukopalvelupyyntöjen määrä väheni kolmatta vuotta peräkkäin. Monografioiden osalta sekä siirtotarpeen että lainapyyntöjen osalta on näyttää tapahtuvan vastakkaista. 1
Toiminnasta Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, lähes 1,5 hyllykilometriä ennakoitua enemmän. Vaikka toimintaympäristö on muuttunut verkostoitumisen suuntaan siten, että kirjastojen tekemää luettelointityötä voidaan paremmin hyödyntää, määrällisesti aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn hiukan vähemmän kuin oli tavoitteena. Syynä tähän on vuoden 2008 lopulla käyttöön otettu uusi yhteisluettelointiohjelma, joka on osoittautunut kömpelöksi. Monografiatietueiden määrä putosi reilun kolmanneksen edellisvuoteen verrattuna. Sen sijaan jatkuvien julkaisujen käsittelyyn sillä ei ollut merkitystä. Em. syistä sekä runsaiden aineistosiirtojen johdosta vuoden 2008 aikana saapuneen monografia-aineiston kohdalla käsittelyssä ei päästy tavoiteaikaan. Aineiston käsittelyn taloudellisuus (kustannukset / käsitelty hyllymetri) heikkeni ja luetteloitujen tietueiden määrä väheni huomattavasti. Tilan vapauttamisen ja aineiston vastaanoton yksikkökustannukset (kustannukset / vastaanotettu aineisto hyllymetreinä) nousivat. Kaukopalvelun taloudellisuus (kustannukset / tilaus) heikkeni jonkin verran. Aineiston käsittelyssä toiminnan tuottavuus (käsitelty aineisto hyllymetreinä / kustannukset) laski selvästi. Syynä tähän oli uuteen yhteisluettelo-ohjelmaan siirtyminen sekä luettelointi-formaatin vaihtuminen. Kaukopalvelun tuottavuus laski hieman, mutta on edelleen korkea verrattuna esimerkiksi samantyyppiseen laitokseen Norjassa. Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet pääsääntöisesti toimitettiin samana päivänä kuin tilaus saapui. Tilausten kokonaismäärä jatkoi nousuaan lisääntyvien lainapyyntöjen ansiosta. Artikkelikopioiden määrä puolestaan väheni, mikä johtunee elektronisten aineistojen käytön lisääntymisestä ja siitä, että jatkuvien julkaisujen vanhoja vuosikertoja on nykyään saatavilla yhä enemmän elektronisina. Henkilöstö Vuoden aikana jatkettiin tiettyjen virkojen ja työtehtävien uudelleen järjestelyä. Tavoitteena on vastata tuottavuusohjelman vaatimuksiin ja varautua toimintaympäristön muutosten vaikutuksiin mm. mahdollistamalla joustavamman henkilöstön käytön eri työtehtävissä. Tuottavuusohjelman puitteissa tilapäisen henkilöstön määrää vähennettiin. Henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaaksi liittyminen vähensi toimistotehtäviä. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin seuranta- ja kehittämisryhmässä. Kuluneena vuonna henkilöstön työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen satsattiin edellisvuosia enemmän. Liikunta- ja kulttuuriseteleiden avulla mahdollistettiin osallistuminen itse kullekin sopivaan liikunta- tai kulttuuriharrastukseen. Sisäisesti toteutettiin luettelointi- ja kaukopalvelukoulutusta. Lisäksi järjestettiin yhdistettyjä koulutus- ja virkistystapahtumia Varastokirjaston 20-vuotisjuhlavuoden merkeissä mm. risteily Ruotsiin. Edellä mainitut toimet sekä niiden avulla kohentuneet tulokset näyttävät korreloivan myös työtyytyväisyyden kanssa. VMBaron työtyytyväisyysindeksi kohosi hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,61 selvästi yli valtakunnallisen keskiarvon. 2
Sairauspoissaolot olivat 9,6 päivää/htv (vuonna 2008 15,4 päivää/htv). 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa kirjastoista näiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2009 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 110 400 hyllymetriä. Tämä merkitsee noin 25 500 m 2 :n tilasäästöjä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on saatu käyttöä varten hyllyihin 67 700 hyllymetriä. Monografioita on yli 1,34 miljoonaa nidettä, kausijulkaisuja reilut 87 000 nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakkaita oli vuoden lopussa 1 858, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä 1 809. 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilana vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Tulossopimuskaudella vastaanotettava aineisto käsitellään nopeasti ja tehokkaasti yleensä alle kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Tarkistamattoman aiemmilta vuosilta kertyneen aineiston käsittelemiseksi tulossopimuksen aikana laaditaan erikseen aikataulu. Varastokirjasto vastaa kirjastoista toimitettavan aineiston ohjeistuksesta ja ohjeistuksen noudattamisesta. 2.1.1. Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 4 921 hyllymetriä, mikä on selvästi enemmän kuin ennakoitiin (3 500). Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä 110 411 hyllymetriä aineistoa. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin 25 500 neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 66 600 hyllymetriä. Täten tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään 15 400 neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2008 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 16,58 /m 2. Varastokirjaston tilakulut olivat 7,31 /m 2. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2008 kustannustasolla vähintään 255 300 euroa. 3
Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: 2007 2008 2009 Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 1 770 2 203 1 578 66 595 Muut tiet. kirjastot 1 392 1 234 2 647 27 385 Yleiset kirjastot 562 848 694 16 121 Muut 7 10 2 309 Yhteensä 3 730 4 295 4 922 110 411 Vuonna 2009 siirtoja oli selvästi enemmän kuin edellisenä vuonna, mutta pitkäaikaista keskiarvoa vähemmän (ka 5,3 hkm). Merkittävin yksittäinen siirto oli Oy Keskuslaboratorio Ab:n noin 450 hm suuruinen lähetys. Erikoiskirjastojen siirtomäärä oli ensimmäistä kertaa kirjastosektoreista suurin, lähes puolet kaikista siirroista. Korkeakoulujen ja niiden kirjastojen yhdistymisen vaikutus näkyi mm. Helsingin yliopiston kirjastojen ja Teknillisen korkeakoulun suurehkoina siirtomäärinä. Vuonna 2009 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 683 893 1 576 32,0 AMK-kirjastot 141 99 240 4,9 Erikoiskirjastot 509 1 899 2 408 48,9 Yleiset kirjastot 490 198 7,4 695 14,1 Vaihdot 2,4 2,4 0,1 Yksityiset 1 0,5 1,5 0,03 Yhteensä 1 825 3 089 0 7,4 4 921 100,0 Monografioita siirrettiin jonkin verran vähemmän, mutta jatkuvia julkaisuja huomattavasti enemmän kuin edellisenä vuonna. Vuotuiseen keskiarvoon verrattuna monografioita saapui 17 % vähemmän ja jatkuvia julkaisuja keskiarvon mukainen määrä. Suurimmat siirrot: - Oy Keskuslaboratorio AB 451 hm (12 % m, 88 % j) - Helsingin yliopiston kirjastot 267 hm (56 %m, 44 % j) - Eduskunnan kirjasto 263 hm (18 % m, 82 % j) - TKK:n kirjasto 210 hm (17 % m, 83 % j) - Kansalliskirjasto 207 hm (82 % m, 18 % j). Vuonna 2009 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 194 (v. 2008 198) kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 22, ammattikorkeakouluissa toimivia 23, erikoiskirjastoja 83 ja yleisiä kirjastoja 59. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli seitsemän. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 29 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 60,3 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 20 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. 4
Tilan vapauttaminen 2007 2008 2009 2010 tavoite siirrettyä aineistoa (hm) 3 730 4 295 4 922 4 000 vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) 861 23 400 992 24 400 1 137 25 500 Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2008 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2008 1990 2008 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 165 880 39 557 40 757 Vapaakappalekirjastot 52 231 88 010 28 649 32 700 Muut yliopistokirjastot 82 565 77 870 10 908 8 057 Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 23 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 3 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (68 %) ja suljetut varastotilat noin 14 %. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 2.1.2. Aineiston käsittely Aineistoa saatiin käsiteltyä 3 869 hyllymetriä, mikä oli noin 1 400 hm vähemmän kuin edellisenä vuonna. Aineistoa on käsitelty seuraavasti: 2007 2008 2009 Tavoite 2010 Käsitelty (hm) 4 395 5 305 3 869 4 500 Valmista (hm) 2 756 3 159 2 939 3 000 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiat julkaisut Jatkuvat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista 2007 2 224 2 120 51 4 395 2 756 2008 3 189 2 058 58 5 305 3 159 2009 1 209 2 644 16 3 869 2 939 Yhteensä koko toiminnan aikana 42 078 61 018 3 953 43 107 092 67 749 % käsittelystä 39 57 4 100 63 Monografioita käsiteltiin noin puolet vähemmän kuin edellisinä vuosina. Uuteen yhteisluetteloon luettelointi on hidasta. Toisekseen aineiston tarkastamisohjeistukseen on kiinnitetty enemmän huomiota, ja hyvin tarkistettu aineisto on hyllymetreinä mitaten hitaampaa käsitellä. Jatkuvia julkaisuja käsiteltiin selvästi enemmän kuin aikaisempina vuosina. Aiempina vuosina jatkuvien julkaisujen käsittelijöistä yksi henkilötyövuosi käytettiin vanhojen monografiarästien 5
esitarkastukseen, kuluneena vuonna koko työpanos jatkuviin julkaisuihin. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli selvästi vähemmän kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (2 939 / ka. 5 161 hm). Henkilötyövuotta kohden käsittely väheni myös. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2009: Hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu 44 113 61 861 4 253 183 110 411 Valmista 24 531 40 463 2 713 43 67 749 Ei otettu kokoelmiin 17 548 20 555 1 230 0 39 333 Odottaa käsittelyä 2 035 843 317 140 3 335 Vuoden 2009 aikana saapuneen monografiaaineiston käsittelyaika ylitti tavoitteen alle kuusi kuukautta. Jatkuvien julkaisujen osalta tavoitteeseen päästiin. Käsittelemätöntä musiikkiaineistoa on varastossa yhteensä noin 21 000 sy (133 hm), mikä vastaa noin kolmen henkilötyövuoden panosta. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm 2007 2008 2009 Monografiat 1 097 1 533 326 Jatkuvat julkaisut 520 603 602 Muut 23 9 3 Yhteensä 1 639 2 145 930 Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: kpl 2007 2008 2009 Monografiat 57 475 67 585 n. 44 500 Jatkuvat julkaisut 3 986 3 026 n. 3 500 Tietueita 61 461 70 611 n. 48 000 Tietueet yht. 1 186 628 1 257 239 1 305 239 Luettelointitietueiden määrät vuodelta 2009 ovat arvioituja, sillä uuden luettelointisysteemin seurauksena luotettavien luettelointitilastojen saaminen on toistaiseksi mahdotonta. Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan n. 44 500, mikä oli 34 % vähemmän kuin edellisenä vuonna. Monografianiteitä oli vuoden lopussa 1 340 571, nimekkeitä n. 1 210 000. Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin n. 13 % enemmän kuin edellisenä vuotena, reilut 3 500 nimekettä, säilytysyksikköinä n. 51 520. Vuoden lopussa jatkuvia julkaisuja oli yhteensä n. 1 283 300 säilytysyksikköä (n. 87 000 nimekettä). Väitöskirjoja oli yhteensä 2 705 hyllymetriä (noin 519 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,2 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. VAARIin tallennetuista uusista luettelointitietueista 14 % oli primääriluetteloituja ja 86 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin määrä laski edellisen vuoden määrästä 4 %:lla. Jatkossa alkuperäisluetteloinnin osuus tulee edelleenkin vähenemään. Tähän vaikuttaa myös se, että yhteistietokannassa säilytetään Varastokirjastoon siirrettävän aineiston bibliografiset tietueet. 6